Должностная инструкция начальника отдела кадров имеет свои нюансы. На должностные обязанности начальника отдела кадров влияет и размер компании, и особенности менеджмента, и наличие штата в подчинении. В одних компаниях начальник отдела кадров возглавляет всю работу с персоналом, в других — существует директор по персоналу, а начальник отдела кадров отвечает, в основном, за кадровое делопроизводство. Основные должностные обязанности, предусмотренные нашим образцом должностной инструкции начальника отдела кадров, — разработка кадровой политики, организация подбора и аттестации сотрудников, анализ кадровой работы.
Должностная инструкция начальника отдела кадров
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.
1.4. На время отсутствия начальника отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.
1.6. Начальник отдела кадров должен знать:
— трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения;
— структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития;
— порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
— состояние рынка труда;
— системы и методы оценки персонала;
— кадровое делопроизводство;
— основы психологии и социологии труда.
1.7. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.
2.2. Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
2.3. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.
2.4. Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
2.5. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
2.6. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
2.7. Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.
2.8. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.9. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.10. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
2.11. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.
3. Права начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.
3.6. Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела кадров»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела кадров бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела кадров
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела кадров __________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела кадров должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее ______ лет.
1.4. Назначение на должность начальника отдела кадров и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия по представлению _________________________________________________________________.
(заместителя директора или иного должностного лица)
1.5. Подчиняется начальник отдела кадров непосредственно директору предприятия.
1.6. Если начальник отдела кадров отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется:
— уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией;
— законодательными и нормативными документами по вопросам исполняемых должностных обязанностей;
— методическими материалами по соответствующим вопросам;
— приказами и распоряжениями директора предприятия.
1.8. Начальник отдела кадров должен знать:
— порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
— источники обеспечения предприятия кадрами и состояние рынка труда;
— системы и методы оценки персонала;
— методические материалы по управлению персоналом;
— структуру и штаты предприятия;
— специализацию и перспективы развития предприятия;
— кадровую политику и стратегию предприятия;
— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
— организацию табельного учета;
— методы учета движения кадров;
— порядок составления установленной отчетности;
— возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;
— основы профессиографии, профориентационной работы;
— основы экономики, организации производства и управления;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— законодательство РФ о труде, а так же законодательные и нормативные акты по вопросам исполняемых должностных обязанностей;
— передовой отечественный и зарубежный опыт работы с кадрами;
— основы социологии, психологии и организации труда, правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На начальника отдела кадров возлагаются следующие функции:
2.2. Осуществляет научно-методическое обеспечение кадровой работы.
2.3. Организует проведение аттестации работников предприятия.
2.4. Руководит работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.
2.5. Создает здоровые и безопасные условия труда для подчиненных работников.
2.6. Контролирует надлежащее оформление установленной документации.
III. Должностные обязанности
Начальник отдела кадров исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
3.2. Руководит работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
3.3. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, руководствуясь информацией полученной от изучения рынка труда.
3.4. Организует установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
3.5. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения.
3.6. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.
3.7. Принимаетучастие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
3.8. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, руководствуясь трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
3.9. Организует учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
3.10. Организует табельный учет.
3.11. Осуществляет организацию составления и выполнения графиков отпусков.
3.12. Организует контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
3.13. Проводит организацию анализа причин текучести.
3.14. Осуществляет организацию разработки мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
3.15. Проводит работу по подбору, отбору и расстановке кадров, основываясь на оценке их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.
3.16. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.
3.17. Организует совместно с руководителями подразделений проведение стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности молодых специалистов и молодых рабочих.
3.18. Проводит планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
3.19. Проводит работу целью которой является обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, создание банка данных о персонале предприятия, его своевременного пополнения, оперативного представления необходимой информации пользователям.
3.20. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства РФ, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
3.21. Систематически анализирует кадровую работу, осуществляемую на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
3.22. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
3.23. Руководит работниками отдела.
3.24. Обеспечивает:
— социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости;
— соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников;
— предоставление им установленных льгот и компенсаций.
IV. Права
Начальник отдела кадров имеет право:
4.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с предложениями по совершенствованию работы, которая связана с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций;
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. Взаимодействовать с руководителями всех служб, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, относящимися к деятельности отдела кадров.
V. Ответственность
Начальник отдела кадров несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Руководитель отдела кадров играет ключевую роль в организации, ответственный за управление человеческим капиталом компании. Его главная задача — обеспечить эффективное управление персоналом, развитие и мотивацию сотрудников, а также соблюдение законодательства в сфере трудовых отношений. Для успешного выполнения своих обязанностей руководитель отдела кадров должен следовать определенной должностной инструкции.
Скачать образец должностной инструкции руководителя отдела кадров
Скачать бланк должностной инструкции руководителя отдела кадров
Должностная инструкция руководителя отдела кадров — Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность руководителя отдела кадров.
1.2. Руководитель отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности приказом директора организации.
1.3. На должность руководителя отдела кадров назначается лицо, имеющее:
- высшее профессиональное образование (желательно в области менеджмента, юридическое и/или психологическое);
- опыт работы на руководящих должностях по организации управления кадрами не менее пяти лет.
1.4. В своей деятельности руководитель отдела кадров руководствуется:
- действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации, приказами и распоряжениями директора организации;
- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
1.5. Руководитель отдела кадров должен знать:
- трудовое и гражданское законодательство РФ;
- методические материалы по управлению персоналом;
- структуру организации и перспективы ее развития;
- кадровую политику и кадровую стратегию организации;
- формы, методы и средства обучения сотрудников;
- порядок заключения договоров на обучение с учебными заведениями и финансирования затрат на обучение;
- порядок ведения учета и составления отчетности по подготовке кадров и повышению их квалификации;
- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел сотрудников;
- порядок расчета общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий;
- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности, ведения банка данных о персонале организации;
- единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- порядок контроля за исполнением документов;
- основы экономики, этики, социологии, психологии, правила делового общения;
- компьютерные программы и современные информационные системы по работе с кадрами;
- правила охраны труда и техники безопасности.
1.6. Руководитель отдела кадров подчиняется непосредственно директору организации.
1.7. Руководителю отдела кадров подчиняются все сотрудники отдела кадров.
1.8. В период отсутствия руководителя отдела кадров (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности временно возлагаются на заместителя начальника отдела кадров.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
В обязанности руководителя отдела кадров входит:
2.1. Руководство сотрудниками отдела кадров.
2.2. Руководство работой по комплектованию организации кадрами, ведению и своевременному пополнению банка данных о количественном и качественном составе кадров.
2.3. Определение критериев поиска и подбора персонала.
2.4. Разработка планов, методик и программ обучения и развития персонала.
2.5. Руководство разработкой и внедрением локальных нормативных актов организации.
2.6. Организация разработки прогнозов текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с организациями аналогичного профиля, информирования сотрудников внутри организации об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о вакансиях.
2.7. Обеспечение заключения договоров с учреждениями профессионального образования, курсами повышения квалификации, организациями, в том числе зарубежными, по обучению и стажировке персонала, определение затрат на обучение, организация направления сотрудников на учебу в соответствии с заключенными договорами, оформление необходимых документов сотрудникам, направляемым на обучение за рубеж.
2.8. Обеспечение функционирования системы адаптации новых сотрудников в организации.
2.9. Обеспечение постоянного повышения уровня профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников организации в соответствии с целями и стратегией организации, кадровой политикой, направлениями и уровнем развития техники, технологии и организации управления, освоением новых видов товаров, работ (услуг) для эффективной работы организации.
2.10. Организация проведения аттестации сотрудников, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определение круга специалистов, подлежащих повторной проверке.
2.11. Изучение причины текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению.
2.12. Контроль соблюдения социальных гарантий сотрудников организации.
2.13. Учет личного состава организации и ее подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
2.14. Организация:
- своевременного приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора, а также другой установленной документацией по кадрам;
- формирования и ведения личных дел сотрудников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
- подготовки необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления сотрудников к поощрениям и награждениям;
- заполнения, учета и хранения трудовых книжек;
- подсчета трудового стажа, выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников;
- учета предоставления отпусков сотрудникам, контроля за составлением и соблюдением графиков отпусков;
- оформления карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций;
- подготовки документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
2.15. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением сотрудниками Правил внутреннего трудового распорядка.
2.16. Ведение установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
3. ПРАВА
Руководитель отдела кадров имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений директора, касающимися деятельности отдела кадров.
3.2. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений организации по кадровым вопросам. Запрашивать у руководителей и других сотрудников необходимую информацию (отчеты, объяснения и т. д.), а также разъяснения обо всех сделках, контактах и проектах организации с целью проведения анализа потребности организации в соответствующих специалистах.
3.3. Вступать в официальные взаимоотношения с любыми юридическими и физическими лицами в рамках полномочий, предоставленных ему настоящей инструкцией. В необходимых случаях представлять организацию во взаимоотношениях с государственными органами.
3.4. Требовать от директора оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Рекомендовать директору:
- принимать, переводить (перемещать), увольнять сотрудников, непосредственно подчиненных начальнику отдела кадров;
- производить в организации необходимые структурные преобразования.
3.6. Выдвигать и защищать перед руководством организации проекты развития, обучения и управления персоналом.
3.7. Распределять обязанности между сотрудниками отдела кадров, составлять их должностные инструкции, контролировать их выполнение.
3.8. Готовить предложения о поощрении сотрудников отдела кадров, отличившихся в решении вопросов, входящих в их компетенцию, и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на сотрудников отдела кадров за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими должностных обязанностей.
3.9. Подписывать и визировать:
- документы внутреннего характера (служебные записки, внутреннюю переписку, отчеты, представления и т. д.);
- документы внешней переписки;
- платежные документы о расходовании средств в пределах утвержденного бюджета.
3.10. Распределять премии среди непосредственно подчиненных ему сотрудников в пределах выделенных средств.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Руководитель отдела кадров несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ и заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ и заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от 21.03.2022 № 67.
Обязанности руководителя отдела кадров:
1. Разработка и внедрение стратегии управления персоналом, соответствующей целям и задачам компании.
2. Планирование и координация процесса подбора, адаптации и обучения сотрудников.
3. Организация и контроль работы отдела кадров, распределение задач между сотрудниками.
4. Разработка и внедрение системы мотивации и стимулирования персонала.
5. Обеспечение соблюдения трудового законодательства и внутренних правил компании.
6. Участие в разработке и внедрении корпоративной культуры.
7. Разрешение конфликтов и проблемных ситуаций в коллективе.
Функции руководителя отдела кадров:
1. Планирование и организация работы отдела кадров, установление приоритетов и контроль исполнения задач.
2. Подбор, оценка и развитие персонала, проведение аттестации и оценки производительности.
3. Разработка и внедрение системы стимулирования и мотивации сотрудников.
4. Взаимодействие с другими подразделениями компании по вопросам управления персоналом.
5. Проведение переговоров с профсоюзами и представителями работников.
6. Организация обучения и развития персонала, планирование карьерного роста сотрудников.
Требования к руководителю отдела кадров:
1. Высшее образование в области управления персоналом или психологии труда.
2. Опыт работы на аналогичной должности не менее 3-х лет.
3. Глубокие знания трудового законодательства и методов управления персоналом.
4. Навыки планирования, координации и контроля работы коллектива.
5. Коммуникабельность, умение работать в команде, убеждать и влиять на других.
6. Аналитический склад ума, способность принимать обоснованные решения.
В заключение, руководитель отдела кадров является ключевым фигурантом в организации, обеспечивающим эффективное управление персоналом и создание благоприятной рабочей атмосферы. Соблюдение должностной инструкции поможет ему успешно выполнять свои обязанности, достигать поставленных целей компании и развивать человеческий капитал организации.
Должностная инструкция начальника отдела кадров используется для определения полномочий сотрудника в иерархии компании. В документе описываются нюансы взаимодействия с подчиненными и руководством. Чаще всего в инструкцию включают 4 раздела, которые могут быть дополнены работодателем еще несколькими пунктами, конкретизирующими отдельные направления трудовых отношений исходя из специфики деятельности компании.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции начальника отдела кадров .doc
Образец должностной инструкции начальника отдела кадров
1. Основной раздел
- Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от неё в соответствии с приказом директора компании.
- Начальник отдела кадров подчиняется напрямую директору компании.
- На срок отсутствия начальника отдела кадров его функции на работе исполняет его заместитель.
Кандидат на должность обязан соответствовать следующим требованиям по квалификационным стандартам:
- высшее образование;
- продолжительность работы в кадровых службах от 3 лет, в том числе, не менее года на руководящей должности.
Начальник отдела кадров должен обладать знаниями следующих областей:
- законодательства, регулирующего трудовые отношения;
- правил корпоративного документооборота по кадровым вопросам;
- норм оформления требуемых документов по кадровым вопросам;
- основных подходов к поиску требуемых работников;
- основ проведения тестирования соискателей и собеседований с ними;
- управленческой системы компании;
- действующего кадрового состава компании;
- планирования кадровых потребностей компании;
- состояния и перспектив рынка труда в соответствующих регионах и отраслях корпоративной деятельности;
- основ теории трудовых отношений;
- заполнения базы данных компании по сотрудникам;
- действующих профстандартов по корпоративным позициям;
- методик расчета нагрузки и качественных показателей сотрудников;
- порядка предоставления льгот и премий работникам;
- правил пользования оргтехникой и необходимыми компьютерными программами.
Начальник отдела кадров руководствуется:
- нормативно-правовыми актами РФ;
- корпоративными документами;
- положениями данной инструкции.
2. Функции
Начальник отдела кадров отвечает за:
- Организацию заполнения требуемых рабочих позиций.
- Взаимодействие с руководителями подразделений компании по кадровым вопросам.
- Взаимодействие с кадровыми агентствами и другими контрагентами по поиску сотрудников.
- Участие в проведении аттестационных мероприятий персонала компании.
- Проведение анализа рынка труда.
- Планирование и прогнозирование в области рынка труда.
- Мониторинг качества работы сотрудников компании.
- Взаимодействие с соискателями по вопросам тестирования, собеседований и проверки их данных.
- Мониторинг законодательной активности в кадровой области.
- Организацию системы премирования сотрудников компании.
- Консультацию соискателей и начинающих работников по основным моментам трудовых отношений в компании.
- Организацию работы подчиненных по кадровым вопросам.
- Организацию эффективной работы вверенного отдела.
- Внесение предложений генеральному директору по вопросам в своей сфере компетенции.
3. Ответственность
Начальник отдела кадров может нести ответственность в следующих случаях:
- За ущерб, причиненный компании, из-за своей некомпетентности — в соответствии с трудовым законодательством.
- За разглашение внутренней конфиденциальной информации — в пределах, которые определены в соответствующем законодательстве.
- За допущенные на работе нарушения законов — в соответствии с пунктами соответствующих разделов законодательства.
4. Права
Начальник отдела кадров владеет правами:
- Принимать решения по ротации кадров в своем подразделении.
- Вносить предложения по совершенствованию процессов в сфере своей ответственности руководству компании.
- Участвовать в совещаниях, где затрагиваются кадровые вопросы.
- Подписывать кадровую документацию.
- Представлять компанию во взаимоотношениях по вопросам кадров как с соискателями, так и с соответствующими контрагентами.
- Требовать от сотрудников службы безопасности и других подразделений оперативного представления необходимой для работы информации.
- Требовать от директора компании поддержания мероприятий, необходимых для функционирования своего отдела.
5. Условия трудовой деятельности
- Руководителю компенсируются его рабочие расходы на сотовую связь и транспорт в размерах, оговоренных в трудовом договоре.
- Начальник отдела кадров получает премии по итогам года, при условии выполнения планов по заполнению кадровых позиций, и в размерах, оговоренных в трудовом договоре и других документах компании.
- Работодатель обязуется оплачивать руководителю профильные курсы по повышению квалификации не реже, чем один раз в 2 года.
Для чего нужна должностная инструкция?
В любой компании пакет должностных инструкций по разным позициям входит в перечень типовых трудовых документов. Это обусловлено тем, что:
- инструкция формализует рабочее взаимодействие работодателя и работника компании;
- инструкция является средством профилактики конфликтных ситуаций на работе, т.к. в случае разногласий стороны могут ссылаться на соответствующее содержание документа;
- корректно составленный документ обладает юридической силой и может фигурировать в правовых и рабочих спорах.
И для компании, и для сотрудника, инструкция помогает определить, что сторонам ждать друг от друга в трудовых взаимоотношениях.
Принципы составления документа
Отечественное законодательство не дает четкого определения форматы инструкции. Поэтому любая компания имеет возможность составить документ исходя из конкретных задач. Но есть и некоторые деловые стандарты её составления. Так, обычно в документ входят следующие разделы:
- Основной раздел.
- Обязанности.
- Права.
- Ответственность.
Каждый из этих разделов заполняется на стандартной основе, затем дополняется пунктами под конкретные нужды компании. К базовым разделам иногда добавляются и дополнительные, позволяющие работодателю обозначить наиболее важные моменты в рабочих взаимоотношениях. Обычно в дополнительных разделах описывают должностные связи и условия труда.
Общий раздел
Инструкцию открывает раздел, где дается описание основ взаимодействия сотрудника и компании-работодателя. Самая важная его часть — это описание квалификационных требований для сотрудника и навыков, владения которыми ждет от него работодатель. Также в разделе присутствуют пункты о временной замене сотрудника, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Применительно к позиции руководителя важно грамотно обозначить требования по квалификации, чтобы такие требования, как уровень знания иностранного или руководящий стаж, не помешали приему подходящий кандидатов.
Навыки начальника отдела кадров должны соотносится с его должностными обязанностями, представленными в следующем разделе ДИ.
Функции
Пожалуй, самый важный раздел документа. Ведь именно тут дается перечень должностных обязанностей начальника кадрового отдела, а они могут довольно сильно отличаться из-за размеров компании или её отраслевых особенностей. Понятно, что функции начальника по кадрам в небольшой фирме несопоставимы с аналогичной должностью в крупной международной компании. В общем виде, чем крупнее компания, тем большее количество второстепенных обязанностей можно переложить на ассистентов и секретарей руководителя.
Ответственность
Раздел отведен для описания нарушений, за которые руководителя могут привлечь к ответственности. Для крупных компаний желательно акцентировать внимание на ответственности за нарушение конфиденциальности и передачу внутренней информации третьей стороне.
Ответственность описывается в общем виде. Конкретные меры наказания, если факт нарушения действительно доказан, определяются в ходе юридических разбирательств.
Права
В разделе описывают, какие права есть у руководителя. Права начальника кадрового отдела довольно стандартны для любых компаний, но могут быть дополнены в соответствии со спецификой деятельности компании. Так, можно более подробно описать права по взаимодействию со службой безопасности компании или по кадровым вопросам во взаимоотношениях с другими руководителями.
Условия трудовой деятельности
Раздел включают, что бы подробнее прописать какие-то льготы для работника. Применительно к руководящей позиции обычно в раздел добавляют возможность предоставления служебного транспорта, оплату работодателем подписки на отраслевую прессу, доступа к информационным онлайн-платформам и другие приятные «фишки».
Составленная и согласованная должностная инструкция должна быть распечатана на фирменном бланке компании в единственном экземпляре. Для вступления документа в силу в нем необходимо поставить подписи работника, руководителя компании и лиц, с которыми согласовывалось назначение на должность. Печать организации в ДИ не требуется.
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция начальника отдела кадров
№ 20-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела кадров ООО «Бета».
1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению директора по персоналу ООО «Бета».
1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно директору по персоналу ООО «Бета».
1.4. На должность Начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее образование – специалитет, магистратура и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом, операционного и тактического управления), прошедшее обучение по программам повышения квалификации в области управления персоналом, операционного и тактического управления и имеющее опыт практической работы не менее пяти лет в области управления персоналом.
1.5. Начальник отдела кадров должен знать:
– трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
– основы архивного законодательства и нормативные правовые акты РФ в части ведения документации по персоналу;
– законодательство РФ о персональных данных;
– основы налогового законодательства РФ;
– основы законодательства об образовании РФ;
– основы миграционного законодательства РФ в части привлечения и трудоустройства иностранных граждан и лиц без гражданства;
– основы административного законодательства в области управления персоналом и ответственности должностных лиц;
– нормативные правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по предоставлению учетной документации;
– организационно-штатную структуру ООО «Бета»;
– локальные нормативные акты ООО «Бета» в области управления персоналом;
– основы правового регулирования порядка заключения гражданско-правовых договоров в России;
– порядок заключения договоров (контрактов);
– основы документационного обеспечения;
– нормы этики и делового общения;
– базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
– методы, способы и инструменты управления персоналом;
– цели, стратегию развития и бизнес-план ООО «Бета»;
– политику управления персоналом ООО «Бета»;
– методы анализа количественного и качественного состава персонала;
– системы стандартов по бизнес-процессам, профессиям, нормам труда;
– системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
– технологии и методы формирования и контроля бюджетов;
– порядок проведения закупочных процедур и оформления сопутствующей документации;
– основы производственной деятельности ООО «Бета»;
– основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда, экономики труда, безопасных условий труда;
– порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
– источники обеспечения ООО «Бета» кадрами;
– состояние рынка труда;
– теории управления персоналом и его мотивации;
– методы анализа выполнения планов и задач, определения их экономической эффективности;
– формы и методы оценки персонала и результатов их труда;
– технологии оперативного управления персоналом организации;
– системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
– технологии и методы формирования и контроля бюджетов;
– теории и методы управления развитием персонала;
– политика управления персоналом и социальная политика организации;
– цели, стратегия развития и бизнес-план организации;
– методики планирования и прогнозирования потребности в персонале;
– методы управления развитием и эффективностью организации, методы анализа выполнения планов и программ, определения их экономической эффективности;
– методы оценки работы структурных подразделений, результатов труда персонала;
– методы проведения аудита и контроллинга оперативных управленческих процессов;
– порядок урегулирования трудовых споров;
– требования и правила проведения аудита работы с персоналом;
– формы социального партнерства и взаимодействия с профессиональными союзами и другими представительными органами работников, и иными организациями;
– методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
– порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
– порядок формирования и ведения банка данных о персонале ООО «Бета»;
– организацию табельного учета;
– методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности;
– передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;
– основы социологии, психологии и организации труда;
– основы профессиографии и профориентационной работы;
– основы экономики, организации производства и управления;
– культуру труда и этику делового общения;
– правила пользования офисной техникой, средствами коммуникации и связи;
– правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности Начальник отдела кадров руководствуется:
– нормативными актами и методическими материалами, регламентирующими организацию кадровой работы и деятельность кадровой службы;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– правилами по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела кадров его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Возглавляет работу по комплектованию ООО «Бета» работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации, формированию и ведению банка данных о составе кадров, их развитии и движении.
2.2. Организует разработку прогнозов, определяет текущую и перспективную потребность в кадрах. Изучает рынок труда, устанавливает прямые связи с учебными заведениями и службами занятости, контакты с организациями аналогичного профиля. Информирует работников ООО «Бета» об имеющихся вакансиях, использует средства массовой информации для размещения объявлений о вакансиях.
2.3. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии ООО «Бета».
2.4. Ведет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
2.5. Обеспечивает прием, размещение и расстановку новых работников в соответствии с профессией и специальностью. Совместно с руководителями структурных подразделений организует проведение их стажировки и работу по адаптации.
2.6. Ведет планомерную работу по созданию кадрового резерва на основе планирования карьеры работников, подготовки кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационного передвижения руководителей и специалистов, обучения на специальных курсах, стажировки на соответствующих должностях.
2.7. Организует проведение аттестации работников ООО «Бета», ее методическое и информационное обеспечение. Принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по результатам аттестации, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.
2.8. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности.
2.9. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, локальными нормативными актами, приказами генерального директора ООО «Бета». Организует учет личного состава, выдачу справок о трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
2.10. Разрабатывает систему операционного управления персоналом и работы структурного подразделения:
– анализ успешных корпоративных практик по вопросам стратегического и оперативного управления персоналом ООО «Бета»;
– постановка оперативных целей по вопросам управления персоналом;
– разработка планов, программ и процедур в управлении персоналом;
– разработка предложений по структуре подразделения и потребности в персонале;
– разработка предложений по обеспечению персоналом, формированию систем оценки, развития, оплаты труда, корпоративным социальным программам и социальной политике;
– разработка предложений о затратах и формированию бюджета на персонал;
– разработка предложений по заключению договоров по управлению персоналом с поставщиками услуг и проведение предварительных процедур по их заключению.
2.11. Реализует операционное управление персоналом и работой структурного подразделения:
– планирование деятельности подразделения и персонала;
– оперативное управление персоналом подразделения ООО «Бета»;
– расчет затрат по подразделению и подготовка предложений для формирования бюджета;
– разработка стандартов деятельности подразделения и унификация процессов;
– проведение инструктажа по охране труда;
– постановка задач работникам структурного подразделения, определение ресурсов для их выполнения, контроль исполнения;
– анализ планов и отчетности подчиненных работников, разработка предложений по улучшению показателей деятельности подразделения;
– формирование отчетов о работе структурного подразделения.
2.12. Осуществляет администрирование процессов и документооборота по операционному управлению персоналом и работе структурного подразделения:
– анализ процессов документооборота, локальных документов по вопросам операционного управления персоналом и работы структурного подразделения, бизнес-процессов ООО «Бета», удовлетворенности персонала;
– документационное оформление результатов операционного управления персоналом и работы структурного подразделения, результатов аудита работы с персоналом;
– подготовка предложений по развитию систем операционного управления персоналом и работы структурного подразделения, по необходимым корректирующим и превентивным мерам;
– разработка системы анализа и контроля работы персонала;
– контроль, сравнение и анализ процессов в области оперативного управления персоналом, результатов управленческих мероприятий, определение факторов, вызывающих отклонение от плановых показателей;
– подготовка и обработка запросов, уведомлений, сведений о работниках в государственные органы, профессиональные союзы, общественные организации;
– сопровождение договоров оказания услуг по вопросам оперативного управления персоналом и работе структурного подразделения, включая предварительные процедуры по их заключению;
– подготовка предложений по формированию бюджета на персонал организации;
– выполнение требований по хранению информации о результатах действия систем операционного управления персоналом и работы структурного подразделения.
2.13. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам ООО «Бета» и их семьям.
2.14. Контролирует исполнение руководителями структурных подразделений требований трудового законодательства.
2.15. Проводит систематический анализ кадровой работы в ООО «Бета», разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.16. Возглавляет разработку проектов методических и инструктивных материалов по направлениям деятельности отдела кадров.
2.17. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков. Контролирует состояние трудовой дисциплины в ООО «Бета» и соблюдение работниками Правил внутреннего трудового распорядка. Анализирует причины текучести кадров, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
3. ПРАВА
Начальник отдела кадров имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности Начальника отдела кадров.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО «Бета» и своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно—технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник отдела кадров несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Начальника отдела кадров определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника отдела кадров в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.
Должностную инструкцию составила:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлена:
________________ Е.В. Васильева
Юрист _________________________ Н.А. Павлов