Должностная инструкция секретаря машинистки в доу

1. Общие положения

1.1. На должность секретаря в ДОУ может быть принято лицо, которое соответствует требованиям профессионального стандарта «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 276н от 6 мая 2015 г.

1.2. Секретарь в ДОУ должен иметь высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании не менее 2 лет.

1.3. Особыми условиями допуска к работе являются:

• прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, а также внеочередных медицинских осмотров  в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
• наличие личной медицинской книжки с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• отсутствие ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних,  установленных статьей 351.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

1.4. Секретаря назначает и освобождает от занимаемой должности заведующий ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

1.5. Секретарь относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным  образовательным учреждением.

1.6. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника дошкольного образовательного учреждения. Временное исполнение обязанностей в данном случае осуществляется согласно приказу заведующего ДОУ.

1.7. Секретарь должен знать:

• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы, определяющие порядок документационного обеспечения в ДОУ;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав ДОУ и его подразделений;
• деловые телефонные контакты;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• правила делового общения и делового этикета;
• правила организации приема посетителей в ДОУ;
• структуру ДОУ и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре дел;
• схемы документооборота;
• основы документной лингвистики;
• правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов, протоколов);
• правила подписания и утверждения документов;
• формы контроля и сроки исполнения документов в ДОУ;
• требования защиты конфиденциальной информации;
• состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
• правила работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой и веб-браузерами;
• гигиенические нормативы по устройству, содержанию и режиму работы организаций воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи;
• санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи;
• нормы охраны труда, правила пожарной безопасности и требования антитеррористической защищенности.

1.8. Секретарь должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов ДОУ;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь заведующему ДОУ в распределении его рабочего времени;
• осуществлять контроль исполнения поручений заведующего ДОУ сотрудниками;
• составлять и оформлять организационные и методические документы;
• редактировать тексты служебных документов;
• обеспечивать сохранность документов ДОУ;
• вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов;
• использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности ДОУ;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри ДОУ;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия;
• документировать этапы подготовки и проведения совещаний;
• пользоваться системами электронного документооборота, текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, веб-браузером;
• оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
• контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров и средств гигиены.

1.9. Секретарь систематически улучшает свои знания, повышает квалификацию и профессиональное мастерство с помощью теоретической подготовки и практической деятельности.

1.10. Секретарь в ДОУ должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать требования антитеррористической защищенности, пути эвакуации, при угрозе совершения или совершении террористического акта, иной кризисной ситуации, выполнять нормы антикризисного плана действий в чрезвычайной ситуации, распоряжения заведующего и ответственных за пожарную безопасность, антитеррористическую защищенность.

2. Должностные обязанности

2.1. Секретарь в ДОУ в рамках трудовой функции «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации» осуществляет выполнение следующих обязанностей:

2.1.1. согласовывает с заведующим ДОУ время планируемых действий;
2.1.2. информирует заведующего ДОУ о приближении времени намеченных мероприятий;
2.1.3. согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия;
2.1.4. устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
2.1.5. распределяет рабочее время и контролирует выполнение типичных ежедневных дел;
2.1.6. ведет базу деловых телефонных контактов;
2.1.7. оказывает помощь заведующему ДОУ при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;
2.1.8. осуществляет подготовку и проведение конферентных мероприятий;
2.1.9. выполняет документальное оформление решений заведующего ДОУ;
2.1.10. доводит до сведения работников распоряжения заведующего ДОУ;
2.1.11. проводит проверку исполнения поручений заведующего ДОУ в установленный срок;
2.1.12. фиксирует исполнение поручений;
2.1.13. обеспечивает рабочее место заведующего ДОУ необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями;
2.1.14. обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
2.1.15. занимается разработкой локальных нормативных актов (положений, инструкций, протоколов);
2.1.16. составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2.1.17. печатает документы и материалы на бумажные носители;
2.1.18. размножает служебные документы;
2.1.19. осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировку поступающих документов;
2.1.20. оповещает сотрудников о предстоящих мероприятиях и вызывает их по поручению заведующего ДОУ;
2.1.21. знакомит сотрудников под подпись с соответствующими документами;
2.1.22. информирует заведующего ДОУ об обращениях родителей (законных представителей) воспитанников;
2.1.23. устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей.
2.2. Секретарь строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

2.3. Секретарь проходит предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры, профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию (при приеме на работу и далее с периодичностью не реже 1 раза в 2 года), вакцинацию в соответствии с национальным календарем профилактических прививок и национальным календарем прививок по эпидемиологическим показаниям.

2.4. Секретарь в ДОУ выполняет все требования настоящей должностной инструкции, правила по охране труда, пожарной безопасности  и антитеррористической защищенности в детском саду.

3. Права

Секретарь имеет полное право:

3.1. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.2. На защиту своей чести, достоинства и деловой репутации.

3.3. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации ДОУ, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, секретарь может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете заведующего ДОУ.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил секретарь может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

5.1. Секретарь выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Секретарь самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается непосредственно с заведующим ДОУ.

5.3. Получает от заведующего ДОУ информацию нормативно-правового характера.

5.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками детского сада, информирует их о решениях заведующего ДОУ, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях.

5.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте, информирует о намеченных встречах, совещаниях и заседаниях, иных мероприятиях.

5.6. Сообщает заведующему ДОУ и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.

5.7. Информирует заведующего ДОУ о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.

5.8. Информирует заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) о недостаче в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

• при изменении должностных прав и обязанностей;
• при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
• при реорганизации юридического лица;
• при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
• при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения и т.д.

6.2. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.3. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.4.  Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики, утвержденной постановлением Министерства труда Российской Федерации от 6 июня 1996 г. № 32.

1.2. Секретарь-машинистка назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря-машинистки назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору школы.

1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь-машинистка руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.

2. Функции

Основными направлениями работы секретаря-машинистки являются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;

2.2. ведение делопроизводства;

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;

3.8. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

3.9. принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

3.10. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;

3.11. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

3.12. осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников;

4. Права

Секретарь-машинистка имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь-машинистка несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь-машинистка несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь-машинистка:

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

                                                                                                   УТВЕРЖДАЮ:

                                                                                                  директор________Л.П. Булатова

Государственное казенное образовательное учреждение для детей – сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Туринский детский дом»

Должностная инструкция секретаря — машинистки №19

05.09.2011 г.

I. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря — машинистки.
2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Секретарь-машинистка должна знать:
– машинопись;
– правила орфографии и пунктуации;
– порядок расположения материала при печатании различных документов;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– правила эксплуатации пишущих машин, вычислительной техники, диктофонов, магнитофонов;
– основы организации труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от неё производится приказом директора учреждения.
5. Секретарь-машинистка в своей деятельности руководствуется:
– Уставом учреждения;
– настоящей должностной инструкцией;
6. Во время отсутствия секретаря-машинистки  ее обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

IV. Ответственность
1. Секретарь-машинистка привлекается к ответственности:
– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
– за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
– за причинение ущерба учреждению – в порядке, установленным действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики должности секретаря-машинистки (см. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 (ред. 29.04.2008))).

Заместитель директора по АХР                                                             В.Г. Аксенова

С инструкцией ознакомлен (а):____________  ____________  _________________________
                                                        дата                            подпись                          фамилия, инициалы