Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?
Напишите тему письма
Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.
Обращайтесь по имени
Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»
Пишите коротко, сразу о деле
В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет учебных занятий.
- Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
- Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.
Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов
Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.
Прикрепленные файлы называйте понятно
Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…
Подпишите письмо
Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.
Иван Павлов,
староста 203 группы
Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32
Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.
Перечитайте и отправляйте
Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.
Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.
Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия.
В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Слово «сетикет» (англ. Netiquette) 1 расшифровывается как «сетевой этикет», хотя в настоящее время «сетикет» начали называть – цифровой этикет. Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в компьютерных сетях. Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет четкого разделения между ее участниками, в том числе и между представителями компаний и их клиентами. В сети Интернет находится огромный коммерческий потенциал: целые виртуальные города, граничащие с правительственными программами и персональными страницами пользователей. Сегодня электронная сеть является аналогом реального мира. И правила бизнес-сетикета направлены на установление и поддержку хороших и адекватных отношений между коммерческими структурами и клиентами.
Нормы сетикета регулируют поведение пользователей сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах, мессенджерах), так и при использовании электронной почты.
Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме:
- персональное обращение и приветствие;
- грамотное заполнение поля «Тема»;
- выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам);
- позитивное завершение письма;
- подпись и блок контактной информации;
- время ответа на письмо.
Персональное обращение и приветствие
Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.
При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:
Таблица 1. Как обратиться к адресату (примеры)
Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на его подпись в блоке контактной информации. Если там адресат представляется как: «Генеральный директор, Иван Федоров», то к нему можно обращаться по имени или г-н Федоров.
При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: «Добрый день!» нежели «Здравствуйте!» В электронной переписке приветствие «Добрый день» – более нейтральная форма, которая уместна даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение, т.к. такое приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня.
Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка. Не следует в электронной переписке писать «Доброго дня!», «Доброго вечера!», так как традиционно в русском языке употребляется именительный падеж («Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!»). А при прощании – родительный падеж («Спокойной ночи!», «Всего доброго!», «Счастливого пути!»…).
Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, то допустимы обращения: «коллеги», «друзья».
Заполнение поля «Тема»
Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Его грамотное заполнение помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной, например вместо «Документы» лучше точно указать какие именно документы:
- Договор о поставках оборудования…
- Счет от … № …
- Программа обучения персонала по курсу «Делопроизводство»
Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тесту документа» в служебном письме на бумаге. Помните, что емкая формулировка в поле «Тема/Subject» сразу показывает ваш уровень профессионализма и культуры делового общения.
Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)
Заполнение данных полей влияет на дальнейшие действия участников электронной переписки.
«Кому» («То») – в это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответа. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.
«Копия» («Сс») – в это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «для сведения». Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку фразой: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс») – это поле в некоторых компаниях запрещено использовать, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем». Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Адресат, указанный в «Скрытой копии» («Всс»), ни под каким предлогом вмешиваться в переписку не имеет права.
Признательность за обращение
Слова…
Автор тренинга по деловой переписке поделится работающими советами, принципами и правилами по улучшению электронных писем
В современном мире бизнеса электронная почта является одним из основных средств коммуникации. Деловая переписка играет важную роль в установлении контактов, заключении сделок и поддержании отношений с клиентами, коллегами и партнерами. Именно посредством деловой переписки решается большое количество рабочих задач.
О принципах деловой переписки и основных правилах написания делового письма расскажет Анна Сосновая, автор и методолог курса по деловой переписке в ЦДР «Профи-Карьера».
Принципы деловой переписки
Ясность и конкретность
Избегайте излишнего использования сложных терминов и фраз, старайтесь делать текст понятным и лаконичным. Чем понятнее ваше сообщение, тем меньше возможности для недопонимания и вашим коллегам не придется переспрашивать и уточнять необходимую информацию.
Структурированность и логичность
Разбивайте текст на абзацы, используйте списки для перечисления информации, чтобы облегчить восприятие содержания. Все предложения должны следовать логично один за другим. При необходимости — используйте выделение текста.
Правильный подход к адресату
Учитывайте особенности адресата при написании письма. Подстраивайтесь под его стиль общения, уровень знаний и ожидания, чтобы обеспечить более эффективное взаимодействие.
Проверка на грамматические и орфографические ошибки
Перед отправкой делового письма обязательно проведите проверку на наличие грамматических и орфографических ошибок. Некорректно написанный текст может создать негативное впечатление о вашей компетентности и профессионализме.
Соблюдение сроков и ответственность
Отвечайте на письма своевременно, не допуская длительных задержек. Это позволит партнерам и клиентам ощутить вашу ответственность и уважение к их времени.
Использование эмоционального интеллекта
Учитывайте эмоциональный фон в деловой переписке и старайтесь поддерживать конструктивный и дружелюбный тон общения. Используйте эмпатию и эмоциональный интеллект для создания позитивного впечатления о себе и вашей компании.
Для того чтобы ваше письмо помогло вам достичь поставленной цели — помните основные правила написания эффективного делового письма.
Правила составления эффективного делового письма
1. Выбор правильного адресата
Подумайте, кто должен получить ваше письмо, чтобы избежать недоразумений и обеспечить доставку информации нужному человеку. Основного адресата указывайте в получателях письма, остальных коллег при необходимости — в копии письма. Так будет точно ясно, от кого вы ждете ответа на свое письмо.
2. Тема письма
Формулируйте четкую и информативную тему, которая отражает суть вашего сообщения и позволяет адресату быстро понять суть письма.
3. Сформулируйте четко вступительную часть
Поздоровайтесь, укажите цель письма и создайте вводную часть, которая поможет понять цель вашего обращения.
4. Пропишите основную часть
Представьте информацию по пунктам, поддерживайте аргументы фактами и примерами, чтобы убедительно донести ваше сообщение до адресата.
5. Подведите итоги
Сформулируйте следующие шаги или просьбы, чтобы завершить письмо в логичной и информативной манере. При необходимости — поставьте дедлайны, когда вы хотели бы получить ответ (особенно, если вопрос «горящий»). Поблагодарите заранее коллег за помощь/поддержку в конце письма.
6. Не забудьте поставить подпись и контактную информацию
Укажите ваше имя, должность, компанию и контактные данные для обратной связи, чтобы обеспечить возможность дальнейшего взаимодействия.
Важно помнить, что правильно составленное деловое письмо может стать ключом к успешной коммуникации и достижению поставленных целей.
Чтобы научиться грамотно писать деловые письма или повысить свои навыки деловой переписки, вы можете пройти курсы по деловой переписке.
#статьи
-
0
Правила деловой переписки: как общаться с коллегами, руководителями и подчинёнными
Преподаватель деловых коммуникаций в ЛЭТИ Анна Кузьмина рассказывает о базовых правилах переписки, которыми пользуется сама.
Кадр: сериал «Мадам госсекретарь» / CBS
Кандидат экономических наук, доцент Электротехнического университета «ЛЭТИ». 10 лет опыта в маркетинге и связях с общественностью в IT, СМИ, диджитал- и ивент-агентствах, телекоммуникациях в должностях от специалиста до PR-директора.
Я доцент Электротехнического университета «ЛЭТИ», преподаю «Основы деловой коммуникации» и другие дисциплины. Ещё я 10 лет работала в разных сферах и много общалась с коллегами, руководителями, подчинёнными, подрядчиками. Знаю, как важно уметь вести деловую переписку. Человек без этого навыка точно столкнётся с проблемами.
Какими могут быть проблемы? Вот только один пример из жизни: руководитель поставил задачу, но не обозначил срок и приоритет. Подчинённый посчитал задачу неважной и отложил её «в долгий ящик». Оказалось, что задача важная и срочная. Пришлось выполнять её в авральном режиме.
В этом материале для Skillbox Media расскажу о правилах деловой переписки, которые стоит соблюдать.
- 6 основных правил деловой переписки
- Какие есть правила в email, мессенджерах, соцсетях
- Что недопустимо в деловой переписке
В Сети можно найти множество правил и интерпретаций. В этом материале я буду руководствоваться шестью основными правилами, перечисленными в книге Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки». В ней говорится о переписке по email, но эти правила применимы к любым каналам коммуникации.
Вот основные правила:
- относиться к собеседнику с уважением и заботой;
- структурировать письмо;
- изложить суть письма в первом абзаце;
- говорить в письме об одном деле;
- обозначить срочность дела;
- вынести важную информацию из вложенных документов в письмо.
Правила «излагать суть в первом абзаце», «обозначать срочность» и «выносить важное из вложений» понятны. Оставшиеся можно истолковать неправильно, поэтому я проиллюстрирую их примерами.
В понимании авторов книги уважение — это отношение к получателю «на равных», уважение к его времени и вниманию. Забота — помощь в выполнении задачи или просьбы. То есть можно, например, подготовить данные в удобной форме, а не просить «пойти туда — не знаю куда».
Я согласна с этой позицией — вы уважаете собеседника, если подробно описываете задачу и делаете всё, чтобы её было легко решить.
| Сообщение без уважения и заботы | Сообщение с уважением и заботой |
|---|---|
| Николай, добрый день!
Нам нужно что-то решить по проекту А. Во вложении все документы, которые по нему нашёл. Жду твоих вариантов. |
Николай, добрый день!
Если помнишь, неделю назад мы встречались Дублирую ТЗ. Жёлтым выделил то, что клиент обозначил как обязательное. |
Структурирование сообщения — тоже проявление заботы. Не обязательно делать в письме подзаголовки, красиво выделять важные мысли или выносить что-то «на поля». Даже если вы просто разделите текст на абзацы и пронумеруете вопросы, читать письмо уже будет легче.
| Сообщение, в котором нет структуры | Сообщение, которое структурировали |
|---|---|
| Добрый день, коллеги!
В логах мы нашли ошибки. Программа виснет, мы говорили с администратором, он не понимает, что надо исправлять, но подготовил отчёт — прикрепляем его. Дайте контакт заказчика, чтобы решить проблему быстрее. И ещё мы решили проводить ежедневные утренние планёрки, чтобы улучшить коммуникацию в команде и в дальнейшем избежать ошибок. |
Добрый день, Дмитрий!
В логах за предыдущую неделю найдены ошибки. Мы решили проводить ежедневные утренние планёрки, чтобы улучшить коммуникацию в команде и в дальнейшем избежать ошибок. |
Максим Ильяхов и Людмила Сарычева говорят, что людям проще решать задачи по одному проекту, а не по разным. Поэтому в одном письме лучше говорить об одном деле. Иначе получатель может отложить ответ до момента, когда у него появится время разобраться во всех вопросах.
Дело не только в том, как получателю проще решать задачи, — дело ещё и в их количестве. Я заметила, что, если в сообщении перечисляют несколько задач, одна или две из них «теряются» — их не решают. Скорее всего, так происходит, потому что человек начинает делать другие задачи — по его мнению, приоритетные, — а о других просто забывает.
| В сообщении несколько разных вопросов, легко упустить из виду какой-то один | Каждое сообщение — отдельное дело, на нём легко сфокусироваться |
|---|---|
| Иван, привет!
Завтра встреча с заказчиками в 14:00, они приедут Если ты сам ещё не успел с ним познакомиться, зайдём к Сергею в конце рабочего дня. У него сегодня день рождения, можем скинуться на подарок. Кстати, я ещё не придумал, что купить, принимаю идеи. Посидим, пообщаемся в неформальной обстановке. От Сергея зависит важная часть работы. |
Сообщение первое
Иван, привет! Хочу тебя представить Сергею, нашему директору по маркетингу. У него сегодня день рождения, предлагаю вместе зайти поздравить его в конце рабочего дня — и я вас познакомлю. Сообщение второе Иван, напоминаю о завтрашней встрече с заказчиком |
Деловую переписку чаще всего ведут по почте, но ещё по работе общаются в мессенджерах и социальных сетях. Я расскажу о правилах общения в этих каналах, которыми пользуюсь сама.
Email. По email работу обсуждают чаще всего, особенно в крупных компаниях. Вот правила общения по email:
- Укажите тему письма. Это обязательно — от неё зависит, как быстро откроют и прочитают ваше письмо и смогут ли найти его потом, если понадобится. Поэтому в теме нужно описать суть — что вы хотите или что предлагаете. Например, не стоит писать в теме «Заявление» и «Фотографии» — лучше написать «Заявление на отпуск Сидорова Е. В.» и «Фотографии с летнего корпоратива — 2023».
- Следуйте стандартной структуре. У делового письма есть устоявшаяся структура: имя отправителя → тема → приветствие → суть → вопрос или призыв → подпись → контакты. Приветствовать лучше адресно: не «Добрый день», а «Здравствуй, Андрей!». А вот подпись можно использовать только при первом обращении.
- Отвечайте на письма в течение 1–2 дней. В компании может быть свой регламент, по которому отвечать можно и в течение недели. Но лучше делать это как можно быстрее, особенно если письмо касается срочных задач. От этого могут зависеть бизнес-процессы.
- Используйте опцию «Ответить всем». Если в переписке участвует несколько людей, отвечайте всем. Если ответите кому-то одному, письмо уйдёт только ему, а остальные не получат важную для них информацию.
Также следите за грамотностью и читаемостью: структурируйте текст, используйте читаемый шрифт, избегайте эмодзи и лишних восклицательных знаков.
Скриншот: Skillbox Media
Мессенджеры. Это и общедоступные платформы вроде Telegram, и корпоративные мессенджеры. И там и там общение происходит быстрее, чем переписка по email.
Вот список правил, которые стоит соблюдать в мессенджерах:
- Пишите людям в рабочее время. Не все ставят телефон в беззвучный режим — сообщение, отправленное ночью, может разбудить человека.
- Не отправляйте аудио- или видеосообщения, если этого не требует рабочая задача. Некоторые не видят в голосовых ничего плохого, а некоторым неудобно их слушать.
- Ограничьте объём сообщений. Читать длинные сообщения в мессенджере неудобно. Если нужно что-то описать подробно, лучше отправьте письмо на email или организуйте созвон.
- Не используйте много эмодзи и стикеров.
Дополнительный совет: если вы создали корпоративный чат в мессенджере, сразу обозначьте правила общения в нём. Можно ввести модерацию, но это делают очень редко — обычно за поведением в чате следит руководитель команды.
Скриншот: Skillbox Media
Социальные сети. В социальных сетях есть важное правило: сразу рассказывать о задаче, с которой вы пришли к собеседнику. То есть не нужно писать «Привет» и ждать ответа — лучше расскажите, кто вы и зачем пишете.
Добавляться в друзья тоже не стоит — немногие принимают заявки от малознакомых людей. Если у человека закрыты личные сообщения, добавиться в друзья придётся — но обязательно укажите в запросе, зачем вы это делаете.
Остальные правила похожи на правила в других каналах: уважать собеседника, писать в рабочее время, структурировать сообщения, не отправлять аудио- и видеосообщения без необходимости, ограничить количество эмодзи.
Есть вещи, недопустимые в деловой коммуникации в целом:
- переход на личность оппонента, если он не согласен с вашей точкой зрения;
- нецензурная лексика и оскорбления;
- панибратство и переход на «ты» с незнакомым человеком.
А вот что недопустимо в деловой переписке:
- использование капслока (кроме аббревиатур), множества восклицательных знаков и эмодзи;
- орфографические ошибки в большом количестве;
- спамерские заголовки — например, «Вы обязательно должны это прочитать!»;
- использование жаргонных слов и сленга, непонятных адресату.
Помните: получатель вашего сообщения — такой же человек, которому приятно, что к его ресурсам (времени) относятся бережно. Пишите по принципу win-win, ставьте себя на место собеседника. Если обе стороны будут уважать друг друга, то переписка будет лёгкой и эффективной.
- Есть основные правила, которые стоит соблюдать в любой переписке. Нужно относиться к собеседнику с уважением и заботой, структурировать сообщение, излагать суть в первом абзаце, говорить об одном деле, обозначать срочность задач и выносить важную информацию в сообщение, а не оставлять её во вложениях.
- Есть правила для разных каналов коммуникации. Так, при переписке по email важно указывать тему и использовать функцию «Ответить всем», если в переписке участвует несколько человек. В мессенджерах — писать в рабочее время и не отправлять аудио и видео без необходимости. В социальных сетях не стоит добавлять в друзья всех, с кем общаетесь по работе.
- В деловой коммуникации в целом недопустимы обсценная лексика, панибратство и переход на личность собеседника. В деловой переписке нежелательно использовать капслок, спамерские заголовки, жаргонные слова и сленг.
Как научиться правильно общаться по работе и не только
Умение общаться — навык, который можно прокачать. Если вы хотите научиться отстаивать свою точку зрения и общаться так, чтобы ваши просьбы понимали и выполняли, обратите внимание на курс Skillbox «Искусство коммуникации».
На курсе учат определять настрой собеседника по его сообщениям и использовать техники влияния в письмах, управлять конфликтными ситуациями, добиваться своего на переговорах, презентовать себя и свои идеи. Этому обучают на практике, в смоделированных стрессовых ситуациях.
Благодаря навыкам, полученным на курсе, можно выгодно презентовать себя, защищать свои идеи, аргументировать позицию в спорах, а значит, быстрее продвигаться по карьерной лестнице.
Учитесь и пробуйте новое — бесплатно
Выберите курс Skillbox с бесплатным доступом:
Смотреть все
Научитесь: Искусство коммуникации
Узнать больше
Универсальная шпаргалка по деловой переписке в двух частях. Этот выпуск посвящен почте, следующий — мессенджерам. В статье найдете правила хорошего тона, которые сделают бизнес-общение комфортным для всех участников.
Благодарим за помощь в подготовке материала Дарью Кочкину, руководителя группы обучения и развития персонала FM Logistic в России.
Заведите отдельный ящик для рабочих вопросов
Если ведете деловую переписку, отправляете резюме или оформляете бизнес-профиль, придется расстаться с любимой почтой, созданной еще в школе. Используйте ее для личных нужд, а для рабочих создайте новый адрес.
✅ Профессионально смотрятся адреса почты с именем, фамилией или частью инициалов, например, anast.fedorova. Многие почтовые сервисы сами подскажут варианты оформления.
❌Откажитесь от провокационных, подростковых или сложносочиненных названий вроде bad_boy666 или mashka_krasoto4ka, если претендуете на роль эксперта.
Дело не только в имидже — письма с сомнительных адресов часто отправляют в спам, даже не глянув на тему и прехедер.
Настройте автоматическую подпись
Почему-то многие до сих пор игнорируют эту важную деталь. А ведь подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как его тема, текст и вложения. Все вместе они влияют на восприятие сообщения, создают определенную тональность и передают сведения об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление даже от идеально составленного письма.
✅ Указывайте в подписи полные контактные данные. Так получатель сразу узнает ваши имя и должность, сможет грамотно обратиться к вам в ответном сообщении. Также адресат поймет, есть ли у вас разница во времени.
С уважением,
Имя ФАМИЛИЯ Должность
Корректное название компании
Адрес Общий телефон Мобильный телефон
Можно дополнить подпись логотипом компании.
❌Плохая привычка — совсем не подписываться или указывать часть информации, например, имя или инициалы. В потоке оповещений, отчетов и рекламных сообщений получатель с трудом поймет, кто вы, откуда, как к вам обращаться. Есть вероятность, что письмо удалят или оставят без ответа.
Правильно выбирайте адресатов
Всегда проверяйте, кто указан в поле «кому», «копия», не стоите ли вы в скрытой копии чьей-то цепочки писем. Обязательно указывайте тему письма, а если переписка длинная, с несколькими участниками — пересылайте все предыдущие сообщения, чтобы бэкграунд был под рукой.
✅ Базовое правило: ставить в «кому» тех, от кого требуется действие или ответ на письмо, в «копию» — тех, кто должен быть в курсе обсуждения. Указывайте в теме письма четкое действие или основную мысль, например, «Согласование правок по договору №312».
❌Не отправляйте сообщения с темой «Письмо» или вовсе без темы. Не ставьте в копию всех подряд, а «ответить всем» используйте, только если вопрос действительно касается всех. Дурной тон — внезапно всплывать в переписке, если были в скрытой копии. Отправитель хотел ввести вас в курс дела, не уведомляя остальных участников, поэтому отвечать не надо, просто примите к сведению.
Уберите стилистические выкрутасы
Вежливость необходима при любой коммуникации, но в онлайн-формате важно с ней не переборщить. Одни и те же слова в живой речи и в письме воспримут по-разному, поэтому избегайте двоякости, пафоса и неуместных формулировок.
✅ Здороваться и обращаться по имени в начале сообщения, не использовать нецензурную лексику, сленг, лишние восклицательные знаки или загадочные многоточия. Предпочтительно: «Здравствуйте, Имя!», «Добрый день, Имя!»
❌Откажитесь от устаревших форм типа «Доброго времени суток» или покровительственного «Приветствую». Не нужно перед подписью вместо классического «С уважением» сочинять театральные обороты в духе «Сердечно признателен», «Премного благодарен» или пожелания на всех языках мира: Cordialement / Best regards / S Pozdravom / Cordiali Saluti / Cumprimentos / Atentamente / 最好的祝福.
Чрезмерная вежливость в каждой строчке — тоже дурной тон. Обычно это выражается в частоколах лишних «пожалуйста», «будьте так добры», «если вас не затруднит» и считывается как пассивная агрессия. Интересно, что даже безобидное «Заранее спасибо» могут воспринять как элемент манипуляции: будто мы просим человека что-то сделать, но не даем возможности отказаться.
Общее правило — сохраняйте нейтрально-деловой стиль, приберите эмоциональную окраску, выстраивайте мысль лаконично, предметно.
Пишите в рабочее время
В пандемию границы между рабочим и личным поистрепались, писать после рабочего дня вошло в норму. К 2024 бизнес-общение вернулось в привычный формат. Конечно, каждый выстраивает график по-разному и может трудиться по ночам или ранним утром, но деловой этикет требует отправлять сообщения в официальные рабочие часы. Исключение: если в вашей компании ненормированный рабочий день или особые договоренности на этот счет.
✅Помните про баланс работы и личной жизни — не ожидайте, что человек тут же ответит на письмо в 2 часа ночи, у каждого есть законное право на отдых. Также лучше не планировать групповые звонки после окончания рабочего дня, особенно если не получили согласие от всех участников встречи.
❌ Некоторые собеседники пишут сообщение поздним вечером и просят рассмотреть вопрос на следующий день. А утром в офисе с невинным видом говорят: «Я же тебе вчера писал». Это грубое нарушение деловой этики.
Проверяйте письма перед отправкой
На телефонах и компьютерах есть встроенный автокорректор, он подсветит ошибку и опечатку в тексте, даже предложит варианты замены. Не игнорируйте этот инструмент — неграмотный текст с кривыми формулировками даст минус 100 к деловому имиджу.
✅ Возьмите за правило никогда не отправлять письмо сразу, как только закончили последнюю строчку. Перечитайте, перепроверьте, даже если нужно ответить срочно.
❌ Одна опечатка может кардинально поменять смысл текста и даже «прославить» вас на весь Рунет.
Аккуратнее с прикрепленными файлами
Цифровой этикет подразумевает заботу о получателе — ему должно быть удобно ознакомиться с приложенными материалами. Например, лучше размещать большие файлы в облачном хранилище, а не отправлять вложением.
✅ Давайте понятные названия файлам, чтобы они не потерялись среди других. Например, «Васильева А.Н._Резюме_Коммерческий менеджер».
❌Не прикрепляйте очень тяжелые файлы или сканы документов, где каждая страница в формате jpeg. Вдруг человек зашел в рабочую почту с телефона вне зоны Wi-Fi — а вы ему предлагаете открыть PDF весом 300 МБ.
Ставьте 👍, сохраняйте в закладки, а мы уже готовим вторую часть — цифровой этикет при общении в мессенджерах