5 марта 2020 года на базе Национального архива Республики Казахстан с участием заместителя руководителя Общего отдела
Администрации
Президента Республики Казахстан Ержана Серикбаева, заместителя руководителя Отдела информатизации
и защиты информационных ресурсов Администрации Президента Республики Казахстан
Берика
Батырбекова, ответственного секретаря Министерства
культуры и спорта Республики Казахстан Бахытжана Темирболата, директора
Департамента архивного дела и документации Багдата
Тансыбекова, директора Архива Президента Республики Казахстан Жамили Абдыкадыровой, директора
Национального архива Республики Казахстан Абиля Жоламанова прошло рабочее совещание
по внедрению информационной системы «Единый архив электронных документов». На заседании были обсуждены
вопросы развития информационной системы «Единый архив электронных документов»,
мониторинга и контроля исполнения.
Разработчик
проекта – товарищество с ограниченной
ответственностью «InesSoft»
представили
презентацию информационной
системы «Единый архив электронных документов», ознакомили с ее функционалом.
Проектный офис-менеджер акционерного общества «Национальный
инфокоммуникационный холдинг «Зерде» Жандос Кулжанбеков поделился информацией о
ходе реализации проекта и контроле.
Предыдущая запись
Сарайшық – Ұлы Дала мұраты
10.03.2020
Следующая запись
ХАБАРЛАНДЫРУ
16.03.2020
Заметьте, адрес сайта начинается с https
ИС ЕЭАД
В связи с едиными требованиями информационной безопасности, обращение к системе должно идти по доменному имени и защищаться ssl-сертификатом.
Инфо
Для начало все эти настройки Вы должны делать только на компьютере с доступом к сети ЕТС ГО (Единой транспортной сети государственных органов).
Внимание
На компьютере с доступом в интернет настройка Е-Архив бесполезно. Доступа нет.
Для доступа к системе необходимо добавить записи в файл C:\Windows\system32\drivers\etc\hosts для пользователей ОС Windows и в /etc/hosts для пользователей ОС Linux.
После добавления записей «10.96.48.52 e-archive.gov.kz», в файл hosts на вашем компьютере, перейдите по ссылке https://e-archive.gov.kz
Инструкция:
Для пользователей Windows
1. Учетная запись ОС, под которой выполняются нижеуказанные пункты должна иметь права администратора.
2. Скопировать файл C:\Windows\system32\drivers\etc\hosts на Рабочий стол.
3. Открыть скопированный файл hosts с рабочего стола любым текстовым редактором (к примеру программой блокнот).
4. В конец файла внести строку (каждая запись с новой строки):
10.96.48.52 e-archive.gov.kz
10.245.12.43 ocsp.pki.gov.kz
10.245.12.43 tsp.pki.gov.kz
10.245.12.43 crl.pki.gov.kz
10.245.12.43 root.gov.kz
5. Сохранить изменения.
6. Скопировать файл hosts с заменой с рабочего стола обратно в папку C:\Windows\system32\drivers\etc\
7. В браузере перейти по адресу https://e-archive.gov.kz
Для пользователей ОС Linux
1. Учетная запись ОС, под которой выполняются нижеуказанные пункты должна иметь права суперадминистратора.
2. Открыть на редактирование файл /etc/hosts любым текcтовым редактором. (к примеру программой gedit)
3. В конец файла внести строку (каждая запись с новой строки):
10.96.48.52 e-archive.gov.kz
10.245.12.43 ocsp.pki.gov.kz
10.245.12.43 tsp.pki.gov.kz
10.245.12.43 crl.pki.gov.kz
10.245.12.43 root.gov.kz
4. Сохранить изменения.
5. В браузере перейти по адресу https://e-archive.gov.kz
1 Скачать NCALayer можете тут: NCALayer для Windows x86
2 Установить корневые сертификаты, если они не установлены.
Если Вы используете браузер мозиллу как я, тогда до запуска NCALayer нужно установить корневые сертификаты для работы программы. Корневые сертификаты скачайте здесь:
СКАЧАТЬ КУЦ (RSA)
СКАЧАТЬ НУЦ (RSA)
Сертификаты, файлы nca_rsa.crt и root_rsa.crt после закачки в моем случае лежат в папке ЗАГРУЗКИ. Они нам позже пригодятся.
Открываете настройки браузера Мозиллы Файерфокс. Как дойти до хранилище сертификатов смотрите нижнее фото (извиняюсь у меня стоит казахская версия браузера, думаю по шагам понятно где, откуда,куда).
В вкладке ЦЕНТР СЕРТИФИКАЦИИ в список нужно добавить корневые сертификаты (которые лежат в папке ЗАГРУЗКИ) через кнопку ИМПОРТ. Каждого по отдельности. Галочки вставьте как на рисунке.
В итоге в список будут добавлены вот такие корневые сертификаты и в конце нажимаем ОК. Закрываем все открытые окошки настройки браузера.
Перезапустить программу NCALayer, либо перезагрузить устройство.
Внимание
Важно! Перед началом работы с веб-сайтом или порталом государственных органов, на котором предполагается работа с электронной цифровой подписью, необходимо запускать данное приложение. Для удобства работы, приложение сама добавиться в автозагрузку (в windows (виндоус)), кроме portable версии.
Более подробно о программу NCALayer описана в этой странице: [NCALayer]
Авторизация в системе прилагаю следующие скриншоты, думаю понятны.
Всего просмотров: 8 242
В соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» ПРИКАЗЫВАЮ:
Сноска. Преамбула — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
1. Утвердить:
1) правила оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) правила оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» согласно приложению 2 к настоящему приказу;
3) правила оказания государственной услуги «Апостилирование архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж» согласно приложению 3 к настоящему приказу.
2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра культуры и спорта Республики Казахстан согласно приложению 4 к настоящему приказу.
3. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
3) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим приказом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
|
Министр культуры и спорта Республики Казахстан |
А. Раимкулова |
«СОГЛАСОВАН»
Министерство цифрового развития,
инноваций и аэрокосмической
промышленности Республики Казахстан
| Приложение 1 к приказу Министр культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159 |
Правила оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» (далее – Закон) и определяют порядок оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее – государственная услуга).
Сноска. Пункт 1 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющая юридическую силу (подлинника);
2) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 455 Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 33290);
3) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) государственный архив – государственное учреждение, наделенное правом сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, постоянного хранения, государственного учета и использования документов Национального архивного фонда;
5) центральный государственный архив – государственный архив, находящийся в ведении центрального исполнительного органа, осуществляющего руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.
6) цифровой документ – электронный документ, формируемый сервисом цифровых документов, необходимый для получения государственных услуг и иных услуг в электронной форме, а также при взаимодействии с физическими и юридическими лицами.
Сноска. Пункт 2 с изменениями, внесенными приказами и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
3. Государственная услуга оказывается республиканским государственным учреждением «Национальный архив Республики Казахстан», центральными государственными архивами, государственными архивами областей, городов Астана, Алматы и Шымкент, городов, районов (далее – услугодатель).
Сноска. Пункт 3 – в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Глава 2. Порядок оказания государственной услуги
4. Для получения государственной услуги физические и юридические лица (далее – услугополучатель) обращаются с заявлением по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам в канцелярию услугодателя, некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация) либо через веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал).
Перечень основных требований к оказанию государственной услуги, включающий характеристику процесса, форму, содержание и результат оказания государственной услуги изложены в перечне основных требований к оказанию государственной услуги (далее – Перечень) согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
Сноска. Пункт 4 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
4-1. При соответствии пакета документов Перечню ответственный исполнитель услугодателя вносит сведения в автоматизированную информационную систему «Единый архив электронных документов» (далее – ИС «ЕАЭД»).
Сноска. Глава 2 дополнена пунктом 4-1, в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
5. При предоставлении полного пакета документов в канцелярию услугодателя на его копии ставится отметка о принятии с указанием даты и фамилии работника канцелярии, при обращении через портал в «личный кабинет» услугополучателя направляется статус о принятии запроса на оказание государственной услуги.
При подаче пакета документов через Государственную корпорацию услугополучатель предоставляет услугодателю документ, удостоверяющий личность, либо цифровой документ из сервиса цифровых документов (представляется для идентификации личности) и документ, подтверждающий полномочия – для юридического лица либо нотариально засвидетельствованная доверенность – для физического лица (при обращении уполномоченного представителя).
При обращении в Государственную корпорацию день приема не входит в срок оказания государственной услуги.
При сдаче документов услугополучателем в Государственную корпорацию максимально допустимое время ожидания – 15 (пятнадцать) минут, максимально допустимое время обслуживания услугополучателя – 20 (двадцать) минут.
При обращении услугополучателя через Государственную корпорацию работник Государственной корпорации направляет заявление в ИС «ЕАЭД» через шлюз «электронного правительства».
Сноска. Пункт 5 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
6. Сведения о документах, удостоверяющих личность услугополучателя, работник Государственной корпорации получает из соответствующих государственных информационных систем через шлюз «электронного правительства».
7. При подаче пакета документов через Государственную корпорацию работник Государственной корпорации выдает услугополучателю расписку о приеме документов.
В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов и (или) документов с истекшим сроком действия работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления.
Сноска. В пункт 7 вносится изменение на казахском языке, текст на русском языке не меняется, в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
8. Поступившее заявление через канцелярию услугодателя или Государственную корпорацию либо портал, работник канцелярии в течение 1 (одного) рабочего дня передает ответственному исполнителю (в случае поступления после 18.00 часов заявление регистрируется на следующий рабочий день).
Ответственный исполнитель услугодателя в течение 2 (двух) рабочих дней с момента получения документов проверяет полноту и соответствие представленных документов требованиям, предусмотренным пунктом 8 Перечня.
При предоставлении услугополучателем полного пакета документов ответственный исполнитель услугодателя в течение 2 (двух) рабочих дней вносит заключение на имя своего руководителя с приложением документов, на основании которого в течение 1 (одного) рабочего дня принимается решение об оказании государственной услуги.
В случае предоставления услугполучателем неполного пакета документов согласно пункту 8 Перечня ответственный исполнитель услугодателя направляет услугополучателю отказ в приеме заявления.
Срок приведения в соответствие документов, указанных в уведомлении, составляет 2 (два) рабочих дня, если в течение 2 (двух) рабочих дней со дня получения уведомления услугополучатель не привел их в соответствие с требованиями, то услугодатель направляет мотивированный отказ в дальнейшем рассмотрении заявления.
При выявлении оснований для отказа в оказании государственной услуги услугодатель уведомляет услугополучателя о предварительном решении об отказе в оказании государственной услуги, а также времени и месте (способе) проведения заслушивания для возможности выразить услугополучателю позицию по предварительному решению.
Уведомление о заслушивании направляется не менее чем за 3 (три) рабочих дня до завершения срока оказания государственной услуги. Заслушивание проводится не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня уведомления.
По результатам заслушивания услугодатель принимает решение о выдаче результата оказания государственной услуги либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.
Ответственный исполнитель рассматривает (изучает) документы и подготавливает результат оказания государственной услуги в течение 8 (восьми) рабочих дней.
Ответственный исполнитель в течение 1 (одного) рабочего дня подготавливает документы на отправку через канцелярию услугодателя.
С момента поступления документов услугодателю из Государственной корпорации, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги выдается в течение 11 (одиннадцати) рабочих дней.
В случае, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций и (или) периода более чем за 5 (пять) лет, ответственный исполнитель в течение 3 (трех) рабочих дней до истечения срока оказания уведомляет услугополучателя о продлении срока оказания государственной услуги не более чем на 25 (двадцать пять) рабочих дней.
В случае отсутствия документов (сведений) на государственном хранении, ответственный исполнитель в течение 3 (трех) рабочих дней с момента поступления документов подготавливает ответ об отсутствии на государственном хранении у услугодателя запрашиваемых документов (сведений) на государственном хранении либо направлении запроса по принадлежности в другой государственный или ведомственный архив.
Сноска. Пункт 8 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); с изменением, внесенным приказом Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
8-1. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, не позднее 3 (трех) рабочих дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой государственный или ведомственный архив, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом услугополучателя.
Сноска. Глава 2 дополнена пунктом 8-1, в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
9-1. Услугодатель предоставляет информацию о внесенных изменениях в порядок оказания государственных услуг оператору информационо-коммуникационной инфраструктуры «электронного правительства» (с учетом оказания услуги через портал «электронного правительства»), НАО «Государственная корпация «Правительство для граждан», Единый контакт-центр и услугодателям.
Сноска. Правила дополнены пунктом 9-1 в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Глава 3. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) услугодателя
10. При обжаловании решений, действий (бездействий) сотрудников услугодателя жалоба направляется руководству услугодателя по адресам, указанным на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан: www.mаm.gov.kz в разделе «Государственные услуги», либо на имя руководителя Комитета архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан по адресу: 010000, город Астана, Есильский район, проспект Мәңгілік Ел, дом 8, здание «Дом министерств», подъезд № 14.
Рассмотрение жалобы по вопросам оказания государственных услуг производится вышестоящим административным органом, должностным лицом, уполномоченным органом по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг (далее – орган, рассматривающий жалобу).
Жалоба подается услугодателю и (или) должностному лицу, чье решение, действие (бездействие) обжалуются.
Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес непосредственно оказывающего государственную услугу услугодателя, в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона подлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Услугодатель, должностное лицо, чье решение, действие (бездействие) обжалуются, не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня поступления жалобы направляют ее и административное дело в орган, рассматривающий жалобу.
При этом, услугодатель, должностное лицо, решение, действие (бездействие) которого обжалуются, вправе не направлять жалобу в орган, рассматривающий жалобу, если он в течение 3 (трех) рабочих дней примет решение либо иное административное действие, полностью удовлетворяющие требованиям, указанным в жалобе.
Если иное не предусмотрено законом, обращение в суд допускается после обжалования в досудебном порядке.
Сноска. Пункт 10 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); с изменением, внесенным приказом Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
11. Жалоба на решения, действия (бездействия) услугодателя по вопросам оказания государственных услуг подается на имя руководителя услугодателя.
12. Жалоба подается в письменном виде по почте, через канцелярию услугодателя.
Сноска. В пункт 12 вносится изменение на казахском языке, текст на русском языке не меняется, в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
13. При подаче жалобы услугополучателем указываются его фамилия, имя, отчество (при его наличии), почтовый адрес, исходящий номер и дата.
Жалоба подписывается услугополучателем.
Сноска. Пункт 13 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
14. Жалоба услугополучателя, поступившая на имя руководителя услугодателя, в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона подлежит рассмотрению в течении пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
15. Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес уполномоченного органа по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.
16. В случае несогласия с результатами оказанной государственной услуги услугополучатель обращается в вышестоящие органы либо в суд в установленном законодательством порядке Республики Казахстан.
| Приложение 1 к Правилам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» |
|
| Форма | |
| _________________________________ (наименование услугодателя) от ______________________________ (фамилия, имя, отчество ________________________________ (при его наличии) услугополучателя), ________________________________ Место жительства (для физического лица)/ ________________________________ ________________________________ юридический адрес ________________________________ (для юридического лица) ________________________________ Контактный телефон: ________________________________ Электронный адрес ________________________________ Индивидуальный идентификационный номер/ _________________________________ бизнес идентификационный номер) |
Заявление
Сноска. Приложение 1 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Прошу выдать архивную справку или копии архивных документов или архивные
выписки из архивных документов о подтверждении сведений социально-правового
характера:
__________________________________________________________________________
(в зависимости от потребности услугополучателя, указываются запрашиваемые
__________________________________________________________________________
сведения трудовой стаж, размер заработной платы, возраст, состав семьи, образование,
__________________________________________________________________________
награждение, перечисление пенсионных взносов и социальных отчислений,
__________________________________________________________________________
присвоение ученых степеней и званий, несчастные случаи, нахождение на излечении,
__________________________________________________________________________
эвакуации, применение репрессий, реабилитация, служба в воинских частях и
__________________________________________________________________________
формированиях, проживание в зонах экологического бедствия,
__________________________________________________________________________
пребывание в местах лишения свободы, акты гражданского состояния и иные
__________________________________________________________________________
сведения, хранящиеся в государственных архивах)
на:_______________________________________________________________________
(фамилия (девичья фамилия), имя, отчество (при его наличии),
__________________________________________________________________________
дата рождения лица, на которого запрашиваются сведения, период, за который
__________________________________________________________________________
запрашиваются сведения)
за: _______________________________________________________________________
(дата, месяц, год (-ы)/ месяц, год (-ы)/ год (-ы)
Приложение: копии документов, подтверждающих запрашиваемые сведения
(при наличии):
1) _______________________________________________________________________;
2) ______________________________________________________________________;
3) ______________________________________________________________________.
Согласен на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну,
содержащихся в информационных системах.
Подтверждаю своей подписью ознакомление с тем, что указанные мною адрес места
жительства (места нахождения), места работы, абонентский номер сотовой связи,
электронный адрес достоверны, а уведомление (извещение), направленное
на указанные контакты, будет считаться надлежащим и достаточным.
«___» ______________ 20___ года
________________ (подпись)
| Приложение 2 к Правилам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» |
Сноска. Приложение 2 — в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
|
Перечень основных требований к оказанию государственной услуги |
||
|
1 |
Наименование услугодателя |
Республиканское государственное учреждение «Национальный архив Республики Казахстан» Комитета архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан, центральные государственные архивы Комитета архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан, государственные архивы местных исполнительных органов областей, городов Астана, Алматы и Шымкента, городов, районов (далее – услугодатель). |
|
2 |
Способы предоставления государственной услуги |
Канцелярия услугодателя, некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация), веб портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал). |
|
3 |
Срок оказания государственной услуги |
В течение 11 (одиннадцати) рабочих дней |
|
4 |
Форма оказания государственной услуги |
Электронная (частично автоматизированная) /бумажная |
|
5 |
Результат оказания государственной услуги |
Архивная справка, копия архивного документа или архивная выписка по подтверждению сведений социально-правового характера, а также ответы об отсутствии на государственном хранении у услугодателя запрашиваемых документов (сведений) на государственном хранении, направлении запроса по принадлежности в другой государственный или ведомственный архив либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги. |
|
6 |
Размер оплаты, взимаемой с услугополучателя при оказании государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан |
Бесплатно |
|
7 |
График работы услугодателя, Государственной корпорации и объектов информации |
Услугодатель с понедельника по пятницу с 09.00 до 18.00 часов, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 часов, Государственный архив города Астана с 8.30 до 18.00 часов, с перерывом на обед с 13.00 до 14.30 часов, в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан. Прием заявлений и выдача готовых результатов государственных услуг осуществляется через Государственную корпорацию с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 18.00 часов без перерыва, дежурные отделы обслуживания населения Государственной корпорации с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 20.00 часов и в субботу с 9.00 до 13.00 часов кроме праздничных и выходных дней согласно Трудового кодекса Республики Казахстан. Портал – круглосуточно, за исключением технических перерывов, связанных с проведением ремонтных работ (при обращении услугополучателя после окончания рабочего времени, в праздничные и выходные дни, прием заявлений и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляется следующим рабочим днем). |
|
8 |
Перечень документов и сведений, истребуемых у услугополучателя для оказания государственной услуги |
в канцелярию услугодателя: |
|
9 |
Основания для отказа в оказании государственной услуги, установленные законодательством Республики Казахстан |
1) установление недостоверности документов, представленных услугополучателем для получения государственной услуги, и (или) данных (сведений), содержащихся в них; |
|
10 |
Иные требования с учетом особенностей оказания государственной услуги, в том числе оказываемой в электронной форме и через Государственную корпорацию. |
Услугополучатель получает государственную услугу в электронной форме через портал при условии наличия у него ЭЦП. Сервис цифровых документов доступен для пользователей, авторизованных в мобильном приложении. Для использования цифрового документа необходимо пройти авторизацию в мобильном приложении с использованием ЭЦП или одноразового пароля, далее перейти в раздел «Цифровые документы» и выбрать необходимый документ. Услугодатель обеспечивает внесение данных в информационную систему мониторинга оказания государственных услуг о стадии оказания государственной услуги в порядке, установленном уполномоченным органом в сфере информатизации. Контактные телефоны справочных служб по вопросам оказания государственной услуги указаны на интернет-ресурсе Министерства www.gov.kz. Единый контакт-центр по вопросам оказания государственных услуг: 1414, 8-800-080-7777. |
| Приложение 2 к приказу Министр культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159 |
Правила оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности»
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 26 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» (далее – Закон) и определяют порядок оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» (далее – государственная услуга).
Сноска. Пункт 1 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;
2) документ Национального архивного фонда – архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
3. Государственная услуга оказывается Комитетом архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан (далее – услугодатель).
Сноска. Пункт 3 — в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Глава 2. Порядок оказания государственной услуги
4. Для получения государственной услуги физические и юридические лица (далее – услугополучатель) обращаются с заявлением по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам в некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация) либо через веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал).
При обращении в Государственную корпорацию день приема не входит в срок оказания государственной услуги.
При сдаче документов услугополучателем в Государственную корпорацию максимально допустимое время ожидания – 15 (пятнадцать) минут, максимально допустимое время обслуживания услугополучателя – 20 (двадцать) минут.
Перечень основных требований к оказанию государственной услуги, включающий характеристику процесса, форму, содержание и результат оказания государственной услуги изложены в перечне основных требований к оказанию государственной услуги (далее — Перечень) согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
Сноска. Пункт 4 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
5. В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов и (или) документов с истекшим сроком действия в Государственную корпорацию работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления.
6. В случае предоставления услугополучателем полного пакета документов в Государственную корпорацию, а также при обращении на портал результат оказания государственной услуги выдается в течение 30 (тридцати) календарных дней.
Ответственный исполнитель услугодателя в течение 2 (двух) рабочих дней с момента получения проверяет полноту и соответствие представленных документов требованиям, предусмотренным пунктом 8 Перечня.
В случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов согласно пункту 8 Перечня ответственный исполнитель услугодателя направляет услугополучателю отказ в приеме заявления.
Срок приведения в соответствие документов, указанных в уведомлении, составляет 2 (два) рабочих дня, если в течение 2 (двух) рабочих дней со дня получения уведомления услугополучатель не привел их в соответствие с требованиями, то услугодатель направляет мотивированный отказ в дальнейшем рассмотрении заявления.
При выявлении оснований для отказа в оказании государственной услуги услугодатель уведомляет услугополучателя о предварительном решении об отказе в оказании государственной услуги, а также времени и месте (способе) проведения заслушивания для возможности выразить услугополучателю позицию по предварительному решению.
Уведомление о заслушивании направляется не менее чем за 3 (три) рабочих дня до завершения срока оказания государственной услуги. Заслушивание проводится не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня уведомления.
По результатам заслушивания услугодатель принимает решение о выдаче разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.
При предоставлении услугополучателем полного пакета документов ответственный исполнитель услугодателя в течение 1 (одного) рабочего дня вносит заключение на имя своего руководителя с приложением документов, на основании которого в течение 1 (одного) рабочего дня принимается решение об оказании государственной услуги и направляется уведомление услугополучателю.
Ответственный исполнитель в течение 1 (одного) рабочего дня после направления уведомления направляет документы на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее – ЦЭПК).
ЦЭПК в течение 15 (пятнадцати) календарных дней с момента получения документов проводит экспертизу научной и практической ценности запрашиваемых документов, составляет экспертное заключение и принимает решение о выдаче разрешения либо об отказе в выдаче разрешения.
Ответственный исполнитель в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения экспертного заключения на основании экспертного заключения оформляет разрешение на право временного вывоза за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности (далее – разрешение), по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам, сопроводительное письмо о направлении в Государственную корпорацию разрешения либо уведомление об отказе в оказании государственной услуги.
Руководитель соответствующего структурного подразделения услугодателя в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения от ответственного исполнителя разрешения и сопроводительного письма визирует разрешение, сопроводительное письмо о направлении в Государственную корпорацию разрешения либо уведомление об отказе в оказании государственной услуги.
Руководитель услугодателя в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения от ответственного исполнителя разрешения и сопроводительного письма подписывает сопроводительное письмо о направлении в Государственную корпорацию разрешения либо уведомление об отказе в оказании государственной услуги.
После подписания сопроводительного письма о направлении в Государственную корпорацию разрешения либо уведомления об отказе в оказании государственной услуги руководитель услугодателя незамедлительно передает их ответственному исполнителю для регистрации.
Сотрудник канцелярии в течение 4 (четырех) рабочих часов регистрирует сопроводительное письмо о направлении в Государственную корпорацию разрешения либо уведомление об отказе в оказании государственной услуги и направляет их по назначению.
Услугодатель обеспечивает доставку результата государственной услуги в Государственную корпорацию не позднее чем за сутки до истечения срока оказания государственной услуги.
На портале результат оказания государственной услуги направляется в «личный кабинет» услугополучателя в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью уполномоченного лица услугодателя.
Услугодатель в соответствии с пунктом 11) пункта 2 статьи 5 Закона, обеспечивает внесение данных в информационную систему мониторинга оказания государственных услуг о стадии оказания государственной услуги в порядке, установленном уполномоченным органом в сфере информатизации.
Сноска. Пункт 6 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); с изменением, внесенным приказом Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
6-1. Услугодатель предоставляет информацию о внесенных изменениях в порядок оказания государственных услуг оператору информационо-коммуникационной инфраструктуры «электронного правительства» (с учетом оказания услуги через портал «электронного правительства»), НАО «Государственная корпация «Правительство для граждан», Единый контакт-центр и услугодателям.
Сноска. Правила дополнены пунктом 6-1 в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Глава 3. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) услугодателя
7. При обжаловании решений, действий (бездействий) сотрудников услугодателя жалоба направляется руководству услугодателя по адресу и номерам телефонов, указанным на интернет-ресурсе услугодателя www.gov.kz: 010000, город Астана, Есильский район, проспект Мәңгілік Ел, дом 8, здание «Дом министерств», подъезд № 14, контактные телефоны: 8 (7172) 741848, 741333.
Сноска. Пункт 7 — в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
8. Жалоба на решения, действия (бездействия) услугодателя по вопросам оказания государственных услуг подается на имя руководителя услугодателя.
9. Жалоба подается в письменном виде по почте, через канцелярию услугодателя.
10. При подаче жалобы услугополучателем указываются его фамилия, имя, отчество (при его наличии), почтовый адрес, исходящий номер и дата.
Жалоба подписывается услугополучателем.
Сноска. Пункт 10 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
11. Жалоба услугополучателя, поступившая на имя руководителя услугодателя, в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона подлежит рассмотрению в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.
Сноска. Пункт 11 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
12. Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес уполномоченного органа по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг, подлежит рассмотрению в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации.
Сноска. Пункт 12 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
13. В случае несогласия с результатами оказанной государственной услуги услугополучатель обращается в вышестоящие органы либо в суд в установленном законодательством порядке Республики Казахстан.
| Приложение 1 к Правилам оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» |
|
| Форма | |
| ____________________________ (наименование услугодателя) от _________________________ (фамилия, имя, отчество ____________________________ (при его (наличии) услугополучателя) ____________________________ Место жительства (для физического лица/ ____________________________ юридический адрес ____________________________ (для юридического (лица) ____________________________ (Контактный телефон: ____________________________ Электронный адрес: ____________________________ Индивидуальный идентификационный (номер/ |
|
| ____________________________ ____________________________ Бизнес-идентификационный номер |
Заявление
Сноска. Приложение 1 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Прошу выдать разрешение на временный вывоз за пределы Республики Казахстан
следующего (-их) документа (-ов) Национального архивного фонда, находящихся
в государственной собственности:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
(наименование)
Цель вывоза: ___________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Наименование страны, куда вывозятся документ (-ы): _________________________
_______________________________________________________________________.
Срок вывоза: ___________________________________________________________.
Данные услугополучателя: _______________________________________________,
(для физического лица – адрес места жительства, почтовый
_______________________________________________________________________
индекс, электронная почта, телефоны, факс, индивидуальный идентификационный
номер; для юридического
_______________________________________________________________________
лица — юридический адрес, почтовый индекс, электронная почта, телефоны, факс,
бизнес-идентификационный номер)
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Согласен на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну,
содержащихся в информационных системах.
Подтверждаю своей подписью ознакомление с тем, что указанные мною адрес места
жительства (места нахождения), места работы, абонентский номер сотовой связи,
электронный адрес достоверны, а уведомление (извещение), направленное
на указанные контакты, будет считаться надлежащим и достаточным.
Фамилия, имя, отчество (при его наличии) услугополучателя
«__» ______________ 20___года
___________________ (подпись)
Место для печати (для юридического лица)
| Приложение 2 к Правилам оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» |
Сноска. Приложение 2 — в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
|
Перечень основных требований к оказанию государственной услуги |
||
|
1 |
Наименование услугодателя |
Комитет архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан |
|
2 |
Способы предоставления государственной услуги |
Некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация), веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал) |
|
3 |
Срок оказания государственной услуги |
30 (тридцать) календарных дней |
|
4 |
Форма оказания государственной услуги |
Электронная (частично автоматизированная) /бумажная |
|
5 |
Результат оказания государственной услуги |
Разрешение на право временного вывоза за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности (далее – разрешение) либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги. |
|
6 |
Размер оплаты, взимаемой с услугополучателя при оказании государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан |
Бесплатно |
|
7 |
График работы услугодателя, Государственной корпорации и объектов информации |
Прием заявлений и выдача готовых результатов государственных услуг осуществляется через Государственную корпорацию с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 18.00 часов без перерыва, дежурные отделы обслуживания населения Государственной корпорации с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 20.00 часов и в субботу с 9.00 до 13.00 часов кроме праздничных и выходных дней согласно Трудового кодекса Республики Казахстан. Портал – круглосуточно, за исключением технических перерывов, связанных с проведением ремонтных работ (при обращении услугополучателя после окончания рабочего времени, в праздничные и выходные дни, прием заявлений и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляется следующим рабочим днем) |
|
8 |
Перечень документов и сведений, истребуемых у услугополучателя для оказания государственной услуги |
в Государственную корпорацию: |
|
9 |
Основания для отказа в оказании государственной услуги, установленные законодательством Республики Казахстан |
1) установление недостоверности документов, представленных услугополучателем для получения государственной услуги, и (или) данных (сведений), содержащихся в них; |
|
10 |
Иные требования с учетом особенностей оказания государственной услуги, в том числе оказываемой в электронной форме и через Государственную корпорацию. |
Услугополучатель получает государственную услугу в электронной форме через портал при условии наличия у него ЭЦП. Сервис цифровых документов доступен для пользователей, авторизованных в мобильном приложении. Для использования цифрового документа необходимо пройти авторизацию в мобильном приложении с использованием ЭЦП или одноразового пароля, далее перейти в раздел «Цифровые документы» и выбрать необходимый документ. Услугодатель обеспечивает внесение данных в информационную систему мониторинга оказания государственных услуг о стадии оказания государственной услуги в порядке, установленном уполномоченным органом в сфере информатизации. Контактные телефоны справочных служб по вопросам оказания государственной услуги указаны на интернет-ресурсе Министерства www.gov.kz. Единый контакт-центр по вопросам оказания государственных услуг: 1414, 8-800-080-7777. |
| Приложение 3 к Правилам оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» |
|
| Форма |
Наименование Государственный Наименование уполномоченного органа Герб
Республики уполномоченного (на государственном языке) Казахстан органа
(на русском языке)
Разрешение №___ на право временного вывоза за пределы Республики Казахстан
документов Национального архивного фонда
Выдано ___________________________________________________________________
(наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество должностного лица)
__________________________________________________________________________
на право временного вывоза документов Национального архивного фонда
Республики Казахстан согласно прилагаемому перечню на ___ листах.
Документы временно вывозятся в ______________________ (страна).
Цель временного вывоза: экспонирование, реставрационные работы
(нужное подчеркнуть), иные случаи (указать)
________________________________________
__________________________________________________________________________
Срок нахождения в период с _______________ до _______________.
Временный вывоз разрешен на основании _____________________________________
__________________________________________________________________________
Руководитель государственного органа ______________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
(наименование должности с указанием организации)
М.П.
«___» __________ 20___г. ______________
(место выдачи)
Отметки таможенной и пограничной служб
| Приложение 4 к Правилам оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» |
Сноска. Правый верхний угол приложения 4 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Перечень документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, на временный вывоз которых запрашивается разрешение
|
N |
Описание документа, дела (единицы хранения)* |
Поисковые данные** |
Физическое состояние |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Всего в перечень включено_____________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
Заявитель
(Наименование должности _______________ ________________
с указанием наименования (подпись) (Ф.И.О.)
организации)
МП.
Примечания:
* наряду с названием документа, дела (единицы хранения) указывается носитель и
способ воспроизведения информации, подлинность или копийность, характерные
внешние признаки, размеры;
** указывается место хранения документа, дела (единиц хранения), название
государственного архива, номер фонда, описи, единицы хранения; количество листов
(если в перечень включены отдельные документы дела, указываются номера листов).
Подпись руководителя и печать ставятся на каждом листе.
| Приложение 3 к приказу Министр культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159 |
Правила оказания государственной услуги «Апостилирование архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж»
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила оказания государственной услуги «Апостилирование архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж» (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 6) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» (далее – Закон) и определяют порядок оказания государственной услуги «Апостилирование архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж» (далее – государственная услуга).
Сноска. Пункт 1 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющая юридическую силу (подлинника);
2) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 455 Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 33290);
3) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) государственный архив – государственное учреждение, наделенное правом сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, постоянного хранения, государственного учета и использования документов Национального архивного фонда;
5) центральный государственный архив – государственный архив, находящийся в ведении центрального исполнительного органа, осуществляющего руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.
Сноска. Пункт 2 с изменением, внесенным приказом Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
3. Государственная услуга оказывается Комитетом архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан (далее – услугодатель).
Сноска. Пункт 3 — в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Глава 2. Порядок оказания государственной услуги
4. Для получения государственной услуги физические и юридические лица (далее – услугополучатель) обращаются к услугодателю с заявлением на проставление апостиля по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам через некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация) либо веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал).
Перечень основных требований к оказанию государственной услуги, включающий характеристику процесса, форму, содержание и результат оказания государственной услуги изложены в перечне основных требований к оказанию государственной услуги (далее – Перечень) согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
Сноска. Пункт 4 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
5. При обращении в Государственную корпорацию день приема не входит в срок оказания государственной услуги.
При сдаче документов услугополучателем в Государственную корпорацию максимально допустимое время ожидания – 15 (пятнадцать) минут, максимально допустимое время обслуживания услугополучателя – 20 (двадцать) минут.
В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов и (или) документов с истекшим сроком действия в Государственную корпорацию работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления.
Поступившее заявление услугополучателя через Государственную корпорацию, либо портал работник канцелярии в течение 1 (одного) рабочего дня передает ответственному исполнителю (в случае поступления после 18.30 часов заявление регистрируется на следующий рабочий день).
Срок оказания государственной услуги услугодателя и подразделений Государственной корпорации города Астана – 3 (три) рабочих дня.
Для подразделений Государственной корпорации других регионов – 10 (десять) рабочих дней с учетом почтовых отправлений (день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги).
Ответственный исполнитель услугодателя проверяет в течение 1 (одного) рабочего дня полноту и соответствие представленных документов требованиям, предусмотренным пунктом 8 Перечня.
При предоставлении услугополучателем полного пакета документов ответственный исполнитель услугодателя в течение 1 (одного) рабочего дня вносит заключение на имя своего руководителя с приложением документов, на основании которого в течение 1 (одного) рабочего дня принимается решение об оказании государственной услуги и направляется уведомление услугополучателю.
В случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов согласно пункту 8 Перечня ответственный исполнитель услугодателя направляет услугополучателю отказ в приеме заявления.
Срок приведения в соответствие документов, указанных в уведомлении, составляет 1 (один) рабочий день, если в течение 1 (одного) рабочего дня со дня получения уведомления услугополучатель не привел их в соответствие с требованиями, то услугодатель направляет мотивированный отказ в дальнейшем рассмотрении заявления.
При выявлении оснований для отказа в оказании государственной услуги услугодатель уведомляет услугополучателя о предварительном решении об отказе в оказании государственной услуги, а также времени и месте (способе) проведения заслушивания для возможности выразить услугополучателю позицию по предварительному решению.
Уведомление о заслушивании направляется не менее чем за 2 (два) рабочих дня до завершения срока оказания государственной услуги. Заслушивание проводится не позднее 1 (одного) рабочего дня со дня уведомления.
По результатам заслушивания услугодатель принимает решение о проставлении штампа апостиля на архивных справках, копиях архивных документов или архивных выписках либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.
При предоставлении услугополучателем полного пакета документов ответственный исполнитель услугодателя в течение 1 (одного) рабочего дня вносит заключение на имя своего руководителя с приложением документов, на основании которого в течение 1 (одного) рабочего дня принимается решение об оказании государственной услуги и направляется уведомление услугополучателю.
Услугодатель представляет результат оказания государственной услуги в Государственную корпорацию за сутки до окончания срока оказания государственной услуги.
В случае обращения через портал в «личном кабинете» в истории обращений услугополучателя отражается статус о принятии запроса для оказания государственной услуги, а также уведомление с указанием даты получения результата государственной услуги.
Услугодатель в соответствии с пунктом 11) пункта 2 статьи 5 Закона, обеспечивает внесение данных в информационную систему мониторинга оказания государственных услуг о стадии оказания государственной услуги в порядке, установленном уполномоченным органом в сфере информатизации.
Сноска. Пункт 5 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
5-1. Услугодатель предоставляет информацию о внесенных изменениях в порядок оказания государственных услуг оператору информационо-коммуникационной инфраструктуры «электронного правительства» (с учетом оказания услуги через портал «электронного правительства»), НАО «Государственная корпация «Правительство для граждан», Единый контакт-центр и услугодателям.
Сноска. Правила дополнены пунктом 5-1 в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 18.11.2022 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Глава 3. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) услугодателя
6. При обжаловании решений, действий (бездействий) сотрудников услугодателя жалоба направляется руководству услугодателя по адресу и номерам телефонов, указанным на интернет-ресурсе услугодателя www.gov.kz: 010000, город Астана, Есильский район, проспект Мәңгілік Ел, дом 8, здание «Дом министерств», подъезд № 14, контактные телефоны: 8 (7172) 741848, 741333.
Сноска. Пункт 6 — в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
7. Жалоба на решения, действия (бездействия) услугодателя по вопросам оказания государственных услуг подается на имя руководителя услугодателя.
8. Жалоба подается в письменном виде по почте, через канцелярию услугодателя.
9. При подаче жалобы услугополучателем указываются его фамилия, имя, отчество (при его наличии), почтовый адрес, исходящий номер и дата.
Жалоба подписывается услугополучателем.
Сноска. Пункт 9 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
10. Жалоба услугополучателя, поступившая на имя руководителя услугодателя, в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона подлежит рассмотрению в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.
Сноска. Пункт 10 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
11. Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес уполномоченного органа по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг, подлежит рассмотрению в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации.
Сноска. Пункт 11 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
12. В случае несогласия с результатами оказанной государственной услуги услугополучатель обращается в вышестоящие органы либо в суд в установленном законодательством порядке Республики Казахстан.
| Приложение 1 к Правилам оказания государственной услуги «Апостилирование архивных справок и копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых зарубеж» |
|
| Форма | |
| ____________________________ (наименование услугодателя) от _________________________ (фамилия, имя, отчество (при его наличии) услугополучателя), ____________________________ Место жительства (для физического лица)/ ____________________________ юридический адрес (для юридического лица) ____________________________ Контактный телефон: ____________________________ Электронный адрес ____________________________ Индивидуальный идентификационный номер/ ____________________________ Бизнес идентификационный номер |
Заявление
Сноска. Приложение 1 — в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 19.10.2021 № 312 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Прошу проставить штамп апостиля на:
__________________________________________________________________________
(архивной справке, копиях архивных документов или архивных выписках
из _______________________________________________________________________,
выданных государственным архивом. архивных документов)
Согласен на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну,
содержащихся в информационных системах.
Подтверждаю своей подписью ознакомление с тем, что указанные мною адрес места
жительства (места нахождения), места работы, абонентский номер сотовой связи,
электронный адрес достоверны, а уведомление (извещение),
направленное на указанные контакты, будет считаться надлежащим и достаточным.
«___» ______________ 20___ года
_________________ (подпись)
| Приложение 2 к Правилам оказания государственной услуги «Апостилирование архивных справок и копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж» |
Сноска. Приложение 2 — в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
|
Перечень основных требований к оказанию государственной услуги |
||
|
1 |
Наименование услугодателя |
Комитет архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан |
|
2 |
Способы предоставления государственной услуги |
Некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация), веб портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее – портал) |
|
3 |
Срок оказания государственной услуги |
1) услугодатель и подразделения Государственной корпорации города Астана – 3 (три) рабочих дня; |
|
4 |
Форма оказания государственной услуги |
Электронная (частично автоматизированная)/бумажная |
|
5 |
Результат оказания государственной услуги |
Штамп апостиля на архивных справках, копиях архивных документов или архивных выписках, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж либо мотивированный отказ в оказании государственной услуги. |
|
6 |
Размер оплаты, взимаемой с услугополучателя при оказании государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан |
За оказание государственной услуги взимается государственная пошлина в соответствии с подпунктом 15) пункта 1 статьи 609 и подпунктом 7) статьи 615 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс)» (далее – Налоговый кодекс), которая составляет 0,5 месячного расчетного показателя, установленного на день уплаты государственной пошлины за каждый документ. |
|
7 |
График работы услугодателя, Государственной корпорации и объектов информации |
Прием заявлений и выдача готовых результатов государственных услуг осуществляется через Государственную корпорацию с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 18.00 часов без перерыва, дежурные отделы обслуживания населения Государственной корпорации с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 20.00 часов и в субботу с 9.00 до 13.00 часов кроме праздничных и выходных дней согласно Трудового кодекса Республики Казахстан. Портал – круглосуточно, за исключением технических перерывов, связанных с проведением ремонтных работ (при обращении услугополучателя после окончания рабочего времени, в праздничные и выходные дни, прием заявлений и выдача результатов оказания государственной услуги осуществляется следующим рабочим днем). |
|
8 |
Перечень документов и сведений, истребуемых у услугодателя для оказания государственной услуги |
В Государственную корпорацию: |
|
9 |
Основания для отказа в оказании государственной услуги, установленные законодательством Республики Казахстан |
1) установления недостоверности документов, представленных услугополучателем для получения государственной услуги, и (или) данных (сведений), содержащихся в них; |
|
10 |
Иные требования с учетом особенностей оказания государственной услуги, в том числе оказываемой в электронной форме и через Государственную корпорацию. |
Услугополучатель подает запрос для получения государственной услуги в электронной форме через портал при условии наличия у него ЭЦП. Сервис цифровых документов доступен для пользователей, авторизованных в мобильном приложении. Для использования цифрового документа необходимо пройти авторизацию в мобильном приложении с использованием ЭЦП или одноразового пароля, далее перейти в раздел «Цифровые документы» и выбрать необходимый документ. Услугодатель обеспечивает внесение данных в информационную систему мониторинга оказания государственных услуг о стадии оказания государственной услуги в порядке, установленном уполномоченным органом в сфере информатизации. Контактные телефоны справочных служб по вопросам оказания государственной услуги указаны на интернет-ресурсе www.gov.kz. Единый контакт-центр по вопросам оказания государственных услуг 1414, 8 800 080 7777. |
| Приложение 4 к приказу Министр культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159 |
Перечень утративших силу некоторых приказов Министра культуры и спорта Республики Казахстан
1. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138″Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11086, опубликован в информационно-правовой системе «Әділет» 29 мая 2015 года).
2. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 15 мая 2015 года № 184″Об утверждении регламентов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов №11444, опубликован в информационно-правовой системе «Әділет» 10 июля 2015 года).
3. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 января 2016 года № 16″О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 13360, опубликован в информационно-правовой системе «Әділет»15 марта 2016 года).
4. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 февраля 2016 года № 55 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 15 мая 2015 года № 184 «Об утверждении регламентов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 13534, опубликован в информационно-правовой системе «Әділет» 5 апреля 2016 года).
5. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 7 марта 2017 года № 57 «О внесении изменений и дополнений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15123, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан от 24 мая 2017 года).
6. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 14 июня 2017 года № 177 «О внесении изменений и дополнений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 15 мая 2015 года № 184 «Об утверждении регламентов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15388, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 7 августа 2017 года).
7. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 11 января 2018 года № 14 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 16581, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 20 марта 2018 года).
8. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 28 апреля 2018 года № 97 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 15 мая 2015 года № 184 «Об утверждении регламентов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 16907, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 24 мая 2018 года).
9. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 13 мая 2019 года № 133 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 «Об утверждении стандартов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 18653, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 14 мая 2019 года).
10. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 июля 2019 года № 189 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 15 мая 2015 года № 184 «Об утверждении регламентов государственных услуг в области архивного дела» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 18987, опубликован в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан 10 июля 2019 года).
Электронный архив организации – это не просто файловое хранилище, а полноценная система хранения электронных документов (СХЭД), которая позволяет подтвердить аутентичность документа даже через несколько десятков лет. С 1 сентября 2023 года появились новые требования к СХЭД, утв. Приказом Росархива от 31 июля 2023 г. №77. Рассказываем в статье про организацию хранения электронных документов в электронных архивах.
Что такое электронный архив документов
Все организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение нормативных сроков их хранения. Требование установлено в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».
Документы могут поступать в организацию или формироваться в ней в бумажном или цифровом виде. Их подлинники должны храниться в том формате, в каком они изначально составлены. Соответственно, бумажные документы помещают в обычный архив, а цифровые – в электронный архив организации (ЭА).
В зависимости от формы хранения ЭА может быть представлен в двух видах:
- На физических носителях информации. Электронные архивные документы (ЭАД) хранятся, например, на дисках, флешках. Их размещают отдельно от бумажного архива. Металлические стеллажи и шкафы для хранения должны быть размагничены и заземлены. Электронные документы хранят на физических носителях, если они не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или их нельзя хранить в системе хранения электронных документов.
- В СХЭД. В этом случае используется специальное программное обеспечение, которое соответствует требованиям законодательства об информационных системах и обеспечивает соблюдение требований информационной безопасности и защиты информации. Часто под «электронным архивом» как раз понимают СХЭД.
Виды электронных архивов
Электронный архив организации может быть организован в виде:
- локального архива – на сервере компании;
- «облачного» хранилища – на стороннем сервере с доступом через интернет;
- архива в системе электронного документооборота (ЭДО) – по договору с оператором ЭДО.
Частные компании и ИП могут отдавать работу с ЭА на аутсорсинг. Бюджетные организации обязаны организовать собственный архив. Требование установлено в п. 133 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правил №77).
Какие функции должен выполнять электронный архив документов:
- прием электронных документов на архивное хранение в соответствии с п. 147, 148, 150 Правил № 77;
- хранение ЭАД вместе с их метаданными;
- учет электронных архивных документов;
- формирование описей ЭАД;
- резервное копирование и восстановление цифровых данных;
- проверка наличия и состояния ЭАД в порядке, предусмотренном п. 152, 153 Правил № 77;
- создание (копирование) и внесение в СХЭД экземпляров цифровых документов взамен поврежденных;
- сохранение результатов проверки состояния ЭАД с помощью специальных программных средств в течение установленного времени;
- конвертация или миграция электронных архивных документов вместе с их метаданными для обеспечения сохранности;
- формирование проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- создание уведомлений об истечении сроков хранения ЭАД, удалению ЭАД из системы, в том числе их резервных экземпляров.
СХЭД должна быть совместима как с системой ЭДО организации, так и с информационными системами государственных и муниципальных архивов. Это нужно, чтобы обеспечить не только передачу цифровых документов в архив, но и возможность их прочтения, конвертации.
Какие правила действуют для электронных архивов
Хранение электронных документов в архиве организуют, соблюдая требования:
- Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»;
- Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- ГОСТ Р ИСО 13008-2015. Национальный стандарт РФ. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов;
- Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;
- Типовых функциональных требований к СХЭД государственных органов, утв. Приказом Росархива от 15.06.2020 № 69;
- Перечня типовых документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 — по нему определяют сроки хранения документов;
- Инструкции по применению Перечня №236, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;
- Положения об архиве организации.
Вы можете оцифровывать для облегчения поиска все бумаги, которые поступают в компанию. Но в ЭА вы будете включать только два вида документов:
- Электронные документы, изначально созданные в цифровом виде. Это набор файлов, включающий, в том числе, описание и файл цифровой подписи. Требования к структуре ЭАД приведены в п. 141 Правил № 77. Хранить нужно именно оригиналы – файлы в формате PDF/A с текстовыми и другими данными, созданные в системе ЭДО и подписанные электронной подписью.
- Цифровые копии (образы) бумажных документов, относящихся к гибридным делам – делам, в которых есть электронные и бумажные документы. Например, акты выполненных работ от подрядчиков могут поступать в компанию в двух форматах – как через ЭДО, так и по Почте России. Требования к структуре цифровых копий приведены в п. 160 Правил № 77.
Все ЭАД в архиве должны быть систематизированы по схеме с уровнями систематизации «Фонд → Опись → Раздел и подраздел описи → Электронное дело в соответствии с номенклатурой дел → Электронный документ».
Информация на каждом уровне оформляется в виде архивных учетных форм (АУФ) по образцам обязательных учетных документов. В приложениях к Правилам № 77 есть бланки листа и списка фондов, описей и т. д.
|
Важно! Компания должна установить порядок приема-передачи ЭАД в локальном нормативном акте согласно п. 144 Правил № 77. В нем надо прописать внутреннее разграничение прав доступа к документам, учетным и справочно-поисковым системам СХЭД. Если компания отдала ведение электронного архива документов на аутсорсинг, то все эти условия включаются в соглашение об информационном взаимодействии. Российские архивы могут храниться только на территории Российской Федерации. |
Какой срок хранения электронных документов
Цифровые оригиналы хранят столько же, сколько и бумажные версии. Сроки для каждого вида документов устанавливают по Перечню, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Например, табели учета рабочего времени «вредников» и должностные инструкции работников надо держать до 75 лет.
Срок хранения считают с 1 января года, следующего за годом, когда документ завершен делопроизводством. Так подписанный 20 сентября 2023 года акт выполненных работ будет храниться 5 лет с 1 января 2024 года.
Для ЭАД действуют те же правила передачи в архив, что и для бумажных версий. Документы постоянного (свыше 10 лет) хранения отправляют в СХЭД не ранее чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве – п. 47 Правил № 77.
Как создать электронный архив организации
Приведем примерный алгоритм, как создать электронный архив.
Шаг 1. Определите, будете вы вести архив самостоятельно или отдадите его на аутсорсинг. Во втором случае вам нужно будет составить техническое задание для подрядчика, заключить договор и уже совместно с ним заниматься организацией ЭА. Далее мы приводим действия для создания собственного электронного архива документов.
Шаг 2. Выберите вид архива – локальный, в облачном хранилище или в системе электронного документооборота. У каждого из них есть свои плюсы и минусы. Например, в локальном архиве на сервере компании могут быть сложности с защитой информации и разграничением прав доступа, но вы сможете оперативно вносить какие-то изменения.
Шаг 3. Подготовьте перечень видов документов для хранения в архиве, схему систематизации. Разработайте порядок приема-передачи электронных документов в архив в соответствии с Правилами № 77. В нем же утвердите АУФ.
Шаг 4. Выберите программу для СХЭД и установите ее.
Шаг 5. Приказом руководителя разграничьте права доступа к электронному архиву. Назначьте ответственного или ответственных за его ведение.
Какие нюансы надо учесть при работе с электронным архивом документов
ЭАД должен обеспечивать сохранность и достоверность цифровых документов. Для этого недостаточно просто перевести их в электронный формат.
В течение всего срока хранения надо обеспечить:
- прочтение ЭАД;
- воспроизведение;
- проверку подлинности электронной подписи, которой подписан документ.
Для этого документы в СХЭД ежегодно проверяют с помощью специального программного обеспечения. Процедуру называют иногда «перештамповкой». Она описана в п. 152 Правил № 77. После «перештамповки» к метаданным ЭАД добавляется запись о ее дате и результатах. Первичная проверка проводится при приеме документа в СХЭД в соответствии с п. 148 Правил № 77.
Физические носители обследуют на предмет их целостности и отсутствия повреждений.
При наличии повреждений электронные документы могут быть восстановлены с помощью их резервных копий, переведены в другие форматы. Если они хранятся на физических носителях, то их перезаписывают на новые. Эти процессы называются конвертацией и миграцией. Требования к ним приведены в ГОСТ Р ИСО 13008-2015 и разделе Х Правил № 77.
Системы электронного документооборота (СЭД) стали для многих организаций инструментом, без которого делопроизводство уже никак не обходится. Помимо преимуществ, связанных с экономией времени и средств, СЭД также позволяют организовать хранение большого количества документов в электронном виде, тем самым избавив от необходимости выделять для архивной документации специальное помещение.
Расскажем, что такое электронный архив, чем он отличается от бумажного архива и как его организовать.
Как электронный документооборот стал необходимостью
До 2020 года переход организаций на ЭДО можно было назвать вялотекущим процессом. У компаний не было по-настоящему серьёзных причин переводить делопроизводство в электронный формат. Поэтому на переход решались в основном крупные предприятия. Однако пандемия covid-19 внесла свои коррективы, вынудив участников бизнеса поменять процессы согласования, подписания и передачи документов.
Толчком к развитию ЭДО в России стала и инициатива со стороны государства. Основное внимание было уделено электронному документообороту между предприятиями и контролирующими органами. Вот как это происходило:
- В конце 2020 года утвердили Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанную ФНС России;
- В 2021 года был принят Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ о поправках в ТК РФ, которые позволили вести практически все кадровые документы в электронном виде;
- С 1 января 2022 года начала полноценно работать ГИС ЭПД, что позволило организациям, занимающимся автомобильными грузоперевозками, выбирать, в каком виде оформлять первичную документацию: на бумаге или в электронном формате;
- ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
- Произошли изменения в правилах подписания электронных документов, появилось понятие машиночитаемой доверенности.
Всё это привело к тому, что у бизнеса просто не осталось выбора. В некоторых случаях ЭДО стал обязательным. А что обмениваться электронными УПД или счетами-фактурами с контрагентами и госорганами, приходилось подключаться к оператору ЭДО, поскольку этого требовало законодательство.
Для проверки контрагентов рекомендуем подключиться к «1СПАРК Риски», цены и подробная информация размещены в каталоге сервисов 1С.
Что такое электронный архив и чем он лучше бумажного
У традиционных бумажных архивов существует немало недостатков, исправить которые можно лишь с помощью перевода делопроизводства в электронный формат.
Перечислим самые основные:
- Документы легко потерять
- Нужные бумаги часто приходится долго искать
- Под архив приходится приобретать или арендовать специальное помещение
- С конкретным документом из архива может работать только один работник
Данная проблема актуальна не только вне архива — документы теряются и в процессе переноса бумажного архива. Кроме того, к утере также приводят сложности в поиске документов — бумагу, которая не нашлась в архиве по тем или иным причинам, можно считать потерянной.
Помимо этого, существует опасность уничтожения документов при пожаре, затоплении или другом чрезвычайном происшествии. Поскольку резервные копии бумажных документов обычно не создаются, уничтоженная документации восстановлению не подлежит.
Обычно на поиск нужной документации и так уходит довольно продолжительное время, несмотря на систематизацию. Однако дольше приходится искать бумаги, поступившие в архив десятки лет назад. Поиск документов в значительной степени затрудняет и ситуация, когда у компании несколько архивов, которые находятся в разных регионах.
Если у предприятия есть свободный кабинет, его приходится занимать для хранения документации. Но не у всех есть такая возможность, поэтому приходится ежемесячно платить за аренду помещения, выделенного под архив.
Проблема с одновременным доступом к одному документу может быть решена только при переводе документации в электронный формат.
Организация электронного архива может помочь решить вышеописанные проблемы. Электронный архив выполняет роль цифрового хранилища, в которое электронные документы попадают из системы ЭДО или других источников. Архивация и упорядочивание потока документов происходит согласно нормам, установленным организацией, а также в соответствии с требованиями ГОСТа Р 54989-2012.
Электронный архив обладает рядом преимуществ:
- Простота и удобство использования
- Высокий уровень безопасности
- Возможность быстрого ответа на запросы надзорных органов
- Широкие возможности масштабирования
- Подтверждение нулевой ставки НДС
Для доступа к необходимому документу достаточно буквально пары кликов. Документы в базе хранилища можно сортировать по определённому признаку: по названию, дате и т.п.
Получить доступ к файлам и внести в них изменения могут лишь автоматизированные системы. Пользовательские права ограничены возможностью читать документы. Системы операторов ЭДО при передаче документов автоматически отправляют в «облако» резервную копию. Обычно сервера располагаются на разных физических устройствах, поэтому при повреждении оборудования документы можно легко восстановить. Поскольку права пользователей разграничиваются по мере необходимости, опасность несанкционированного доступа практически отсутствует.
Структура электронного архива позволяет максимально быстро найти нужный документ и отправить его по запросу ведомства.
С увеличением объёма документов достаточно приобрести ещё один носитель и подключить его к общей архивной системе. Кроме того, система электронного архива поддерживает возможность задать документу срок хранения. По его истечении файл с документом будет автоматически удаляться системой.
Организация электронного архива упростит получение права на льготное налогообложение, в том числе на НДС 0%.
Виды электронных архивов
Электронный архив может быть организован в виде:
- локального архива — документы хранятся на специально выделенном сервере организации;
- «облачного» хранилища — на стороннем сервере, доступ к которому предоставлен через интернет на заранее согласованных условиях;
- архивного хранилища в системе ЭДО — за хранение документов отвечает оператор ЭДО, условия доступа к ним обсуждаются с оператором.
Рассмотрим каждый вид электронного архива детальнее.
Локальный архив
Для хранения документов организация использует специальный сервер. Документы в таком архиве могут храниться в отдельных директориях (папках) операционной системы, однако поиск документов будет ограничен возможностями ОС. Минусами такого архива также являются высокие риски нарушения конфиденциальности и низкий уровень контроля за использованием документов.
«Облачный» архив
Некоторые операторы ЭДО предоставляют для хранения электронных документов своих клиентов специальный сервер, доступ к которому организация получает через интернет. Условия доступа согласовываются отдельно. Преимущество такого способа хранения электронной документации заключается в том, что компании не нужно организовывать архив самостоятельно. Минус «облачного» хранилища — сложный поиск необходимой документации.
В Доки реализована функция резервного копирования документа при его пересылке контрагенту или контролирующему госоргану. Резервные копии хранятся в «облаке». Сервис также поддерживает бесплатный роуминг и работу с маркировкой — УПД с кодами будут передаваться в систему маркировки автоматически. Попробуйте Доки! Безлимитные отправки на 3 месяца — бесплатно.
Архив в системе ЭДО
Компания сможет организовать хранение архивной документации в СЭД, если оператор ЭДО предоставляет такую услугу. Это наиболее удобный для хранения документов вариант, поскольку:
- исключены риски несанкционированного доступа к архивной документации — функциональность СЭД позволяет настроить доступ для разных категорий пользователей;
- реализован быстрый поиск документов — пользователь может почти мгновенно найти документ по заданному атрибуту (дата, тип документа и т.п.);
- можно контролировать движение документов и их использование работниками компании — СЭД позволяет отслеживать все перемещения документации и любые изменения в ней;
- хранение документов в СЭД позволяет автоматизировать процессы — например, можно настроить автоматическое удаление документов с истекшим сроком хранения;
- возможна интеграция с различными сервисами — при необходимости функциональность СЭД можно расширить за счёт новых опций от готовых интеграционных решений или разработанных самостоятельно.
Формирование электронного архива
Чтобы организовать в компании электронный архив, необходимо предварительно подготовиться. Порядок подготовки будет включать несколько этапов:
- Решение вопроса функциональности архива
- Анализ работы вашей организации
- Составление плана приоритетности блоков
- Оценка имеющегося бумажного архива
Необходимо определиться с тем, какие функции архивной системы наиболее востребованы. Также нужно учесть, какие методы хранения документации и источники получения данных будут использоваться.
На этом этапе нужно составить перечень документов, которые будут поступать в архив, и определить, какие бумаги нужно оцифровать прежде всего.
В плане нужно указать информацию об очерёдности внедрения блоков в систему электронного архива. Блоки могут содержать документацию разного типа.
Перед тем как документы будут переданы в электронный архив, определяется их ценность. Данный процесс регламентируют специальные нормы. Оценка осуществляется по следующим критериям:
- метод содержания;
- степень
- возможность длительного хранения и т.д.
Сканировать документы из бумажного архива можно постепенно. Сначала стоит внести в базу электронного архива документы, которые были оформлены в течение последнего года, поскольку обычно именно они наиболее востребованы.
После оценки документация упорядочивается и вносится в электронный архив. Это заключительная стадия формирования электронного архива. На данном этапе также проверяется соответствие носителей. На данном этапе осуществляется проверка носителей на соответствие требованиям ГОСТа, подготовленные для архивирования файлы документов отправляются в систему хранения.
После выполнения всех процедур по формированию электронного архива можно начинать работу с документами. Порядок работы с электронной документацией, в том числе архивной, описан в регламента об ЭДО — документе, содержащим определения терминов, правила работы с СЭД и т.п.