Инструкция по делопроизводству в адвокатских образованиях

Утверждена
Решением совета Адвокатской палаты Смоленской области
22 марта 2023 г.
(Протокол № 4),
в ред. от 03.03.2025
(Протокол № 3)

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в адвокатских образованиях
Адвокатской палаты Смоленской области

I.    Общие положения
1. Правильная постановка делопроизводства является одним из условий надлежащей организации работы адвокатских образований независимо от избранных форм адвокатской деятельности и направлена на повышение качества и культуры правовой помощи гражданам и юридическим лицам.
2. Делопроизводство в адвокатских образованиях (коллегиях, кабинетах) ведётся в соответствии с Общероссийским классификатором.
Передача дел и документов при смене ответственного лица оформляется актом приема-сдачи.
II.    Требования к оформлению реквизитов документов
Под документами организационно-распорядительного характера подразумеваются постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты и др., включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации и используемые в работе адвокатских образований.
Они должны соответствовать государственному стандарту, которым устанавливается состав реквизитов документов; требованиям к оформлению реквизитов документов; требованиям к бланкам и оформлению документов; требованиям к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков.
1.    Состав реквизитов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
— эмблема организации;
— код организации;
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— место составления или издания документа;
— гриф ограничения доступа к документу;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— резолюция;
— заголовок к тесту;
— отметка о контроле;
— текст документа;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— печать;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о поступлении документа в организацию;
— идентификатор электронной копии документа.
2. Требования к оформлению реквизитов документов
2.1. Эмблему организации размещают на бланках организаций в соответствии с Уставом организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
2.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.3. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.4. Наименование адвокатского образования, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в его учредительных документах. Над наименованием адвокатского образования указывается полное наименование Адвокатской палаты Смоленской области. Сокращённое наименование адвокатского образования приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в скобках ниже полного. Наименование филиала адвокатского образования указывают в тех случаях, если он является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
2.5. Справочные данные об адвокатском образовании включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению адвокатского образования (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабский цифр, разделёнными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 22 марта 2023 г. следует оформлять: 22.03.2023.
2.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению адвокатского образования, индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и др.
Регистрационной номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.
2.9. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учётом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
2.10. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.  При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
                                        ООО «Газпром межрегионгаз Смоленск»
                                        Юридический отдел
                                        Старшему юрисконсульту
                                        И.И. Иванову
                                                                       Или
                                        Главному врачу муниципальной клинической больницы № 1 г.Смоленска
                                        И.И. Иванову
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:
                                        Смоленский государственный университет
                                        ул. Пржевальского, д. 4, г. Смоленск, 214000
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
                                         И.И. Иванову
                                         ул. Большая Советская, д. 5, кв. 12
                                         г. Рославль, Смоленская обл., 216500
2.11. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) , наименование должностного лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
                                          УТВЕРЖДАЮ
                                          Председатель коллегии СГКА № 8 Смоленской области
                                          личная подпись И.И. Иванов
                                          22.03.2023
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
                                          УТВЕРЖДЕН
                                          Решением общего собрания коллегии адвокатов СГКА № 8 Смоленской области
                                         от 22.03.2023
2.12. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
                                          И.И. Петрову
                                          Прошу подготовить проект ответа
                                          к 20.04.2023
                                          личная подпись
                                          22.03.2023
2.13. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии.
2.14. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
                                    Приложение: на 6 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, т о указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
                                   Приложение:
                                      1. Протокол общего собрания адвокатов СГКА № 8
                                      Смоленской области на 5 л. в 1 экз.;
                                      2. Заявления адвокатов И.И. Иванова и П.П. Петрова.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
                                      Приложение №2
                                      к приказу председателя СГКА № 8 Смоленской области
                                     от 22.03.2023 №15
2.15. Юридическая сила документа удостоверяется подписью, а в ряде случаев, и приложением печати. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое- на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:
Председатель СГКА № 8 Смоленской области           личная подпись                    С.С. Сидоров
или:
Председатель                        личная подпись                      С.С. Сидоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель СГКА № 8 Смоленской области                личная подпись                          С.С. Сидоров
Главный бухгалтер                  личная подпись                           А.А. Иванова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, члены комиссии).
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными средствами. Печать проставляется с захватом части слова, обозначающего должность, за исключением отдельных видов документов, где имеется установленное место для простановки печати.

2.16. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Верно
Инспектор службы кадров                  личная подпись                  Т.С. Левченко
22.03.23
2.17. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
2.19. Отметка о поступлении документа в адвокатское образование содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости-часы и минуты). Допускается отметка о поступлении документа в виде штампа, в который входят: наименование адвокатского образования-получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
3.Требования к бланкам документов и оформлению документов.
3.1. Документы изготавливаются на бланках. Устанавливается два основных формата бланков документов-А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТу. Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 — левое;
10 — правое;
10-верхнее;
10-нижнее.
3.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
3.3 В работе адвокатских образований могут применяться следующие виды бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк применяется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование адвокатского образования, к которому могут добавляться эмблема и принадлежность к Адвокатской палате Смоленской области.
Письмо предназначается для отправки в другие организации, а поэтому бланк письма должен содержать наименование и адресные данные адвокатского образования, код по ОКПО. В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование адвокатского образования, наименование вида документа (например, приказ), место составления или издания документа, дата, регистрационный номер, эмблему.
4. Организация документооборота в адвокатских образованиях.
4.1. Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
В адвокатских образованиях существуют три основных вида документации:
— документы, поступающие из других организаций (входящие);
— документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
— документы, создаваемые в адвокатском образовании и используемые внутри адвокатского образования.
4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по канал связи).
Не регистрируются лишь личная переписка, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (журналы, бюллетени), объяснительные записки и т.п.
4.3. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние-в день подписания или утверждения.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:
— порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
— дата получения или отправления документа.
Например:
1)    Для входящих документов: 218/22.03.2023, где 218-очередной порядковый регистрационный номер, а 22.03.2023 — дата получения документа;
2)    Для исходящих документов: 532/22.03.23, где 532-очередной порядковый номер, 22.03.23 — дата отправления документа.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, постановления президиумов коллегий адвокатов, протоколы общих собраний адвокатских образований, акты ревизий и т.д.
Все правовые документы (кроме запросов), подготовленные адвокатами на бумажных и электронных носителях, в копиях должны храниться в адвокатском образовании 2 года. По решению адвокатского образования на установленный срок копии правовых документов могут храниться у адвокатов. В случае необходимости адвокат обязан представить копии изготовленных им правовых документов по требованию руководителя адвокатского образования, Совета Адвокатской палаты и Квалификационной комиссии.
4.4. В качестве регистрационных форм в адвокатских образованиях ведутся журналы регистрации входящих, исходящих документов по следующим формам:

Форма журнала регистрации входящих документов:
Регистрационный № документа
        Дата поступления
    Корреспондент (автор) документа
    Номер и дата документа
    Краткое содержание
    Кому передано для исполнения
       1 2 3    4 5 6

Форма журнала регистрации исходящих документов:  
Регистрационный № документа                              
         Дата отправления
    Кому адресовано (получатель)
    Краткое содержание
       1 2 3 4

5. Контроль исполнения документов.
5.1. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, он осуществляется руководителем адвокатского образования.
5.2. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа. Для поступивших документов- с даты поступления.
6. Номенклатура и формирование дел адвокатского образования.
6.1. Для обеспечения правильного формирования и учёта дел в каждом адвокатском образовании должна составляться номенклатура дел. В номенклатуре дел включаются все документы, образующиеся в деятельности адвокатского образования:
— Журнал учёта личного состава (коллегии, бюро).
В журнале ведётся учёт личного состава адвокатов в хронологическом порядке с момента зачисления, с присвоением очередного номера личному делу адвоката.
№ п/п
    Дата приема, № приказа
    ФИО
    Год рождения
    Образование
    Наименование учебного заведения, год окончания
       1 2 3    4 5    6

            
       Стаж работы по юр.специальности
    Стаж адвокатской работы
    Домашний адрес, телефон
    Дата отчисления (увольнения), № протокола
    Дата восстановления или сведения о передаче дела
        7    8 9    10    11

    
При отчислении адвоката из состава образования и вторичном приёме или восстановлении за ним сохраняется старый номер личного дела. Журнал хранится постоянно.
— Личное дело адвоката должно содержать:
а) заявление о приёме в адвокатское образование;
б) автобиографию, написанную от руки, с фотографией;
в) копии личных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, удостоверение адвоката, свидетельство о браке (расторжении), свидетельство о рождении ребёнка и т.п.);
г) копию документа
о высшем юридическом образовании;
д) выписку из протокола (приказа) о зачислении в адвокатское образование.
В личных делах должны, кроме этого, храниться все документы, характеризующие работу адвоката: копии решений о поощрениях и взысканиях, заявления об отчислении из адвокатского образования, копии постановлений об отчислении или исключении из реестра адвокатов Смоленской области и др.
Личные дела подлежат постоянному хранению и, в случае перехода из одного адвокатского образования в другое, пересылается в руководящий орган образования, в случае создания адвокатского кабинета личное дело передается в Совет Адвокатской палаты.
По новому месту работы адвокат подлежит новой регистрации в журнале учёта личного состава (коллегии, бюро).
— Журнал учёта кадровых приказов адвокатского образования.
В нём регистрируются все приказы по кадрам (приём и увольнение адвокатов, отпуска, технического персонала, поощрения и взыскания работников и др.) Журнал хранится постоянно до ликвидации адвокатского образования.
— Журнал регистрации входящих документов (образец в п.4.4).
— Журнал регистрации исходящих документов (образец в п.4.4)
Журналы заводятся ежегодно, нумерация документов начинается с №1 и запись производится в хронологическом порядке.
Все входящие и исходящие бумаги и документы по исполнении подшиваются и хранятся в делах. Срок хранения 2 года.
— Журнал учёта протоколов общих собраний и решений президиума адвокатского образования.
В отдельных папках группируются:
— постановления, решения, указания Совета Федеральной палаты, совета палаты Смоленской области, распоряжения Управления Министерства юстиции (срок хранения 5 лет);
— переписка с учреждениями, предприятиями и организациями (срок хранения 2 года);
— протоколы общих собраний адвокатского образования и заседаний президиума (срок хранения 5 лет);
— переписка с судами, прокуратурой, органами предварительного следствия и дознания по вопросам о назначении защиты в порядке ст.51 УПК РФ (срок хранения 1 год)
— акты проверок ревизионной комиссии, Совета палаты, налоговых органов и др. (срок хранения 5 лет).
Все номенклатурные дела заводятся ежегодно, документы подшиваются в хронологическом порядке. В каждом деле должна быть опись.
Документы, касающиеся непосредственной работы адвоката по поводу находящегося в его производстве дела, хранятся в адвокатских производствах, ответственность за ведение таких дел адвокат несёт лично.
Срок хранения адвокатских производств не менее 3 лет. Но он может быть продлен на неопределенный срок, по решению руководителя адвокатского образования или адвоката, в чьём производстве находилось дело.

— Журнал учёта соглашений.

        № п/п    
        ФИО обратившегося, адрес места жительства и телефон
    Характер поручения, в отношении кого и где предстоит выполнять
    № ордера и дата выдачи
    ФИО адвоката, принявшего поручение
        1    2    3    4    5

Каждое соглашение на ведение дела регистрируется в журнале, в хронологическом порядке. Ответственность за правильное оформление и своевременное списание отработанного вала несёт адвокат, принявший поручение на ведение дела. После отработки или расторжения, соглашения подшиваются в отдельное дело с отметкой в журнале учёта, срок хранения дел с соглашениями-3 года.
— Журнал учёта устных и письменных платных и бесплатных консультаций.
         № п/п    Дата ФИО обратившегося    Сущность вопроса
    ФИО адвоката, давшего консультацию
    Отметка  о результатах консультации
    Сведения об освобождении от оплаты (льготы) или номер приход.кассового ордера и сумма
        1    2    3 4    5    6    7
Срок хранения-2 года

— Журнал учёта ордерных книжек по соглашениям.
        № п/п
    Дата выдачи ордерной книжки адвокату
    Номера ордеров (первого и последнего)
    Подпись адвоката в получении ордерной книжки
    Дата закрытия книжки и возврата корешков ордера руководителю
       1    2    3    4    5

                
Журнал ежегодный. Ордера учитываются в ордерных книжках и имеют сквозную нумерацию в пределах календарного года.
Корешки ордеров хранятся в адвокатском образовании в течение 3 лет, в случае ликвидации образования, передаются в Адвокатскую палату.  
7. Исключен.

Примерная номенклатура дел адвокатских образований Адвокатской палаты Смоленской области
Индекс дела    Заголовок дела    Количество дел    Срок хранения    Примечание
       1                 2                                 3                                 4                                  5
01 Канцелярия
01-01    Учредительные документы адвокатского образования    постоянно
01-02    Положение о филиалах коллегий    постоянно
01-03    Должностные инструкции работников    постоянно
01-04    Приказы по адвокатскому образованию    3 года
01-05    Постановления исполнительных органов адвокатских образований    5 лет
01-06    Протоколы общих собраний    5 лет
01-07    Переписка по вопросам оказания  юридической помощи    
01-08    Постановления Совета палаты и другие решения по вопросам оказания юридической помощи    До отмены или замены новыми
01-09    Переписка с учреждениями организациями и гражданами    2 года
01-10    Документы проверок (доклады, справки, отчеты, акты    5 лет
01-11    Заявления и жалобы граждан    1 год
01-12    Журналы записей требований судов и органов следствия по защите обвиняемых    1 год
01-13    Журналы регистрации устных советов    2 года
01-14    Производства адвокатов по делам    3 года
01-15    Все правовые документы, изготовленные адвокатами в копиях    3 года
01-16    Регистрационные карточки на ведение дел    3 года
01-17    Корешки ордерных книжек    3 года
01-18    Журнал регистрации входящих документов    2 года
01-19    Журнал учета исходящих документов    2 года
02 Финансирование
02-01    Штатное расписание, сметы доходов и расходов    5 лет
02-02    Годовой бухгалтерский баланс    5 лет
02-03    Кассовые документы, копии платежных квитанций    5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
02-04    Банковские документы    5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
02-05    Лицевые счета адвокатов    5 лет
02-06    Исполнительные листы    5 лет
02-07    Оборотные ведомости    5 лет
02-08    Годовой отчет по налогам    постоянно
02-09    Квартальные отчеты    5 лет
02-10    Договоры о материальной ответственности    5 лет
02-11    Образцы подписей материально-ответственных лиц    5 лет после увольнения МО лица
02-12    Книга учета приходно-расходных документов    1 год
02-13    Инвентаризационные описи    3 года
02-14    Акты приемки, сдачи, списания имущества и материалов    3 года
02-15    Журнал учета платных поручений    3 года
02-16    Корешки банковских чеков    3 года
02-17    Договоры на оказание юридической помощи организациям    3 года после истечения срока
02-18    Договоры на аренду помещения    3 года после окончания срока действия договора
02-19    Книга учета бланков строгой отчетности (квитанций и ордеров)    3 года
02-20    Книга учета трудовых договоров    5 лет

03 Архив
03-01    Описи дел постоянного хранения    постоянно
03-02    Описи дел временного хранения            до минования надобности
03-03    Акты об уничтожении документов    постоянно

«Утверждено»

Советом Адвокатской Палаты

Ивановской области

Протокол № 5

28 мая 2010 г.

Рекомендации

по ведению делопроизводства в адвокатских образованиях.

1. Журнал регистрации входящих документов

В журнале указывается

Вх №     дата                      от кого поступило     краткое         отметка об       номер дела,

поступления                                             содержание   исполнении,     где хранится

документа     дата номер       документ

Примечание: жалобы и заявления на действия адвокатов регистрируются в журнале поступивших жалоб

 2. Журнал регистрации исходящей документации

В журнале указывается

Исх. № дата отправки         адресат   краткое содержание   номер дела, где

хранится документ

 3. Журнал регистрации жалоб и заявлений граждан на действия адвокатов (допускается регистрация жалоб и заявлений в журнале входящей документации)

В журнале указывается

Номер дата поступления     от кого поступила     краткое             отметка об исполнении

жалоба, заявление   содержание      дата, краткое содержание

 4. Журнал регистрации поручений по оказанию юридической помощи гражданам бесплатно

В журнале указывается

Номер ФИО                   документ,               содержание   ФИО       подпись

обратившегося   удостоверяющий   вопроса         адвоката   обратившегося

личность

 5. Журнал регистрации соглашений, договоров, заключенных с адвокатами

В журнале указывается

Номер     ФИО                   наименования наименование     ФИО       Номер квитанции

обратившегося   дела                   органа               адвоката

Примечание: номер соглашения соответствует порядковому номеру записи в журнале, регистрация соглашений по уголовным и гражданским делам может вестись раздельно, регистрация соглашений может вестись в электронном виде, в последующем с перенесением на бумажный носитель. Регистрации подлежат все соглашения, договора, заключенные адвокатами независимо от того с физическим или юридическим лицом заключено соглашение, договор.

  6. Журнал регистрации требований поступивших из судов, органов предварительного расследования, других органов

В журнале указывается

Номер   наименование                 ФИО                           Время и место               ФИО

дата     органа от кого                 обвиняемого               рассмотрения дела       адвоката

поступило требование   ст.УК или предмет                                         которому

иска                                                                 поручено дело

Примечание: Телефонограммы о вызове адвоката на следственные действия, либо участие в суде также регистрируются в данном журнале.

 7. Книга приказов и распоряжений руководителя

Примечания: приказы и распоряжения могут вестись в электронном виде с последующем переносом на бумажный носитель.

 8. Протоколы собраний.

 9. Книга учета выдачи ордерных книжек

Адвокатские кабинеты обязаны вести делопроизводство в соответствии с настоящими рекомендациями (за исключением п.7, 8, 9 настоящих рекомендаций).

Другие управленческие и бухгалтерские документы в адвокатских образованиях ведутся в соответствии с перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции решения Росархива от 27.10.2003 г).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы в адвокатских образованиях возлагается на руководителя адвокатского образования.

Ранее я делился опытом, как адвокат может сохранить результаты профессиональной деятельности и упорядочить свой архив. Сегодня предлагаю рассмотреть организацию делопроизводства и архива в адвокатском кабинете. Думаю, материал также будет полезен коллегам, которые являются членами вновь образованных адвокатских бюро или коллегий.

Виды документов, образующихся в деятельности адвоката, и сроки их хранения

Читайте также

Если вам не повезло так, как мне, лучшие годы юности посвятить делопроизводству и архивам, рекомендую внимательно ознакомиться с этим разделом.

Вопросы делопроизводства довольно подробно разработаны для организаций, имеющих возможность содержать специалиста по делопроизводству. В адвокатском кабинете можно (и нужно) использовать основные принципы документооборота – прежде всего, чтобы не «утонуть» в потоке информации и документов. Здесь уместно сравнение с хорошей мореходной практикой: чем меньше яхта, тем больше требований к ее капитану, тем выше цена ошибки, которая на большом судне с командой профессионалов может быть не столь заметной.

Делопроизводство держится на трех «китах»: правильном оформлении документов (знании основ ГОСТов), организации процесса делопроизводства (излагается в инструкции по делопроизводству адвокатского кабинета), а также знании видов документов, образующихся в деятельности адвоката, и сроков их хранения (все это оформляется номенклатурой дел).

При этом важно помнить, что требования к форме и содержанию отдельных документов установлены в федеральных законах, а форма и содержание типовых и унифицированных документов утверждены органами исполнительной власти.

Основные виды документов, образующихся в процессе адвокатской деятельности, как и сроки их хранения (иногда изложенные косвенным образом), содержатся в НК РФ, ГК РФ и процессуальных кодексах, а также федеральных законах об адвокатской деятельности, об архивном деле, о бухгалтерском учете и иных федеральных законах и нормативных правовых актах.

Для удобства изложения воспользуюсь группировкой документов, предложенной Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236. В указанном Перечне все типовые документы помещены под номерами статей, что упрощает их поиск и ссылку на срок и порядок хранения¹.

Перечнем
установлены следующие сроки хранения: 1 год; 3 года; 5 лет, 15, 45, 50 и 75 лет;
постоянно.

Сокращение сроков хранения,
установленных Перечнем, запрещено. Для адвокатов это указание также актуально. В
то же время адвокаты вправе продлевать сроки временного хранения документов при
проведении экспертизы их ценности. Продление установленных Перечнем сроков
хранения допускается, когда это обусловлено особенностями работы конкретного
адвоката и его практическими потребностями. В адвокатской деятельности большинство
документов хранятся, как правило, не более пяти лет.

Перечень типовых управленческих архивных документов состоит из 12 разделов² и включает четыре графы: номера статей; наименование видов документов; сроки хранения; примечания
к статьям (при наличии).

Рассмотрим документы, которые образуются в деятельности адвокатского кабинета. Сразу отмечу, что объем документации уменьшается на порядок, если у адвоката нет наемных работников.

Организация деятельности адвокатского кабинета

В этот раздел входят документы, формируемые в отдельные дела: федеральные законы, указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, нормативные правовые акты (далее – НПА) и письма федеральных органов исполнительной власти, законы и НПА субъекта Федерации, НПА органов местного самоуправления, относящиеся к адвокатской деятельности (ст. 1–4 Перечня). Хранятся они до минования надобности. Документы, относящиеся к деятельности адвокатского кабинета (адвоката), хранятся постоянно, на месте³. КПЭА в печатном виде хранится год после издания Кодекса в новой редакции (ст. 8 и 460 Перечня).

Срок хранения договоров, соглашений, контрактов, не указанных в иных разделах Перечня, и прилагаемых к ним документов (актов, протоколов разногласий) составляет пять лет после истечения срока действия или прекращения обязательств по договору с отметкой «ЭПК»⁴.

Решения Всероссийского съезда адвокатов и Совета Федеральной палаты адвокатов РФ, собрания (конференции) адвокатов, решения и распоряжения Совета, ревизионной и квалификационной комиссий, а также иных органов адвокатской палаты субъекта РФ хранятся до минования надобности (ст. 18 и 22 Перечня). Решения, относящиеся к деятельности адвокатского кабинета (адвоката), приказы (решения) адвоката по вопросам деятельности адвокатского кабинета и документы к ним (ст. 19а) – постоянно, на месте; приказы (распоряжения) адвоката по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (ст. 19б) – пять лет; свидетельства (уведомления) о постановке на налоговый учет, уведомления о снятии с учета – до минования надобности⁵ (ст. 24 Перечня).

Указанные виды документов являются унифицированными – т.е. разработанными для всех физических лиц.

Так же хранятся извещения (уведомления) страхователей (т.е. адвокатов) о регистрации (снятии с учета) во внебюджетных фондах (ст. 25 Перечня) – например, унифицированные формы: уведомление о регистрации в качестве страхователя физлица, заключившего трудовой договор с работником, в территориальном органе Фонда соцстрахования РФ; уведомление о регистрации в качестве страхователя физлица, обязанного уплачивать страховые взносы в связи с заключением гражданско-правового договора, в территориальном органе ФСС; уведомление о размере страховых взносов на обязательное соцстрахование физлица от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; решение о снятии страхователя-физлица с регистрационного учета в территориальном органе ФСС⁶.

Документы о прекращении деятельности адвокатского кабинета хранятся постоянно (ст. 27 Перечня).

Доверенности, выданные адвокатом, и документы об их отзыве хранятся пять лет после истечения срока их действия или отзыва (ст. 36 Перечня).

Штатное расписание адвокатского кабинета (при наличии наемных работников) хранится постоянно (ст. 40 Перечня); штатное расписание с фамилиями конкретных работников («Штатная расстановка») – 50 лет (ст. 42 Перечня)⁷; документы о деятельности кабинета, включая рекламную, – пять лет «ЭПК» (ст. 69 Перечня).

Переписка адвоката по основной деятельности, не указанная в отдельных статьях Перечня, хранится пять лет «ЭПК» (ст. 70 Перечня). Она может группироваться как по адресатам (адвокатская палата, доверители, адвокаты, управления внутренних дел, следственные отделы, прокуроры, отделы приставов-исполнителей, суды), так и по темам (например, переписка по оплате защиты по назначению).

Договоры купли-продажи и дарения земельных участков, зданий,
строений, сооружений, помещений, а также документы (акты, правоустанавливающие
документы, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию) к ним хранятся до
прекращения деятельности адвокатского
кабинета (ст. 87 и 90 Перечня).

Документы проверок
деятельности адвокатского
кабинета хранятся пять лет (ст. 139 Перечня). Столько же могут храниться
материалы дисциплинарного производства в отношении адвоката.

Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства
и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам,
рассматриваемым в судебном порядке, в том числе третейскими судами, хранятся пять лет
после принятия решения (ст. 143 Перечня).
Однако, на мой взгляд, лучше хранить их пять лет после вступления в законную
силу итогового судебного акта по делу.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы,
претензии) и переписка по их рассмотрению также хранятся пять лет «ЭПК» (ст.
154 Перечня); номенклатура дел адвокатского кабинета хранится постоянно, т.е. до
прекращения деятельности адвокатского кабинета (ст. 157). Форма номенклатуры
дел приведена в Приложении № 25 к Правилам
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной
власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила).

Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о
порядке работы со сведениями конфиденциального характера (относящимися к адвокатской
тайне и персональным данным) хранятся 10 лет после замены новыми «ЭПК» (ст. 165
Перечня); соглашения (договоры) и расписки о
неразглашении информации ограниченного доступа (с работниками адвокатского
кабинета) – три года после истечения
срока действия (ст. 166, 167 Перечня).

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче
документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния
документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и
документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении
документов и другие документы, отражающие работу с фондом) хранятся постоянно,
то есть до прекращения деятельности адвокатского кабинета. В дальнейшем они могут быть переданы в государственные и
муниципальные архивы. Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях,
составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения, хранятся пять
лет после утверждения описей дел постоянного хранения (ст. 170 Перечня).

Описи дел адвокатского кабинета постоянного срока хранения
хранятся постоянно, по личному составу – 50 лет, временного срока хранения свыше
10 лет – три года после уничтожения самих дел (ст. 172 Перечня). Формы описей
дел приведены в приложениях № 23 и 24 к Правилам. Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей;
документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним – пять лет «ЭПК» (ст. 178). Форма архивной справки приведена в Приложении № 29 к
Правилам.

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями и иными
организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и
делопроизводства хранятся пять лет после истечения срока действия договора либо
прекращения обязательств по договору (ст. 179 Перечня). Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения
документов Архивного фонда РФ и их использования – постоянно (ст. 180 Перечня).

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела хранится
пять лет (ст.
181 Перечня).

Для документов регистрации и контроля (журналов, реестров,
баз данных) установлены следующие сроки хранения:

• распорядительные документы по основной (профильной) деятельности – постоянно; по личному составу – 50 лет (о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью – пять лет); по административно-хозяйственной деятельности – пять лет;
• поступившие и отправленные документы – пять лет;
• обращения граждан – пять лет (ст. 182 Перечня);
• документы о приеме посетителей – три года;
• о рассылке документов – один год;

• бланки строгой отчетности – три года после уничтожения
  бланков;

• о копировальных работах – один год;
• о выдаче архивных дел во временное пользование работникам адвокатского
  кабинета – три года после возвращения всех дел;

• о регистрации
  показаний приборов измерения температуры и влажности воздуха (при наличии таковых
  в адвокатском кабинете и отельного помещения для хранения документов) – один год;

• кземпляры (копии)
  документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, – пять лет
  (ст. 183 Перечня).

Основная деятельность адвокатского кабинета

Переписка с ФПА и адвокатской палатой субъекта Федерации хранится пять лет «ЭПК» (ст. 70 Перечня).

Выписки из реестра адвокатов субъекта Федерации на адвоката, документы о повышении квалификации – пять лет (ст. 58 и 491 Перечня); документы о деятельности адвоката (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в СМИ) – пять лет «ЭПК» (ст. 51 Перечня).

Документы
дисциплинарного производства в отношении адвоката хранятся один год после
снятия дисциплинарного взыскания или истечения срока привлечения к дисциплинарной
ответственности (ст. 461 Перечня).

Документы об
изменении членства в адвокатской палате, приостановлении и прекращении статуса
адвоката, об участии адвоката в общественных объединениях адвокатов – пять лет
(ст. 58 Перечня).

Соглашения об
оказании юридической помощи – пять лет после истечения срока действия
соглашения (ст. 11).; журнал регистрации соглашений об оказании юридической
помощи – пять лет после заполнения журнала (ст. 137 Перечня). Корешки ордеров
(ордерские книжки), если они не включены в состав адвокатских производств (дел),
хранятся пять лет; в случае проведения
проверки или возникновения споров и разногласий – сохраняются до принятия
решения по делу (ст.
277 Перечня).

Доверенности, не востребованные
доверителями, при невозможности возвращения им хранятся пять лет (ст. 36 и 107
Перечня).

Оказание юридической помощи

Это основной раздел документов адвокатского кабинета.

Согласно Методическим
рекомендациям по ведению адвокатского производства, утвержденным Советом ФПА
(Протокол от 28 сентября 2016 г. № 5 с дополнениями (Протокол №7)), срок
хранения адвокатского производства составляет не менее трех лет с
момента выполнения условий соглашения.

Читайте также

Полагаю, если
адвокат не собирается формировать личный архив, а затем личный фонд в составе Государственного
архивного фонда РФ, то адвокатские производства должны храниться с учетом
сроков судимости подзащитных (по уголовным делам), исковой давности (по
гражданским и административным делам), сроков давности привлечения доверителей к
административной ответственности (по делам об административных
правонарушениях).

Дела или
адвокатские производства могут систематизироваться по видам, подсудности,
тематике и доверителям. Аналогичный порядок желательно вести и на электронных
носителях. При этом можно выбрать систематизацию папок: сначала по хронологии
(2020, 2021, 2022 гг.), затем по видам (консультации, адвокатские
производства), подсудности (административные, арбитражные, гражданские,
уголовные и т.д.), стадиям (первая инстанция, апелляция, кассация, надзор,
исполнение), тематике дел (например, по видам договоров, семейные дела,
наследственные и т.д.), по фамилиям доверителей (наименованиям юрлиц) в
алфавитном порядке, далее – по хронологии однотипных дел доверителей (или по
иному основанию, – например, взыскиваемым суммам).

Для основы
классификации может использоваться любой указанный элемент в удобной
последовательности.

Вернемся к
классификации «бумажных» дел:

• письменные консультации, заявления, жалобы, ходатайства и другие документы правового характера, составленные адвокатом; журнал регистрации устных и письменных консультаций;
• дела,
  рассматриваемые в Европейском Суде по правам человека;
• дела,
  рассматриваемые в Конституционном Суде РФ, в конституционном (уставном) суде
  субъекта Федерации;
• гражданские дела,
  административные, уголовные, об административных правонарушениях (формируются отдельно
  по каждому доверителю).

Срок хранения данных дел, напомню, установлен решением Совета ФПА и составляет три года.

Переписка,
связанная с ведением дел по назначению и оказанием бесплатной юридической
помощи, хранится пять лет «ЭПК» (ст. 70 Перечня).

Планирование деятельности адвокатского кабинета

Перспективные
планы, планы мероприятий (ст. 193 Перечня), годовые планы деятельности (ст. 198
Перечня) хранятся постоянно; оперативные
(квартальные, месячные) планы деятельности адвокатского кабинета –
до минования надобности (ст.201 Перечня).

Индивидуальные
отчеты работников адвокатского кабинета хранятся один год (ст. 216 Перечня).

Прейскуранты (прайс-листы) на оказание юридической помощи по
соглашению, разработанные в адвокатском кабинете, хранятся 10 лет «ЭПК»,
присланные из адвокатской палаты для сведения – три года, до замены новыми (ст.
234 Перечня).

Финансирование деятельности

Договоры банковского счета хранятся пять лет после истечения
срока действия договора (ст.
259 Перечня).

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые
обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение
обязательств должником, хранятся пять лет «ЭПК» после полного исполнения
обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по
иным основаниям, а с условием о залоге имущества – 10 лет (ст. 261 Перечня).

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных
расчетах и перерасчетах – пять лет после проведения взаиморасчетов (ст. 264 Перечня).

Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам
благотворительной деятельности хранятся пять лет, отчеты – постоянно (ст. 265 Перечня).

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской задолженности – пять лет при условии погашения
задолженности (ст.
266 Перечня).

Учет и отчетность

Сроки
хранения документов этого раздела установлены законодательно. Согласно подп. 8
п. 1 ст. 23 НК налогоплательщики обязаны в течение пяти
лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других
документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе
подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП),
а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Кодексом.

Первичные учетные документы и связанные с ними подтверждающие
документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных
чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты
о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и
авансовые отчеты, переписка) хранятся пять лет (при условии проведения
проверки; при возникновении споров, разногласий они сохраняются до принятия
решения по делу – ст. 277 Перечня).

Указанные документы группируются по доходам
(дела по назначению, по соглашению, иные поступления), по расходам
(амортизационные начисления, взносы на содержание адвокатских палат,
информационные услуги, канцелярские расходы, расходы на командировки работников
адвоката, на обязательное и добровольное страхование, на литературу, оплату
труда, повышение квалификации адвоката и его работников, на поездки адвоката,
на содержание адвокатского кабинета, почтовые и транспортные расходы, включая
расходы на общественный транспорт, такси, аренду транспортного средства, услуги
банка и связи, включая мобильную и стационарную связь, затраты на интернет и
кабельное телевидение, хозяйственные расходы и т.д.). Либо они могут
формироваться по назначению (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордеры,
копии квитанций об оплате юридической помощи и документов о возврате
адвокатского вознаграждения, выписки с расчетного и иных счетов, а также
документы к ним (копии платежных поручений), которые группируются по каждому
открытому счету отдельно).

Налоговые органы
рекомендуют адвокатским образованиям, включая адвокатские кабинеты, при приеме
наличных денежных средств юридическим лицом или ИП, в том числе от работника, с
которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор, использовать
приходные кассовые ордеры по унифицированной форме 0310001, утвержденной
Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000
г.) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»⁸.

Договоры о материальной ответственности материально
ответственных лиц адвокатского кабинета хранятся пять лет после увольнения
указанных лиц (ст. 279 Перечня)⁹.

Переписка по вопросам бухучета и оплате юридической помощи
хранится пять лет (ст. 289 и 290 Перечня).

Положение об оплате труда работников адвокатского кабинета
хранится постоянно (ст. 294 Перечня). Документы (сводные расчетные
(расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на
выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о
получении заработной платы и других выплат хранятся шесть лет, а при отсутствии
лицевых счетов – 50 лет (ст. 295 Перечня).

Лицевые счета работников адвокатского кабинета хранятся 50
лет «ЭПК» (ст. 296 Перечня)¹⁰.
Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из зарплаты
работников адвокатского кабинета хранятся пять лет после исполнения (ст. 299 Перечня).
Аналогичным образом хранятся копии исполнительного документа и постановления,
полученные от судебного пристава-исполнителя (ст. 98 Закона об исполнительном
производстве).

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ,
оказании услуг физлицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
хранятся 50 лет (ст. 301 Перечня).

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) хранятся
50 лет (ст. 308 Перечня)¹¹.
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а
также страховых взносов хранятся шесть лет, при отсутствии лицевых счетов или
ведомостей начисления зарплаты – 50 лет (ст. 309 Перечня)¹².

Налоговые декларации адвоката (ранее формы 4-НДФЛ, сейчас – только
формы 3-НДФЛ) хранятся пять лет (ст. 310 Перечня). Впрочем, для изучения
динамики собственной финансовой деятельности можно хранить их постоянно.

Справки о доходах и суммах налога, удержанных с физического
лица (работников адвокатского кабинета), хранятся пять лет, при отсутствии
лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50 лет (ст. 312
Перечня)¹³.

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых
налоговыми агентами (адвокатами на работников адвокатского кабинета), хранятся
пять лет (ст. 313 Перечня). В настоящее время этот документ не применяется, но
может храниться в адвокатских кабинетах за
прошлые годы¹⁴.

Книги учета доходов и расходов адвоката хранятся пять лет (ст.
318 Перечня)¹⁵. Для
изучения динамики собственных доходов и расходов можно их хранить постоянно.

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости,
заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и
нематериальных активов хранятся пять лет после выбытия основных средств и
нематериальных активов (ст. 323 Перечня).

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов,
содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не
обязательны к применению.

Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7
утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по
учету основных средств: № ОС-1 «Акт о
приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о
приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-1б «Акт о
приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-2 «Накладная на
внутреннее перемещение объектов основных средств», № ОС-3 «Акт о
приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов
основных средств», № ОС-4 «Акт о списании
объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)», № ОС-4а «Акт о списании
автотранспортных средств», № ОС-4б «Акт о списании
групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)», № ОС-6 «Инвентарная
карточка учета объекта основных средств», № ОС-6а «Инвентарная
карточка группового учета объектов основных средств», № ОС-6б «Инвентарная
книга учета объектов основных средств», № ОС-14 «Акт о приеме
(поступлении) оборудования», № ОС-15 «Акт о
приеме-передаче оборудования в монтаж» и № ОС-16 «Акт о выявленных
дефектах оборудования».

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий,
сооружений), обязательств хранятся до прекращения деятельности адвокатского
кабинета; материальных ценностей и иного имущества – пять лет (ст. 329 Перечня).

Первичные и годовые статистические данные (отчеты) о
деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического
учета, хранятся постоянно (ст. 335).

В настоящий момент какая-либо обязательная статистическая
отчетность адвокатов или адвокатских кабинетов отсутствует. Ранее адвокаты
ежегодно представляли сведения по унифицированной форме № 1-услуги «Сведения об
объеме платных услуг населению», позднее от этой обязанности были освобождены¹⁶.

Информационная
деятельность

Акты списания книг и периодических изданий
справочно-информационного фонда или библиотеки адвокатского кабинета хранятся
пять лет после очередной проверки (ст. 364 Перечня).

Документы (журналы, базы данных, картотеки, каталоги) учета
материалов справочно-информационного фонда или библиотеки адвокатского кабинета
хранятся до прекращения деятельности адвокатского кабинета (ст. 366).

Трудовые отношения

Правила внутреннего трудового распорядка адвокатского
кабинета хранятся в течение года после замены новыми (ст. 381 Перечня).

Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся
пять лет (ст. 402 Перечня)¹⁷.

Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ)
и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест,
сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной
оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по
улучшению условий и охраны труда) по месту проведения хранятся 45 лет (ст. 407
Перечня)¹⁸.

Протоколы результатов обучения работников охране труда (проверки
знания требований к охране труда) хранятся пять лет (ст. 422 Перечня)¹⁹.
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) хранятся
45 лет, профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда
– пять лет (ст. 423 Перечня). Книги, журналы регистрации, базы данных
несчастных случаев на производстве, учета аварий – как и все аналогичные
материалы – 45 лет²⁰.

В 2022 г. в трудовое
законодательство было введено понятие микроповреждения (микротравмы). Согласно ч.
1 ст. 226 ТК под микроповреждениями (микротравмами) понимаются ссадины,
кровоподтеки, ушибы мягких тканей, поверхностные раны и другие повреждения,
полученные работниками и другими лицами, участвующими в производственной
деятельности работодателя, указанными в ч.
2 ст. 227 ТК, при исполнении трудовых обязанностей
или выполнении работы по поручению работодателя (его представителя), а также
при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми
отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах, не повлекшие
расстройства здоровья или временную нетрудоспособность.

Согласно Рекомендациям по учету
микроповреждений (микротравм) работников, утвержденным Приказом Минтруда от 15
сентября 2021 г. № 632н, срок хранения справок о рассмотрении обстоятельств и
причин микроповреждения (микротравмы) работника, а также журнала учета микроповреждений (микротравм) работников составляет один
год.

Кадровое обеспечение

Приказы, распоряжения по личному составу; документы
(докладные записки, справки, заявления) к ним о приеме, переводе, перемещении,
ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации,
повышении квалификации, поощрении, награждении, об изменении
анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без
сохранения заработной платы хранятся 50 лет «ЭПК» (ст. 434 Перечня).

Приказы, распоряжения по личному составу; документы
(докладные записки, справки, заявления) к ним о ежегодно оплачиваемых отпусках,
отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной)
деятельностью, о служебных проверках; о направлении в командировку работников –
пять лет (ст. 434 Перечня). Приказы, распоряжения по личному составу о
дисциплинарных взысканиях, а также документы к ним (докладные записки, справки,
заявления) хранятся три года (ст. 434 Перечня).

Унифицированные формы приказов – № Т-1 «Приказ
(распоряжение) о приеме работника на работу», № Т-1а «Приказ
(распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе
работника на другую работу», № Т-5а «Приказ
(распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о
прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ
(распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками
(увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о
направлении работника в командировку», Т-9а «Приказ
(распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-11 «Приказ
(распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ
(распоряжение) о поощрении работников» – утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты». Буква
«а» при номере формы означает, что она используется о отношении двух и более
работников.

Иные формы
приказов адвокаты могут разработать самостоятельно.

Трудовые договоры, служебные контракты, а также соглашения
об их изменении и расторжении хранятся 50 лет (ст. 435 Перечня)²¹.

Согласие на обработку персональных данных хранится три года
после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не
предусмотрено федеральным законом или договором (ст. 441 Перечня). Требования к
содержанию согласия на обработку персональных данных содержатся в ст. 9 Закона
о персональных данных.

Наличие согласия на обработку персональных данных работника
обязательно, а вот уведомление адвокатом-работодателем уполномоченного органа
по защите прав субъектов персональных данных об их обработке – нет (п. 1 ч. 2
ст. 22 Закона о персональных данных).

Личные карточки и личные дела работников адвокатского
кабинета хранятся 50 лет «ЭПК» (ст. 444 и 445 Перечня)²².
Виды документов, входящих в состав личных дел, определяются локальным
нормативным актом, утвержденным адвокатом. В состав личного дела включаются,
как правило, анкета с фотографией, экземпляр трудового договора, включая дополнения
и допсоглашения к нему, копии приказов по личному составу, относящихся к
работнику (прием на работу, перевод, увольнение, поощрение, командировки,
отпуска), должностная инструкция, договор о материальной ответственности и т.д.
Подлинники личных документов работников (трудовая книжка, дипломы, аттестаты,
удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, невостребованные – 50
лет (ст. 449 Перечня).

Не лишним будет напомнить нормы ст. 84.1
ТК, согласно которой в
день прекращения трудового договора адвокат обязан выдать работнику трудовую
книжку. Если в этот день выдать трудовую
книжку или предоставить сведения о ней невозможно в связи с отсутствием
работника либо его отказом от получения документов, работодатель обязан
направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой
либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте
заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период
работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим
образом. Со дня направления уведомления или письма работодатель освобождается
от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления
сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. По письменному
обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения,
работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения
работника.

Графики отпусков работников адвокатского кабинета²³,
а также документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка),
связанные с применением дисциплинарных взысканий к работникам, хранятся три
года (ст.453 и 454 Перечня).

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты,
сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих
в запасе, хранятся пять лет после снятия с учета (ст. 457 Перечня). Адвокаты в
отношении своих военнообязанных работников ведут и хранят соответствующие учетные
документы в порядке, определяемом Минобороны²⁴.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных (о приеме,
переводе на другую работу (перемещения), увольнении работников; личных дел,
личных карточек, трудовых договоров; учета движения трудовых книжек и вкладышей
в них) хранятся 50 лет (ст. 463 Перечня).

Отмечу, что с 1 сентября 2021 г. адвокат вправе
самостоятельно разрабатывать форму книги (журнала) учета движения трудовых
книжек. В этой книге (журнале) указываются трудовые книжки, принятые от
работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее,
выдаваемые работникам вновь, с указанием серии и номера²⁵.
Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью
адвоката и его печатью. Книги, журналы, карточки учета, базы данных (бланков
трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о зарплате, стаже, месте
работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков) хранятся пять лет (ст. 463 Перечня).

Также с 1 сентября 2021 г. адвокат вправе самостоятельно
разрабатывать форму книги (журнала) учета бланков трудовой книжки. В ней
фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием
бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого
бланка²⁶.
Указанные книги (журналы)должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены
подписью и печатью адвоката.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных прихода
сотрудников на работу и ухода с работы, местных командировок хранятся один год
(ст. 463 Перечня).

Квалификационные требования и профстандарты хранятся до
замены новыми (ст. 475 Перечня)²⁷.
Профстандарты разрабатываются работодателем-адвокатом самостоятельно или
применяются готовые (например, из Приказа Минтруда от 21 февраля 2019 г. № 103н
«Об утверждении профессионального стандарта “Бухгалтер”»).

Договоры об обучении по дополнительным профпрограммам,
ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации
работников адвокатского кабинета хранятся пять лет после истечения
срока действия договора либо после прекращения обязательств по договору (ст. 492 Перечня).

Материально-техническое
обеспечение

Гарантийные талоны на технику и оборудование адвокатского
кабинета хранятся один год после истечения срока гарантии (ст. 516 Перечня).

Эксплуатационно-технические документы (инструкции,
руководства) на технику, оборудование – три года после списания технических
средств (ст. 521 Перечня).

Административно-хозяйственное
обеспечение

Документы технического учета объектов недвижимого имущества
(технические планы, технические и кадастровые паспорта) (ст. 533 Перечня); документы
(заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические
паспорта, решения) о переводе помещений в жилые и нежилые (ст. 536 Перечня) хранятся
постоянно.

Договоры энергоснабжения (ст. 540 Перечня) и оказания
коммунальных услуг (ст. 541 Перечня) хранятся пять лет после истечения
срока действия договора либо после прекращения обязательств по договору.

Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном
доме хранятся постоянно (ст. 546 Перечня).

Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных
средств (ст. 550), ОСАГО (ст. 551 Перечня), а также страхования транспортных
средств (ст. 552 Перечня) хранятся пять лет после истечения срока действия
договора либо прекращения обязательств по нему. Путевые
листы хранятся пять лет (ст. 553 Перечня)²⁸.

Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи
хранятся пять лет после
истечения срока действия договора или прекращения обязательств по договору (ст. 565 Перечня).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи хранятся пять
лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных
подписей (ст. 570 Перечня). Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о
создании сертификата ключа проверки электронной подписи – пять лет после приостановления
или аннулирования действия сертификата (ст.
571 Перечня).

Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона и
защита от ЧС

Договоры об оказании охранных услуг хранятся пять лет после истечения срока действия договора либо прекращения
обязательств по договору (ст. 580 Перечня). Журналы приема (сдачи) под охрану
режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них
– также пять лет (ст. 585 Перечня).

Планы-схемы эвакуации из здания при ЧС хранятся до замены
новыми (ст. 606 Перечня).

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности хранятся
три года (ст. 613 Перечня)²⁹,
а списки противопожарного оборудования и инвентаря – пять лет после замены
новыми (ст. 614 Перечня).

Социально-бытовые
вопросы

Листки нетрудоспособности хранятся пять лет (ст. 618 Перечня)³⁰.

С 1 июля 2017 г. поправками
в законы об обязательном соцстраховании и об основах охраны здоровья граждан,
внесенными Федеральным законом от 1 мая 2017 г. №
86-ФЗ, предусмотрена возможность выдачи листка нетрудоспособности не только в
форме документа на бумажном носителе, но и – с письменного согласия пациента –
в виде электронного документа, подписанного с использованием усиленной
квалифицированной электронной подписи медработником и медучреждением. Думается,
что в связи с переходом на выплату пособий по временной нетрудоспособности, в
том числе в связи с материнством, непосредственно работникам указанный вид
документа недолго задержится в перечне документов адвокатского кабинета.

Книги, журналы, регистрации листков нетрудоспособности (ст.
619 Перечня), а также сведения, представляемые в ПФР для индивидуального
(персонифицированного) учета (ст. 624а Перечня)³¹,
хранятся пять лет. Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка)
периодических медосмотров хранятся три года (ст. 635 Перечня), а переписка по
вопросам государственного соцстрахования – пять лет (ст. 638 Перечня).

Составление
номенклатуры дел

Сводным документом,
регулирующим виды документации, образующейся в деятельности адвоката, сроки ее
хранения и учет, является номенклатура дел. Ее объем зависит от того, работает
адвокат один или с наемными работниками, имеет в собственности жилое или
нежилое помещение и основные средства или нет.

Для правильного формирования дел в
делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска
документов желательно ежегодно (или один раз на всю оставшуюся жизнь) составлять
номенклатуру дел – систематизированный перечень наименований дел на календарный
год с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке³².

Номенклатура дел составляется адвокатом
или его секретарем. Если адвокат является фондообразователем, номенклатура в
установленные сроки согласовывается с архивным органом. В номенклатуру должны
быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности адвоката, а
также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, состоящий из
условного цифрового обозначения направления деятельности и порядкового номера
дела по номенклатуре. Например, «01-01» – Раздел «01. Организация
деятельности», где «01» – порядковый номер дела «Федеральные законы, указы Президента
РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, НПА и письма федеральных
органов исполнительной власти, законы и НПА субъекта Федерации, НПА органов
местного самоуправления, относящиеся к адвокатской деятельности».

В номенклатуре указываются наименования (заголовки)
дел. Они должны отражать содержание документов в деле, быть краткими и
конкретными.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются
по степени важности документов, включенных в них:
организационно-распорядительные документы органов государственной власти,
органов адвокатского самоуправления, относящиеся к адвокатской деятельности,
приказы адвоката, планы, отчеты, протоколы, справки и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного
содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные
за квартальными.

При составлении заголовка дела
наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода дела
(материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о
корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и
т.д.

Термин «материалы» употребляется в
заголовке, когда предполагается объединение различных по видам документов,
относящихся к одному вопросу. Он должен быть раскрыт перечислением основных
видов документов, из которых состоит дело. Данный термин также применяется при
объединении в одном деле документов, являющихся приложением к другому документу
(например, «Материалы к протоколам заседаний экспертной комиссии»).

Термин «дело» употребляется в заголовке
при заведении личных дел. При ведении административных, гражданских, дел об
административных правонарушениях и уголовных дел, находящихся в производстве
адвоката, как правило, используется термин «адвокатское производство», но можно
использовать и «дело».

Сроки хранения дел указываются на
основании норм налогового законодательства и законодательства об архивах, а
также нормативных документов ФПА. Сроки хранения иных дел и номера статей
указываются в соответствии с Перечнем типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков их хранения (утвержден Приказом Росархива от 20 декабря 2019
г. № 236).

Сроки хранения дел, не указанные в
нормативных правовых актах как обязательные, адвокат может устанавливать самостоятельно.

Дела, образованные в процессе
делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру, вносятся дополнительно
в соответствующий ее раздел. Для этого в каждом разделе номенклатуры целесообразно
оставить несколько резервных номеров.

Номенклатура дел может ежегодно
пересматриваться: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые
дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура заново
перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года.

В течение всего срока действия
номенклатуры в ней своевременно проставляются (в графе «Примечания») отметки о
заведении дел, переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года в новом),
о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др. Переходящие (незавершенные
дела) переносятся с сохранением первоначального делопроизводственного индекса
(например, административные, гражданские, дела об административных
правонарушениях и уголовные дел, находящиеся в производстве адвоката).

По
окончании календарного года в конце номенклатуры делается
итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел – отдельно
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет
включительно) хранения.

По каждой позиции номенклатуры дел
заводится, как правило, одна папка-накопитель. Ясно, что по некоторым позициям
в папке за 5–10 лет будет несколько листков (например, паспорта индивидуальных
приборов учета, свидетельства об их поверке, сертификаты организации, проведшей
поверку) либо вообще ни одного документа (материалы дисциплинарного
производства в отношении адвоката). К примеру, большая часть моего
текущего делопроизводства – даже в те времена, когда я работал с помощниками и стажерами, – составляла две
папки-накопителя толщиной 5 см. Для каждой позиции отводилось от одной до 12
(по месяцам) папок-вкладышей (чтобы не портить документы дыроколом, особенно
те, которые меньше формата А5).

Естественно, для адвокатского досье (производства)
может понадобиться больше одной папки-накопителя.

Главное, о чем
надо помнить, составляя номенклатуру дел, – что это не самоцель, а удобный
инструмент упорядочения делопроизводства адвоката.

¹ Также не лишним
для адвоката будет ознакомиться с Инструкцией по применению Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их
хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237.

ИНСТРУКЦИЯ

о ведении адвокатами бюро  делопроизводств по 

уголовным и гражданским (арбитражным, административным) делам  

1.Настоящая  Инструкция разработана и принята в целях надлежащего ведения адвокатами делопроизводств по уголовным и гражданским (арбитражным, административным, далее просто гражданским) делам, в которых они участвуют.

2.Контроль за надлежащим ведением делопроизводств в части надлежащего выполнения адвокатами своих  профессиональных  обязанностей  и оформления ими необходимых документов, указанных в п.10  настоящей Инструкции, осуществляет управляющий бюро и его заместитель. Ответственность за надлежащее ведение делопроизводства несет сам адвокат.

3.Открытие и ведение делопроизводства по уголовным и гражданским делам включает в себя:

• проверку данных о подзащитном, потерпевшем,  доверителе в целях  недопущения конфликта интересов;
• заключение соглашений об оказании юридической помощи по уголовным и гражданским делам либо регистрация постановлений следственно-судебных органов о назначении адвокатов по уголовным и гражданским делам;
• заполнение ордера на участие в деле и направление следователю (дознавателю) извещения о вступлении в уголовное дело по установленной форме;
• открытие и ведение делопроизводства по гражданскому или уголовному делу;
• закрытие делопроизводства по гражданскому или уголовному делу;
• помещение делопроизводства по гражданскому или уголовному делу в архив;
• работу с архивным делопроизводством по гражданскому или уголовному делу.

4.Заключение соглашения по уголовному или гражданскому делу осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке заключения соглашений  об оказании  юридической  помощи по  уголовным  и гражданским делам.

1. Проверка данных о подзащитном, потерпевшем, доверителе в целях  недопущения конфликта интересов производится в день заключения соглашения об оказании юридической помощи либо в день регистрации постановления следственно-судебных органов о назначении адвокатов по уголовным и гражданским делам.

6.Адвокат после заключения соглашения об оказании юридической помощи по уголовному делу составляет извещение о вступлении в дело по установленной форме и  передает его в следственно-судебные органы вместе с ордером на участие в деле.

7.Заведение отдельного делопроизводства обязательно по всем платным уголовным делам о тяжких и особо тяжких преступлениях и платным   гражданским делам. После внесения записи в соответствующий журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи делопроизводству присваивается отдельный порядковый номер. 

Заведение отдельного  делопроизводства по иным категориям уголовных дел осуществляется адвокатом в добровольном порядке.

8.Ведение делопроизводства по уголовному и гражданскому делу предполагает помещение в него документов, составленных адвокатом либо следователем (дознавателем), прокурором или судом.

9.Контроль за движением делопроизводства осуществляют помощники адвокатов через выданные ордера и полученные процессуальные документы (приговоры, решения, определения, жалобы и др.)

10.В делопроизводство по уголовному делу помещаются следующие документы:

• постановление о возбуждении уголовного дела, протокол задержания, постановление следователя (суда) об избрании меры пресечения;
• ходатайство адвоката на имя следователя об изменении меры пресечения;
• жалоба адвоката на незаконное и (или) необоснованное задержание или арест;
• ходатайства адвоката о проведении дополнительных следственных действий, приобщении к уголовному делу дополнительных доказательств;
• постановление о привлечении в качестве обвиняемого, протокол допроса обвиняемого, обвинительное заключение;
• приговор суда, промежуточные определения суда, постановление суда о прекраще- нии уголовного дела в  соответствии с УПК РФ;
• апелляционная жалоба, возражения против апелляционных жалоб и представления;
• определение (постановление, приговор) апелляционной инстанции;
• кассационная и надзорная жалобы адвоката и осужденного;
• ответы, решения кассационной и надзорной инстанций.
• протоколы других процессуальных и следственных действий.

Все указанные документы должны быть аккуратно подшиты в делопроизводство в хронологическом или другом порядке.

11.В делопроизводство по гражданскому  делу помещаются следующие документы:

• исковое заявление, возражения против иска;
• копии договоров и другие документы о предмете спора;
• ходатайства по делу, переписка;
• решения и определения суда первой инстанции;
• апелляционная жалоба, возражения против апелляционной жалобы;
• определение (постановление, решение) апелляционной инстанции;
• кассационная и надзорная жалобы;
• ответы, решения кассационной и надзорной инстанций.

Все указанные документы должны быть аккуратно подшиты в отдельное делопроизводство в хронологическом или другом порядке.

12.Делопроизводства по иным категориям платных уголовных дел, чем указанных в п.7 настоящей Инструкции, бесплатным уголовным и гражданским делам ведутся в составе общего делопроизводства адвоката без присвоения им отдельных номеров.

1. Общее делопроизводство адвоката сдается им в архив бюро единым массивом и хранится отдельно от общих делопроизводств других адвокатов.

14.Отдельные делопроизводства прекращаются со списанием их в общее делопроизводство адвоката в связи с отказом подзащитных (клиентов) от юридической помощи адвоката и в случаях, когда в них отсутствуют в достаточном количестве документы (ходатайства, жалобы, запросы), изготовленные адвокатом при оказании юридической помощи и представляющие интерес для правоприменительной практики.

15.Решение о списании отдельных делопроизводств   в общие    делопроизводства

принимается заместителем управляющего бюро по согласованию с директором бюро .

1. Истребование адвокатом приговора (решения), постановления или определения суда производится не позднее 2 недель со дня их вынесения. Закрытие делопроизводства и списание его в архив осуществляется годом вступления приговора (решения) суда в законную силу и не позднее 3-х месяцев со дня вступления приговора (решения) суда в законную силу.

17.Отдельному делопроизводству присваивается архивный номер только после проверки его заместителем управляющего бюро. При этом ответственный за ведение архива бюро вправе отказать в принятии отдельного делопроизводства в архив, если оно не соответствует требованиям настоящей Инструкции.

18.До визирования отдельного делопроизводства заместителем управляющего бюро адвокат и помощник адвоката должны:

• предоставить доверителю по его просьбе отчет о работе по платному уголовному (гражданскому) делу в письменной форме;
• внести необходимые данные в накопительный список незакрытых отдельных делопроизводств по платным уголовным и гражданским делам.

Передача отдельных делопроизводств по платным уголовным и гражданским делам для списания их в архив от адвоката помощнику адвоката, далее секретарю-делопроизводителю бюро, ответственному за ведение архива бюро,  производится с выдачей ими расписок.

19.Архивный номер отдельному делопроизводству по платному уголовному (гражданскому) делу присваивается по номеру архивного дела в порядке, предусмотренном Положением об архивном учете в бюро.  

 Присвоенный архивный  номер немедленно вносится   в журналы регистрации соглашений об оказании юридической помощи по платным уголовным и гражданским делам.

20.В случае, если постановление дознавателя или следователя о прекращении дела, приговор (решение) суда по уголовному (гражданскому) делу были отменены и дело направлено на новое расследование (рассмотрение) с участием адвоката бюро, то ранее присвоенный архивный номер аннулируется. Присвоение нового архивного номера производится после вступления нового постановления дознавателя или следователя, приговора (решения) суда в законную силу.

Протокол №5 с доп. от 28.09.2016 (Протокол №7)

I. Общие положения

Настоящий документ разработан Федеральной палатой адвокатов Российской Федерации (далее – Палата) в целях оказания методической помощи адвокатам в формировании адвокатского производства при осуществлении защиты или представительства. В нем содержатся рекомендации по составлению и ведению адвокатского производства по уголовным и гражданским делам. В связи с многообразием форм юридической помощи, оказываемой адвокатами – ведение дел в иных видах судопроизводства, представительство в органах государственной власти и местного самоуправления, юридическое сопровождение предпринимательской деятельности – данные рекомендации не преследуют цели охватить все отрасли права и не могут носить исчерпывающего характера. В случае ведения адвокатом производства в иных отраслях права настоящие рекомендации подлежат применению по аналогии.

В соответствии с Федеральным законом «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» (п.п. 1 п.1 ст. 7)  и Кодексом профессиональной этики адвоката (п. 1 ст. адвокат обязан честно, разумно, добросовестно, квалифицированно исполнять свои профессиональные обязанности. За неисполнение своих обязанностей адвокат может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (п. 2 ст. 7 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»).

Добросовестное и результативное исполнение адвокатом профессиональных обязанностей невозможно без тщательной подготовки к ведению дела, в том числе без изучения материалов дела [1] и ведения записей. Все относящиеся к делу материалы должны храниться адвокатом в специальном производстве, условно называемом адвокатским досье.

Действующее законодательство об адвокатуре не содержит прямого требования об обязательности ведения адвокатского производства. Однако необходимость его ведения вытекает из содержания п. 3 ст. 8 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», в соответствии с которой полученные в ходе оперативно-розыскных мероприятий или следственных действий сведения, предметы и документы могут быть использованы в качестве доказательств обвинения только в тех случаях, когда они не входят в производство адвоката по делам его доверителей.

Ведение адвокатского производства является необходимым также по смыслу п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката.

Ведение адвокатского производства производится в целях наиболее удобной для адвоката организации и систематизации информации в процессе оказания юридической помощи доверителю, облегчения работы с информацией, эффективного использования собранных данных при формировании позиции по делу и ее реализации. Правильно составленное и оформленное адвокатское производство может оказать помощь адвокату по другим аналогичным делам, например, при анализе нормативного материала и судебной практики, выработке позиции по делу, способах доказывания и т.д.

Кроме того, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны; содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения.

Обязанность ведения адвокатского производства обусловливается необходимостью представления упорядоченной картины осуществляемой адвокатом деятельности. Отсутствие адвокатского производства в случае, когда возникает необходимость оценки качества работы адвоката, является одним из оснований признания его работы недобросовестной.

Кодекс профессиональной этики адвоката (п. 9 ст. 6) обязывает адвоката при ведении производства выполнять требования, в соответствии с которыми материалы, входящие в состав адвокатского производства по делу, а также переписка адвоката с доверителем, должны быть ясным и недвусмысленным образом обозначены как принадлежащие адвокату или исходящие от него. Адвокат должен вести делопроизводство отдельно от документов, принадлежащих доверителю.

Во избежание возникновения конфликтов и споров по поводу возможной утраты оригинальных документов адвокатам рекомендуется по возможности не хранить оригиналы предоставленных доверителям документов, а снимать с них копии и помещать их в адвокатское производство. Оригиналы документов целесообразно затребовать у доверителя по мере необходимости, когда они должны быть представлены в суд или иные органы. Рекомендуется также письменно фиксировать передачу таких документов от доверителя адвокату и наоборот.

Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя.

Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).

На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные: 
— наименование адвокатского образования; 
— фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре; 
— ФИО защищаемого (представляемого) лица; 
— номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления; 
— дата принятия поручения; 
— номер ордера адвоката и дата его выдачи; 
— наименование органа, в производстве которого находится дело; 
— уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.

На лицевой стороне адвокатского производства рекомендуется иметь гриф следующего содержания: «Адвокатское производство – содержащиеся в нем сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения».

Выполнение данного требования необходимо для четкого обозначения того, что на материалы (информацию), включенные в адвокатское производство, распространяется действие адвокатской тайны[2].

На внутренней стороне папки должны быть обозначены перечень содержащихся в производстве материалов (опись), а также в хронологическом порядке действия по выполнению поручения и их результаты.

Адвокатское производство рекомендуется вести на бумажных носителях. Как показывает практика, для работы с материалами дела в судебном заседании производство на бумажных носителях является наиболее удобным. Наряду с этим допускается ведение адвокатского производства на цифровых носителях информации. Это может быть более целесообразно в случаях, когда материалы дела имеют большой объем, делающий невозможным либо проблематичным хранение такого количества документов и их транспортировку в суд или иные органы на бумажных носителях.

Адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения. Порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом либо адвокатским образованием, в котором адвокат осуществляет свою деятельность.

При составлении настоящих рекомендаций учтен многолетний опыт адвокатской практики по выработке общих подходов к профессиональной деятельности. Методические рекомендации объединяют в себе как основные правила ведения адвокатского производства, так и рекомендации по обеспечению адвокатской тайны, которым должен следовать каждый адвокат при работе с материалами адвокатского производства.

Адвокатские палаты субъектов РФ могут либо принять данные рекомендации по ведению адвокатского производства, либо на их основе разработать собственные рекомендации.

II. Содержание адвокатского производства по уголовным делам

Одним из важнейших видов юридической помощи, оказываемой адвокатом, является осуществление защиты прав и интересов лица по делам, находящимся в производстве органов дознания, предварительного следствия и суда. Защита прав и  интересов лица в этих органах требует от адвоката не только глубоких теоретических знаний, но и профессионального мастерства в их реализации.

Для оказания квалифицированной юридической помощи по таким делам адвокат должен тщательно ознакомиться с материалами уголовного дела по окончании предварительного следствия или в суде да начала судебного разбирательства, сделать соответствующие выписки, изготовить копии процессуальных документов, сделать пометки, имеющие значение для формирования позиции защиты.

Копии материалов уголовного дела, выписки из материалов и все иные записи адвоката по конкретному делу рекомендуется оформлять и хранить в форме адвокатского производства в соответствии с вышеприведенными рекомендациями.

В адвокатском производстве рекомендуется хранить копии либо оригиналы представляемых в следственные или судебные органы процессуальных документов, копии  иных представляемых документов либо выписки из них, копии постановлений следователя, постановлений и определений суда, копии жалоб на решения следователя или суда, тезисы выступлений в судебных заседаниях, в том числе в кассационной инстанции, копии определений кассационной инстанции.

В адвокатском производстве по уголовным делам обязательно должны находиться: 
— копия постановления о возбуждении уголовного дела либо выписки из него; 
— копия постановления о привлечении в качестве обвиняемого; 
— копии протоколов допроса подзащитного в качестве подозреваемого и обвиняемого либо выписки их них; 
— в случае нахождения лица под стражей –  копия постановления об избрании меры пресечения, о продлении срока содержания под стражей, жалобы на данные 
постановления и ответы (определения) судов; 
— копии всех заявленных по делу ходатайств и ответы на них; 
— копия обвинительного заключения.

При участии адвоката в следственных действиях рекомендуется вести запись показаний обвиняемого, лиц, участвующих в очной ставке, опознании и т.д. С разрешения лица, производящего допрос, целесообразно делать ксерокопии или фотокопии процессуальных документов.

Рекомендуется также отражать в адвокатском производстве даты свиданий с подзащитным, их продолжительность, вопросы, которые обсуждались и вопросы, которые предстоит выяснить для определения позиции защиты.

По делам, по которым к уголовной ответственности привлекаются два и более лица, рекомендуется, при наличии такой возможности, получать также копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого других обвиняемых и протоколы показаний данных лиц. Это позволит составить более широкое представление о позиции как обвинения, так и других обвиняемых.

С целью удобства пользования материалами в зависимости от характера уголовного дела и его объема рекомендуется группировать материалы адвокатского производства в следующем порядке: 
а) по расположению материалов в уголовном деле; 
б) по отдельным лицам; 
в) по эпизодам.

По сложному, многоэпизодному уголовному делу целесообразно группировать материалы по эпизодам.

Все замечания, появившиеся у адвоката при изучении материалов дела, рекомендуется записывать и хранить в адвокатском производстве. Рекомендуется также при этом фиксировать листы и тома уголовного дела, чтобы в последующем иметь возможность быстро находить нужные материалы и делать ссылки на них.

В случаях, когда в связи с характером дела возникает необходимость изучить дополнительный нормативный материал, специальную или научную литературу, судебную практику, целесообразно важные для защиты выписки из этого материала также помещать в адвокатское производство.

В судебном заседании адвокату рекомендуется конспективно вести личную протокольную запись, в которой отражать все обстоятельства, имеющие значение для защиты: показания подсудимых и свидетелей, задаваемые им участниками процесса вопросы и ответы их на вопросы, показания экспертов и специалистов в суде, важные заявления и ходатайства участников процесса и т.д. Рекомендуется также записывать ход судебного разбирательства на диктофон, особенно по сложным уголовным делам с большим числом доказательств. Аудиозаписи судебных заседаний помогут не только правильно выстроить речь в защиту доверителя, но и подтвердить правильность и обоснованность замечаний на протокол судебного заседания.

Рекомендуется заранее продумать и подготовить в письменном виде наиболее существенные вопросы подсудимым, свидетелям, экспертам, специалистам и приобщать их затем к материалам адвокатского производства.

Копии письменных ходатайств необходимо хранить в адвокатском производстве, а о заявленных устных ходатайствах и представляемых суду документах делать соответствующие записи.

После изготовления судом протокола заседания адвокатам рекомендуется тщательно ознакомиться с ним, получить его копию либо сделать выписки с обозначением листов дела.

По окончании ведения дела в суде первой инстанции в адвокатском производстве, как правило, должны находиться следующие процессуальные документы: 
— копия приговора; 
— копия протокола судебного заседания или выписки из него, копия замечаний на протокол судебного заседания (при их наличии), копия решения суда о принятии замечаний или об их отклонении; 
— копия кассационного представления прокурора или жалобы потерпевшего и возражения адвоката на них; 
— копия кассационной (апелляционной) жалобы.

В адвокатском производстве, помимо указанных выше, рекомендуется также иметь (в копиях или выписках) следующие материалы уголовного дела: 
— постановление о задержании подозреваемого, об избрании и изменении меры пресечения, постановления о назначении экспертиз (с перечнем поставленных на разрешение экспертов вопросов), заключения экспертиз; 
— протоколы обысков и описи имущества; документы, подтверждающие изъятие ценностей; 
— протоколы допросов подзащитного, других обвиняемых (подсудимых), потерпевших, свидетелей и очных ставок; 
— протоколы освидетельствования либо осмотра документов, вещественных доказательств, осмотра местности, воспроизведения обстановки и обстоятельств события; 
— характеристики, справки о судимости, прочие документы, относящиеся к личности подзащитного (справки о болезни, составе семьи и т.д.).

При формировании адвокатского производства рекомендуется соблюдать следующие технические правила: записи делать только на одной стороне листа, оставлять большие поля для заметок, которые потом могут быть использованы в суде.

В выписках из материалов дела указывать данные о томе и листах уголовного дела, из которого они сделаны, дату составления документа, его краткое содержание. Если в документах имеются какие-либо дефекты или процессуальные нарушения (отсутствие необходимых реквизитов, дат, фамилий и т.п.),  это также следует отразить в адвокатском производстве.

Кроме выписок из материалов следственного и судебного дела, рекомендуется составлять и хранить в адвокатском производстве справочные таблицы и схемы, помогающие адвокату ориентироваться в деле и в своем производстве. Они особенно необходимы по сложным, многоэпизодным, многотомным делам.[3]

В адвокатском производстве рекомендуется хранить материал подготовки к защитительной речи. Следует помнить, что нет такого дела, по которому можно произносить речь без предварительной подготовки, составления тезисов, плана краткого или полного текста выступления защитника.

В настоящих методических рекомендациях невозможно точно определить, какой из видов подготовки речи следует предпочесть. Однако в любом случае текст защитительной речи (в тезисах или полном объеме) следует хранить в адвокатском производстве.

III. Содержание адвокатского производства по гражданским делам

Адвокатское производство по гражданским делам рекомендуется формировать с момента принятия поручения на представление интересов доверителя в суде. Однако с учетом того, что определение правовой позиции по делу адвокатом начинается с  обращения доверителя (гражданина, представителя юридического лица) за юридической консультацией, в производстве должны найти отражение все переговоры и встречи адвоката с доверителем, включая встречу при первичном обращении доверителя к адвокату.

При принятии поручения по гражданскому делу адвокату следует провести предварительный анализ пожеланий доверителя на соответствие их требованиям действующего законодательства и по результатам встречи и ознакомления с предоставленными доверителем материалами предложить доверителю правовую позицию по делу, а также предупредить доверителя о предполагаемых рисках при дальнейшем движении дела. Данные действия адвоката направлены на соблюдение законного интереса доверителя –  возможности принять окончательное решение о работе с адвокатом по делу либо о прекращении работы.

В адвокатском производстве рекомендуется иметь копии составленных адвокатом письменных документов (запросов, ходатайств, исков, отзывов, возражений на  исковые требования и пр.), а также копии полученных на них ответов.

Во избежание утраты адвокату рекомендуется избегать хранения подлинных документов, переданных доверителем, у себя лично или в адвокатском образовании. В адвокатском производстве целесообразно иметь копии этих документов, а подлинники оставлять у доверителя. Следует учитывать, однако, что при рассмотрении гражданского дела в судах общей юрисдикции либо в арбитражных судах исследование доказательств по делу предполагает обязанность для сторон предоставления подлинников необходимых документов по требованию суда.

В таком случае при невозможности непосредственного присутствия доверителя в судебных заседаниях обязанность предоставления подлинных документов при рассмотрении дела возлагается на адвоката.

В связи с этим адвокату рекомендуется получать у доверителя подлинные документы на необходимое время и хранить их в адвокатском производстве (поскольку адвокатское производство обеспечивает сохранение адвокатской тайны), а когда надобность в подлинных документах отпадает, возвращать их доверителю.

При передаче подлинников документов адвокату, а также при последующем возврате их  доверителю адвокату рекомендуется иметь в производстве их перечень и отметку об их получении, а затем о возврате. Наличие таких записей и расписок о получении позволит избежать возможных конфликтов между адвокатом и доверителем.

Порядок расположения материалов в адвокатском производстве адвокат вправе определять по своему усмотрению. Однако в ряде случаев, например, когда предъявленный иск, в том числе встречный, содержит несколько исковых требований, для удобства целесообразно сгруппировать материалы, находящиеся в производстве, по каждому исковому требованию отдельно (в виде файлов или отражения этого деления на нумерации листов).

Текст правовых норм, судебных прецедентов, комментариев специалистов, иных материалов, на которые адвокат ссылается в обоснование своей позиции по делу, а также тезисы и проекты выступлений адвоката в суде, рекомендуется хранить в адвокатском производстве.

Надлежащее исполнение адвокатом принятого поручения на ведение дела в суде предполагает не только оформление процессуальных документов (исковых заявлений, апелляционных или кассационных жалоб на судебные акты, отзывов и возражений, заявлений и ходатайств, иных предусмотренных гражданским и арбитражным процессуальным законодательством документов), но и постоянное участие адвоката в процессе судебного разбирательства.

В этой связи в адвокатском производстве должны содержаться: отметки об ознакомлении с протоком судебного заседания, копия протокола или выписки из него, копии замечаний на протокол судебного заседания (при их наличии), копии определений суда о принятии замечаний или об их отклонении, копии кассационной (апелляционной) жалобы либо возражений на нее.

В тех случаях, когда доверитель удовлетворен состоявшимся решением суда, рекомендуется отразить это в адвокатском производстве.

IV. О соблюдении адвокатской тайны при ведении адвокатского производства

Обеспечение конституционного права гражданина Российской Федерации  на квалифицированную юридическую помощь невозможно без соблюдения адвокатской тайны.

Статья 8 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» распространяет режим адвокатской тайны на любые сведения, связанные с оказанием адвокатом юридической помощи своему доверителю.

В этой связи все материалы, содержащие такие сведения, содержат адвокатскую тайну.

Ниже приводится перечень информации, материалов, хранящихся в адвокатском производстве, в отношении которых должен соблюдаться режим обеспечения адвокатской тайны[4]
— записи и документы, содержащие информацию о факте обращения доверителя к адвокату,  о характере и содержании оказанной ему юридической помощи; 
— все доказательства и материалы, собранные адвокатом в ходе подготовки к делу; 
— записи любых сообщенных адвокату сведений из личной, семейной, интимной, общественной, служебной, хозяйственной и иной сфер деятельности доверителя, ставшие известными адвокату в процессе оказания юридической помощи; 
— иные сведения, полученные адвокатом от доверителя,  и любые документы, иные письменные, аудио- и видеоматериалы, информация на электронных носителях, если они входят в производство по делу; 
— содержание правовых советов, содержащихся в том или ином виде в адвокатском производстве, данных непосредственно доверителю или ему предназначенных; 
— записи и сведения, полученные адвокатом в результате его участия в закрытых судебных заседаниях, за исключением содержания судебных актов, подлежащих публичному оглашению; 
— записи и документы, содержащие информацию о принадлежности доверителя к формальным и неформальным профессиональным, религиозным, общественным и иным объединениям граждан; 
— записи с любыми другими сведениями, связанные с оказанием юридической помощи, распространение которых может нанести вред охраняемым законом правам и интересам доверителя, адвоката и других лиц.

В тех случаях, когда материалы, предметы, иные сведения, имеющие отношение к делу, в силу своего объема не помещаются в папке «Адвокатское производство», рекомендуется отмечать их соответствующими надписями (наклейками) «Адвокатское производство адвоката (Ф.И.О.), (рег.№_____ в реестре адвокатов ____________________)» и хранить в сейфах, архивных шкафах или специальных боксах, имеющих надпись: «В боксе (сейфе, шкафе) содержатся сведения, составляющие охраняемую законом адвокатскую тайну».

При параллельном ведении адвокатского производства в электронном виде (с включением в него текстовых файлов документов, сканированных копий или цифровых фотокопий документов) необходимо выполнять следующие требования: 
— обязательно иметь резервную копию материалов; 
— каждый компьютер снабдить прочно удерживаемой наклейкой, содержащей надпись: «Компьютер адвоката (Ф.И.О.), (рег.№_____ в реестре адвокатов. Содержит адвокатские производства по делам его доверителей»; 
— исключить доступ к электронному адвокатскому производству посторонних лиц путем применения при необходимости средств защиты информации (программных – установка периодически изменяемых паролей, применение электронных программ криптографии; аппаратных – доступ к информации на персональном компьютере с использованием сканера отпечатка пальцев, систематически тестировать компьютер на предмет выявления попыток незаконного проникновения); 
— особое внимание уделить локальной сети, а также получению и отправке информации через Интернет, то есть контролю за безопасностью электронной почты; 
— компьютер, в котором хранится вся информация, создаваемая в адвокатском образовании, разместить в отдельном помещении с особым доступом – защитой от вторжения, а наиболее важную информацию хранить на сервере в зашифрованном виде; 
— принять меры к тому, чтобы исключить возможность доступа к содержимому компьютеров, на которых работают адвокаты, со стороны всех остальных лиц (защита информации может быть обеспечена путем специальных шифровальных программ, например PGP (Pretty Good Privacy), которая доступна на сайте www.pgp.com).

При работе с материалами адвокатского производства следует своевременно уничтожать документы и информацию, в хранении которых нет необходимости (удалять файлы из компьютера, в том числе и из «корзины», уничтожать бумаги в специальном устройстве).

Адвокатские производства в отношении каждого доверителя следует хранить отдельно, а при необходимости (в том числе и для удобства) – хранить отдельно и адвокатские производства по каждому из нескольких дел одного доверителя.

Для того чтобы исходящая от адвоката корреспонденция в рамках ведения адвокатского производства могла быть однозначно идентифицирована как почта адвоката, следует использовать фирменные бланки адвокатского образования; если документ оформлен не на бланке, обязательно указывать, что этот документ составлен адвокатом.

При работе с ежедневниками и органайзерами (как бумажными, так и электронными) рекомендуется соблюдать осторожность, не перенося в них информацию из адвокатского производства, относящуюся к предмету (содержанию) адвокатской тайны.

После выполнения условий соглашения с доверителем и завершения работы с материалами дела адвокатское производство подлежит помещению в архив адвокатского образования, место расположения которого и порядок хранения материалов адвокатского производства определяются с учетом требований о сохранении адвокатской тайны.

Все работники адвокатских образований, включая помощников адвокатов, стажеров адвокатов, имеющие доступ к адвокатскому производству, должны быть в письменном виде предупреждены о недопустимости разглашения адвокатской тайны и проинструктированы, как следует организовать работу на своем рабочем месте, чтобы исключить попадание информации к посторонним лицам.

При принятии мер по обеспечению соблюдения адвокатской тайны следует иметь в виду, что адвокат не вправе выступать в роли хранителя орудий и предметов преступления и принимать поручения, имеющие заведомо незаконный характер (п.п. 1 и 2 п. 4 ст. 6, п. 3 ст. 8 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»).

Более подробно с информацией по обеспечению адвокатской тайны можно ознакомиться в Рекомендациях по обеспечению адвокатской тайны, утвержденных решением Совета ФПА РФ от 30 ноября 2009 г. (протокол № 3).

[1] Под материалами дела в настоящих рекомендациях понимаются любые документы и их копии, любые относящиеся к поручению записи, выписки, содержащие любую информацию по делу, выполненные как на бумажных, так и на других носителях информации (фотопленка, цифровые носители информации и т.д.).

[2] Особую важность выполнение данного требования приобрело в свете разъяснения Конституционного Суда Российской Федерации, сформулированного в Постановлении от 17 декабря 2015 г. N 33-П (в п. 3.2. абз. 2), о том, что в случае санкционирования судом следственных действий по обнаружению и изъятию тех или иных конкретных объектов из материалов адвокатского производства, в отношении остальных материалов соответствующего производства, а также любых иных адвокатских производств действует презумпция правомерности их формирования, иными словами, другие материалы (кроме указанных в судебном решении) соответствующего адвокатского производства и других адвокатских производств не подлежат исследованию, обследованию, изучению или копированию.

[3] Особую важность выполнение данного требования приобрело в свете разъяснения Конституционного Суда Российской Федерации, сформулированного в Постановлении от 17 декабря 2015 г. N 33-П (в п. 3.2. абз. 2), о том, что в случае санкционирования судом следственных действий по обнаружению и изъятию тех или иных конкретных объектов из материалов адвокатского производства, в отношении остальных материалов соответствующего производства, а также любых иных адвокатских производств действует презумпция правомерности их формирования, иными словами, другие материалы (кроме указанных в судебном решении) соответствующего адвокатского производства и других адвокатских производств не подлежат исследованию, обследованию, изучению или копированию.

[4] Данный перечень ни при каких обстоятельствах не может
рассматриваться как исчерпывающий. При определении того, на какие
сведения распространяется режим адвокатской тайны, каждый адвокат должен
руководствоваться положениями ст. 8 Закона «Об адвокатской деятельности
и адвокатуре в Российской Федерации».