Инструкция для кассира по работе с наличными денежными средствами

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности)

(подпись) (Ф.И.О.)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Старшего кассира

1. Общие положения

1.1. Старший кассир (далее — Работник) относится к категории специалистов.

1.2. На должность старшего кассира » » (далее — Организация) принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Работник должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций;
• порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
• формы кассовых и банковских документов;
• правила приема, выдачи, учета и хранения денежных сумм и ценных бумаг;
• порядок регистрации приходных и расходных документов;
• основные правила и методы ведения бухгалтерского учета;
• правила эксплуатации контрольно-кассовой техники;
• особенности технического обслуживания контрольно-кассовой техники;
• признаки платежеспособности государственных денежных знаков, порядок получения, хранения и выдачи денежных средств, отличительные признаки платежных средств безналичного расчета;
• правила хранения документов строгой отчетности и порядок составления отчетности по ним;
• Закон Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей»;
• основы управления и конфликтологии;
• основы трудового законодательства Российской Федерации;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Работник в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) Организации;
• настоящей должностной инструкцией;
• (иные акты и документы, непосредственно связанные с трудовой функцией старшего кассира).

1.5. Старший кассир подчиняется непосредственно .

1.6. В период отсутствия Работника (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции Работника

2.1. Составление кассовой отчетности.

2.2. Обеспечение сохранности денежных средств и ценных бумаг.

3. Должностные обязанности Работника

3.1. Работник обязан добросовестно исполнять следующие должностные обязанности:

3.1.1. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

3.1.2. Осуществляет контроль за составлением кассовой отчетности.

3.1.3. Проверяет платежеспособность государственных денежных знаков.

3.1.4. Соблюдает правила эксплуатации контрольно-кассовой техники и выполняет расчетные операции.

3.1.5. Осуществляет контроль сохранности товарно-материальных ценностей.

3.1.6. Производит расчет по возвратам.

3.1.7. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составляет кассовую отчетность.

3.1.8. Обеспечивает сохранность бланков строгой отчетности.

3.1.9. Обеспечивает бесперебойную работу касс.

3.1.10. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.1.11. Контролирует соблюдение работниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты, производственной и трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка.

4. Права Работника

4.1. Работник имеет право:

4.1.1. На участие в обсуждении проектов решений руководства Организации.

4.1.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлечение к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.1.3. Запрос и получение от работников других структурных подразделений необходимой информации, документов.

4.1.4. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.1.5. Требование от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность Работника

5.1. Работника привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

Работа с наличкой – это не только применение ККТ. Еще это два специальных лимита, особый документооборот и расходование наличной выручки лишь на определенные цели. В статье разбираемся с порядком организации кассовых операций в компаниях и у ИП.

Правила кассовых операций: четыре главных требования

Про порядок ведения кассовых операций написано в двух нормативных документах. Это указания Банка России:

Если обобщить основное из них, то получатся четыре правила:

Когда эти требования не соблюдаются, наступает административная ответственность. Если в течение двух месяцев со дня нарушения, организацию или ИП поймают на несоблюдении кассовых правил, то оштрафуют на:

В некоторых случаях штрафы заменяются предупреждением. Так будет для некоммерческих организаций или субъектов малого и среднего предпринимательства, если они впервые нарушили требования для кассовых операций. При этом должны соблюдаться три условия:

Чтобы работать с кассой правильно и избежать штрафов, давайте подробнее остановимся на каждом из четырех правил.

Также предлагаем познакомиться с нашими публикациями про кассовую технику:

Правило 1. Лимит расчетов наличными

Лимит расчетов наличными по одному договору составляет 100 тыс. руб. Он применяется к операциям между:

Заметьте: ИП должны рассчитываться по своим предпринимательским операциям, а не по бытовым и прочим житейским моментам. К примеру, если ИП покупает у застройщика квартиру себе в собственность, то 100-тысячный лимит не действует. А если это покупка той же квартиры, но под офис, то платить наличкой больше сотни тысяч рублей уже нельзя. Все, что свыше этой суммы, проводится по безналу.

Лимит касается вообще всех платежей по одному договору, в том числе тех, которые проводятся после окончания срока его действия. Например, последний арендный платеж по уже завершенному договору аренды тоже включается в предельную сумму. Кроме того, расчеты через представителя компании – подотчетное лицо – тоже ограничиваются этим лимитом.

Составление кучи дополнительных соглашений к одному договору или нескольких однотипных договоров с одним и тем же партнером и предметом сделки – это не выход. Преодолеть 100-тысячный предел таким способом не выйдет. Налоговики расценят это, как поиск неоправданных лазеек и все равно накажут.

Правило 2. Цели расходования наличной выручки

Если наличка поступила в кассу с расчетного счета, тогда компания или ИП вправе тратить ее так, как посчитают нужным. Если же деньги пришли в кассу как выручка от покупателей, тогда израсходовать их можно только на определенные цели. Вот на такие:

Для микрофинансовых организаций, ломбардов и кредитных потребительских кооперативов, в том числе сельскохозяйственных, есть свои особенности. Кроме наличной выручки, они вправе тратить другую наличку, которую получили в кассу как:

А еще для таких организаций расширен перечень трат. Обобщили их в таблице.

Таблица 1. На что еще некоторые компании могут тратить наличку из кассы

Напоследок отметим, что все написанное не касается кредитных организаций. Они могут расходовать наличку из кассы на любые цели.

Правило 3. Документы учета кассовых операций

Есть три основных документа для учета операций по кассе:

Кроме них, составляются также:

Но они не самые главные. К примеру, журнал автоматически формируется в программе «1С» при выписке ПКО и РКО. А книга используется лишь в тех компаниях, где есть кассиры-раздатчики. Сейчас такое – редкость.

Поэтому про журнал и книгу для кассиров-раздатчиков рассказывать не будем. Остановимся на ордерах и кассовой книге. Важно разобраться, кто и когда их выписывает-подписывает и каковы другие правила составления этих документов.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

С помощью ПКО оформляется получение денег в кассу. Форма у документа унифицированная и менять ее нельзя. Она приводится в постановлении Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88. 

Вот важные моменты, которые нужно учесть при заполнении приходного кассового ордера.

Кто составляет. ПКО оформляется кем-то из следующих лиц:

Кто подписывает. Подпись на ПКО ставят:

Сколько экземпляров ПКО формируется. Один экземпляр. При этом у ПКО есть отрывная часть – квитанция. Последняя отдается вносителю денег как подтверждение того, что он их на самом деле передал компании. Основная часть документа остается в организации.

Если ордер составляется в электронном виде, тогда квитанция отправляется на emailтого, кто принес наличку.

Каковы особенности заполнения. ПКО можно заполнять вручную, на компьютере или сочетать эти способы. Главное – ничего не исправлять. Если есть ошибка, значит, созданный документ аннулируется и составляется новый с правильными данными. Кроме того, ПКО допустимо формировать в электронном виде с электронными подписями.

В торговых организациях обычно создается один приходный кассовый ордер по окончании смены операционной кассы. Так можно делать, если компания или ИП используют контрольно-кассовую технику и пробивают чеки. 

Для строк ПКО с неочевидным содержанием приводим подсказку про то, что там писать:

Каковы действия бухгалтера и кассира при получении наличных денег. Про такое написано в п. 5.1–5.3 Указаний № 3210-У. Вот эти этапы.

Картинка с сайта: upr.ru

Рисунок 1. Действия бухгалтера и кассира при получении наличных денег

Расходный кассовый ордер (РКО)

РКО составляется, когда наличка из кассы выдается по любому основанию. В том числе при ее передаче инкассаторам для зачисления на расчетный счет.

Как и у ПКО, форма РКО унифицированная и что-то изменять в ней нельзя. Она приводится в постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. 

Перечислим основные моменты, которые помогут правильно сформировать этот документ.

Кто составляет. Здесь полная аналогия с ПКО. Составители все те же, а именно кто-нибудь из перечня:

е нет и на аутсорсинг учет кассовых операций не передали.

Кто подписывает. Выдача денег по РКО удостоверяется подписями:

Причем в этом документе руководитель подписывается не вместо кого-то, а за себя и в обязательном порядке. Это важное отличие РКО от ПКО. Приходник директор может и в глаза не увидеть. А вот с расходником такое не пройдет. И это понятно: контроль за денежными тратами должен быть серьезнее, чем за поступлениями.

Сколько экземпляров РКО формируется. РКО выписывается в одном экземпляре. Никаких отрывных частей нет, зато часто есть прикладываемые документы-основания. Например:

Каковы особенности заполнения. С точки зрения технических моментов создания ордера все аналогично ПКО. Можно заполнить документ руками. Можно на компьютере. Можно одновременно и так, и эдак. Но нельзя ничего исправлять.

Еще допускается электронный формат с электронными подписями. Однако тут есть нюанс: если у получателя денег нет электронной подписи, то документ придется распечатать, чтобы он в нем расписался обычным образом.

Причем во избежание ненужных ошибок и переделок документа можно сразу впечатать сумму в графу «Получил». Ранее требовалось, чтобы получатель сам записал эти данные. Сейчас такое не обязательно, если судить по п. 6.2 Указаний № 3210-У.

Если в компании применяется ККТ, то расходник можно выписать один в конце рабочего дня и сразу на все операции выдачи налички из кассы. Основанием для формирования РКО в этом случае будут кассовые чеки.

Для некоторых строчек РКО дадим подсказки про то, что в них указывается:

Каковы действия бухгалтера и кассира при выдаче наличных денег. Такой порядок описывается в 6.1–6.3 Указаний № 3210-У. И это семь этапов, которые привели на схеме.

Картинка с сайта: upr.ru

Рисунок 2. Действия бухгалтера и кассира при выдаче наличных денег

Кассовая книга

Кассовая книга – это, по сути, таблица. В ней записывается денежный остаток в кассе на начало дня. Затем указываются все ПКО и РКО, выписанные в этот день, и выводится остаток налички на конец дня. С помощью этого документа легко увидеть, не превысила ли компания лимит наличных в кассе.

Формат обложки и листов кассовой книги унифицирован. Менять в них ничего нельзя. А найти их можно все в том же постановлении Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88. 

Кто ведет кассовую книгу. Книгу ведет кассир, а проверяет его записи главбух или иной уполномоченный на то бухгалтер. В организации, где бухгалтерии нет и учет ведет руководитель, он и будет формировать этот документ.

Каковы особенности заполнения кассовой книги. Их несколько, обобщили их в таблице. 

Таблица 2. Как вести кассовую книгу

Что будет, если не составлять кассовые документы

В начале статьи мы писали о штрафах, которые ждут компанию или ее должностных лиц за нарушение порядка ведения кассовых операций. В дополнение к ним появятся другие наказания, если не составлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Вот какими они будут.

Таблица 3. Как накажут за отсутствие кассовых документов или ошибки в них

 Отметим два важных момента про все эти штрафы.

Первый. Организацию не штрафуют при соблюдении двух условий:

Должностное лицо – это, к примеру, руководитель или главбух. Заметьте, что точно не кассир. Это следует из ст. 2.4 КоАП РФ.

Второй. Если проверяющие найдут несколько нарушений с ответственностью по одной статье КоАП, тогда оштрафуют как за одну ошибку. Если отыщут несколько нарушений по разным статьям КоАП, тогда выберут одно, но самое строгое наказание.

Правило 4. Лимит наличных денег в кассе

Лимит остатка налички – это предельная сумма денег, которую можно хранить в кассе и не сдавать в банк на расчетный счет.

Компания сама считает его величину, ориентируясь на формулы из приложения к Указаниям № 3210-У. Дальше мы приведем их и заодно примеры расчета. А пока расскажем про пять особенностей этого показателя:

Таблица 4. Когда в кассе может остаться сверхлимитная наличка

Теперь перейдем к методике определения показателя. Организации вправе выбрать любой из двух вариантов.

Как посчитать лимит исходя из наличных поступлений

Если компания при подсчете лимита L ориентируется на наличную выручку, тогда подойдет такая формула:

L = V ÷ P × N_c

Исходные данные здесь следующие:

Понятно, что при подсчете вряд ли получится целое число. Поэтому для удобства его можно округлить по правилам математики.

Давайте применим формулу на условных примерах.

Ситуация 1. Допустим, наличная выручка в продуктовом магазине примерно одинаковая на протяжении всего года. Поэтому бухгалтер взял для определения исходных данных последний квартал, в котором как раз 92 календарных дня. Магазин работает ежедневно, для него это полностью рабочий период. Наличная выручка за этот период составила 1 млн руб. Деньги сдаются в банк по понедельникам или в каждый седьмой день. 

Лимит составит:

L = 1 000 000 руб. ÷ 92 дня × 7 дней = 76 086,96 руб.

Округляем до 76 087 руб.

Ситуация 2. Наличная выручка в магазине товаров для дачи зависит от сезона. Пиковые продажи были в мае текущего года. Этот месяц бухгалтер взял за основу. Магазин работает по пятидневке, а еще в мае были праздники, поэтому вышло только 18 рабочих дней. Выручка сдается в банк каждую пятницу или раз в пять рабочих дней. За май она составила 600 тыс. руб.

Считаем лимит:

L = 600 000 руб. ÷ 18 дней × 5 дней = 166 666,67 руб.

После округления получаем 166 667 руб.

Как посчитать лимит исходя из наличных трат

Второй ориентир для вычисления лимита – это наличные траты компании. Формула будет такой:

L = R ÷ P × N_n

А исходные данные в ней следующие:

Посчитаем значение L на условных примерах.

Ситуация 3. В компании наличка из кассы тратится на покупку канцелярских принадлежностей, а еще на командировки работникам. За последний квартал эти выплаты составили 300 тыс. руб. У компании было 66 рабочих дней в этом периоде. Деньги снимались с расчетного счета на эти цели раз в месяц. Выходит, N_n приравняем к семи, ведь больше нельзя, если только банк не отсутствует в населенном пункте.

Лимит окажется таким:

L = 300 000 руб. ÷ 66 дней × 7 дней = 31 818,18 руб.

С округлением получится так: 31 818 руб.

Ситуация 4. В организации за весь год была лишь разовая покупка за наличные на сумму 75 тыс. руб. Под это снимались деньги с расчетного счета и тоже только один раз за год. В таком случае Р будет равно одному дню, а N_n – семи.

Применяем формулу:

L = 75 000 руб. ÷ 1 дней × 7 дней = 10 714,29 руб.

Или 10 714 руб. с округлением.

В завершении статьи ответим на два расхожих вопроса.

Вопрос 1. Есть ли послабления при работе с наличкой для организаций на УСН

Нет. Организации на упрощенке работают с наличными деньгами по тем же правилам ведения кассовых операций, что и предприятия на общем режиме налогообложения.

Вопрос 2. Обязаны ли ИП соблюдать порядок кассовых операций

Да, обязаны. Однако для них есть упрощения, а именно ИП вправе:

Наличные деньги – это самый ликвидный актив предприятия, который очень легко похитить. А еще расчеты наличными сложно контролировать. Именно поэтому госорганы ограничивают цели наличных трат, устанавливают разные лимиты и регламентируют особый порядок документооборота в этой сфере. Про все такие правила мы рассказали в статье.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России. 

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка в общем случае грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации – от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для должностных лиц организаций и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2025 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2025 г.: превышение лимита кассы

Как мы уже сказали ранее, суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. (сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тыс. руб. по курсу, установленному ЦБ РФ) в рамках одного договора (п. 1, 4 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под подпись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.2 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов, объектов налогообложения, физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции. Помимо печати/штампа кассира необходимо снабдить образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

Кроме того, кассир должен проконтролировать платежеспособность принимаемых денег. Иными словами, оценить, не фальшивые ли банкноты перед ним, и обращать внимание на поврежденные купюры: загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости и т.д. Так, если банкнота, например, утрачена более чем на 55%, ее принимать в кассу не нужно. Поскольку ее невозможно будет обменять по номиналу (п.1,2 Указания Банка России от 26.12.2006 N 1778-У). 

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Кстати, что делать, если ККТ сломалась или похищена, на вебинаре рассказал ведущий эксперт издательства «Главная книга» Антон Дыбов. 

Обновите / поменяйте браузер для просмотра видео

Посмотреть полную версию вебинара «ККТ в 2024 году: применяем без проблем и штрафов»

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО по общему правилу должны в течение 5 лет (п.277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в общем случае в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты наличными проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни ф.и.о. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Кроме того, ранее действовал такой порядок. Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости  должен был проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывал фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывал эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверял эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• ставил свою подпись и отдавал ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Формально с конца 2020 года данная обязанность кассира отменена (п.1.3 Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У). Однако в указаниях по заполнению расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53), как и прежде, сказано, что напротив фамилий работников, не получивших зарплату, отметку «депонировано» проставить нужно. А также указано, что в конце ведомости должны быть проставлены суммы выплаченной и депонированной зарплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1). Кроме того, очевидно, что все это должно быть отражено в учете. Поэтому ведомость в любом случае нужно передать бухгалтеру, а тот уже зафиксирует невыплаченную зарплату в реестре депонированных сумм. Так что по большей части кассиру придется действовать по прежней схеме.

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данный распорядительный документ должен содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя/ИП и дату. Причем в документе могут быть указаны несколько лиц (их ф.и.о.), каждому из которых должны быть выданы определенные суммы (п. 6.3 Указания). Заявление подотчетника может быть составлено схожим образом – с указанием суммы и предполагаемого срока. 

Кстати, ранее подотчетное лицо должно было представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги. Теперь же руководитель организации/ИП вправе сам установить срок для сдачи авансового отчета (п. 6.3 Указания). Исключение – авансовые отчеты по итогам командировок. Их, как и прежде, нужно представлять в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (п.26 Положения к Постановлению Правительства от 13.10.2008 N 749)

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Чем грозит невозврат подотчетных сумм с точки зрения начисления НДФЛ и взносов, рассказывает ведущий эксперт журнала «Главная книга» Елена Шаронова.

Обновите / поменяйте браузер для просмотра видео

Посмотреть целиком вебинар «НДФЛ и страховые взносы: спорные выплаты и другие актуальные моменты»

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу — представителю — по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен (п. 6.1 Указания):

• убедиться, что в РКО указаны именно ф.и.о. представителя (доверенного лица);
• проверить соответствие ф.и.о. доверенного лица, указанного в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Обратите внимание, что описанные требования были исключены из Указания ЦБ РФ в 2020 году. Однако это не означает, что выдавать деньги на основании доверенности с тех пор больше нельзя. Можно, только РКО в этом случае должен быть оформлен именно на того, на кого составлена доверенность (Письма Банка России от 11.01.2021 N 29-1-1-ОЭ/6, от 11.01.2021 N 29-1-1-ОЭ/41). И лучше соблюдать ранее установленные правила. В том числе прикладывать к кассовому документу доверенность либо ее копию. Поскольку это будет доказывать тот факт, что наличные были выданы надлежащему лицу. 

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то по общему правилу такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания). При этом копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Вместе с тем, для ОП, которые не хранят у себя наличные деньги, а по окончании проведения кассовых операций сдают их в кассу организации, предусмотрено исключение. Такие ОП вправе кассовую книгу не вести (п. 4.6 Ука­за­ния).

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например компьютера, и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания запрещено.

Порядок ведения кассовой дисциплины в 2025 году играет важную роль в эффективном управлении финансами любого предприятия. Выполнение основных правил по работе с наличными является ключевым аспектом успешного ведения бизнеса. К ним относятся:

• Взаимодействие с кассовым аппаратом и учёт всех денежных операций.
• Правильный расчёт наличных средств в ККТ.
• Оформление документов для касс.
• Работа с лимитом остатка ККТ.

В данном контексте предлагаем рассмотреть, что такое КД и из чего она состоит. А также разобрать, что нового появилось в кассовой дисциплине в 2025 году и как действует.

Что такое касса и кассовая дисциплина

Для начала дадим чёткое определение некоторых понятий, связанных с КД.

Операционная касса – это специальное место, где сотрудник организации принимает деньги. Это может быть сейф, отдельное окно или комната, где сидит, например, кассир и бухгалтер.

Картинка с сайта: astral.ru

пример операционной кассы

Онлайн-касса или ККТ – это специальное устройство, называемое также контрольно-кассовой техникой, которое предназначено для фиксации фискальных данных о взаиморасчётах с ФЛ в любой форме или организациями/ИП в наличной форме. Соответствует требованиям, предъявляемым к ККТ:

• Регистрирует все взаиморасчёты, совершённые с покупателями.
• Передаёт информацию об операциях по продаже товаров или услуг через ОФД в ФНС.

Более подробно о преимуществах и недостатках онлайн-касс вы можете узнать из нашего материала.

пример онлайн-кассы

Ниже по тексту под «кассой» следует понимать именно операционную кассу, а не ККТ. ККТ является лишь инструментом (устройством) для фискализации данных о проведённых взаиморасчётах.

Кассовая дисциплина – это свод правил для ЮЛ и ИП по ведению наличных расчётов в организации. Также она служит для предотвращения незаконного оборота денег и поддержания прозрачной финансовой отчётности и способствует сохранению материальной устойчивости компании, повышению её эффективности.

Правила для КД были разработаны Центробанком РФ. Ведомство создало Указания, на которые опирается вся деятельность кассовой дисциплины:

• Указание № 3210-У (как нужно вести все денежные операции).
• Указания № 5348-У (правила наличных расчётов).

Что касается форм документов, основные бланки и правила заполнения прописаны в Постановлении Госкомстата № 88.

Что нового в кассовой дисциплине с 2025 года

С 1 марта 2025 года в порядке ведения кассовой дисциплины вводятся некоторые изменения. Краткий список новшеств, которые затрагивают эту сферу, приведены в таблице.

Подробно об этих и других нововведениях мы рассказываем в статье «Изменения в работе онлайн-касс в 2025 году».

Кассовые документы в 2025 году

Приходный кассовый ордер

Это документ, который оформляется при принятии денежных средств в кассу организации. Он содержит информацию о поступлении денег (сумма, цель поступления, данные плательщика и т.д.) и выступает в качестве основания для зачисления этих средств на счёт компании.

Обычно ПКО составляется при каждом получении денег. Также существует другой вариант – создаётся отчёт о розничных продажах. В таком случае ПКО не создаётся.

Как при этом вносятся деньги в кассу

1. Проверяется правильность составления ПКО (все ли подписи поставлены, правильная ли сумма предоставляется, та ли форма документа заполнена).
2. Сверяется общая сумма наличных средств.
3. Ставится подпись в ПКО.
4. Делается отметка об операции в кассовую книгу.

Скачать форму ПКО (бланк № КО-1)

Картинка с сайта: astral.ru

Расходный кассовый ордер

РКО представляет собой документ, используемый для фиксации выдачи денежных средств из кассы организации. Это могут быть зарплаты сотрудникам, оплата ЖКХ, личные траты ИП и т.д.

Он считается важным инструментом учёта и контроля потраченных денег компанией. Также он служит в качестве документа, подтверждающего финансовые операции.

РКО содержит информацию об осуществлении платежей или выдаче средств (назначение платежа, сумма, данные получателя и прочее) и служит основанием для списания денег из кассы.

Сформированный расходный кассовый ордер подписывается несколькими сотрудниками компании – кассиром, руководителем организации (или бухгалтером) и тем, кто получил деньги.

Скачать форму РКО (бланк № КО-2)

Картинка с сайта: astral.ru

Важный нюанс: ККТ редко используется при выдаче наличных денег. Обычно это происходит только при покупке товаров для организации от физ.лиц.

Как проводится выдача денег

1. Проверяется сам РКО (та ли форма используется, стоят ли все необходимые подписи, все ли цифры верны).
2. Удостоверяется человек, кому отдаются деньги (можно использовать паспорт).
3. Сотрудник, получивший сумму, должен расписаться в РКО.
4. Делается запись об этом в кассовой книге.

Журнал регистрации

В нём отображаются все данные по ПКО и РКО. Считается сугубо внутренним документом. Поэтому его использование необязательно.

Картинка с сайта: astral.ru

Скачать форму ЖР (бланк № КО-3)

Кассовая книга

Это документ, в котором фиксируются все денежные операции, связанные с оборотом в кассе организации. Он содержит информацию о каждом поступлении и расходе средств, включая дату, сумму, цель операции, данные контрагента и прочие сведения.

Это важный элемент бухгалтерского учёта, обязательный для ведения многими организациями. Кроме того, она служит важным инструментом для контроля за денежным оборотом, а также обеспечивает прозрачность финансовых операций предприятия.

Обычно кассовая книга заполняется за каждый день и за отчётный период. Если организация не производила никаких денежных операций, она просто не заполняется за это время.

Скачать кассовую книгу (бланк № КО-4)

Внутренние документы компании

Здесь можно выделить три формы, которые должны быть у каждой компании, работающей с ККТ и наличными.

Положение о ведении кассовых операций

Это внутренний документ, устанавливающий регламент кассовой дисциплины и правила осуществления денежных операций в кассе организации. В нём обычно содержатся следующие правила:

• Открытие и закрытие кассы.
• Порядок проведения операций
• Положения хранения кассовых документов.
• Ответственность работников за денежные средства и т.д.

Положение о кассовой дисциплине разрабатывается в соответствии с законодательством и должно учитывать особенности деятельности конкретной организации.

Картинка с сайта: astral.ru

Что касается его составления, обычно документ составляется в произвольной форме. Однако есть примерная форма, которой вы можете придерживаться.

Скачать образец положения о ведении кассовых операций.

Приказ об отмене лимита наличных в кассе

Это документ, которым руководство организации или ответственное лицо отменяет установленный ранее лимит наличных денег в кассе. Это может быть связано с изменениями в финансовой политике организации, пересмотром планов использования ККТ или другими экономическими обстоятельствами.

Приказ об отмене лимита наличных в кассе является официальным документом, регламентирующим работу кассового учёта в организации.

Скачать образец Приказа об отмене лимита наличных в кассе

Приказ об отмене приказа об установлении лимита денег в кассе

Этот документ отменяет установленный ранее приказ о фиксации лимита наличных денег в кассе компании. При этом важно, чтобы отмена была согласована с соответствующими регуляторными органами (ФНС) и была отражена в учётной документации организации. Это позволит поддерживать прозрачность и легальность финансовых операций.

Документ также может составляться в произвольной форме. За основу вы можете взять сам Приказ об отмене лимита, но в пункте первом написать «Отменить приказ…».

Дополнительные документы для кассовой дисциплины

Расчётно-платёжная ведомость

Это документ, который оформляется при выдаче заработных плат сотрудникам наличными из кассы организации.

Скачать бланк расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49)

Книга учёта

Этот документ заполняется в случае, если в компании работают несколько кассиров. В КУ отображаются все денежные передвижения между ними в течение рабочего дня.

Скачать бланк книги учёта (форма № КО-5)

Специфика ведения кассовой дисциплины для ИП

Ведение КД для индивидуальных предпринимателей подчиняется общим правилам, но имеет несколько особенностей. Так, предприниматели имеют право не устанавливать ограничения остатка кассы, а также не вести кассовую книгу и не оформлять приходные и расходные ордеры. Тратить выручку ИП могут на личные потребности.

Лимит остатка кассы

Лимит остатка кассы – это сумма денежных средств, которая может находиться в кассе организации в конце рабочего дня или другого временного периода. Устанавливается, как правило, для обеспечения безопасности и контроля за наличностью, а также для ограничения рисков, связанных с её хранением и использованием.

Установление лимита остатка кассы позволяет предотвратить потери, кражи или несанкционированное использование наличных средств, а также облегчить учёт и контроль за финансами.

Как рассчитывается лимит

Если весь расчёт строится на размере всей поступающей наличности, тогда формула выглядит так:

Если же лимит рассчитывается на основании суммы всех расходов наличкой, тогда формула выглядит чуть по-другому:

Если организация владеет дополнительными подразделениями, которые обычно зачисляют деньги на расчётный счёт, у таких компаний другой лимит остатка. Более подробно отчётность обособленных подразделений вы можете изучить в нашем материале.

На что можно расходовать наличные из кассы в 2025 году

Согласно Указанию ЦентроБанка РФ № 5348-У, о котором мы говорили выше, деньги можно тратить на:

• Заработную плату сотрудникам.
• Выделение денежных поощрений или в качестве помощи (премии, отпускные, пособия и т.д.).
• Личные нужды ИП.
• Выдача займов.
• Командировочные или любые суммы, которые можно считать подотчётными.
• Оплата услуг / купленных товаров или возврат их в случае отмены сделки.

Хранение денег в кассе в 2025 году

Все организации (кроме кредитных) должны сами сформировать свод правил (регламент) по хранению денежных средств. В него обычно входит следующая информация: правила работы и передачи ключей от хранилища и порядок проведения ревизий. Также стоит уделить внимание ситуациям, если обнаружены хищения.

Кредитные же организации в данном случае руководствуются Положением Банка № 630-П. В нём описываются правила ведения операций, порядок их хранения, перевозки инкассаторами и т.д.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций

Такой формат кассовой дисциплины и ведения кассовых операций доступен только двум категориям – малому предпринимательству и ИП (Указание Центробанка № 3210-У). Возникает вопрос, как ведётся упрощённый порядок в таком случае? Вот некоторые пункты, которые доступны МП и ИП на УСН и других системах налогообложения:

1. При приёме и выдаче наличных денег сотрудникам организации нужно формировать ордеры. Это делается для того, чтобы при спорных ситуациях решить вопрос.
2. Книга учёта составляется на основе именно РКО и ПКО.
3. Отсутствует лимит кассы (МП и ИП могут хранить в кассе неограниченную сумму). Для этого необходимо оформить указ и издать его.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины в 2025 году

Если компания или ИП нарушат правила, на них будет наложен штраф за нарушение кассовой дисциплины (ст.15.1 КоАП РФ). Денежные санкции едины – должностное лицо или ИП должны заплатить 4 000–5 000 рублей, ООО – от 40 000 до 50 000 рублей.

За какие именно действия с денежными средствами могут наказать:

• Отсутствие учёта (или его части).
• Несоблюдение правил хранения.
• Обнаружение использования налички не по целевому назначению.
• Остаток лимита выше разрешённого.
• Сумма расчётов по одному договору выше 100 000 рублей.

Будьте внимательны: за соблюдением правил взаимодействия с наличными средствами следит ФНС России. Убедитесь в том, что с вашими документами всё в порядке.