Приём на работу в ИП первого сотрудника не окажется сложным, если следовать пошаговой инструкции. В статье расскажем про оформление сотрудников в ИП в деталях.
Кроме того, ИП может нанять исполнителя (физлицо или самозанятого) по договору ГПХ, если требуется выполнение определённой работы, проекта или задачи. Здесь тоже важно соблюдать определённые правила, чтобы не нарушить требования законодательства.
Как оформить сотрудника на работу в ИП по ТК РФ
Чтобы официально оформить работника, индивидуальному предпринимателю нужно выполнить несколько действий:
-
Составить штатное расписание
Штатное расписание является внутренним документом, в котором зафиксированы структурные подразделения, должности, зарплатные ставки и надбавки, количество штатных единиц. Как правило, организации и ИП используют унифицированную форму Т-3, утверждённую Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но использовать такой бланк не обязательно — можно разработать свой.
Штатное расписание может действовать бессрочно или в конкретный период. В первом случае графу «На период» просто не заполняют. Если вносятся изменения в штатное расписание, утверждается новый документ.
-
Подписать трудовой договор
Это обязательное условие официального трудоустройства в ИП: трудовым договором утверждается график работы для сотрудника, заработная плата, условия оплаты, права и обязанности работника и работодателя и другое.
Для оформления трудового договора с работником от него потребуются документы:
-
паспорт;
-
СНИЛС (при отсутствии работодателю необходимо заполнить анкету АДВ-1 и направить в СФР);
-
ИНН;
-
бумажная трудовая книжка, если она есть и работник не отказался от её ведения;
-
справка СТД-Р или СТД-ПФР, если работник отказался от бумажной трудовой;
-
военный билет (для мужчин).
-
документы об образовании — если они требуются работодателю или для выполнения обязанностей на определённой должности;
-
медицинская книжка — для определённых сфер деятельности, например, общепита;
-
справка об отсутствии судимости — в отдельных случаях, например, для работы с детьми.
Можно использовать одну из типовых форм трудового договора и при необходимости вносить изменения.
-
Издать приказ
Приказ о приеме на работу — это документ, подтверждающий оформление работника согласно ТК РФ и его согласие со всеми условиями работодателя. Он не является обязательным документом, но на практике составляется всегда для удобства ведения кадрового учёта.
Индивидуальный предприниматель может использовать унифицированную форму трудового договора Т-1 или разработать собственную.
-
Сделать запись в бумажной трудовой книжке, если она есть у работника
Перед этим рекомендуется проверить трудовую книжку на подлинность: это должен быть бланк Гознака, на каждой странице должны быть проставлены серия и номер.
Для тех, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые книжки уже не заводят : все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.
-
Отправить сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России
Даже если у работника имеется бумажная трудовая книжка, сведения о приёме на работу необходимо отправить в СФР не позднее следующего дня. Для этого заполняется подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1.
-
Заполнить личную карточку
Этот шаг можно пропустить, поскольку обязательство по оформлению личной карточки для работодателя по закону не установлено. Но многие работодатели делают это по привычке и для того, чтобы иметь всегда под рукой информацию о сотрудниках.
Личная карточка содержит сведения о работнике: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета.
Для оформления личной карточки можно использовать унифицированную форму Т-2 или создать собственную.
Работник оформлен! Осталось своевременно выплачивать ему заработную плату в сроки, установленные трудовым договором, и без опозданий подавать отчётность:
-
Ежемесячно до 25 числа — Персонифицированные сведения о физических лицах в ФНС. Если в отчётном месяце были кадровые события, кроме приёма на работу и увольнения, в СФР необходимо подать Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 в составе отчёта ЕФС-1.
-
Ежеквартально до 25 числа — Расчёт 6-НДФЛ и Расчёт по страховым взносам в ИФНС.
-
Раз в год до 25 января — Сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 в СФР — только по работникам, у которых были особые или дополнительные условия труда (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ).
-
В течение года — Подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 с типом сведений «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС», если кто-то из сотрудников соберётся на пенсию, в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком (в срок не позднее 3 дней после получения заявления от работника или запроса СФР).
Как нанять самозанятого или физическое лицо
Индивидуальным предпринимателям не всегда для ведения деятельности требуются постоянные работники. А если возникает разовая работа или проект, ИП может нанять самозанятого или физическое лицо по договору гражданско-правового характера.
Мы уже писали инструкцию по организации работы с самозанятыми для юридических лиц, в которой отметили и преимущества работы с такими исполнителями. Этой инструкцией может воспользоваться и индивидуальный предприниматель.
Отметим основные моменты:
-
Самозанятого можно нанять только на разовую работу, проект или задачу. Это не сотрудник, выполняющий трудовую функцию на постоянной основе.
-
Самозанятый получает не заработную плату, а вознаграждение за выполненную работу или оказанную услугу.
-
Договор ГПХ с самозанятым не должен иметь признаки трудового, чтобы у налоговой не возникло претензий. О признаках подмены трудовых отношений можно прочитать в нашей статье.
-
Работа с самозанятыми выгодна: не нужно платить налоги, страховые взносы и сдавать отчётность. А если ИП применяет УСН, то он может учесть расходы на оплату работы самозанятого при расчёте базы налогообложения.
Чтобы нанять самозанятого, ИП нужно:
-
Заключить договор с исполнителем. Это может быть договор подряда или оказания услуг. Обо всех договорах, которые можно заключать с самозанятыми исполнителями, мы рассказывали в статье на Клерк.
-
При необходимости составить и подписать техническое задание или иные документы, необходимые для сотрудничества.
-
Составить акт выполненных работ после получения результата. В нём отразить претензии к выполненной работе, если они есть.
-
Произвести оплату в срок, установленный договором.
-
Получить чек от самозанятого. Это единственный обязательный закрывающий документ, который может подтвердить, что заказчик работал именно с самозанятым.
Быстро начать работу с самозанятым, исключив долгое ожидание подписания документов, поможет сервис «Подписант» от СберКорус. Сервис позволяет в считанные минуты онлайн подписывать договоры ГПХ, акты и другие документы с самозанятыми и физлицами. Все документы, подписанные в сервисе, являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумагу.
Аудиоверсия этой статьи
Вне
зависимости от формы ведения бизнеса важно оформить работника в
штат
правильно, чтобы избежать финансовых, судебных и репутационных рисков. Трудовой
кодекс в большей мере защищает интересы работников, нежели работодателей.
Поэтому следует быть внимательным при оформлении договоров. В статье
рассказываем, как ИП нанять сотрудника в штат
Содержание
Когда нужно оформлять сотрудников в штат
Регистрация ИП в качестве работодателя
Выбор формы договора и его оформление
Оформление дополнительных документов
Установление зарплаты, отчисление налогов и
взносов
Регулярное ведение учета и отчетности
Шаблон договора о приеме на работу в штат ИП
Когда нужно оформлять сотрудников
в штат
Пригласить сотрудника на подписание
трудового договора необходимо в течение трех рабочих дней с момента
фактического начала работы.
Важно помнить, что у ИП есть лимиты по количеству сотрудников, которых он может принять в штат.
Эти лимиты связаны со следующими
факторами:
-
Система налогообложения. Если ИП работает на УСН, он
вправе нанять до 130 человек, на ПСН — до 15, на АУСН — не больше 5. В
расчет берется средняя численность работников, оформленных по внешнему
совместительству и договорам ГПХ. -
Включение в субъекты
МСП. Если у ИП микропредприятие,
максимально в штате у него может быть 15 человек, малое предприятие — до
100 человек, среднее — до 250.
Регистрация ИП в качестве работодателя
В государственных органах и фондах постановка
на учет происходит
автоматически после того, как предприниматель получил статус ИП.
Начиная
с 2023 года отпала и необходимость регистрироваться в Соцфонде. Ведомство
узнает о найме ИП сотрудников из формы ЕФС-1.
🔔 Важно
Если ИП подписал с работником договор ГПХ, где содержится пункт о взносах на
травматизм, предпринимателю понадобится в течение
30 дней с даты заключения такого договора подать в СФР заявление на регистрацию
в качестве работодателя.
Для этого нужно направить следующие
документы в отделение фонда:
-
паспорт работодателя;
-
заявление о
регистрации по форме, утвержденной Приказом
ФСС РФ от 22 апреля 2019 г. № 215; -
копию договора с принятым работником.
Выбор формы договора и его
оформление
С работником можно заключить один из двух
договоров — гражданско-правового характера (ГПХ) или
трудовой. Выбор формы зависит от того, на какое время нужны услуги работника:
на постоянной основе, разово или попроектно.
Рассмотрим подробнее эти виды договоров.
Договор ГПХ
Если с работником заключается
договор ГПХ (шаблон),
работодатель должен прописать в нем:
-
перечень работ,
-
сроки,
-
информацию о вознаграждении.
При работе по ГПХ работодатель является заказчиком, а
исполнитель работ не считается трудоустроенным в штат.
Работодателю необязательно обеспечивать
такому сотруднику все условия для выполнения работы, например
предоставлять офис, ПК и канцтовары. При этом работник тоже не обязан
придерживаться графика и приходить в офис ежедневно.
Следует помнить, что оформление
постоянного работника
по ГПХ чревато рисками. ФНС и Трудовая инспекция могут заинтересоваться
таким работодателем и принудить его к уплате недоимки по налогам и взносам.
Также он заплатит штраф до 20 000 рублей за каждого сотрудника, который был
оформлен на работу
неправильно.
Трудовой договор
Оформление по трудовому договору (шаблон)
означает, что ИП берет сотрудника в штат. Тот, в свою очередь, должен
придерживаться правил внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязан
выплачивать:
-
заработную плату,
-
отпускные,
-
больничные.
Кроме того, работодатель отчисляет за
сотрудника страховые взносы и НДФЛ.
Для оформления трудового договора нужно
запросить у работника
документы:
-
Паспорт.
-
Трудовую книжку, если у работника она
есть. Если сотрудник поступает на работу к ИП впервые, трудовую книжку работодатель заводит
в электронном виде. -
СНИЛС или уведомление о регистрации АДИ-РЕГ для работников, вставших на учет после 1 апреля 2019 года.
Если сотрудник
нигде ранее не работал, СНИЛС для него также оформляет ИП. -
Военный билет, если работник является
военнообязанным или подлежащем призыву. -
Диплом или аттестат сотрудника.
-
Заявление о приеме. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса, это
необязательный документ.
В зависимости от специфики бизнеса,
возможно, работнику
придется дополнительно предоставить:
-
медкнижку,
-
справку об
отсутствии судимости, -
справку из психоневрологического и/или наркологического
диспансера.
Если сотрудник приносит на оформление бумажную
трудовую книжку, работодатель обязан внести в нее записи. Важно сделать это в
течение пяти дней с даты подписания трудового договора с работником.
Трудовую книжку необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых
книжек.
Оформление дополнительных
документов
Работодатель также может оформить
приказ о приеме на работу по форме Т-1 (шаблон)
или Т-1а. С 22 ноября 2021 года издание приказа не
является обязательным требованием. Можно разработать собственную форму приказа.
Важно, чтобы в приказе была указана ключевая информация из трудового договора:
-
условия приема,
-
характер работы,
-
размер оплаты.
Приказ о приеме на работу
подписывает ИП или его представитель, который назначен ответственным, например
специалист по кадрам.
Если у работодателя есть штатное расписание, то должность и название
отдела в приказе должны соответствовать ему. Важно, чтобы в наличии был приказ
на утверждение штатного расписания.
В штатное расписание ИП не должен вносить себя,
так как по закону ИП не может быть собственным работником.
Еще один дополнительный документ — личная
карточка работника
по форме Т-2 (шаблон).
По закону заведение и заполнение данной карточки остаются на усмотрение
работодателя. Если он решил вести карточку, то должен зафиксировать там
сведения:
-
из паспорта работника,
-
приказа о
приеме, -
трудовой
книжки, -
СНИЛС,
-
военного
билета, -
диплома или аттестата.
Личную карточку нужно регулярно
обновлять, например, если сотрудник меняет фамилию или другие данные.
Установление зарплаты,
отчисление налогов и страховых взносов
Заработную
плату сотрудникам каждый работодатель вправе устанавливать
самостоятельно. Но сумма не должна быть ниже МРОТ.
В 2024 году МРОТ составляет 19 242 рубля.
Статья 136 ТК РФ предусматривает, что
работодатель обязан выплачивать сотруднику зарплату два раза в месяц, если работник принят
по трудовому договору. Если сотрудник оформлен на работу по договору ГПХ,
условия по выплатам прописываются в нем.
Страховые
взносы. Ежемесячно ИП необходимо перечислять взносы за
работников,
оформленных по трудовым договорам, а с 2023 года — и по договорам ГПХ, на
пенсионное, медицинское страхование и по временной нетрудоспособности и
материнству (ВНиМ) по единому тарифу, который составляет 30%.
Для представителей малого и среднего
бизнеса предусмотрен льготный тариф — 15%, при условии, что зарплата каждого
сотрудника в месяц превышает МРОТ.
Еще индивидуальные предприниматели платят
за своих работников взносы в Соцфонд на травматизм. Ставка определяется видом
деятельности, которую ведет ИП.
❗️ Внимание
Если предприниматель нанял людей по договорам ГПХ, он вправе не платить взносы
на травматизм, если это не прописано отдельно.
НДФЛ. ИП необходимо удерживать налог на доход физических лиц в размере 13
или 15% от зарплаты сотрудника в зависимости от того, какую сумму он
зарабатывает в год.
Регулярное ведение учета и
отчетности
ИП должен вести учет трудовой
деятельности работников:
-
проводить отпуска и больничные в программе,
-
начислять за
них выплаты, -
отображать и
оформлять по закону переводы на должность, -
фиксировать изменение заработной платы.
Работодатель обязан направлять в Социальный
фонд России отчеты
по форме ЕФС-1 о каждом принятом на работу сотруднике. Это важно
сделать в течение одного дня с даты подписания трудового договора. Форма
документа и объяснения по заполнению представлены в Постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
В ФНС регулярно нужно отправлять
следующие отчеты:
-
расчет 6-НДФЛ,
-
расчет по страховым взносам,
-
персонифицированные сведения о физических лицах.
Шаблон договора о приеме на работу в
штат ИП
В трудовом договоре о приеме на работу в
штат ИП (шаблон)
должны быть зафиксированы такие моменты:
-
размер заработной платы;
-
наименование
должности и подразделения; -
кому
подчиняется сотрудник; -
продолжительность
испытательного срока — если таковой был установлен; -
перечень
должностных обязанностей; -
режим
работы и отдыха; -
прочие условия.
Трудовой договор нужен в двух
экземплярах. Один экземпляр остается у сотрудника, второй — у работодателя.
ИП может нанять сотрудника на удаленке. Для этого заключается договор в
электронном виде о дистанционной работе.
Автор:
Ксения Воловик, интернет-маркетолог, HR-специалист
Как ИП нанять сотрудника. Пошаговая инструкция по оформлению
С расширением бизнеса приходит необходимость в поплнении штата. Разберем пошагово, как происходит наем сотрудника индивидуальным предпринимателем и что нужно учесть при этом.
Найм сотрудника ИП. Общие положения
Перед тем, как перейти непосредственно к пошаговой процедуре найма сотрудника, скажем пару слов о лимитах наемного персонала для ИП в разных ситуациях.
Максимальное количество работников, которых ИП может принять в штат, зависит от нескольких факторов.
Система налогообложения
На УСН максимальное количество сотрудников составляет – 130 человек (АУСН – 5 человек). На ПСН – 15 человек.
Обратите внимание, что в расчет берется не реальное количество сотрудников, а их средняя численность, которая вычисляется по определенной формуле. При этом в ней учитываются внешние совместители и исполнители по ГПД.
Кроме того, как нанимать сотрудников, нужно знать, как платить взносы и налоги. Об этом рассказали эксперты на вебинаре «Клерка» по всем новым правилам 2023 года для ИП.
Освойте бухгалтерский учет, налоги и 1С даже без опыта. Актуальная программа с учетом реформы-2025. Учитесь в рассрочку – всего 2 725 ₽ в месяц!
Отнесение ИП к субъектам МСП
Если ИП рассчитывает на господдержку для субъектов МСП, он должен отвечать определенным условиям, одно из которых – ограниченное количество сотрудников.
Для микропредприятий лимит по работникам составляет – 15 человек, для малых предприятий – 100 человек, для средних – 250 человек.
Пошаговая инструкция для ИП по найму сотрудника
В целом, порядок найма работника для ИП ничем не отличается от его приема работодателем-организацией.
Процедура оформления сотрудника включает в себя следующие шаги:
-
Получение от работника документов.
-
Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
-
Заключение трудового договора.
-
Оформление приказа о приеме на работу.
-
Направление в СФР отчета ЕФС-1 о принятом работнике.
-
Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе).
-
Направление в СФР сведений о застрахованном лице.
-
Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
-
Оформление личной карточки сотрудника.
Рассмотрим более подробно каждый из указанных выше шагов.
Шаг 1. Получение от работника документов
При приеме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:
-
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Представление иного документа должно быть обусловлено определенными причинами, такими как, например, недостижение возраста 14 лет, утрата паспорта или его замена, наличие иностранного гражданства.
К иным документам относятся, в частности, свидетельство о рождении, временное удостоверение личности, паспорт иностранного гражданина.
-
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.
Если сотрудник продолжает вести трудовую книжку на бумаге, он предоставляет ее работодателю вместе со справкой СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР, взятую в СФР лично.
Если трудовая книжка сотрудника ведется в электронной форме, то он предоставляет только сведения о трудовой деятельности, полученные с предыдущего места работы или запрошенные в СФР.
Если работник устраивается на первую работу к ИП, то указанные документы он не предоставляет, а трудовая его начинает вестись в электронной форме.
Если сотрудник с опытом работы не принесет справку о трудовой деятельности и трудовую книжку (если она ведется на бумаге), то учесть его трудовой стаж, полученный ранее, будет невозможно.
Рекомендуйте сотруднику обратиться за получением такого документа к предыдущему работодателю или в СФР.
-
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Сотрудниками, зарегистрировавшимися в данной системе до 01.04.2019 года, предоставляется пластиковая карточка СНИЛС. А теми, кто встал на учет позднее, – уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ.
Если сотрудник вообще не регистрировался в системе индивидуального (персонифицированного) учета, за него это делает работодатель. Подробнее об этом будет сказано ниже.
-
Военный билет.
Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.
-
Документ об образовании.
Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.
К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом (о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата).
-
Заявление о приеме на работу.
Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.
В заявлении работник излагает свою просьбу о приеме на работу к ИП на конкретную должность и с определенного числа.
Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.
Кроме указанных выше документов, у работника можно запросить в определенных случаях справку об отсутствии судимости, справку о том, является или не является он подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, справку о доходах (для вычетов по НДФЛ).
Шаг 2. Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
Перед подписанием трудового договора сотрудника нужно ознакомить с локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК).
Такими документами являются:
-
Правила внутреннего трудового распорядка.
-
Положение об оплате труда и премировании.
-
Правила и инструкции по охране труда.
-
Правила хранения и использования персональных данных.
-
Должностная инструкция.
-
Коллективный договор.
-
Иные документы.
ИП, являющиеся субъектами МСП, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от ведения ЛНА. Но вместо них они обязаны прописать все существенные условия в трудовом договоре.
Ознакомление сотрудника с ЛНА производится под роспись на листе ознакомления с указанием ФИО работника и даты ознакомления. Кроме этого, такую отметку можно сделать и в трудовом договоре.
Шаг 3. Заключение трудового договора
Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее 3 дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один у работника. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, подтверждающую получение своего экземпляра документа.
Кроме того, как нанимать сотрудников, нужно знать, как платить взносы и налоги. Об этом рассказали эксперты на вебинаре «Клерка» по всем новым правилам 2023 года для ИП.
Допускается заключение договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами.
ИП-микропредприятие, отказавшийся от ведения ЛНА, должен заключить с сотрудником типовой договор, в котором будут отражены условия, которые в обычном порядке регламентируются ЛНА. Если работодатель не отказывается от ЛНА, то и заключать договор по типовой форме он не обязан.
В трудовой договор с сотрудником нужно включить все обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК.
Шаг 4. Оформление приказа о приеме на работу
Прием на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приеме на работу.
Этот документ составляется по форме Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для нескольких работников). Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.
При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:
-
Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ.
-
Если с сотрудником заключен бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно.
-
Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием (если оно есть).
-
Условия приема и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре.
-
Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором.
-
Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.
Если на работу принимаются несколько сотрудников, рекомендуем составить отдельно на каждого работника приказ по форме Т-1, а не общий Т-1а по всем.
Связано это с тем, что форма Т-1а содержит персональные данные каждого работника о сумме заработной платы. И это может вызвать определенные проблемы, так как с приказом должен быть ознакомлен каждый работник, в него включенный.
Шаг 5. Направление в СФР отчет СЗВ-ТД о принятом работнике.
После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приеме на работу или трудового договора (если приказ не оформлялся).
Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1 (аналог отмененного СЗВ-ТД).
Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Шаг 6. Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе)
Как было сказано выше, при отсутствии у сотрудника регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета работодатель обязан самостоятельно зарегистрировать его в СФР.
Если ИП принимает работника на дистанционную работу и обмен документами происходит с таким работником в электронной форме, то регистрировать его в СФР не нужно.
В этом случае сам работник должен обратиться в Социальный фонд с анкетой по форме форме АДВ-1. Единственное исключение из этого – если работник выбрал регистрацию в СФР через работодателя (п. 2 письма ПФР от 28.06.2019 № 09-19/13246).
Работодатель должен передать сведения о работнике в территориальный орган СФР, потом получить там же документ о регистрации и передать его сотруднику.
Для регистрации работника в СФР потребуется направить в территориальный орган СФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 . Потом следует получить в том же органе документ, подтверждающий регистрацию, и передать его работнику.
Шаг 7. Направление в СФР сведений о застрахованном лице
После получения от работника сведений о застрахованном лице их нужно передать в СФР в трехдневный срок.
Сведения направляются в фонд в электронной форме через систему социального электронного документооборота – СЭДО (постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010)
СЭДО – бесплатный электронный сервис, интегрированный в бухгалтерские программы. Для подключения к нему необходимо в бухгалтерской программе включить данную опцию.
Требования к порядку обмена документами и их форма размещены на сайте СФР, в разделе СЭДО.
Шаг 8. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится только, если работник продолжает ее вести.
Для сотрудников,которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а точнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.
Запись в трудовую книжку нужно внести в срок не позднее 5 рабочих дней с даты вынесения приказа о приеме на работу или подписания трудового договора (если приказ не оформлялся).
Данные вносятся в книжку световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются.
Шаг 9. Оформить личную карточку сотрудника
Личная карточка сотрудника оформляется по желанию ИП. Делать это в обязательном порядке – не нужно.
Личная карточка составляется по унифицированной форме Т-2 на основании следующих документов:
-
Приказа о приеме на работу.
-
Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника.
-
Трудовой книжки (если она ведется) или сведений о трудовой деятельности.
-
СНИЛС.
-
Военного билета (при его наличии).
-
Документа об образовании.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.
В любом растущем бизнесе однажды наступает момент, когда пора нанимать сотрудников, чтобы развиваться дальше. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) это всегда большой шаг, поэтому важно сделать всё правильно, особенно если это первый наёмный работник в компании. Рассказываем, как шаг за шагом оформить сотрудника в штат.
Зачем оформлять сотрудника официально
Это требование закона, которое защищает права обеих сторон и гарантирует соблюдение Трудового кодекса, норм социального страхования и налогообложения. Если не оформить сотрудника по всем правилам, работодатель рискует получить штраф, а работник — лишиться социальных гарантий.
Оформление сотрудников в штат — важный процесс, связанный с заполнением множества документов.
Документы для приёма сотрудника
Чтобы устроиться на работу к ИП, сотрудник должен предоставить:
•
бумажную трудовую книжку либо выписку из электронной трудовой книжки — справку СТД-Р или СТД-СФР;
Справка СТД-Р
Справка СТД-СФР
Выписку из электронной трудовой книжки работник может получить сам на Госуслугах.
В зависимости от сферы деятельности или требований закона, у некоторых работников могут запросить дополнительные документы: диплом, медкнижку, военный билет, права или справку об отсутствии судимости.
Пошаговая инструкция по найму сотрудника
Приём сотрудника на работу — это алгоритм с чётким порядком действий. Обычно за это отвечает отдел кадров, а в случае ИП это может быть владелец бизнеса или руководитель.
Шаг 1. Получить документы от работника
Работодатель запрашивает у сотрудника пакет документов, которые мы перечислили выше. На этом этапе проверяют подлинность информации и вносят данные в свою систему. Очень важно не допускать ошибки на этом этапе, так как сведения поступят в Социальный фонд России (СФР) и налоговую. Если вы нашли ошибку, допущенную сотрудником или кем-то ещё, проще исправить её на этом этапе.
Шаг 2. Заключить трудовой договор
Это главный документ при приёме на работу. Если у ИП ещё нет своей формы договора, можно взять за образец типовой трудовой договор, который утверждён в постановлении Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Он включает все требования Трудового кодекса.
В договоре должны быть указаны:
•
обязанности работодателя;
•
размер заработной платы;
•
длительность испытательного срока (если он есть);
•
условия расторжения договора.
Договор распечатывают в двух экземплярах: для сотрудника и для ИП. Каждая сторона должна подписать их не позднее чем через три дня после начала работы. Один экземпляр выдаётся работнику.
Если ИП наймёт работника без договора (трудового или гражданско-правового), то получит штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
Шаг 3. Ознакомить сотрудника с локальным нормативными актами
Это могут быть должностные инструкции, документы об охране труда или коммерческой тайне. Все они должны быть подписаны сотрудником.
Шаг 4. Оформить приказ о приёме на работу
По закону приказ о приёме на работу необязателен, но многие компании оформляют его. Здесь указывают основные условия трудоустройства (должность, зарплату, период работы) и реквизиты трудового договора.
Как образец приказа можно использовать форму Т-1.
Если сотрудников несколько, можно использовать форму Т-1а.
Шаг 5. Направить отчёт в СФР
Отчёт по форме ЕФС-1 с информацией о новом сотруднике нужно передать в территориальное отделение СФР не позднее одного рабочего дня после выхода приказа о приёме на работу.
Этот отчёт оформляет каждый работодатель, в том числе ИП.
Формат зависит от численности сотрудников:
•
При штате до 10 человек отчёт составляют в бумажной или электронной форме.
•
Если в компании не менее 11 работников, отчёт подают только в электронной форме и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
О том, как получить УКЭП, мы рассказываем в статье о регистрации онлайн-кассы.
Шаг 6. Зарегистрировать работника в системе персонифицированного учёта
Это нужно для учёта и социального страхования сотрудников.
Если работник уже предоставил СНИЛС в шаге 1, пропустите этот этап.
Как всё происходит:
•
Сотрудник заполняет анкету застрахованного лица по форме АДВ-1. Компания передаёт анкету работника и опись документов по форме АДВ-6-1 в СФР.
Анкету сотрудника нужно отправить в течение одного рабочего дня после заключения трудового договора.
•
В течение пяти рабочих дней СФР открывает работнику лицевой счёт и подтверждает регистрацию в системе.
•
Работодатель добавляет СНИЛС сотрудника в кадровые документы и бухгалтерскую программу и выдаёт работнику для подписи уведомление формата АДИ-РЕГ.
Форма АДВ-1
Форма АДВ-6-1
Уведомление формата АДИ-РЕГ
При удалённой работе и электронном документообороте в компании сотрудник может самостоятельно заполнить анкету по форме АДВ-1 и отправить её в СФР. В таком случае работник должен будет сам передать номер СНИЛС в отдел кадров или руководителю.
Шаг 7. Внести записи в трудовую книжку
При найме работника для ИП действуют те же правила, что и для юрлиц.
Если у сотрудника есть трудовая книжка, нужно внести в неё запись о приёме на работу. Записи вносятся в раздел «Сведения о работе». Они должны включать полное наименование ИП, дату приёма, должность, профессию, специальность, квалификацию и реквизиты приказа о приёме на работу или трудового договора, если приказа нет.
В 2024 году обе версии трудовой книжки, бумажная и электронная, имеют равную юридическую силу. При трудоустройстве можно предложить работнику перейти на электронный формат. Если сотрудник предпочитает бумажную трудовую, то в неё ещё можно вносить записи как минимум до 2027 года.
Как проверить, перешёл ли работник на электронную трудовую книжку
В бумажной трудовой должна быть специальная запись о том, что сотрудник подал заявление на переход. После такой записи нельзя вносить новые сведения в бумажный вариант.
Шаг 8. Оформить личную карточку сотрудника
Личная карточка необязательна, но она упрощает управление персоналом, особенно если сотрудников много. В неё вносят паспортные данные, реквизиты приказа о приёме на работу, данные из трудовой книжки, СНИЛС и другие сведения.
Если вы хотите оформить личную карточку, за образец можно взять форму Т-2.
В большинстве компаний личные карточки используют, чтобы оперативно получать информацию о сотрудниках: персональные данные и сведения о трудовой деятельности.
Опубликовано: 18.07.2023
С ростом бизнеса возникает потребность в расширении команды. Давайте разберем этот процесс пошагово и разберемся, как индивидуальному предпринимателю правильно оформить новых сотрудников.
Зачем нужно официальное оформление?
Иногда предприниматели заключают устные договоренности с работниками, согласно которым работник продает товары предпринимателя, а последний выплачивает ему вознаграждение.
На первый взгляд, это может показаться выгодным решением, поскольку предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживается НДФЛ. Однако, следует учитывать, что такие действия являются незаконными и могут привести к штрафам, неприятностям с налоговой и другими инспекциями.
В частности:
| Ответственность | Что грозит ИП |
| Административная ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ | Штраф до 10 тысяч рублей |
| Налоговая ст. 122 НК РФ | Взыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику. Штраф — 40% от недоимки |
| Уголовная ст. 198 УК РФ | При недоимке более 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф на сумму до 300 тысяч рублей, исправительные работы или лишение свободы до 1 года |
При найме сотрудников важно учитывать не только потенциальные проблемы с трудовой инспекцией и налоговой, но и возможные конфликты с работником.
Заключение договора является важным этапом, на котором прописываются взаимные обязательства и условия работы. Его наличие защищает как работника, так и работодателя.
Если договора нет, работник вправе отказаться выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Работодатель в такой ситуации не имеет законных средств воздействия на работника.
Кроме того, отсутствие официального оформления чревато тем, что сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию. Закончится все штрафами и дополнительными расходами для работодателя.
Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем всегда заключать договор с работником и прописывать все условия работы максимально четко.
Какой договор заключить?
У работодатель есть два варината закрепления трудовых отношений работником: гражданско-правовой договор (ГПХ) и трудовой договор (ТД), в зависимости от характера работы.
Трудовой
Если Вам требуется сотрудник на постоянную работу, заключайте трудовой договор. В таком случае сотрудник становится штатным работником и обязан соблюдать правила внутреннего распорядка. Работодатель выплачивает зарплату два раза в месяц, удерживает страховые взносы и НДФЛ, оплачивает больничные и отпускные.
Гражданско-правовой
В гражданско-правовом договоре указывается конкретный перечень работ, объем и вознаграждение. При этом заказчик не обязан обеспечивать условия для работы и контролировать рабочий график исполнителя. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом.
Пошаговая инструкция по оформлению
Для оформления сотрудника необходимо разработать и принять несколько внутренних документов, которые называются локальными нормативными актами.
В их числе:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда и премировании;
- положение о персональных данных сотрудников;
- документы по охране труда.
Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников, которая не требует разработки локальных нормативных актов. Вместо этого все данные вносятся в трудовой договор.
Микропредприятиями считаются ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год составила менее 120 млн рублей и в штате числятся не более 15 сотрудников. Если ИП относится к микропредприятиям, то можно оформить сотрудника по упрощенной схеме.
Составление штатного расписания
Если у индивидуального предпринимателя еще не было опыта работы с персоналом, первый шаг — оформление штатного расписания. Этот документ отображает кадровую структуру ИП — должности сотрудников и их зарплаты. Штатное расписание представляется в унифицированной форме Т-3, ОКУД 0301017. Здесь можно посмотреть образец штатного расписания.
В составе штатного расписания работодателя должны быть указаны следующие данные:
- полное наименование ИП, включая код ОКПО, присвоенный Росстатом на основании данных регистрации в налоговой системе
- названия структурных подразделений, их номера и коды должностей в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ)
- количество работников на каждой должности, включая оклад и надбавки. При этом оклад не должен быть ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ) в данном регионе.
Такой подход к составлению штатного расписания позволит работодателю более точно планировать свой бюджет на оплату труда, обеспечить прозрачность и четкость в организации работы компании.
Примечание. Штатное расписание можно составить в свободной форме.
Владельцу ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание, так как согласно законодательству он не является работником своей компании.
Составление трудового договора
Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника документы:
| Для всех сотрудников | Для некоторых категорий сотрудников |
| паспорт;СНИЛС — если его нет, можно получить через социальный фонд;ИНН;трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | документы воинского учета для военнообязанных, например, медицинский диплом у врача или права у водителя;справка об отсутствии судимости, например, для продавцов продуктов и непродовольственных товаров, парикмахеров, поваров |
Правильное составление трудового договора — это важный элемент юридической ответственности. Для ИП, нарушивших правила составления ТД, предусмотрены штрафы — до 10 000 ₽ за первое нарушение и до 40 000 ₽ за повторное. Поэтому, следует уделить особое внимание правильному оформлению договора, чтобы избежать таких нежелательных последствий.
В трудовом договоре необходимо указать ряд обязательных условий, таких как:
- ФИО сотрудника и его паспортные данные
- Информацию о работодателе, включая ФИО ИП и его ИНН. Дополнительно можно указать: банковские реквизиты ИП, населенный пункт и дату заключения договора, а также срок его действия – срочный/бессрочный. В случае срочного договора необходимо указать причину его заключения.
- Подразделение, филиал, основной или дополнительный офисы, адреса места работы, если основной офис находится в другом населенном пункте.
- Должность, профессию и специальность сотрудника, а также дата начала работы.
- Условия оплаты труда (оклад, систему премирования и порядок выплаты зарплаты, режим работы и отдыха, гарантии и компенсации за вредные условия труда, если они предусмотрены результатами специальной оценки).
- Государственное обязательное социальное страхование работника, а также характер работы — в офисе или удаленно.
Даже если не все обязательные условия были внесены в договор, он все равно будет иметь юридическую силу. Однако, чтобы избежать штрафных санкций, включите недостающие данные в дополнительное соглашение к договору.
Примечание. В договор можно включить любые другие условия, которые не ухудшают условия работы сотрудника: испытательный срок, улучшение бытовых условий для сотрудника и его семьи, должностные обязанности, если отсутствует должностная инструкция.
Помните, что дополнительные условия договора могут повлиять на права и обязанности сторон. Поэтому при составлении дополнительного соглашения, учитывайте все возможные последствия и проконсультируйтесь с юристом.
При заключении трудового договора Вы можете воспользоваться типовой формой или составить свой собственный документ. Договор подписывается в двух экземплярах, сотрудником и работодателем, в течение трех дней после начала работы.
Перед подписанием договора сотрудник обязан ознакомиться с:
- положением о коммерческой тайне и конфиденциальной информации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- должностной инструкцией;
- положением об оплате труда;
- другими локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью.
Оформление приказа о приеме на работу
Если работодатель решил оформить приказ на работу, сделать это можно по такой форме. Типовую форму приказа на работу можно найти здесь.
Отметим, что законодательство не требует обязательного оформления приказа. С 22 ноября 2023 года оформление приказа — это право работодателя, а не обязанность.
Запись в трудовой книжке
Согласно новым правилам, с 2023 года работодатели вправе заполнять бумажную трудовую книжку только для тех работников, которые уже имеют ее и хотят продолжить ее ведение. Но для новых сотрудников необходимости в оформлении бумажной трудовой нет.
Вместо этого, работодатель должен передавать информацию о своих сотрудниках в Социальный фонд РФ, используя форму ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Это так называемая электронная трудовая книжка, которая не имеет физического экземпляра, а представляет собой электронный отчет.
Хотя термин неофициальный, он хорошо прижился среди работодателей. Обязательность предоставления отчета возникает при любых кадровых изменениях: прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.
Каждый сотрудник должен предоставить отчет после изменений его трудового статуса:
- при приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания трудового договора или приказа о приеме на работу;
- при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа об увольнении;
- в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.
При заполнении бумажной трудовой книжки, важно соблюдать ряд правил:
- избегать сокращений и аббревиатур;
- строго заполнять поля формы, не выходя за их границы;
- использовать только арабские цифры.
Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжите нумерацию.
Составление личной карточки
Личная карточка — неотъемлемая часть информации о сотруднике, который работает в компании.
В ней указываются такие сведения:
- номер приказа;
- информация о паспорте и трудовой книжке, дипломе, СНИЛСе и военном билете.
Для составления личной карточки используется унифицированная форма Т-2, основанная на приказе о приеме на работу, паспорте или другом документе, удостоверяющем личность работника, трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности, СНИЛСе, военном билете (при наличии) и документе об образовании.
Примечание. Актуальный бланк личной карточки работника по форме Т-2 можно найти здесь.
Регистрация в ФСС
При найме сотрудников на работу ИП обязан оплачивать взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.
Для этого необходимо зарегистрироваться в фонде социального страхования в течение 30 дней после заключения трудового договора. Регистрация в фонде социального страхования обязательна при найме первого сотрудника.
Каждый фонд предъявляет свои требования к регистрации:
- Если Вы являетесь индивидуальным предпринимателем, то в Пенсионный фонд Вам регистрироваться не нужно, так как информация о Вас уже есть в их базе данных.
- Для регистрации в Фонде медицинского страхования необходима регистрация на общей системе налогообложения. Если Вы являетесь ИП на «упрощенке», то регистрацию в Фонде медицинского страхования проводит налоговая служба и Вы получите номер заказным письмом.
- Для регистрации в Фонде социального страхования необходимо заполнить заявление о регистрации, предоставить копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника, а также иметь с собой оригинал трудовой книжки. Кроме того, Вы должны получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой и узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.
После успешной регистрации в фондах, предприниматель получает уведомление с уникальным номером, по которому необходимо перечислять взносы.