Авансовый отчет как правильно оформить инструкция - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

Авансовые отчеты в 2023—2024 годах — изменились ли правила заполнения, каковы эти правила и кто обычно заполняет авансовый отчет, читайте в этой статье. И конечно, у нас есть образец заполнения.

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
Утверждается руководителем.
В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Авансовые отчеты в 2023—2024 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2023 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Не предвидится пока изменений и в 2024 году.

Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21 января ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать образец заполнения авансового отчета

Итоги

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

«Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
«Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
«Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Источник

За деньги, полученные под отчет, сотрудник обязан отчитаться, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами. Расскажем, как поступить работодателю, если сотрудник отказался предоставить авансовый отчет и выданные суммы не вернул.

Содержание

Форма авансового отчета
Срок предоставления авансового отчета
Порядок заполнения авансового отчета
Подтверждающие документы
Отражение расходов в бухгалтерии
Удержание неизрасходованных подотчетных сумм
Прощение долга по неизрасходованным подотчетным суммам
Запомните

Форма авансового отчета

Работодатели вправе применять в качестве бланка авансового отчета:

Срок предоставления авансового отчета

Подотчетное лицо сдает авансовый отчет в сроки, установленные руководителем компании. Исключение — только при командировке: сотрудник обязан представить авансовый отчет в течение трех дней после возвращения из нее (п. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 N 749).

Порядок заполнения авансового отчета

Авансовый отчет унифицированной формы содержит реквизиты для заполнения на лицевой и оборотной сторонах бланка. Его можно заполнить печатным или рукописным способом.

Работник заполняет на лицевой стороне отчета: ФИО, должность, название своего структурного подразделения, назначение аванса, табельный номер и общие сведения о полученных и израсходованных подотчетных средствах.

На оборотной стороне он перечисляет истраченные суммы по каждому подтверждающему документу, подводит суммовой итог.

После заполнения своей части авансового отчета работник должен подписать его, приложить подтверждающие документы и передать в бухгалтерию. Там отчет проверят, затем передадут на утверждение руководителю.

Скачать Пример заполнения авансового отчета Excel

Подтверждающие документы

К авансовому отчету работник должен приложить оригиналы оправдательных документов: договоры, акты, накладные, кассовые чеки, посадочные талоны и другие. Так подтверждается расход денежных средств по целевому назначению.

Оправдательные документы должны быть правильно составлены. Как они заполняются, частично расписано в Законе N 402-ФЗ и в новом ФСБУ N 27/2021, а также в других НПА. Например, кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ: номер чека, QR код, дата выдачи, наименование товара, регистрационный номер контрольно-кассовой техники и др.

Если первичка составлена на иностранном языке, к ней прилагается построчный перевод.

Все приложения к авансовому отчету работодатель проверяет на правильность заполнения и соответствие расходов целям выдачи под отчет. Если какие-то из документов не соответствуют целевому назначению или некорректно заполнены, их к учету не принимают.

Отражение расходов в бухгалтерии

Авансовый отчет утверждается руководитель или уполномоченное лицо, после чего принимается к учету. Отрывная часть отдается сотруднику.

Затем расходы заносятся в бухгалтерскую программу 1С:Бухгалтерия.

Вкладка Банк и касса — Авансовые отчеты.

После проведения отчета в бухгалтерской базе сформируются проводки. Образуется сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Затем бухгалтер должен окончательно провести расчет с подотчетным лицом:

если израсходовано больше денежных средств, чем получено, выплачивается перерасход;
если остались неизрасходованные деньги, подотчетное лицо возвращает их.

Порядок возврата подотчетных денежных средств оговаривается в локально-нормативном акте.

Пример 1

В ООО «Ромашка» инженер Гречко А.В. получил деньги на отправку почтовой корреспонденции и на хознужды: 1 000,00 руб. из кассы и 18 000,00 руб. на банковскую карту. Он оплатил почтовые расходы, приобрел материалы для офиса, осуществил иные необходимые расходы. Остаток неизрасходованных средств вернул в кассу.

Проводки
Расчеты с подотчетными лицами (УСН)

Дата

Дебет

Кредит

Сумма БУ

Наименование операции

Выдан аванс под отчет

25 мая

71.01

51

18 000,00

Выдан аванс с расчетного счета

71.01

50.01

1 000,00

Выдан аванс из кассы

Поступление авансового отчета

03 июня

26

71.01

1 205,30

Отражены почтовые расходы

10.09

71.01

8 156,00

Приобретены канцелярские принадлежности в офис

10.09

71.01

5 620,00

Приобретено кресло в кабинет бухгалтерии

26

71.01

856,00

Отражены расходы на мелкий ремонт бытовой техники

Неизрасходованная сумма аванса возвращена в кассу предприятия

05 июня

50.01

71.01

3 162,70

Неизрасходованная сумма аванса поступила в кассу

Удержание неизрасходованных подотчетных сумм

Бывает так, что работник отказывается предоставить сведения о потраченных средствах. В таком случае сотрудник подразделения, ответственный за проверку и ведение авансовых отчетов, по истечении срока предоставления авансового отчета должен потребовать от подотчетника объяснения в письменном виде о причинах непредставления отчета. Объяснение подается в свободной форме.

Если подотчетник признает свой долг перед компанией, но при этом отказывается предоставлять авансовый отчет и не возвращает деньги, работодатель может принять решение об удержании. Приказ на удержание средств издается не позднее одного месяца после истечения срока, установленного для возвращения аванса (ст. 137 ТК РФ).

Скачать бланк приказа об удержании невозвращенных сумм Word

Если работник не согласен с суммой долга, решение об удержании может принять только суд.

Скачать пример приказа об удержании невозвращенных сумм Word

Законодательно установленный лимит удержаний — 20% от дохода за вычетом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Это значит, что после начисления дохода из него сначала вычитается НДФЛ и только после этого определяется сумма, возможная для удержания.

Если дохода недостаточно для погашения долга, остаток удерживается с последующих выплат — до полного погашения.

Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не обращается взыскание (например, с алиментов). В таком случае сначала из общего дохода вычитаются НДФЛ и алименты, затем рассчитывается удерживаемая сумма, не превышающая законодательно разрешенный предел.

Если расчет зарплаты ведется в 1С:Бухгалтерия, удержание можно провести операцией, введенной вручную: заполнить ФИО подотчетника, сумму, счета учета. Зарплата к выплате уменьшится на размер удержания.

Если учет зарплаты ведется в 1С:ЗУП, создаем Удержание по прочим операциям (Вкладка Зарплата – Удержания- Алименты и другие удержания).

После проведения и создания ведомости на выплату зарплаты сумма к выплате, причитающаяся работнику, также уменьшится на размер удержания.

Удержание по прочим операциям не создает проводок. Но при синхронизации бухгалтерских баз документ автоматически попадет в базу 1С:Бухгалтерия, где сформируются необходимые проводки. Дополнительно делать ничего не нужно.

Пример 2

Рассмотрим пример, приведенный выше, но предположим, что неизрасходованные деньги сотрудник не вернул, авансовый отчет не предоставил.

Проводки
Расчеты с подотчетными лицами (УСН)

Дата Дебет Кредит Сумма БУ Наименование операции

Выдан аванс под отчет

25 мая 71.01 51 18 000 Выдан аванс с расчетного счета

71.01 50.01 1 000 Выдан аванс из кассы

Начисление зарплаты

1 июля 26 70 150 000 Начислена зарплата

70 68.01 19 500 Удержан НДФЛ из зарплаты

70 76.41 32 625 Удержаны алименты из зарплаты

Удержание неизрасходованной суммы аванса

1 июля 70 71.01 19 000 Удержана невозвращенная сумма аванса

Выплата зарплаты

5 июля 70 51 78 875 Зарплата выплачена

Прощение долга по неизрасходованным подотчетным суммам

Руководитель компании может принять решение о прощении долга подотчетника. Такая возможность должна быть отражена в ЛНА организации. При прощении долга компания не может учесть произведенные расходы в базе по налогу на прибыль.

Скачать Приказ о прощении долга — бланк Word

Образец приказа о прощении долга:

Скачать Приказа о прощении долга — пример заполнения Word

Сотрудника необходимо уведомить, что прощеный долг является его доходом, с которого работодатель обязан удержать НДФЛ. А еще на эту сумму следует начислить страховые взносы.

На основании приказа в бухгалтерской программе 1С:Бухгалтерия создается операция и вручную заносятся сведения.

Вкладка Операции — Операции, введенные вручную.

В базе 1С:ЗУП можно отразить прощение задолженности через операцию Натуральные доходы.

Вкладка Зарплата – Натуральные доходы – Создаем.

В операции создаем новый вид дохода.

Заполняем поля на вкладке Основное:

Вид документа — доход в натуральной форме;
Начисление выполняется — по отдельному документу;
Периодичность начисления — не контролировать.

На вкладке Средний заработок:

проверяем отсутствие отметки в поле «включать в базу начислений при расчете среднего заработка».

На вкладке Налоги и взносы:

выбираем код (например, 4800);
проставляем необходимые отметки о том, что сумма облагается НДФЛ, страховыми взносами и является не учитываемой в расходах.

Сохраняем новый вид выплаты, выбираем сотрудника, проставляем размер задолженности.

При начислении зарплаты сотруднику будет начислен НДФЛ и страховые взносы. А при синхронизации баз данных с 1С:Бухгалтерия зарплата сотрудника уменьшится на НДФЛ с суммы прощеного долга.

Проводки
Прощение долга по подотчетным суммам (УСН)

Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Наименование операции
Выдан аванс под отчет
25 мая	71.01	51	18 000	Выдан аванс с расчетного счета
71.01	50.01	1 000	Выдан аванс из кассы
Начисление зарплаты
1 июля	26	70	150 000	Начислена зарплата
70	68.01	19 500	Удержан НДФЛ с зарплаты
70	76.41	32 625	Удержаны алименты из зарплаты
Прощение долга
26 июня	91.02	71.01	19 000	Прощен долг работнику
1 июля	70	68.01	2 470	Удержан НДФЛ с прощенного долга
Выплата зарплаты
5 июля	70	51	95 405	Зарплата выплачена

Работодателю необходимо регулярно проводить сверку расчетов с подотчетными лицами. Для этого нужно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по 71 счету в разрезе сотрудников компании. При необходимости устранить ошибки и неточности.

Запомните

Авансовый отчет предоставляют в установленные сроки все работники компании, которым выдаются деньги под отчет.

Подтверждающие документы, прилагаемые к авансовому отчету, должны быть правильно оформлены, а расходы —соответствовать целевому назначению.

При непредставлении авансового отчета работодатель вправе удержать израсходованные денежные средства из ближайшей выплаты дохода, если подотчетное лицо признает долг. При нежелании работника признать задолженность и вернуть подотчетные суммы вопрос решается в суде.

Если работодатель простил работнику задолженность по подотчетным средствам, с таких сумм исчисляется НДФЛ и страховые взносы.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней
бесплатно

Источник

Практически каждой организации приходится выдавать сотрудникам денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, оплату поставщикам, командировочные расходы. Подотчетное лицо отчитывается и составляет авансовый отчет. Как все-таки правильно оформить авансовый отчет, какие существуют правила при оформлении авансового отчета, как исправить ошибки и какие могут быть нарушения, постараемся рассмотреть в данной статье.

Что все это такое?

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денежных средств подотчетными лицами.

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые могут получать денежные средства на хозяйственные нужны, расчеты с поставщиками, командировочные расходы и оплата услуг сторонних компаний. Тратить денежные средства подотчетное лицо может только на те цели, на которые он их получил.

Чаще всего компании оформляют приказ со списком лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет.

Станьте главбухом на УСН без удара по бюджету!
Теперь вы можете освоить налоговый учет по новым правилам и получить диплом за 3 725 ₽ в месяц. Внесем его в госреестр и отправим вам оригинал! Записывайтесь, старт 21 февраля.
Записаться на курс

Существует несколько правил, которые должен соблюдать бухгалтер при формировании авансового отчета.

За основу берем унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет» (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»). Но форму отчета может установить и сама организация. Обратите внимание, что какую бы форму авансового отчеты вы ни решили использовать в организации, сначала ее должен утвердить руководитель в приложении к приказу об учетной политике.
Организация теперь в праве самостоятельно устанавливать срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета — это необходимо отразить в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Требование отчитаться по подотчетным суммам не позднее 3 рабочих дней отменено с 30.11.2020.
Бухгалтеру необходимо подписать авансовый отчет у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ не действителен, а значит, организация не сможет принять суммы по этому отчету к налоговому учету.

Как пошагово заполнить авансовый отчет?

Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.

Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.

В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.

Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.

Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.

Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.

Как исправить ошибки в авансовом отчете?

Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:

Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой ~~4 278,13~~ , прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
Рядом сделать отметку «исправлено»;
Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.

Какие существуют нарушения, если нет авансового отчета?

Если в установленный срок подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, то это является нарушением кассовой дисциплины. Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:

Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)
В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)

Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:

отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;
отсутствие заявлений на выдачу авансового отчета.

Сколько необходимо хранить авансовые отчеты?

В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.

Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет.

Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:

в заявлении на выдачу денег в подотчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.
организация и ИП в праве самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет.
денежные средства вправе получать даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым полученным суммам. Требование о том, что сотрудник должен отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У убрали.
также с 2021 года подотчетные деньги можно перечислять на заработную карту сотрудника. Но тогда реквизиты заработной карты, на которую перечисляются деньги, необходимо отразить в приказе директора, либо сотрудник должен прописать их в заявлении на подотчет. А чтобы налоговики не решили, что это заработная плата сотрудника, и не потребовали с подотчетной суммы исчислить НДФЛ, то платежные поручения необходимо будет заполнять особым образом. В поле 24 «наименование платежа» уточнять, что перечисленные денежные средства являются подотчетными. Например, можно сделать такие записи как: аванс на хозяйственные нужды или аванс на оплату командировочных расходов и так далее.

Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства.

Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.

Источник

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.
Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.
Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения фото №1

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения фото №2

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

кассовые и товарные чеки;
электронные чеки;
товарные накладные;
приходные кассовые ордера;
транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
сведения о сумме текущего аванса;
общая сумма полученных и израсходованных денег;
сумма остатка либо перерасхода;
информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Источник

В этом году авансовый отчет можно составлять по-другому, а еще изменили порядок его предоставления. Рассказали о нововведениях и как правильно заполнить авансовый отчет. Узнаете, как пошагово оформить документ и что делать, если всё-таки допустили ошибку. В статье объяснили, что нужно указать в каждой строке и графе, и оставили для скачивания заполненный образец авансового отчета.

Что изменилось в составлении авансового отчета с 2025 года

С 2025 года изменился порядок подачи авансовых отчетов, которые не связаны с командировками. Теперь срок для предоставления такого отчета не ограничен тремя днями: руководитель организации или ИП смогут устанавливать сроки самостоятельно. Также с 2025 года можно оформить один авансовый отчет сразу на несколько случаев выдачи денег одному или нескольким сотрудникам. В документе нужно указать фамилии и инициалы всех получателей, суммы выданных наличных и период, на который эти средства предоставляют.

По какой форме и как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет заполняйте по форме АО-1 либо разработайте свою. Унифицированную форму удобно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный на два дня. Это бесплатно.

Заполните отчет с двух сторон. На лицевой подотчетное лицо должно указать информацию о себе, а на оборотной ― фактически потраченные суммы и подтверждающие документы.

Что указать в графах ― удобно смотреть в таблице.

Как заполнить графы авансового отчета

Графы	Что указать
Графа 1	Укажите номера документов, которые связаны с расходами, соблюдайте последовательность
Графы 2‒4	Внесите даты, номера и наименования документов, например квитанции, транспортные накладные, чеки или укажите наименование расхода, например суточные
Графы 5‒6	Укажите суммы расходов из первичных документов в рублях или иностранной валюте

Подтверждающие документы пронумеруйте по порядку, который указали в графах с первой по шестую, на оборотной стороне авансового отчета и приложите их к отчету.

Как пошагово оформить авансовый отчет

Чтобы правильно оформить авансовый отчет, необходимо выполнить четыре простых шага.

Шаг 1. Заполните все необходимые графы авансового отчета и прикрепите к нему первичные документы по покупке товаров, материалов или услуг, которые содержат все обязательные реквизиты. Если аванс выдавался для приобретения материально-производственных запасов (МПЗ), добавьте документы, подтверждающие их фактическое получение. В случае, если оригиналы этих документов уже переданы на склад вашей организации, приложите их копии.

Шаг 2. На оборотной стороне авансового отчета проставьте подписи и укажите их расшифровку.

Шаг 3. Передайте авансовый отчет вместе со всей прикрепленной документацией главному бухгалтеру либо руководителю компании. Бухгалтер заполнит табличную часть, указав данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу и сумму текущего аванса. Затем он отразит общую сумму полученных и потраченных средств, размер остатка или перерасхода, а также данные об используемых бухгалтерских счетах, связанных с учетом подотчета.

Далее бухгалтер присвоит авансовому отчету уникальный номер и дату. При этом закон не регулирует правила нумерации таких отчетов, поэтому организации предоставляется право самостоятельно определить порядок нумерации и закрепить его в локальных нормативных актах.

Совет
Для удобства ведите сквозную и хронологическую нумерацию авансовых отчетов в рамках одного календарного года. Можно использовать номера, состоящие из цифр либо их комбинации с буквами. Нарушение порядка нумерации авансовых отчетов не влечет за собой административной ответственности.

Шаг 4. Получите расписку от бухгалтера о принятии авансового отчета на проверку. Бухгалтер должен сверить количество предоставленных документов и зафиксировать их число в расписке. В документе необходимо указать следующие сведения:

от кого поступил отчет;
номер и дата составления авансового отчета;
сумма израсходованных средств;
дата получения документации на проверку;
инициалы и фамилия бухгалтера, принявшего отчет, а также его подпись.

В КонсультантПлюс есть готовый образец заполненного авансового отчета, его можно скачать и переделать под себя.

Что учесть при пользовании корпоративной карты

Если сотрудник использует корпоративную карту для оплаты, он заполняет авансовый отчет в стандартном порядке. При этом на оборотной стороне документа по форме АО-1 нет необходимости указывать реквизиты банкоматного чека и сумму снятых денежных средств. Такие суммы не считаются расходами ни работника, ни организации. Денежные средства, которые сотрудник получил через банкомат с корпоративной карты, рассматриваются как выданные ему под отчет.

На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер обязан отразить информацию о суммах, списанных с корпоративного счета. Эти суммы рассматриваются как выданные под отчет. Списание средств с корпоративной карты может происходить двумя способами:

В случае безналичной оплаты, произведенной сотрудником.
При снятии наличных средств через банкомат.

Как заполнить строки авансового отчета при оплате корпоративной картой ― смотрите в таблице.

Как заполнить строки авансового отчета

Строки	Что указать
Строка «Получен аванс из кассы»	Поставьте прочерк, если не выдавали деньги подотчетному лицу
Строка 2	Укажите операции, которые связаны со списанием средств по корпоративной карте
Строка «Итого получено»	Укажите сумму, которая была списана со счета карты при безналичных операциях и при снятии наличных
Строка «Израсходовано»	Перенесите сумму из графы 7 (8) строки «Итого» на оборотной стороны отчета по форме № АО-1
Строка «Остаток»	Поставьте прочерк, если работнику не были выданы наличные из кассы, он не снимал наличные с корпоративной карты или у него не было остатка предыдущего аванса

Как заполнять авансовый отчет в иностранной валюте

Если подотчетному лицу была выдана иностранная валюта, оно оформляет авансовый отчет в общем порядке. В свою очередь бухгалтер на оборотной стороне формы № АО-1 в графе 8 отражает сумму расходов в иностранной валюте. Для заполнения графы 7 требуется пересчитать расходы в рубли, следуя двум основным правилам:

Если расходы покрывались из подотчетных средств, расчет производится по курсу Банка России, который был актуален на дату выдачи аванса.
В случаях, когда работник использовал собственные средства и образовался перерасход, пересчет осуществляется по курсу Банка России, действующему на день утверждения авансового отчета.

Как заполнить строки отчета ― смотрите в таблице.

Что указать в строках авансового отчета

Строки	Что указать
Строка 1а	Укажите вид валюты и сумму в валюте. Здесь же впишите сумму этого аванса, пересчитанную в рубли по курсу Банка России на день выдачи
Строка «Итого получено»	Укажите общую сумму денег, которые выдали сотруднику в рублях и валюте
Строка «Израсходовано»	Укажите сумму, которая указана в итоговой графе 7 на оборотной стороне авансового отчета
Строка «Остаток»	Впишите неизрасходованный остаток, если он есть
Строка «Перерасход»	Укажите сумму перерасхода, при наличии

Как исправить авансовый отчет

Авансовый отчет можно корректировать, если подотчетное лицо или бухгалтер допустили ошибку при его оформлении. Можно зачеркнуть неправильный текст или число и написать верную информацию сверху. Обязательно укажите дату внесения изменений и заверьте корректировки подписями всех ответственных лиц, которые составляли документ. Это подотчетное лицо, бухгалтер, главный бухгалтер и руководитель организации. Необходимо указать их должности, фамилии, инициалы или иные данные, которые позволяют идентифицировать этих людей.

Источник