Должна ли быть печать организации на должностной инструкции

Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

Вопрос: Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

  Ответ: Наличие печати организации (ООО) на должностных инструкциях не является обязательным.

  Обоснование: Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для ряда государственных органов (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Относительно организаций (в том числе ООО) трудовое законодательство не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Унифицированной формы должностной инструкции также не предусмотрено.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она является его неотъемлемой частью, то есть соглашением между работником и работодателем; подписывая трудовой договор, работник соглашается с обязанностью выполнения функций, предусмотренных должностной инструкцией. Как правило, все листы такого трудового договора нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. При этом законом не предусмотрена обязанность работодателя (в том числе ООО) ставить печать на трудовом договоре, его приложениях. Само по себе наличие печатей не является обязательным для обществ с ограниченной ответственностью (абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору, то она является локальным нормативным актом организации.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Работник имеет право не подписать ее и не исполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором, поскольку должностная инструкция не является соглашением между работником и работодателем.
В свою очередь, утверждение локального нормативного акта в виде должностной инструкции возможно либо путем утверждения ее должностным лицом (руководителем организации), либо путем утверждения ее специально издаваемым документом (приказом).
На локальном нормативном акте, подлежащем утверждению должностным лицом, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016)). При этом печать организации может быть проставлена, но это не является обязательным требованием.
В отношении локального нормативного акта, подлежащего утверждению специально издаваемым документом (приказом), должен быть издан приказ (унифицированной формы приказа не установлено). При утверждении локального нормативного акта в виде должностной инструкции приказом гриф утверждения состоит из слова «Утверждена», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В случае утверждения локальных нормативных актов приказом ставить печать на приказ также не требуется.
На основании изложенного следует, что во всех вышеуказанных случаях печать организации на должностной инструкции может быть проставлена (это не будет являться нарушением со стороны работодателя), при этом действующее законодательство не устанавливает таких требований.

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

Ставить ли печать при оформлении трудовых документов?

Федеральным закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ внесены изменения в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ. Указанные изменения внесены в частности в: пункт 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если ранее указывалось, что организация должна иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и т. д. то с внесением указанных изменений организация вправе иметь печать (т.е. наличие печати является правом, а не обязанностью).

1. Порядок заверения записей в трудовых книжках работников, при отсутствии печати?

Из положений п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008), следует, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).

Как же быть теперь при оформлении трудовых книжек, когда наличие круглой печати для ряда организаций уже не является обязательным?

Чтобы заверить данные о работнике в трудовой книжке или изменения, внесенные в эти данные, можно воспользоваться печатью кадровой службы. Несмотря на то, что на сегодняшний день такая возможность нормативно не урегулирована, разъяснения Роструда (Письмо Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1 <О печатях в трудовой книжке>) позволяют сделать вывод, что заверение записей в трудовой книжке не круглой, а иной печатью работодателя не влечет нарушения прав работника, поскольку подтверждает факт его работы у данного работодателя. Соответственно, иная печать при этом должна содержать информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.

2. Можно ли заключить трудовой договор с работником без печати?

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Как правило, на трудовом договоре ставиться печать организации, несмотря на то, что законодательством требование заверять данный акт печатью не предусмотрено.

Таким образом, договор является действительным при соблюдении процедуры его заключение даже при отсутствии на нем печати.

3. Нужно ли ставить печать организации на листке нетрудоспособности?

Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.04.2011 N 347н утвержден бланк листка нетрудоспособности. На указанном бланке предусмотрено поле для печати работодателя. При этом нет специальных правил, регламентирующих формы такой печати или информацию, которую она должна содержать.

В соответствии с п.65 Приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» для исправления ошибок, допущенных при заполнении раздела работодателем, ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (с 2011 г. для работодателя — физического лица предусмотрено проставление печати на бланке листка нетрудоспособности при ее наличии).

4. Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью (при ее наличии)

Пунктом 52 Приказа ФМС России от 30.10.2014 N 589 «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по выдаче разрешений на привлечение и использование иностранных работников, а также разрешений на работу иностранным гражданам и лицам без гражданства» предусмотрено, что предоставляемые для получения государственной услуги документы (копии документов) должны быть заверены подписью и печатью (при ее наличии) заявителя.

Теперь организации могут не заверять печатью такие документы независимо от того, используется ли печать при осуществлении деятельности общества или нет.

5. Нужна ли печать, чтобы утвердить штатное расписание организации

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Законодательством РФ не предусмотрена необходимость заверять печатью штатное расписание. Отсутствие печати не помешает организации утвердить штатное расписание.

Должностные инструкции помогают эффективно управлять трудовыми ресурсами и напрямую влияют на эффективность работы организации. 

Работодатели часто задаются вопросом, могут ли они самостоятельно устанавливать правила оформления и внесения изменений в эти документы. 

Очень важно правильно прописать обязанности работников и ознакомить сотрудников с должностными инструкциями, чтобы обеспечить их выполнение. 

В статье эксперт РУНО разъясняет алгоритм, рекомендованный Минтрудом, который поможет работодателям не только грамотно составить должностные инструкции, но и защитить свои интересы в случае судебных разбирательств. 

Итак, узнаем подробнее, на какие элементы следует обратить внимание при оформлении инструкций. 

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте
2. Определите ответственного за ведение должностных инструкций
3. Как разработать должностную инструкцию
4. Как утвердить форму и структуру должностной инструкции
5. Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией

Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте

Работодатели могут самостоятельно установить правила оформления должностных инструкций и регулировать процесс внесения в них изменений. 

Важно зафиксировать эти правила в локальном акте организации, как указано в письме Минтруда от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817. 

Трудовой кодекс не обязывает работодателей оформлять должностные инструкции, четкие требования к их содержанию  отсутствуют, как и к процедуре утверждения или изменения. 

В своем новом письме специалисты Минтруда подчеркнули, что документы могут быть разработаны в той форме и порядке, которые работодатель определит в своем локальном нормативном акте.

Определите ответственного за ведение должностных инструкций

Составление должностных инструкций обязательно только для госорганов. Остальные организации могут не утверждать их, но рекомендуется все же оформлять такие документы. Должностные инструкции могут стать полезным инструментом для разрешения конфликтов с работниками при судебных спорах.

К примеру, наличие должностной инструкции позволяет обосновать увольнение сотрудника по причине несоответствия квалификации, уравновесить распределение обязанностей между схожими позициями, подтвердить законность дисциплинарного взыскания в суде и корректно провести аттестацию персонала. Она даже может включать требования о сдаче экзаменов по технике безопасности, как уточнено в решении Первого КСОЮ от 01.07.2024 № 88-20839/2024.

Если вы решили разрабатывать и утверждать должностные инструкции, выберите сотрудника, который будет отвечать за эту работу. Работодатель может сам определить список работников, участвующих в разработке, согласовании и актуализации должностных инструкций, а также их обязанности. Обычно эти задачи доверяются кадровому работнику. 

В больших компаниях даже вводят отдельные должности. Сотрудник, ответственный за должностные инструкции, не только разрабатывает новые документы, но и следит за обновлением уже утвержденных.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации. 

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Часть задач по созданию должностных инструкций может выполнять руководство подразделений, для которых инструкции нужны. Они должны передавать информацию о конкретных обязанностях подчиненных кадровику или другому ответственному сотруднику и согласовывать проект документа. Чтобы должностная инструкция действительно защищала интересы компании, её не следует заполнять формально или использовать шаблонные формулировки из интернета.

Закрепите обязанности сотрудника, отвечающего за эти документы, в трудовом договоре или в должностной инструкции. Эти обязанности также могут быть отражены в локальном нормативном акте, например, в Положении о структурном подразделении, при условии, что в трудовом договоре или должностной инструкции указаны требования этого положения. Если в договоре не прописано, что сотрудник обязан составлять инструкции, нужно оформить это как дополнительную работу.

Как разработать должностную инструкцию

В законодательстве нет четких указаний по составлению должностных инструкций, поэтому работодателю предоставляется возможность определять этот порядок самостоятельно. 

Рекомендуется создавать инструкции для каждой штатной должности. Формально работодатель может установить должностные обязанности различным категориям сотрудников как трудовым договором, так и должностными инструкциями (согласно статьям 21, 22, 57 Трудового кодекса). Однако существует риск, что такие различия могут быть расценены как дискриминация, согласно ст. 3 ТК. Чтобы минимизировать риски споров и судебных разбирательств, избегайте оформления должностных инструкций исключительно для отдельных работников.

С целью предотвращения необходимости повторного утверждения должностных инструкций после каждого увольнения или приема нового сотрудника, лучше не составлять именные инструкции. Для группы работников, занимающих одинаковые должности и выполняющих схожие обязанности, достаточно подготовить единый документ и ознакомить с ним всех членов этой группы.

Важно знать!

Если у ваших сотрудников идентичные должности, но фактически они выполняют разные функции, разумнее будет изменить названия этих должностей, чтобы избежать путаницы.

Ведите внутренний реестр должностных инструкций, чтобы отслеживать, для каких сотрудников составлены документы, а кому они еще не предоставлены.

Как утвердить форму и структуру должностной инструкции

Установите общую форму, которая будет использоваться для составления должностных инструкций. Обязательно включите в неё разделы, касающиеся общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности. Законом не определено, что именно должно содержаться в каждом разделе, поэтому обычно информация заимствуется из Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС) и профессиональных стандартов.

В разделе «Общие положения» укажите наименование должности, строго соответствующее штатному расписанию. Это будет доказательством в случае судебного разбирательства о том, что документ регулирует обязанности работника на определённой позиции. 

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления» кадровые специалисты получат возможность овладеть методиками разработки и внедрения ЛНА, что поможет эффективнее управлять трудовыми отношениями и обеспечивать соблюдение требований законодательства.

Уточните требования к квалификации сотрудника и укажите его непосредственного руководителя. Например, бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру, специалист по кадрам — руководителю кадрового отдела, а менеджер по продажам — руководителю отдела продаж.

Отразите порядок назначения и освобождения сотрудника от должности. Если у работника есть подчинённые, перечислите их. Включите в инструкцию данные о том, кто будет замещать сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать. Также определите перечень документов, с которыми работник должен будет обращаться в своей деятельности.

Подробно перечислите все обязанности, которые возлагаются на сотрудника на данной должности. Для заполнения этого раздела учитывайте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор видов деятельности (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Иначе, например: если для сторожа будут прописаны обязанности по уборке территории, это может повлечь дополнительные расходы на совмещение должностей. Данные документы содержат примерные обязанности для различных позиций. Не забудьте запросить информацию о конкретных обязанностях у руководителя структурного подразделения, к которому относится должность.

Пример:

Представим такую ситуацию: Работник Петрова была занята в компании на позиции сторожа. В ее должностной инструкции работодатель указал, что одной из ее обязанностей является уборка территории организации.

После сокращения сотрудников, Петрова обратилась в суд с требованием о доплате за совмещение должностей с функциями дворника. В итоге судьи встали на сторону Петровой, подчеркнув, что при составлении должностных инструкций следует учитывать положения Квалификационного справочника профессий рабочих и Тарифно-квалификационных характеристик. 

Эти документы ясно указывают, что функция сторожа не включает в себя обязанности по уборке прилегающей территории, что является обязанностью дворника. Таким образом, за выполнение работ, относящихся к другим должностям, необходимо производить оплату как за совмещение, согласно ст. 151 Трудового кодекса и определению Третьего КСОЮ от 07.06.2023 по делу № 88-11613/2023.

В разделе, посвященном правам сотрудника, укажите список прав, которыми он обладает в рамках своей компетенции при выполнении должностных обязанностей. 

В разделе «Ответственность» должностной инструкции детализируйте конкретные виды ответственности, которые возлагаются на работника в зависимости от его обязанностей.

Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией

У вас есть возможность оформить должностную инструкцию как отдельный документ или включить ее в трудовой договор, согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6. Если вы выбрали вариант с приложением к трудовому договору, составьте два экземпляра документа: один для сотрудника, который принимается на работу, и второй — для ваших записей (часть 1 статьи 67 ТК РФ).

Для утверждения инструкции в качестве отдельного локального акта необходимо подготовить приказ об утверждении. Формат такого приказа может быть свободным. После этого обязательно ознакомьте всех сотрудников, принимаемых на работу, с должностной инструкцией под их подпись, предоставив им копию документа.

Важно отметить, что ознакомление сотрудников с должностными инструкциями должно проводиться под подпись. В случае, если в трудовом договоре не указаны конкретные трудовые функции работника, а просто сделана ссылка на должностную инструкцию, и сотрудник не был с ней ознакомлен, он может отказаться выполнять связанные с ней обязанности. Если же вы не ознакомите сотрудника с должностной инструкцией и не получите подпись, то не сможете привлечь его к ответственности за неисполнение своих обязательств.

Пример:

Допустим, Ирину Сергееву приняли на должность инструктора групповых занятий, но с должностной инструкцией не ознакомили. За месяц работы новая сотрудница успела нагрубить клиентам, устроить конфликт с коллегами, получить жалобу от клиента на сайте компании, да и в целом не исполняла распоряжения руководства.

Сергееву уволили в связи с непрохождением испытательного срока, но ей удалось оспорить это в суде. А все из-за того, что работодатель не смог подтвердить в суде, что инструктор ненадлежащим образом исполняла свои обязанности, ведь он не ознакомил новенькую с ее должностной инструкцией. 

Получается, сотрудница просто не знала, что должна была делать и как именно выполнять свои обязанности, определение Первого КСОЮ от 03.06.2024 по делу № 88-17076/2024.

Ознакомить сотрудников с должностной инструкцией можете с помощью листа ознакомления — приложите его к документу и в нем собирайте подписи. Другой вариант — попросите работника расписаться в самой должностной инструкции на обоих экземплярах. К экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного сотрудника. 

Кроме того, можете завести специальный журнал и знакомить с должностными инструкциями сотрудников в нем, если такой вариант для компании будет удобнее.