Должностная инструкция специалист нормативно справочной информации

22 июня, 2022

Работа с НСИ. Как организовать, чтобы сэкономить сотни часов сотрудников

Хозяйственная деятельностью любого предприятия, порядок выполнения и отражения операций в системе учета определяются нормативно-справочной информацией (далее НСИ) созданной в этой самой системе.

По опыту внедрения 1С могу сказать, что компании редко уделяют внимание вопросу организации НСИ, обычно «оно как-то само живет». Особенно, вопрос становится актуальным при переходе на новую систему учета, так как это отличная возможность решить все накопившиеся проблемы справочников и не переносить в новую систему «мусор», скопившийся в старой.

Отсутствие системности в ведении НСИ может привести к разнообразным проблемам.

Истории из проектной жизни

В справочнике «Статьи расходов» создали свыше 500 разных статей (5 уровней вложенности), для того чтобы получить максимальную детализацию по расходам. Такая детализация существенно затормозила ввод первичной документации, так как сотрудники бухгалтерии постоянно обращались к финансовому отделу за пояснениями, какую статью в каком случае выбирать. К слову, такую отчетность анализировать тоже оказалось неудобно.

Еще одна история про справочник «Статьи расходов»

Есть ряд статей с одинаковым наименованием, но с разными настройками отражения (одна для отражения общехозяйственных расходов, вторая для формирования стоимости строительства). В документах эти статьи были перепутаны. В итоге из-за неверно сформированной стоимости строительства и суммы общехозяйственных расходов получилась неверная сумма налогооблагаемой базы для налога на прибыль, для налога на имущество и, конечно, финансовый результат не соответствовал деятельности компании.

И третья история

На предприятии отгрузка продукции осуществляется по наименованию для покупателей (например, карандаш серый; карандаш красивый и карандаш чернографитный), а производят эту самую продукцию в собственных наименованиях (например, карандаш). Итог: справочник «Номенклатуры» раздут как минимум в 3 раза. Из-за того, что карандаш нужно превратить в карандаш серый создаются документы фиктивного производства. Анализ эффективности продаж сильно затруднен, все отчеты собираются вручную.

Крайне важно правильно спроектировать структуру НСИ перед запуском новой системы и не оставлять принятие решений о ее настройках на совести команды внедрения.

Что делать, чтобы избежать ошибок при ведении справочников НСИ?

В данной статье рассмотрим организацию НСИ на примере справочника «Номенклатура», так как практически все сферы деятельности предприятия активно используют номенклатуру и сопутствующие ей справочники. Планирование производства, планирование продаж, планирование закупок в большинстве случаев ведется с точностью до номенклатуры, настройка правил отражения номенклатуры в учете, настройка аналитик учета определяется также для этого справочника.

Для начала определим перечень задач, которые необходимо решить:

1. Определить эксперта на стороне бизнеса, который будет принимать решения по реорганизации справочника «Номенклатура», замотивировать и заинтересовать его на работу;
2. Выявить потребности, желания бизнеса в организации структуры справочника;
3. Продемонстрировать эксперту все возможности внедряемой системы в части настройки номенклатуры;
4. Определить и согласовать перечень настроек (шаблоны наименования характеристик, серий, используемые классификации), которые будут использоваться в новой учетной системе;
5. Проанализировать текущий справочник на предмет дублирующих друг друга элементов (как по смыслу, так и по наименованию), неиспользуемых элементов и т.д., для того чтобы определить перечень номенклатуры для переноса в новую систему;
6. Определить правила переноса остатков с учетом схолпнутых дублей, измененных наименований, то есть как сопоставлять «старую» и «новую» номенклатуру» для сверки остатков.

Когда начинать решать эти вопросы?

Конечно же, лучше в новой системе сделать сразу красиво. Поэтому рекомендую приступать к решению вопросов сразу же, как только начались работы по проекту. В этом случае больше вероятность, что все вопросы будут проработаны, ведь обычно есть достаточно времени между началом работ и стартом проекта. За это время промоделировать различные варианты структуры справочников, выбрать оптимальный вариант настройки классификаций.

Но не всегда этот вариант применим.

Если сроки проекта очень сжаты, то может быть принято решение «перенести как есть» и уже после старта заниматься организацией структуры номенклатуры, избавлением от дублей.

Важно понимать, что вычищение базы от мусора пост-факт потребует значительно больше трудозатрат, так как помимо справочников потребуется приводить в порядок и остатки, править первичные документы\ проводить пересорты\ инвентаризацию.

На что обратить внимание при планировании структуры справочника?

1. Для начала изучить возможность новой системы, что и как в ней можно настроить, на что это влияет, как с этим работать.

Например, 1С:ERP предлагает широкий набор различных классификаций для целей бизнеса:

• Виды номенклатуры – классификатор, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. Номенклатура одного вида описывается одним и тем же набором свойств.
• Единица хранения – единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по данной номенклатурной позиции.
• Качество – градация качества номенклатурной позиции (Новый, Ограничено годен, Не годен).
• Ценовые группы – объединение номенклатуры в группы, для которых применяются одинаковые правила расчета цены и скидок;
• Сегменты номенклатуры – классификация для ограничения области действия соглашения с клиентами, применения скидок;
• Сезонная группа – группа, по которым можно указать коэффициенты сезонности, используемые при планировании продаж и закупок;
• Товарная категория — управление ассортиментом, используется для ассортиментного планирования (укрупненного планирование продаж в разрезе товарных категорий в разрезе форматов магазинов);
• Группы складского учета – классификация с точки зрения физических параметров и принципов размещения и хранения на адресном складе;
• Группы финансового учета – классификация для описания правил отражения операций в регламентированном учете, т.е. позволяет объединить номенклатуру в разрезе бухгалтерских счетов. В рамках группы финансового учета порядок отражения можно настраивать отдельно по организациям и складам;
• Группы аналитического учета номенклатуры – экономическая классификация по однородным группам в целях учета производственных затрат и формирования отчетности, является одной из аналитик для анализа себестоимости продукции;
• Группы доступа номенклатуры – классификация для ограничения доступа на добавление и изменение номенклатуры.

2. После изучения возможностей системы надо определить набор аналитик\классификаций, которые соответствуют запросам бизнеса. Важно не переборщить и не вести избыточные аналитики, позже это может затруднить анализ продаж и расчет себестоимости.

3. Разработать удобную иерархию в справочнике, что поможет избежать дублей номенклатуры, долгого поиска нужной и правильной номенклатуры. Пример плохой иерархии, когда создаются папки для целей подразделений: Склад, Производство, Офис. Есть номенклатура, которая используется во всех подразделениях и высок риск создать много дублей.

4. Запланировать сроки выполнения работы. Большая часть должна быть выполнена бизнес-экспертом и важно распределить работы так, чтобы у него оставалось время на выполнение своих прямых обязанностей.

Истории ошибок из проектной жизни для устрашения

На предприятии ведется серийный учет сырья и готовой продукции. При настройке политики серий был выбран тип политики «учет себестоимости по сериям», но для объемов производства – такая детализация себестоимости оказалась излишней. Сам расчет занял продолжительное время. Анализировать такие данные также оказалось неудобно.

Не включили настройки проверки уникальности дополнительных реквизитов для характеристики номенклатуры. В системе создавались дублирующие значения, что привело к пересорту, путанице в документах, искажению оперативных остатков.

До конечных пользователей не донесена информация о новой структуре, новых наименованиях номенклатуры, характеристик и серий. В результате: путаница в наименованиях, увеличение времени по созданию документов, увеличение уровня стресса, что негативно сказывается на старте системы.

Какие управленческие решения принять, чтобы организовать процесс?

Имея за плечами опыт большого количества внедрений, рекомендую правильно организовать процесс управления номенклатурой:

1. Предприятие выделяет специалиста\подразделение (назовем «МДМ-подразделение»), ответственное за управление номенклатурой (НСИ). Специалист\подразделение обучены работе 1С в части тонкостей настроек номенклатуры (НСИ).
2. Предприятие разрабатывает регламент заведения нового элемента справочников. Определяет круг лиц, который согласует необходимость заведения элемента. Устанавливает сроки согласования и сроки заведения. Например, за создание нового подразделения отвечает финансовая служба, а согласование нового элемента номенклатуры может быть разделено на разных экспертов в зависимости от назначения самой номенклатуры и ее использования (хозяйственные нужды; тара; материалы, используемые в производстве).
3. Предприятие внедряет и использует отдельную МДМ-систему (о ней можно прочитать ниже по тексту), в которой ведется вся НСИ.
4. Сотрудники предприятия знают о существующем регламенте и следуют ему.
5. Права доступа на добавление\изменение НСИ ограничены у всех, кроме ответственного сотрудника\подразделения.

Плюсы такого подхода очевидны:

• Существует отлаженный процесс управления номенклатурой на предприятии;
• Бизнес-эксперты заинтересованы в качественной и проработанной структуре номенклатуры в новой системе;
• Понимание потребностей бизнеса в организации структуры справочника;
• Отсутствие или минимальное количество «мусора» в исторической системе;
• Гибкость для изменений как со стороны бизнеса, так и со стороны функционала 1С.

Минусов такой подход практически не имеет, отметила бы:

• Нежелание ответственных за номенклатуру сотрудников изучать новую систему и\или непонимание архитектуры решения типового функционала 1С:ERP;
• Временной лаг между возникновением потребности в создании нового элемента и его созданием в системе, порой весьма значительный;
• Для небольших предприятий скорее всего не актуален.

Альтернативой вышеописанному варианту может являться следующая, более простая с точки зрения управленческих решений, организация:

1. Настроить проверки уникальности при создании новой номенклатуры, характеристик и т.д.;
2. Ограничить права доступа на создание\изменение элементов справочника;
3. Выделить владельца(-ев) справочника. Например, бухгалтера, начальника склада и начальника производства, которые будут заводить самостоятельно нужную им номенклатуру.

При выборе варианта организации процесса управления номенклатурой рекомендую учитывать:

• Количество различных учетных систем на предприятии и их особенности (настроенные обмены\ независимые базы\ сбор консолидированной отчетности из всех баз). Для небольших предприятий вариант с выделением МДС-подразделения будет неактуален.
• Временной лаг между возникновение потребности в создании нового элемента и его создание в системе, порой весьма значительный.
• Размеры самого справочника «Номенклатура», если в нем немного позиций, то выделение МДМ-подразделения будет не актуально.
• Размеры предприятия (количество юридических лиц и их особенности), для штата в 10 человек выделение МДМ-подразделения не актуально.

Примеры организации учета НСИ

Делюсь рекомендациями на примерах из практики.

Пример 1.

Дано: несколько исторических систем, также планируется несколько новых учетных систем (переход на них может быть одновременный, может поэтапный).

Решение:

• Одну из новых\исторических учетных систем принять за центральную для ввода номенклатуры;
• В остальных системах справочник «Номенклатура» заблокировать для ручного ввода новых элементов\изменению старых;
• Новые элементы вводить только в центральной системе, в остальные транслировать при помощи обмена.

Плюсы решения:

• Сопоставимость отчетности между системами;
• Отсутствие дублирующих элементов во всех системах;
• Единая номенклатура для всех систем;
• Сокращение времени на исправление допущенных ошибок (человеческий фактор не исключаем).

Что рекомендую: обратить внимание на следующие нюансы использования такого решения, которые могут затруднить работу:

• Дополнительные трудозатраты для разработки правил обмена центральной системы с остальными;
• Не гибкий подход — при любых изменениях потребуется доработка обмена;
• Отсутствие ручного управления, что происходит при обмене – «черный ящик» для пользователя;
• При возникновении ошибок обмена, пользователь в 99% случаях не сможет самостоятельно решить проблему, потребуется помощь службы поддержки.

Пример 2.

Дано: крупный международный холдинг, заводы в различных странах, учет ведется в различных системах. Надо организовать процесс управления номенклатурой, для сбора консолидированной отчетности по закупкам и продажам.

Решение: Использовать отдельную МДМ-систему.

Что такое МДМ-система? Это специализированное программное решение, которое помогает унифицировать нормативно-справочную информацию во всех информационных системах предприятия и организовать эффективное управление НСИ. Систем МДМ существует множество, у каждой есть свои преимущества и недостатки, поэтому при выборе продукта необходимо проанализировать возможности каждой МДМ-системы.

Плюсы использования МДМ-системы:

• Гибкий подход в ведении номенклатуры. Система МДМ позволяет выбрать различные варианты точек ввода НСИ:

• • централизованный (ввод в МДМ и транслирование в другие базы);
  • децентрализованный (ввод НСИ в системах учета, трансляция в систему МДМ, в которой элементы разных баз будут сопоставлены между собой и по заданным параметрам соотнесены как различные вариации одного элемента);
  • гибридный (соединение централизованного и децентрализованного ввода).

• В системах МДМ может быть уже преднастроенный обмен с другими учетными системами, что значительно облегчит ее внедрение и уменьшит трудозатраты на доработки;
• Настройка различных группировок, классификаций внутри системы МДМ (без доработок учетных систем) для дальнейшего использования в отчетности;
• Построение консолидированной отчетности на основе данных НСИ из МДМ-системы, например, BI-отчетности;
• Использование МДМ-системы подразумевает выделение ответственного сотрудника\подразделение, которое будет отвечать за процессы, регламенты, стандартизацию НСИ, а значит единый подход;
• Сокращение времени на исправление допущенных ошибок.

Что рекомендую: обратить внимание на следующие нюансы при выборе это подхода:

• У некоторых МДМ-систем закрытый код, что означает невозможность самостоятельной доработки под нужды предприятия, как следствие увеличение затрат на доработку системы, так как необходимо привлекать компанию-разработчика решения;
• Из предыдущего пункта также следует то, что поддержкой такой МДМ-системы может заниматься только компания-разработчик – это увеличение затрат;
• МДМ-система – это отдельный проект, с отдельным бюджетом и командой внедрения;

Выводы

В заключении хотелось бы сказать, что системный подход к организации номенклатуры и всей НСИ на старте новой системы – один из важнейший критериев для успешного старта и для прозрачного ведения учета в системе. Грамотно организованный подход к организации структуры справочника как управленчески, так и технически позволит сэкономить сотни часов трудозатрат и нервов своих сотрудников и всей проектной команды.

Успехов во внедрении!

Оригинал статьи размещен на портале Клерк.ру