Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.
Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.
Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.
Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.
Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.
Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.
О порядке разработке локальных актов подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Структура журнала
В данном документе чаще всего фиксируются:
- ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
- Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
- структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
- даты ознакомления сотрудников с ЛНА.
В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.
Документ утверждается руководителем предприятия.
Где скачать образец журнала
Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале по ссылке ниже. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.
Скачать образец журнала ознакомления с ЛНА
Итоги
Ведение журнал учета ознакомлений с ЛНА — обязанность работодателя в силу закона, а также объективная необходимость. Документ должен быть утвержден директором фирмы. Работники заверяют факт ознакомления с актами, юрисдикция которых распространяется на их трудовые функции, подписью в соответствующем журнале.
Ознакомиться с особенностями ведения иных журналов кадрового документооборота вы можете в статьях:
- «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец»;
- «Журнал регистрации должностных инструкций — образец».
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это внутренний документ организации. Он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым работники обязаны знать нормы и правила, установленные на предприятии.
Навигация
Как знакомить работников с локальными нормативными актами организации
Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под подпись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Каждый работодатель самостоятельно решает, как вести журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами или оформить другой документ. Существуют несколько способов это сделать:
- оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем положениям, приказам, договорам и иным документам;
- ставить подписи непосредственно на ЛНА;
- завести специальный журнал.
С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными актами обычно знакомят под подпись — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее — если на них непосредственно расписывается каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Чтобы этого избежать, работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают единую учетную форму, фиксирующую факт знакомства сотрудников с ЛНА.
Документ не является обязательным, нужен ли журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации, решает руководство. Если его заводят, то это прописывают в учетной политике и коллективном договоре.
В большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, допускается завести необходимый журнал отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.
Подробнее о том, как ознакомить работников с документами под роспись
Как заполнить журнал ознакомления с ЛНА
Утвержденной формы такого кадрового журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Только от работодателя зависит, как он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все ЛНА, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк утверждает своим приказом руководитель организации.
Ничего сложного в заполнении такого документа нет. Вот так выглядит стандартный ознакомительный лист журнала ознакомления с ЛНА:
Структура документа и срок его хранения
Из приведенного выше примера видно, что форма кадрового документа достаточно простая. Не обязательно придавать ему книжную форму. Принятая в организации форма журнала ознакомления с локальными нормативными актами устанавливается уполномоченным листом — книга или отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, достаточно проставить дату начала и дату окончания записей.
Поскольку ЛНА, с которыми обязательно знакомить работников, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. Структура этих страниц одинаковая, необходимы графы:
- данные работника (Ф.И.О.);
- должность и отдел в организации;
- дата визирования (при необходимости — время);
- личная подпись каждого работника.
При желании листы нумеруют и прошивают, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение учета подписей обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.
Порядок и сроки хранения этого документа законодательно не урегулированы, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, 5-7 лет. Это является ошибкой, и на практике устанавливайте повышенные сроки хранения. Многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов о знакомстве с ними. Многие работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, часто продолжают работать в данной организации и просят поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, достаточно тяжело.
Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, в котором прямо сказано, что все ЛНА (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. И если журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами обязателен и он касается персональных данных работников, необходимо установить для него срок хранения. Постоянно следует хранить такие локальные документы:
- положения о структурных подразделениях организации;
- положения об оплате труда.
Поэтому если работники ставят личные подписи и знакомятся с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, следует сделать аналогичным.
Дидух Юлия
бухгалтер, юрист
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Все статьи автора
Над статьей работали:
Любой работодатель при приеме на работу сотрудников должен ознакомить их с определенными ЛНА — таково требование законодательства. В связи с этим возникают закономерные вопросы: как это сделать и что для этого нужно? В сегодняшней теме мы дадим ответы на эти и другие вопросы, связанные с таким ознакомлением. Также приведем образец документа, в котором нужно фиксировать указанные действия.
Содержание
- Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами
- Для чего нужен журнал учета ознакомления с ЛНА
- Как составить журнал ознакомления с локальными нормативными актами
- Структура журнала
- Штраф за отсутствие журнала ознакомления с локальными нормативными актами
- Сколько хранить журнал ознакомления с локальными нормативными актами
- Альтернативы журналу ознакомления с локальными нормативными актами
Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами
По сcылке приведен образец документа, который фиксирует ознакомление. Как правило, это специальный журнал ознакомления (ЖО). О предназначении журнала и его особенностях расскажем далее в отдельных разделах.
Для чего нужен журнал учета ознакомления с ЛНА
При приеме на работу наниматель обязуется ознакомить сотрудника с определенными актами (ч. 3 ст. 68 и ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Причем сделать это он должен до подписания трудового договора. Также уведомлять нужно в случае изменения соответствующих документов. Кроме того, обязанность уведомления установлена в пункте 8 статьи 86 ТК РФ. В ней говорится об обязательном ознакомлении с документами по порядку обработки персональных данных.
В частности, осведомить работника под подпись нужно:
— с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
— иными локальными нормативными актами (ЛНА), связанными с его трудовой деятельностью.
Под иными ЛНА, как правило, понимается следующее:
— правила хранения (использования) персональных данных;
— положение об оплате труда, если его нет в ПВТР;
— правила и инструкция по охране труда (ОТ);
— должностная инструкция (при наличии). Документ разрабатывается, если в трудовом договоре нет указания на трудовые обязанности сотрудника;
— коллективный договор (при наличии);
— положение о социальном обеспечении (при наличии);
— положение об информационной безопасности;
— о коммерческой тайне;
— о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
— о документообороте;
— об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
— договор о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности работника;
— иные документы, которые есть в организации, если они связаны с трудовой деятельностью.
Локальные акты – это внутренние акты организации, которые она разрабатывает самостоятельно. При этом акты должны быть созданы в соответствии с действующим законодательством.
По некоторым ЛНА могут возникать дополнительные вопросы.
1. Нужно ли знакомить со штатным расписанием? Нет. Дело в том, что штатное расписание не является документом, связанным с трудовой деятельностью. Об этом высказался Роструд в своем письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1. Однако такая обязанность может быть предусмотрена:
• соглашением;
• коллективным договором;
• локальным актом.
В таком случае трудящихся нужно будет уведомить.
2. Является ли должностная инструкция (ДИ) обязательным документом? Прямо ТК РФ такой обязанности на текущий день не предусматривает. Более того, ГИТ высказывалась по этому поводу и указала, что данный документ необязательный (письмо от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Однако должностная инструкция имеет серьезное значение. Она определяет трудовую функцию сотрудника, его обязанности и ответственность. Также иные требования связанные с его деятельностью (письма Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 и от 31.10.2007 № 4412-6).
Должностная инструкция может быть довольно емким документом. Прописать все обязанности в трудовом договоре будет не очень хорошим и удобным решением. Поэтому проще сослаться на ДИ в договоре, указав, что этот документ неотъемлемая его часть.
Определенной унифицированной формы ДИ законодательство также не устанавливает. Ее не нужно создавать вовсе, если вы прописали функции работника в ТД. Если же вам нужно ее создать, сделать это можно в качестве приложения к ТД или оформить как отдельный документ. Во втором случае ДИ будет являться локальным актом организации. То есть это не будет соглашением между сотрудником и работодателем. Поэтому доказать что-либо будет сложнее. Вариант с приложением более надежный. Потому что факт ознакомления с ТД и его неотъемлемой частью будет неоспорим.
Если же создавать ее как отдельный документ, есть риски. Они часто касаются трудовой функции сотрудника. Потому что отличие описания в ТД от отдельного документа может рассматриваться как ее изменение. Это может быть расценено как изменение условий договора. А такое изменение должно быть оформлено допсоглашением и соответствующим приказом. Если этого нет, возникают споры.
Закон не предусматривает порядка ознакомления с ДИ. Делается это, как правило, с помощью листа ознакомления или же журнала. В случае когда лицо отказывается от подписания, составьте акт, потому что работник обязан это сделать (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Факт отсутствия ДИ не является основанием для привлечения к ответственности.
3. Порядок уведомления.
ТК РФ хоть и предусматривает обязанность работодателя осведомить работника, но не говорит, как это сделать. То есть порядок ознакомления нормативно не определен.
Поэтому работодатель должен решить, какой способ ему использовать. Для этих целей и нужен журнал, в котором вы регистрируете факт ознакомления. Такой способ является одним из вариантов, который используют на практике. ЖО не является обязательным к применению документом. Однако именно его использует чаще всего, потому что он более удобный. Заполняется документ по мере знакомства работников с локальными актами.
Журнал позволяет работодателю удостовериться, что тот или иной работник был ознакомлен. Особенно это может пригодиться при конфликтных ситуациях, несчастных случаях и нарушениях. С помощью этого документа наниматель сможет себя защитить. В частности, указав, что работник был уведомлен об опасности.
Работодатель не сможет наказать человека за нарушение, если выяснится, что второй не был уведомлен. Причем трудящийся может намеренно совершать нарушение, например, опаздывать на работу. Но формально, по документам, этого видно не будет. Он может просто сделать вид, что не знал. А ваше решение при этом признают незаконным, если дело дойдет до суда.
Журнал ознакомления часто рассматривается в судебных спорах. Подпись сотрудника в таком документе обязательно будет браться во внимание. Данный факт подтверждается судебной практикой (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.01.2022 № 88-1239/2022).
Проверяющие также могут убедиться в соблюдении обязанностей работодателя с помощью этого журнала. При проведении проверки ГИТ вам будет что показать в качестве подтверждения. При отсутствии факта ознакомления контролирующие органы могут привлечь вас к ответственности. О ней мы еще расскажем подробнее,немного позже.
Как составить журнал ознакомления с локальными нормативными актами
Во-первых, стоит отметить, что закон не содержит унифицированной формы такого документа. Поэтому наниматель разрабатывает его самостоятельно. Тем не менее на практике сложилось примерное представление о том, как должен выглядеть журнал.
Требования к физическому виду журнала обычно следующие:
— плотная картонная обложка;
— наличие сквозных отверстий. Они понадобятся при подшивке листов перед отправкой в архив;
— листы с информацией об ознакомлении;
— обычно используется книжная или альбомная ориентация. Зависит от того, как удобнее будет работодателю.
Количество локальных актов, с которыми знакомят сотрудника, работодатель определяет самостоятельно. Все зависит от того, сколько и каких актов у него принято. Если актов много, добавьте дополнительные графы. Если так неудобно, то можно разделить журнал на две половины. В одной половине ознакомьте с первой частью ЛНА, в другой со второй частью. Или же сделайте несколько журналов.
Наполнение ЖО у разных работодателей может иметь отличия. Но главное, чтобы документ содержал минимум необходимой информации, который мы опишем ниже. Также вести данный журнал можно и в электронном виде. Это возможно, если ваша организация использует электронный документооборот.
Структура журнала
ЖО состоит из следующих элементов:
— титульный лист. Содержит наименование документа и работодателя. Также указывают даты начала и окончания его ведения. Кроме того, он может содержать том (если не первый журнал), количество листов и срок хранения;
— первая страница после титульного листа. Как правило, на ней указываются ответственные лица, в частности, их фамилии и должности.
Также прописывают:
• период ответственности этих лиц;
• структурное подразделение;
• ссылку на документ-основание, которым возлагается обязанность на ответственных. В частности, указывают наименование, дата и номер документа. Обычно это приказ руководителя;
• подпись ответственных лиц.
Некоторые работодатели не оформляют такую страницу, другие делают ее в конце. Каждый решает, как будет лучше, никаких обязательных требований нет. По общему правилу страница составляется в табличном виде;
— последующие страницы — это журнал. Данные страницы также составляют в форме таблицы, которая должна содержать как минимум следующую информацию:
• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. работника;
• должность, профессия или специальность работника;
• структурное подразделение этого лица;
• наименование (дата, номер) ЛНА, с которыми знакомят трудящийся;
• личная подпись уведомленного лица;
• дата такого ознакомления.
Журнал должен быть утвержден директором организации.
Штраф за отсутствие журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Ответственность установлена не за отсутствие журнала, а за невыполнение обязанности работодателя по ознакомлению, предусмотренной ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
За данное нарушение, предусматривается наказание по ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в частности:
1. Часть 1 статьи 5.27 КоАП:
• предупреждение или штраф — от 1 до 5 тыс. рублей, в отношении должностных лиц;
• штраф от 1 до 5 тыс. рублей — в отношении предпринимателей;
• штраф от 30 до 50 тыс. рублей — для юридических лиц;
2. Часть 2 статьи 5.27 КоАП (за повторное нарушение):
• от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация от 1 года до 3 лет — для должностных лиц;
• от 10 до 20 тыс. рублей в отношении ИП;
• от 50 до 70 тыс. рублей для юрлиц.
Кроме ответственности, предусмотренной административным кодексом, существуют и другие последствия. Например, есть риск, что вы не сможете доказать нарушение со стороны работника, даже если оно было. Имеется в виду случай, когда такое лицо не было ознакомлено с ЛНА. В этой ситуации дисциплинарное взыскание может быть признано незаконным.
Сколько хранить журнал ознакомления с локальными нормативными актами
Законодательство не содержит однозначного ответа на данный вопрос. С одной стороны, журналы учета хранятся 5 лет. Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, завершения делопроизводства. Данные требования регулируются приказами Росархива от 20.12.2019 № 236, 237. Однако эти приказы прямо не указывают, что срок касается именно журнала ознакомления с ЛНА.
С другой стороны, ЖО касается разных актов, которые имеют разный срок хранения. Некоторые из этих актов вообще надо хранить постоянно, например, положение об оплате труда. Поэтому видится нецелесообразным избавляться от журнала, когда ЛНА остается действующим.
Полагаем, что срок хранения должен быть равен сроку ЛНА. Поэтому для некоторых локальных актов может быть создан отдельный журнал. Например, если срок хранения акта 10 лет, от журнала можно избавиться после истечения соответствующего срока.
Однако журналы, которые содержат ознакомление с постоянными актами, нужно оставить. Также если вы аннулируете ЖО раньше времени, вы можете уничтожить доказательство ознакомления. Касается тех работников, которые на момент уничтожения продолжают трудиться в этой же компании.
Альтернативы журналу ознакомления с локальными нормативными актами
Кроме журнала можно использовать следующие способы:
1. Лист ознакомления. Он крепится (подшивается) к конкретному ЛНА. Важно, чтобы из этого листа было понятно, к какому именно акту он относится. Это нужно на случай, если данный лист перемешается с другими документами. Ведь если это произойдет, сложно будет доказать, что работник ознакомлен именно с тем документом, с которым нужно. Он, в свою очередь, этой неточностью может воспользоваться.
Документ включает в себя:
• личную подпись сотрудника;
• дату ее проставления (можно указать даже время, если нужно);
• расшифровку подписи;
• печать и подпись должностного лица.
2. Условие в трудовом договоре. Данный способ используется довольно часто. В трудовом договоре делается ссылка, что сотрудник ознакомлен с необходимыми документами. Приводятся также точные реквизиты этих документов. Но в такой ситуации нужно учитывать, что акты могут часто меняться. Поэтому каждый раз придется знакомить сотрудника снова. В случае с трудовым договором это может быть не очень удобно.
3. Отдельная расписка. Наверное, самый неудобный из всех вариантов. Ведь локальных актов в компании может быть достаточно много. Сотрудников при этом тоже может быть немало. Поэтому составлять расписку на каждый акт и на каждого работника весьма непрактично. Также нужно учитывать, что акты могут часто меняться. Поэтому с изменениями нужно будет всех знакомить заново. И повторяться такое может неоднократно.
Однако такой способ тоже имеет место быть. Подойдет он, скорее всего, для небольших компаний, с маленьким количеством работников. И то не факт, что он будет удобен и для них.
Если вы все-таки решили использовать данный метод, то лучше сократить количество макулатуры. В частности, в листке на каждого сотрудника делайте перечень актов. При этом оставьте пустые графы для новых записей. Не заводите отдельный лист на каждый ЛНА.
На практике обычно используют либо журнал, либо листы ознакомления. Если это крупная организация, больше подойдет первый вариант. Возможно, даже придется сделать несколько таких документов. Отметку об ознакомлении целесообразно указать также в трудовом договоре.
Если упросить весь порядок, работодателю нужно сделать несколько последовательных шагов:
1. Составить перечень документов, с которыми нужно ознакомить сотрудников.
В нашем случае такой перечень будет содержаться в журнале ознакомления. Не забывайте учитывать, что:
• работники должны быть ознакомлены до заключения ТД;
• документы должны касаться их трудовой деятельности;
2. Предусмотреть в таком перечне (журнале) место для даты и подписи работников. Также учитывайте остальные поля, про которые мы говорили ранее;
3. Сделать перечень приложением к трудовому договору.
4. Сделать соответствующую пометку в трудовом договоре, ссылаясь на приложение.
Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с локальными нормативными актами .docСкачать образец листа ознакомления с локальными нормативными актами .doc
Что такое нормативные акты
К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.
В частности, нормативными актами считаются:
- приказы и распоряжения руководства;
- правила внутреннего распорядка;
- правила охраны труда и безопасности на производстве;
- прочие подобные документы.
Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.
Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.
Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
На каком этапе происходит ознакомление
Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.
Что будет если не подписать документ
Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.
Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.
Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.
Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом
Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.
Как сформировать документ
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить:
- название предприятия;
- наименование документа;
- номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.
Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:
- порядковый номер сотрудника;
- фамилию-имя-отчество сотрудника;
- должность;
- дату ознакомления с актом;
- подпись.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).
Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Как оформить документ
Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.
Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.
Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Хранение бланка
Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.
Трудовое законодательство обязывает всех работодателей знакомить сотрудников с локальными нормативными актам. Это требование Трудового кодекса. Сделать это компании нужно до того, как с работником будет подписан трудовой договор, иначе предприятию может грозить штраф. В материале расскажем, как организовать процесс ознакомления, какие для этого есть способы.
Каждая организация должна разрабатывать собственные локальные нормативные акты. Дело в том, что именно эти документы являются своего рода мостами между трудовым законодательством и особенностями конкретного предприятия. Таким образом, локальные нормативные акты становятся неотъемлемой частью любого бизнеса.
Так как ЛНА прямо влияют на сотрудников, то в соответствии с законодательством бизнес должен ознакомить всех работников с такими документами. Это прямо предписывает статья 22 Трудового кодекса.
При приеме на работу нового работника компания обязана познакомить его с локальными документами до того, как подпишет с ним трудовой договор. Приоритеты расставлены не просто так. Дело в том, что законодательство дает организации и работнику три дня для подписания рабочего контракта уже после того, как последний приступит к выполнению своих трудовых функций. Фактически же договор считается подписанным с момента, когда сотрудник начинает работать.
Из этого можно сделать вывод: компании нужно ознакомить нового специалиста с локальными документами до того, как тот начнет трудиться, не увязывайте два этих процесса, если переносите на второй рабочий день подписание контракта, помните, что юридически сотрудник уже считается работающим на предприятии.
Не забывайте, что знакомить специалистов с ЛНА нужно не только в момент трудоустройства, но и в случае, если в документы вносятся изменения.
Коротко расскажем о рисках для предприятия в случае, если сотрудник не будет ознакомлен с локальными актами бизнеса. Законодательство предусматривает наказание за «забывчивость» предпринимателей. Если предприятие нарушит требование об ознакомлении сотников с ОНА, то в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ может быть вынесено предупреждение или наложен штраф, он составляет:
- для должностных лиц или индивидуальных предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей;
- для компаний – от 30 000 до 50 000 рублей.
За повторные нарушения наказание стороже:
- для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
- для ИП – от 10 000 до 20 000 рублей;
- для компаний – от 50 000 до 70 000 рублей.
Но есть и другие опасности. В случае возникновения спора с сотрудником, который не был ознакомлен с ЛНА, предприятие рискует утратить право на отстаивание своих интересов в суде. Например, если работник перестанет соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, при этом нет его подписи, которая бы свидетельствовала, что он знаком с ПВТР, то и привлечь его к ответственности бизнесу сложно. Но еще бо́льшие риски для предприятия в случае, если произойдет ЧП, сотрудник получит травму и окажется, что с правилами безопасности он был не знаком.
С какими ЛНА нужно ознакомить работников
В трудовом законодательстве нет списка ОНА, с которым компания должна ознакомить работников. Поэтому каждое предприятие определяет такой перечень для себя самостоятельно. Кроме того, можно отметить, что со всеми ЛНА не нужно знакомить всех работников. Допустим, если в компании есть локальный нормативный акт, регулирующий исключительно работу одного одела из десяти действующих, то знакомить сотрудников всей компании с этим локальным актом не нужно.
Тем не менее можно выделить перечень документов, который затрагивает каждого специалиста предприятия и который является обязательным для ознакомления, это:
- коллективный договор;
- правила по хранению, обработке и использованию персональных данных;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положения об оплате труда;
- положение об охране труда;
- положение о коммерческой тайне;
- положение о материальной ответственности;
- и другие ЛНА, которые напрямую связаны с трудовой функцией сотрудников.
Правила ознакомления
Трудовое законодательство, как уже было отмечено, обязывает предприятия знакомить новых работников со всеми необходимыми ЛНА, а также в случае внесения в документы изменений. При этом ТК РФ не устанавливает порядок такого ознакомления. Тут у бизнеса есть право принимать решения самостоятельно. Работодатель может выбрать наиболее удобный для себя формат ознакомления.
Можно выделить три самых распространенных способа этой процедуры:
- лист ознакомления с локальными нормативными актами;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
- условие в трудовом договоре.
Рассмотрим каждый в отдельности.
Лист ознакомления
Один из наиболее часто используемых способов. По сути это лист с таблицей, имеющей несколько обязательных атрибутов. Законодательно форма документа не утверждена, бизнес самостоятельно разрабатывает его. Главное – при составлении добавить несколько обязательных полей, таких как подпись сотрудника, дата проставления подписи, ее расшифровка, печать и подпись должностного лица. В шапке листа необходимо указать название ЛНА.
Что делать с листом, как с ним работать? Документ прикрепляется к тому ЛНА, с которым знакомится работник. Из листа должно быть однозначно понятно, что он имеет прямое отношение к определенному локальному нормативному акту. Если вдруг лист оторвется, затеряется среди других документов, тот, кто будет изучать его, сотрудник компании или проверяющий, должен однозначно заключить, к какому именно ЛНА относится документ.
Журнал ознакомления
Унифицированной формы документа тоже нет. Законодатель предлагает предприятиям разработать журнал самостоятельно. Удобство журнала в том, что в нем можно указать сразу несколько ЛНА, с которыми знакомится работник.
Принцип составления журнала схож с листом ознакомления. С той лишь разницей, что у документа будет единая обложка. Потому, кстати, рекомендовано использовать альбомный формат для журналов. Из каких составных частей должен состоять журнал:
- титульный лист (укажите на нем необходимую вам информацию: название самого документа, наименование работодателя, даты начала заполнения и завершения ведения журнала, количество листов и другие сведения);
- первая страница (укажите здесь должностных лиц, которые ведут журнал, нелишним будет прописать основание, на котором действуют эти сотрудники, также потребуются их подписи);
- листы ознакомления.
На последних остановится отдельно, для удобства выделим их содержание в отдельный список, на листах должны быть такие колонки:
- номер записи;
- полное имя работника;
- должность работника;
- название ЛНА, с которым знакомится сотрудник;
- подпись сотрудника;
- дата, когда специалист был ознакомлен с ЛНА.
Обратите внимание: документ должен быть утвержден руководителем.
Условие в трудовом договоре
При таком подходе в рабочем контракте необходимо предусмотреть положение, которое указывает на то, что сотрудник ознакомлен с локальными нормативными актами. Не забудьте указать реквизиты документов. Или же добавьте в сам текст договора таблицу с ЛНА, где работник также поставит свою подпись после знакомства с локальными актами.
Но, выбирая такой способ знакомить работников с ЛНА, нужно помнить о том, что в случае внесения изменений в документы компании нужно будет заново знакомить сотрудников с ЛНА, что создает определенные неудобства. Как минимум, вам нужно будет обработать большее количество документов.
Редакция ПБ
Кто может не знакомить работников с ЛНА рассказываем в полной версии статьи «Как познакомить сотрудников с ЛНА?» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».