Что входит в обязанности у специалиста по договорной работе
Для уменьшения правовых рисков и возможных убытков необходимо иметь в штате специалиста по договорной работе. Разбираемся, что входит в основные обязанности такого сотрудника.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Специалист по договорной работе нужен для работы с контрагентами фирмы.
- Он помогает организации избегать ошибок и финансовых потерь.
- Специалист разрабатывает и заключает договора, проверяет контрагентов и проводит внутренние расчеты.
- Также он занимается претензионной работой и консультирует сотрудников по юридическим вопросам.
- Квалификационные требования к такому специалисту могут быть разными и зависят от работодателя.
Кто такой специалист по договорной работе
В любой организации ведется договорная работа с контрагентами. Для грамотного ведения такой деятельности нужен сотрудник, который сможет вовремя предотвратить ошибки и поможет избежать финансовых потерь.
В некоторых организациях формируется целый отдел. Вы вправе сами определять, к какой службе относится договорный отдел: к юридической или экономической. Это зависит от специфики деятельности вашей компании. Предприятие определяет и обязанности менеджера по договорам. Он занимается:
- проверкой контрагентов и заключением соглашений, сопровождением соглашений;
- исполнением — проведением внутренних расчетов, сверок и пр.;
- претензионной работой.
Квалификационные требования к менеджеру работодатели формируют самостоятельно.
Для сведения: кто отвечает за договорную работу на предприятии
Что входит в его обязанности
Основные функциональные обязанности менеджера по договорной работе находят отражение в должностной инструкции, обязательной к исполнению сотрудником.
Организация вправе включать туда любые обязанности менеджера при сопровождении договоров на свое усмотрение. Наиболее распространенные примеры:
- разрабатывает типовые формы хозяйственных договоров и дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении;
- принимает участие в заключении хозяйственных договоров, дополнительных соглашений к ним, проведении их правовой экспертизы, разработке условий хозяйственных договоров и соглашений;
- готовит, участвует в подготовке, согласовывает контракты, дополнительные соглашения и приложения к ним;
- консультирует работников по правовым вопросам текущей договорно-правовой деятельности организации;
- принимает участие в разработке предложений по улучшению контроля за соблюдением дисциплины.
Помимо обязанностей, ведущий специалист по учету договоров имеет право запрашивать лично или по поручению руководителя от работников отчеты, документы и информацию, необходимые для выполнения должностных обязанностей; подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.
Для сведения: как заключить договор ГПХ с физическим лицом
Требования к специалисту по договорной работе
Обязательных требований к такому работнику нет. Условия об образовании устанавливаются самостоятельно, с минимальным опытом или даже без такового, в зависимости от размеров ответственности работника. Например, менеджер имеет высшее или среднее профессиональное образование (юридическое или экономическое) и стаж работы по специальности от одного года. В инструкции укажите, что должен знать сотрудник, отвечающий за договоры:
- методические и нормативные материалы по правовой деятельности;
- гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
- налоговое законодательство;
- порядок заключения и оформления хозяйственных договоров;
- порядок систематизации, учета и ведения правовой документации.
Должностная инструкция
В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей и служащих, утв. Постановлением Минтруда России № 37 от 21.08.1998, нет должностей с похожим названием. Функционал сотрудника зависит от целей и задач организации и отражается в инструкции.
Соответственно, должностная инструкция специалиста по сопровождению контрактов разрабатывается, исходя из потребностей компании. Сотрудник может выполнять как общие организационные функции, так и конкретные экономические или юридические. В инструкции определяется трудовая функция специалиста по договорной и правовой работе как сопровождение процесса заключения и исполнения договоров.
Вот пример оформления должностной инструкции специалиста:
Пример должностной инструкции специалиста по договорной работе
Отдельный профстандарт специалиста по договорной работе на законодательном уровне не принят. Поэтому при определении трудовых обязанностей, требований к образованию и опыту, вариантов наименования должности менеджера вы можете пользоваться квалификационными справочниками, адаптируя их положения под свои цели.
Богачева Алла
Юрист
В 2002 г. окончила Оренбургский институт (филиал) МГЮА им. О.Е. Кутафина по специальности Юриспруденция.
Юридический стаж более 20 лет.
Лауреат Всероссийского конкурса «Правовая Россия» в номинации «Корпоративный юрист».
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Должностная инструкция специалиста по договорной работе
Должностная инструкция специалиста по договорной работе помогает работодателю контролировать выполнение обязанностей работником, а сотруднику сориентироваться в кругу обязанностей, исполнения которых от него ожидает работодатель, и объеме прав, которыми он для этого наделяется. О том, какую структуру имеет должностная инструкция специалиста по договорной работе, и какие сведения в нее включаются, читайте в статье.
Вам помогут документы и бланки:
- О должности специалиста по договорной работе
- Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
О должности специалиста по договорной работе
В компаниях со множеством контрагентов и масштабной договорной работой, есть необходимость в сотрудниках, занимающихся составлением договоров и ведением договорной деятельности (например, в торговых организациях, которые занимаются поставками). Как будет называться должность, решает руководитель, но одним из самых распространенных является вариант «специалист по договорной работе».
На сотрудника, занимающего эту должность, возлагаются обязанности, связанные с заключением контрактов и последующим контролем исполнения достигнутых договоренностей. При этом специалист по договорной работе сам не подписывает договоры и зачастую даже не участвует в обсуждении условий соглашения — он просто занимается подготовкой технических моментов заключения соглашения, например составлением текста договора и актов приемки к нему. Кроме того, в дальнейшем этот специалист следит, чтобы стороны неуклонно выполняли взятые на себя обязательства.
В различных компаниях на специалиста по договорной работе возлагается неодинаковый объем обязанностей. Где-то он просто ведет учет договоров, а где-то ему вменяется начинать претензионную работу по неисполненным контрагентами обязательствам — все эти моменты должны быть учтены в должностной инструкции, чтобы сотрудник четко знал, какие задачи перед ним поставлены. То же самое касается и прав специалиста по договорной работе.
Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.
- Общие положения
Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:
- название (специалист по договорной работе);
- определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы;
- требования к квалификации;
- порядок замещения;
- перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.
- Права
Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:
- запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения);
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по модернизации рабочего процесса;
- вести переговоры с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
- обращаться непосредственно к контрагенту с требованием исполнить обязательство по договору.
- Должностные обязанности
Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:
- подготавливать текст соглашений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей;
- вести учет заключенных договоров;
- отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
- анализировать ход исполнения сторонами обязательств по договорам;
- выявлять текущие задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции;
- организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
- подготавливать дополнительные соглашения о продлении договоров и внесении в них изменений.
- Ответственность
Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:
- к дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины;
- административной или уголовной — за совершение проступков или преступлений;
- материальной — за нанесение имущественного вреда.
Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.
Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.
Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».
- Главная
/
- О компании
/
- Вакансии
/
- Менеджер по сопровождению договорной деятельности
Москва
От 3 до 6 лет
Полная занятость
Вакансия опубликована 23 января 2023 года
Откликнуться
▶️О нас:
Отдел занимается сопровождением документооборота по группе компаний. Основной задачей является проработка, согласование, подписание и сопровождение договоров (доходных и расходных) с заказчиками по группе компаний.
▶️Обязанности:
-
Изучение и заключение договоров с подрядчиками, NDA, соглашений об обработке персональных данных, подготовка дополнительных соглашений с подрядчиками по нашим имеющимся формам внутри отдела, согласование документов в системе и их подписание;
-
Сопровождение договоров (подготовка закрывающих документов для бухгалтерии: акты-отчеты, счета, спецификации, контроль сроков оплаты, сверки);
-
Сбор уставных документов, как с нашей стороны, так и со стороны контрагента;
-
Взаимодействие с внешними службами (контрагентами) и у нас внутри (бухгалтерией, юристами, менеджерами проектов, фин. отделом и т.д.);
-
Подготовка ТЗ по необходимым проектам, сбор информации по выполненным задачам сотрудников, подсчеты учета рабочего времени на основании табелей;
-
Заведение всех требуемых документов в систему Элма;
-
Ведение внутренних реестров отдела по учету документов по контрагентам: статусы, периоды, контактная информация и проекты.
▶️Требования к опыту:
- Умение работать с документооборотом в режиме многозадачности;
- Способность быстро включаться в выстроенные процессы команды;
- Ответственность, самостоятельность, нацеленность на результат, перфекционизм, честность, порядочность, отзывчивость, пунктуальность и организованность.
▶️Условия:
- График работы 5\2, работы в офисе г. Москва, Якиманская наб. д. 2.
- Официальное оформление по ТК РФ, белая зп и регулярное повышение по итогам ежегодной оценки;
- Профессиональное обучение за счёт компании;
- Креативная команда специалистов, в которой можно расти и развиваться;
- Возможность профильного обучения за счет компании, спорт, насыщенная корпоративная жизнь, выездные программы по командообразованию;
Договорная работа – достаточно ответственная деятельность для большинства компаний, которые выступают заказчиками услуг, поставщиками, работают с контрагентами для достижения различных целей бизнеса. Как правило, для того чтобы система работы с договорами была налажена правильно и безопасно, необходимо доверять ее компетентному специалисту. Кто такой специалист по договорной работе, чем конкретно он занимается и где его найти, расскажем в данной статье.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.
Услуги юриста по договорной работе на аутсорсинге
Юридическое направление в договорной работе основано исключительно на правовом сопровождении данного процесса. При незначительном объеме, она может выполняться в рамках текущей деятельности юридического отдела. Если же вам нужно оформление и составление договора, но у вас нет такого сотрудника, можно обратиться в стороннюю юридическую компанию, которая займется договорной работой вашего бизнеса.
Услуги юриста по договорной работе будут включать в себя проверку данных, заключение договоров и минимизацию рисков их неисполнения, а именно:
-
анализ соглашения на соответствие законов РФ, на соблюдение прав и интересов заказчика;
-
выявление возможных дополнительных условий для осуществления сделки;
-
создание шаблонов договоров для компании при повторяющихся сделках.
Почему нужен специалист по договорной работе
Без грамотно налаженной работы с договорами может возникнуть ряд ситуаций, когда бизнес понесет разного роды убытки. Столкнуться с ними может практически каждая компания. Задача грамотного юриста предотвратить такие сделки и избежать возможных последствий.
Результатами некомпетентно заключенных сделок могут стать:
-
Неправильно составленные документы. Во многих случаях неправильно оформленные договоры могут привести к негативным последствиям, таким как ущемление прав одной из сторон соглашения;
-
Сотрудничество с недобросовестным контрагентом, который использует мошеннические схемы;
-
Признание договора недействительным.
Преимущества заказа услуг по договорной работе в юридической компании
Сторонняя юридическая организация сможет оказать более компетентную помощь при составлении договоров и документов, которые необходимы для сотрудничества с партнерами. Во-первых, юридическая компания имеет в штате узкоспециализированных сотрудников, которые работают только по договорной работе. Во-вторых, компания обладает гораздо большим опытом в таких делах, сможет предусмотреть возможные нюансы при составлении документов, тем самым обезопасить своего клиента. В-третьих, аутсорсинговые услуги специалистов сторонней юридической фирмы, как правило, гораздо дешевле содержания в штате юриста.
Договорная работа в компании – очень важная деятельность, поэтому необходимо грамотно подходить к выбору сотрудника, который будет ей заниматься вне зависимости от того, работает он в штате или на аутсорсинге.
Мировой рынок IT-решений для контрактного менеджмента вырастет в 3,7 раза в ближайшие десять лет. Рассказываем, что собой представляет управление контрактами и какой эффект дает автоматизация этого процесса
1. Какие задачи решает контрактный менеджмент?
Контрактный менеджмент — это управление контрактом на протяжении всего его жизненного цикла. Этот процесс включает в себя целый набор задач, которые возникают на разных этапах договорного сотрудничества организаций:
- подготовить проект договора с учетом всех требований технического задания;
- согласовать контракт со всеми заинтересованными сторонами и ответственными лицами;
- подписать контракт;
- своевременно начать работы — обсудить с исполнителем, как они будут выполняться и что нужно для старта;
- отследить выполнение работ и задокументировать прогресс по ним;
- управлять исполнением каждого обязательства по контракту для точного выполнения сделки;
- при необходимости скорректировать договоренности в процессе исполнения контракта — согласовать изменения со всеми сторонами и вовремя заключить дополнительные соглашения;
- если обязательства по контракту не исполняются, запустить претензионную работу;
- закрыть договор, когда все обязательства выполнены.
2. Разве нельзя просто нанять хорошего юриста, чтобы он составил договор?
Даже если договор составлен идеально, все равно возникают риски, связанные с его исполнением. Например, в процессе реализации договора может оказаться, что нужны дополнительные работы или какую-то часть задач нельзя выполнить. Все это требует согласований и новых договоренностей.
Из-за недостаточного внимания к управлению контрактами компании ежегодно теряют 9% чистой прибыли. Без контрактного менеджмента часть договоров просто перестает исполняться или выполняется некорректно.
«Последствия неправильного управления контрактами могут варьироваться от неудобных до катастрофических», — предупреждает Эрик Лафлин, гендиректор Agiloft (специализируется на решениях для контрактного менеджмента). В худшем случае это влечет за собой серьезный перерасход средств, репутационный ущерб, испорченные отношения с клиентами и даже затяжные судебные разбирательства.
И напротив, осознанное управление дает экономию, поскольку исключаются неоправданные изменения стоимости и сроков реализации контрактов, руководство меньше вовлекается в операционное управление контрактами.
3. В каких отраслях и проектах нужно управлять контрактами?
Таких отраслей довольно много: от строительства инфраструктурных объектов до киноиндустрии.
«Контрактный менеджмент особенно необходим для крупных инвестиционных и долгосрочных контрактов. То есть там, где нужна большая работа по подготовке проекта договора и важно отслеживать каждое обязательство, его исполнение, работать с отклонениями при исполнении обязательств», — объясняет Дина Бойко, начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров «Газпром нефти».
По ее словам, инвестиционная деятельность требует постоянного взаимодействия с контрагентами. Поэтому на сложные договоры назначается контрактный специалист, чтобы обеспечить такое взаимодействие в ходе исполнения контракта.
4. Как долго в России развивается практика контрактного менеджмента?
Примерно с 2000-х годов. Когда начали вновь запускать масштабные проекты, в том числе в области добычи полезных ископаемых, российские игроки стали перенимать лучшие практики.
Постепенно контрактный менеджмент стал приживаться в России, но с некоторыми нюансами в силу особенностей и подходов к ведению бизнеса.
5. Какими навыками должен обладать контрактный менеджер?
Прежде всего ему необходимы знания в области контрактного права и закупок, а также экономики, финансов, управления проектами и технологий выполняемых работ.
Бакалавриата или магистратуры по контрактному менеджменту пока нет, но в 2021 году в Омском государственном техническом университете запустили программу дополнительного образования по этому направлению. В 2023 году обучение завершил уже второй поток контрактных инженеров — все выпускники работают по специальности.
Сегодня на позицию менеджера по управлению договорами чаще всего попадают из смежных профессий. «В России контрактный менеджер — относительно молодая профессия и профессиональный стандарт только формируется», — рассказывает Дина Бойко. Эксперт подчеркивает, что таким специалистам нужны как профессиональные знания и навыки, так и soft skills.
Hard-skills контрактного специалиста: какие знания, умения и навыки нужны
1. Контрактный менеджмент
- Правовые основы работы с договорами.
- Типы ключевых показателей эффективности и их определение, принципы мониторинга этих показателей и порядок применения соглашения об уровне сервиса.
- Принципы управления изменениями по договору и определение того, как эти изменения повлияют на реализацию контрактной стратегии.
- Принципы разрешения споров по договору и способы уменьшить влияние этих споров.
- Принципы и методы передачи незавершенных обязательств третьим лицам.
- Комплексный анализ исполнения договоров.
2. Навыки ведения переговоров
- Анализ другой стороны переговоров, выявление ее сильных/слабых сторон и переговорных возможностей.
- Разработка стратегии и плана переговоров (цели и задачи, вопросы, возможные сценарии).
- Структура и план проведения переговоров, эффективное применение и адаптация этого план на практике.
- Формирование убедительной переговорной позиции, которая учитывает интересы компании и сильные/слабые стороны другой стороны.
- Тактики и инструменты переговоров.
- Подбор подходящего способа взаимодействия для каждого типа участников переговоров.
3. Управление рисками
- Основы организации управления рисками и внутренним контролем.
- Выявление, описание и анализ рисков.
- Анализ, оценка и разработка мер реагирования и контрольных процедур.
Подготовлено на основе матрицы компетенций контрактного специалиста департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров «Газпром нефти».
6. Много ли в России контрактных менеджеров?
Пока немного. По данным компании «Текстерра», в 2022 году профессию «контрактный менеджер» в профилях на LinkedIn указали около 2 тыс. человек. В основном они встречаются в добыче и переработке нефти и газа, химии и нефтехимии, атомной энергетике, металлургии, сельском хозяйстве. Точной статистики по количеству менеджеров во всех отраслях на сегодняшний день нет, но это вопрос времени.
7. Сколько вообще нужно людей, чтобы управлять контрактной деятельностью?
Зависит от объемов бизнеса и контрактов. Для среднего бизнеса может быть достаточно нескольких специалистов и одного менеджера. В корпорациях, где управление договорами выделено в самостоятельный бизнес-процесс, им занимаются десятки людей.
Например, в дочерних обществах «Газпром нефти» в процесс вовлечено порядка 300 сотрудников из разных структурных подразделений. Каждый год они управляют более 3 тыс. договоров.
8. Можно ли автоматизировать управление контрактами?
Да, есть целый класс решений для автоматизации контрактного управления. По оценкам специалистов «Газпром нефти», в 2022 году рынок ПО для управления контрактами достигал около $2,2 млрд, а в 2023-м цифра достигнет $2,5 млрд.
В России этот рынок растет чуть медленнее. «Мы разработали собственное решение — «Линкон» (от англ. Lean contract — бережливый контракт). Эта IT-система позволяет перенести в цифровую среду все договоры, чтобы в любой момент можно было поднять документацию и всю информацию по контрактам нажатием нескольких кнопок, собрать аналитику и принять обоснованное решение», — рассказывает Дина Бойко.
Сейчас компания готовится внедрить в управление договорами элементы искусственного интеллекта. Это снимет рутинные операции со специалистов и сделает процесс более быстрым и выверенным.
9. Какие эффекты дает автоматизация контрактного менеджмента?
Инструменты автоматизации делают процесс управления договорами более прозрачным, уменьшают неоправданные издержки и риски, которые могли бы возникнуть в процессе исполнения договоров.
Кроме того, упрощается сбор данных для составления документов, отмечают консультанты. «Автоматизация в этой области относительно недорогая, но дает большую прибавку к эффективности. Сотрудников можно освободить от рутины, и они смогут сосредоточиться на стратегическом изучении возможностей по улучшению качества портфеля контрактов», — пишут аналитики.
Опыт «Газпром нефти» показывает, что для крупных российских корпораций основные эффекты связаны с сокращением трудозатрат и уменьшением объема претензионной работы.
Какие эффекты дает «Газпром нефти» внедрение системы «Линкон»
- На 25% снизилось количество претензий к исполнителям по договорам.
- 18% достигает средняя экономия времени контрактного специалиста.
- С нескольких дней до трех минут сократилось среднее время формирования отчета по сложным договорам.
10. Как выбрать решение для автоматизации?
Прежде чем выбирать решение, нужно определиться, какие участки договорной работы наиболее критичны для бизнеса и что именно надо автоматизировать.
«Для одних компаний важно быстро и качественно составлять договоры, для других — максимально быстро их согласовывать и подписывать. У нас фокус на безупречное исполнение контракта и автоматизацию аналитики», — отмечает Дина Бойко.
В то же время она напоминает, что внедрение любой системы — это всегда преодоление барьеров (архитектурных, цифровых, организационных). Поэтому следует оценить уже сложившуюся инфраструктуру. В некоторых случаях удобнее не покупать или разрабатывать полноценное решение, а добавить модуль в уже имеющуюся систему.
11. Как будет развиваться контрактный менеджмент дальше?
Прежде всего будет расти уровень цифровизации и автоматизации. По прогнозам аналитиков, рынок ПО для управления контрактами увеличится к 2033 году почти в 3,8 раза по сравнению с концом 2022-го.
Какие тренды изменят мировой контракт-менеджмент
Скотт Уитакер, основатель и CEO Contract Sent:
«Автоматизация. Позволит сделать больше с меньшими затратами. Цифровые системы управления оптимизируют процесс создания контрактов, помогут выявлять риски и даже выбирать оптимальные стратегии переговоров.
Смарт-контракты и блокчейн. Технология гарантирует прозрачность и безопасность проведения операций, защищает все заинтересованные стороны от несанкционированного доступа к деталям контракта, сокращает количество потенциальных споров и разбирательств и в целом повышает доверие.
Продвинутая аналитика. Поможет бизнесу извлечь пользу из исторических данных по контрактам, спрогнозировать результаты, к которым приведет их исполнение, выявить скрытые риски по ним, а также улучшить условия контрактов.
Интеграция в экосистему компании. Контракты не существуют изолированно, они затрагивают самые разные бизнес-процессы. Будущие системы контракт-менеджмента интегрируют в экосистему компании. Это обеспечит качественный обмен данными между подразделениями, согласованность действий и повысит эффективность компании».
Дина Бойко ожидает, что роботы возьмут на себя многие рутинные операции, они будут автоматизированы, например составление договора, контроль сроков. Но полностью заменить человека не получится: именно люди ищут нестандартные решения сложных ситуаций и развивают методологию, системы и команды.
По мнению эксперта, важным трендом в России также станет создание профессиональных стандартов и образования в области контрактного менеджмента. В результате вырастут профессиональные компетенции сотрудников, которые уже занимаются управлением договорами, и появятся молодые специалисты с профильным образованием.