Должностная инструкция помощника менеджера по снабжению

193 Общие положения

193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально — менеджеру.

1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.

1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.

194 Цели и должностные обязанности

194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:

2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.

2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:

2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.

2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.

2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).

2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.

2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.

2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.

2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.

2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.

2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.

2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:

2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:

— предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;

— формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;

— выполнения заказов;

— рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;

— предоставления текущей информации по этапам поставок;

— подтверждения по этапам заказов;

— предоставления информации по результатам совместной деятельности.

195 Показатели оценки деятельности

Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.

3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.

3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.

3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.

3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.

196 Общекорпоративные нормы

Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

—

196.9Положение об «Отделе закупок».

196.10 Настоящая должностная инструкция.

197 Права

Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.

5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).

5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.

198 Ответственность

Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

199 Требования к работнику при приеме на работу

200 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

201 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

должностная инструкция менеджера по закупкамдолжностные инструкции менеджера по закупкамобязанности менеджера по закупкамменеджер по закупкам должностная инструкцияменеджер по закупкам должностная инструкция

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АГЕНТА ПО СНАБЖЕНИЮ

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности агента по снабжению______________________________ (далее – «предприятие»).                                                           

                       Название учреждения

1.2.  Агент по снабжению относится к категории технических исполнителей.

1.3. Лицо, назначаемое на должность агента по снабжению должно иметь среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Назначение на должность агента по снабжению и освобождение от неё должно осуществляться на основании приказа директора предприятия по представлению  

_________________________________________________________________________________.

(начальника материально – технического снабжения, заместителя начальника отдела материально – технического снабжения; иного должностного лица)

1.5. Подчиняется агент по снабжению непосредственно

_________________________________________________________________________________.

(начальнику материально – технического снабжения, заместителю начальника отдела материально – технического снабжения; иному должностному лицу)

1.6. Если агент по снабжению отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.7. Агент по снабжению должен знать:

— основы организации труда, основы трудового законодательства;

— основы организации материально-технического обеспечения и погрузочно-разгрузочных работ;

— правила и порядок приема и отправки грузов, заказа контейнеров и транспортных средств, оформления документов на получаемые и отправляемые грузы;

— номенклатуру и нормы расхода сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, условия их хранения и транспортировки;

— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда;

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов использования материальных ресурсов.

II. Должностные обязанности

     Агент по снабжению исполняет следующие должностные обязанности:

     2.1. Производит оформление документации на получаемые и отправляемые грузы.

     2.2. Заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для осуществления доставки груза.

     2.3. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т.п.).

     2.4. Определяет режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следит за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

     2.5. Производит отправку товарно-материальных ценностей в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, при этом обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставки.

     2.6. Осуществляет проверку состояния груза, если обнаружен брак то принимает меры по замене материальных ценностей.

     2.7. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением,

     2.8. Осуществляет внеплановые закупки материалов.

III. Права

      Агент по снабжению имеет право:

      3.1. Обращаться к руководству:

            — с требованиями оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав;

            — с предложениями по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

            — с сообщениямио всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

IV. Ответственность

     Агент по снабжению несет ответственность:

     4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.

  4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

    4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Должностные обязанности. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т.п.). Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки. Производит внеплановые закупки материалов. Отправляет товарно-материальные ценности в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставке. Проверяет состояние груза, принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака. Определяет режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следит за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов использования материальных ресурсов; основы организации материально-технического обеспечения и погрузочно-разгрузочных работ; правила и порядок приема и отправки грузов, заказа контейнеров и транспортных средств, оформления документов на получаемые и отправляемые грузы; номенклатуру и нормы расхода сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, условия их хранения и транспортировки; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.

Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция

Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.

У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.

ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.

Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.

Структура документа

Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:

• общие положения инструкции;
• должностные обязанности специалиста по закупкам;
• права специалиста по закупкам;
• ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.

Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.

Основные формулировки

Здесь имеет смысл зафиксировать:

• что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
• порядок назначения на данную должность;
• порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
• квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
• какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.

В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:

• задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
• задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
• задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
• порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
• обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.

В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:

• на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
• получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
• получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
• представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.

В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:

• его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
• перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.

Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.

Кто должен утверждать и подписывать инструкцию

Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.

В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.

Итоги

Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.

Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:

• «Должностная инструкция кассира — образец-2025»;
• «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».