Должностные инструкции должны быть на каждого сотрудника отдельно

Должностная инструкция работника в вопросах и ответах

Обязаны ли работодатели составлять должностные инструкции?

Если мы говорим об обычных работодателях, то нет, не обязаны. Должностные инструкции должны быть, к примеру, у госслужащихч. 1 ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, сотрудников местных органов властип. 2 ч. 1 ст. 12 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, полицейскихп. 2 ч. 1 ст. 27 Закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ. Это прямо прописано в специальных законах.

А в Трудовом кодексе такого понятия, как «должностная инструкция», вообще нет. По сути, ее можно отнести к локальным нормативным актам, которые работодатели разрабатывают и принимают по своему усмотрениюст. 22 ТК РФ. Поэтому они вправе решать, составлять им должностные инструкции или нетПисьмо ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299. Никакой ответственности за их отсутствие не предусмотрено.

В чем польза должностной инструкции?

Во-первых, в ней можно подробно расписать весь функционал работника. Тогда не придется отягощать перечнем обязанностей трудовой договор. В нем достаточно будет сделать лишь отсылку на должностную инструкцию (например, «работник принят на должность юрисконсульта с выполнением должностных обязанностей согласно должностной инструкции от ___ № ___»). В противном случае даже малейшее уточнение обязанностей придется согласовывать с работником и оформлять допсоглашением к трудовому договору.

Во-вторых, четко сформулировав в должностной инструкции требования к уровню образования, квалификации, стажу работы, работодатель будет иметь все основания отказывать в приеме на работу тем, кто не подходит под эти требования.

В-третьих, должностная инструкция пригодится, чтобы обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Можно ввести разные категории одной и той же должности или добавлять к названию должности слова «старший», «младший», «ведущий», расписав для них разные требования к уровню профессиональной подготовки.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Исторически так сложилось, что ее обычно разбивают на следующие разделы.

Раздел «Общие сведения». В нем, как правило, содержатся:

•обобщенные сведения о должности («Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности юрисконсульта»);

•подчиненность («Юрисконсульт подчиняется непосредственно руководителю правового департамента»);

•требования к образованию и стажу работы по специальности («На должность юрисконсульта назначается лицо, имеющее высшее юридическое образование (бакалавриат или магистратура) и стаж работы в должности юрисконсульта не менее 1 года»).

Раздел «Должностные обязанности». Это самый важный раздел инструкции. Его пропишите как можно детальнее, перечислите все, что должен делать сотрудник и в какие сроки. Здесь же можно предусмотреть, кого работник замещает.

Также в этом разделе имеет смысл указать, что работник должен знать — к примеру, конкретный СанПиН или ГОСТ, правила противопожарной безопасности или требования по охране труда. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Раздел «Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством». Здесь четко должно быть прописано, от кого, когда, как и какую информацию получает работник. А также к кому и по каким вопросам он может обратиться.

А вот раздел «Ответственность», вопреки расхожему мнению, совсем необязателен. Ведь как привлекать к материальной и дисциплинарной ответственности, написано в ТК РФ. И ничего тут добавить или убавить при помощи должностной инструкции не получится.

Что лучше — составлять именные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей?

Это работодатель должен решать сам исходя из целесообразности. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности со схожими обязанностями (к примеру, менеджеры по продажам), то достаточно составить единую для всех типовую должностную инструкцию. И приложить к ней лист ознакомления, где распишется каждый сотрудник.

Составлять именные или персонифицированные инструкции с указанием не только должности, но и ф. и. о. конкретного сотрудника имеет смысл, если должности работников называются одинаково, но их обязанности принципиально различаются.

Допустим, в компании есть два штатных переводчика. Один занимается исключительно устными синхронными переводами на переговорах руководства с иностранными партнерами. А второй, наоборот, работает только с документами — готовит письма и запросы зарубежным контрагентам, переводит входящую корреспонденцию из-за рубежа. То есть люди делают разную работу, но оба называются переводчиками. Тогда нужно составить отдельную должностную инструкцию для каждого из них.

Но учтите, что при каждой смене кадров именную инструкцию придется утверждать заново.

Что не надо писать в должностной инструкции?

Во-первых, не переносите туда нормы Трудового кодекса. Это бессмысленно. Если включить в инструкцию обязанности работника из ст. 21 ТК РФ (например, выполнять установленные нормы труда, бережно относиться к имуществу работодателя), то от этого они не станут более обязательными. А если не включить, то работник все равно должен будет эти обязанности выполнять.

Во-вторых, не нужно использовать общие фразы и выражения. Это обороты наподобие «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации», «проводить линию на увеличение производительности». В них нет смысловой нагрузки, и непонятно, что конкретно должен сделать работник. Наказать его за неисполнение таких требований вряд ли получится.

Следуйте правилу «меньше воды». Чем четче будет написана должностная инструкция, тем лучше и работнику, и работодателю. Первому ясно, чего от него хотят и какова зона его ответственности, второму понятно, за какие огрехи сотрудника можно наказать, если что. Трехстраничный документ с конкретным перечнем обязанностей гораздо полезнее «талмуда» с набором общих фраз.

Вот выдержка из должностной инструкции кассира с удачными, на наш взгляд, формулировками.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

3. Должностные обязанности

Кассир исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает, выдает, учитывает, хранит деньги с соблюдением законодательства РФ и локальных нормативных актов работодателя.

3.2. Получает деньги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, командировочных и других расходов.

3.3. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет наличие денежных сумм с остатком по кассовой книге.

3.4. Составляет описи ветхих купюр и передает их в учреждения банка с целью замены на новые.

3.5. Передает деньги инкассаторам.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Все зависит от того, что именно в инструкции вы хотите поменять.

Предположим, нужно просто уточнить, в каком порядке выполняется та или иная работа, или изменить требования к профессиональным навыкам. Тогда достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней сотрудников под роспись.

А вот если нужно поменять трудовую функцию, к примеру расширить круг обязанностей сотрудника, то в одностороннем порядке это сделать не получится. Помимо редактирования самой инструкции, придется также дать работнику на подпись допсоглашение к его трудовому договору с указанием новых обязанностей. Если он его подпишет, значит, он согласен с дополнительным функционалом.

Дополнять обязанности работника без его согласия — весьма муторная процедура, которая допускается только при изменении организационных или технологических условий труда в компаниист. 74 ТК РФ.

* * *

Напомним, работник, занимающий должность, для которой была принята должностная инструкция, обязан ее выполнять с того момента, как ознакомился с ней под роспись и до:

•или перевода на другую должность;

•или ознакомления с новой редакцией этой инструкции.

Должностные инструкции помогают эффективно управлять трудовыми ресурсами и напрямую влияют на эффективность работы организации. 

Работодатели часто задаются вопросом, могут ли они самостоятельно устанавливать правила оформления и внесения изменений в эти документы. 

Очень важно правильно прописать обязанности работников и ознакомить сотрудников с должностными инструкциями, чтобы обеспечить их выполнение. 

В статье эксперт РУНО разъясняет алгоритм, рекомендованный Минтрудом, который поможет работодателям не только грамотно составить должностные инструкции, но и защитить свои интересы в случае судебных разбирательств. 

Итак, узнаем подробнее, на какие элементы следует обратить внимание при оформлении инструкций. 

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте
2. Определите ответственного за ведение должностных инструкций
3. Как разработать должностную инструкцию
4. Как утвердить форму и структуру должностной инструкции
5. Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией

Зафиксируйте порядок оформления должностных инструкций в локальном акте

Работодатели могут самостоятельно установить правила оформления должностных инструкций и регулировать процесс внесения в них изменений. 

Важно зафиксировать эти правила в локальном акте организации, как указано в письме Минтруда от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817. 

Трудовой кодекс не обязывает работодателей оформлять должностные инструкции, четкие требования к их содержанию  отсутствуют, как и к процедуре утверждения или изменения. 

В своем новом письме специалисты Минтруда подчеркнули, что документы могут быть разработаны в той форме и порядке, которые работодатель определит в своем локальном нормативном акте.

Определите ответственного за ведение должностных инструкций

Составление должностных инструкций обязательно только для госорганов. Остальные организации могут не утверждать их, но рекомендуется все же оформлять такие документы. Должностные инструкции могут стать полезным инструментом для разрешения конфликтов с работниками при судебных спорах.

К примеру, наличие должностной инструкции позволяет обосновать увольнение сотрудника по причине несоответствия квалификации, уравновесить распределение обязанностей между схожими позициями, подтвердить законность дисциплинарного взыскания в суде и корректно провести аттестацию персонала. Она даже может включать требования о сдаче экзаменов по технике безопасности, как уточнено в решении Первого КСОЮ от 01.07.2024 № 88-20839/2024.

Если вы решили разрабатывать и утверждать должностные инструкции, выберите сотрудника, который будет отвечать за эту работу. Работодатель может сам определить список работников, участвующих в разработке, согласовании и актуализации должностных инструкций, а также их обязанности. Обычно эти задачи доверяются кадровому работнику. 

В больших компаниях даже вводят отдельные должности. Сотрудник, ответственный за должностные инструкции, не только разрабатывает новые документы, но и следит за обновлением уже утвержденных.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации. 

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Часть задач по созданию должностных инструкций может выполнять руководство подразделений, для которых инструкции нужны. Они должны передавать информацию о конкретных обязанностях подчиненных кадровику или другому ответственному сотруднику и согласовывать проект документа. Чтобы должностная инструкция действительно защищала интересы компании, её не следует заполнять формально или использовать шаблонные формулировки из интернета.

Закрепите обязанности сотрудника, отвечающего за эти документы, в трудовом договоре или в должностной инструкции. Эти обязанности также могут быть отражены в локальном нормативном акте, например, в Положении о структурном подразделении, при условии, что в трудовом договоре или должностной инструкции указаны требования этого положения. Если в договоре не прописано, что сотрудник обязан составлять инструкции, нужно оформить это как дополнительную работу.

Как разработать должностную инструкцию

В законодательстве нет четких указаний по составлению должностных инструкций, поэтому работодателю предоставляется возможность определять этот порядок самостоятельно. 

Рекомендуется создавать инструкции для каждой штатной должности. Формально работодатель может установить должностные обязанности различным категориям сотрудников как трудовым договором, так и должностными инструкциями (согласно статьям 21, 22, 57 Трудового кодекса). Однако существует риск, что такие различия могут быть расценены как дискриминация, согласно ст. 3 ТК. Чтобы минимизировать риски споров и судебных разбирательств, избегайте оформления должностных инструкций исключительно для отдельных работников.

С целью предотвращения необходимости повторного утверждения должностных инструкций после каждого увольнения или приема нового сотрудника, лучше не составлять именные инструкции. Для группы работников, занимающих одинаковые должности и выполняющих схожие обязанности, достаточно подготовить единый документ и ознакомить с ним всех членов этой группы.

Важно знать!

Если у ваших сотрудников идентичные должности, но фактически они выполняют разные функции, разумнее будет изменить названия этих должностей, чтобы избежать путаницы.

Ведите внутренний реестр должностных инструкций, чтобы отслеживать, для каких сотрудников составлены документы, а кому они еще не предоставлены.

Как утвердить форму и структуру должностной инструкции

Установите общую форму, которая будет использоваться для составления должностных инструкций. Обязательно включите в неё разделы, касающиеся общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности. Законом не определено, что именно должно содержаться в каждом разделе, поэтому обычно информация заимствуется из Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС) и профессиональных стандартов.

В разделе «Общие положения» укажите наименование должности, строго соответствующее штатному расписанию. Это будет доказательством в случае судебного разбирательства о том, что документ регулирует обязанности работника на определённой позиции. 

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления» кадровые специалисты получат возможность овладеть методиками разработки и внедрения ЛНА, что поможет эффективнее управлять трудовыми отношениями и обеспечивать соблюдение требований законодательства.

Уточните требования к квалификации сотрудника и укажите его непосредственного руководителя. Например, бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру, специалист по кадрам — руководителю кадрового отдела, а менеджер по продажам — руководителю отдела продаж.

Отразите порядок назначения и освобождения сотрудника от должности. Если у работника есть подчинённые, перечислите их. Включите в инструкцию данные о том, кто будет замещать сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать. Также определите перечень документов, с которыми работник должен будет обращаться в своей деятельности.

Подробно перечислите все обязанности, которые возлагаются на сотрудника на данной должности. Для заполнения этого раздела учитывайте профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор видов деятельности (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Иначе, например: если для сторожа будут прописаны обязанности по уборке территории, это может повлечь дополнительные расходы на совмещение должностей. Данные документы содержат примерные обязанности для различных позиций. Не забудьте запросить информацию о конкретных обязанностях у руководителя структурного подразделения, к которому относится должность.

Пример:

Представим такую ситуацию: Работник Петрова была занята в компании на позиции сторожа. В ее должностной инструкции работодатель указал, что одной из ее обязанностей является уборка территории организации.

После сокращения сотрудников, Петрова обратилась в суд с требованием о доплате за совмещение должностей с функциями дворника. В итоге судьи встали на сторону Петровой, подчеркнув, что при составлении должностных инструкций следует учитывать положения Квалификационного справочника профессий рабочих и Тарифно-квалификационных характеристик. 

Эти документы ясно указывают, что функция сторожа не включает в себя обязанности по уборке прилегающей территории, что является обязанностью дворника. Таким образом, за выполнение работ, относящихся к другим должностям, необходимо производить оплату как за совмещение, согласно ст. 151 Трудового кодекса и определению Третьего КСОЮ от 07.06.2023 по делу № 88-11613/2023.

В разделе, посвященном правам сотрудника, укажите список прав, которыми он обладает в рамках своей компетенции при выполнении должностных обязанностей. 

В разделе «Ответственность» должностной инструкции детализируйте конкретные виды ответственности, которые возлагаются на работника в зависимости от его обязанностей.

Как ознакомить сотрудников с должностной инструкцией

У вас есть возможность оформить должностную инструкцию как отдельный документ или включить ее в трудовой договор, согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6. Если вы выбрали вариант с приложением к трудовому договору, составьте два экземпляра документа: один для сотрудника, который принимается на работу, и второй — для ваших записей (часть 1 статьи 67 ТК РФ).

Для утверждения инструкции в качестве отдельного локального акта необходимо подготовить приказ об утверждении. Формат такого приказа может быть свободным. После этого обязательно ознакомьте всех сотрудников, принимаемых на работу, с должностной инструкцией под их подпись, предоставив им копию документа.

Важно отметить, что ознакомление сотрудников с должностными инструкциями должно проводиться под подпись. В случае, если в трудовом договоре не указаны конкретные трудовые функции работника, а просто сделана ссылка на должностную инструкцию, и сотрудник не был с ней ознакомлен, он может отказаться выполнять связанные с ней обязанности. Если же вы не ознакомите сотрудника с должностной инструкцией и не получите подпись, то не сможете привлечь его к ответственности за неисполнение своих обязательств.

Пример:

Допустим, Ирину Сергееву приняли на должность инструктора групповых занятий, но с должностной инструкцией не ознакомили. За месяц работы новая сотрудница успела нагрубить клиентам, устроить конфликт с коллегами, получить жалобу от клиента на сайте компании, да и в целом не исполняла распоряжения руководства.

Сергееву уволили в связи с непрохождением испытательного срока, но ей удалось оспорить это в суде. А все из-за того, что работодатель не смог подтвердить в суде, что инструктор ненадлежащим образом исполняла свои обязанности, ведь он не ознакомил новенькую с ее должностной инструкцией. 

Получается, сотрудница просто не знала, что должна была делать и как именно выполнять свои обязанности, определение Первого КСОЮ от 03.06.2024 по делу № 88-17076/2024.

Ознакомить сотрудников с должностной инструкцией можете с помощью листа ознакомления — приложите его к документу и в нем собирайте подписи. Другой вариант — попросите работника расписаться в самой должностной инструкции на обоих экземплярах. К экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного сотрудника. 

Кроме того, можете завести специальный журнал и знакомить с должностными инструкциями сотрудников в нем, если такой вариант для компании будет удобнее.

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Когда включать в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые или по году утверждения?

Ответ

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.  Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443. Сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми. Для сравнения: в уже недействующем Перечне 2010[2] типовые инструкции (регламенты) имели постоянный срок хранения, а значит, должны были быть включены в опись дел постоянного хранения.

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

1. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
2. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
3. Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
4. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй варианты.

Вариант 1. Формирование должностных инструкций работников в отдельные дела

В соответствии с п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016[4] дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

В п. 4.28 Правил 2015[5^] указано, что датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Следовательно, индивидуальная должностная инструкция должна быть включена в опись дел по личному составу (Пример 1) в тот годовой раздел, в котором она была утверждена (в том числе распорядительным документом).

Как правило, индивидуальные инструкции сотрудников составляют новые на сотрудника (или сотрудников), а до того «должностную нагрузку» сотрудника корректируют в приказах по личному составу.  Значит, и соответствующие приказы будут формировать в составе томов приказов по личному составу.

Например, в течение 2015 года в ООО «Сибирские сети» составили и утвердили новую индивидуальную должностную инструкцию на двух специалистов административно-управленческого персонала. Эти инструкции попадут в другое дело и будут отражены в годовом разделе описи дел за 2015 год (Пример 2).

Вариант 2. Формирование должностных инструкций работника в составе его личного дела

Если в организации ведут и оформляют на длительное хранение личные дела работников, то можно формировать индивидуальную должностную инструкцию в составе личного дела работника, так как сроки хранения у этих документов одинаковые. Значит, можно включить такую индивидуальную должностную инструкцию в тот годовой раздел описи (Пример 3), в котором сотрудник был уволен, в который внесли его личное дело, содержащее индивидуальную инструкцию с возможными дополнениями и изменениями к ней.

Помните, что личные дела являются примером переходящего дела, так как в него включают документы, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации. Значит, если сотрудник был переведен на новую должность, то новая должностная инструкция также будет включена в личное дело. Это будет отображено во внутренней описи личного дела (Пример 4). Запись в годовом разделе описи будет такой же, как в Примере 3.

ПРИМЕР 4

Внутренняя опись документов личного дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 781

Вариант 3. При отсутствии в организации практики формирования личных дел – формирование должностных инструкций работников, являющихся приложениями к трудовым договорам, в составе дел с трудовыми договорами

Не все организации ведут личные дела, при этом во всех организациях накапливаются трудовые договоры.

В таком случае срок хранения должностной инструкции будет соответствовать сроку хранения трудового договора, в соответствии со ст. 435 Перечня 2019 он составляет «50/75 лет ЭПК». В описи дел по личному составу (Пример 5) это также будет отражено. 

Трудовой договор – это документ, в котором есть дата подписания (заключения договора). Эта дата должна совпадать с датой подписания индивидуальной должностной инструкции (во всяком случае, это должен быть один календарный год). Поэтому логично включать должностные инструкции с договорами в годовой раздел описи «по году» заключения договора с соблюдением хронологической последовательности трудовых договоров в деле (от раннего к позднему).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она может измениться, если вносятся изменения в сам трудовой договор. Например, заключается дополнительное соглашение. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников». В этих делах должны быть внутренние описи документов, а документы должны располагаться в деле в алфавитном или в хронологическом порядке.

Если есть дополнительные соглашения к трудовым договорам и новые должностные инструкции, то вопрос, как отражать их в годовом разделе описи, остается открытым. Сотрудник может работать в организации в течение длительного периода времени (то есть в течение нескольких календарных лет) и иметь несколько дополнительных соглашений и обновленных индивидуальных должностных инструкций, датированных разными годами. Поэтому вносить в описи трудовые договоры и дополнительные соглашения так же, как и индивидуальные должностные инструкции с изменениями в годовые разделы, соответствующие их году заключения и подписания, означает, что информация по одному работнику будет «распределена» по нескольким годовым разделам (и по нескольким делам) описи дел по личному составу. Такую опись будет очень неудобно использовать при учете дел и поиске нужной информации.

Мы не рекомендуем использовать такой вариант работы с должностными инструкциями. Считаем, что лучше учитывать их в составе личного дела работника.

Выбранный вами вариант формирования должностных инструкций необходимо закрепить в номенклатуре дел (Примеры 6, 7), так как номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации и предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.

11.11.2021, 12:05