Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Помощник директора по общим вопросам.
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность помощника директора по общим вопросам.
1.2. Помощник директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Помощник директора по общим вопросам подчиняется непосредственно генеральному директору общества.
1.4. Помощник директора по общим вопросам должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания; структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия помощника директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на офис-менеджера.
2. Функциональные обязанности
Помощник директора по общим вопросам:
2.1. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации, а также:
· Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.
· Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.
· Принимает меры по выполнению плана перевозок, сменного задания водителями автомобилей
· Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные.
· Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств.
· Контролирует правильность записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).
· Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству.
· Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения.
· Контролирует соблюдение водителями транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведет учет работы транспортных средств.
· Извещает грузополучателей о времени прибытия грузов в их адрес.
2.2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания в котором расположены офисные помещения общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов и составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
2.5. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Руководит работами по благоустройству территории офиса, а так же следит за состоянием и своевременным ремонтом мебели.
2.8. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
3. Права
Помощник директора по общим вопросам имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненной ему службы и работников.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к деятельности помощника директора по общим вопросам.
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию помощника директора по общим вопросам.
4. Ответственность
Помощник директора по общим вопросам несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора общества.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности общества, его работникам.
4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.
5. Условия работы
5.1. Режим работы помощника директора по общим вопросам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в обществе.
5.2. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела помощник директора по общим вопросам распоряжается транспортом в общем порядке.
Должностная инструкция советника генерального директора применяется для описания трудовых взаимоотношений нанимателя и специалиста. В ней прописаны требования к квалификации сотрудника, спектр решаемых им задач, должностные права, возможная ответственность за нарушения. Поскольку инструкция обладает правовой значимостью, нужно внимательно относиться к её структуре и формулировкам.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции советника генерального директора .doc
Образец должностной инструкции советника генерального директора
1. Общие положения
- Советника гендиректора принимает на работу и увольняет с неё лично руководитель компании.
- Советник гендиректора находится в подчинении у руководителя компании.
- Советник гендиректора обязан подходить под следующие критерии:
- высшее профильное образование;
- знание английского языка на уровне не ниже C1;
- знание офисной оргтехники и профильных компьютерных программ;
- знание основ делопроизводства;
- опыт профильной работы от года.
- В случае вынужденного отсутствия (лечение, командировка и т.д.) обязанности советника временно выполняет другой специалист, назначенный генеральным директором.
- От советника генерального директора требуется знать:
- действующие законы и административные акты, затрагивающие область его профессиональной деятельности;
- корпоративные нормы делопроизводства;
- правила ведения деловых переговоров;
- правила ведения деловой переписки;
- корпоративные документы, регулирующие деятельность генерального директора;
- этапы проведения аналитических работ;
- принципы создания и защиты презентаций, докладов, других итоговых документов аналитического характера;
- теоретические основы экономики, маркетинга, менеджмента, PR-деятельности;
- основы ведения бухгалтерского учета и корпоративных финансов;
- основной кадровый состав компании;
- ключевых партнеров и контрагентов компании;
- основных лиц, с которыми общается по работе генеральный директор;
- планы развития компании и основные текущие проекты;
- отраслевую и региональную специфику деятельности компании;
- организационную структуру компании и её иерархию;
- нормы делового этикета;
- принципы трудовой дисциплины и охраны труда.
- Советник гендиректора руководствуется:
- актуальным законодательством;
- корпоративными документами;
- содержимым данной инструкции.
2. Функции
Советник отвечает за следующие вопросы:
- Координация аналитических исследований, предпринятых по распоряжениям гендиректора.
- Взаимодействие с другими служащими по аспектам выполнения поручений гендиректора.
- Сопровождение гендиректора в его деловых встречах и переговорах.
- Составление отчетов, докладов, аналитических записок для представления гендиректору.
- Доведение до служащих компании распоряжений гендиректора и текущий контроль за их исполнением.
- Выполнение поручений гендиректора в пределах своей компетенции.
- Сбор необходимой для гендиректора информации.
- Замещение гендиректора в пределах своих полномочий.
- Участие в деятельности рабочих групп на уровне руководства компании.
- Подготовка проектов распоряжений и прочих документов для гендиректора.
- Контроль за своевременным поступлением нужных гендиректору документов.
- Внесение предложений по кадровой деятельности (перемещение сотрудников, поощрение и пр.) в пределах своей компетенции.
- Помощь гендиректору в контактах с иностранными партнёрами.
- Подготовка и проверка корректности презентаций, докладов, отчетов, нужных для выступлений гендиректора.
- Информирование гендиректора по проблемным моментам в рамках своей ответственности.
- Текущий контроль за соблюдением правил технической и пожарной безопасности, норм трудовой дисциплины.
3. Ответственность
Советник гендиректора несёт персональную ответственность за:
- Ущерб, который получен компанией по его вине, — в пределах, указанных в соответствующих разделах законодательства.
- Разглашение конфиденциальной информации компании третьим лицам — в соответствии с корпоративными правилами и действующим законодательством.
- Некорректное выполнение профессиональных функций — в соответствии с актуальными разделами трудового законодательства.
- Нарушения норм и законов, совершенные в ходе профессиональной деятельности, — в пределах, указанных в административном, трудовом либо уголовном праве.
4. Права
Для качественного выполнения своей работы советник наделен правами:
- Представлять предложения для руководства по возможностям улучшения ситуации в компании, в том числе и кадрового характера.
- Получать необходимые в работе данные, в том числе конфиденциальные, от других служащих компании, в пределах своей ответственности.
- Подписывать документацию в границах своих должностных полномочий.
- Привлекать к выполнению распоряжения гендиректора профильных специалистов, по согласованию с руководителями соответствующих подразделений.
- Требовать от менеджмента компании поддержания необходимых для продуктивной работы условий.
- Участвовать в совещаниях, на которых затрагиваются вопросы, находящиеся в пределах профессиональной компетенции.
- Получать вознаграждение по мере выполнения утвержденных KPI.
- Получать частичную компенсацию транспортных расходов и мобильной связи в соответствии с правилами компании.
Основные параметры должностной инструкции
При создании инструкции используют стандартную либо расширенную структуру. Стандартная наиболее распространена, особенно в средних и малых организациях. В подобные инструкции включают:
- Общие положения.
- Должностные функции.
- Трудовые права.
- Ответственность за нарушения.
Расширенная структура применяется в крупных компаниях при создании инструкций для топ-менеджеров и ответственных специалистов. К вышеперечисленным разделам добавляют:
- Показатели для оценки эффективности успехов (KPI).
- Правила должностных взаимосвязей.
- Особенности трудовой деятельности.
- Другие моменты, на которые хочет обратить внимание наниматель.
В обоих вариантах документ не должен содержать противоречий с пунктами трудового договора и положениями действующего законодательства.
Основные положения
Вступительная часть инструкции, в которой излагаются базовые параметры деятельности работника. Прописывается порядок его временной замены и подчинения, требования к квалификации, параметры найма и увольнения. Для ряда высококвалифицированных позиций отдельно упоминают требования к владению иностранным языком, специальными компьютерными программами и другими подобными умениями.
Цель данного раздела — обеспечить прием на работу кандидата с соответствующей квалификацией, готового к выполнению работы, описанной в следующем разделе.
Внимание! Если советник отвечает за какое-то конкретное направление (право, финансы и пр.), то в разделе следует прописать соответствующие квалификационные требования.
Функции
Эта ключевая часть инструкции отведена под перечисление должностных обязанностей сотрудника. Они включают не только функции, которые обязательны для должности, но и специфические, зависящие от особенностей деятельности конкретного работодателя. Так, для советника гендиректора, если предприятие ведет дела с иностранными партнерами, может потребоваться готовность работать с документацией на иностранном языке, принимать участие в переговорах на иностранном языке и пр.
Внимание! Если у гендиректора работают несколько советников, то во избежание конфликтов лучше составить для каждого индивидуальную инструкцию. Это позволит избежать пересечения зон ответственности между ними.
Ответственность
Конкретные меры наказания за нарушения определяются после разбирательств, в том числе и в суде. Они основаны на положениях действующего законодательства и корпоративных правилах, которые не должны им противоречить. Объем, сложность и особенности этих положений делают невозможным их детальный разбор в инструкции, поэтому раздел составляется в общем ключе.
Внимание! Для позиций с высокой ответственностью отдельно добавляют параграф про ответственность за передачу конфиденциальных данных третьим лицам.
Права
В этой части инструкции дается перечень должностных прав. Чем значительнее ответственность, возлагаемая на сотрудника, тем больший объем возможностей ему предоставляется в разделе.
Перед вступлением в действие инструкция должна пройти ряд согласований:
- с юристом, специализирующемся на трудовом праве;
- с кадровиком компании;
- со специалистами в той профессии, для которой составляется инструкция.
Лишь после одобрения этими лицами документ может быть предложен для подписания главой компании. Также подписи ставят и другие лица, согласовывающие положения инструкции. Сам сотрудник подписывает документ в ходе приема на работу, соглашаясь с его положениями.
Должностная инструкция по специальности «Директор по общим вопросам»
Вы можете скачать должностную инструкцию заместителя директора по общим вопросам бесплатно. Должностные обязанности заместителя директора по общим вопросам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности заместителя директора по общим вопросам _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Заместитель директора по общим вопросам подчиняется _____________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.3. На должность заместителя директора по общим вопросам назначается лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы на
руководящих должностях не менее ___ лет.
1.4. Заместитель директора по общим вопросам должен знать:
— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы
вышестоящих органов, которые касаются административно-хозяйственного обслуживания;
-структуру предприятия и перспективы его развития;
— средства организационной и вычислительной техники, связи;
— сроки и порядок составления отчетности;
-средства механизации ручного труда;
-порядок приобретения мебели, оборудования, канцтоваров, инвентаря и оформления
расчетов за услуги;
— основы организации труда, экономики, управления и производства, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, нормы и правила охраны труда.
1.5. В процессе своей деятельности заместитель директора по общим вопросам руководствуется:
— нормативными и законодательными актами, которые регламентируют производственно-хозяйственную деятельность предприятия;
— уставом предприятия, правилами трудового распорядка, распоряжениями, приказами и другими указаниями руководителя предприятия;
— данной должностной инструкцией.
1.6. В период отсутствия заместителя директора по общим вопросам
его обязанности возлагаются на назначаемого в установленном порядке его заместителя, несущего ответственность за должное исполнение своих обязанностей.
2. Функции
На заместителя директора по общим вопросам возлагаются следующие
функции:
2.1. Участие в заключение хозяйственных договоров предприятия и
контроль точного и своевременного их выполнения.
2.2. Принятие мер, расширяющих хозяйственные связи предприятия. Контроль сохранности имущества предприятия.
2.4. Обеспечение безопасных и здоровых условий труда для подчиненных, контроль соблюдения ими требований нормативных и законодательных правовых актов по охране труда.
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций заместитель директора по
общим вопросам обязан:
3.1. Организовывать эффективное взаимодействие и работу доверенных
ему, цехов, структурных подразделений и производственных единиц. Направлять их деятельность на усовершенствование и развитие производства, повышение эффективности работы предприятия, конкурентоспособности и качества
выпускаемой продукции.
3.2. Организовывать производственно-хозяйственную деятельность на
основе современной технологии и техники, прогрессивных форм организации труда и управления, разумного использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
3.3. Решать вопросы, которые касаются производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
3.4. Обеспечивать соблюдение законов в осуществлении хозяйственно — экономических связей предприятия.
4. Права
Заместитель директора по общим вопросам имеет право:
4.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с
органами гос. власти и другими организациями.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
4.3. Визировать и подписывать документы в пределах своей компетенции, издавать распоряжения по предприятию за своей подписью.
4.4. Вносить предложения по улучшению
работы предприятия для рассмотрения руководства, вести переписку с организациями по вопросам, которые входят в его компетенцию.
4.5. Осуществлять контроль деятельности подчиненных ему структурных подразделений предприятия.
4.6. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений
предприятия, получать документы и необходимую для выполнения
своих должностных обязанностей информацию.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих прав и должностных обязанностей.
5. Ответственность
Заместитель директора по общим вопросам несет ответственность:
5.1. За совершенные в период осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, которые определены гражданским, административным и
уголовным законодательством России.
5.2. За нанесение материального ущерба — в пределах, которые определены уголовным, трудовым и гражданским законодательством России.
5.3. За недолжное исполнение, либо неисполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством России.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
III. Должностные обязанности, права и ответственность
6. В перечень должностных обязанностей советника генерального директора входит <8>:
———————————
<8> В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность советника генерального директора, входят функции по обработке персональных данных (любые действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных), то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие пункты:
— обработка персональных данных, принятие необходимых правовых, организационных и технических мер или обеспечение их принятия для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
— прекращение в случае расторжения служебного контракта обработки персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей (в случае расторжения с ним служебного контракта).
(перечислить должностные обязанности советника генерального директора).
7. Основные права и обязанности советника генерального директора, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой и особенностями прохождения гражданской службы в системе МИД России, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14 — 18 Федерального закона о гражданской службе <9> и статьями 4, 5, 8 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 205-ФЗ «Об особенностях прохождения федеральной государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации».
———————————
<9> Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2007, N 10, ст. 1151, N 16, ст. 1828; 2008, N 13, ст. 1186, N 30, ст. 3616, N 52, ст. 6235; 2010, N 5, ст. 459; 2011, N 48, ст. 6730; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329, N 27, ст. 3462, ст. 3477, N 43, ст. 5454, N 48, ст. 6165; 2014, N 52, ст. 7542; 2015, N 41, ст. 5639; 2016, N 27, ст. 4157; 2017, N 1, ст. 46, N 15, ст. 2139, N 31, ст. 4741, ст. 4824; 2018, N 32, ст. 5100; Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2018 г.
Советник генерального директора в соответствии со статьей 20.2 Федерального закона о гражданской службе <10> обязан представлять представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в ИТС «Интернет», на которых он размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать за исключением случаев размещения общедоступной информации в рамках исполнения должностных обязанностей гражданского служащего.
———————————
<10> Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2016, N 27, ст. 4157.
8. Советник генерального директора осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами (распоряжениями) МИД России, поручениями Министра иностранных дел Российской Федерации и его заместителей.
9. Советник генерального директора за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.