Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»
Вы можете скачать должностную инструкцию офис-менеджера бесплатно. Должностные обязанности офис-менеджера
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность офис-менеджера принимается я лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (делопроизводитель, секретарь — референт, инспектор, и пр.).
1.3. Офис-менеджер назначается должность и освобождается от нее по приказу генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер обязан руководствоваться:
— Уставом предприятия;
— действующим законодательством РФ;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— распоряжениями, приказами и указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
— данной должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;
— вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;
— выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD, COTUS.
1.6. Офис-менеджер должен знать:
— направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
— государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;
— инструкцию по делопроизводству;
— систему первичного кадрового учета;
— правила пользования вычислительной и организационной техникой;
— правила делового общения, деловой этикет;
-служебную субординацию;
— правила ведения телефонных переговоров;
— нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;
1.7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.
2. Основные обязанности
Офис-менеджер обязан:
2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
2.2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
2.6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
2.9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
2.10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
2.11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.12. Производить регистрацию и вести учет договоров.
2.13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
2.14. Оформлять командировочные документы.
2.15. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.
2.16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.
2.17. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.
2.18. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
2.19. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.
2.20. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
2.21. Соблюдать конфиденциальность информации.
2.22.Выполнять все распоряжения руководства.
2.23.Соблюдать сроки и правила подготовки документов.
2.24. Обеспечивать сохранность документов.
2.25. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.
2.26. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.
3. Права
Офис-менеджер вправе:
3.2. Требовать от исполнителей доработки документации, если они подготовлены с нарушением установленных правил, норма и стандартов.
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке и исполнению документов.
3.4. Вносить свои предложения, которые направлены на оптимизацию делопроизводства и документооборота.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, которые связаны с телефонными звонками и незапланированными посещениями партнеров, клиентов, других посетителей офиса.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых обязанностей и осуществления прав, которые установлены законодательством РФ и трудовым договором.
4. Ответственность
Офис-менеджер ответственен:
4.1. За сохранение конфиденциальности информации.
4.2.За нарушение действующего законодательства РФ в процессе подготовки документов.
4.3. За нарушение правил трудового распорядка на предприятии и производственной дисциплины.
4.4. За неиспользование предоставленных ему прав, несвоевременное, некачественное, выполнение обязанностей и нарушение служебной субординации.
4.5. За необеспечение сохранности вверенных материальных ценностей и документов.
4.6. За использование коммерческой информации в личных целях.
4.7. За неправомерное использование предоставленных прав.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция офис-менеджера определяет круг прав и обязанностей сотрудника, занимающего соответствующую должность. В нашей статье рассмотрены основные аспекты данной инструкции, ее предназначение и порядок утверждения.
Для чего составляется инструкция
Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.
В должностной инструкции работодатель указывает:
- Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
- Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
- Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.
Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.
Порядок утверждения должностной инструкции
Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).
При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).
Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:
- соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
- отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
- делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).
Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:
- требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
- стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.97-2016..
Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций — образец».
При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.
Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.
Как грамотно составить трудовой договор с офис-менеджером? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте образец трудового договора, составленный экспертами системы.
Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера
В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.
Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Должностная инструкция офис-менеджера
Скачать
Структура должностной инструкции
Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:
- Общие положения о должности.
- Порядок субординации, связи по должности.
- Функциональные обязанности.
- Права сотрудника.
- Ответственность за ненадлежащее/неполное неисполнение обязанностей.
Требования к сотруднику
На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее двух лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.
Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.
Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:
- структуру компании и принципы зонирования различных служб;
- принципы управления персоналом компании;
- сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
- методы планирования и мотивации, используемые в компании;
- особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
- особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
- принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
- техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2023)».
Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.
В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:
- обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
- систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
- прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
- распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
- обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
- разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
- организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
- обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
- организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
- организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
- планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
- организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
- контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
- координация завершения/начала трудового дня.
Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
Основные права офис-менеджера следующие:
- ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
- внесение предложений по улучшению офисной работы;
- подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
- распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
- подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
- требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.
В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.
Итоги
При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.
Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение.
Главная
→
Бухгалтерские формы
→
Должностная инструкция офис-менеджера
Бухгалтерская форма:
актуально на 24 сентября 2024 г.
Должностная инструкция офис-менеджера
845
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательна ли должностная инструкция?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под подпись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Офис-менеджер: должностные обязанности
Приведем пример должностных обязанностей офис-менеджера в его должностной инструкции.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ
к системе на 2 дня.
Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»
Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.
Должностная инструкция офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.
3. Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.
4. Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»
|
_____________________________________________ (наименование учреждения, ______________________________________________ организации) |
УТВЕРЖДАЮ ________________________________ (орган юридического лица (учредители); ________________________________ (лицо, уполномоченное утверждать |
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Офис-менеджера 00.00.0000 № 00 |
________________________________ должностную инструкцию) _______ _________________ (подпись) (фамилия, инициалы) |
I. Общие положения.
- Офис-менеджер относится к категории специалистов.
2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.
3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.
4. Офис-менеджер должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;
— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;
— принципы построения организационной структуры офиса;
— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;
— порядок ведения деловой документации;
— порядок заключения договоров;
— правила пользования оргтехникой;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, с работой с системой «1С:Предприятие»;
— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;
— все бизнес-процессы, проходящие в организации.
законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством;
— внутренними нормативными актами работодателя;
— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.
7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.
8.___________________________________________________________________
II. Должностные обязанности.
Офис-менеджер:
- Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:
— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,
— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,
— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
- Ведет делопроизводство.
- Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
- Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
- Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
- Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
- Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
- Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.
- Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
- Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.
III.Права.
Офис-менеджер имеет право:
1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.
2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.
3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.
IV.Ответственность.
Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.
- _____________________________________________________________.
Должностная инструкция разработана в
соответствии с______________________
(наименование, номер и дата документа)
Руководитель структурного
Подразделения ____________ ______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
_________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000.
С инструкцией ознакомлен: ____________ ______________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.0000.
Всего в Пакет Кадровика включены 2100 образцов документов по кадрам, в т.ч. 1100 должностных инструкций >>
СКАЧАТЬ другие материалы по кадрам из «Пакета Кадровика»: образцы и бланки документов, пошаговые процедуры, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>
Обмен образцами документов (выложить, скачать) на форуме по кадрам «Обмен документами» >>
БЕЗ ОПЛАТЫ скачать и заказать по электронной почте сборник «125 образцов документов для кадровика» >>
Правила перепечатки данного материала (должностной инструкции) на другой сайт
При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—
«Источник: “Электронная библиотека “Пакет Кадровика” — http://www.kadrovik-praktik.ru »
При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.
Перепечатка данного материала в «бумажные» газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail