Инструкция по списанию документов в библиотеке

Списание библиотечных фондов осуществляется по следующим причинам:

— непригодность для дальнейшего использования, физический износ (изношенными считаются документы, которые в процессе многократного использования читателями пришли в состояние, усложняющее или делающее невозможным их дальнейшее использование, и которые не подлежат по своему состоянию ремонту или реставрации)

— устарелость по содержанию (такими считаются документы, утратившие свою информативность и актуальность), (художественная литература никогда не списывается как устаревшая по содержанию)

— повреждение в результате аварии, стихийного бедствия

— утрата пользователями (утраченными считаются документы, утерянные или не возвращенные читателями)

— выявление в результате инвентаризации как недостача (пропавшими по неизвестным причинам считаются документы, не выявленные на месте в условиях открытого доступа читателей в фонд, при экспонировании на выставках, а также в результате переучета библиотечного фонда)

Понятие «ветхость».

Под это понятие подбирают документы, исключаемые по таким причинам:

1. Естественное старение полиграфических материалов;

2. Физическая изношенность изданий в результате использования читателями (книговыдачи),

3. Преднамеренная порча изданий читателями, (в тех случаях, когда конкретный виновник не может быть установлен).

Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием. К таким документам относятся:

• научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;

• общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;

• популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;

• справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;

• учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;

• документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;

• научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;

• правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;

• справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;

• другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К числу подобных изданий относятся, в частности, следующие:

 Большие и малые универсальные энциклопедии.

 Энциклопедические словари.

 Отраслевые энциклопедии.

 Языковые словари (кроме, орфографических словарей)

 Литература о выдающихся политических и государственных деятелях, деятелях науки и культуры, военачальниках, спортсменах и т.д.

 Издания по искусству и искусствоведению.

 Картографические атласы (кроме, учебных).  Литература по родному краю.

 Местные издания.

 Литература по библиотековедению.

 Кулинарные книги.

Требования к Актам о списании исключенной из библиотеки литературы:

 Требования к распределению изданий по отраслям знаний (акты на периодические издания; акты о списании исключенной из библиотеки литературы)

Что изменилось в перечне учебников?

Приказ Минпросвещения от 05.11.2024 № 769 вступил в силу 23 декабря 2024 года. Из перечня исключили учебники, у которых истек срок экспертных заключений (до 31 августа 2024 года). Это касается как основного списка, так и изданий с предельными сроками использования.

Что еще изменилось?

• Предмет «ОБЖ» переименовали в «ОБЗР», а «труд» — в «труд (технологию)».
• В описаниях добавили номера изданий и отметки о переработке.

Что делать школам?

1. Проверить, какие учебники больше нельзя использовать.
2. Найти замену в актуальном перечне.
3. Своевременно списать устаревшие издания и оприходовать новые.

Шаг 1. Инвентаризация: разделяем фонды и проверяем наличие

В библиотеке обычно два фонда:

• Учебный (учебники, методички, словари, электронные пособия).
• Художественный (классика, современная литература).

Как учитывать в бухгалтерии?

• КФО 4 — основной фонд (за счет бюджетных средств).
• КФО 2 — фонд, пополняемый за счет платных услуг.
• КФО 5 — для библиотечного фонда не применяется!

Важно: если книги куплены за целевые субсидии, их учитывают на счете 4 101 38, а не на 5 101 38.

Шаг 2. Оформляем списание: какие документы подготовить?

После инвентаризации комиссия составляет:

• Акт о результатах проверки (управленческий документ).
• Акт о списании (ф. 0504144) — в двух экземплярах (один — в бухгалтерию, второй — в библиотеку).

Если книги утеряны или украдены:

• Приложите пояснительную записку, протокол, акт о возмещении ущерба.

Если сдаем на макулатуру:

• Оформляем реализацию и отражаем доход.

Если уничтожаем:

• Составляем акт об утилизации.

Шаг 3. Проводки: как отразить списание в учете?

1. Списание устаревших учебников (без остаточной стоимости):

Дебет 0 104 Х8 411 Кредит 0 101 Х8 411

+ забалансовый счет 02 — фиксируем выбытие.

2. Если есть остаточная стоимость:

Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 Х8 411

Дебет 0 104 Х8 411 Кредит 0 101 Х8 411

3. Доход от макулатуры:

Дебет 2 205 74 56Х Кредит 2 401 10 172

Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 205 74 667

(Не забываем про забалансовый счет 17).

Лайфхаки для библиотекарей и бухгалтеров

✅ Хранение документов:

• Акты о списании — 10 лет.
• Первичные документы о поступлении — 5 лет.

✅ Как сэкономить?

• Договоритесь с местными пунктами приема макулатуры — это небольшой, но дополнительный доход.
• Проверяйте перечень заранее, чтобы успеть заказать новые учебники до начала учебного года.

Вывод

Списание учебников по новому перечню — не бюрократия, а возможность обновить фонд и избавиться от морально устаревших материалов. Главное — правильно оформить документы и не забыть про проводки.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Списание книг в библиотеке

Списание книг в библиотеке

Подборка наиболее важных документов по запросу Списание книг в библиотеке (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

МАУК «Межпоселенческий культурно-просветительский центр»           Киришского муниципального района

Методические рекомендации

Списание литературы в муниципальных библиотеках. Подходы и методы

Составила Егорова Н.Г.

 Списание документов из библиотечного фонда регулируют:

        — Федеральный закон «О библиотечном деле» от 29.12.1994г. №78-Ф3

        — Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда,                         утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077

— Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями. Руководство Нормативно-рекомендательный акт Российской библиотечной ассоциации Принято Конференцией Российской библиотечной ассоциации XX Ежегодная сессия, 21 мая 2015 г., город Самара.

— Положение об исключении документов из фондов библиотек МАУК МКПЦ «Киришского муниципального района» от 22.10.2015

— Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н

— Изменения, вносимые в Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. №1077. Приложение к приказу Министерсва культуры РФ от 2 февраля 2017 г. №115

— Положение об исключении документов из фондов библиотек МАУК МКПЦ        «Киришского муниципального района» от 22.10.2015

Положения этих документов распространяются на все виды изданий, входящих в состав библиотечного фонда, — постоянного, длительного, временного хранения.

Документы из библиотечных фондов исключаются по пяти причинам.

1. Непрофильность.

Издания могут стать непрофильными в результате перепрофилирования библиотеки, истечения срока хранения, утраты читательского спроса и т. д.

По непрофильности из фондов исключают:

 — документы, не комплектуемые библиотекой;

      — дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими           по оформлению, физическому состоянию изданиями;

      — документы с истекшим сроком хранения;

электронные документы, не соответствующие техническому и программному обеспечению библиотеки.

Чтобы установить непрофильность документов, их сверяют с профилем комплектования фондов библиотеки.

2. Ветхость.

Ветхость — это физический износ документов из-за естественного старения материалов, непригодности для использования и невозможности или нерациональности реставрации.

3. Дефектность.

Под дефектностью понимается утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.

4. Устарелость.

Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием. К таким документам относятся:

—        научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;

—        общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;

—        популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;

—        справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ — после выхода новых изданий;

—        учебники и учебные пособия — после выхода новых аналогичных учебников и пособий;

 —       документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, -после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;

—        научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;

—        правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;

—        справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;

—        другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

 Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К числу подобных изданий относятся:

      —  Большие и малые универсальные энциклопедии.

      —  Энциклопедические словари.

      —  Отраслевые энциклопедии.

      —  Языковые словари (кроме, орфографических словарей)

      —  Литература о выдающихся политических и государственных деятелях,                                                  —         деятелях науки и культуры, военачальниках, спортсменах и т.д.

     —   Издания по искусству и искусствоведению.

     —   Литература по родному краю.

     —   Картографические атласы (кроме, учебных).

               —    Местные издания.

     —   Литература по библиотековедению.

 
Художественная литература никогда не списывается как устаревшая по содержанию.

По причинам устарелости по содержанию, ветхости и дефектности запрещено           исключать единственные экземпляры документов постоянного хранения.

5. Утрата.

Документы из библиотечного фонда могут быть утрачены по разным причинам: кража, хищение, происшествия техногенного характера, стихийное бедствие, а также утеря в процессе хранения и использования.

Если издание потерял пользователь, он должен предоставить замену и возместить ущерб.

Решение о списании документа принимает постоянно действующая комиссия по исключению документов из библиотечного фонда (далее — комиссия). Комиссия создается приказом директора библиотеки. Чтобы списать издания, в библиотеках-филиалах, формируются списки документов для списания, которые подают на рассмотрение комиссии.

Решение комиссии оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее — акт о списании), составленным по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2015, № 37519, введен в действие с 19.06.2015 г.). Акт утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо. В каждом акте о списании указывают одну причину, ставшую основанием для списания объектов библиотечного фонда. Также уточняют, каким образом будет исполнено решение о списании:

— передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения; 

— утилизация                                           

       Акт о списании является единой формой для оформления выбытия документов из библиотечного фонда, в том числе периодических изданий (приложение №1).

 В Акте о списании указывается причина, послужившая основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда (ветхость, устарелость по содержанию, утрата) и мероприятие по исполнению решения о списании (безвозмездная передача другому учреждению, реализация, утилизация, передача в пункт вторсырья).

Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.п.).

Акты по любой причине списания делятся на:

— пожертвования (книги, подаренные читателями или организациями):

— бюджет (книги, купленные на деньги, выделенные местным или областным бюджетом)

К Акту о списании прилагается список документов, исключаемых из библиотечного фонда (приложение №2).

 Список включает:

— регистрационный номер;

— наименование документа;

— наименование единицы измерения;

— год издания

— отдел;

— количество экземпляров

— цена

— коэффициент переоценки;

— сумма

Документы в актах на списание располагаются в порядке алфавита. Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов.  В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других материалов выносится на обсуждение комиссии по сохранности фондов.

Комиссия   вправе        применить           все    переоценочные коэффициенты, установленные Правительством РФ и рыночные цены, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». (приложение 3)

На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета».

Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, за исключением случаев, регламентированных законодательством.

Сведения    о       выбывших          из      действующих      фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части «Книги суммарного учета».

Списание   периодических   изданий     происходит         по истечению их срока службы. Газеты: – через 5 лет, журналы – 10 лет. Городские и районные газеты списанию не подлежат.

         Списанные документы, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию сдаются в пункты вторичного сырья. Акт или накладная о сдаче списанных документов в пункт вторичного сырья прилагается к Акту о списании. Данные о стоимости списанных документов отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Советы по списанию:

— оптимально отбирается литература на списание в ходе проверки (инвентаризации) библиотечного фонда.

— отбор литературы на списание при возврате пользователями (физическая изношенность изданий в результате использования читателями (книговыдачи).

— отбор литературы на списание в санитарный день

Санитарный день — это комплекс мероприятии, направленных на обработку фондов библиотеки, очистку рабочих поверхностей от пыли и загрязнений, расстановку фонда, а также осуществление различных видов работы с документами (например, просмотр для оценки физического состояния, ремонт и реставрация, списание и проч.).

Практические советы по списанию

— ежегодно планировать работу по списанию документов (например — по отдельным отраслям знаний)

— особое внимание отделам: 63, 66

— составлять список на исключение документов согласно видов учетов (бюджет, пожертвования, брошюры)

— сельские библиотеки – отдельно составлять список на документы, поступившие до 2015г. и список документов, поступивших после 2015г.

             Приложение 1 Форма акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда

Рассмотрено на комиссии                                                                             УТВЕРЖДАЮ

по сохранности фондов                                                                                ________________

Протокол №                                                                                                   ________________

от ___________

АКТ № ______

«_______» ________________________20__ г.

Настоящий акт составлен комиссией в составе: председатель –

             члены комиссии

об исключении из библиотечного фонда

________ экземпляра книг на сумму ________ рублей ___ копеек

По причине:

Список книг на ___ листах прилагается

Подписи:

Председатель комиссии_____________(__________)

Члены комиссии: _________________ (___________)

                               _________________ (___________)

                               _________________ (___________)

                                               Приложение 2 Список на исключение объектов библиотечного фонда

Список

на исключение объектов библиотечного фонда

по причине

Подписи:

Председатель комиссии:_____________(___________)

Члены комиссии: _________________ (___________)

_________________ (___________)

_________________ (___________)

В т.ч. по отраслям знаний:

ОПЛ –

Ест. науч. –

Техн. –

С/Х –

Иск./спорт –

Языкозн. –

Худож. лит. –

Дет. лит. —

                                                                                                              Приложение 3 Тетрадь замены

Приложение 1 Форма акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда

Рассмотрено на комиссии                                                                             УТВЕРЖДАЮ

по сохранности фондов                                                                                ________________

Протокол №                                                                                                   ________________

От ___________

                                                              АКТ № ______

                                   «_______»________________________201__ г.

Настоящий акт составлен комиссией

об исключении из библиотечного фонда

________ экземпляра книг на сумму ________ рублей ___ копеек 

По причине: ветхость

Список книг на ___ листах прилагается

Распределение по содержанию

Подписи:

Члены комиссии: _________________ (___________)

_________________ (___________)

_________________ (___________)

Приложение 2 Список на исключение объектов библиотечного фонда

Подписи:

Члены комиссии: _________________ (___________)

_________________ (___________)

_________________ (___________)

В т.ч. по отраслям знаний:

ОПЛ –

Ест. науч. –

Техн. –

С/Х –

Иск./спорт –

Языкозн. –

Худож. лит. –

Дет. лит. —

                                                        Приложение 3 Тетрадь замены

Нормативная база

Списание документов из библиотечного фонда регулируют Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (далее — Порядок учета), и Руководство Российской библиотечной ассоциации «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями»

Положения этих документов распространяются на все виды изданий, входящих в состав библиотечного фонда, — постоянного, длительного, временного хранения. Исключение составляют рукописные и архивные документы, учет которых регламентируют специальные правила.

Порядок учета и Руководство РБА позволяют библиотекам передавать и даже продавать списанные документы юридическим и физическим лицам. Что для этого нужно сделать?

Библиотеки имеют право изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с Порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек на основании действующих нормативных правовых актов (п. 11 ст. 13 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»). Таким образом, чтобы использовать все возможности Порядка учета и Руководства РБА, на их основе каждой библиотеке следует принять собственный внутренний нормативный документ по порядку учета и согласовать его со своим учредителем. Иначе библиотека должна будет руководствоваться порядком, установленным в Федеральном законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Закон предусматривает сложную и длительную процедуру передачи имущества между разными бюджетными уровнями, например с федерального на муниципальный.

Если библиотека имеет статус бюджетного или автономного учреждения, следует предусмотреть порядок отнесения библиотечного фонда к особо ценному движимому имуществу или иному движимому имуществу и особый порядок списания особо ценного движимого имущества.

5 причин для списания

Документы исключают из библиотечных фондов по пяти причинам.

1 Непрофильность.

Примите к сведению

По непрофильности из фондов исключают:

• документы, не комплектуемые библиотекой;
• дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями;
• документы с истекшим сроком хранения;
• электронные документы, не соответствующие техническому и программному обеспечению библиотеки.

Чтобы установить непрофильность документов, их сверяют с профилем комплектования фондов библиотеки.

Профиль комплектования — документ, определяющий основные направления и особенности комплектования, тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в состав библиотечного фонда. Профиль комплектования утверждает директор библиотеки, после чего его согласовывают с учредителем.

Чтобы упорядочить списание документов из библиотечного фонда по непрофильности, рекомендуем библиотекам разработать свои критерии отнесения документов к непрофильным и оформить их в виде отдельного приложения к профилю комплектования.

2 Ветхость.

Ветхость — это физический износ документов из-за естественного старения материалов, непригодности для использования и невозможности или нерациональности реставрации.

3 Дефектность.

Под дефектностью понимается утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.

4 Устарелость.

По причине устарелости по содержанию из фондов исключают документы, которые потеряли актуальность. Читатели не запрашивают такие издания, а у библиотеки нет потребности в их дальнейшем перераспределении и реализации.

Обратите внимание

По причинам устарелости по содержанию, ветхости и дефектности запрещено исключать единственные экземпляры документов постоянного хранения.

5 Утрата.

Исключить документы, отнесенные к книжным памятникам, можно только по причине утраты при условии отражения информации об этом в Реестре книжных памятников.

Документы из библиотечного фонда могут быть утрачены по разным причинам: кража, хищение, происшествия техногенного характера, стихийное бедствие, а также утеря в процессе хранения и использования.

Какие документы считаются утраченными в процессе хранения и использования? Предположим, в библиотеке обнаружили, что по неустановленной причине документа нет на месте. Спустя определенный промежуток времени, который устанавливает библиотека, документ не нашелся. Тогда его считают утраченным в процессе хранения и использования и списывают. Когда период не установлен, документы исключают из фонда после двух плановых проверок, если все пути розыска исчерпаны.

 Об этом подробнее см.: Справочник руководителя учреждения культуры. 2016. № 9.

Если издание потерял пользователь, он должен предоставить замену и возместить ущерб.

Как списать издание

Решение о списании издания принимает постоянно действующая комиссия по исключению документов из библиотечного фонда (далее — комиссия). Комиссия создается приказом директора библиотеки. Чтобы списать издание, в отделах-фондодержателях и/или подразделениях, обслуживающих читателей, формируют списки документов для списания, которые подают на рассмотрение комиссии.

Решение комиссии оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее — акт о списании), составленным по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2015, № 37519, введен в действие с 19.06.2015, приложение 1). Акт утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо. В каждом акте о списании указывают одну причину, ставшую основанием для списания объектов библиотечного фонда. Также уточняют, каким образом будет исполнено решение о списании:

• передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения;
• безвозмездная передача другому учреждению;
• продажа юридическому или физическому лицу;
• утилизация.

К акту о списании прилагается список документов, исключаемых из библиотечного фонда (далее — список). Список включает:

• регистрационный номер и шифр хранения документа;
• краткое библиографическое описание;
• цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов на момент поступления в библиотечный фонд;
• коэффициент переоценки;
• цену после переоценки;
• общую стоимость исключаемых документов.

Если списывают печатные документы временного хранения, список можно заменить книжными формулярами. Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

Списки документов к актам на исключение формируются по причинам выбытия независимо от года издания.

Чтобы отразить цену документа с учетом коэффициентов переоценки библиотечного фонда, используйте сводную справочную таблицу коэффициентов (приложение 2). Заранее определите коэффициенты переоценки для периодов, в которых указаны максимальные и минимальные значения.

В конце списка к акту о списании для бухгалтерии комплектатор составляет справочную таблицу. В ней на основе данных о первоначальной стоимости документов указывается, сколько документов определенного года издания и на какую сумму списывается. То есть бухгалтерия переоценивает не каждый документ в отдельности. Общая сумма первоначальной стоимости документов за определенный год умножается на коэффициенты переоценки, которые были произведены за время нахождения документов этого года издания в библиотеке.

К акту о списании по причине утраты нужно приложить документы, подтверждающие утрату:

• пояснительную записку;
• в случае кражи или хищения — протокол, акт, заключение уполномоченных органов;
• при возмещении ущерба — финансовый документ о возмещении ущерба.

К акту о списании документов из библиотечных фондов как объектов особо ценного движимого имущества составляется технико-экономическое обоснование непригодности к дальнейшему использованию изданий в фондах библиотеки. Оба эти документа утверждают комиссия по списанию имущества и директор библиотеки. Затем документы предоставляются учредителю.

Что делать со списанными изданиями

После утверждения акта о списании исключенные документы можно реализовать, передать в фонды других библиотек или организаций, утилизировать либо передать в пункт вторичного сырья.

1. Если из фонда исключены непрофильные документы в удовлетворительном физическом состоянии и не утратившие актуальности, их передают в обменный фонд. Из обменного фонда их отдают бесплатно или продают физическим и юридическим лицам.

Безвозмездно документы из обменного фонда передаются некоммерческим организациям на основании их письменных запросов. Это позволяет докомплектовать библиотечные фонды.

Продать исключенные документы из обменного фонда можно по запросам юридических и физических лиц. Для этого документы нужно оценить. Это делает комиссия по оценке изданий, поступающих в фонды библиотеки и выбывающих из библиотеки. Эта комиссия также создается приказом директора. Оценка производится сравнительным методом на основе рыночных цен с учетом физического состояния изданий и НДС 10%. Акт оценки утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо.

Юридическим лицам документы продаются на основании договора, как правило, по безналичному расчету.

Физическим лицам продают издания, отобранные из обменного фонда, с оплатой заказа наличными средствами через контрольно-кассовый аппарат или с использованием иных платежных систем. Помимо кассового чека, оформляется товарный чек, где отражается перечень оплаченных изданий, их цены, сумма оплаты, дата продажи, должность, Ф. И. О., подпись сотрудника (материально ответственного лица), осуществившего продажу.

2.  Если документы исключены из основных, подсобных, обменных фондов и находятся в неудовлетворительном физическом состоянии либо утратили актуальность, библиотека направляет их в пункты вторичного сырья либо утилизирует.

Как это оформить

Исключение документов из библиотечного фонда отражают в регистрах индивидуального и суммарного учета библиотечных фондов.

На всех исключаемых из фондов документах специальным штемпелем погашаются штампы библиотеки и проставляется номер и дата утверждения акта о списании.

На документах, подлежащих продаже, проставляют штамп «Разрешено к продаже» с реквизитами названия библиотеки, номера и даты акта о списании.

Первичными учетными документами, подтверждающими факт выбытия документов из библиотечного фонда, являются:

• при безвозмездной передаче в другие организации — акт приема-передачи к договору о безвозмездной передаче или акт безвозмездной передачи, подписанный обеими сторонами;
• при передаче документов в пункт вторсырья — товарная накладная или акт сдачи-приемки к договору с организацией по переработке вторсырья.

Данные о стоимости списанных документов отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Приложение 1

Приложение 2

Источник: https://e.rukulturi.ru/503377