Инструкция по проведению инвентаризации в организации - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

Инвентаризация — нормативная база

Когда нужна инвентаризация

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается фактическое наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Установленное проверкой наличие объектов сверяется с данными бухучета и фиксируется в инвентаризационных ведомостях, актах.

Проведение инвентаризации обязательно (п.15, 16 ФСБУ 28/2023):

Перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Проводится полная инвентаризация по состоянию на 31 декабря, за исключением ОС, НМА, запасов, капвложений, по которым инвентаризация уже была проведена в четвертом квартале отчетного года (не ранее 1 октября). Библиотечные фонды можно инвентаризировать раз в 5 лет, прочие ОС — раз в 3 года. На Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях запасы разрешено инвентаризировать в период их наименьших остатков.

При реорганизации и ликвидации компании.

Проводится по всем объектам перед составлением передаточного акта (разделительного баланса), промежуточного ликвидационного баланса.

При продаже, передаче (возврате) активов в аренду, управление, безвозмездное пользование.

Проводится только в отношении таких объектов непосредственно перед их передачей.

При смене материально ответственного работника или руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более половины сотрудников, несущих коллективную материальную ответственность.

Проводится по состоянию на день приема-передачи дел в отношении объектов, по которым предусмотрена матответственность соответствующих лиц.

По требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады), несущих коллективную матответственность.

Проводится в отношении соответствующих объектов после предъявления такого требования.

В случае утраты, порчи активов.

Проводится по факту обнаружения недостач, хищений, повреждений и т.п. в отношении объектов, непосредственно связанных с такими случаями.

При чрезвычайных ситуациях (пожаре, аварии, стихийном бедствии и т.п.).

Проводится по соответствующим объектам сразу по окончании чрезвычайного события, если это возможно.

Причины и периодичность проведения добровольных инвентаризаций устанавливает руководитель компании.

Как и при обязательной инвентаризации, это могут быть плановые и внеплановые проверки (например, внезапная ревизия кассы). Порядок их проведения фиксируют в учетной политике.

Сроки проведения инвентаризации

Для внеплановых инвентаризационных мероприятий установить точные сроки их начала и завершения невозможно, поскольку они проводятся при возникновении обстоятельств, которые нельзя предвидеть заранее (смена материально-ответственного сотрудника, стихийное бедствие, хищение и т.п.).

Плановые инвентаризации проводят по предварительно составленному и утвержденному на отчетный год графику, в котором фиксируют даты начала и окончания каждой такой проверки.

В тарифы отчетности через интернет от Такском входят бесплатные пакеты отправок документов, которые позволяют обмениваться первичными документами с контрагентами в один клик. Подключитесь к любому тарифу онлайн-отчетности и получите скидки на продукты экосистемы Такском.

Как перейти на инвентаризацию по новым правилам

Если ваша компания решила в 2024 году проводить инвентаризации по правилам нового ФСБУ 28/2023, необходимо:

издать приказ руководителя о начале применения нового ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» с указанием даты, с которой он будет применяться, и основания — «п. 2 Приказа Минфина РФ от 13.01.2023 № 4н»;
внести соответствующие изменения в учетную политику и скорректировать (при необходимости) прилагаемые к ней формы документов, которыми оформляете результаты инвентаризаций.

ФСБУ определяет лишь общий порядок инвентаризационных мероприятий, поэтому, при их проведении каждому предприятию необходимо учитывать специфику своей деятельности.

Пошаговая инструкция: инвентаризация по-новому в 2024 году

Инвентаризация с учетом требований ФСБУ 28/2023 включает следующие действия:

Шаг 1. Руководитель компании издает приказ о проведении инвентаризации

Оформляется по унифицированной форме ИНВ-22, или в свободной форме.

В приказе надо указать:

причину проверки и ее объекты (ОС, НМА, материалы, денежные средства, кредиторская/дебиторская задолженность и т.д.);
даты начала и окончания инвентаризации;
срок представления документов по инвентаризации.

Этим же или отдельным приказом утверждается персональный состав инвентаризационной комиссии с указанием ФИО и должностей участников (п.п. 19-21 ФСБУ 28/2023):

Комиссию возглавляет председатель (сотрудник, уполномоченный руководителем). Членами комиссии могут быть любые сотрудники предприятия (обычно это работники бухгалтерии, экономисты, аудиторы, сотрудники подразделений). Особых требований к составу комиссии новый стандарт не содержит.
Если объектов инвентаризации много, можно создать несколько рабочих комиссий, распределив между ними объемы проверки.
В составе комиссии не должно быть материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за проверяемые объекты, но они присутствуют при проведении проверки.
Отсутствие 1/5 состава комиссии делает результаты инвентаризации недействительными.
Инвентаризационная комиссия может быть постоянно действующей – в этом случае ее состав утверждается отдельным приказом.

По новым правилам можно не создавать комиссию при обязательной инвентаризации (п. 22 ФСБУ 28/2023):

когда в компании числится только руководитель или руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер);
если инвентаризацию проводит приглашенный аудитор или аудиторская компания (по договору об оказании услуг);
когда инвентаризацию проводит ревизионная комиссия, созданная согласно уставу организации.

Шаг 2. Подготовка документов для проведения инвентаризации

До начала проверки получите от всех МОЛ расписки о том, что (п. 27 ФСБУ 28/2023):

вся первичка о движении активов сдана в бухгалтерию или передана инвентаризационной комиссии;
все вверенные им для хранения или использования активы оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Председатель комиссии (уполномоченное лицо при ее отсутствии) должен завизировать последние, полученные комиссией на момент инвентаризации, первичные документы, по которым отражается движение активов в бухгалтерских регистрах (приходные, расходные документы, отчеты о движении матценностей, денежных средств и т.п.). Председатель указывает на них: «до инвентаризации на (дата)» и ставит свою подпись (п. 26 ФСБУ 28/2023).

Подготовьте для комиссии бланки инвентаризационных описей и актов по соответствующим объектам (минимум в двух экземплярах). Можно использовать собственные или унифицированные формы (например — ИНВ-1 для ОС, ИНВ-1а для НМА, ИНВ-3 и ИНВ-4 для ТМЦ, ИНВ-17 — для дебиторской и кредиторской задолженности и др.), сразу включая в них сведения об объектах по данным бухучета.

Отдельные описи подготовьте для арендованного и иного имущества, не являющегося собственностью компании, для неучтенного в составе активов имущества и обязательств (п. 32 ФСБУ 28/2023).

Шаг 3. Проведение инвентаризации

При проверке обязательно присутствие МОЛ.

Если инвентаризация длится более одного дня, доступ к объектам проверки ограничьте до завершения работы комиссии.

Проверьте фактическое наличие объектов (ОС, НМА, денег, запасов и т.д.) по месту их нахождения и по каждому материально ответственному лицу. Нельзя проводить проверку со слов МОЛ или опираясь только на данные бухучета (п. 23 ФСБУ 28/2023).

В зависимости от вида материального объекта используйте методы подсчета, взвешивания, обмера и т.п.

НМА и иные активы без материально-вещественной формы проверяйте, сверяя документы, подтверждающие права компании на них, с данными регистров бухучета.

Суммы дебиторской и кредиторской задолженности подтверждаются сверкой с контрагентами и проверкой документов, согласно которым возникло соответствующее требование или обязательство.

Фактическое наличие проверяемых объектов отражайте в инвентаризационных описях и актах. В них не должно быть пустых строк – все незаполненные строки прочеркиваются.

К описям (актам) при необходимости приложите технические расчеты и дополнительные документы, например (п. 35 ФСБУ 28/2023):

объяснения, полученные от МОЛ о возникшей пересортице;
объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи (не по вине МОЛ) не отнесена на виновных лиц;
расчеты, акты обмеров, документы о результатах перевеса товаров.

Если в инвентаризационном документе обнаружена ошибка, исправьте ее, заверив исправление подписями всех членов комиссии и МОЛ.

Шаг 4. Оформление итогов инвентаризации

Выявленные недостачи или излишки отразите в сличительных ведомостях. Можно использовать унифицированные формы (ИНВ-18 по ОС и НМА, ИНВ-19 по ТМЦ и др.).

Результаты проведенной инвентаризации обобщите в сводной ведомости по форме ИНВ-26.

Инвентаризационная комиссия проводит заседание по результатам проверки. Его оформляют протоколом, в котором фиксируют предложения о зачете недостач и излишков при пересортице, сведения об имуществе, которое следует списать или уценить по причине порчи и т.д.

Пакет документов по инвентаризации вместе с протоколом заседания комиссия передает руководителю компании.

Решение руководителя, принятое по итогам проверки, оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации. В приказ следует включить порядок устранения выявленных расхождений.

После окончательного оформления документы по итогам инвентаризации поступают в бухгалтерию.

Шаг 5. Отражение результатов инвентаризации в бухучете

В бухучете результаты проверки регистрируйте в периоде, к которому относится дата, на которую проводили инвентаризацию.

Как отразить результаты инвентаризации (п.п. 10-12 ФСБУ 28/2023):

Излишки активов включите в доходы по их балансовой или справедливой стоимости, либо по балансовой стоимости подобных активов.
Утраченные активы или недостачи спишите по их балансовой стоимости с отнесением на виновных лиц (при наличии оснований для возмещения), либо на расходы.
Стоимость испорченных, поврежденных активов, которые можно использовать или продать, скорректируйте на сумму обесценения.
Дебиторку и обязательства с истекшим сроком исковой давности или нереальные к взысканию спишите с баланса в обычном порядке.
Прочие расхождения в суммах дебиторки и обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств доначислите или доспишите по правилам, установленным ФСБУ для соответствующих объектов.

Подключитесь к сервису от Такском и сдавайте электронную отчетность во все контролирующие органы без ограничений. Перед отправкой автоматически проверяются все контрольные соотношения, полностью исключая ошибки. При наличии действующей ЭП подключение не требует посещения офиса — оно полностью удаленное и занимает всего несколько минут.

В Налоговом кодексе масштабные изменения

Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера

Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KWtNj

Источник

Содержание:

Что такое инвентаризация
Виды инвентаризации
Кто проводит инвентаризацию
Процесс проведения инвентаризации: пошаговая инструкция
Что делать с результатами инвентаризации
Когда проведение инвентаризации обязательно
Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации
Часто задаваемые вопросы
Какие документы необходимо подготовить для инвентаризации

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это пересчет всех средств и активов компании: денег, акций и долгов, зданий, товара, сырья. Она нужна, чтобы обнаружить недостачи и задолженности, оценить точность данных бухгалтерского учета и понять состояние активов и обязательств компании.

Процедура инвентаризации регулируется несколькими нормативными актами, в основном изданными Минфином. Это Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (действуют до 1 апреля 2025 года), Федеральный стандарт бухгалтерского учета «Инвентаризация» (вступает в силу 1 апреля 2025-го) и другие документы.

Виды инвентаризации

Инвентаризация бывает плановая и внеплановая. Сроки плановой известны заранее, а внеплановая проводится по необходимости. Поводом могут стать разные ситуации: например, активы компании пострадали из-за ЧП, со склада что-то украли, или налоговые органы решили устроить в компании проверку. Но наличие уважительной причины не обязательно. Руководитель может объявить внеплановую проверку и просто по своему желанию.

По степени полноты инвентаризация делится на полную (сплошную) и частичную (выборочную). Полная затрагивает все средства предприятия. Планово ее проводят в конце отчетного периода (обычно года). В ходе частичной инвентаризации пересчитывают только конкретные товары или их группы. Например, руководство может попросить сотрудников проверить учет только дорогостоящих товаров.

Инвентаризация бывает обязательная и инициативная (по собственному желанию руководителя).

Ежегодная инвентаризация в Лондонском зоопарке, 2023 год

Цели и задачи инвентаризации

Инвентаризация необходима, чтобы:

проверить точность бухучета и соответствие его данных действительности и, если надо, скорректировать их;
убедиться, что в данных финансовой отчетности нет неточностей;
предотвратить или вовремя выявить пропажу товаров и оборудования;
обнаружить неучтенные активы, если они есть, и учесть их в документах;
найти и списать имущество в плохом состоянии.

Кто проводит инвентаризацию

Обычно специально для этого создают инвентаризационную комиссию. В ее состав входят сотрудники разных отделов, чаще всего бухгалтеры, административный персонал и другие работники, например инженеры.

Иногда вместо инвентаризационной работает ревизионная комиссия, которая существует на некоторых предприятиях для контроля за их финансово-хозяйственной деятельностью.

Специальную комиссию можно не привлекать, если единственные сотрудники компании — это ее глава и бухгалтер (или вообще только глава) или если для инвентаризации нанимают внешнего аудитора.

Список материально ответственных лиц

Материально ответственные лица — сотрудники, которые непосредственно работают с имуществом компании. Это работники склада, продавцы и кассиры, бухгалтеры и сотрудники, которые используют и обслуживают оборудование. Если со склада или с прилавков что-то пропадет, руководство будет винить именно этот персонал.

Не любой сотрудник, который по работе как-то соприкасается с имуществом организации, становится ответственным материально. Для этого необходимо, чтобы работодатель подписал с ним договор о материальной ответственности или чтобы в трудовом договоре был пункт о полной материальной ответственности. Подписав такой документ, работник обязуется полностью возместить ущерб, если указанные в договоре предметы и ценности будут повреждены или пропадут. Во время инвентаризации материально ответственный сотрудник обязательно должен присутствовать при проверке наличия имущества, за которое он отвечает.

Сроки проведения инвентаризации

Ежегодную инвентаризацию обычно устраивают в последние месяцы года, до 31 декабря, но не раньше 1 октября. Конкретные даты остаются на усмотрение руководства, но завершить процесс необходимо до того, как будет подписана годовая отчетность. Каждый год комиссия проверяет, сколько в компании есть товара и сырья, денег и долгов.

Инвентаризацию основных средств, то есть активов с большим сроком эксплуатации, можно проводить раз в три года. К основным средствам относятся здания, оборудование, машины. Каждые пять лет разрешается инвентаризировать библиотечные фонды.

На Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях (некоторые районы Алтая, Карелии, Бурятии, Тувы, Республики Коми, Забайкальского края, Томской области и нескольких других регионов России) инвентаризацию разрешается проводить, когда складские остатки минимальны. Власти ввели эту льготу, чтобы упростить процесс для компаний в тех частях страны, где климат суровый, а транспортная доступность плохая.

В случае внеплановой инвентаризации из-за ликвидации или реорганизации процесс должен завершиться до составления ликвидационного или разделительного баланса.

Процесс проведения инвентаризации: пошаговая инструкция

Когда руководитель решает провести инвентаризацию, он подписывает соответствующий приказ. Создается инвентаризационная комиссия. Бухгалтерия предоставляет актуальные документы о движении денег и других активов.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что нужные документы на товарно-материальные ценности (ТМЦ) переданы в бухгалтерию, а само имущество учтено. На каждого из таких сотрудников пишутся описи ТМЦ.
Начинается проверка. Члены комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеряют имущество. На складах некоторые компании используют автоматические WMS-системы, чтобы упростить и ускорить процесс и разгрузить сотрудников. Всю информацию вносят в инвентаризационные описи.
Когда проверка окончена, эти списки сравнивают с данными бухгалтерского учета.

Что делать с результатами инвентаризации

Если инвентаризационная комиссия видит несоответствие между данными бухучета и реальной ситуацией, необходимо их проанализировать и понять, что случилось, а если надо — провести служебное расследование. В зависимости от причин расхождений к ответственности могут привлечь виновных либо в неправильном учете, либо в пропаже активов.

Меры могут быть как дисциплинарными, так и административными. Например, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету работника могут оштрафовать на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. руб., за повторное такое нарушение — от 10 тыс. до 20 тыс. руб. С материально ответственных работников работодатель может взыскать ущерб от пропажи или порчи активов компании.

Независимо от причин данные бухучета после инвентаризации исправляют с учетом всех найденных расхождений (и излишков, и недостач).

Когда проведение инвентаризации обязательно

Инвентаризацию обязательно проводят:

если имущество сдают в аренду или продают;
если компанию реорганизуют или ликвидируют, а государственное или муниципальное унитарное предприятие — преобразуют;
перед составлением годовой отчетности (кроме тех активов, которые инвентаризировали не раньше 1 октября отчетного года);
если произошли хищения, порча имущества или другие злоупотребления;
если в компании появились новые материально ответственные сотрудники или уволились старые;
если произошли пожар, наводнение или другое бедствие и имущество могло пострадать.

Если на предприятии действует коллективная материальная ответственность, то инвентаризацию организуют по требованию любого человека из коллектива, а также если меняется руководитель или уходит более половины работников.

Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации

Излишки нужно оприходовать, то есть признать в бухгалтерском учете их наличие.

Недостачи надо, наоборот, списать с баланса. Если недостача превышает установленные компанией нормы, то материально ответственный сотрудник должен будет возместить ущерб. Обычно эту сумму вычитают из зарплаты, а иногда работодатель заключает с материально ответственным лицом соглашение о добровольной компенсации ущерба. Если недостача незначительная, ее могут списать на издержки, и тогда сотрудников винить не будут.

Если работник отказывается платить, например потому что считает себя невиновным в недостаче или не согласен с объемом требуемой компенсации, стороны решают вопрос в суде.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оспорить результаты инвентаризации

Да, оспорить результаты возможно, но для этого сотрудник должен быть готов предоставить документы, которые подтверждают его правоту. Для начала можно попросить руководство провести повторную проверку. Если решить вопрос внутри компании не получается, сотрудник может обратиться в суд.

Как избежать типичных ошибок при проведении инвентаризации

Одна из частых ошибок еще на начальном этапе — неправильное заполнение приказа об инвентаризации. Чтобы не допустить неточностей, необходимо проверить, верно ли в документе указаны обязательные данные (даты, состав комиссии, список материально ответственных лиц и т.д.), и убедиться, что получены все необходимые расписки.
Другая серьезная проблема — отсутствие при проверке кого-то из состава инвентаризационной комиссии или материально ответственных лиц. Если хотя бы один из заявленных в документах людей не пришел и руководитель по какой-то причине не смог сразу же заменить этого человека на другого сотрудника, инвентаризацию лучше отложить — иначе результаты проверки могут признать недействительными.
Непосредственно во время проверки важно не забыть провести инвентаризацию резервов.
Помещение, в котором идет инвентаризация, должно опечатываться каждый раз, когда комиссия его покидает.
В отдельных описях должно учитываться имущество, которое поступает на склад и отпускается во время инвентаризации.
После окончания проверки нужно убедиться, что описи, протокол итогового заседания комиссии и другие документы правильно заполнены. Указанные в них даты должны совпадать с реальной хронологией инвентаризации.

Какие документы необходимо подготовить для инвентаризации

Сначала подписывается приказ о проведении инвентаризации. К ее началу нужно подготовить все учетные документы о движении денег, товаров и других активов.

В процессе проверки комиссия ведет инвентаризационные описи. В них записывается, какое имущество действительно есть у компании и в каком оно состоянии. Затем формируют сличительные ведомости, в которых результаты проверки сравниваются с данными бухгалтерского учета. После этого сравнения составляется ведомость расхождений, в нее записывают все обнаруженные излишки и недостачи.

Финальный документ — акт о результатах инвентаризации. В нем обобщаются итоги проверки.

Что будет, если не делать инвентаризацию

Устраивать ежегодную инвентаризацию должны все компании, которые ведут бухгалтерский учет, но ни уголовной, ни административной ответственности за ее непроведение в России нет.

Источник

Инвентаризация – как провести на предприятии и правильно оформить

Ценное имущество организации, запасы, финансы, хозяйственные операции требуют периодического контроля. Для этого
проводят инвентаризацию – пересчитывают всё, что есть на балансе, и корректируют учётные документы.

Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами нужно руководствоваться при проведении инвентаризации. Как
часто
осуществляется мероприятие и кто должен в нём участвовать. В пошаговой инструкции расскажем, как провести
инвентаризацию
в 2024 году и правильно оформить результаты.

Что такое инвентаризация простыми словами

Это физическая проверка наличия и состояния товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые числятся на балансе
организации
на конкретный день. Задача – установить фактические данные и привести их в соответствие с учётными. Делают
инвентаризацию
периодически, чтобы предприятие работало чётко, как часы, без убытков и штрафов.

Чаще всего инвентаризацию проводят на складе готовой продукции – приходят, пересчитывают остатки и фиксируют
расхождения.
Проверка может совершаться в отношении запасов, основных средств (ОС), нематериальных активов, задолженностей,
резервов,
расчётов и т.д.

Главные цели инвентаризации

Узнать, насколько реальное число товаров расходится с базой и вовремя разобраться с причинами. Возможно, что-то
украли,
записали больше, переложили в другое место. В процессе выявляются недостачи, излишки, пересортица.
Проверить состояние товаров. Почти всегда есть продукция с истёкшим сроком годности, испорченная из-за
неправильного хранения, разбитая, сломанная.
Проверить работу сотрудников. Например, частые причины недостачи – невнимательность кассира и воровство.
Возможно, есть смысл в установке камер наблюдения.
Посчитать имущество – бытовую технику, столы, стулья, кассы, стеллажи и т. д.
Проверить правильность оформленных документов.

Регламентирующие документы

Порядок мероприятия определяют законодательные акты, федеральные и отраслевые стандарты, разъяснительные письма
Минфина и ФНС России.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые
Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995.
На данный момент (август 2024 года) – это главный документ. Он действует до 31 марта 2025 года.
Федеральный стандарт бухучёта ФСБУ 28/2023, утверждённый
Приказом Минфина РФ № 4н от 13.01.2023.
Официально будет применяться с 1 апреля 2025 года вместо утрачивающих силу Методических указаний. Но чиновниками
дано
разъяснение, что Стандарт организации вправе применять уже сейчас. Для этого нужно внести изменения в учётную
политику — внутренний документ, регламентирующий учёт в конкретной компании.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Устанавливает требования к бухучёту и
финансовой
отчётности и определяет, что имущество компаний подлежит инвентаризации (статья 11).
Положение по ведению бухучёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утверждённое
Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 (пункты 26-28).

Какого вида проверки существуют

Инвентаризация бывает разных видов. Деление зависит от причины, по которой происходит контрольное мероприятие. Свели
все виды в таблицу.

Категория	Виды инвентаризации	Особенности
По обязательности выполнения	Обязательная	Обязывает проводить законодательство РФ.
Добровольная	Инициирует руководитель.
Повторная (контрольная)	Нужна для перепроверки найденных расхождений (п. 2.15 Указаний). Также может совершаться, если есть сомнения в честности МОЛ.
По периодичности (назначению, характеру)	Плановая	Срок выполнения определяет закон. Например, ежегодную инвентаризацию проводят в последние три месяца отчётного года. Также свой график составляет руководитель.
Внеплановая	Выполняется при наступлении особых событий для проверок.
Внезапная	О её сроках никто не знает. Нужна в целях дополнительного контроля.
Событийная	Происходит по обстоятельствам. Например, клиент сообщил, что ему что-то недогрузили.
По охвату (объёму)	Полная (сплошная)	Осуществляется в определённых случаях, установленных законом. Проверке подлежит всё имущество и все обязательства компании.
Выборочная (частичная)	Отличается от полной тем, что подсчитывается только часть основных средств или товарных запасов.
Локальная (целевая)	Выполняется проверка одного конкретного вида имущества. Нужна для популярных позиций, где важно соблюдать актуальность, чтобы исключить неприятные ситуации. Например, клиент заказал товар, вы обещали завтра его привезти, т.к. уверены в его наличии, а при сборке заказа товара не оказалось. Итог – заказа нет, клиент потерян. Необходимо закрыть отсек с группой товаров и всё пересчитать.
По методу выполнения	Натуральная	Всё физически считается, взвешивается и т. д.
Документальная	Наличие и состояние проверяемых объектов происходит по документам. Так проверяются расчёты (п.3.48 Методических указаний), нематериальные активы.

Кто должен проводить инвентаризацию

Проверкой занимаются непосредственно сотрудники. Директор назначает ответственных лиц. Это могут быть представители
администрации, бухгалтерии, работники других подразделений компании – выбор сотрудников зависит от того, где
проводится переучёт.
В процессе участвует и материально ответственное лицо (МОЛ), в ведении которого находятся проверяемые объекты.
По окончании проверки участники представляют руководителю отчёт с результатами.

Когда проводится инвентаризация

Как часто делать переучёт, решает директор фирмы или владелец бизнеса, но раз в год – обязательно. На количество инвентаризаций
влияет специфика деятельности, объём поставок/отгрузок.

Для каждого подразделения (цех, склад, торговый зал и т. д.) разрабатывается свой график проверок. Например, в
продовольственном
магазине скоропортящаяся продукция может проверяться каждый день. В промтоварном достаточно проверки раз в неделю
(месяц, квартал).

Законодательством определены случаи обязательного проведения инвентаризации (ПМ №34н, пункт 27; ФСБУ 28/2023, пункт
15).

Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Проверяются финансовые обязательства, основные средства и
запасы
организации, включая имущество, находящееся на хранении, взятое в аренду, полученное для дальнейшей переработки.
На полную инвентаризацию закон выделяет значительный срок – с 1 октября по 31 декабря отчётного года.
При любых действиях с имуществом – сдаче в аренду, безвозмездное пользование, управление, при продаже.
При смене работника, на которого возложена ответственность за материальные ценности. В первую очередь это
касается кладовщиков, кассиров и т. д.
При смене начальника коллектива, или если по какой-то причине состав коллектива уменьшился на 50%, или проверку
потребовал член коллектива.
При установлении фактов хищения (утраты) или порчи имущества (например, вскрыта касса).
При возникновении чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствиях (авария, пожар, наводнение, другие катаклизмы и
экстремальные условия).
При ликвидации или реорганизации (кроме преобразования – по новому ФСБУ) предприятия (владелец решил закрыть
фирму, банкротство).

Когда именно проводится переучёт для каждого случая, указано в пункте 16 нового Федерального стандарта.

Исключения, касающиеся обязательной годовой инвентаризации (ПМ №34н, пункт 27, абзац 2):

Если, к примеру, случилась реорганизация фирмы, и по этой причине в октябре была
выполнена
обязательная полная проверка, годовой пересчёт уже не нужен.
Инвентаризацию имущества, относящегося к ОС, допускается проводить один раз в три
года, а
фондов библиотек – раз в пять лет. Поэтому данные объекты можно не учитывать в годовой проверке, если позволяют
сроки.

Кроме того, на Крайнем Севере запасы допускается инвентаризировать в момент, когда количество остатков
минимально.

Как проходит инвентаризация

Весь процесс можно разделить на три этапа:

Подготовительный. На данном этапе определяется дата и цель мероприятия, состав комиссии.

Основной. Здесь проводится непосредственно подсчёт и проверка товарно-материальных
ценностей (ТМЦ), составляется опись ТМЦ.

Заключительный. Здесь подводятся итоги, оформляются все необходимые документы,
результаты отражаются в бухучёте.

Проведение инвентаризации: пошаговая инструкция

В данном разделе статьи раскроем подробно каждый этап – опишем, что нужно делать пошагово и какие документы
оформить.

Руководителем издаётся приказ о проведении инвентаризации
Любой переучёт начинается с этого шага. В распорядительном акте (ИНВ-22) устанавливаются: инвентаризационная
комиссия,
её председатель, цель и временные рамки проверки. Всем причастным к мероприятию нужно ознакомиться с
приказом.

Материально ответственные лица (МОЛ) в комиссию не включаются, т. к. они лица заинтересованные. Кто относится
к МОЛ,
определено в Постановлении Минтруда № 85 от 31.12.2002. Это кассиры, контролёры, руководители и их замы,
начальники
складов, курьеры, администраторы и другие.

Участие в инвентаризации материально ответственных лиц обязательно. Если вдруг заболеет кладовщик, сроки
необходимо перенести.

В крупных организациях создаётся постоянная центральная инвентаризационная комиссия и в помощь ей – рабочая.
Комиссия
не создаётся, если компания состоит только из директора и бухгалтера или только директора, – тогда они (или
он)
и будут отвечать за процесс. Кроме того, может быть заказана услуга по проведению инвентаризации.
Создаются условия для проведения переучёта
Для этого назначаются сотрудники, задача которых – незадолго до начала процесса визуально осмотреть объекты
основных
средств (при необходимости нанести на них новые инвентарные номера либо освежить старые), запасы и другое
имущество.
Также они проверяют наличие и исправность измерительных приборов (например, весов), мобильной техники,
объемной тары
и других объектов, которые понадобятся для переучёта (п.7 ФСБУ 28).
Оформляются необходимые исходные документы
Перед выходом на проверку на руках у членов комиссии должны быть последние приходно-расходные документы,
отчёты о движении
запасов. На них председатель делает надпись: столько-то листов до инвентаризации, фиксирует дату и отдает
бумаги в бухгалтерию.

От материально ответственных лиц требуется написать расписки, что все поступившие ценности, за которые они
отвечают,
учтены, а выбывшие – списаны в расход, и все соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру.

Распечатываются инвентаризационные описи ТМЦ (ИНВ-3) для занесения результатов проверки.

Либо ведомости по собственному шаблону, например, при мониторинге склада в них могут содержаться: адрес
ячейки, штрих-код,
название товара, владелец товара (склад), срок годности, учётный остаток.
Выполняется переучёт
На данном шаге проводятся подсчёт, взвешивание, замеры, осмотр ТМЦ. Действия зависят от специфики
деятельности компании.
Присутствие материально ответственных лиц обязательно.

Если фактическое наличие активов традиционными способами учёта выявить нельзя, по новому ФСБУ (п. 4а)
допускаются альтернативные.
Например, сотрудник на удалёнке работает дома на компьютере фирмы. Тогда он может сфотографировать ПК или
зафиксировать его на видео.

Кроме того, согласно новому Стандарту, если один из проверяющих вдруг заболел (или возникли другие
непреодолимые обстоятельства),
он может поучаствовать в процессе удалённо по скайпу, вацапу и потом подписать документы.

Комментарий эксперта

Самое удобное и спокойное время для инвентаризации – ночь, когда торговля на паузе. Поставки
приняты,
товары оприходованы, списаний нет, смены на кассах закрыты. Но придется заплатить сотрудникам за
переработку.
Если работаете круглосуточно, то переучёт лучше делать рано утром, тогда потери будут минимальными.

Удобно считать товары последовательно по зонам (стеллажам, помещениям). В процессе заодно проверяется
считываемость штрих-кодов.
Товары с истёкшим сроком годности и повреждённой упаковкой нужно считать отдельно. Они подлежат утилизации
или списыванию.

В момент выполнения переучёта в описи вносятся фактические данные. Это финансовые документы, поэтому
заполнять их нужно
аккуратно и понятно. Неправильный пересчёт приведёт к дополнительной работе. Любые помарки заверяются
подписями участников процесса.
Заверяются итоги
Готовый документ подписывают все члены комиссии. А материально ответственные лица в описи визируют, что
переучёт
проведен в их присутствии и претензий к соучастникам проверки у них нет.
Полученные по факту данные сравниваются с данными первичных документов
По результатам проверки могут быть выявлены недостачи либо излишки. Чаще всего это неучтенный товар (забыли
записать). У директора появляется право взыскать убытки с виновных сотрудников и внести корректировки в
товароучётный сервис.

По позициям, где выявлены расхождения, делается второй просчёт, но уже другими сотрудниками.
Составляются и подписываются документы после завершения инвентаризации
Если по итогам сравнения выявлены расхождения, составляются сличительные ведомости:
ИНВ-18– для ОС, ИНВ-19– для ТМЦ, как минимум в двух экземплярах. Они состоят из двух колонок – что есть по факту и что должно быть, и
составляются только для позиций, по которым выявлены отклонения.

На складе могут находиться ТМЦ, которые уже не принадлежат организации.
К ним относятся товары, которые компания
купила, но решила вернуть, или товары, которые у неё приобрели, но не успели забрать. Такие товары
называются
запасами на ответственном хранении. Их также надо пересчитать и составить опись по форме ИНВ-5.

Для некачественных товаров составляются отдельные акты: ТОРГ-16 о списании,
ТОРГ-15 о порче.
Окончательные итоги мероприятия обобщаются в ведомости учёта результатов по типовой форме ИНВ-26. В ней
указываются суммарные результаты по отдельным бухгалтерским счетам.

Все сформированные документы подписываются членами комиссии и МОЛ. Далее в бухгалтерии отражаются
проводки.
Результаты мероприятия оформляются в бухгалтерском учёте
На этом шаге важно грамотно отразить полученные результаты в бухучёте (ПМ № 34н, пункт 28) и продумать, как
минимизировать расхождения в будущем. Результаты фиксируются в отчётном периоде, к которому относится дата
проверки.

Излишки во многих компаниях образуются сами собой, как следствие определённых технологических тонкостей.
Сумма
излишков сразу зачисляется в доходы фирмы. Приходуют их по рыночной цене на дату проведения инвентаризации.
Способ учёта недостач зависит от того, найдено ли виновное в этом лицо. Если недостача вписывается в рамках
норм
естественной убыли, её относят на издержки или расходы. А всё, что превышает норму, взыскивают с виновного
материально ответственного лица. Убыток, рассчитанный по рыночной стоимости, компенсируется за счёт списания
денежных средств с зарплаты. Если виновные не выявлены, либо во взыскании с них убытков отказал суд, потери
относят на расходы организации.

В бухучёте можно зачесть недостачу излишками по пересортице, в налоговом учёте – нельзя.

Что ещё надо знать:
- По новым правилам ФСБУ 28/2023 результаты проверки считаются недействительными, если отсутствует 1/5 и
  более
  членов комиссии. Что это значит на практике? Если сформирована комиссия из 6 человек, а при проверке
  одно лицо
  будет отсутствовать, результаты всё равно засчитаются. По сравнению с Методическими указаниями это
  послабление:
  там требовалось присутствие всех членов комиссии.
- Если нарушен порядок переучёта, то при обнаружении недостачи материальные потери с виновного взысканы не
  будут.
- Результаты мониторинга организация имеет право фиксировать и в формах собственной разработки.
  Универсальные
  шаблоны предлагаются для удобства. Свои формы прописываются в учётной политике.
- Во время проверки действует особый режим – никаких операций по движению проверяемых ТМЦ быть не
  должно.
- ИП имеют право не вести бухучёт, если не владеют основными средствами (ОС) и нематериальными активами.
  Они могут
  воспользоваться ТУ системой и не оформлять документы. Но, как правило, никто от переучёта не
  отказывается.

Как сделать инвентаризацию быстрее, проще и эффективнее

Сложно, муторно, трудозатратно. Так говорят про инвентаризацию только в тех компаниях, где товарный учёт до сих пор
ведётся вручную на бумаге, в лучшем случае – в таблицах Excel. Мудрые руководители сразу автоматизируют все бизнес-процессы
в своей фирме с помощью специальных программ (ПО) и мобильной техники, и спокойно встречают любую проверку.

ЦТО «Такском-касса» предлагает программные решения для автоматизации учёта на производстве, в торговых сетях, на складах
любого масштаба. ПО устанавливается на мобильные терминалы сбора данных (ТСД) всех популярных моделей и в разы упрощает
и ускоряет процесс инвентаризации:

ПО Клеверенс Магазин 15 для небольших магазинов и гипермаркетов.

ПО Клеверенс Склад 15 для производств, складов любого размера и направленности, дарксторов, интернет-магазинов.

ПО DataMobile подходит складам с адресным хранением и продвинутой рознице.

Функционал

Приёмка товаров в один клик без ошибок, связанных с человеческим фактором.
Выполнение всех задач по учёту товаров в магазине и складских операций происходит в 3 раза быстрее (поступление,
списание, продажа, перемещение, переоценка, сборка заказа, переучёт и др.).
Переоценка. Программы собирают перечень товаров, по которым изменились цены. Достаточно просто распечатать новые ценники.
Связь с ТУ системой по Wi-Fi для получения актуальной информации о номенклатуре.
Создание на ТСД документов для инвентаризации.
Пересчёт по штрих-кодам происходит быстрее, чем на бумаге в 15 раз. А с помощью RFID-метки быстрее в 40 раз, чем по ШК.
Групповая online-работа с документами.
Функция упаковочный лист для агрегации товаров в короба и паллеты.

ПО DM.Invent упрощает и в разы ускоряет процесс инвентаризации основных средств, малоценного товара и ТМЦ.
Подходит предприятиям, госучреждениям, бизнес-центрам.

Особенности

Идентификация ОС по штрих-коду или RFID-меткам. За секунду можно отсканировать сотни меток. Есть визуальная шкала
дальности для поиска оборудования по метке.
Назначение материально-ответственных лиц и мест/помещений хранения.
Контроль изменения МОЛ и места хранения.
Создание и отправка на печать маркировочных этикеток для ОС.
Отображение ОС по фильтрам (выполнено, осталось, задание, расхождения).
Загрузка фото во время переучёта, чтобы зафиксировать состояние объекта.
Сверка плана-факта по остаткам.
Автоматическое создание актов списания и перемещения по данным завершённой проверки.
Списание объектов с браком с указанием причины.

Все программные решения интегрируются с 1С и другими популярными сервисами ТУ, работают с маркировкой и ЕГАИС.

Ревизия и инвентаризация – в чём разница

Это понятия-синонимы. В обоих случаях проверяют деятельность организации. Разница в целях и в проверяющих лицах.

Задача инвентаризации – пересчитать фактическое наличие ТМЦ и сопоставить их с учётом. Ревизия – мероприятие более
масштабного характера. Чаще всего её осуществляют госорганы с целью проверить, не нарушает ли организация закон.
Причиной могут быть, например, накопившиеся вопросы у ФНС к деятельности фирмы (низкие налоги, большие убытки, частая
смена места регистрации). Тогда ревизия будет плановой. Либо жалобы, поступившие в контролирующие органы на компанию.
Тогда проверят внепланово. При необходимости, переучёт станет частью ревизии. Кроме госорганов назначить ревизию могут
акционеры, совладельцы бизнеса.

Способы ревизии: представители власти могут приехать лично или запросить документы на удалённую проверку. Иногда
просто выносится предупреждение.

Ответственность

Непроведение инвентаризации не наказывается. Но без неё может пострадать точность учёта, и тогда в ФНС уйдут неверные
данные. В итоге налоговики выявят нарушения, которых можно было избежать, и оштрафуют по ст. 120 НК РФ или ст.15.11 КоАП РФ.

Начните с бесплатной консультации

Оставьте контакты или напишите свой вопрос, наши специалисты посоветуют лучшее оборудование и помогут решить любую проблему

Источник

Audit-it.ru

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);
другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка	Операция
Д 94 — К 10 (41, 43)	Списана стоимость утраченного имущества
Д 20 (25, 26, 44) — К 94	Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Проводка	Операция
Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)	Списана стоимость утраченного имущества
Д 73 (76) — К 94	Стоимость недостач отнесена на виновных лиц
Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)	Стоимость недостач взыскана с виновного лица
Д 91 — К 94	Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

Проводка	Операция
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91	Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Специально для Audit-it.ru

Источник

2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.

2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) <*> регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).

———————————

<*> Формы, приведенные в приложениях 1 — 18, являются примерными.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации <*> не менее чем в двух экземплярах.

———————————

<*> В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.

Примерные формы описей и актов приведены в приложениях 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям.

2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.

2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).

2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Источник