В современном бизнесе эффективный документооборот является неотъемлемой частью успешного функционирования организации. Специалист по документообороту играет важную роль в этом процессе, обеспечивая правильное создание, хранение и передачу документов. Данная должностная инструкция специалиста по документообороту предоставляет основные рекомендации и обязанности, которые должен выполнять сотрудник.
Скачать образец должностной инструкции специалиста по документообороту
Скачать бланк должностной инструкции специалиста по документообороту
Должностная инструкция специалиста по документообороту — Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по документообороту.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению непосредственного руководителя.
1.3. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее трех лет.
1.4. Специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативно-техническими документами;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации;
- настоящей должностной инструкцией, трудовым договором.
1.5. Специалист по документообороту должен знать:
- законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные документы, связанные с документационным обеспечением организации;
- нормы и алгоритм планирования и процесс работы;
- способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
- правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
- создание и правильное ведение архивного дела;
- нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС;
- ведущий опыт в своей профессиональной области, как российский, так и зарубежный;
- основы экономики, организации труда и управления;
- нормы законов РФ о труде;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
1.6. Специалист по документообороту подчиняется непосредственному руководителю.
1.7. На время отсутствия специалиста по документообороту (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Специалист по документообороту обязан:
2.1. Организовывать работу документооборота организации.
2.2. Обеспечивать контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.3. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.4. Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции руководителя, к исполнению.
2.5. Осуществлять контроль сроков исполнения документов.
2.6. Разрабатывать номенклатуры дел.
2.7. Обеспечивать хранение печатей организации.
2.8. Вести компьютерную базу (картотеку) документов.
2.9. Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
2.10. Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
2.11. Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
2.12. Составлять акт уничтожения документов, не требующих архивного хранения.
2.13. Подготавливать и передавать с описью документы на хранение в архив.
2.14. Организовывать курьерскую доставку корреспонденции.
2.15. Вести финансовое планирование и отчетность в рамках выполняемой работы.
2.16. Выполнять другие распоряжения руководителя.
3. ПРАВА
Специалист по документообороту вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Специалист по документообороту несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
Основные рекомендации и обязанности, которые должен выполнять специалист по документообороту
1. Обязанности:
— Организация и контроль документооборота в организации;
— Разработка и внедрение процедур и политик, связанных с документооборотом;
— Создание и обновление шаблонов документов, соответствующих требованиям организации;
— Контроль за соблюдением сроков подписания и передачи документов;
— Управление электронными системами документооборота;
— Обеспечение конфиденциальности и безопасности документов;
— Подготовка отчетов и статистической информации о документообороте;
— Проведение внутреннего аудита документооборота и выявление возможных улучшений.
2. Требования:
— Высшее образование в области менеджмента, информационных технологий или связанных с ними специальностей;
— Опыт работы в области документооборота не менее 2-х лет;
— Знание законодательства, регулирующего документооборот;
— Умение работать с электронными системами документооборота;
— Отличные навыки организации и планирования работы;
— Внимательность к деталям и умение работать с большим объемом информации;
— Коммуникабельность и способность работать в команде.
3. Рабочие процессы:
— Разработка и внедрение процедур и политик, связанных с документооборотом;
— Подготовка и контроль за исполнением планов документооборота;
— Составление и обновление шаблонов документов;
— Контроль соблюдения сроков подписания и передачи документов;
— Обработка, классификация и архивирование документов;
— Управление электронными системами документооборота;
— Подготовка отчетов о документообороте;
— Внутренний аудит документооборота и выявление возможных улучшений.
4. Ответственность:
— За соблюдение законодательства, регулирующего документооборот;
— За сохранность и конфиденциальность документов;
— За своевременное выполнение задач и соблюдение сроков;
— За качество и точность работы.
5. Развитие и обучение:
— Участие в профессиональных тренингах и семинарах;
— Чтение специализированной литературы и изучение новых технологий в области документооборота;
— Повышение квалификации и получение сертификатов.
Специалист по документообороту играет важную роль в эффективной работе организации. Его обязанности включают организацию и контроль документооборота, разработку процедур и политик, управление электронными системами документооборота, обеспечение конфиденциальности и безопасности документов, а также подготовку отчетов и проведение внутреннего аудита. Для успешного выполнения этих задач специалисту необходимы высшее образование, опыт работы и навыки работы с электронными системами. Специалист по документообороту также должен быть внимательным к деталям, уметь работать с большим объемом информации и хорошо коммуницировать в команде.
57 Общие положения
57.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по внутреннему документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
57.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
57.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по внутреннему документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
57.4 Специалист по внутреннему документообороту непосредственно подчиняется Начальнику Отдела документооборота и регламентации.
57.5 У Специалиста по внутреннему документообороту подчиненных нет.
57.6 Специалист по внутреннему документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Отдела документооборота и регламентации на время его отсутствия.
57.7 На время отсутствия Специалиста по внутреннему документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.
58 Цели и должностные обязанности
58.1 Деятельность Специалиста по внутреннему документообороту направлена на достижение следующих целей:
58.1.1 Координация информационных потоков между сотрудниками XXX и контрагентами.
58.1.2 Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.
58.2 Для достижения установленных целей Специалист по внутреннему документообороту исполняет следующие обязанности:
58.2.1 Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
58.2.2 Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;
58.2.3 Обеспечивает в соответствии с установленным порядком нормоконтроль, регистрацию, систематизацию, хранение и использование распорядительных документов Компании;
58.2.4 Дает рекомендации по оформлению, доведению и нормоконтролю распорядительных документов Компании;
58.2.5 Ведет протоколы Правления, Расширенного Правления (еженедельно), протоколы совещания руководителей структурных подразделений XXX (ежемесячно).
58.3 Для достижения установленных целей Специалист по внутреннему документообороту осуществляет взаимодействие со структурными подразделения XXX.
59 Показатели оценки деятельности
Деятельность Специалиста по внутреннему документообороту оценивается на основе следующих показателей:
59.1 Своевременность и оперативность в оформлении приказов, распоряжений, решений.
59.2 Ведение архива приказов, распоряжений, решений в соответствии с установленным порядком.
59.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.
60 Общекорпоративные нормы
Деятельность Специалиста по внутреннему документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
60.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;
61 Права
Специалист по внутреннему документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
61.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от
Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;
61.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей
Компетенции;
61.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, работы группы и отдела в целом;
62 Ответственность
Специалист по внутреннему документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
63 Требования к работнику при приеме на работу
|
Общие обязательные требования |
||
|
7.1 |
Образование |
Среднее специальное, высшее |
|
7.2 |
Опыт работы |
От 0,5 года в области делопроизводства |
|
7.3 |
Профессиональные навыки |
Знание делопроизводства и документооборота. |
|
Специальные требования |
||
|
7.4 |
Знание специального ПО, технических систем |
Пользователь MS Office. |
|
7.5 |
Знание нормативной документации |
— |
|
7.6 |
Владение методиками |
— |
64 Словарь специальных терминов и сокращений
|
Термин, сокращение |
Определение термина, сокращения |
|
|
8.1 |
ОДР |
Отдел документооборота и регламентации |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
65 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
Должностная инструкция по специальности «Документовед»
Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДОКУМЕНТОВЕДА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.
1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.
1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.5. На должность Документоведа принимается лицо:
-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).
1.6. Документовед должен знать:
-документообразование;
-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
-основы экономики, организации труда и управления;
-законодательство о труде;
-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;
-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;
-организацию архивного дела;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
-основы программирования;
-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
-основы эргономики, социальной психологии, социологии;
-правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Документовед обязан:
2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.
2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.
2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.
2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.
2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. Права
Документовед вправе:
3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.
3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.
4. Ответственность
Документовед ответственен за:
4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.
5. Условия работы
5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Что входит в обязанности делопроизводителя в организации
Деловые бумаги являются неотъемлемой составляющей любого процесса в учреждении. Ведение внутреннего и внешнего документооборота с момента создания или поступления документации до сдачи ее в архив входит в обязанности делопроизводителя — специалиста по обработке документов.
Навигация
Кто такой специалист по обработке документов
Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, согласно которому это специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимается несколько служащих или целый отдел. Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:
- общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
- должностные обязанности работника;
- права;
- ответственность.
Квалификационные требования к делопроизводителю согласно профстандарту
Функции делопроизводителя в организации
Основные задачи ответственного за документооборот специалиста определены профстандартом. Обобщенной функцией является документационное обеспечение деятельности организации. При расширении функционала работника обязанности секретаря-делопроизводителя в организации входят в обобщенную функцию — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Каждая обобщенная функция включает в себя ряд конкретных задач.
| Обобщенная трудовая функция | Трудовая функция |
|---|---|
| Документационное обеспечение деятельности организации | Работа с документами |
| Текущее хранение документов | |
| Обработка дел для последующего хранения |
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Движение деловых бумаг не зависит от типа юрлица, поэтому работа делопроизводителем в государственных учреждениях аналогична работе в коммерческих фирмах. Конкретные задачи, которые выполняет работник, определяются работодателем в зависимости от его потребностей. В функционал могут входить и задачи помощника руководителя или секретаря, но кратко обязанности делопроизводителя выглядят следующим образом:
- создание документа;
- документооборот, который включает в себя все стадии движения документа по инстанциям;
- подготовка и сдача бумаг на хранение.
Должностная инструкция определяет, что делает секретарь-делопроизводитель, помимо ведения документооборота. В инструкцию включают такие задачи, как регистрация поступающих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам, закупка продуктов для обеспечения кофе-пауз, организация и обеспечение личных контактов руководителя и т.д.
В должностной инструкции делопроизводителя необходимо прописать весь функционал работника. Работа за пределами должностной инструкции должна оплачиваться дополнительно.
Пример должностных обязанностей секретаря-делопроизводителя
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Ответственность работника
Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:
- дисциплинарной — за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним задач;
- административной — за совершенные в процессе трудовой деятельности правонарушения;
- уголовной — за совершенные в процессе трудовой деятельности преступления;
- материальной — за причиненный материальный ущерб работодателю.
Может пригодиться:
- основы делопроизводства и документооборота для новичков;
- документооборот: требования к оформлению документации
- что входит в должностные обязанности секретаря.
Должностные обязанности: ответы по темам
Вам может быть интересно: