Форма УПД
При отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав вместо первичного документа и счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД).
УПД могут применять любые организации и ИП, в том числе не являющиеся плательщиками НДС. Например, организации на упрощенной системе налогообложения для подтверждения расходов могут использовать УПД в качестве первичного учетного документа. При этом не нужно заполнять графы 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
Но с УПД в 2023 году тоже произошли изменения. О них рассказываем в мини-курсе по УПД. Посмотрите, как будет время.
УПД по сути представляет собой счет-фактуру с несколькими дополнительными реквизитами. Документ содержит элементы:
-
товарной накладной;
-
товарного раздела товарно-транспортной накладной;
-
накладной на отпуск материалов на сторону;
-
акта о приемке-передаче объекта основных средств.
Поэтому при оформлении реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав с помощью УПД организация объединяет в документе сведения из форм № ТОРГ-12, М-15, ОС-1, 1-Т и одновременно предъявляет покупателю или заказчику сумму НДС.
УПД может быть использован в качестве любого первичного документа, который подтверждает факт передачи ценностей, кроме случая, когда к первичным документам предъявляются специальные требования.
В одном УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций, например, если продавец отгружает товары и монтирует их в помещении покупателя. В таком случае в УПД отдельными позициями указывают стоимость товаров и услуг по монтажу.
УПД можно оформить перевозку грузов и оказание услуг транспортной экспедиции. При этом в случае доставки товаров может дополнительно потребоваться транспортная накладная.
Кроме того, УПД можно использовать для посреднических операций. К примеру, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель груза отгружают товары комиссионеру, посреднику, поверенному или агенту для продажи.
Такой УПД будет считаться документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 указываются реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняются строки:
-
2 «Продавец»;
-
2а «Адрес»;
-
2б «ИНН (КПП) продавца»;
-
6 «Покупатель»;
-
6а «ИНН (КПП) покупателя»;
-
6б «ИНН (КПП) продавца».
Применение универсального документа не исключает оформления операций с помощью товарной накладной и счета-фактуры. Разные способы оформления можно использовать даже в рамках одного договора.
Например, если договор предусматривает несколько отгрузок, то по одним партиям можно оформить товарную накладную и счет-фактуру, а по другим – УПД. Тогда покупатель сможет учесть расходы по налогу на прибыль, а сумму НДС принять к вычету.
ОСНО требует глубоких знаний бухгалтерии и налогов. Курс «Главный бухгалтер на ОСНО» даст вам комплексную подготовку по учету, отчетности, финансовому анализу и защите компании от рисков. Запишитесь сейчас со скидкой до 43% и станьте востребованным специалистом!
Заполнение УПД
Порядок заполнения УПД зависит от статуса документа. Если организация использует УПД как первичный документ и счет-фактуру, документу присваивают статус «1» и заполняют все реквизиты. Это объясняется тем, что в УПД собраны все обязательные реквизиты для передаточных документов и счета-фактуры.
Данные УПД, которые включают реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняют по правилам, установленным для оформления этих документов.
Те реквизиты документа, которые дублируют счет-фактуру, составляются по правилам оформления счетов-фактур, которые установлены требованиями п. 5 и 6 ст. 169 НК и правилами заполнения счетов-фактур.
Если организация решает использовать УПД только как первичный документ, то в нем нужно указать статус «2». При этом заполнять документ надо только в части передаточного документа. Строки УПД, обязательные для счета-фактуры, можно оставить пустыми.
Важно помнить, что использовать УПД только в качестве счета-фактуры недопустимо. Так, если организация оформляет отгрузку товарной накладной, то счет-фактуру следует составлять лишь на бланке, утвержденном постановлением Правительства от 26.12.2011 года № 1137.
Строки 1–7 и графы 1–11 в УПД со статусом «1» заполняются полностью. В строке 1 указывают регистрационный номер УПД и дату его составления. В документе со статусом «1» номер приводится согласно хронологии нумерации счетов-фактур, а в УПД со статусом «2» – согласно нумерации первичных документов.
При обнаружении ошибок в строке 1а ранее выписанного документа указывают номер и дату внесения исправлений.
В строках 2, 2а и 2б приводятся данные продавце, а в строках 6, 6а, 6б – данные о покупателе.
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе в строках 3 и 4 приводятся только при отгрузке товаров. При выполнении работ или оказании услуг эти строки не заполняются.
С 2021 года в документе появилась новая строка 5а «Документ об отгрузке», в которой указывают реквизиты первичного документа-основания для составления счета-фактуры.
Строка включает три поля:
-
«№ п/п» – в нем указывают порядковый номер записи в табличной части 1 счета-фактуры;
-
«№» – включает номер на отгрузку товаров, работ, услуг или имущественных прав, указанных в соответствующей строке графы 1 табличной части счета-фактуры;
-
«от» – включает дату отгрузочного документа.
УПД со статусом «1» выполняет функцию первичного документа и счета-фактуры, поэтому в строке 5а нужно продублировать реквизиты самого УПД.
В строке 7 указывают наименование и код валюты, а в строке 8 – номер госконтракта при наличии.
В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывают реквизиты договора или доверенности. В строку 9 «Данные о транспортировке груза» вносят реквизиты транспортных накладных или путевых листов, поручений экспедиторам, складских расписок, информацию о массе груза.
Форма УПД имеет реквизит «М.П.». Но его заполнять необязательно. Даже при отсутствии печати покупатель сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и обоснования расходов по налогу на прибыль.
Однако если поставить печать, продавец сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в том числе комиссионера (агента)», а покупатель – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Обычно такая информация есть в оттиске печати организации, составившей документ.
УПД подписывают:
-
руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
-
сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ, услуг или имущественных прав;
-
сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.
УПД: бланк
Оформлять УПД можно и на бумаге, и в электронном виде. При реализации прослеживаемых товаров УПД формируется в электронной форме. Такой документ содержит те же реквизиты, что и счет-фактура, составленный при реализации прослеживаемых товаров.
Электронный УПД подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП и направляется контрагентам по ТКС согласно правилам, установленным для УПД в ЭДО.
В отличие от форм счетов-фактур в бланк УПД изменения не вносят. Поэтому налогоплательщику рекомендуется самостоятельно дополнять его новыми реквизитами.
За пределами жирной рамки счета-фактуры можно вносить любые изменения. Когда изменения вносят в черную рамку, необходимо руководствоваться правилами заполнения счетов-фактур. Например, можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 и таблицей, которую разрешается дополнять колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Также допустимо вносить дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера.
Если в 2023 году организация планирует оформлять хозяйственные операции с использованием УПД, то необходимо доработать бланк документа с учетом специфики деятельности. Форму документа следует утвердить в учетной политике. Также рекомендуется разработать правила проверки УПД для сотрудников, поскольку универсальный документ включает реквизит нескольких документов и требует повышенного внимания к правильности оформления.
УПД: образец заполнения
Заполнение УПД всегда начинается с определения статуса документа – «1» или «2». В шапке бланка указывают номер и дату УПД, данные о продавце и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе при необходимости.
В табличной части УПД приводится информация об отгруженных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, прописывают количественные и стоимостные показатели хозяйственной операции. Также в таблице УПД со статусом «1» заполняются данные об НДС, акцизах и прослеживаемых товарах.
Далее под табличной частью документа указывают количество листов, на которых документ составлен, и под табличной частью в строках 10, 13, 15 и 18 ставят подписи ответственные лица.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.
Предпосылки для применения УПД
Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:
- первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).
ВАЖНО! С 2025 года плательщиками НДС стали упрощенцы. Те из них, кто не освобожден от НДС в силу небольшого дохода, теперь тоже обязаны выставлять счета-фактуры. Подробнее см. статью.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры. Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, а только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.
Как скорректировать УПД при технической ошибке или в случае изменения стоимости товаров, услуг, работ, а также как этот документ отражается в книге покупок (продаж) и можно ли оформить УПД на аванс, описали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Какой документ предложила ФНС?
Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).
Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.
Соответствие УПД и счета-фактуры
С 01.10.2024 форма счета-фактуры поменялась. В 2025 году актуален бланк счета-фактуры в редакции постановления Правительства РФ от 16.08.2024 № 1096. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать актуальный бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Бланк счета-фактуры
Скачать
Бланк УПД также нуждается в корректировке. Но т. к. форма рекомендованная, ФНС этого не делает. Скорректировать счет-фактурную часть УПД пользователи должны самостоятельно.
Сроки оформления универсального передаточного документа
УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.
В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:
- если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
- если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.
УПД: образец заполнения 2025
Ниже в статье рассмотрим различные образцы заполнения УПД в 2025 году. Важно понимать, при формировании образцов УПД мы опирались на тот факт, что образец заполнения УПД от ИП в 2025 года не отличается глобально от образца документа УПД, составленного организацией. То есть статус налогоплательщика (ИП или ООО) для образца УПД в 2025 году роли не играет.
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
УПД 1 и УПД 2 чем отличаются?
Подробнее
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
Приведем образец заполнения в УПД статуса 2 и статуса 1.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.
ВАЖНО! В одном документе УПД могут быть отражены и товары, и услуги одновременно.
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ. В строке 5а счета-фактуры с 01.10.2024 нужно указывать также наименование документа об отгрузке. В случае с УПД в этой строке наименование, номер и дату самог УПД.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
- В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
- Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
- графа 6 «В том числе сумма акциза»;
- графа 7 «Налоговая ставка»;
- графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графа 11 регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
-
графы 12 и 12а единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
-
графа 13 количество товара в указанных единицах;
- графа 14 стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость.
По непрослеживаемым товарам графы 12-14 можно не формировать.
Приведем образец заполнения в 2025 году УПД на услуги и товары одновременно.
Теперь покажем образец заполнения УПД со статусом 2 (и без НДС).
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
|
Строка |
Значение |
Особенности заполнения |
|
10 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
13 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
15 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа |
|
18 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
- строка 1 — дата составления документа;
- строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
- строка 16 — дата получения.
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Итоги
Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.
В феврале 2024 года вступил в силу приказ ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@, утверждающий новый формат УПД. Недавно было опубликовано письмо ФНС России от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@, которое содержит рекомендации по работе с новым форматом. Эксперты Диадока разобрались, о чем идет речь в каждом пункте письма и как изменения повлияют на работу с УПД. Расскажем обо всем по порядку в этой статье.
До 01.04.2025 можно использовать оба формата УПД:
- формат в соответствии с приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, версия 5.01, который перенесли в приложение №2 к текущему приказу ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@;
- обновленный формат, версия 5.02, в соответствии с приложением №1 приказа № 970.
С 01.04.2025 года все налогоплательщики должны будут перейти на новый формат УПД — версию 5.02.
В обновленном формате структура имени файла изменилась: теперь для каждой области контроля есть идентификатор, который упрощает обработку документов. Рассмотрим их подробнее.
Маркированные и прослеживаемые товары
Раньше не было возможности отображать прослеживаемые и маркированные товары в одном документе из-за разных префиксов в имени файла (MARK и PROS). В обновленном формате появились идентификаторы в имени файла: N2 для прослеживаемых товаров и N3 для маркированных. Это позволит отражать оба вида товаров в одном документе.
Алкогольная продукция, подлежащая маркировке, табачная продукция и сырье
Алкогольной продукции, подлежащей маркировке, соответствует идентификатор N4 в имени файла, а табачной продукции, никотинсодержащим товарам и сырью — идентификатор N5. Сведения о них нужно предоставлять в отдельных документах. Об этом говорится в методических рекомендациях, опубликованных на сайте Честного знака.
Формат не позволяет по содержанию документа отличить вид маркированной продукции. Поэтому важно правильно формировать имя файла.
Корректное оформление УПД поможет избежать ошибок при обработке информации со стороны ГИС МТ. Проверить сочетание товарных групп и допустимых комбинаций можно в разделе 4 методических рекомендаций на сайте Честного знака. Те же правила действуют и для УКД.
Допустимо сочетать в одном документе товары из разных сочетаний товарных групп, в случае если речь идет о товарах из одного сочетания с поэкземплярным учетом и товарах из другого сочетания в объемно-сортовом разрезе учета.
Нефтепродукты
В новом формате для отслеживания движения нефтепродуктов введен идентификатор N6.
Идентификатор N7 и его роль
Если появятся новые сценарии государственного контроля на основе сведений, передаваемых в УПД, изменения в приказ 970 вносить не потребуется. Для этого в обновленном формате предусмотрели идентификатор N7 в имени файла.
Перемещение имущества внутри организации и передача на ответственное хранение
Формат УПД теперь можно использовать для отражения перемещения имущества внутри организации, а также при передаче товаров на ответственное хранение. На сайте ФНС опубликован перечень кодов для формирования информации о специальных обстоятельствах создания первичного документа. Каждый код соответствует определенным бизнес-операциям.
Функции СВРК и СВЗК
Сведения о реализации или закупке комиссионером/посредником были добавлены еще в прошлый формат. Теперь эти функции фигурируют в описании формата, расширяя его возможности. Их следует применять при использовании УПД для комиссионной торговли, когда посредник проводит операции от своего имени.
Документы с такими функциями, по сути, представляют собой оперативный предварительный отчет комиссионера о купленном/проданном. Они формируются в отношении каждой операции по реализации или закупке, то есть в отношении каждого выставленного или полученного комиссионером УПД.
В формате приведен конкретный список значений для специальных обстоятельств формирования счета-фактуры (СпОбстФСЧФ). При их возникновении в обязательном порядке нужно выбрать одно из значений.
Классификатор значений для элемента СпОбстФСЧФ
| Значение в классификаторе | Пояснение |
|---|---|
| 1 — Счет-фактура, составленный комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту), реализующему товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, или комитенту (принципалу) комиссионером (агентом), приобретающим товары (работы, услуги), имущественные права. | Используется для агентских схем. Счет-фактура составляется комитентом (принципалом) комиссионеру или комиссионером (агентом) комитенту (принципалу). |
| 2 — Счет-фактура, выставляемый при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. | Применяется в случае выставления счета-фактуры на аванс. |
| 3 — Счет-фактура, применяемый в случае реализации комиссионером (агентом, экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика) двум и более покупателям (приобретения у двух и более продавцов) товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени. | Используется при реализации/приобретении комиссионером (агентом) товаров для двух и более покупателей/продавцов. |
| 4 — Счет-фактура, составляемый налоговым агентом, указанным в пунктах 2 и 3 статьи 161 НК РФ. | Применяется при приобретении товаров (услуг) у иностранных лиц, состоящих или не состоящих на учете в налоговых органах. |
| 5 — Счет-фактура, составляемый продавцами при определении налоговой базы налоговыми агентами — покупателями (получателями) товаров, перечисленными в пункте 8 статьи 161 НК. | Используется в частных случаях реализации товаров. |
| 6 — Счет-фактура, составляемый налоговым агентом, указанным в пунктах 5.2 и 5.3 статьи 161 НК. | Используется в частных случаях выкупа цифровых финансовых активов и прав. |
Теперь можно добавлять в файл обмена исправленного документа информацию об имени файла обмена исправляемого документа, то есть сослаться на него. Например, в исправленный вариант счета-фактуры включить информацию о предыдущей версии документа, в который и вносились изменения.
Для этого добавлены атрибуты ИмяФайлИспрПрод (информация продавца) и ИмяФайлИспрПок (информация покупателя), которые входят в состав сведений о счете-фактуре.
В формате указывается информация о наименовании, номере и дате документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, передаче имущественных прав, на основании которых был выставлен счет-фактура.
Исключена необходимость указывать порядковые номера строк счета-фактуры, соответствующие конкретным документам об отгрузке товаров, на основании которых был выставлен счет-фактура.
Из-за изменения состава реквизитов прослеживаемости форматом введен новый элемент «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях» (СтТовБезНДСПрослеж). Рекомендуется указывать в этом поле целую сумму в рублях, без дробной части и округления.
С 18.01. 2024 вступило в силу постановление Правительства РФ № 2162 от 15.12.2023. Согласно этому постановлению, к операциям с прослеживаемыми товарами дополнительно отнесли передачу и получение продукции в составе выполненных работ. Также к реквизитам прослеживаемости теперь относится стоимость товара без НДС в рублях. В печатной форме счета-фактуры и корректировочных документах появится новая графа 14.
Изменения в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» пока не опубликованы, и сроки вступления их в силу остаются неизвестными.
Пока не вышел обновленный формат УКД, ФНС рекомендует использовать формат корректировочного счета-фактуры, утвержденный приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. В таком случае не нужно вносить изменения в графу 14 и переносить сведения о стоимости прослеживаемых товаров из элемента «СтТовБезНДСПрослеж» обновленного формата.
В формат включены:
- ГТИН — глобальный идентификационный номер товарной продукции. Принимает код согласно единой международной базе ГС1 (код GTIN).
- КолВедМарк — количество товара в единицах измерения маркированного товара средствами идентификации. Указывается количество маркированных товаров в потребительской упаковке (КИЗ).
- ПрПартМарк — производственная партия. Необходим для указания партии в период объёмно-сортовой прослеживаемости товаров.
Согласно методическим рекомендациям Честного знака, эти элементы нужны для отражения информации по маркированной продукции в объёмно-сортовом разрезе учёта (ОСУ).
В формат УПД введен типовой блок «Дополнительные сведения о товаре, подлежащем идентификации и учету в государственной информационной системе (СвГосСист)». К таким системам относятся федеральные и региональные информационные системы, которые формируются на основе законодательных актов. Для идентификации и учета указывается наименование ГИС и идентификационный номер учетной единицы в ней.
Например: ГИС учета отходов от использования товаров (оператор — Росприроднадзор). В ГИС передается информация о производителях, импортерах товаров, а также о товарах и упаковке, подлежащих утилизации после утраты потребительских свойств.
При передаче материальных объектов и активов компании можно указать дополнительные сведения для налогового учета по амортизации (НалУчАморт). Эти данные нужны при продаже или передаче в уставной капитал бывших в употреблении активов, используемых в производстве.
В формате появилась возможность указывать дополнительные сведения о некоторых видах подакцизных товаров (КодВидПр — Код вида продукции). Эти элементы ввели, чтобы можно было прослеживать подакцизную продукцию в рамках эксперимента, который планируется для бездекларационного учета нефтяной продукции.
Блок стал универсальным для всех выпускаемых форматов. В нем содержится информация в соответствии с действующим законодательством: тип подписи, способ подтверждения полномочий, сведения о доверенности.
ФНС рекомендует налогоплательщикам использовать специализированный элемент УРЛСист при составлении документов по формату УПД. Этот элемент содержит ссылку на информационную систему, в которой хранится МЧД.
Элемент ДатаПодДок (дата подписания документа) включен в УПД согласно требованиям п.8 стандарта бухучета ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина №62Н).
Согласно ФСБУ 27/2021, в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания. Если эта дата отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого первичным документом, также должна указываться информация о дате совершения ФХЖ. То есть в документе эти даты могут отличаться так же, как и в реальной практике.
В обновленном формате УПД элемент «ДатаДок» — это дата совершения ФХЖ, которая может совпадать с датой составления/подписания документа. Элемент «ДатаПодДок» — это дата подписания документа, которая указывается в случае несовпадения с датой ФЖХ.
Этот блок приведен в соответствие со структурой адресов в ГАР (государственном адресном реестре). ГАР является актуальным справочником и официальным источником информации об адресах объектов налогообложения. До 2012 года для этих целей использовалась система «КЛАДР», до августа 2021 года — справочник «ФИАС».
Появилась возможность указывать сведения для проверки полномочий подписанта, который действует по доверенности. Это позволит проверить соответствие указанных в доверенности полномочий и ограничений к ним. Например, наименование документа, сумма и валюта сделки, идентификационные реквизиты хозяйствующих субъектов, территориальный признак, наименование товара, услуги и их характеристики.
В формате появился новый типовой блок «Реквизиты документа» (РеквДокТип), который включает всю необходимую информацию о документе, в том числе и реквизиты, идентифицирующие налогоплательщиков, составивших документ.
Мы проанализировали особенности заполнения отдельных элементов и атрибутов, расскажем о них подробнее.
Специальные обстоятельства формирования счета-фактуры и УПД
В формате появились новые элементы, в которых нужно отражать специальные обстоятельства формирования документа:
- СпОбстФСЧФ — для счета-фактуры;
- СпОбстФСЧФДОП — для УПД, включающего счет-фактуру;
- СпОбстФДОП — для УПД, не включающего счет-фактуру и используемого только как первичный документ.
Элементы должны заполняться, если нетипичные обстоятельства формирования документов присутствуют.
Для счета-фактуры (СпОбстФСЧФ) перечень таких обстоятельств указан в дополнительной информации описания элемента.
В случае УПД (СпОбстФСЧФДОП, СпОбстФДОП) речь идет об отдельном перечне кодов, ранее опубликованном на сайте ФНС. Коды соответствуют определенным бизнес-операциям и нужны для автоматизации работ с документами.
Например, УПД может использоваться для внутреннего перемещения имущества в организации. При возникновении специальных обстоятельств формирования документа соответствующий элемент, в зависимости от функции (СЧФ, СЧФДОП или ДОП), должен быть заполнен из указанного к нему перечня.
Наименование, характеристика, код и артикул товара
Поменялись условия заполнения атрибутов по сравнению с предыдущим форматом. Раньше не было привязки атрибутов к функциям СЧФ, СЧФДОП и ДОП.
Как заполнять атрибуты в обновленном формате:
- НаимТов. Указывается обязательно для функций СЧФ — счет-фактура, и СЧФДОП — УПД, включающий счет-фактуру;
- ХарактерТов, КодТов, АртикулТов. Указываются вариативно для первичного документа — УПД без фактурной части (функция ДОП), в случае, если не указан НаимТов.
Атрибуты НаимТов, ХарактерТов, КодТов, АртикулТов также могут быть заполнены одновременно.
Хотя до обязательного перехода еще целый год, команда сервиса Диадок уже активно работает над его поддержкой. Можете использовать наш разбор как дополнительный инструмент по работе с новым форматом УПД, а с полной версией письма ФНС России от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@ ознакомьтесь на сайте ведомства.
Рекомендуем уже сейчас готовить свои информационные системы к работе с новым форматом, ведь изменений в нем действительно много. О последних изменениях в законодательстве будем рассказывать здесь, следите за новостями на сайте.
Источник: https://www.diadoc.ru/blog/50533-novyy_format_upd
Как заполнить универсальный передаточный документ
УПД объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Передаточный документ используется для операций на всех режимах налогообложения.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Универсальный передаточный документ заменяет товарную накладную, счет-фактуру и акт приемки-сдачи работ.
- Чтобы он правильно работал, нужно верно заполнить все обязательные реквизиты, такие как название и дата составления.
- УПД можно использовать для любых сделок, и его вправе заполнять любые организации, ИП и бюджетники.
- Для операций с товарами, которые подлежат прослеживаемости, надо указывать в документе специальные реквизиты.
- Покупатель и продавец должны верно подписать документ, чтобы он стал юридически значимым.
Бланк УПД и его применение
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» упростил формы первичных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст. 9 402-ФЗ).
Обязательные реквизиты для первички:
- наименование;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта составителя;
- содержание факта операции;
- величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
- наименование должности лица, совершившего сделку, операции и ответственного за правильность ее оформления;
- подписи лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Бланк универсального передаточного документа разработан ФНС на основе требований Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и постановления Правительства РФ № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).
Подробнее: что такое универсальный передаточный документ, и когда он применяется
С учетом специфики первичных деловых бумаг видно, какие формы объединяет УПД, — его используют вместо:
- товарной накладной;
- счета-фактуры;
- акта приемки-сдачи работ (услуг).
Разработанный ФНС бланк УПД является рекомендованным. Организация вправе создать собственный первичный документ и использовать его вместе со счетом-фактурой.
Кто использует УПД
УПД вправе заполнять любые организации, и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте его при оформлении операций:
- Реализация (товаров, услуг, работ).
- Передача имущественных прав по собственным активам компании.
- Оформление сделок в части посреднических операций.
Перечень товаров, операций и сделок содержится в Письме ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. На аванс УПД выставлять нельзя, необходим счет-фактура. Применять универсальную первичку вправе организации и ИП на любых формах налогообложения.
Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость универсальный передаточный документ так же, как и счет-фактура, дает возможность зачета входящего НДС при уплате в бюджет.
Универсальный передаточный документ объединяет реквизиты счета-фактуры и первичного документа о передаче товаров, работ, услуг. В нем важно правильно использовать статусы «1» или «2». Вот как заполнять УПД со статусом:
- 1 — если нужно, чтобы универсальный передаточный документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
- 2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.
Требования к УПД по прослеживаемым товарам
УПД при работе с прослеживаемыми товарами выдают только неплательщики налога на добавленную стоимость и те, кто освобожден от НДС (пп. «г» — «е» п. 13 положения, утв. ПП РФ № 1108 от 01.07.2021). Все налогоплательщики НДС по прослеживаемости выдают только счета-фактуры.
Узнайте, как правильно заполнить счет-фактуру
По новым правилам в счете-фактуре и в УПД, которую выставляют неплательщики вместо СЧФ, указывают в:
- графе 11 — РНПТ, регистрационный номер партии товаров;
- графах 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения;
- графе 13 — количество товара;
- графе 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС, в целых рублях.
В графе 11 укажите РНПТ — вы сможете его найти на сайте ФНС. Одно отгружаемое наименование может состоять из нескольких партий с разными РНПТ. УПД на прослеживаемые товары надо составлять в электронной форме и передавать по ТКС в порядке, утвержденном приказом № 14н от 05.02.2021. Электронный формат утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023.
Заполнение УПД на отгрузку товаров, подлежащих прослеживаемости
Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов универсальной формы
В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений к универсальному акту.
| № Строки, графы | Реквизит УПД | Возможные значения, рекомендации и пояснения |
|---|---|---|
| Строки 1–7, графы 1–11 | — |
Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011. Если счета-фактуры на товары, работы, услуги в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре указывают распорядительный документ или должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру. Содержание операции в УПД соответствует счету-фактуре. Допустимо дополнение показателей стр. 3 и 4 информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя товара. Для универсального передаточного документа со статусом «2» допустимо заполнение стр. 1, 1а, 2, 6, 7, граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального или денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, отражают в стр. 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графах 4, 5, 6 и др. В УПД стр. 5а укажите реквизиты универсального передаточного документа: номер и дату. |
| Графы 11–14 | Реквизиты прослеживаемости | Обязательно заполнение колонки 12, а точнее, графы с 11 по 14. Такой документ формируют неплательщики НДС при работе с прослеживаемыми товарами. В графе 11 указывают РНПТ, в графах 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения, в графе 13 — количество товара, а в графе 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС. |
| Строка 10 | Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал |
В инструкции сказано, как правильно подписывать УПД: указывают должность лица, совершившего отгрузку товара, или того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал универсальный передаточный документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. |
| Строка 13 | Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку или уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (стр. 10), то при наличии подписи в строке 10 в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший универсальный передаточный документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку: например, 13а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного. |
| Строка 15 |
Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял |
Допустимо указать должность лица, получившего груз или уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав), которые ставят обязательные подписи со стороны покупателя с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). |
| Строка 18 | Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка 15), то в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в универсальный передаточный документ необходимо вводить дополнительную строку — например, 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица. |
| М.П. |
Печати экономических субъектов — составителей универсального передаточного документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 закона № 402-ФЗ, не является основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету. |
Подробнее: кто подписывает УПД и нужна ли на УПД печать
Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.
Примеры заполненных форм
При выполнении работ и оказании услуг
При отгрузке товаров
Второй пример заполнения УПД — при отгрузке товара.
Чтобы заполнить универсальный передаточный документ вместо товарной накладной (ТОРГ12), необходимо изменить статус с «1» на «2» и стр. «Грузоотправитель и его адрес» (3) и «Грузополучатель и его адрес» (4) оставить пустыми.
Может пригодиться: как заполнить товарную накладную по форме ТОРГ-12
Ответы на частые вопросы
-
Что такое УПД?
Это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. Применять УПД необязательно. Вы сможете использовать его для упрощения своего документооборота, чтобы соединить два бланка в одном, или же только как первичный учетный документ для оформления различных фактов хозяйственной жизни.
-
По какой форме составляют универсальный передаточный документ?
Утвержденной формы УПД нет, поскольку он необязателен и применяется по решению самого налогоплательщика. Но плательщики используют форму, рекомендованную ФНС в приложении № 1 к Письму № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Форма должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа, вы вправе вносить в нее дополнительные показатели самостоятельно: например, графы о прослеживаемости.
-
Кто заполняет УПД?
Его формирует продавец, но отдельные строки заполняет покупатель. Порядок заполнения универсального передаточного документа зависит от его статуса: УПД со статусом «1» заменяет одновременно счет-фактуру и первичный учетный документ, в нем надо заполнить реквизиты счета-фактуры и первички. УПД со статусом «2» заменяет только первичку — заполните в нем обязательные реквизиты, а остальные не заполняйте.
Вам может быть интересно:
УПД по 44-ФЗ сочетает в себе первичную бухгалтерскую документацию и счет-фактуру. Универсальный передаточный документ упрощает документооборот между поставщиком и заказчиком. В госзакупках форма пригодится на этапе закрытия госконтракта.
Зачем нужен УПД
После завершения торгов заказчик заключает контракт с победившим участником. Следующий этап — поставка приобретенных товаров, работ или услуг. Факт поставки отражается в первичных учетных регистрах:
- счете-фактуре;
- товарной накладной;
- акте приемки-передачи (выполненных работ).
Для удобства поставщиков и заказчиков все эти первичные регистры заменяются одним — универсальным передаточным документом. Он необходим сторонам, чтобы отразить фактическую реализацию товаров, работ и услуг поставщиком и их получение-приемку заказчиком. С помощью УПД принимают товары, работы и услуги. А вот инструкции, как делать УПД при госзакупке по строительству, нет — подрядчик актирует выполненные работы актом КС-2 и заверяет их стоимость справкой КС-3.
Универсальный передаточный документ формируется на основании счета-фактуры (Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013). В нем есть все те же реквизиты, что и в расчетном регистре. Поставщики вправе использовать форму, принятую ФНС, и дополнить ее показателями, необходимыми компании в связи с отраслевой или организационной спецификой (Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017).
ВАЖНО!
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры. Тем, кто заполняет рекомендованную форму универсального передаточного акта со статусом 1 и указывают документ об отгрузке, необходимо добавить строку 5а, строку 8 и все графы для прослеживаемых товаров. В собственную форму УПД тоже следует внести изменения (Письмо ФНС России № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021).
Используется УПД в первичном бухгалтерском учете и налогообложении для отражения НДС. Передаточный документ поможет плательщику налога на добавленную стоимость подтвердить операцию, чтобы затем оформить вычет по НДС и подтвердить затраты при исчислении налога на прибыль. Кроме того, заказчики загружают скан УПД в ГУИ ЕИС для подтверждения исполнения госконтракта. Еще универсальные передаточные документы используют при передаче прав собственности по различным активам и при заключении сделок по операциям посредников.
Как работать с УПД
Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.
Если стороны работают по старой схеме, то порядок их взаимодействия таков: исполнитель отгружает товары или выполняет работы или услуги, после чего заказчик их принимает. Если претензий нет, то подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документации, подтверждающей факт поставки, выставляются платежные регистры — счет и счет-фактура для целей налогообложения.
Можно работать и по упрощенному варианту. Универсальный передаточный акт объединяет в себе функционал нескольких первичных документов. Некоторые поставщики соединяют в бланке реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Если заказчик не имеет претензий к отгруженным товарам, выполненным работам и услугам поставщика, то он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не дожидаясь выставления отдельного расчетного регистра.
Какой бланк использовать
Действующий бланк, правила заполнения и подписи УПД в 2023 году закреплены в Письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный акт — это самостоятельный документ, при его заполнении следует ориентироваться не только на нормативы налоговой службы, но и на Федеральный закон № 402-ФЗ и ПП РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых приведен порядок формирования сведений в счете-фактуре.
Бланк формируется по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте есть все те же реквизиты. Исполнитель вправе добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он приводит оба документа в полное соответствие. Вся дополнительная информация в счет-фактуре должна дублироваться в универсальном акте.
ВАЖНО!
Это не унифицированная форма, но она носит рекомендательный характер. К примеру, бланк, который мы привели выше, подходит для УПД со статусом 2, а для статуса 1 (акт плюс счет-фактура) его использовать нельзя. Каждая организация вправе видоизменять бланк универсального передаточного акта под свою специфику и условия конкретного государственного контракта. Придерживайтесь правил для счетов-фактур: добавлять ячейки можно, убирать — нельзя. В УПД проставляют все те же реквизиты, которые 402-ФЗ обязывает указывать в первичных регистрах (ст. 9 402-ФЗ).
Как заполнить документ
Порядок составления универсального передаточного акта приводят налоговики в письме № ММВ-20-3/96@. Пошаговую инструкцию по заполнению УПД 2023 года представим в таблице.
| Наименование строки | Правила заполнения УПД в 2023 году построчно |
|---|---|
| Статус | Код 1 — для документов, заменяющих и счет-фактуру, и факт поставки (акты, товарные накладные).
Код 2 — для бланков, подтверждающих только факт отгрузки. При заполнении регистра со статусом 1 в шапку необходимо добавить строку 5а, по аналогии с новым бланком счета-фактуры. |
| Строки, отведенные под реквизиты сторон | Шапка предназначена для отражения регистрационных данных поставщика и заказчика. Вносятся наименование сторон, их реквизиты, ИНН, КПП и адрес. Здесь же указывают валюту расчета. |
| Таблица | Вся табличная часть заполняется в соответствии с данными документов поставки. Наименование товаров, работ или услуг, их объем, цена и НДС — все эти показатели должны совпадать. |
| Визы ответственных сотрудников | Факт поставки подтверждают своими подписями ответственные работники, действующие по приказу руководства или по доверенности. |
| Основание поставки | Основанием поставки является государственный или муниципальный контракт, необходимо вписать его номер и дату. |
| Подписи ответственных лиц со стороны поставщика и заказчика | Достоверность информации подтверждают руководители сторон или их представители, уполномоченные на приемку продукции и подписание первичных документов. |
Если поставляете прослеживаемые товары, то табличную часть УПД надо дополнить графами 12–13. Если же не работаете с прослеживаемой номенклатурой, то в бумажной форме УПД не надо формировать эти графы.
Еще по теме:
- счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС;
- утвердили формат предоставления счета на оплату в электронной форме;
- как заполнять формы КС-2 и КС-3.
Документы и разъяснения
| Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 |
| Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017 |
| Письмо ФНС России № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021 |
| Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 |
| Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 |
| Постановление Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 |
Об авторе этой статьи
- Александра ЗадорожневаБухгалтер, эксперт проекта
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.