Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
№ 400-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела делопроизводства ООО «Бета».
1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».
1.3. Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Бета».
1.4. На должность Начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года.
1.5. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО «Бета»;
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– стандарты и унифицированные формы управленческой документации;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности.
1.6. В своей деятельности Начальник отдела делопроизводства руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Начальник отдела делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит организацией работы отдела делопроизводства.
2.2. Организует эффективное взаимодействие работников отдела делопроизводства, направляет их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.3. Контролирует надлежащее выполнение работниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.4. Организует работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.5. Принимает участие в разработке проектов бизнес-планов ООО «Бета», обеспечивает их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.6. Руководит планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представляет проект плана работы на рассмотрение заместителя директора.
2.7. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.8. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов..
2.9. Организует разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.10. Обеспечивает своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.11. Руководит работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.
2.12. Осуществляет организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
3. ПРАВА
Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности канцелярии.
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Начальника отдела делопроизводства определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника отдела делопроизводства в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.
Должностную инструкцию составила:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлен:
________________ Д.В. Ефремов
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
1. Общие положения.
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).
1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.
1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по делопроизводству. <…>
1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.
1.5.5. … (иное — указать конкретно).
1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.
1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.
1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.
1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.
1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.
1.6.9. Правила и нормы охраны труда.
1.6.10. … (иное — указать конкретно).
1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч… (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.
1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.
1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.
2. Обязанности.
2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:
2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.
2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.
2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.
2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.
2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.
2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).
2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства. <…>
2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.
2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.
2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.22. … (иное — указать конкретно).
3. Права.
3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.
3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства. <…>
3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.
3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.
3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.
3.1.11. … (иное — указать конкретно).
4. Взаимоотношения по должности.
4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С заместителем директора по управлению — по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.
4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства — по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.
4.1.3. С начальниками структурных подразделений — по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.
4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений — по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений). <…>
4.3. … (иное — указать конкретно).
5. Ответственность.
5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.
5.1.2. За невыполнение решений заместителя директора по управлению.
5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях <…>
Источник — «Справочник по делопроизводству», «Налоговый вестник»
Мы объясняем, как профстандарт может помочь поднять престиж нашей профессии. И дело здесь не столько в появлении в нем звучных наименований должностей (например, управляющий документацией, заместитель руководителя организации в этой предметной области). Профстандарт определил три высших уровня квалификации для специалистов и управленцев сферы ДОУ и для каждого установил: полномочия и ответственность; состав выполняемых трудовых функций, который детализировал вплоть до конкретных действий; навыки и знания; необходимый уровень профессионального образования.
Эту систему требований можно использовать для оценки кандидатов на должность и квалификации существующего персонала. В статье мы показываем, какие рекомендации профстандарта и как можно использовать при актуализации должностных инструкций.
Профстандарт для секретарей, помощников и делопроизводителей
С 2015 года действует профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н1.
В нем описаны обобщенные трудовые функции и соответствующие им наименования должностей (см. Таблицу 1). Для каждой позиции определены:
- необходимое образование и опыт работы,
- состав навыков и умений,
- выпоняемые трудовые функции с детализацией вплоть до действий.
Таблица 1. Трудовые функции, описанные профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»
Профстандарт для специалистов и управленцев в сфере ДОУ2
Следующим для нашей сферы стал профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Минтруда России от 10.05.2017 № 416н3. Он предусматривает специальное образование для тех сотрудников, которые управляют документацией (см. Таблицу 2): минимум — бакалавриат или дополнительную профессиональную переподготовку в объеме от 250 до 800 часов4! См. Таблицу 3.
Кто есть кто?
Когда разрабатывались и внедрялись профессиональные стандарты в предметных областях «юриспруденция», «бухгалтерский учет», «управление персоналом», то и у работодателей, и у учебных заведений не возникало вопросов, чем должен заниматься соответствующий работник.
За последние 20 лет в рамках управления ресурсами работодатели осознали, что персонал является активом организации, способным повысить эффективность бизнеса и прибыль организации. Деятельность активного и профессионально сплоченного сообщества кадровиков также способствовала тому, что начальники отдела кадров вполне успешно превратились в директоров по персоналу, заместителей руководителей организаций.
А современные административные директора (управляющие делами, начальники управления делами и т.п.) должны сосредотачиваться на выполнении обеспечивающих хозяйственных функций, по крайней мере в понимании большинства руководителей организаций. Только в крупных коммерческих структурах управляющие делами, действительно, выполняют менеджерские функции: управляют документами и информацией, которые являются нематериальным активом компании.
И данная профессиональная деятельность относительно недавно получила официальное название «управление документами», которое закрепили словарь «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) и ГОСТ Р 7.0.8-2013:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
…1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Связанными с основным, но не синонимами термина «управление документами» остаются термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство».
Следующий шаг (определение конкретных трудовых функций для сферы управления документами) сделал Профессиональный стандарт, которому и посвящена эта статья. По крайней мере он был призван это прояснить.
Управление делами должно включаться в структуру организации как подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, а управляющий делами (управляющий документами) становится руководителем, менеджером, который формирует и отвечает за реализацию политики управления документами. Не случайно стандарты Р ИСО новой серии 30300 предметную область (функцию) «управление документами» относят к зоне ответственности руководства организации (топ-менеджмента). Однако пока подобный подход не воспринимается руководителями большинства организаций и, к сожалению, не находит понимания у директоров по персоналу.
Совершившаяся за последние десятилетия депрофессионализация служб делопроизводства и общее непонимание роли документа в эпоху информатизации могут стать факторами, препятствующими внедрению главных идей Профессионального стандарта. К этому еще нужно добавить недостатки, допущенные в процессе его разработки, а также несовершенство соответствующих ему образовательных программ.
Управляющий документами (как менеджер) должен обладать такими же базовыми компетенциями в области управления, как и другие руководители:
- прогнозирование (без него невозможно стратегическое управление и формирование политик);
- планирование (для последовательной реализации политики в своей предметной области);
- оперативное управление (принятие решений);
- контроль и регулирование;
- управление персоналом / кадрами (профессиональную квалификацию сотрудника может оценить только специалист этой же отрасли, а не просто менеджер по персоналу);
- управление ресурсами (всеми доступными видами и категориями, главными из которых являются информация и документы).
Данные базовые компетенции необходимо отражать в образовательных программах профессиональной подготовки и переподготовки (зона ответственности образовательных учреждений и учебно-методических объединений), а также в должностных инструкциях соответствующих управленцев при формулировании конкретных трудовых функций (это уже зона ответственности работодателей).
Что дает Профессиональный стандарт?
В настоящее время Профессиональный стандарт адресован прежде всего учебным заведениям — университетам и институтам, которые проходят аккредитацию, решают задачи разработки новых образовательных программ в связи со Стратегией развития информационного общества в России, формируют программы дополнительного профессионального образования для подготовки / переподготовки опытных практиков, работающих в сфере управления документами без специального образования.
На основе Профессионального стандарта центры оценки профессиональных компетенций будут разработывать комплекты оценочных материалов для подтверждения квалификационного уровня работников (в порядке личной инициативы или по направлению работодателя и за его счет).
Профессиональный стандарт призван унифицировать и привести к единому и достаточно высокому уровню профессиональную подготовку современных специалистов и управленцев в области работы с документами и в конечном счете укрепить престиж профессии.
Руководству организаций (топ-менеджменту) следует понять:
- свою законодательно установленную ответственность за документальный и архивный фонды вверенных им организаций;
- что профессиональный управляющий документами фактически является доверенным лицом первого руководителя и его «правой рукой». И в общем море информации только документы, которыми необходимо управлять, обладают юридической силой, фиксируют управленческие решения и историю их разработки, запечатлевают историю организации, управления ею, владения собственностью, являются не «бумажками», а важнейшим нематериальным активом, т.к. выполняют функцию доказательства!
Каждый сотрудник службы делопроизводства может рассматривать Профессиональный стандарт как инструмент, позволяющий укрепить престиж профессии и повысить самооценку. При взаимодействии со специалистами других отраслей нужно постепенно переходить от роли «обслуживающего персонала» к роли «квалифицированного специалиста», который общается на равных.
Для кадровых служб Профессиональный стандарт является основой для определения конкретных требований к квалификации работников, для определения их трудовых функций. На его основе может производиться поиск кандидатов на позиции в службе делопроизводства, их обучение и повышение квалификации, мотивация и аттестация, развитие и построение карьеры и т.п. (обычно закрепляется в Политике управления персоналом). Кроме того, в Профессиональном стандарте обобщенные трудовые функции в сфере управления документами идентифицированы в соответствии с общероссийскими классификаторами технико-экономической информации, что удобно для аналитики и составления необходимой отчетности.
А конкретные перечни выполняемых трудовых действий, необходимых умений и знаний позволяют и кадровой службе, и руководителям структурных подразделений разрабатывать должностные инструкции / служебные должностные регламенты, использовать работников в соответствии с их специальностью и квалификацией, т.е. эффективнее управлять имеющимися трудовыми ресурсами.
Профессиональный стандарт можно применять по мере развития организации, он не требует обязательного и немедленного переименования должностей, переработки схем оргструктуры и штатного расписания! Он показывает перспективу развития тех функций, которые формируются в области работы с документами.
Таблица 2. Новые характеристики специалиста по управлению документацией / руководителя в сфере ДОУ
Квалификационные уровни
Наименования должностей в Профессиональном стандарте названы как «возможные наименования должностей, профессий», т.е. внесение каких-то обязательных изменений в штатное расписание не предусмотрено. Используемые в нем показатели уровней квалификации регламентированы еще и приказом Минтруда России5. Если предыдущий Профстандарт рассматривал 3-й, 5-й и 6-й квалификационные уровни для нашей сферы деятельности (см. Таблицу 1), то новый стандарт продолжает рассматривать 6-й уровень и переходит к более высоким 7-му и 8-му уровням квалификации. Для каждого квалификационного уровня определены соответствующие полномочия и ответственность, умения и знания, функции, необходимый уровень образования (см. Таблицы 2, 3 и 4), которые должны учитываться в процессе назначения на должность, аттестации и построения карьеры.
Для правильного понимания основных требований Профессионального стандарта необходимо соотнести их с требованиями приказа Минтруда.
В небольшой организации, когда служба делопроизводства не создается, специалист-документовед 6-го квалификационного уровня может работать в статусе целой службы и выполнять все функции в области ДОУ, которые нужны этой компании.
Руководитель службы делопроизводства, которая создается в крупных организациях, вполне может ставить вопрос о подчиненности своего подразделения первому руководителю, т.к. вопросы стратегии и политики в области управления документами (что определяется 7-м квалификационным уровнем) находятся в зоне ответственности первого лица организации.
А управляющий делами крупной корпорации / холдинга вполне может выстроить свою менеджерскую карьеру как руководитель 8-го квалификационного уровня, который обязателен и для других руководителей организации в соответствии с профессиональными стандартами в других сферах деятельности.
Для достижения каждого квалификационного уровня в области управления документами необходим практический опыт работы, но пути достижения соответствующего квалификационного уровня, установленные приказом Минтруда, предусматривают еще и освоение профильных образовательных программ (см. Таблицу 3).
Именно поэтому сложилось мнение, что Профессиональный стандарт сейчас прежде всего предназначен для образовательных учреждений, которые должны сформировать новое единое поле компетенций. А уже следствием этого станет перелом в общественном сознании в отношении специалистов нашей сферы — мы управляем не «бумажками», а ценным нематериальным активом организации (документированной информацией).
Таблица 3. Требования к образованию специалиста, руководителя в сфере управления документами по Профессиональному стандарту и приказу Минтруда
Трудовые функции в области управления документами и их использование в должностных инструкциях
Описание трудовых функций в Профессиональном стандарте представлено в форме таблиц, в которых закрепляется:
- сначала обобщенное наименование трудовых функций (кстати, за каждой из них закреплены свои возможные наименования должностей и квалификационные уровни — показаны в Таблице 2),
- далее каждая обобщенная трудовая функция «каскадируется», т.е. разбивается на совокупность составляющих ее конкретных трудовых функций (см. Таблицу 4);
- для каждой конкретной трудовой функции перечисляются свои трудовые действия и необходимые для их выполнения знания и умения (см. Фрагмент документа далее).
Эта структурированная информация существенно облегчит вам разработку должностных инструкций специалистам и управленцам в сфере управления документами! Как это можно использовать, покажем далее в Примере 1.
Таблица 4. Какие конкретные трудовые функции входят в состав обобщенных трудовых функций
Но заимствовать формулировки из Профессионального стандарта надо с пониманием:
- конкретные трудовые функции в очень небольшой степени гармонизированы с установленными квалификационными требованиями (см. приказ Минтруда о квалификационных уровнях);
- в конкретных трудовых действиях порой используются устаревшие формулировки, не соответствующие современным подходам и технологиям ДОУ;
- кроме того, в трудовых функциях совершенно не находят отражения базовые управленческие компетенции: начиная с прогнозирования, планирования и заканчивая управлением ресурсами и даже управлением рисками (все риски подлежат документированию — это подразумевает Политика управления рисками и это же соответствует Политике управления документами).
Итак, с учетом необходимых правок и в зависимости от ситуации в конкретной организации формулировки трудовых функций, закрепленные Профессиональным стандартом, уже сейчас могут быть использованы при необходимости в процессе переработки должностных инструкций специалистов и управленцев, работающих в сфере управления документами:
Таблица 5. Какую информацию из Профессионального стандарта в каких разделах должностной инструкции можно использовать
Теперь покажем на примере, как, отталкиваясь от формулировок Профессионального стандарта, можно усовершенствовать описание трудовой функции в должностной инструкции. Причем постараемся добавить идеи о том, что управление документами является специальной управленческой функцией! Глобально Профстандарт нацелен именно на это (он предлагает такие наименования должностей, как управляющий документацией и заместитель руководителя организации в этой предметной области), однако заложенные в нем формулировки трудовых функций данную идею в полной мере реализовать не смогли. Восполним данный пробел.
Фрагмент документа
Описание трудовой функции № 3.1.1 в Профессиональном стандарте «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н
Пример 1. Трудовые действия для трудовой функции «Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления»
В формулировках 6 конкретных трудовых действий (отмечено цифрой 2 во Фрагменте документа выше) для трудовой функции «Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления» (цифра 1 там же и в Таблице 4) рекомендуем добавить управленческий аспект, опыт лучших практик и современную терминологию. Поэтому трудовые действия в должностной инструкции лучше записать так (через косую черту написаны равноценные варианты, из которых вы можете выбрать более понравившийся):
- контроль соответствия локальных нормативных актов организации действующему законодательству и другим нормативным правовым актам Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- контроль сроков действия локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- методическое руководство применением локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- разработка и согласование проектов локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- разработка системы идентификации и классификации локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- принятие решений о способах трансляции / разработка системы трансляции / опубликования локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами.
Поскольку управление документацией должно распространяться на документы всех систем документации, которые образуются в деятельности организации, то специалист может выполнять еще следующие современные и необходимые функции (как самостоятельно, так и под руководством начальника службы делопроизводства):
- разработка правил и регламентов создания, согласования и утверждения локальных нормативных актов организации;
- разработка электронных шаблонов и электронных бланков для создания локальных нормативных актов (по видам и разновидностям);
- формирование базы данных локальных нормативных актов организации.
Выводы
В процессе разработки Профессиональный стандарт широко не обсуждался в профессиональном экспертном сообществе, поэтому его утверждение не вызвало взрыва интереса как со стороны кадровых служб, так и со стороны служб делопроизводства.
Этот новый стандарт разрабатывался (как и предыдущий Профстандарт) под руководством Национальной ассоциации офисных специалистов и административых работников. В числе разработчиков данного стандарта значится 7 организаций, и только 2 из них относятся к образовательным учреждениям: РГГУ и Колледж МИДа России. В разработке участвовали 2 коммерческие компании (ООО), осуществляющие функции центров аттестации, что в терминах антимонопольного законодательства может характеризоваться как проявление «заинтересованности».
В заключение еще раз подчеркнем, что нам стоит быть благодарными Профессиональному стандарту за введение новых (рекомендуемых) наименований должностей и других важных положений.
Разработка любого стандарта по управлению документами — новое и трудное дело, особенно в условиях неустоявшегося понимания предметной области, которая к настоящему времени окончательно не сформировалась.
Управление документами подразумевает и управление архивными документами, документами в электронной форме, внедрение информационных технологий. Поэтому при формулировании соответствующих трудовых функций необходимы как конкретизация трудовых действий специалиста в области управления документами, так и разграничение зон его ответственности со взаимодействующими подразделениями. К сожалению, этого пока не хватает в новом стандарте.
Сейчас специалисты Росархива и РГГУ с привлечением экспертов отрасли активно разрабатывают следующий профессиональный стандарт — для архивиста. Можно предположить, что в рамках гармонизации профессиональных квалификационных требований и трудовых функций будут сформулированы предложения по внесению изменений и в проанализированный нами Профессиональный стандарт.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
— гражданское,
— трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.
III. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.