Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.
Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.
В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.
Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек
Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.
На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).
За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.
Назначаем ответственного за ведение воинского учета
Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).
Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.
Назначаем ответственного за обработку персональных данных
В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).
Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
- на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.
Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].
Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).
За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
- для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
- для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.
Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей
Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.
Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.
Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.
Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.
[1] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013).
[2] Часть 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).
[3] Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
[4] Часть 4 ст. 91 ТК РФ.
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 5, 2019.
При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .docСкачать образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc
Зачем нужен приказ
Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.
Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.
В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.
В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.
Кто пишет приказ
Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.
Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.
Особенности документа
В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.
Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.
Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.
При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:
- Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
- В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
- Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.
Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
Хранение документа
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.
В 2023 году кадровикам нужно не только вести книжки работников в двух форматах – бумажном и цифровом (если работник не заявил о ведении ЭТК), но и сдавать новый вид отчетности в Социальный фонд. Руководитель компании назначает ответственного за ведение электронных трудовых книжек. Назначенный работник наделяется обязанностями по работе с ЭТК, что фиксируется в приказе. Работодатель вправе поручить эту кадровую деятельность одному сотруднику или распределить ее между несколькими подчиненными.
Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии
Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Подробно порядок ведения трудовых книжек установлен Приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н.
В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал форму таких сведений – СТД-Р. Она заполняется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минтруда России от 10.11.2022 №713н.
Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Социальный фонд по новой отчетной форме ЕФС-1 подаются с 01 января 2023 года. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Социальный фонд: при приеме на работу или увольнении (заключении или прекращении ГПХ) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (заключения или прекращения ГПХ); при других кадровых событиях (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т.п.) — не позднее 25 числа следующего месяца.
Читайте также: Пошаговая инструкция перехода на электронные трудовые книжки
Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится. Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить дополнительное соглашение (ст.72 ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.
В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по ведению электронных трудовых книжек носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.
Образец приказа ответственного за электронные трудовые книжки
Приказ составляется в свободной форме. В нем нужно максимально четко отразить, кто и чем будет заниматься в области ведения ЭТК на конкретном предприятии. Ниже приводится пример такого документа:
Специализация: Гражданское, земельное, трудовое, уголовное право
Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.
Главная
→
Бухгалтерские формы
→
Приказ о назначении ответственного …
Бухгалтерская форма:
актуально на 16 июля 2018 г.
Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки
529
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является его трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Данные Правила предусматривают, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе. Иными словами, работодатель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками. А вот за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность несет специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
О том, как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
Составляем приказ об ответственном за трудовые книжки
Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации, составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должность лица, назначаемого ответственным за трудовые книжки, дата, с которой такая ответственность на работника возлагается.
Приказ может предусматривать назначение ответственного лица как по всей организации в целом, так и по определенным ее структурным подразделениям. Кроме того, в приказе можно сразу предусмотреть указание как основного ответственного лица, так и лица, которое будет выполнять такие обязанности в отсутствие основного работника.
Конкретные обязанности, а также правила работы с трудовыми книжками в приказе не приводятся. Их можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о ведении и хранении трудовых книжек в организации). Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 будет достаточно, ведь установленные им правила являются обязательными к применению, а потому в дублировании во внутренних документах организации не нуждаются.
С приказом о назначении лица, ответственного за трудовые книжки, необходимо ознакомить такое лицо под роспись.
Приведем для приказа о назначении ответственного за трудовые книжки образец его заполнения.
Если работодатель в лице своего ответственного лица допустит утерю трудовой книжки работника, законодательство предусматривает следующие виды административных наказаний (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностного лица работодателя – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для работодателя-организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
При этом работодатель за свой счет будет обязан изготовить дубликат утерянной трудовой книжки.
К аналогичной ответственности могут быть привлечены работодатель и его должностные лица за нарушения в оформлении записей в трудовой книжке, если, например, работник пожалуется на допущенные нарушения в трудинспекцию.
К слову, исправление ошибочных записей в трудовой книжке производится в порядке, установленном Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ
к системе на 2 дня.
Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»
Нужно ли издавать приказ о назначении лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек?
Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 предусматривает обязанность работодателя назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации. Данные требования распространяются на ведение трудовых книжек на бумажном носителе и не регламентируют порядок формирования и предоставления сведений о трудовой деятельности работника, формируемых в электронном виде.
В соответствии с изменениями, внесенными в ст. 66 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, исключена обязанность работодателей вести трудовые книжки в отношении работников, подавших письменное заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Также работодатель не ведет трудовые книжки в отношении работников, которые впервые поступают на работу после 31 декабря 2020 года.
Однако, исходя из указанных положений законодательства, не исключена возможность трудоустройства к работодателю новых сотрудников, в отношении которых он обязан будет продолжать вести представленные ими при приеме на работу трудовые книжки на бумажном носителе. Соответственно, в отношениях с такими сотрудниками работодатель обязан будет выполнять требования ст. 66 ТК РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в том числе назначить лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек.
Таким образом, если в настоящий момент сотрудников с бумажными трудовыми книжками в организации нет, лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации может не назначаться, но при приеме работника с трудовой книжкой на бумажном носителе, такое лицо должно быть немедленно назначено.
Прокурор Краснопартизанского района С.П. Дежин
Нужно ли издавать приказ о назначении лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек?
Нужно ли издавать приказ о назначении лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек?
Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 предусматривает обязанность работодателя назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации. Данные требования распространяются на ведение трудовых книжек на бумажном носителе и не регламентируют порядок формирования и предоставления сведений о трудовой деятельности работника, формируемых в электронном виде.
В соответствии с изменениями, внесенными в ст. 66 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, исключена обязанность работодателей вести трудовые книжки в отношении работников, подавших письменное заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Также работодатель не ведет трудовые книжки в отношении работников, которые впервые поступают на работу после 31 декабря 2020 года.
Однако, исходя из указанных положений законодательства, не исключена возможность трудоустройства к работодателю новых сотрудников, в отношении которых он обязан будет продолжать вести представленные ими при приеме на работу трудовые книжки на бумажном носителе. Соответственно, в отношениях с такими сотрудниками работодатель обязан будет выполнять требования ст. 66 ТК РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в том числе назначить лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек.
Таким образом, если в настоящий момент сотрудников с бумажными трудовыми книжками в организации нет, лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации может не назначаться, но при приеме работника с трудовой книжкой на бумажном носителе, такое лицо должно быть немедленно назначено.
Прокурор Краснопартизанского района С.П. Дежин