Имущество предприятия, в частности, объекты, участвующие в обороте, всегда должны находиться под строгим контролем: продукция, которая ожидает реализации, ресурсы и материалы, сырье для изготовления, расходники, которые необходимы для ведения хозяйственной деятельности. И время от времени их фактическое наличие нужно сверять с документарным. Но при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей в организации оформляются документы соответствующего образца, сам процесс имеет четкие требования, прописанные в законодательных нормах. А периодика определяется не только волей руководителя, но и некоторыми иными случаями и предписаниями. Попробуем разобраться в этой процедуре.
Что это такое
По сути, это проверка, учет объектов: существуют ли они, расположены ли на складах, прилавках, находятся в процессе транспортировки с одного склада на другой. А также учет, действительно ли списанная продукция была изъята из оборота и направлена на утилизацию.
Хотя, сама периодичность напрямую зависит от управленца или владельца предприятия, сроки и регламент, а также соответствующие решения по результатам выявляются посредством основных положений о бухгалтерском учете.
В принципе, процесс имеет две главные задачи. Первая заключается в фактической сверке. Вторая — носит производный характер. Если были выявлены какие-то расхождения, то необходимо определить количество излишков или недостатков по различным позициям.
Участие в оформлении инвентаризации товарно-материальных ценностей принимают несколько ответственных лиц. Старт происходит посредством решения руководителя, который издает соответствующий приказ. В нем отмечается сразу масса начальных данных. Является ли проверка плановой или внеплановой, касается ли оно конкретной локации, отдела, филиала, склада или в принципе будет браться в расчет все имущество предприятия. Выявляется форма проведения. А также состав комиссии, которая и будет выполнять эту деятельность. Причем она неоднородная, среди членов также выделяется свой руководитель, который будет ответственен за принятие решений, ведения отчетности по результатам. И он несет обязательства по корректному исполнению задачи всеми участниками комиссии. В фактической проверке запасов и остатков товаров также участвуют материально ответственные лица. В большинстве случаев, это кладовщик. Который будет заинтересован в том, чтобы учет происходил как можно более правильно. Иначе часто возмещать недостатки утерянной продукции придется лично ему.
Подведенные итоги обрабатываются, анализируются, и после этого выносится некоторый вердикт. Если итоги удовлетворительные, то деятельность продолжается в штатном режиме. Если существуют неучтенные потери, которые, однако, имеют вполне объяснимый характер, например, сгорели при пожаре, меняется экономический план на следующий период. Новый курс разрабатывается с учетом новых сведений. А если последующее документальное оформление инвентаризации ТМЦ выявило расхождения, но причина их не была установлена, зачастую инициируется специальное расследование внутри предприятия. Целью его, естественно, является установление источника расходов.
Особенности проверки
Такая процедура — это средство сохранения имущества организации, а также контроля существующего массива. Поэтому, помимо плановых действий, часто — это ответ на внешний фактор. Уволился кладовщик — нужно проверить, не часть ли это аферы по хищению средств. Произошла реорганизация, скорее всего, частично была сильно затронута продукция, ее могли перевезти, списать. Снова следует проверить, все ли на месте.
Ввиду различных целей и сопутствующих задач, выделяется локация изучения. В общем смысле, когда речь идет о ежегодных проверках, плановых, сверках перед сдачей финансовой отчетности — это общий охват. То есть, все ТМЦ будут строго учитываться. А если речь идет про увольнение конкретного ответственного лица, то зона охвата будет уже, только та, где этот человек принимал решения и вел деятельность. Обычно целевой склад или в крайнем случае — несколько. Примечательно то, что алгоритм проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей от задействованного объема не изменяется. А вот документация вполне может. Стоит понимать, что каждый объект нуждается в регистрации и собственной описи. Приказ и общая отчетность — это лишь верхушка айсберга. Во время процесса каждый объект получит свое документное оформление.
И все возможные варианты документации имеют строго закрепленный в правовых актах формат. Это точные бланки, где любое несоответствие поставит под сомнение в принципе корректность всей процедуры в целом. Хотя, это зачастую внутренние дела предприятия, но неправильный формат может сказаться весьма негативно. Например, такой документ не сможет стать доказательством в суде, если юридическое лицо хочет обвинить своего сотрудника в хищении.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Основания для проведения инвентаризации ТМЦ
Нужно понять, что руководство самостоятельно определяет регламент и периодику плановых проверок. В зависимости от того, насколько интенсивно идет товарооборот в компании, процессы могут быть чаще или реже. Только перед сдачей финансовой отчетности всегда стоит крупная сверка. Дальше же — на усмотрение директоров. Но при этом, обычно серьезные фирмы с крупным оборотом стремятся к показателям раз в три месяца. То есть, 4 раза в год.
Но это то, что касается плановых вариаций. А есть еще масса незапланированных. Они возникают по различным причинам. К наиболее частым основаниям следует отнести следующие варианты:
- Передача имущества. Это зачастую самые разные варианты, аренда части производственных или иных ценностей, продажа или покупка. Например, была закуплена партия нового оборудования. И их поместили в конкретное хранилище. Неплохо будет сверить после проверки, как наличие всей поставки, так и то, не пропали ли прошлые модели, которые нужно будет перевести в другой отдел.
- Появление нового ответственного лица. Еще до того, как новый сотрудник начнет свою деятельность, стоит точно сверить все ценное. Иначе непонятно, недостача была виной предыдущего работника или это уже ошибки нового.
- Смена руководителя. Принцип примерно тот же, только данный сотрудник мог производить незаконные манипуляции с имуществом в гораздо более крупном размере. Поэтому нужно понять, осталось ли после его ухода имущественная часть компании в неприкосновенности.
- Также инвентаризация товаро-материальных ценностей проводится, если произошла смена организационного устройства юридического лица. В том числе полная ликвидация действующего предприятия. Необходимо понимать, что особенно это важно, если подразумевается ликвидация при банкротстве. Наличие долгов предполагает формирование конкурсной массы, куда входит все материальные активы компании в полном объеме.
- Чрезвычайные ситуации, обстоятельства непреодолимой силы и схожее. Различные стихийные бедствия, пожары на складе, торговом зале. А также небольшие локальные проблемы. К примеру, затопления из-за проблем с сантехникой. Неясно, сколько объектов в результате могли испортиться и потерять свою потребительскую пригодность.
Документы для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Принципиально важно понимать, что данный процесс функционирует посредством массы сопутствующих актов. И каждое действие комиссии, а также ответственных лиц должно фиксироваться. Итоги сверки имеют строгий характер. Если допускаются хоть какие-то ошибки, расхождения, противоречия во мнениях, сразу проводится дополнительная проверка. И вносятся соответствующие исправления.
Регламент строгий, используется необходимый бланк для каждого действия. Для сверки — свой, для списания — свой. Итак, рассмотрим, какие форматы нам понадобятся для этого:
- Опись ИНВ-3. Это основной документ, который руководитель передает сформированной комиссии. А точнее, конкретно лидеру группы. В нем отражаются остатки ТМЦ на текущий период. Именно их и предстоит сверять. Это, так сказать, база, на которую следует ориентироваться. В бланке есть графа о фактическом наличии. По сути, именно ее и нужно заполнить, пройдясь по всем позициям, указанным в бумаге. Очередность же остается на усмотрение проверяющих.
- ИНВ-19. Ее еще называют сличительной ведомостью. Это своего рода основной отчет, который формируется в виде результатов проделанной работы.
- ИНВ-6. К вопросу о том, как оформить и провести инвентаризацию ТМЦ, которые в этот момент находятся в транспорте. То есть, их перевозят, доставляют на склад или точку продаж, везут от поставщика. Именно данный акт и используется в таком случае.
- ИНВ-5. Этот акт составляется уже только по поводу некоторой категории товаров или иного имущества. То, что принимается на ответственное хранение. Объекты повышенной безопасности. И их проверяют особо тщательно, занося сведения в отдельную опись.
- ТОРГ-16. Этот акт уже относится к списанию товаров. В принципе, он оформляется в том случае, если выявилось, что продукт в наличии есть, но его эксплуатационные свойства исчерпали себя. Обычно это плановое списание. Было известно, что к этой дате срок годности уже выйдет. Либо, нарушены условия хранения. И тогда уже добавляется к ситуации и поиск виновного. Кроме того, есть некоторая категория товаров, срок годности которых не имеет четко выраженной даты. Так, при проведении инвентаризации ТМЦ оформляется данный акт и на продукты, которые непредвиденно вышли из срока эксплуатации.
Порядок и алгоритм проведения
Это действие проводится в четком соответствии с принятым регламентом. В первую очередь всегда выявляется причина, еще до этапа формирования соответствующего приказа. Второй пункт — это назначение членов комиссии, это уже происходит одновременно с публикацией приказа. Далее, проводится определение сроков, которые также заносятся в документ. Нарушать установленный временной диапазон недопустимо. Иначе будет инициирована повторная проверка.
Последний пункт — подведение итогов, формирование отчетности, направление ее в бухгалтерию для анализа. В дальнейшем, руководящий состав уже проводит совещание по итогам, предпринимает соответствующие шаги, если они, вообще, будут нужны.
Состав комиссии
Напомним, что инвентаризация материальных ценностей на предприятии — это сверка на местах хранения. Личная, которая проводится сотрудниками, не удаленная, не документарная, не электронная. А значит, придется сформировать список людей, которые этим и займутся.
Отдельно хотелось бы сказать, что всегда есть:
- Председатель. Лицо, ответственное за принятие ключевых решений, подведения итогов, передачу отчетов. При этом и все обязательства по качеству проведенных процедур кладутся на плечи именно этого человека.
- Участники администрации. И должность в этом случае уже не имеет принципиального значения. Это могут быть администраторы локального или общего уровня, приписанные к конкретному филиалу или из центрального аппарата.
- Представители бухгалтерии. Опять же, необязательно главный бухгалтер собственной персоной. Подойдет даже стажер, который пока еще не принят на работу по трудовому договору, а лишь проходит обучение.
Учитывая, как проводится инвентаризация ТМЦ, документы как раз обычно оформляются бухгалтерами. Они просто более компетентны в этом вопросе. Да и председатель зачастую назначается из этого отдела.
Приказ о проведении
Он имеет форму ИНВ-22. И важно понимать, что хотя инициатива может быть местная, без каких-то предписаний извне, все равно работать по собственному макету документа нельзя. В приказе четко обозначается причина, сроки, локация. То есть, проверка общего характера или отдельной зоны. А также указываются все назначенные члены комиссии, отдельно упоминается, кто берет на себя председательскую должность.
Инструкция проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Ни в коем случае нельзя издавать приказ, если последней приходной документации еще нет на руках. Ведь тогда руководствоваться проверяющим будет просто нечем. Передача бумаг происходит под подпись всех проверяющих. Равно, как и последующая отчетность.
Все данные должны быть отражены четко, в полном размере, без недопустимых сокращений. А также все действия выполняется под надзором лиц, которые несут личную ответственность за хранящуюся в зоне продукцию. Без их ведома или присутствия начинать сверку недопустимо.
Отдельно стоит сообщить, что любое исправление, даже самого мелкого характера вносится лишь при получении согласия каждого из членов комиссии. Деятельность является гласной, на местах проверок могут присутствовать работники этой зоны, цеха.
Поскольку при крупном объеме продукции процедура становится сложной и затянутой, логично воспользоваться специальным программным обеспечением. Оно поможет упростить проведение, заполнение отчетности, сверку, выявление результатов. Сложную работу с документами свести к минимуму.
Документное оформление результатов
Поскольку список документов достаточно обширный, не все кадры умеют с ними работать. Поэтому как раз в этом вопросе использование «умных» программ от «Клеверенс», которые помогут избежать ошибок, связанными с человеческим фактором, вполне обосновано.
Да и тем, кто уже отлично знаком с техникой заполнения бумаг, такая помощь точно не повредит. Еще ни одна деятельность не стала хуже от того, что ее упростили. При сохранении или даже повышении общего уровня продуктивности.
Инвентаризация материальных ценностей — это сложный процесс. Почему бы не сделать его проще?
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Сроки проведения
Этот аспект полностью зависит от руководителя. Только он определяет, в каких временных диапазонах будет происходить процедура.
Формы документов
Стоит заранее скачать необходимые бланки. Как уже было сказано, строгое соответствие образцам в этом случае обязательно.
- ИНВ-22. Сам приказ о начале процесса.
- ИНВ-3. Опись объекта.
- ИНВ-4. Продукция, которая прошла отгрузку.
- ИНВ-5. Уже принятые объекты.
- ИНВ-6. ТМЦ во время перевозки.
- ИНВ-26. Отчетность по результатам.
- ИНВ-19. Сличительная ведомость.
- ИНВ-24. Контрольная проверка корректности процедуры.
- ИНВ-25. Общий журнал с отметками о проведенных действиях и их соответствию регламенту.
Заключение
Итак, порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей кажется не таким уж и сложным. Но главная проблематика лежит не в самой структуре, а в объеме. Если предстоит сверить тысячи позиций, то ошибку допустить легко. Поэтому специальные программы — это самые простой и логичный инструмент защиты от оплошностей. Например, мы в «Клеверенс» предлагаем программные продукты Учет имущества или «Инвентаризация ОС». С помощью этого софта можно оптимизировать и упростить процесс инвентаризации.
Количество показов: 30787
Инвентаризация – как провести на предприятии и правильно оформить
Ценное имущество организации, запасы, финансы, хозяйственные операции требуют периодического контроля. Для этого
проводят инвентаризацию – пересчитывают всё, что есть на балансе, и корректируют учётные документы.
Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами нужно руководствоваться при проведении инвентаризации. Как
часто
осуществляется мероприятие и кто должен в нём участвовать. В пошаговой инструкции расскажем, как провести
инвентаризацию
в 2024 году и правильно оформить результаты.
Что такое инвентаризация простыми словами
Это физическая проверка наличия и состояния товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые числятся на балансе
организации
на конкретный день. Задача – установить фактические данные и привести их в соответствие с учётными. Делают
инвентаризацию
периодически, чтобы предприятие работало чётко, как часы, без убытков и штрафов.
Чаще всего инвентаризацию проводят на складе готовой продукции – приходят, пересчитывают остатки и фиксируют
расхождения.
Проверка может совершаться в отношении запасов, основных средств (ОС), нематериальных активов, задолженностей,
резервов,
расчётов и т.д.
Главные цели инвентаризации
- Узнать, насколько реальное число товаров расходится с базой и вовремя разобраться с причинами. Возможно, что-то
украли,
записали больше, переложили в другое место. В процессе выявляются недостачи, излишки, пересортица. - Проверить состояние товаров. Почти всегда есть продукция с истёкшим сроком годности, испорченная из-за
неправильного хранения, разбитая, сломанная. - Проверить работу сотрудников. Например, частые причины недостачи – невнимательность кассира и воровство.
Возможно, есть смысл в установке камер наблюдения. - Посчитать имущество – бытовую технику, столы, стулья, кассы, стеллажи и т. д.
- Проверить правильность оформленных документов.
Регламентирующие документы
Порядок мероприятия определяют законодательные акты, федеральные и отраслевые стандарты, разъяснительные письма
Минфина и ФНС России.
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые
Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995. - На данный момент (август 2024 года) – это главный документ. Он действует до 31 марта 2025 года.
- Федеральный стандарт бухучёта ФСБУ 28/2023, утверждённый
Приказом Минфина РФ № 4н от 13.01.2023.
Официально будет применяться с 1 апреля 2025 года вместо утрачивающих силу Методических указаний. Но чиновниками
дано
разъяснение, что Стандарт организации вправе применять уже сейчас. Для этого нужно внести изменения в учётную
политику — внутренний документ, регламентирующий учёт в конкретной компании. - Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Устанавливает требования к бухучёту и
финансовой
отчётности и определяет, что имущество компаний подлежит инвентаризации (статья 11). - Положение по ведению бухучёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утверждённое
Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 (пункты 26-28).
Какого вида проверки существуют
Инвентаризация бывает разных видов. Деление зависит от причины, по которой происходит контрольное мероприятие. Свели
все виды в таблицу.
| Категория | Виды инвентаризации | Особенности |
|---|---|---|
| По обязательности выполнения | Обязательная | Обязывает проводить законодательство РФ. |
| Добровольная | Инициирует руководитель. | |
| Повторная (контрольная) | Нужна для перепроверки найденных расхождений (п. 2.15 Указаний). Также может совершаться, если есть сомнения в честности МОЛ. | |
| По периодичности (назначению, характеру) | Плановая | Срок выполнения определяет закон. Например, ежегодную инвентаризацию проводят в последние три месяца отчётного года. Также свой график составляет руководитель. |
| Внеплановая | Выполняется при наступлении особых событий для проверок. | |
| Внезапная | О её сроках никто не знает. Нужна в целях дополнительного контроля. | |
| Событийная | Происходит по обстоятельствам. Например, клиент сообщил, что ему что-то недогрузили. | |
| По охвату (объёму) | Полная (сплошная) | Осуществляется в определённых случаях, установленных законом. Проверке подлежит всё имущество и все обязательства компании. |
| Выборочная (частичная) | Отличается от полной тем, что подсчитывается только часть основных средств или товарных запасов. | |
| Локальная (целевая) | Выполняется проверка одного конкретного вида имущества. Нужна для популярных позиций, где важно соблюдать актуальность, чтобы исключить неприятные ситуации. Например, клиент заказал товар, вы обещали завтра его привезти, т.к. уверены в его наличии, а при сборке заказа товара не оказалось. Итог – заказа нет, клиент потерян. Необходимо закрыть отсек с группой товаров и всё пересчитать. |
|
| По методу выполнения | Натуральная | Всё физически считается, взвешивается и т. д. |
| Документальная | Наличие и состояние проверяемых объектов происходит по документам. Так проверяются расчёты (п.3.48 Методических указаний), нематериальные активы. |
Кто должен проводить инвентаризацию
Проверкой занимаются непосредственно сотрудники. Директор назначает ответственных лиц. Это могут быть представители
администрации, бухгалтерии, работники других подразделений компании – выбор сотрудников зависит от того, где
проводится переучёт.
В процессе участвует и материально ответственное лицо (МОЛ), в ведении которого находятся проверяемые объекты.
По окончании проверки участники представляют руководителю отчёт с результатами.
Когда проводится инвентаризация
Как часто делать переучёт, решает директор фирмы или владелец бизнеса, но раз в год – обязательно. На количество инвентаризаций
влияет специфика деятельности, объём поставок/отгрузок.
Для каждого подразделения (цех, склад, торговый зал и т. д.) разрабатывается свой график проверок. Например, в
продовольственном
магазине скоропортящаяся продукция может проверяться каждый день. В промтоварном достаточно проверки раз в неделю
(месяц, квартал).
Законодательством определены случаи обязательного проведения инвентаризации (ПМ №34н, пункт 27; ФСБУ 28/2023, пункт
15).
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Проверяются финансовые обязательства, основные средства и
запасы
организации, включая имущество, находящееся на хранении, взятое в аренду, полученное для дальнейшей переработки. - На полную инвентаризацию закон выделяет значительный срок – с 1 октября по 31 декабря отчётного года.
- При любых действиях с имуществом – сдаче в аренду, безвозмездное пользование, управление, при продаже.
- При смене работника, на которого возложена ответственность за материальные ценности. В первую очередь это
касается кладовщиков, кассиров и т. д. - При смене начальника коллектива, или если по какой-то причине состав коллектива уменьшился на 50%, или проверку
потребовал член коллектива. - При установлении фактов хищения (утраты) или порчи имущества (например, вскрыта касса).
- При возникновении чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствиях (авария, пожар, наводнение, другие катаклизмы и
экстремальные условия). - При ликвидации или реорганизации (кроме преобразования – по новому ФСБУ) предприятия (владелец решил закрыть
фирму, банкротство).
Когда именно проводится переучёт для каждого случая, указано в пункте 16 нового Федерального стандарта.
Исключения, касающиеся обязательной годовой инвентаризации (ПМ №34н, пункт 27, абзац 2):
- Если, к примеру, случилась реорганизация фирмы, и по этой причине в октябре была
выполнена
обязательная полная проверка, годовой пересчёт уже не нужен. - Инвентаризацию имущества, относящегося к ОС, допускается проводить один раз в три
года, а
фондов библиотек – раз в пять лет. Поэтому данные объекты можно не учитывать в годовой проверке, если позволяют
сроки.
Кроме того, на Крайнем Севере запасы допускается инвентаризировать в момент, когда количество остатков
минимально.
Как проходит инвентаризация
Весь процесс можно разделить на три этапа:
Подготовительный. На данном этапе определяется дата и цель мероприятия, состав комиссии.
Основной. Здесь проводится непосредственно подсчёт и проверка товарно-материальных
ценностей (ТМЦ), составляется опись ТМЦ.
Заключительный. Здесь подводятся итоги, оформляются все необходимые документы,
результаты отражаются в бухучёте.
Проведение инвентаризации: пошаговая инструкция
В данном разделе статьи раскроем подробно каждый этап – опишем, что нужно делать пошагово и какие документы
оформить.
- Руководителем издаётся приказ о проведении инвентаризации
Любой переучёт начинается с этого шага. В распорядительном акте (ИНВ-22) устанавливаются: инвентаризационная
комиссия,
её председатель, цель и временные рамки проверки. Всем причастным к мероприятию нужно ознакомиться с
приказом.Материально ответственные лица (МОЛ) в комиссию не включаются, т. к. они лица заинтересованные. Кто относится
к МОЛ,
определено в Постановлении Минтруда № 85 от 31.12.2002. Это кассиры, контролёры, руководители и их замы,
начальники
складов, курьеры, администраторы и другие.Участие в инвентаризации материально ответственных лиц обязательно. Если вдруг заболеет кладовщик, сроки
необходимо перенести.В крупных организациях создаётся постоянная центральная инвентаризационная комиссия и в помощь ей – рабочая.
Комиссия
не создаётся, если компания состоит только из директора и бухгалтера или только директора, – тогда они (или
он)
и будут отвечать за процесс. Кроме того, может быть заказана услуга по проведению инвентаризации. - Создаются условия для проведения переучёта
Для этого назначаются сотрудники, задача которых – незадолго до начала процесса визуально осмотреть объекты
основных
средств (при необходимости нанести на них новые инвентарные номера либо освежить старые), запасы и другое
имущество.
Также они проверяют наличие и исправность измерительных приборов (например, весов), мобильной техники,
объемной тары
и других объектов, которые понадобятся для переучёта (п.7 ФСБУ 28). - Оформляются необходимые исходные документы
Перед выходом на проверку на руках у членов комиссии должны быть последние приходно-расходные документы,
отчёты о движении
запасов. На них председатель делает надпись: столько-то листов до инвентаризации, фиксирует дату и отдает
бумаги в бухгалтерию.От материально ответственных лиц требуется написать расписки, что все поступившие ценности, за которые они
отвечают,
учтены, а выбывшие – списаны в расход, и все соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру.Распечатываются инвентаризационные описи ТМЦ (ИНВ-3) для занесения результатов проверки.
Либо ведомости по собственному шаблону, например, при мониторинге склада в них могут содержаться: адрес
ячейки, штрих-код,
название товара, владелец товара (склад), срок годности, учётный остаток. - Выполняется переучёт
На данном шаге проводятся подсчёт, взвешивание, замеры, осмотр ТМЦ. Действия зависят от специфики
деятельности компании.
Присутствие материально ответственных лиц обязательно.Если фактическое наличие активов традиционными способами учёта выявить нельзя, по новому ФСБУ (п. 4а)
допускаются альтернативные.
Например, сотрудник на удалёнке работает дома на компьютере фирмы. Тогда он может сфотографировать ПК или
зафиксировать его на видео.Кроме того, согласно новому Стандарту, если один из проверяющих вдруг заболел (или возникли другие
непреодолимые обстоятельства),
он может поучаствовать в процессе удалённо по скайпу, вацапу и потом подписать документы.Комментарий эксперта
Самое удобное и спокойное время для инвентаризации – ночь, когда торговля на паузе. Поставки
приняты,
товары оприходованы, списаний нет, смены на кассах закрыты. Но придется заплатить сотрудникам за
переработку.
Если работаете круглосуточно, то переучёт лучше делать рано утром, тогда потери будут минимальными.Удобно считать товары последовательно по зонам (стеллажам, помещениям). В процессе заодно проверяется
считываемость штрих-кодов.
Товары с истёкшим сроком годности и повреждённой упаковкой нужно считать отдельно. Они подлежат утилизации
или списыванию.В момент выполнения переучёта в описи вносятся фактические данные. Это финансовые документы, поэтому
заполнять их нужно
аккуратно и понятно. Неправильный пересчёт приведёт к дополнительной работе. Любые помарки заверяются
подписями участников процесса. - Заверяются итоги
Готовый документ подписывают все члены комиссии. А материально ответственные лица в описи визируют, что
переучёт
проведен в их присутствии и претензий к соучастникам проверки у них нет. - Полученные по факту данные сравниваются с данными первичных документов
По результатам проверки могут быть выявлены недостачи либо излишки. Чаще всего это неучтенный товар (забыли
записать). У директора появляется право взыскать убытки с виновных сотрудников и внести корректировки в
товароучётный сервис.По позициям, где выявлены расхождения, делается второй просчёт, но уже другими сотрудниками.
- Составляются и подписываются документы после завершения инвентаризации
Если по итогам сравнения выявлены расхождения, составляются сличительные ведомости:
ИНВ-18– для ОС, ИНВ-19– для ТМЦ, как минимум в двух экземплярах. Они состоят из двух колонок – что есть по факту и что должно быть, и
составляются только для позиций, по которым выявлены отклонения.На складе могут находиться ТМЦ, которые уже не принадлежат организации.
К ним относятся товары, которые компания
купила, но решила вернуть, или товары, которые у неё приобрели, но не успели забрать. Такие товары
называются
запасами на ответственном хранении. Их также надо пересчитать и составить опись по форме ИНВ-5.Для некачественных товаров составляются отдельные акты: ТОРГ-16 о списании,
ТОРГ-15 о порче.
Окончательные итоги мероприятия обобщаются в ведомости учёта результатов по типовой форме ИНВ-26. В ней
указываются суммарные результаты по отдельным бухгалтерским счетам.Все сформированные документы подписываются членами комиссии и МОЛ. Далее в бухгалтерии отражаются
проводки. - Результаты мероприятия оформляются в бухгалтерском учёте
На этом шаге важно грамотно отразить полученные результаты в бухучёте (ПМ № 34н, пункт 28) и продумать, как
минимизировать расхождения в будущем. Результаты фиксируются в отчётном периоде, к которому относится дата
проверки.Излишки во многих компаниях образуются сами собой, как следствие определённых технологических тонкостей.
Сумма
излишков сразу зачисляется в доходы фирмы. Приходуют их по рыночной цене на дату проведения инвентаризации.
Способ учёта недостач зависит от того, найдено ли виновное в этом лицо. Если недостача вписывается в рамках
норм
естественной убыли, её относят на издержки или расходы. А всё, что превышает норму, взыскивают с виновного
материально ответственного лица. Убыток, рассчитанный по рыночной стоимости, компенсируется за счёт списания
денежных средств с зарплаты. Если виновные не выявлены, либо во взыскании с них убытков отказал суд, потери
относят на расходы организации.В бухучёте можно зачесть недостачу излишками по пересортице, в налоговом учёте – нельзя.
Что ещё надо знать:
- По новым правилам ФСБУ 28/2023 результаты проверки считаются недействительными, если отсутствует 1/5 и
более
членов комиссии. Что это значит на практике? Если сформирована комиссия из 6 человек, а при проверке
одно лицо
будет отсутствовать, результаты всё равно засчитаются. По сравнению с Методическими указаниями это
послабление:
там требовалось присутствие всех членов комиссии. - Если нарушен порядок переучёта, то при обнаружении недостачи материальные потери с виновного взысканы не
будут. - Результаты мониторинга организация имеет право фиксировать и в формах собственной разработки.
Универсальные
шаблоны предлагаются для удобства. Свои формы прописываются в учётной политике. - Во время проверки действует особый режим – никаких операций по движению проверяемых ТМЦ быть не
должно. - ИП имеют право не вести бухучёт, если не владеют основными средствами (ОС) и нематериальными активами.
Они могут
воспользоваться ТУ системой и не оформлять документы. Но, как правило, никто от переучёта не
отказывается.
- По новым правилам ФСБУ 28/2023 результаты проверки считаются недействительными, если отсутствует 1/5 и
Как сделать инвентаризацию быстрее, проще и эффективнее
Сложно, муторно, трудозатратно. Так говорят про инвентаризацию только в тех компаниях, где товарный учёт до сих пор
ведётся вручную на бумаге, в лучшем случае – в таблицах Excel. Мудрые руководители сразу автоматизируют все бизнес-процессы
в своей фирме с помощью специальных программ (ПО) и мобильной техники, и спокойно встречают любую проверку.
ЦТО «Такском-касса» предлагает программные решения для автоматизации учёта на производстве, в торговых сетях, на складах
любого масштаба. ПО устанавливается на мобильные терминалы сбора данных (ТСД) всех популярных моделей и в разы упрощает
и ускоряет процесс инвентаризации:
ПО Клеверенс Магазин 15 для небольших магазинов и гипермаркетов.
ПО Клеверенс Склад 15 для производств, складов любого размера и направленности, дарксторов, интернет-магазинов.
ПО DataMobile подходит складам с адресным хранением и продвинутой рознице.
Функционал
- Приёмка товаров в один клик без ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Выполнение всех задач по учёту товаров в магазине и складских операций происходит в 3 раза быстрее (поступление,
списание, продажа, перемещение, переоценка, сборка заказа, переучёт и др.). - Переоценка. Программы собирают перечень товаров, по которым изменились цены. Достаточно просто распечатать новые ценники.
- Связь с ТУ системой по Wi-Fi для получения актуальной информации о номенклатуре.
- Создание на ТСД документов для инвентаризации.
- Пересчёт по штрих-кодам происходит быстрее, чем на бумаге в 15 раз. А с помощью RFID-метки быстрее в 40 раз, чем по ШК.
- Групповая online-работа с документами.
- Функция упаковочный лист для агрегации товаров в короба и паллеты.
ПО DM.Invent упрощает и в разы ускоряет процесс инвентаризации основных средств, малоценного товара и ТМЦ.
Подходит предприятиям, госучреждениям, бизнес-центрам.
Особенности
- Идентификация ОС по штрих-коду или RFID-меткам. За секунду можно отсканировать сотни меток. Есть визуальная шкала
дальности для поиска оборудования по метке. - Назначение материально-ответственных лиц и мест/помещений хранения.
- Контроль изменения МОЛ и места хранения.
- Создание и отправка на печать маркировочных этикеток для ОС.
- Отображение ОС по фильтрам (выполнено, осталось, задание, расхождения).
- Загрузка фото во время переучёта, чтобы зафиксировать состояние объекта.
- Сверка плана-факта по остаткам.
- Автоматическое создание актов списания и перемещения по данным завершённой проверки.
- Списание объектов с браком с указанием причины.
Все программные решения интегрируются с 1С и другими популярными сервисами ТУ, работают с маркировкой и ЕГАИС.
Ревизия и инвентаризация – в чём разница
Это понятия-синонимы. В обоих случаях проверяют деятельность организации. Разница в целях и в проверяющих лицах.
Задача инвентаризации – пересчитать фактическое наличие ТМЦ и сопоставить их с учётом. Ревизия – мероприятие более
масштабного характера. Чаще всего её осуществляют госорганы с целью проверить, не нарушает ли организация закон.
Причиной могут быть, например, накопившиеся вопросы у ФНС к деятельности фирмы (низкие налоги, большие убытки, частая
смена места регистрации). Тогда ревизия будет плановой. Либо жалобы, поступившие в контролирующие органы на компанию.
Тогда проверят внепланово. При необходимости, переучёт станет частью ревизии. Кроме госорганов назначить ревизию могут
акционеры, совладельцы бизнеса.
Способы ревизии: представители власти могут приехать лично или запросить документы на удалённую проверку. Иногда
просто выносится предупреждение.
Ответственность
Непроведение инвентаризации не наказывается. Но без неё может пострадать точность учёта, и тогда в ФНС уйдут неверные
данные. В итоге налоговики выявят нарушения, которых можно было избежать, и оштрафуют по ст. 120 НК РФ или ст.15.11 КоАП РФ.
Начните с бесплатной консультации
Оставьте контакты или напишите свой вопрос, наши специалисты посоветуют лучшее оборудование и помогут решить любую проблему
В первую очередь, приведем наиболее часто встречающиеся случаи, когда инвентаризация ТМЦ является обязательной (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц, отвечающих за товарно-материальные ценности;
- при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, фальсификации в отношении ТМЦ;
- при реорганизации или ликвидации организации и т.д.
В зависимости от ситуации проводится инвентаризация всех ТМЦ (как, к примеру, при ежегодной инвентаризации перед составлением отчетности) или выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей (в частности, при смене материально ответственных лиц).
Отметим, что под ТМЦ, как правило, подразумеваются товары, материалы и готовая продукция.
Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения и учет результатов
Для проведения инвентаризации издается приказ об инвентаризации товарно- материальных ценностей либо единый приказ об инвентаризации всего имущества и обязательств организации. О нем мы подробно рассказали в разделе «Формы».
Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и оформления результатов инвентаризации ТМЦ установлены Методическими указаниями по инвентаризации (п. 3.15 – 3.26 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Так, инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие ТМЦ и возможность их использования по назначению. Проверка проводится путем обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания. Вносить в документы данные со слов материально ответственных лиц запрещено (п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Инвентаризация ТМЦ должна проводиться в порядке расположения ценностей в помещении. Если ТМЦ у одного материально ответственного лица хранятся в разных изолированных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки вход в помещение опломбировывается, и комиссия переходит для проверки в другое помещение (п. 3.16 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Если во время проведения инвентаризации поступают какие-то ценности, то материально ответственные лица должны принять их в присутствии членов комиссии и оприходовать уже по окончании инвентаризации по товарному отчету. Эти ценности заносятся в отдельную опись (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Если же инвентаризация затянулась и требуется отпустить кому-то какие-то ценности, то такой отпуск производится материально ответственными лицами также в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ТМЦ тоже заносятся в отдельную опись (п. 3.19 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Об инвентаризации товаров читайте здесь. Кстати, при выявлении недостачи товаров можно составить акт недостачи товаров в произвольной форме. Об этом читайте здесь. Там же вы найдете образец акта.
О правилах инвентаризации готовой продукции читайте отдельно.
Документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей
При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (и при плановой, и при внеплановой инвентаризации). Удобно использовать для этих целей форму ИНВ-3. О ней мы подробно рассказали здесь.
ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.
При выявлении расхождений между фактическими и учетными данными оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19. О составлении сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ мы рассказали в отдельной консультации.
Отметим, что отдельный акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных оформляется на ТМЦ (п. 3.21 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):
- срок оплаты по которым не наступил;
- которые не оплачены покупателями в срок, установленный договором.
На такие ценности оформляются акты по форме ИНВ-4. Читайте об этом в отдельной консультации.
В статье рассматривается:
- порядок подготовки к инвентаризации;
- случаи;
- сроки ее проведения;
- документальное оформление.
В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).
Содержание
- Порядок проведения инвентаризации
- Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации
- Этапы проведения инвентаризации
- Общая схема проведения инвентаризации
- Подготовка к инвентаризации
- Проведение инвентаризации
- Оформление результатов инвентаризации
- Особенности инвентаризации отдельных видов имущества
- Инвентаризация ОС
- Инвентаризация ТМЦ
- Инвентаризация расчетов
- Инвентаризация денежных средств
- Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы
- Учет результатов инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
- передача имущества в аренду, выкуп, продажа;
- составление годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 01 октября отчетного года);
- смена материально ответственных лиц;
- реорганизация или ликвидация;
- чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (в т.ч. стихийное бедствие, пожар);
- при выявлении фактов хищения, порчи имущества;
- в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Сверка фактического наличия и учетных данных по ОС проводится только 1 раз в 3 года.
Организация вправе проводить инвентаризацию в добровольном порядке. Условия и сроки должны быть установлены в учетной политике.
Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов указан в Методических указаниях, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.
Этапы проведения инвентаризации
Общая схема проведения инвентаризации
Подготовка к инвентаризации
Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).
В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерской службы;
- другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)
Согласно п. 2.3 Методических указаний перечень членов комиссии можно дополнить представителями независимых аудиторских организаций, сотрудниками служб внутреннего аудита.
Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии и выполнять функции председателя.
Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме ИНВ-22. PDF
До того как началась инвентаризация:
- МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
- председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
- руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Проведение инвентаризации
МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).
Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.
При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.
Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.
В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.
Оформление результатов инвентаризации
Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).
Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3. PDF
В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:
- наименование объектов, подлежащих проверке;
- количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
- общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
- число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
- отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
- подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
- подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).
Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.
Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.
В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19. PDF
Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.
Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.
Особенности инвентаризации отдельных видов имущества
Инвентаризация ОС
При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:
- полное наименование;
- назначение;
- инвентарные номера;
- основные технические показатели;
- заводской инвентарный номер.
При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.
В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.
ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.
Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:
- дата ввода в эксплуатацию;
- причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.
Инвентаризация ТМЦ
Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.
Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:
- наименование;
- количество;
- цена и сумма;
- дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
- наименование поставщика.
При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».
Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:
- в пути;
- находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
- отгружены, но не оплачены;
- не находятся в подотчете МОЛ.
В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:
- времени эксплуатации;
- причин негодности;
- возможности использования в хозяйственных целях.
Тара указывается в описи по:
- виду;
- целевому назначению;
- качественному состоянию:
- новая;
- бывшая в употреблении;
- требующая ремонта.
Инвентаризация расчетов
Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
- 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
- 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
- 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- 75 «Расчеты с учредителями»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
- 79 «Внутрихозяйственные расчеты».
При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.
Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.
Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.
Инвентаризация денежных средств
Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У.
При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:
- наличных денежных средств (далее ДС);
- ценных бумаг;
- денежных документов:
- почтовые марки;
- марки госпошлины;
- вексельные марки;
- путевки в дома отдыха (санатории);
- авиабилеты;
- прочие денежные документы.
Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.
Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы
При инвентаризации НМА комиссия проверяет:
- наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:
- правильность оформления ценных бумаг;
- реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
- своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
- сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.
Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.
Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:
- название;
- серия и номер;
- номинальная и фактическая стоимость;
- срок гашения;
- общая сумма.
Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.
Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).
Учет результатов инвентаризации
Результатом инвентаризации могут быть:
- излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
- недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.
Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.
Если Вы являетесь подписчиком системы «Бухэксперт: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:
- Инвентаризация ТМЦ
- Восстановление НДС при списании ТМЦ
- Излишек ТМЦ
- Путеводитель Списание товаров
- Недостача ТМЦ. Виновное лицо обнаружено
- Удержание из зарплаты ущерба за недостачу
- Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено, подтверждено документом госоргана
Если Вы еще не являетесь подписчиком системы Бухэксперт:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней
бесплатно
2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.
2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) <*> регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).
———————————
<*> Формы, приведенные в приложениях 1 — 18, являются примерными.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации <*> не менее чем в двух экземплярах.
———————————
<*> В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.
Примерные формы описей и актов приведены в приложениях 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям.
2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.
2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).
2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.