ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.
Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.
Должностные обязанности делопроизводителя в организации
Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.
Что еще делает делопроизводитель:
- Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
- Передача документов на исполнение.
- Выдача справок по зарегистрированным документам.
- Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
- Контроль неразглашения данных.
- Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.
Источник: kedu.ru
Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.
Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.
Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.
Эксперты рекомендуют
Делопроизводитель — кто это и чем занимается
По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.
В число его умений также входит:
- знание правил составления различных бумаг;
- порядок их оформления перед сдачей в архив;
- навыки деловой переписки и ведения переговоров;
- отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
- приветствуются навыки «слепой» печати.
Условия работы сказываются и на характере специалиста.
Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:
- обладать хорошими аналитическими способностями;
- уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
- иметь хорошую память и усидчивость;
- быть многозадачным и собранным.
Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.
Где учат на делопроизводителя
Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.
Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.
5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):
- МИРЭА — Российский технологический университет;
- Российский государственный гуманитарный университет;
- Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина;
- Санкт-Петербургский государственный институт культуры;
- Российский государственный социальный университет.
Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.
5 популярных колледжей для получения специальности:
- Юридический колледж Российского государственного университета правосудия;
- Московский промышленно-экономический колледж Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова;
- Факультет среднего профессионального образования Казанского национального исследовательского технологического университета;
- Уральский промышленно-экономический техникум;
- Московский государственный образовательный комплекс.
Востребованность профессии делопроизводителя
Делопроизводство, хоть и не самая яркая и гламурная профессия, по-прежнему остается востребованной во многих сферах деятельности. Несмотря на развитие цифровых технологий и автоматизации, документооборот остается важной частью любого организованного процесса.
Делопроизводитель, как хранитель и организатор информации, играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы организации. Он не только создает и обрабатывает документы, но и контролирует их движение, обеспечивает их безопасность и хранение. В современных условиях, когда компании все больше внимания уделяют соблюдению законодательства и организации архивов, роль делопроизводителя только возрастает.
Обучение на делопроизводителя дистанционно
Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.
В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.
Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.
По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.
Зарплата делопроизводителя в 2025 году
По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет около 24 тысяч рублей, максимальная — более 80 тысяч рублей. В среднем по России делопроизводитель зарабатывает около 40 тысяч рублей в месяц.
Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
| Плюсы | Минусы |
|
|
Должностная инструкция по специальности «Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию»
Вы можете скачать должностную инструкцию делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию бесплатно. Должностные обязанности делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность и делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, принимается лицо с начальным профессиональным образованием (требований к стажу работы нет), или средним (полным) общим образованием и специальной подготовкой по установленной программе (требований к стажу работы нет).
1.3.Назначение на должность и освобождение от нее производится по приказу руководителя предприятия по представлению ______________________________________
(заведующего канцелярией,
__________________________________________________________________________________ начальника отдела документационного обеспечения)
1.4.Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, находится в подчинении у ____________________________________________________________________.
(заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения)
1.5.В период отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное руководством предприятия, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:
-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-порядок контроля прохождения служебных документов и материалов;
-основы организации труда;
-нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
-основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
-структуру предприятия и его подразделений;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-правила и нормы охраны труда.
1.5.Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:
-положением о ________________________________________________________________.
(канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении)
-инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
-настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию обязан:
2.1.Обеспечивать контроль передачи указанных документов руководству и исполнителям.
2.2.Передавать заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.
2.3.Выполнять работы по учету и регистрации корреспонденции, поступающей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.
2.4.Направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформлять регистрационные карточки или создает банк данных.
2.5.Формировать документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.
2.6.Осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.
2.7.Вести картотеку прохождения документов, осуществлять контроль их исполнения, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.
2.8.Осуществлять контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
2.9.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
2.10.Принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
2.11.Выполнять отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
3. Права
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, вправе:
3.1.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
3.2.Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.
3.3.В пределах своей компетенции сообщать _________________________
(заведующему канцелярией,
_________________________________________________________________________
начальнику отдела документационного обеспечения)
обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения
своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5.Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, ответственен за:
4.1.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством Российской Федерации рамках.
4.2.Причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством Российской Федерации рамках.
4.4.Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:
-формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;
-состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.
Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
Составление ДИС позволит:
- избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
- ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
- претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
- сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.
Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.
С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:
- «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец»;
- «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец-2024».
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.
ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.
Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.
Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.
При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.
К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.
Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2024)».
Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».
ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.
К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.
Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.
Например:
- секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
- секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
- секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:
- окончить среднюю школу;
- обладать элементарной грамотностью;
- иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.
Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.
Итоги
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.
Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).
Главная
→
Бухгалтерские формы
→
Должностная инструкция делопроизводителя
Бухгалтерская форма:
актуально на 1 ноября 2017 г.
Должностная инструкция делопроизводителя
525
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательна ли должностная инструкция?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Должностная инструкция делопроизводителя: образец
Приведем для делопроизводителя должностные обязанности работника в его должностной инструкции. Пример заполнения должностной инструкции делопроизводителя на предприятии можно посмотреть здесь.
Скачать бланк должностной инструкции делопроизводителя можно
.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ
к системе на 2 дня.
Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»