Должностная инструкция бухгалтера с ведением кадрового делопроизводства

Передать в отдел кадров часть персонифицированной отчетности – совсем не то же самое, что возложить обязанности кадровика на бухгалтера. Возможно ли эффективное совмещение функций в одном лице, и что включить в должностную инструкцию – читайте в нашей статье.

Что должен знать и уметь бухгалтер по кадрам?

Кадровое делопроизводство зачастую делают дополнительной нагрузкой для бухгалтерии. Причем ее возлагают если не на самого главбуха, то на бухгалтера по расчету заработной платы, как на уверенного пользователя 1С:ЗУП. Аргумент – эту же программу используют в своей работе и кадровики.

Однако, помимо учетной программы, обычному бухгалтеру необходимо знать также:

• трудовое и миграционное законодательство;
• законодательства о защите персонифицированной информации и пенсионном обеспечении.

Помимо теоретических знаний от бухгалтера по кадрам ожидают, что он обладает умением:

• оформить трудовые книжки и договоры материальной ответственности;
• вести различные регистрационные журналы, в том числе по учету трудовых книжек;
• вести персонифицированный учет.

Как правило, не лишними будут и умения по составлению различных форм отчетности, связанной с зарплатой и персонифицированными данными. Однако мало кто осознает, что во время отчетности бухгалтер не будет иметь времени решать кадровые вопросы.

Если бухгалтер по зарплате делает еще и отчетность, то в данном случае совмещение функций не эффективно.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Права сотрудника

По новой редакции п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (введена с 26 июля 2019 года Федеральным законом от 26.07.2019 № 247-ФЗ) бухгалтер-кадровик получил право направлять письменные требования. В частности, о необходимости предоставления документов первичного учета рабочего времени и расчетов по оплате труда. Например, таких, как:

• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (учета рабочего времени);
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Также бухгалтер-кадровик может потребовать предоставить ему для разноски в 1С:ЗУП платежные поручения об оплате НДФЛ и страховых взносов.

При отсутствии реакции на свои просьбы, а также в других спорных случаях бухгалтер-кадровик имеет право напрямую обратиться к руководству с просьбой о содействии.

Также руководство не должно препятствовать реализации права:

• на получении информации об очередных проектах, связанных с персоналом и, соответственно, с непосредственными обязанностями бухгалтера-кадровика;
• самостоятельной инициации бухгалтером повышения эффективности его труда.

Последний момент очень острый, так как большинство бухгалтеров считают несправедливым возложение на них обязанностей кадровика, в том числе в силу отсутствия у них специальных знаний. Даже подспудное недовольство чревато напряженностью рабочей обстановки, большим количеством ошибок – как в бухгалтерских, так и в кадровых документах.

Обязанности бухгалтера-кадровика

Первоочередная обязанность бухгалтера-кадровика – формирование первичных учетных документов для:

• учета рабочего времени;
• расчетов по оплате труда и оплате договоров гражданско-правового характера с физическими лицами, незарегистрированными в качестве ИП иди самозанятых.

Однако, кроме сугубо кадрового делопроизводства, на таком универсальном специалисте могу лежать и другие обязанности:

• формирование локально-нормативных актов по персоналу компании;
• разрешение трудовых конфликтов и спорных ситуаций;
• миграционный и воинский учет.

Конкретный перечень и состав обязанностей зависит от конкретных условий.

Должностная инструкция бухгалтера-кадровика – образец

Совмещение должностей бухгалтера и кадровика в одном лице не прописано ни в одном стандарте, поэтому составление должностной инструкции такого работника целиком и полностью зависит от:

• реального состояния дел в компании;
• пожеланий (требований) руководства.

Должностные инструкции – это не обязательное условие трудовых отношений, а, скорее, добрая воля. Однако, чтобы расставить все точки над i в таком непростом симбиозе двух смежных отраслей, инструкцию лучше все-таки составить. Например, так, как в представленном ниже образце.

Скачать должностную инструкцию бухгалтера-кадровика

Грамотная должностная инструкция сослужит хорошую службу, когда у компании возникнут неприятности из-за:

• проверок Роструда или Роскомнадзора;
• разбирательства с прокуратурой (налоговой инспекцией, полицией, миграционной службой).

К сожалению, такие проблемы обычны для компаний, считающих, что бухгалтер-кадровик будет вести кадровое делопроизводство качественно. Как правило, таким сотрудникам не хватает ни времени, ни знаний, ни понимания важности кадровой работы.

Многие бухгалтеры даже не понимают, что заполнение трудовых книжек – самая малая толика возложенных на них обязанностей кадровика. Мы советуем не тратить время на разработку должностной инструкции, если для вашей компании характерны:

• частые изменения условий труда (например, командировки или работа вахтовым методом);
• постоянное расширение соцпакета;
• высокая текучка;
• большой процент низкоквалифицированного персонала;
• привлечение для выполнения ряда функций кадровика, кроме бухгалтера, еще и сотрудника HR-отдела.

Также не обойтись силами бухгалтера-кадровика, если в компании запланировано сокращение штата в целом. Более того, здесь необходим специалист с опытом решения конфликтных ситуаций.

Помните, что переложить штрафы, полученные компанией, на бухгалтера-кадровика – задача почти нереальная. Между тем, доверившись нашей компании, вы фактически получаете страховку от всех неприятностей. Причем не только потому, что мы применяем риск-ориентированных подход, но и потому, что наша ответственность – застрахована. Оказание услуг по кадровому производству – наш профиль.

Наш аутсорсинг кадровой службы весьма разнообразен: от удаленного обслуживания до внедрения в компанию нашего кадровика (импланта). Он не будет состоять в вашем штате, и для него вам не нужно разрабатывать должностную инструкцию.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Вести кадровый учет обязана каждая компания вне зависимости от того, есть у нее в штатном расписание отдельно выделенный сотрудник для выполнения этой функции или нет.

Отказаться полностью от кадрового учета невозможно, поскольку законодательство обязывает вести определенный перечень обязательных документов. В их число входят:

• штатное расписание;
• трудовые договоры и допсоглашения к ним;
• личные дела и личные карточки (Личная карточка работника (форма № Т-2);
• приказы (о приеме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счет, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
• графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
• командировочные документы;
• табели по учету рабочего времени работников;
• должностные инструкции;
• расчетные листки;
• согласие на обработку персональных данных и др.

Все по теме: Какие документы оформляет работодатель

Средние и крупные компании, помимо текущих кадровых документов (договоров и приказов по кадрам) обязаны вести довольно внушительный перечень локальных нормативных актов по кадрам:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
• Документы, устанавливающие систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
• Документы о порядке обработки персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
• Положение по охране труда(раздел X ТК РФ),
• Кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Есть еще и отдельные типы документов, которые должны быть в компании с опасными и вредными условиями труда. Составить все эти документы один раз и забыть об этом, не получится. С локальными нормативными актами компании нужно знакомить всех принимаемых на работу сотрудников «под роспись».

Микропредприятия и НКО могут отказаться от ЛНА частично или полностью, если все вопросы, касающиеся трудового распорядка, оплаты труда, внесут в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ).

Так или иначе, в любой компании, даже самой маленькой есть кадровый документооборот.

Как возложить кадровый документооборот на бухгалтера

Обязанности по ведению кадрового учета могут быть поручены любому работнику, чья компетенция позволяет выполнять эту работу.

Чаще всего руководители перепоручают ведение кадровых документов бухгалтерии: либо главбуху, либо бухгалтеру. Это связано с тем, что сейчас мало кто ведет учет «в тетрадке», почти все перешли на бухгалтерские программы, в которых все основные документы есть, в том числе приказы по кадрам, штатное расписание, график отпусков и т.п.

Поскольку ТК РФ не устанавливает круг конкретных трудовых обязанностей для разных профессий и должностей, что именно будет выполнять работник решается по согласованию между работником и руководителем компании и фиксируется в трудовом договоре.

То есть, ведение кадрового делопроизводства можно включить в трудовой договор главного бухгалтера, бухгалтера, секретаря, администратора или другого работника, принимаемого на работу и согласного на эти объемы обязанностей. В этом случае, в штатном расписании компании может не быть должности специалиста по кадрам.

Если же штатным расписанием компании предусмотрена должность кадровика, работу по этой должности можно возложить на другого работника компании на условиях внутреннего совместительства, в том числе на бухгалтера или главбуха.

Дополнительная работа по другой должности оформляется, как совмещение и дополнительно оплачивается, в размере, которой стороны трудового договора определяют самостоятельно (ст. 151 ТК РФ).

Понадобятся:

• согласие самого работника на выполнение обязанности по ведению кадрового учета в организации и оплата труда (ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ);
• соглашение к трудовому договору.

В соглашении нужно указать содержание и объем дополнительной работы, срок, в течение которого работник будет выполнять эту работу, и размер вознаграждения.

Аналогичная точка зрения изложена Рострудом на сайте онлайнинспекция.рф.

Бухгалтер-кадровик: есть ли такая должность? Как правило, этим вопросом интересуются те, кто плохо знаком с подобной профессией. Такая должность существует. Более того, всё больше компаний предлагает объединенную должность бухгалтера и кадровика для профессиональных специалистов. В представленной ниже информации подробно описано, какая ответственность возлагается на бухгалтера-кадровика, какие существуют требования к классификации и к знаниям, а также какие права есть у этого сотрудника.

Может ли бухгалтер совмещать должность кадровика?

Бухгалтер-кадровик: есть ли такая должность? Бухгалтер-кадровик как должность у некоторых работодателей вызывает сомнения. И совершенно напрасно. На современных предприятиях бухгалтер-кадровик в одном лице является по-настоящему ключевой фигурой. Особенно важно это для небольших организаций, среднего и малого бизнеса. Этот специалист отвечает за финансовые процессы, а также за правильное ведение кадрового учета. Бухгалтер должен уметь работать с кадровой и бухгалтерской документацией, быстро адаптироваться к законодательству, которое имеет свойство постоянно меняться, своевременно реагировать на существующие в сфере управления персоналом актуальные вызовы.

ВНИМАНИЕ! Получить работу бухгалтера можно в рамках внутреннего совместительства или полного совмещения. Это не дополнительная работа, а основная трудовая функция. Такое правило прописано в Трудовом кодексе.

Далее подробно рассмотреть, в каких обстоятельствах работодатель может нанимать сотрудника, который будет одновременно выполнять функции кадровика и бухгалтера.

В первую очередь обратить внимание на такой аспект, как компетенция и квалификация. Как известно, у кадровика и бухгалтера разные обязанности. Бухгалтер занимается вопросами, связанными с налогообложением и финансовыми аспектами. Что касается кадровика, то он управляет кадровым делопроизводством и трудовыми отношениями. Для совмещения должностей специалисту нужно обладать навыками и знаниями в обеих областях.

Вторым фактором является разграничение обязанностей. Здесь подразумевается, что, даже если сотрудник совмещает обе специальности, его обязанности в каждой из них должны быть четко разграничены. Благодаря этому можно избежать ошибок в работе.

Третий аспект — возможность работать на совмещенной должности существует только в относительно небольших организациях, где объем работы по кадрам и по учету небольшой. Совмещение должностей должно быть экономически оправданным.

Четвертым важным аспектом является принятие во внимание основных законодательных нормативов. Важно убедиться в том, что совмещение должностей и специальностей кадровика и бухгалтера не противоречит законодательству. В частности, в Трудовом кодексе написано, что работодатель не имеет права требовать от работника выполнения тех обязанностей, которые не прописаны в трудовом договоре. Исключением являются случаи, предусмотренные законодательством.

Актуальные материалы по кадровой работе есть в наших рубриках:

• Зарплата и кадры;
• Прием на работу и увольнение;
• Увольнение.

Основные должностные обязанности

Для бухгалтера-кадровика в обязательном порядке составляется отдельная должностная инструкция. Это внутренний локальный официальный документ. Здесь прописываются требования к квалификации, ответственность, права и характерные для бухгалтера-кадровика обязанности. Здесь важно обратить внимание, что должностная инструкция не предусмотрена ни одним справочником, где прописаны особенности профессии и должности. На официальном уровне подобной специальности не существуют, нет никаких стандартов для данной профессии. Именно по этой причине при составлении инструкции для таких сотрудников требуется опираться на то, в каком положении находятся дела в компании по факту. В стандартных случаях должностная инструкция бухгалтера и кадровика в одном лице должна включать следующие важные функции:

• исчисление налогов и всевозможных взносов;
• бухгалтерский учет;
• выполнение кассовых операций;
• расчеты с персоналом;
• анализ и сверка данных;
• оформление документации;
• кадровый учет;
• учет трудовых книжек;
• табельный учет;
• составление штатного расписания;
• взаимодействие с государственными органами.

Каждый из этих аспектов стоит рассмотреть более подробно.

Под ведением бухгалтерского учета подразумевается отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете, в т. ч. и проведение оборотов по кассе и по банку, начисление заработной платы. Если на предприятии отмечаются небольшие обороты, бухгалтер-кадровик может самостоятельно осуществлять подобные процессы. Также этот специалист должен осуществлять расчет и последующие перечисления взносов и налогов согласно установленному законодательству, формировать платежные поручения, отправлять их через специальную систему в банковские учреждения. Решать все вопросы по финансовым транзакциям, взаимодействовать с кредитными организациями.

Под кассовыми операциями подразумевается контроль за своевременностью и правильностью ведения и фиксации денежных потоков.

В работу с персоналом включается наем сотрудников на работу, начисление заработной платы, расчет больничных и отпускных.

Под анализом и сверкой данных необходимо подразумевать проведение всевозможных сверок с поставщиками и с клиентами для того, чтобы обеспечить достоверность и точность финансовой отчетности.

Следующей важной обязанностью является мотивация кадров, составление штатного расписания. Так можно обеспечить максимально эффективное управление человеческими ресурсами.

Важно ответственно сотрудничать со службой занятости, сотрудниками Пенсионного фонда, соблюдать все установленные требования и нормы. Требуется вести персонализированный учет сотрудников компании и выполнять другие поручения, которые будут идти от руководства. Как правило, они возникают в рамках текущей деятельности. Говоря иными словами, должностная инструкция должна обеспечивать комплексный подход к управлению финансовыми и кадровыми аспектами, учитывать все потребности и особенности предприятия.

Требования к знаниям и к общему уровню квалификации

Бухгалтер-кадровик — это особая должность, которая требует профессионализма и достаточно высокого уровня ответственности. Важно грамотно управлять финансами и кадрами при ведении бизнеса. На основании этого требуется обратить внимание на такие требования к квалификации, как:

• понимание законодательства;
• навыки в бухгалтерии;
• знания кадрового делопроизводства;
• коммуникативные навыки.

Под пониманием и знанием законодательных аспектов подразумевается то, что бухгалтер-кадровик в обязательном порядке должен знать налоговое и трудовое законодательство, у него должны быть навыки и знания ведения бухгалтерского учета. Кандидат должен эффективно разбираться в законодательных актах, в распоряжениях, приказах, в постановлениях, в руководствах, в разных нормативных материалах, которые касаются составления отчетов и ведения бухгалтерского учета. Соответственно, относительно того, может ли бухгалтер совмещать должность кадровика, нет никаких сомнений.

Ответственность бухгалтера-кадровика

Как уже отмечалось выше, бухгалтер-кадровик является ключевой фигурой в управлении финансами и персоналом. Он должен максимально грамотно формировать первичные документы. В его обязанности и в его ответственность входит учет рабочего времени, расчет с самозанятыми, индивидуальными предпринимателями и сотрудниками. Он должен в соответствии с законодательством отчитываться по налоговым обязательствам, своевременно вносить страховые взносы и подоходный налог. Особое значение имеет кадровое сопровождение. Здесь подразумевается прием на работу сотрудников, их увольнение. При этом важно соблюдать правила трудового законодательства. Необходимо иметь навыки управления персоналом, внедрять самостоятельно разработанные системы мотивации, организовывать специальные тренинги и курсы для развития и обучения сотрудников.

О личных качествах бухгалтера мы рассказываем здесь.

Итоги

Итак, ответ на вопрос, может ли бухгалтер быть кадровиком, является положительным. У бухгалтера-кадровика есть не только обязанности и определенная ответственность, но и своеобразные права. В частности, вне зависимости от той должности, которую занимает специалист, он имеет право на социальную защиту, достойные условия труда, соблюдение норм рабочего времени и достойную оплату трудовой деятельности. Эти работники, как и все другие, имеют право на оплачиваемый отпуск, на дополнительные выходные дни. Имеют право на защиту от незаконного увольнения и дискриминации. Также у таких специалистов есть право принимать участие в решении тех вопросов, которые затрагивают их интересы. В свою очередь, работодатель должен соблюдать конфиденциальность данных по каждому сотруднику. Это касается сведений медицинского характера, данных о зарплате. Нарушение этого правила может автоматически привести работодателя к определенным негативным последствиям юридического характера.

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Штатное расписание организации не предусматривает должность кадрового специалиста. Можно ли поручить бухгалтеру ведение кадрового учета? Если да, то нужно ли отражать новые обязанности бухгалтера в дополнительном соглашении к трудовому договору? — ответим на вопросы в статье линии консультаций «1С-Рарус».

Трудовой кодекс РФ не содержит положений, препятствующих распределению трудовых функций между сотрудниками организаций. Следовательно, работодатель может самостоятельно распределить профессиональные функции между работниками.

В соответствии с частью 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ, работник должен выполнять трудовые функции, соответствующие его должности, профессии, специальности, прописанным в штатном расписании организации. Если сотрудник не против, то работодатель может получить у него письменное согласие на выполнение дополнительной работы по другой должности.

Обратите внимание: в этом случае сотрудник не должен быть оторван от основной работы в течение установленной продолжительности рабочего времени.

В этом случае работодатель может оформить сотрудника на работу по совместительству: работник будет выполнять дополнительную работу по другой профессии.

Обратите внимание: статья 151 ТК РФ предусматривает, что дополнительная работа должна быть оплачена в размере, определенном сторонами трудового договора.

Следовательно, если бухгалтеру организации хотят поручить ведение кадрового учета, то работодатель должен выполнить следующие действия:

1. Получить от бухгалтера письменное согласие на совмещение должностей.
2. Оформить совмещение должностей.

Если работодатель хочет оформить сотрудника на совмещение должностей, то в штатном расписании необходимо создать должность специалиста по кадрам.

Резюмируя

• Работодатель может самостоятельно распределить профессиональные функции между работниками.
• Если сотрудник не против, то работодатель может получить у него письменное согласие на выполнение дополнительной работы по другой должности.
• Работодатель может оформить сотрудника на работу по совместительству. Дополнительная работа должна быть оплачена в размере, определенном сторонами трудового договора.
• Если работодатель хочет оформить сотрудника на совмещение должностей, то в штатном расписании необходимо создать должность специалиста по кадрам.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы непропустить новые выпуски.