Инструкция по ведению трудовых книжек украина

Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників

(назва із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства праці та соціальної політики України,
Міністерства юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5)

Наказ Міністерства праці України,
Міністерства юстиції України,
Міністерства соціального захисту населення України
від 29 липня 1993 року N 58

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
17 серпня 1993 р. за N 110

Із змінами і доповненнями, внесеними
наказом Міністерства праці України,
Міністерства юстиції України,
Міністерства соціального захисту населення України
від 26 березня 1996 року N 29,
 наказами Міністерства праці та соціальної політики України,
Міністерства юстиції України
від 8 червня 2001 року N 259/34/5,
 від 24 вересня 2003 року N 266/118/5,
наказами Міністерства соціальної політики України,
Міністерства юстиції України
 від 8 листопада 2013 року N 748/2354/5,
 від 16 вересня 2014 року N 661/1541/5,
 від 6 жовтня 2014 року N 720/1642/5

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 N 301 «Про трудові книжки працівників» Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України НАКАЗУЮТЬ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників, що додається.

(пункт 1 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства праці та соціальної політики України,
 Міністерства юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5)

2. З прийняттям цього наказу Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, яка затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.74 N 162 (у редакції постанови Держкомпраці СРСР від 02.08.85 N 252), із змінами, що внесені постановою Держкомпраці СРСР від 19.10.90 N 412, не застосовується.

Інструкція
 про порядок ведення трудових книжок працівників

(назва в редакції наказу Міністерства праці
 та соціальної політики України, Міністерства
 юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5)

1. Загальні положення

1.1. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

(абзац другий пункту 1.1 в редакції наказу Міністерства праці
 та соціальної політики України, Міністерства
 юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5)

Абзац третій пункту 1.1 виключено

(згідно з наказом Міністерства праці
 та соціальної політики України, Міністерства
 юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5,
у зв’язку з цим абзац четвертий вважати абзацом третім)

Трудові книжки ведуться на студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності.

(пункт 1.1 доповнено новим абзацом третім згідно з
 наказом Міністерства соціальної політики України,
 Міністерством юстиції України від 08.11.2013 р. N 748/2354/5,
у зв’язку з цим абзац третій вважати абзацом четвертим)

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

1.2. Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

1.3. При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

1.4. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська) та військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних сил держав учасниць СНД, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

1.5. Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку, регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. N 301 «Про трудові книжки працівників», цією Інструкцією та іншими актами законодавства.

2. Заповнення трудових книжок

а) загальні вказівки:

2.1. Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами.

2.2. Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття студента вищого, учня професійно-технічного навчального закладу, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, на стажування.

(абзац перший пункту 2.2 у редакції наказу Міністерства
 соціальної політики України, Міністерства юстиції України
 від 08.11.2013 р. N 748/2354/5)

До трудової книжки вносяться:

відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;

відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

2.3. Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

2.4. Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 р., у графі 2 трудової книжки записується «05.01.1993».

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

2.5. З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (типова відомча форма N П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. N 277), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

(абзац перший пункту 2.5 із змінами, внесеними згідно з
наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України,
 Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 р. N 29)

Міністерства і відомства за згодою з відповідними галузевими профспілками можуть, як виняток, дозволити підприємствам, що працюють в умовах територіальної роз’єднаності (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані), проводити ознайомлення з записами, що внесені до трудової книжки, в заочному порядку шляхом направлення власником книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці.

2.6. У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

2.7. У разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

2.8. Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності — вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності — облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

2.9. Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

2.10. У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за N таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за N таким-то є недійсним, звільнений …» і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається «Дублікат» трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

б) занесення відомостей про працівника

2.11. Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження.

2.12. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

2.13. Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

в) внесення відомостей про роботу

2.14. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 пишеться: Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій».

(абзац третій пункту 2.14 із змінами, внесеними згідно з
наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України,
 Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 р. N 29)

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені у цих Списках, обов’язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи надається новий розряд, тоді про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

2.15. Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа переіменоване на таке-то», а у графі 4 проставляється підстава перейменування — наказ (розпорядження), його дата і номер.

2.16. Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики і при проходженні стажування підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують занесення до трудових книжок студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів відомостей про роботу та стажування згідно з одержаними даними. Довідки зберігаються в особистих справах зазначених осіб, як документи суворої звітності.

(абзац другий пункту 2.16 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства соціальної політики України,
 Міністерства юстиції України від 08.11.2013 р. N 748/2354/5)

2.17. Запис у трудову книжку про стажування студентів вищих, учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, вноситься підприємством, установою, організацією, де вони проходили стажування, із зазначенням посади, періоду та місця проходження (структурний підрозділ) стажування, спеціальності (кваліфікації) або професії (кваліфікаційного рівня) стажиста. Підставою для таких записів є наказ про проходження стажування.

(главу 2 доповнено новим пунктом 2.17 згідно з
 наказом Міністерства соціальної політики України,
 Міністерства юстиції України від 08.11.2013 р. N 748/2354/5,
у зв’язку з цим пункти 2.17 — 2.29
 вважати відповідно пунктами 2.18 — 2.30)

2.18. Для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв’язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться підприємством, де надалі вони будуть працювати.

2.19. До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

а) про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

б) про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

в) про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у п. 2.16 цієї Інструкції;

г) про роботу як членів колгоспу — у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;

д) про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

е) безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

Передбачені цим пунктом записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.

2.20. При відновленні в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги по державному соціальному страхуванню до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу «Відомості про роботу» вноситься запис «Безперервний трудовий стаж відновлений із такого-то числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Працівникам, які зайняті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при поверненні в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 зазначеного розділу трудової книжки робиться запис: «Безперервний стаж роботи зберігається».

2.21. Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві — в Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв, в Автономній Республіці Крим — у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти, в областях — в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємствах, визначених обласними державними адміністраціями, у м. Севастополі — в міській державній адміністрації.

(абзац перший пункту 2.21 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства праці та соціальної політики України,
 Міністерства юстиції України від 24.09.2003 р. N 266/118/5)

Ці організації роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування на роботу робиться запис: «Прийнято на посаду _______ (назва представництва компанії) в Україні» і при звільненні робиться запис:
«Звільнено з роботи

______________________________________________»
                                                      (причина звільнення)  
 із посиланням на відповідні статті КЗпП України. Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співпрацівниками міжнародних організацій та іншими прирівненими до них іноземцями на території України, є недійсний.

(абзац другий пункту 2.21 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства праці та соціальної політики України,
 Міністерства юстиції України від 24.09.2003 р. N 266/118/5)

2.21-1. Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Зазначені в абзаці першому цього пункту фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис: «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначаються дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)», при цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)»), а при звільненні — запис: «Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України)», при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)».

Унесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, незалежно від місця реєстрації трудового договору, і засвідчуються його печаткою.

(абзац третій пункту 2.21-1 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства соціальної політики України, Міністерства юстиції України
 від 16.09.2014 р. N 661/1541/5)

(Інструкцію доповнено пунктом 2.21-1 згідно з наказом
 Міністерства праці  та соціальної політики України,
 Міністерства юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5)

2.22. До трудових книжок осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить запис про те, що час роботи у цей період не зараховується до загального та безперервного стажу (розділ «Відомості про роботу» трудової книжки, графа 3).

У тому разі, коли судом в установленому законом порядку час відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, у трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується до безперервного трудового стажу.

Зазначені записи вносяться до трудової книжки по закінченні фактичного строку відбування покарання, що установлюється за довідками органів МВС України.

При звільненні засудженого з роботи у порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться до трудової книжки тим підприємством, на яке був прийнятий або направлений засуджений.

Підставою для внесення до трудових книжок передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

У розділі трудової книжки «Відомості про роботу» робляться такі записи:

У графі 1 зазначається порядковий номер запису; у графі 2 — дата внесення запису; у графі 3 пишеться: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується у загальний стаж та безперервний трудовий стаж.

При включенні судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишеться: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується в безперервний трудовий стаж».

У графі 4 зазначається підстава для внесення запису до трудової книжки — наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видачі і номер.

2.23. Питання визнання недійсними відповідних записів, внесених до трудових книжок громадян: «звільнений від роботи (посади) у зв’язку із незаконним засудженням або звільнений з посади у зв’язку із незаконним притягненням до кримінальної відповідальності» і про видачу їм дублікатів трудових книжок, а також питання занесення до трудових книжок відповідних записів особам, засудженим до позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю і про порядок надання їм дублікату трудової книжки регулюються чинним законодавством.

г) занесення відомостей про нагородження і заохочення

2.24. До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер.

2.25. Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовку назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

д) заповнення трудової книжки при звільненні

2.26. Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Наприклад: «Звільнений в зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України».

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов’язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку з зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України».

2.27. Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 — дата звільнення; у графі 3 — причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв’язку із скороченням штату працівників. 10 жовтня 1993 р. є останнім днем його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис: у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 2 — дата звільнення (10.10.93), у графі 3 записується: «Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України», у графі 4 зазначається дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

2.28. У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу на таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України».

2.29. У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв’язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується «Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

2.30. У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Штамп ставиться у розділі «Відомості про призначення пенсії». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) зазначений штамп ставиться на першій сторінці.

3. Вкладиш до трудової книжки

3.1. У тому разі, коли в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

3.2. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з надписом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначається серія і номер вкладиша.

3.3. У разі необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніш установленого 1938 р. і 1974 р. зразків).

4. Видача трудової книжки у разі звільнення

4.1. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

При цьому для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів в трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряється печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами і засвідчуються окремо обидва тексти.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органа працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 цієї Інструкції.

4.2. Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

4.3. У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» і дати запису у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», далі заповнюється графа 4 — зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

5. Дублікат трудової книжки

5.1. Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.

5.2. Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

5.3. Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 — причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

5.4. Не зазначаються у підсумованому загальному стажі роботи, а записуються окремим рядком із посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів крім відомостей, що передбачені у пункті 2.18 цієї Інструкції, такі записи:

а) про час перебування у народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування і дати звільнення із служби;

б) про роботу як члена артілі промислової кооперації.

5.5. Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.

5.6. Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.

Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.

У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

(главу 5 доповнено пунктом 5.6 згідно з наказом Міністерства
 соціальної політики України, Міністерства юстиції України
 від 06.10.2014 р. N 720/1642/5)

6. Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання.

6.1. При виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

(абзац перший пункту 6.1 в редакції
наказу Міністерства праці України, Міністерства юстиції України,
 Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 р. N 29)

У разі невірного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

6.2. Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

6.3. Власник або уповноважений ним орган зобов’язан постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

7. Облік трудових книжок

7.1. На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

а) книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. N 277;

(підпункт «а» абзацу першого пункту 7.1 із змінами, внесеними згідно з
наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України,
 Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 р. N 29)

б) Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. N 277;

(підпункт «б» абзацу першого пункту 7.1 із змінами, внесеними згідно з
наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України,
 Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 р. N 29)

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться усі операції, пов’язані з одержанням і витраченням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.

У разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

7.2. Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

По закінченні кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає в бухгалтерію звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, що одержані за заповнені трудової книжки і вкладиші до них з додатком прибуткового ордеру каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою наказом Міністату України від 27 жовтня 1995 р. N 277.

(абзац другий пункту 7.2 із змінами, внесеними згідно з
наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України,
 Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 р. N 29)

8. Розгляд трудових спорів

8.1. Відповідно до статті 224 Кодексу законів про працю України комісія по трудових спорах є обов’язковим первинним органом для розгляду трудових спорів, пов’язаних із застосуванням цієї Інструкції.

Роз’яснення з питань, що пов’язані із застосуванням цієї Інструкції, надає Мінпраці України.

Нравится? Лайкни!

6. Ведение трудовых книжек

Трудовая книжка согласно ст. 48 КЗоТ является основным документом о трудовой деятельности работника.

Порядок ведения трудовых книжек на работников установ­лен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работни­ков, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Ми­нистерства юстиции Украины, Министерства социальной защи­ты населения Украины от 28.07.93 г. № 58, с изменениями и дополнениями, которая приведена в приложении 8 (далее — Инструкция № 58).

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физических лиц более пяти дней. Что касается ведения трудовых книжек на лиц, работающих на предприятии совместителями, то в Инст­рукции № 58 указано, что трудовые книжки ведутся только по месту их основной работы.

Для ведения трудовых книжек на предприятии приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается ответ­ственность за своевременное и правильное заполнение трудо­вых книжек, за их учет, сохранность и выдачу. На небольших предприятиях эти функции, как правило, осуществляет лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства. Рас­смотрим требования, предъявляемые действующим законода­тельством к порядку ведения и учета трудовых книжек на предприятиях.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

Записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях производит лицо, ответственное за ведение трудо­вых книжек на предприятии, после издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя не позднее недельного срока со дня приема на работу, а в случае увольнения — в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответ­ствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя.

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифра­ми. Например, если работник принят на работу (оформлен при­каз о принятии на работу) 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001». Записи должны выполняться акку­ратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, собствен­ник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работни­ка под расписку в личной карточке (форма № П-2), в которой должна быть повторена соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Рекомендуемые материалы

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках и состоит из следующих разделов:

— сведения о работнике;

— сведения о работе;

— сведения о награждении;

— сведения о поощрениях;

— сведения о назначении пенсии. Рассмотрим порядок заполнения каждого раздела.

Заполнение сведений о работнике

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике. Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений или замены имени и отчества ини­циалами) и дата рождения записываются на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Затем указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удосто­веряет правильность внесенных сведений.

На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

При внесении изменений в фамилию, имя, отчество или дату рождения собственник или уполномоченный им орган на осно­вании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) производит необходимые исправления записей со ссылкой на номер и дату этих документов следующим образом: одной чертой зачеркивает запись (фамилию, имя, отчество, дату рож­дения) и вносит новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подпи­сью руководителя предприятия или специально уполномоченно­го им лица и печатью предприятия или отдела кадров. Пример ссылки: «Фамилия изменена в связи со вступлением в брак (свидетельство І — ВЛ № 063072)».

Заполнение сведений о работе

Этот раздел трудовой книжки содержит такие графы:

— графа 1 «№ записи»;

— графа 2 «Дата»;

—  графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)»;

— графа 4 «На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)».

Заполнение этого раздела трудовой книжки выполняется в следующей последовательности. В графе 3 в форме заголов­ка указывается полное наименование предприятия. Затем под этим заголовком в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема на работу, в графе 3 — принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наиме­нования, а также работы, профессии или должности и присво­енного разряда.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся для работников и служащих в соответствии с наименованиями профессий и долж­ностей, указанных в Государственном классификаторе Украины «Классификатор профессий ГК 003-95», утвержденном прика­зом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. № 257.

В графе 4 указывается основание для внесения записей в трудовую книжку — приказ (распоряжение) руководителя пред­приятия, его дата и номер.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и при приеме на работу.

Если работнику в период работы присваивается новый раз­ряд, то об этом в установленном порядке делается соответствую­щая запись.

В трудовую книжку не вносятся записи о:

— временном переводе на другую работу для замещения работника;

— переводе на легкий труд беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;

—  временном переводе в случае производственной необхо­димости;

— временном переводе на другую работу на том же предпри­ятии в случае простоя.

Хотелось бы обратить внимание на порядок заполнения трудовой книжки работников, устраивающихся на работу впер­вые.

В этом случае в трудовой книжке отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование документов отражаются записи о:

—  времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войск, где на тех, кто проходит службу, не распространя­ется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

—  времени обучения в профессиональных учебно-воспита­тельных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и др.);

—  времени обучения в высших учебных заведениях, аспи­рантуре и клинической ординатуре;

— работе в качестве членов колхозов (в случае если действу­ющим законодательством предусмотрено зачисление этой рабо­ты в стаж работников);

—  времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который согласно заключению медицинского учреждения нуж­дается в постоянном уходе (п. «е» ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91г. № 1788-ХП, с изме­нениями и дополнениями), в том числе за престарелым, дос­тигшим 80-летнего возраста (на основании медицинского зак­лючения).

Безработным лицам в период получения пособия по безра­ботице записи в трудовую книжку производятся органом госу­дарственной службы занятости населения.

Основанием для отражения вышеуказанных записей явля­ются военные билеты, дипломы, свидетельства, аттестаты, справки и другие документы.

Если за время работы работника изменяется наименование предприятия, то об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то чис­ла переименовано в такое-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Заполнение сведений о награждениях и поощрениях.

В разделы «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощ­рениях» трудовых книжек работников записываются сведения о награждении работников государственными наградами Украины и знаками отличия Украины; сведения о поощрениях за успехи в труде (открытия, рационализаторские предложения, изобрете­ния, на которые выданы дипломы).

Наряду с этим в трудовых книжках не отражаются записи о полученных премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер. Также в трудовую книжку не вносятся записи о взысканиях.

Порядок внесения записей в разделы «Сведения о награжде­ниях» и «Сведения о поощрениях» следующий.

В графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки в виде заголовка указывается наименование предприятия. Затем в следую­щей строке в графе I указывается порядковый номер записи; в графе 2 приводится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывает­ся, кем награжден или поощрен работник, за какие заслуги и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и название документа).

Записи о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия.

Ниже приведены примеры занесения в трудовую книжку записей о награждениях и поощрениях работников.

Заполнение трудовой книжки при увольнении работника

Записи в трудовой книжке о причине увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками КЗоТ со ссылкой на соответствующие статью, пункт. Например: «Уво­лен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ».

При расторжении трудового договора по инициативе работ­ника по причинам, с которыми законодательство связывает пре­доставление определенных льгот и преимуществ, запись об уволь­нении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачис­лением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ»).

Записи в трудовую книжку об увольнении осуществляются следующим образом:

— в графе 1 ставится порядковый номер записи;

—  в графе 2 — дата увольнения (днем увольнения считается последний день работы);

—  в графе 3 — причина увольнения;

—  в графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) руководителя пред­приятия, номер и дата.

При увольнении работника все записи о работе и награжде­ниях, внесенных в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, должны быть удостоверены подписью руководите­ля предприятия или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При получении трудо­вой книжки работник должен расписаться в Книге учета движе­ния трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №277.

В случае если работник в день увольнения отсутствует на работе, то собственник или уполномоченный им орган в этот день посылает ему почтовое уведомление с указанием необходи­мости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по ука­занному адресу допускается только с письменного согласия ра­ботника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направ­ляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 записывается: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся на протяжении двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, находящихся на работе. По истечении этого срока невостребо­ванные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве пред­приятия на протяжении пятидесяти лет, а по окончании указан­ного срока подлежат уничтожению.

Внесение изменений в трудовую книжку.

В случае если в трудовой книжке обнаружена ошибка или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награж­дении и поощрении, исправления производятся предприятием, на котором была внесена соответствующая запись.

Исправление сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа (распоряжения). При утере приказа (распоря­жения) или несоответствия записи фактически выполняемой ра­боте исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом следует иметь в виду, что показания свидетелей не могут служить основанием для внесения исправления.

Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждени­ях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) не допускается осуществлять путем зачеркивания. Согласно Инст­рукции № 58 исправления неточных или неправильных записей в трудовой книжке должны производиться в следующем порядке:

— в графе 1 указывается порядковый номер;

— в графе 2 — дата внесения исправительной записи;

—  в графе 3 — «Запись под № таким-то недействительна. Принят на такую-то профессию (должность)»;

—  в графе 4 приводится дата и номер приказа (распоряже­ния) руководителя предприятия, запись из которого неправиль­но внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, восстанов­лении на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.

Выдача дубликата трудовой книжки.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш), должно уве­домить об этом предприятие по месту последней работы. Не позднее 15 дней после принятия заявления предприятие выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надпи­сью «Дубликат» в правом верхнем углу первой (титульной) стра­ницы.

Заполнение дубликата трудовой книжки осуществляется сле­дующим образом. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до трудоустройства на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь приво­дится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, подтвержденная документально.

При этом данные об общем стаже работника записываются суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Затем данные об общем стаже, подтвержденные докумен­тально, записываются по отдельным периодам работы в следую­щем порядке:

— в графе 2 указывается дата принятия на работу;

— в графе 3 пишется наименование предприятия, где рабо­тал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

В случае если представленные документы не содержат пол­ностью указанных выше данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые имеются в документах;

— в графе 4 указываются наименование, дата и номер доку­мента, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Согласно Инструкции № 58 не учитываются при определений общего стажа работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих доку­ментов записи о:

—  времени пребывания в народном ополчении и партизан­ских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

—  работе в качестве члена артели промышленной коопера­ции.

Инструкцией № 58 предусмотрено, что дубликат трудовой книжки выдается также в случае, если трудовая книжка работни­ка стала непригодной (обгорела, разорвалась и т. д.) для даль­нейших записей. При этом на первой странице ставшей непри­годной трудовой книжки необходимо сделать надпись: «Выдан дубликат» и выдать работнику такую трудовую книжку. При устройстве на новое место работы работник должен предъявлять дубликат трудовой книжки.

Учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

При выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или дубли­ката предприятие взыскивает с работника их стоимость.

На предприятии ведутся следующие документы по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

— Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Типовые формы указанных книг утверждены приказом Ми­нистерства статистики Украины от 27.11.95 г. № 277. Книга уче­та бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руково­дителя предприятия и печатью.

В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходовани­ем бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Все записи в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к Ним производятся бухгалтерией предприятия.

Образец заполнения Книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним приведен в Приложении Ф.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или лицом, осуществляющим оформле­ние приема и увольнения работников. В этой Книге производит­ся регистрация всех трудовых книжек и вкладышей к ним, кото­рые приняты от работников при устройстве на работу, а также трудовых книжек и вкладышей к ним, выданных работникам, принятым на работу, с указанием серии и номера.

Ведение трудовых книжек на работников,

работающих у физических лиц.

Обязанность ведения трудовых книжек на наемных работни­ков закреплена за частными предпринимателями статьей 48 «Тру­довые книжки» КЗоТ, согласно которой трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше пяти дней.

Согласно п.п. 2.20-1 Инструкции № 58 записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письменному трудовому договору, зарегистриро­ванному в установленном порядке в государственной службе занято­сти. Порядок регистрации трудового договора утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. № 260 и подробно рассмотрен в п. 2.7 данного издания.

Записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письмен­ному трудовому договору, зарегистрированному в установлен­ном порядке в государственной службе занятости.

Фазы стратегического планирования информационных систем — лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.

С учетом положений п.п. 2.20-1 Инструкции № 58, а также прочих норм этой Инструкции, регулирующих порядок внесе­ния записей в трудовую книжку, порядок заполнения трудовой книжки наемного работника частным предпринимателем сво­дится к следующему.

При приеме на работу наемного работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки как заголовок указывает­ся полное название физического лица ­ субъекта предпринимательской деятельности (частного предпринимателя).

Под этим заголовком в графу 1 трудовой книжки заносится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата принятия наемного работника на работу (как правило, дата заключения трудового договора). Записи дат выполняются араб­скими цифрами (число и месяц записываются двузначными числами, а год ­ четырехзначным числом). К примеру, если работник принят частным предпринимателем на работу 1 августа 2002 года, в графе 2 трудовой книжки записывается «01.08.2002 г.».

В графу 3 трудовой книжки работника частным предприни­мателем вносится запись: «Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указывается дата и номер договора), зарегистрированному в го­сударственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий и должностей, опре­деленных в Государственном классификаторе Украины «Класси­фикатор профессий ГК 003-95», утвержденном приказом Госстан­дарта Украины от 27.07.95 г. № 257. В графе 4 трудовой книжки указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой заня­тости: «трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»).

В случае увольнения работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы наемного работника у частно­го предпринимателя, заверяются подписью частного предприни­мателя и печатью (при ее наличии). Поскольку трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках, то частным предпринимателем заверяются отдельно оба текста.

Записи, внесенные в трудовую книжку частным предприни­мателем (работодателем), подтверждаются подписью должност­ного лица органа государственной службы занятости, зарегист­рировавшего трудовой договор, и удостоверяются его печатью.

Ответственность за достоверность предоставленных сведений возлагается на лицо, которое своей электронной подписью утверждает подачу сведений в реестр. Поэтому перед подачей сведений в Реестр рекомендуем провести аудит бумажных трудовых книжек. Кроме этого, советуем использовать лицензионное программное обеспечение для уверенности в том, что персональные данные работников не попадут в свободный доступ в сеть. Помните, что работодатель несет ответственность в случае разглашения персональных данных.

Обратите внимание, что для качественной обработки и во избежание ошибок следует учитывать требования нормативно-правовых актов и ПФУ к оформлению трудовых книжек и их скан-копий.

После переноса сведений в Реестр работодатель будет обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки работнику. По желанию работника работодатель будет продолжать вносить записи о работе в бумажную трудовую книжку. Однако, трудовая книжка в бумажном виде будет уже храниться у самого работника и при необходимости внесения записи он будет предъявлять трудовую книжки работодателю для заполнения. То есть, по требованию сотрудника работодатель обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о работе.

В случае увольнения работника, ведение трудовой книжки которого осуществлялось в электронном формате, работодатель выдаёт сотруднику только копию приказа об увольнении, проводит окончательные расчеты и делает соответствующую запись в Реестре. В случае увольнения работника, по просьбе которого параллельно велась трудовая книжка в бумажном виде, после предъявления таким работником бумажной трудовой книжки, работодатель делает соответствующую запись. Невнесение любых сведений об увольнении работника в бумажную трудовую книжку и ее невыдача в случае, если работник не предъявит такое требование и не предоставит трудовую книжку для заполнения, не будет иметь негативных последствий для работодателя.

УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Госкомтруда СССР
от 20 июня 1974 г. N 162

ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

(в ред. Постановлений Госкомтруда СССР от 02.08.85 N 252, от 31.03.87 N 201, от 19.10.90 N 412)

1. Общие положения

1.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

1.2. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятий трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

1.3. Лица, поступающие на работу в качестве рабочих и служащих впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией, поселковым или сельским Советом народных депутатов, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена исполнительным комитетом соответствующего Совета народных депутатов), уволенные из рядов Вооруженных Сил СССР обязаны предъявить администрации военный билет.

1.4. Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета, регулируются постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (СП СССР, 1973 г., N 21, ст. 115) и настоящей Инструкцией.

2. Заполнение трудовых книжек

а) Общие указания

2.1. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено данное предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР. (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 19.10.90 N 412)

2.2. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

2.3. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 1984 г., в графе 2 трудовой книжки ранее установленного образца (1938 г.) записывается: «1984.05.01», в трудовых книжках, выданных после 1 января 1975 г.: «05.01.1984».

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

2.4. С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Министерства и ведомства СССР и Советы Министров союзных республик по согласованию с соответствующими центральными комитетами и республиканскими советами профсоюзов могут в порядке исключения разрешать предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), производить ознакомление с записями, вносимыми в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР).

2.5. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

2.6. В случае необходимости администрация предприятия выдает рабочим и служащим по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

2.7. Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии — вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

2.8. Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производятся на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

2.9. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за N таким-то недействительна, уволен…» и указывается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись:»Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 31.03.87 N 201)

б) занесение сведений о работнике

2.10. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование — среднее, среднее специальное и высшее — указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.

2.11. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

2.12. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

в) Занесение сведений о работе

2.13. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих — в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для служащих — в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в указанный справочник, а также в Единую номенклатуру должностей служащих или штатное расписание, доводятся до сведения рабочих и служащих, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) администрации вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление рабочему второй и последующей профессии отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия — электрогазосварщик с присвоением 3 разряда. В трудовой книжке пишется: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата установления второй профессии, в графе 3 пишется: «Установлена вторая профессия — электрогазосварщик с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

При выполнении работ по вновь установленной профессии в трудовой книжке делается об этом соответствующая запись. Например, пишется: «Установлена вторая профессия — электрогазосварщик с присвоением 3 разряда с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в таком-то производстве», в графе 4 наряду с указанием соответствующего удостоверения об установлении второй профессии, его номера и даты делается ссылка на дату и номер приказа.

Отмечается в трудовой книжке и работа в составе специализированных или комплексных бригад с одновременным указанием совмещения нескольких профессий.

При назначении бригадиром производственной бригады в трудовой книжке производится соответствующая запись со ссылкой на приказ (распоряжение) руководителя предприятия либо руководителя производственной единицы, цеха или другого структурного подразделения.

При освобождении бригадира руководства бригадой в случаях и порядке, предусмотренном соответствующим отраслевым положением о производственной бригаде, совете бригады и совете бригадиров, в трудовой книжке делается запись: «Освобожден от руководства производственной бригадой».

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы. (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 31.03.87 N 201)

По желанию работника (по письменному его заявлению) запись в трудовую книжку о работе по совместительству может не производиться.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

2.14. Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

2.15. Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений, в партийных школах и школах профдвижения. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Период работы указанных студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих отрядах, при прохождении производственной практики и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают занесение в трудовые книжки студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов сведений о работе согласно полученным данным. Справки хранятся в личных делах указанных лиц как документы строгой отчетности.

2.16. Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и в связи с этим не имеющим трудовых книжек, сведения о работе в студенческих отрядах, на производственной практике, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать.

2.17. В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

а) о времени службы в составе Вооруженных Сил СССР, в органах Комитета государственной безопасности СССР и Министерства внутренних дел СССР, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы,

б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров,

в) о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), партийных школах, школах профдвижения и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, указанных в п. 2.15. настоящей Инструкции,

г) о работе в качестве члена колхоза — в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Предусмотренные в настоящем пункте записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.

2.18. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку рабочего или служащего по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов.

Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва, в графе 3 указанного раздела трудовой книжки производится запись: «Непрерывный стаж работы сохраняется».

2.19. В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, администрация предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж (раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, графа 3).

В тех случаях, когда судом в установленном законом порядке время отбывания исправительных работ без лишения свободы включено в общий трудовой стаж, в трудовых книжках производится запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.

Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов МВД СССР.

При увольнении осужденного с работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку тем предприятием, на которое был принят или направлен осужденный.

Основанием для внесения в трудовые книжки предусмотренных настоящим пунктом записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (определением) суда.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки производятся следующие записи:

в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».

При включении судом времени отбывания исправительных работ в общий трудовой стаж в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».

В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер.

2.20. Вопросы признания недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовые книжки граждан, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, и о выдаче им дубликатов трудовых книжек регулируется статьей 5 Положения о порядке возмещения ущерба, причиненного гражданину незаконными действиями органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и суда, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 18 мая 1981 г., а вопросы занесения в трудовые книжки соответствующих записей лицам, осужденным к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, и о порядке выдачи им дубликата трудовой книжки — статьей 6 Положения о порядке и условиях исполнения уголовных наказаний, не связанных с мерами исправительно-трудового воздействия на осужденных, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 15 марта 1983 г. Дубликат трудовой книжки указанным лицам выдается в порядке, установленном пунктом 2.9 настоящей Инструкции. (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 31.03.87 N 201)

г) Занесение сведений о награждениях и поощрениях.

2.21. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о награждениях» вносятся следующие сведения:

а) о награждении орденами и медалями и о присвоении почетных званий на основании указов Президиума Верховного Совета СССР и указов Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик, награждении почетными грамотами Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик;

б) о присвоении званий «Лауреат Ленинской премии», «Лауреат Государственной премии»

в) о награждении почетными грамотами и нагрудными знаками на основании постановлений ВЦСПС;

г) о награждении и присвоении почетных званий на основании решений ЦК ВЛКСМ;

д) о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством министерствами, ведомствами, исполкомами Советов народных депутатов совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами (например, присвоение звания «Почетный горняк», «Почетный металлург», «Почетный шахтер», присвоение звания лучшего работника по данной профессии, награждение почетной грамотой министерства и ЦК профсоюза, награждение общесоюзными знаками победителей социалистического соревнования и др.);

е) о награждении медалями, ценными подарками и Дипломами ВДНХ СССР;

ж) в «Инструкции» не приводится;

з) о присвоении звания Ударника коммунистического труда (в случае лишения звания в трудовую книжку вносится об этом соответствующая запись).

2.22. В трудовые книжки образца 1938 года ранее предусмотренные награждения (пункт 29 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162), полученные после 1 января 1975 г., вносятся в раздел «Сведения о поощрениях и награждениях». В этот же раздел трудовой книжки ранее установленного образца (1938 г.) вносятся и вновь введенные награждения (например, о награждения медалями и Дипломами ВДНХ СССР), полученные после 1 января 1986 г.

2.23. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся следующие сведения:

а) О поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом в соответствии с Законом СССР «О трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями»

б) О поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета, на Доску почета и др.), а также о поощрениях, полученных рабочими и служащими в колхозах, совхозах и других государственных предприятиях сельского хозяйства в период оказания помощи этим хозяйствам;

в) О других поощрениях в соответствии с действующим законодательством;

г) Об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

2.24. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 2 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

д) Заполнение трудовой книжки при увольнении

2.25. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Например, «Уволен по соглашению сторон, п. 1, ст. 29 КЗоТ РСФСР». (Здесь и далее в Инструкции приводятся ссылки на КЗоТ РСФСР, при этом имеются ввиду также соответствующие статьи КЗоТ других союзных республик.)

При рассмотрении и утверждении трудовым коллективом кандидатуры передовиков производства для направления на обучение в высшие и средние специальные учебные заведения с выплатой стипендии за счет средств предприятия в трудовой книжке производится запись: «Освобожден от работы в связи с направлением на обучение (указывается высшее или среднее специальное учебное заведение) как передовика производства с выплатой стипендии за счет средств (указывается конкретное предприятие), ст. 31 КЗоТ РСФСР».

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с переездом в другую местность, в порядке организованного набора рабочих, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины. Например, «Уволен по собственному желанию в связи с направлением на работу по организованному набору рабочих для работы на предприятии (указывается конкретное предприятие), ст. 31 КЗоТ РСФСР».

2.26. Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения, в графе 3 — причина увольнения, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы.

Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штатов. 10 октября 1986 г. является последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения (10.10.1986), в графе 3 пишется: «Уволен по сокращению штатов, п. 1 ст. 33 КЗоТ РСФСР», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

2.27. При переводах из одного предприятия в другое по распоряжению вышестоящих органов, по согласованию между руководителями предприятий либо по решению соответствующих партийных и советских органов, а также профсоюзных и комсомольских организаций в графе 3 записывается ссылка на согласование или решение этих органов и организаций.

Примеры: «Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие по распоряжению такого-то министерства, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР».

При переходе на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР».

2.28. При расторжении трудового договора по инициативе администрации в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства СССР. Например, в графе 3 пишется: «Уволен по сокращению штатов (или численности) работников, п. 1 ст. 33 КЗоТ РСФСР» и далее в скобках указывается соответствующее постановление Совета Министров СССР.

2.29. При назначении пенсии по старости, пенсии за выслугу лет, персональной пенсии в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии». В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп ставится на первой странице.

3. Вкладыш в трудовую книжку

3.1. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

3.2. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.

3.3. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного (1938 г.) образца).

4. Выдача трудовой книжки при увольнении

4.1. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Если трудовая книжка заполнялась одновременно на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа и на официальном языке СССР, то заверяются оба текста. (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 19.10.90 N 412)

Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.9 настоящей Инструкции. (в ред. Постановления Госкомтруда СССР от 31.03.87 N 201)

4.2. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в тот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.

4.3. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке.

5. Дубликат трудовой книжки

5.1. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

5.2. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

5.3. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник, а начиная с 1 января 1986 г. — и сведения (при их наличии), предусмотренные в абзаце третьем пункта 2.13. настоящей Инструкции.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данное предприятие.

5.4. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов помимо сведений, предусмотренных в пункте 2.17. настоящей Инструкции, следующие записи:

а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

б) о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;

в) о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

5.5. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение

6.1. При выдаче трудовой книжки (дубликата) администрация взимает с работника 50 копеек, а при выдаче вкладыша в трудовую книжку — 30 копеек.

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

6.2. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

6.3. Администрация предприятий обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

7. Учет трудовых книжек

7.1. На предприятиях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним,

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия (форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается). (Приложения к настоящей Инструкции не приводятся.)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь (форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР) в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

7.2. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).

8. Контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книжек

8.1. Контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книжек осуществляется в порядке, предусмотренном постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (СП СССР, 1973, N 21, ст. 115).

8.2. Разъяснения по вопросам, связанным с применением настоящей Инструкции, дает Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС.

9. Рассмотрение трудовых споров

9.1. В соответствии с пунктом 10 Положения о порядке рассмотрения трудовых споров, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 20 мая 1974 г., помимо трудовых споров, перечисленных в данном пункте, комиссии по трудовым спорам являются обязательным органом по рассмотрению также и других трудовых споров, связанных с применением положений и инструкций.

Указанное выше относится и к рассмотрению трудовых споров, связанных с применением настоящей Инструкции.