- База знаний
- Расчёт компенсации за отпуск
Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Правила, пошаговая инструкция и примеры
Каждый предприниматель рано или поздно сталкивается с необходимостью расстаться с сотрудником, и в этот момент важно правильно определить размер компенсации. Ошибки могут привести к конфликтам, штрафам и ухудшению репутации. Мы подготовили подробное руководство, которое поможет вам разобраться в тонкостях законодательства, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и избежать рисков после увольнения сотрудника. при прекращении трудовых отношений.
Что такое компенсация при увольнении
Компенсацией называют выплату, которую работник получает при увольнении, если у него есть неиспользованный отпуск. По ст. 115 ТК РФ сотрудник имеет право минимум на 28 календарных дней отпуска, если трудоустроен у работодателя дольше года.
В зависимости от того, сколько времени сотрудник работал у вас, он может получить полную компенсацию — за целый рабочий год, либо неполную компенсацию — пропорционально отработанному времени. Даже если работник увольняется через 15 дней, ему всё равно положена компенсация за неиспользованный отпуск. Это право зафиксировано в ст. 127 ТК РФ.
Причина увольнения на расчёт компенсации не влияет, а сумму облагают страховыми взносами и НДФЛ. Налог нужно перевести в ФНС не позднее дня, следующего после выплаты. А страховые взносы — не позднее 15-го числа месяца, следующего после месяца увольнения.
Когда работодатель выплачивает полную компенсацию
Если со дня трудоустройства сотрудник отработал 11 календарных месяцев и более. Это правило установлено п. 28 Правил НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 и действует до сих пор.
Если сотрудник отработал от 5,5 до 11 календарных месяцев, но уволен по особым причинам. Их делят на две группы: со стороны работодателя и со стороны сотрудника.
Вот с чем могут быть связаны причины со стороны работодателя.
•
Компания ликвидирована. Например, ИП работает в убыток, поэтому закрывает бизнес.
•
Организация сокращает сотрудников. Например, часть задач передают подрядчикам.
•
Бизнес проходит реорганизацию. Например, компания поглотила конкурента.
•
Предприниматель временно приостановил деятельность. Например, по распоряжению Роспотребнадзора или другого контролирующего органа.
Причины со стороны сотрудника:
•
он поступает на военную службу, например, по контракту;
•
он не пригоден к работе, например, после периодического медосмотра выявлены противопоказания.
Для расчёта отработанных месяцев используют правило округления: если отработано менее 15 дней в месяце, он не учитывается. Если отработано 15 дней и более — месяц засчитывается за полный.
Представим, что Лена отработала 10 месяцев и 10 дней и увольняется по собственному желанию. Поэтому она получит компенсацию за 10 месяцев — пропорционально отработанному времени.
Марина отработала 10 месяцев и 17 дней. По правилу округления этот период приравнивается к полному месяцу, итого 11. Поэтому Марина получит компенсацию за полный рабочий год.
Когда работодатель выплачивает неполную компенсацию
Все сотрудники, которые отработали менее 11 месяцев и уволены не по особым причинам, получат компенсацию за отработанное время.
За каждый отработанный месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Например, если кто-то из работников увольняется спустя три недели, это время по правилу округления нужно компенсировать.
Пошаговая инструкция по расчёту компенсации
Вот формула, которую используют для расчёта.
Компенсация = дни неиспользованного отпуска х средний дневной заработок (СДЗ).
Разберём, как рассчитать оба множителя.
Как посчитать дни неиспользованного отпуска
Дни считают за всё время с момента трудоустройства по такой формуле.
Количество дней неиспользованного отпуска = (продолжительность ежегодного отпуска : 12 х количество полностью отработанных месяцев) — продолжительность ежегодного отпуска.
Продолжительность ежегодного отпуска зависит от нескольких факторов.
•
Условий труда. Например, при ненормированном графике, работе с вредными и опасными условиями отпуск увеличивается.
•
Профессии. Врачи и некоторые другие специалисты отдыхают больше 28 дней в году.
•
Состояния здоровья. При профзаболевании или после травмы сотруднику даются дополнительные дни на восстановление.
При расчёте полностью отработанных месяцев тоже есть нюансы.
•
В этот период не входят дни, когда сотрудник отсутствовал на работе без уважительной причины или был отстранён. Также в это время не входит отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет и отпуск за свой счёт длительнее 14 дней.
•
Декретный отпуск всегда включают в число отработанных месяцев.
Когда определите полностью отработанные месяцы, помните о правиле округления.
Как определить средний дневной заработок (СДЗ)
Формула для среднедневного заработка такая.
СДЗ = заработок за расчётный период : (количество отработанных дней в месяце : количество календарных дней в месяце х 29,3); где 29,3 — среднее количество дней в месяце.
Видно, что СДЗ зависит от расчётного периода.
Для сотрудников, которые отработали год и более, берут последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. При этом месяц увольнения не входит в период, если работник уволился не в последний календарный день. Так сказано в п. 4 Положения о среднем заработке, Письмо Роструда № 2184-6-1.
Например, Маша работала с 1 января 2024 года по 28 марта 2025 года, поэтому для неё расчётный период — с 1 марта 2024 года по 28 февраля 2025. Алёна тоже устроилась 1 января 2024 года, но уволилась 31 марта, поэтому в расчётный период у неё войдёт период с 1 апреля 2024 года по 31 марта 2025.
Если расчётный период выпадает на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребёнком, в расчёт идёт предшествующий календарный год.
Представим Олю, которая была в декрете с 1 января 2023 года по 31 декабря 2024 года. В 2025 году она увольняется. Для расчёта возьмут среднедневной заработок за 2022 год.
Если сотрудник отработал меньше года, в расчёт пойдут все отработанные месяцы с точностью до дня.
Важно знать, какие дни вообще учитывают и не учитывают.
- В расчётный период всегда входят праздники и выходные, поэтому при графике 5/2 в неделе будет семь расчётных дней.
- В расчётный период не входят больничные, использованные дни отпуска и командировки
Вот что входит в заработок за расчётный период.
- В нём учитывают зарплату с надбавками и районным коэффициентом, некоторые премии. Как учитывать премии, сказано в п. 15 Постановления Правительства от 24.12.2007 № 922.
- В расчётный период не включают отпускные и пособия по больничным.
Пример расчёта компенсации при увольнении
У Миши стандартный отпуск — 28 дней. Он устроился на работу 3 февраля 2024 года и увольняется 6 декабря 2024 года. За это время он заработал 1,2 млн рублей и брал семь дней отпуска — с 12-го по 18 августа. Отпускные составили 50 тысяч рублей.
Шаг 1. Определим неиспользованные дни отпуска
Здесь используем правило округления, чтобы определить полностью отработанные месяцы.
У Миши полных месяцев будет 10:
•
март–июль и сентябрь–ноябрь, потому что нет исключаемых дней;
•
февраль и август, потому что в них отработано более 15 дней.
Неиспользованные дни отпуска = 28 дней : 12 х 10 месяцев — 7 дней = 16,3 дня.
Шаг 2. Определим расчётный период для СДЗ
Миша отработал меньше года, поэтому считаем с точностью до дня, без правила округления. Для неполных месяцев отработанные дни поделим на календарные и умножим на 29,3.
•
Отработанные дни в феврале = 3 дня : 29 дней х 29,3 = 3,03 дня.
•
Отработанные дни в августе = 24 дня : 31 день х 29,3 = 22,68 дня.
•
Отработанные дни в декабре = 6 : 31 х 29,3 = 5,67 дня.
•
Отработанные дни в полных месяцах = 8 месяцев х 29,3 = 234,4 дня.
Расчётный период = 3,03 + 22,68 + 5,67 + 234,4 = 265,78 дня. Округлим до 266.
Если бы Миша отработал больше года, например, с 3 февраля 2023 года по 6 декабря 2024, декабрь не вошёл бы в расчётный период, так как сотрудник уволился не в последний календарный день.
Шаг 3. Определим СДЗ
Заработок за период — 1,2 млн рублей, потому что отпускные не учитываются.
Средний дневной заработок = 1 200 000 : 266 = 4511,27 рубля.
Шаг 4. Посчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск
Умножим среднедневной заработок на оставшиеся дни отпуска.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении = 4511,27 х 16,3 = 75 533,7 рубля.
Типичные ошибки при расчёте компенсации
Расчёт компенсации — пошаговый процесс, ошибиться можно на любом этапе.
Неправильно рассчитать продолжительность отпуска
Работник может иметь право на отпуск более 28 дней, это надо учитывать. Держите под рукой Трудовой кодекс, а именно ст. 116–119 и ст. 348.10. В них перечислено, сколько дней дополнительного отпуска положено в разных ситуациях.
Если сотрудник работает более года, важно проверить длительность отпуска за весь период, иначе значение исказится. Проверьте приказы о предоставлении отпуска сотруднику, который увольняется.
Нужно проверить и другие документы. Посмотрите, был ли сотрудник отстранён, отсутствовал на работе по неуважительной причине или брал отпуск за свой счёт больше чем на 2 недели. Если увольняется женщина с ребёнком, нужно учитывать год до декретного отпуска, но не брать в расчёт отпуск по уходу.
Когда будете определять месяцы, входящие в расчётный период, важно учитывать правило округления.
Неправильно определить расчётный период
Здесь ошибка может быть в принципе расчёта, поэтому важно помнить, сколько времени сотрудник работал в компании.
•
Если сотрудник работает больше года — учитывают 12 последних календарных месяцев перед увольнением. Если увольнение в последний день месяца — месяц включают, если не в последний — начало отсчёта 12 месяцев сдвигают так, чтобы последним был месяц, который целиком вошёл в период.
•
Если сотрудник работает меньше года, считают период с точностью до дня.
Также важно не ошибиться в днях, которые входят в расчётный период, например, выходные и праздники, и те, которые исключаются из него, например, больничные и командировки.
Неправильно рассчитать среднедневной заработок
Важно учитывать, какие выплаты не используются для расчёта, например, оплата больничных и отпускные. Если включить их в расчёт, среднедневной заработок вырастет, поэтому компенсация за неиспользованный отпуск тоже. Вы переплатите её, налоги и страховые взносы.
Отнестись к расчёту невнимательно
Бухгалтер может понимать механизм расчёта, но перепутать порядок или смысл действий в формулах. Сейчас для расчёта используют специальные программы, человеческий фактор всё равно возможен, если вносить данные с опечатками
Особые случаи
Бывают ситуации, когда кроме компенсации сотруднику выплачивают дополнительное пособие. Разберём два случая.
Компенсация при увольнении по соглашению сторон
По соглашению сторон часто увольняют «проблемного» сотрудника, с которым были конфликты. Если у него остался неиспользованный отпуск, компенсация рассчитывается по общим правилам.
Если после этого трудоустройство уволенного превышает один месяц, бывший работодатель должен выплатить:
- СМЗ за второй месяц со дня увольнения;
- часть СМЗ пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц.
Если трудоустройство занимает больше двух месяцев, СМЗ больше не выплачивается.
Например, средний месячный заработок Андрея — 60 тысяч рублей. Его уволили 1 февраля из-за ликвидации компании, поэтому выплатили пособие в таком размере. Если Андрей не найдёт работу до 1 марта, ему либо выплатят ещё 60 тысяч, либо ещё около 80 тысяч, например, если он устроится в другую компанию за 1,5 месяца.
Сроки выплаты компенсации после увольнения
Любые компенсации выплачивают в последний рабочий день, то есть в день увольнения. Если сотрудника не было на месте, например, из-за болезни, отдать деньги нужно на следующий день после того, как работник попросит его рассчитать.
Фото на обложке: FotograFFF / Shutterstock / FOTODOM.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
. Формула и пример расчета
Обновлено 23 декабря 2024, 14:10
Фото: Lomb / Shutterstock / FOTODOM
Если человек увольняется, а дни отдыха еще остались — их компенсируют пропорционально отработанному времени
В последний день работы сотрудник вправе получить не только зарплату, но и компенсацию за неиспользованный отпуск. Работодатель должен оплатить минимум 28 дней отдыха за каждый год труда. Если человек не успел воспользоваться выходными днями, то их компенсируют деньгами. Редакция РБК Life рассказывает, какие нюансы учитывают при расчете компенсации и когда работодатель обязан их выплатить.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Обычно работникам полагается отпуск 28 календарных дней за год [1]. Не всегда получается воспользоваться этим правом из-за особенностей графика или срочных задач. Отпуск принято делить на части, одна из которых должна длиться не менее двух недель [2]. Остальные дни используют как оплачиваемые выходные.
Если человек увольняется, а дни отдыха еще остались — их компенсируют пропорционально отработанному времени [3]. То есть нельзя устроиться в компанию, уйти через месяц и получить деньги за все 28 дней. Однако если проработать 11 месяцев, то компенсация будет полной [4]. При этом нет разницы, сотрудник ушел сам, его уволил работодатель или истек срок трудового договора.
Некоторым сотрудникам по закону полагается дополнительный отпуск. Например, работники с опасными условиями труда могут отдыхать на неделю больше [5]. Если эти дни не использовали, их также учитывают при расчете [6].
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Сотрудник получает деньги за все неиспользованные дни отпуска. Поэтому, не зная стажа работы на предприятии, рассчитать выплату не получится. Не идут в стаж пропуски без уважительной причины, отпуск по уходу за ребенком и отпуска за свой счет, если на них ушло более двух недель за год [7]. Также важна дата увольнения. Когда сотрудник уходит 15-го числа или после него, последний месяц работы учитывают при расчете компенсации [8].
Чтобы узнать компенсацию за неиспользованный отпуск, пользуемся формулой: среднедневной доход × неотгулянные дни отпуска. Далее вычитаем 13% НДФЛ и получаем размер компенсации.
Разберем на простом примере. За день Андрей получает 2500 руб. Он проработал в компании ровно год, но в отпуск сходить не успел. По закону Андрею полагается компенсация за все 28 дней. Считаем по формуле, получаем 70 000 руб. С них удерживают НДФЛ в размере 9100 руб. Так Андрей получит 70 000 − 7280 = 60 900 руб.
Далее разберем, как посчитать среднедневной заработок и какие дни учитывают при выплате.
Расчет дней неиспользованного отпуска при увольнении
Чтобы узнать, за какие дни полагается компенсация, используйте формулу: неиспользованные дни отпуска / 12 х стаж работы в месяцах.
Обычно на отпуск отводят 28 дней в год, но некоторым работникам положены дополнительные дни:
- инвалиды — 30 дней;
- несовершеннолетние — 31 день;
- вредные или опасные условия 2-й, 3-й и 4-й степени — 35 дней;
- местность приравнена к районам Крайнего Севера — 44 дня;
- районы Крайнего Севера — 52 дня.
Расчет среднедневного заработка при увольнении
Среднедневной заработок — это сумма, которую рассчитывают, исходя из того, сколько дней трудился сотрудник и сколько денег он получил. Учитывают последние 12 месяцев работы. Прежде всего считают сумму оклада, премий и других выплат.
Чтобы узнать, сколько в среднем получал работник, годовой заработок делят на 12 месяцев и на 29,3 (среднее количество дней в месяце) [9]. Например, за год сотрудник получил 840 000 руб. Среднедневной заработок составит: 840 000 / 12 / 29,3 = 2389 руб.
Если отработать меньше положенного, например уйти на больничный, то формула расчета для неполного месяца меняется. 29,3 делят на количество дней в нужном месяце (28, 29, 30 или 31) и умножают на число отработанных дней с учетом выходных.
Например, Александр отработал в компании полтора года. За это время он уходил в отпуск на десять дней в ноябре. 11 месяцев будут считать по упрощенной формуле, потому что их Александр полностью отработал. В оставшийся месяц считают отработанными только 29,3 / 30 × (30 − 10) = 19,93 дня.
Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Антон работал менеджером по продажам в крупной компании. Нашел другую вакансию: та же должность, только платят на 10 000 руб. больше. Антон решил уволиться и хочет узнать, сколько ему выплатят за неиспользованный отпуск. Чтобы это узнать, ответим на вопросы:
- Каковы даты приема на работу и увольнения? 17 апреля 2023 года и 22 сентября 2024-го.
- Какой у Антона стаж в компании? Два года, пять месяцев и шесть дней.
- Какой отпуск полагается Антону каждый год? 28 дней.
- Сколько из положенного он отгулял? 14 дней в ноябре 2023 года.
- Какой у Антона оклад? 80 000 руб.
- Выплачивали ли премию? Да, ежемесячно платили по 30 000 руб. за выполнение плана.
Прежде всего рассчитаем средний дневной заработок с учетом уплаченного НДФЛ. В компании Антон получил 80 000 × 12 = 960 000 руб. окладом. Премию он не получал только в ноябре, так как уходил в отпуск и не имел достаточно времени для выполнения плана. Так, за счет премий сотрудник получил 30 000 × 11 = 330 000 руб. Заработок за год: 1 290 000 руб.
Далее нужно узнать, сколько дней по факту отработал Антон. Используем формулу: доходы / (полные месяцы × 29,3 + количество дней работы в неполных месяцах). Полных месяцев 11, так как в них Антон не уходил в отпуск и больничных не брал. Остается неполный ноябрь: 29,3 / 30 × 16 = 15,63. Подставляем данные в общую формулу, получаем 1 290 000 / (11 × 29,3 + 15,63) = 3817 руб. — среднедневной доход.
Теперь можно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Отпускной стаж Антона — два года и пять месяцев. За это время он должен был отдыхать 67,67 дня: 28 × 2 = 56 за два года и 28 / 12 × 5 = 11,67 за пять месяцев. Из них Антон использовал только 14 дней. За остальные 67,67 − 14 = 53,67 дня неотгулянного отпуска выплатят деньги.
В конце умножаем количество дней на средний заработок. Получаем 3817 × 53,67 = 204 858 руб. Столько и получит Антон.
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Работодатель должен выплатить компенсацию вместе с зарплатой в день увольнения. Если в этот день работника не было, то деньги отдают не позднее следующего дня после требования [10]. Например, увольнение выпало на воскресенье. В понедельник сотрудник потребовал отправить деньги на карту. Это значит, что работодатель должен заплатить не позднее вторника.
Если компенсацию не выплатили, то нужно обращаться с заявлением в трудовую инспекцию. Сделать это можно онлайн, обращение рассматривают в течение 30 дней. Также можно обратиться в суд, но нужно учитывать, что инспектор не вправе выдавать предписание, если иск принят к рассмотрению судом.
За нарушение сроков работодателя по суду могут обязать выплатить проценты в размере не менее 1/50 ставки ЦБ за каждый день просрочки [11]. Также назначают штраф [12]:
- Для ИП при первом нарушении 1−5 тыс. руб., при повторном — 10−30 тыс. руб.;
- Для должностных лиц при первом нарушении 10−20 тыс. руб., при повторном — 20−30 тыс. руб.;
- Для юрлиц при первом нарушении 30−50 тыс. руб., при повторном — 50−100 тыс. руб.
Если работник не использовал положенные ему дни отпуска, то при увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ). При этом очень важно правильно рассчитать суммы компенсации, так как невыплата может повлечь судебные споры и привлечение руководителя к ответственности.
Компенсация за неиспользованный отпуск, как и отпускные, рассчитываются по следующей формуле:
Сумма компенсации = Среднедневной заработок работника* Количество неиспользованных дней отпуска
Рассмотрим алгоритм расчета компенсации при увольнении более подробно:
Шаг 1. Определяем расчетный период
Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения.
Например, если работник увольняется в мае 2021 года, то расчетным периодом будет период с 1 мая 2020 года по 30 апреля 2021 года.
Шаг 2. Определяем состав выплат, учитываемых при расчете среднего заработка
В эти выплаты включаются:
- зарплата, начисленная по тарифным ставкам, окладам или по сдельным расценкам;
- доплаты и надбавки за условия труда и дополнительную трудовую нагрузку;
- премии за результаты труда, начисленные в расчетном периоде, независимо от того, за какой период они начислены.
Не учитываются выплаты:
- социального характера;
- не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения и т.п.).
Шаг 3. Определяем исключаемые дни из расчета среднего заработка
В исключаемые дни входят календарные дни:
- отпуска (в том числе декретного или за свой счет);
- болезни;
- командировки;
- простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- когда работнику выплачивался средний заработок в других ситуациях или когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.
В исключаемые периоды не входят:
- перерывы для кормления ребенка;
- дни междувахтового отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени.
Шаг 4. Рассчитываем средний заработок для компенсации при увольнении
Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты компенсации за неиспользованный отпуск, необходимо воспользоваться формулой:
Среднедневной заработок для начисления компенсации при увольнении = Сумма выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, включаемых в расчет: 12 месяцев: Среднемесячное число календарных дней 29,3.
Шаг 5. Определяем количество неиспользованных дней отпуска
Вначале определяем стаж работы, дающий право на отпуск. Вычисляем количество дней и месяцев за период со дня начала работы в организации. Далее округляем не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации отпуска при увольнении. Излишки, составляющие менее 15 дней, при подсчете не учитываются, а излишки, составляющие 15 дней и более, принимаются за полный месяц. В случае, если работник трудился 10,5 или 11 месяцев и не использовал очередной отпуск, то ему полагается полная компенсация, то есть за 28 дней отпуска.
Пример 1. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Продолжительность отпуска работника составляет 28 дней.
Работник увольняется по собственному желанию, отработав в текущем рабочем году 9 месяцев.
Число неиспользованных дней отпуска составляет 28 дн. x 9 мес. : 12 мес. = 21 день.
Сумма выплат за предшествующие 12 месяцев, включаемые в расчет, составляют 550 000 руб.
Расчетный период отработан полностью. Покажем, как правильно определить сумму компенсации.
Среднедневной заработок для компенсации – 1 564,28 руб. (550 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн.).
Сумма начисленной компенсации – 32 849,88 руб. (1 564,28 руб. х 21 дн.).
Шаг 6. Выплачиваем компенсацию, перечисляем НДФЛ и страховые взносы
Все положенные работнику суммы выплачиваются в день увольнения работника за вычетом НДФЛ. В справке 2-НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск отражается отдельной строкой.
Воспользуемся условиями предыдущего примера и рассчитаем сумму к выплате компенсации при увольнени.
НДФЛ к удержанию составляет 32 849,88*13%=4270 руб.
Сумма к выплате – 28 579,88 руб. (32 849,88 руб. – 4270 руб.)
Страховые взносы с компенсации при увольнении начисляют за тот же месяц, в котором они были начислены. Перечислить страховые взносы следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была начислена компенсация при увольнении.
Что подразумевает компенсация при увольнении
Говоря о компенсации отпуска при увольнении, обычно подразумевают наиболее общий ее случай, имеющий отношение абсолютно ко всем работникам. Это компенсация при увольнении в виде отпускных, причитающихся за не использованный в период работы отпуск. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у каждого работника, и на момент увольнения часть его (а бывает, что и отпуск за несколько лет) может оказаться неиспользованной. Ст. 127 ТК РФ обязывает в случае увольнения оплатить эту часть, какой бы ни оказалась реальная ее продолжительность. Причина прекращения трудового договора при расчете компенсации при увольнении значения не имеет.
Как рассчитать дни компенсации при увольнении? Продолжительность стандартного ежегодного отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако для некоторых категорий работников он удлиняется (ст. 116–119, ст. 348.10 ТК РФ). Отпускные при увольнении рассчитывают исходя из той протяженности отпуска, которая положена конкретному лицу, с учетом удлинения, если оно присутствует. В отпуск не входят праздничные дни.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
Начало года, к которому будет относиться ежегодный отпуск, каждым работодателем для каждого конкретного работника определяется индивидуально — с первого дня его трудоустройства на эту работу (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169), а окончание может смещаться, если на протяжении рассчитанного от начальной даты календарного года у работника возникали периоды, не входящие в этот стаж (ст. 121 ТК РФ).
Расчет компенсации при увольнении в 2024-2025 годах производится также для лиц, оформленных по срочному (до 2 месяцев) трудовому договору (ст. 291 ТК РФ) или на неполный рабочий день (ст. 93 ТК РФ). При срочном договоре отпускные считают исходя из того, что каждому отработанному месяцу соответствуют 2 рабочих дня отпуска.
Не нужно производить начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работникам:
- оформлявшимся по договору ГПХ (ст. 11 ТК РФ);
- отработавшим меньше, чем половину месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Начисленную компенсацию при увольнении облагают страховыми взносами, НДФЛ и выплачивают вместе с прочими суммами, причитающимися к уплате работнику, в последний день его трудовой деятельности (ст. 140 ТК РФ).
Эксперты КонсультантПлюс сделали аналитическую подборку по судебным спорам с работниками при выплате компенсации увольнении. Получите пробный доступ к системе и узнайте судебные решения на самые распространенные вопросы.
О том, возможно ли получить компенсацию отпускных, не прибегая к увольнению, читайте здесь.
Формула расчета компенсации в 2025 году
Как правильно рассчитать компенсацию отпуска при увольнении? В 2024-2025 году для этого используется формула, согласно которой сумма компенсации при увольнении равна:
КНО = СДЗ × НДО,
где:
КНО — компенсация отпуска при увольнении, если отпуск не был использован;
СДЗ — величина среднего за день заработка;
НДО — количество неиспользованных дней отпуска.
При расчете компенсации при увольнении величину среднего за день заработка ст. 139 ТК РФ предписывает определять так:
СДЗ = НЗП / 12 / 29,3,
где:
НЗП — заработная плата, начисленная за расчетный отрезок времени (12 месяцев до месяца увольнения);
12 — число месяцев в расчетном периоде;
29,3 — среднее число календарных дней, приходящихся на 1 месяц расчетного периода.
Однако не все выплаченные работодателем доходы и, соответственно, не все периоды, в течение которых работник трудится у работодателя, можно учесть при определении среднего за день заработка (п. 5 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). В частности, в него не входят начисления, приходящиеся на периоды отпусков, больничных, командировок.
В этом случае время работы, учитываемое для расчета величины среднедневного заработка, сложится из суммы числа дней, соответствующих месяцам, отработанным полностью, количество дней в каждом из которых будет приниматься за 29,3, и величины календарных дней работы за неполные месяцы (п. 10 постановления № 922).
Порядок учета в расчете премий, связанных с оплатой труда, зависит от периода, за который они выплачиваются (п. 15 постановления № 922).
Подробнее о том, как в расчете компенсации учесть премиальные, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».
Кроме того, в отношении дохода за расчетный период (12 месяцев) возможны такие ситуации:
- Доход имел место только в месяце увольнения. Тогда величину среднего за день заработка рассчитают по одному этому месяцу, поделив начисленную в нем зарплату на рассчитанное для этого месяца среднее число календарных дней (п. 7 постановления № 922). Последнюю величину посчитают от числа 29,3 пропорционально доле календарных дней, соответствующих времени работы в месяце увольнения, в общем количестве дней в этом же месяце (п. 10 постановления № 922).
- Доход в расчетном периоде отсутствовал. Тогда период расчета среднего за день заработка сдвигают на предшествовавший ему период такой же продолжительности (п. 6 постановления № 922). А если дохода нет и там, то средний за день заработок рассчитают от оклада или тарифной ставки (п. 8 постановления № 922).
Подробнее о расчете отпускных при отсутствии в расчетном периоде дохода читайте в этом материале.
Компенсация отпуска при увольнении: расчет
Количество дней неиспользованного отпуска определяют по факту исходя из того, что полному году стажа, дающего право на него, соответствуют 28 календарных дней, а каждому полному месяцу — 2,33 календарных дня. Когда последний месяц стажа оказывается неполным, то, рассчитывая компенсацию при увольнении, его учитывают как полный, если число дней работы в нем превышает половину месяца, и не учитывают, когда отработанный в нем срок составляет меньше половины месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Есть ситуации, при которых обязательной становится выплата компенсации отпуска при увольнении за полный год, хотя в реальности он оказывается отработанным не полностью (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Это случаи, когда сотрудник проработал:
- больше 11 месяцев и они все вошли в стаж, предоставляющий право на отпуск;
- от 5,5 до 11 месяцев, но вынужден уволиться по сокращению численности, из-за поступления на военную службу, направления на учебу или другую работу или из-за выявившейся непригодности к работе.
Определенное расчетом количество дней отпуска при расчете компенсации при увольнении законодательство округлять не требует. Поэтому можно в расчете компенсации отпуска при увольнении использовать число, имеющее знаки после запятой, а можно отразить в учетной политике положение об округлении его до целого числа. Принимая решение о том, как начисляется компенсация за отпуск при увольнении, следует иметь в виду, что округление всегда надо делать в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).
Рассмотрим расчет компенсации за неиспользованный отпуск пошагово.
Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Сотрудник Федоров В.А. принят на работу в ООО «Солнышко» 02.12.2023, а увольняется 24.05.2025.
В отпуске Федоров был в июле 2024 (28 кал. дней). Периодов, не включаемых в стаж по отпускам, у работника не было. Расчетный период для подсчета компенсации — 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения, т.е с мая 2024 по апрель 2025. За этот период сотрудник заработал 632 400 руб.
Шаг 1 — рассчитываем стаж:
- с 02.12.2023 по 01.12.2024 — 12 мес.;
- с 02.12.2024 по 01.05.2025 — 5 мес.;
- с 02.05.2025 по 24.05.2025 — 23 дня, что превышает половину месяца, а значит в расчет берется полный месяц.
Итого стаж составляет 18 месяцев
Шаг 2 — определяем количество дней отпуска с начала работы.
18 мес. x 2,33 = 42 дня.
Шаг 3 — определяем количество дней неиспользованного отпуска.
42 дня — 28 использованных дней = 14 дней
Шаг 4 — рассчитываем среднедневной заработок (СДЗ).
- количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде равно 11;
- в неполностью отработанном июле равно 2,84 (29,3 / 31 дн. x (31 дн. — 28 дн.));
- СДЗ равен 1 945 руб. (632 400 руб. / (29,3 x 11 мес. + 2,84 дня)).
Шаг 5 — определяем сумму компенсации за отпуск.
1 945 руб. x 14 дней = 27 230 руб.
При выплате компенсации с нее необходимо удержать НДФЛ. Таким образом Федоров получит на руки 23 691 руб. (27 230 руб. — 13%). Отдельно отметим, что заплатить удержанный НДФЛ бухгалтеру необходимо в срок до 05 июня 2025 г.
Особенные ситуации для начисления и выплаты
Сложности при определении величины компенсации отпуска при увольнении могут возникать в следующих ситуациях:
- В периоде, за который определяют право на отпуск, есть временные промежутки, которые не входят в стаж. В этом случае начало отсчета года, следующего за включающим такие промежутки, сдвигается на соответствующее число календарных дней. А отпуска за свой счет сдвигают начало следующего года только в том случае, если их общая продолжительность за год превышает 14 календарных дней (ст. 121 ТК РФ) и сдвиг при этом происходит на разницу между фактическим числом дней отпусков без содержания за год и 14 календарными днями.
- Работник увольняется до истечения того года, за который он уже отгулял отпуск в полном объеме. В этой ситуации при увольнении у него удерживают ту часть отпускных, которая соответствует излишне оплаченной части отпуска (п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Однако если увольнение происходит по основаниям, дающим право на оплату отпускных в полном объеме, то выплаты компенсации при увольнении, приходящиеся на излишне оплаченную часть отпуска, лишними не считаются.
О том, как делают расчет отпускных, приходящихся на излишне оплаченную часть отпуска, читайте в статье «Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении».
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, расчет компенсации и ее выплата должны быть произведены в последний рабочий день. В этот рабочий день, предшествующий отпуску с последующим увольнением, сотрудник должен получить окончательный расчет, трудовую книжку и другие необходимые для дальнейшего трудоустройства документы (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Можно ли сделать проверку онлайн
Существует возможность проверки сделанного вручную расчета компенсации при увольнении через интернет. Для этого в соответствующую программу нужно будет ввести все запрашиваемые ею сведения с учетом вышеописанных особенностей. Программа обработает заведенные данные и выдаст расчетный размер компенсации.
Если вы сомневаетесь в своих расчетах, воспользуйтесь Готовым решением от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно узнайте, как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.
Итоги
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника обязательна для работодателя. Расчет ее надо делать с учетом всех особенностей определения величины среднего за день заработка и числа дней неиспользованного отпуска. Излишне выплаченные авансом отпускные подлежат удержанию. Расчет можно проверить через интернет.
В таком случае есть два варианта событий:
-
предоставить по заявлению сотрудника с дальнейшим увольнением;
-
выплатить компенсацию (ТК ст.127).
В первом случае — отгулять неиспользованные дни отпуска можно только при увольнении по собственному желанию, а если освобождение от должности выполняется по вине работника, это невозможно.
Во втором случае — работник может быть уволен в день подачи заявления или по истечении срока отработки, а компенсация и все остальные суммы, в том числе зарплата выплачиваются в последний трудовой день (ТК ст.140 часть 1). Если увольнение идет сразу после отпуска, то расчет и документы выдаются сотруднику в последний рабочий день.
Особенности компенсации
Эти суммы начисляются работнику за дни отпуска, которые он не успел использовать для полноценного отдыха.
В соответствии со статьей 127 ТК, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении получается вместе с компенсацией за неиспользованные дополнительные дни отпуска.
У каждого сотрудника есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск и на момент ухода из компании по каким-либо причинам, часть отпуска может остаться неиспользованной. Есть случаи, когда он накопился за несколько лет.
Начисление не производится тем, кто:
-
трудился по договору ГПХ;
-
стаж работы в компании не больше двух недель.
Есть случаи, когда работодатель должен выплачивать деньги за не отгулянные дни отпуска, если речь идет о каких-то дополнительных мерах, за исключением основного, который составляет 28 календарных дней. Таким может стать дополнительный отпуск за то, что человек работал в режиме ненормированного дня.
Кроме этого, есть не стандартные отпуска, которые удлиняются для некоторых категорий работников, к примеру, врачи, педагоги и др. Отпускные при увольнении рассчитываются на базе протяженности отпуска с учетом удлинения. Он может быть 42 дня, 58 и др. В отпуск не входят праздничные дни.
Если сотрудник не хочет отдыхать, он может попросить работодателя просто оплатить эти дни. Для этого ему нужно обратиться в отдел кадров с заявлением, после чего будет издан приказ и произведена выплата. При этом запрещено заменять денежными выплатами следующий отпуск:
-
ежегодный — несовершеннолетним работникам и беременным женщинам;
-
за работу в опасных и вредных условиях — 7 календарных дней;
-
учебный — так как он предоставляется для определенных целей.
При заключении с работником срочного договора, отпускные рассчитываются из учета — один отработанный месяц в компании равен 2 дням отпуска. При обычной форме договора 2,33 календарных дня. Если последний день стажа работы в компании оказался неполным, то его принимают к расчету как полный, если он составляет более двух недель.
Станьте экспертом в расчете зарплаты! Курс «Бухгалтер по зарплате» научит вас рассчитывать зарплату, премии, отпускные и больничные, а также работать с дистанционными сотрудниками и ИП. Запишитесь сейчас со скидкой до 46% и получите диплом, внесенный в госреестр!
Формула для расчета
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается только после уточнения определенных нюансов:
-
количество не потраченных дней;
-
средний дневной заработок увольняющегося.
Согласно законодательству на 1 месяц расчетного периода предусмотрено 29,3 календарных дней. Расчетным периодом всегда считается 1 год, при этом месяц, в котором сотрудник увольняется, входит в него.
К примеру:
-
дата увольнения 31 марта — расчетный период с 1 апреля прошлого года по 31 марта этого года;
-
при увольнении 30 марта — период расчетов с 1 марта прошлого периода по 28 февраля текущего.
Если у работника расчетный период полностью охватывает отпуск по уходу за ребенком или декрет, то его нужно «отбросить» и взять данные за 12 месяцев, которые предшествуют этим периода.
Когда человек отработал в компании меньше года, то в расчет берутся только те месяцы, которые он числился на своей должности. На основании письма Минтруда от 2 ноября 2018 №14-2/ООГ-8717 году дни неиспользованного отпуска считаются за все время работы сотрудника в компании, даже если он составляет 10 лет и больше. Результат можно округлять, но только в большую сторону, т.е в пользу работника.
Теперь нужно рассчитать количество дней неиспользованного отпуска. Для этого есть формула:
Продолжительность ежегодного отпуска за текущий год / 12 месяцев * количество отработанных месяцев) – число использованных дней отпуска
При этом последний показатель рассчитывается по определенному правилу:
-
отработано от 2 недель до 4 недель — месяц принимается к расчету как целый;
-
если отработано меньше 2 недель — то в расчет этот период не берется;
-
от 5,5 до 11 месяцев — при расчете округляется до 1 года в случае обоснованного увольнения (призыв на военную службу, ликвидация организации, направление на работу или учебу, признание непригодным к работе);
-
11 месяцев — округляется до полного года.
Обратите внимание! Если сотрудник пришел в компанию и отработал в ней меньше двух недель, то на компенсацию отпуска он может не рассчитывать, так как по закону он не успел его наработать.
-
Если при вычислении получается не целое число, его нужно округлить в большую сторону до круглого числа, т.е. не по правилам математики.
-
Чтобы рассчитать сумму компенсации, нужно перемножить количество неиспользованных дней и величину среднего заработка в день.
-
При этом величину среднего заработка можно посчитать достаточно просто: взять сумму доходов за последние 12 месяцев, разделить ее на 12 и на 29,3 (среднее количество дней в месяце).
-
Помните, что не все доходы сотрудника можно принимать к расчету. В него не войдут оплата командировки, больничного и отпуска.
Тонкости начисления выплат
В любых правилах есть исключения. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении имеет некоторые нюансы.
-
Работник уволился до окончания периода, за который он уже отгулял отпуск полностью. При расчете бухгалтер должен удержать излишне перечисленные деньги. Но в законодательстве предусмотрены основания, когда увольняющийся имеет право получить все деньги в полном объеме, тогда бухгалтер не имеет права удержать эти средства.
-
Период отпуска имеет временные промежутки, которые не входят в трудовой стаж. Это начало отсчета года, которое следует за тем, которое включает такие промежутки. Сдвигать начало следующего года можно только тогда, когда продолжительность сдвига не больше 2 календарных недель.
Можно ли заменить прошлогодние дни отпуска на компенсацию
Допустим, у сотрудника отпуск 28 календарных дней в год. По каким-либо причинам, он решил отгулять в нем только 14 дней. Согласно статье 124 ТК оставшиеся 14 дней можно перенести на следующий период. Соответственно, следующий отпуск будет составлять 42 дня, т.е. 28 дней текущего периода нужно сложить с 14 днями, которые он не отгулял.
В соответствии с ТК компенсация за неиспользованные дни отпуска прошлого периода не положена. Также эти две недели можно использовать не по графику, написав заявление для согласования с руководством.
Если работник так и не отгуляет эти дни, то они могут быть начислены, как компенсация отпуска при увольнении.
Пример расчета
Сотрудница Егорова О.А. принята на работу в СПК «Никольский» 3 декабря 2021 года. Она подала в отдел кадров заявление на увольнение 25 мая 2023 года.
В отпуске Егорова была в июле, продолжительностью 28 календарных дней. У нее нет периодов, которые не включаются в стаж по отпускам.
Расчетный период стандартный — 12 месяцев и в данном случае он рассчитывается с мая 2022 года по апрель 2023. В это время бухгалтер рассчитал, что сотрудница заработала 632 400 рублей.
Теперь необходимо рассчитать стаж:
-
С 3 декабря 2021 года по 2 декабря 2022 года — 1 год.
-
С 3 декабря 2022 года по 2 мая 2023 года — 5 месяцев.
-
С 3 мая 2023 года по 25 мая 2023 года — 22 дня, а это больше половины месяца, поэтому их можно округлить до 1 календарного месяца.
Получается, стаж составит 18 месяцев (12+5+1=18).
Далее нужно рассчитать количество дней отпуска с момента трудоустройства:
18 месяцев * 2,33 (по обычному трудовому договору) =42 дня.
Затем рассчитывается количество дней отпуска, который не был использован:
42 дня – 28 дней (использованный отпуск)= 14 дней.
Для расчета среднедневного заработка нужно:
-
полностью отработано в расчетном периоде — 11 месяцев;
-
июль Егорова отработала не полностью, поэтому следует посчитать количество дней отпуска 29,3/31*(31-28)=2,84;
-
средний заработок составит: 632400/(29,3*11 месяцев+2,84 дня)=1945 рублей.
Сумма компенсации за неиспользованные 14 дне составит 27 230 рублей (1945*14). При выплате компенсации требуется удержать НДФЛ в размере 13%. Получается на карту сотрудник получит 23 691 рубль.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.