Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.
Этап первый — заявление о приеме на работу
Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:
“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
Заявление
Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
Дата, подпись.
Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.
Этап второй — медицинский осмотр
Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.
Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.
Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:
- наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
- коды деятельности по ОКВЭД;
- наименование медучреждения, в которое направляется работник;
- ФИО работника и наименование должности;
- указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
- перечень вредных факторов.
По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.
Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Этап четвертый — заключение трудового договора
Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:
- размер оплаты труда;
- должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
- кому непосредственно подчиняется работник;
- испытательный срок, если он есть;
- должностные обязанности;
- прочие условия работы.
Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.
Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.
А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.
Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления
Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.
Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:
- Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
- Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
- Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.
В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.
После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.
Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.
Гражданско-правовой договор
Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.
Что делать, если работники нужны раз от разу?
Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.
Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
inSales — конструктор сайтов и CRM для продавцов на маркетплейсах
Запустите продажи через интернет-магазин, на маркетплейсах, в социальных сетях и мессенджерах
Собеседования позади, вы выбрали кандидата. Следующий шаг — оформление на работу. Важно сделать это правильно, чтобы избежать трудового спора или штрафа от государственных служб.
В статье рассказываем, как происходит оформление работника на работу и кто обязательно должен узнать о вашем новом сотруднике.
Что нужно сделать, чтобы оформить сотрудника
Порядок оформления на работу состоит из нескольких этапов. Что-то можно сделать до выхода сотрудника, что-то — закончить в первую неделю онбординга.
В этой главе коротко описываем все этапы. В следующих разделах раскрываем подробности. В конце статьи делимся чек-листом с инструкцией. Его можно сохранить и отправить коллегам.
Вот что надо сделать, чтобы оформить специалиста.
Шаг 1. Запросите у кандидата документы. Сотрудник должен предоставить паспорт, СНИЛС, трудовую книжку. Если кандидат военнообязанный или призывник — также запросите военный билет.
В зависимости от должности могут понадобиться: медицинская книжка, справки от нарколога и психиатра, документ об отсутствии судимости, диплом об образовании.
Шаг 2. Получите согласие на обработку данных. Это надо сделать, если собираетесь передавать личную информацию третьим лицам. Например, бухгалтеру на аутсорсе.
Шаг 3. Проверьте соискателя. Новый сотрудник должен предоставить подлинные документы. А еще — не числиться в списках разыскиваемых за преступления. Важно, чтобы закон разрешал кандидату занимать позицию.
Шаг 4. Направьте на медосмотр. Работодатель отправляет сотрудника на предварительный медосмотр, если специалист попадает в определенную категорию. Например, если он будет работать с вредными и опасными условиями труда или в сфере общепита.
Шаг 5. Ознакомьте сотрудника с локальными нормативными актами. Также проведите инструктаж по охране труда.
Шаг 6. Заключите трудовой договор. Укажите в нем должность, обязанности, размер оклада и график работы. По согласованию сторон можно включить дополнительные условия. Например, испытательный срок или медицинскую страховку.
Шаг 7. Оформите приказ о приеме на работу. Закон не обязывает это делать. Но некоторые работодатели продолжают издавать документ для отчетности.
Шаг 8. Сообщите о новом сотруднике в Социальный фонд России, СФР. С 2023 года компании передают данные с помощью формы ЕФС‑1 в бумажном или электронном виде. Срок подачи — не позже рабочего дня, который идет после даты приказа о приеме на работу.
Шаг 9. Внесите запись в бумажную трудовую книжку. Если у сотрудника электронный документ, запись сделает СФР.
Оформление на работу по трудовому договору можно автоматизировать с помощью сервиса Битрикс24 КЭДО + Госключ. Работает так: сотрудник бесплатно подключает «Госключ» и получает электронную подпись. Работодатель отправляет специалисту электронный трудовой договор прямо в Битрикс24.
Работник получает уведомление в корпоративной системе, переходит в приложение «Госключ» и подписывает договор. Данные из сервиса поступают в Битрикс24. Работодатель получает подписанный договор. Быстро, по закону и без трат на электронные ключи для каждого сотрудника.
Битрикс24 КЭДО + Госключ
Подписывайте кадровые документы онлайн. Без доплат за каждого сотрудника.
Узнать подробнее
Далее подробно рассказываем, что должен сделать работодатель на разных этапах оформления приема на работу нового сотрудника.
Какие документы запросить у будущего сотрудника
Список бумаг зависит от специфики работы. Рассмотрим обязательные и дополнительные документы.
Основные документы
Если соискатель с опытом. Чтобы заключить трудовой договор, будущий работник должен предъявить паспорт, СНИЛС и трудовую книжку.
Если книжка электронная, нужна справка о трудовой деятельности. Кандидат может получить ее на «Госуслугах», в разделе «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
Если соискатель без опыта. Работодатель запрашивает только паспорт и СНИЛС. Электронную трудовую книжку (ЭТК) заведет Социальный фонд России.
Дополнительные документы
Компания может запросить у будущего сотрудника дополнительные бумаги, если этого требует закон. Вот какие документы и от кого должен получить работодатель.
- Военный билет — от военнообязанных специалистов и призывников. (Статья 65 ТК РФ)
- Диплом об образовании — от врачей и других специалистов, которым для работы нужны специальные знания или подготовка. (Статья 65 ТК РФ)
- Справка о судимости или факте уголовного преследования — от преподавателей, водителей такси, сотрудников правоохранительных органов. (Статьи 351.1 и 328.1 ТК РФ, Федеральный закон от 30.11.2011 N 342‑ФЗ)
- Медицинская книжка — от продавцов, работников общепита. (Статья 213 ТК РФ)
- Согласие от родителей и справка о состоянии здоровья — от несовершеннолетних кандидатов. (Статьи 63 и 69 ТК РФ)
- Медицинский полис, разрешение на работу или патент, разрешение на проживание, вид на жительство — от соискателей с иностранным гражданством. (Статья 327.3 ТК РФ)
Работодатель не имеет права требовать документы, которые не касаются работы. Компания не может отказать в трудоустройстве бухгалтеру только потому, что он не предоставил водительские права. Эта специальность не предполагает вождение автомобиля. Соискатель может подать в суд на компанию.
Что проверить перед оформлением кандидата
Всегда есть вероятность, что человек приукрасил или скрыл информацию о себе. Поэтому многие компании проверяют соискателей. В крупных организациях это делает внутренняя служба безопасности или юридический отдел. В небольшом бизнесе — HR-менеджер или нанимающий руководитель. На что обращают внимание:
Законодательные ограничения. В некоторых случаях работодатель обязан отказать кандидату. Например, люди с тяжелыми заболеваниями не могут работать на вредных производствах.
Подлинность документов. С помощью официальных баз данных государственных ведомств можно убедиться, что паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом кандидата — не подделки. Документы граждан другой страны проверяют на сайте Главного управления по вопросам миграции МВД России.
Отсутствие долгов и алиментов. На сайте Федеральной службы судебных приставов есть база данных, где в открытом доступе лежит информация о должниках, сумме долга и его происхождении. Если будущий работник оказался в этом списке, часть зарплаты придется перечислять судебным приставам. Это добавит работы бухгалтеру.
Статус банкрота. Если человека признали банкротом, следующие три года он не имеет права занимать руководящие должности в юридических организациях. Проверить статус физического лица можно на «Федресурсе».
Как выдать направление на медосмотр
Порядок оформления документов при приеме на работу может включать этап предварительного медосмотра. За него отвечает отдел кадров. С 1 марта 2025 года формировать и подписывать направления можно в электронном виде.
Медицинский осмотр должны пройти специалисты, которые работают:
- На производствах с вредными и (или) опасными условиями труда, в том числе под землей.
- В сфере транспорта.
- В организациях пищевой промышленности, общественного питания и торговли.
- В медицинских и детских учреждениях.
- В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
- На объектах электроэнергетики.
- В ведомственной охране.
- В сфере железнодорожного транспорта.
- На объектах, где используют атомную энергию.
- На объектах по хранению и уничтожению химического оружия.
- На гражданской и муниципальной службе.
Также обследование обязательно проходят несовершеннолетние, претенденты на должность судьи и спасатели. Как направить работников на медосмотр:
- Подготовьте и утвердите список сотрудников, которые должны побывать у врачей. Составить перечень можно в произвольной форме. Главное требование — включить должности работников и указать опасные производственные факторы.
- Составьте направление на медосмотр для каждого сотрудника из списка. Единой формы этого документа нет. Можно использовать шаблон или собственный бланк.
Главное, чтобы в бумаге были данные о работодателе и сотруднике, номер полиса ОМС и ДМС, сведения о медицинском учреждении, вид медосмотра, информация о месте работы, вредные производственные факторы. - Выдайте направления. Работники должны расписаться о получении в журнале учета.
Результаты медосмотра работодатель сообщает в СФР в составе формы ЕФС‑1. Если сотрудник не прошел обследование или врачи обнаружили противопоказания, а компания все равно допустила такого специалиста к труду, ей грозит штраф:
- На должностное лицо — от 15 000 до 25 000 рублей.
- На индивидуального предпринимателя — от 15 000 до 25 000 рублей.
- На юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей.
Как провести инструктаж по охране труда
Оформление на работу по ТК РФ требует, чтобы работодатель ознакомил кандидата с локальными нормативными актами, а также провел инструктаж по охране труда. Новые сотрудники должны проходить вводное и первичное обучение.
Удаленные работники проходят инструктаж, только если работодатель выдает или рекомендует им оборудование для работы. Например, компания предоставляет разработчику ноутбук. В этом случае руководитель должен рассказать сотруднику, как безопасно использовать компьютер.
Как проходит вводный инструктаж. Ответственные специалисты или руководители рассказывают новому сотруднику общие нормы труда и поведения в организации, напоминают об основах противопожарной безопасности и правилах оказания первой помощи. Перечень тем есть в постановлении Правительства.
Как проходит первичный инструктаж. В первый рабочий день прямой руководитель объясняет сотруднику процесс работы и правила безопасности. Например, начальник смены на производстве рассказывает новому мастеру, как по цеху перемещаются погрузчики.
Закон не указывает, в какой форме должен проходить вводный и первичный инструктаж. Можно рассказать все устно или показать видео. Главное — зафиксировать, что сотрудник прошел обучение, в журнале или индивидуальной книжке работника.
Вести электронный журнал нельзя. Даже если сотрудник работает из дома, он должен приехать и лично поставить роспись.
Как заключить трудовой договор
Трудовой договор можно заключить в бумажном или электронном виде.
Трудовой договор в бумажном виде оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.
Для электронного договора понадобится кадровый электронный документооборот (КЭДО). Специалист по персоналу составляет документ и направляет его на подпись. Работодатель использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), работник — неквалифицированную (УНЭП). Более подробные правила работы через КЭДО можно найти в постановлении Правительства.
Обязательно нужно указать в трудовом договоре:
- Сведения о сотруднике и работодателе.
- Название организации или структурного подразделения.
- Условия и характер работы.
- Место и дату заключения договора.
- Трудовые функции.
- Дату начала работы.
- Условия оплаты.
Если случайно не включили одно или несколько обязательных условий, трудовой договор считается действительным. Чтобы документ отвечал требованиям законодательства, нужно указать недостающие сведения в приложении или оформить отдельное соглашение.
Дополнительно в договор можно включить испытательный срок, виды страхования, срок договора, основная ли это работа или совместительство, условие о неразглашении коммерческой или служебной тайны.
Если компании нужен сотрудник не в штат, а на определенный срок или проект, есть смысл оформить договор с самозанятым.
Как оформить приказ на работу
Работодатель не обязан издавать приказ о приеме на работу. Но с его помощью проще следить за сроками подачи сведений в контролирующие органы и заполнять отчеты.
Чтобы издать приказ, организация может разработать собственный бланк или использовать унифицированную форму N Т‑1.
Если составляете собственный приказ, учтите главное условие — содержание приказа должно совпадать с трудовым договором. Пропишите в документе условия и характер работы, продолжительность испытательного срока. Обязательно укажите код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций, ОКПО. Его можно проверить на сайте Росстата.
Если используете форму N Т‑1, обратитесь к Указаниям по применению и заполнению форм.
В ТК РФ нет строгого срока, в который нужно оформить приказ. Роструд рекомендует издать документ не позднее трех рабочих дней со дня начала работы нового сотрудника.
Как передать данные в Социальный фонд России
В 2023 году две службы: Фонд пенсионного и социального страхования объединились. Получился единый Социальный фонд России — СФР. Когда компания принимает на работу нового сотрудника, она обязана предоставить форму ЕФС‑1. Срок подачи — не позже рабочего дня, который идет после даты приказа о приеме на работу.
Если в штате менее десяти сотрудников, не считая самозанятых и ИП, подавать форму можно и в бумажном, и в электронном виде. Заявление на бумаге нужно отправить в территориальный орган Социального фонда России.
Если сотрудников больше десяти, сдавать ЕФС‑1 нужно в электронном виде. Сделать это можно через сервисы ЭДО или на сайте СФР.
Какую запись нужно внести в трудовую книжку
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, работодатель ничего не заполняет. Когда он передает сведения о новом работнике в СФР, в трудовой автоматически появляется запись о приеме на работу.
С 2020 года работодатель сам не заводит книжку для сотрудников, которые выходят на первую работу. Компания передает сведения о работнике в СФР, где ему автоматически создают электронную трудовую.
Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, работодатель вносит запись на шестой день работы специалиста. Если человек ушел из компании раньше этого срока, информацию не вносят. Инструкцию можно найти в приказе Минтруда.
Как оформить специалиста: чек-лист
Чтобы принять нового сотрудника, нужно пройти много этапов. Закон обязывает работодателя выполнить все процедуры и указывает, в каком порядке. Собрали все шаги в одном чек-листе. Сохраняйте и делитесь с коллегами.
Что в итоге
- Чтобы оформление на работу нового сотрудника не привело к штрафам или трудовым спорам, нужно соблюдать правила на всех этапах.
- Перед оформлением приема на работу специалист по кадрам запрашивает документы. Обязательно получает согласие на обработку данных.
- Оформление приема на работу по ТК РФ может включать медосмотр для допуска к труду. Работодатель выдает направление и передает результаты в Социальный фонд России. Если компания этого не сделает, ей грозит штраф от 15 до 130 тысяч рублей.
- Когда работодатель и сотрудник обсудили все условия работы, можно заключить трудовой договор.
- Запись в бумажную трудовую книжку вносится на шестой день работы. Если у сотрудника электронная книжка, работодателю достаточно передать данные в Социальный фонд России.
Порядок устройства на работу строго регламентирован Трудовым кодексом РФ. Работодателю, чтобы расширить штат или заменить ушедшего сотрудника, нужно подготовить определённый перечень документов. Время для оформления трудовых отношений ограничено. Как соблюсти требования закона при найме работника, расскажем в нашей статье.
Упростите прием на работу с нами!
Онлайн бухгалтерия Моё Дело поможет вам автоматизировать процесс приема сотрудников, обеспечив полное соответствие требованиям закона. Сэкономьте свое время на подбор и оформление новых сотрудников, используя наш удобный сервис. Начните сейчас и сделайте процесс приема на работу максимально простым и эффективным!
Попробовать бесплатно
Порядок приёма работника — основные этапы
Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
- провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
- запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
- убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
- получить заявление о приёме на работу от претендента;
- предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
- ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
- заключить трудовой договор;
- издать приказ о приёме на работу;
- отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
- при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.
В зависимости от особенностей ведения бизнеса и характера должности описанная процедура может незначительно меняться. Но основные этапы остаются неизменными, поэтому при трудоустройстве нового работника следует придерживаться вышеуказанного алгоритма.
Собеседование
Перед приёмом сотрудника на работу собеседование проводят в любом удобном для работодателя режиме. Оно может проходить в письменной или в устной форме. Допускается делать их в несколько этапов — на усмотрение нанимателя. Во время собеседования соискатель отвечает на заданные вопросы, предъявляет документы, подтверждающие его квалификацию. Если полученные результаты устраивают работодателя, претенденту предлагают занять вакантную должность.
Проведение собеседования должно сопровождаться письменным согласием соискателя на обработку персональных данных.
Проверка претендента перед приёмом
Перед оформлением сотрудника на работу необходимо убедиться, что он не имеет законодательных ограничений на трудоустройство. Они определяются разными статьями ТК РФ и возникают при:
- недостижении претендентом совершеннолетия. На некоторые виды работ допускаются лица не младше 18 лет (статья 265 ТК РФ);
- приёме на работу женщин. Статья 253 ТК РФ ограничивает перечень профессий, на которых могут трудиться женщины из-за тяжёлых условий;
- наличии судимости. В этом случае нельзя заниматься педагогической деятельностью и работой с несовершеннолетними детьми (статьи 331 и 351.1 ТК РФ);
- отсутствии у иностранца разрешения на работу (патента);
- запрете заниматься деятельностью на основании судебного решения.
Одновременно необходимо проверить наличие разрешительных документов, включая права на управление транспортом, различные лицензии. При приёме на работу бывшего госслужащего необходимо сообщить о данном факте его предыдущим работодателям (государственным органам).
Проверка документов, профессиональных навыков и допуска сотрудника к должности проводится в соответствии с требованиями к вакансии, на которую он претендует.
Пакет документов от работника
Устраивающийся на работу претендент (уже почти сотрудник), обязан предоставить:
- паспорт или иной документ идентификации личности;
- трудовую книжку (бумажный вариант). Если оформлена ЭТК, её предоставлять не нужно;
- ИНН;
- СНИЛС;
- военный билет (только для военнообязанных);
- дипломы и сертификаты об образовании.
Для сотрудника с первым местом работы нужно оформить пенсионное свидетельство (при его отсутствии). При наличии особых требований к должности или профессии, понадобятся дополнительные документы — например, медицинская книжка, справка об отсутствии судимости, заграничный паспорт, биометрические данные, и т.д.
Писать заявление о приёме на работу не обязательно, если работодатель этого не требует. Но в большинстве организаций и ИП это принято. Утверждённой формы заявления нет, обычно используют самостоятельно разработанный бланк. Там указывается дата приёма, должность, структурное подразделение.
Бухгалтерия дополнительно запросит справку о начисленных и выплаченных доходах за два предыдущих года. Она нужна для расчёта отпускных, больничных и социальных вычетов.
Нерезиденты РФ обязаны предъявить документы подтверждающие статус его пребывания — патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство.
Все документы, кроме бумажной трудовой книжки, сдаются в копиях.
Медосмотр при приёме на работу
Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:
- опасными производственными факторами;
- вредными условиями труда;
- движением и вождением транспорта;
- оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,
обязаны проходить предварительный медицинский осмотр (статья 220 ТК РФ). Направление на него выдаёт работодатель после подписания приказа о приёме на работу. Оно составляется в свободной форме и выдаётся под подпись. При отказе от прохождения медосмотра допуск претендента к работе запрещён.
В направлении на медосмотр нужно указать:
- наименование, контактные данные, форма собственности, код ОКВЭД организации или ИП-работодателя;
- наименование и адрес поликлиники, контактные данные;
- вид медосмотра (предварительный или периодический);
- ФИО, дата рождения, пол работника;
- номер полиса обязательного медстрахования;
- должность, (профессия), подразделение;
- вредные или опасные условия труда по должности (профессии).
По итогам медосмотра работнику выдаётся заключение. Его нужно отдать работодателю. Второй экземпляр остаётся в медучреждении.
Образец бланка направления на медосмотр
Оформление трудового договора
В течение 3 дней с начала исполнения обязанностей нужно заключить трудовой договор с работником. Он составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику под роспись. Законодательно установленной формы ТД нет, но определены существенные условия, которые должны обязательно указываться в договоре согласно статье 57 ТК РФ:
- наименование, адрес и ИНН работодателя;
- ФИО работника, данные документа удостоверяющего личность;
- место работы, должность, трудовые функции;
- дата начала работы;
- оклад (тариф);
- режим рабочего времени и отдыха;
- условия труда, в том числе вредные и опасные, и т.д.
При необходимости, по согласованию сторон, в ТД могут вноситься изменения. В этом случае оформляется дополнительное соглашение. ТД может быть как срочным, так и бессрочным.
Некоторые права и льготы работников могут быть закреплены коллективным договором, отдельными приказами и положениями. В этом случае нужно ознакомить с ними сотрудника и сделать ссылку на документы в трудовом договоре.
Все приказы и иные документы, регламентирующие обязанности, ответственность и полномочия сотрудника, предоставляются для ознакомления строго под подпись до заключения трудового договора.
Без письменного доказательства факта ознакомления, порядок трудоустройства будет нарушен, а у работодателя могут возникнуть неприятности с трудовой инспекцией.
Оформить ТД не так сложно, если следовать нормам Трудового кодекса РФ. Но есть более лёгкий путь — воспользоваться готовой формой. В базе интернет-бухгалтерии «Моё дело» представлены десятки шаблонов договоров для различных должностей, профессий и видов бизнеса. Они тщательно проработаны и содержат все необходимые пункты и условия. Всё что вам нужно — внести недостающие сведения, следуя подробным подсказкам и примерам.
Оформление приказа о приёме на работу
Следующим шагом станет подписание приказа о приёме работника. Действующий порядок трудоустройства на работу позволяет оформить этот документ в течение 3 дней с момента заключения трудового договора.
В приказе указывается ФИО, должность сотрудника, тарифная ставка (оклад) и испытательный срок, даётся ссылка на трудовой договор. Законодательно утверждённой формы такого приказа не предусмотрено, поэтому организациям стоит разработать собственный вариант. Чаще всего применяют унифицированный бланк Госкомстата — форму Т-1. Она содержит все достаточные для оформления реквизиты.
Готовый приказ подписывается руководителем организации, а работник с ним ознакамливается под подпись. Место хранения приказа — личное дело работника. К нему прикладывается заявление о приёме на работу, заключение по медосмотру и копии документов сотрудника. Заведение личных дел — это прерогатива работодателя, можно обойтись и без них.
С ноября 2021 года разрешено не издавать приказ о приёме на работу. Теперь это право, а не обязанность работодателя (статья 68 ТК РФ).
Пример приказа о приёме на работу
Внесение записи в трудовую книжку
Одновременно с оформлением приказа установленный алгоритм приёма на работу требует внесения сведений в трудовую книжку. Работодатель указывает в ней должность сотрудника, дату зачисления в штат предприятия, номер приказа (трудового договора, когда приказа нет).
С 2021 года на первом рабочем месте трудовую книжку в бумажном виде заводить не нужно — она оформляется только электронно.
Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится на шестой день с начала работы. Если сотрудник не продержался указанный срок, записей не делается. Если работник устроился по совместительству, запись в трудовую вносится по его основному месту работы, когда сам сотрудник проявит подобную инициативу.
После документального оформления принятия на работу нового сотрудника работодателю необходимо оповестить об этом Пенсионный фонд. Заполняется отчётная форма СЗВ-ТД на конкретное лицо не позднее следующего после издания приказа рабочего дня. Налоговые органы и социальную службу оповещать не требуется, им информация поступит в автоматическом режиме.
Образец записи в трудовой книжке
Если у работника оформлена электронная трудовая книжка, запись в неё вносится специалистом ПФР на основании полученного от работодателя отчёта СЗВ-ТД.
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
В последнем случае порядок оформления на работу будет иным — здесь потребуется подписание гражданско-правового договора. Он не предполагает оформления трудовых отношений, заменяя их фактом оказания услуг. При его заключении указывается вид работ (услуг), срок их исполнения, порядок расчётов. При необходимости в договор можно внести дополнительные положения, закрепляющие требования к качеству и регламентирующие выплату неустойки при нарушениях.
Исполнитель не имеет право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и социальные льготы, положенные штатным работникам. В то же время, если работодатель уплачивает за него взносы в ФСС по травматизму, можно рассчитывать на получение компенсации при профзаболеваниях или несчастных случаях на производстве.
Нельзя подменять трудовые отношения договорами оказания услуг, если они носят регулярный и постоянный характер.
Последствия нарушений при приёме на работу
Как принять на работу сотрудника и при этом не столкнуться с санкциями? Ответ один — строго соблюдать требования ТК РФ. Законом предусмотрены существенные наказания за нарушение процедуры найма:
- за привлечение к работе без оформления или неправильно оформления трудового договора — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч на ИП; от 50 до 100 тысяч на организацию (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ);
- то же самое по отношению к иностранным гражданам и лицам без гражданства, не имеющих разрешения на работу, предусматривает штраф от 20 до 50 тысяч на должностных лиц, от 2 до 5 тысяч на ИП; от 250 до 800 тысяч на организацию (пункт 2 статьи 18.15 КоАП РФ);
- за приём на работу бывшего государственного или муниципального служащего без уведомления его последнего работодателя — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 2 до 4 тысяч на ИП; от 100 до 500 тысяч на организацию; последнему работодателю;
- за не отправленный вовремя отчёт СЗВ-ТД — штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц (статья 15.33.2 КоАП РФ).
Если претендент решит, что отказ в приёме на работу произошёл по формальным признакам, или из-за неправильно оформленных документов, он может обратиться с иском в суд. Это грозит существенной потерей времени, финансовых средств и сил. Поэтому стоит обращать особое внимание на соблюдение правильности процедуры найма и причин вынесения отказа по работе.
Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»
Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами.
Узнать подробнее
Пошаговый алгоритм приема на работу и оформления нового работника
После представления будущим сотрудником всех необходимых для трудоустройства документов оформляется его прием на работу. Делается это по определенному алгоритму.
Навигация
← Назад к теме № 3 «Испытательный срок»
§ 1. Как и когда заключать трудовой договор
Прием на работу сотрудника оформляется трудовым договором. Его разрешено составить в следующие сроки:
- До первого рабочего дня сотрудника.
- В первый рабочий день.
- Не позднее трех дней с момента, когда работник приступил к исполнению должностных обязанностей.
Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах. Каждый из них подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и принимаемым работником. Печатью документ необходимо скреплять в случае, если печать используется в хозяйственной деятельности организации. Один из подписанных экземпляров передается сотруднику, в подтверждение чего он ставит подпись на экземпляре работодателя.
Если сотрудник фактически к выполнению должностных обязанностей приступил, но по каким-то причинам отказался подписать трудовой договор, то рекомендуем зафиксировать такой отказ актом. Это позволит в будущем избежать претензий со стороны работника и(или) контролирующих органов и привлечения к административной ответственности.
Допускается подписание трудовых договоров с применением системы электронного документооборота (ЭДО) при наличии письменного согласия от работника на его применение, но при условии, что у такого сотрудника есть стаж на 31.12.2021 (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).
Если производится трудоустройство работника, который будет трудиться в дистанционном режиме, то подписание трудового договора осуществляется следующими способами:
- Документ на бумажном носителе, подписанный со стороны работодателя, в двух экземплярах направляется заказным письмом в адрес работника. После подписания сотрудник возвращает подписанный экземпляр в адрес работодателя, а второй оставляет себе.
- При использовании электронного документооборота (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).
Перед оформлением трудового договора необходимо ознакомить трудоустраиваемого работника с ЛНА работодателя. Ознакомление с ЛНА после оформления договора является нарушением ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
§ 2. Как внести запись в трудовую книжку
После оформления трудового договора внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника, если она ведется в бумажном виде. Запись вносится в срок не позднее пяти рабочих дней с момента приема на работу. В трудовой книжке необходимо указать:
- Порядковый номер записи.
- Дату начала трудовых отношений.
- Название организации.
- Наименование структурного подразделения (при его наличии).
- Должность, на которую принят работник.
- Основание трудоустройства: реквизиты приказа о приеме на работу (если он издавался) либо трудового договора.
Запись в бумажную трудовую книжку дистанционного работника вносится по его желанию.
Если работник отказался от бумажной трудовой, то на него требуется сдать отчетность в Социальный фонд — подраздел 1.1 ЕФС-1. Обратите внимание, что такая отчетность сдается и в отношении тех, кому вы внесли запись в бумажную трудовую.
§ 3. Какие инструктажи проводить новому работнику
После трудоустройства сотрудника с ним необходимо провести следующие виды инструктажей:
- Вводный по охране труда. Он проводится до того, как работник приступил к выполнению должностных обязанностей.
- Первичный по охране труда на рабочем месте. Проводят до того момента, как работник приступил к самостоятельному исполнению должностных обязанностей. Допускается освободить от него отдельные категории сотрудников, которые работают с ПК и офисной оргтехникой, при отсутствии иных источников опасности, а по итогам СОУТ условия их труда являются оптимальными или допустимыми.
- Вводный противопожарный.
- Первичный противопожарный на рабочем месте. Допускается совместить с вводным противопожарным инструктажем.
- Вводный по гражданской обороне. Проводят в течение месяца с момента трудоустройства.
- По действиям в чрезвычайных ситуациях. Проводят в течение месяца со дня приема на работу.
Принятым работать на удаленке проводят инструктаж по охране труда, а если дистанционный сотрудник использует какое-либо оборудование или средства для исполнения должностных обязанностей, то осуществляют инструктаж по безопасной работе с ними. Другие виды инструктажа дистанционщикам не проводят, если иное не закреплено в трудовых договорах с ними.
§ 4. С какими локальными актами ознакомить нового работника
Перед подписанием трудового договора необходимо ознакомить сотрудниками со следующими ЛНА:
- Колдоговором.
- ПВТР.
- Правилами, касающимися персональных данных (хранение, использование, защита).
- Положением об оплате труда, премировании.
- Касающимися охраны труда (правила, инструкции).
- Должностной инструкцией.
- Иными ЛНА (например, о коммерческой тайне, документообороте, материальной ответственности и т.д.).
Факт ознакомления работника с ЛНА при трудоустройстве необходимо зафиксировать:
- При ознакомлении с документами на бумажном носителе — ознакомьте сотрудника под роспись, которую он ставит на листе ознакомления, в специальном журнале или внесите соответствующий пункт в трудовой договор.
- При ознакомлении путем ЭДО — факт ознакомления отражается посредством обмена электронными документами.
Размещение ЛНА в доступном для персонала месте, зачитывание вслух не признается надлежащим ознакомлением сотрудника при приеме на работу с ЛНА. Если работник при трудоустройстве отказывается знакомиться с ЛНА, то составьте соответствующий акт.
§ 5. Документальное оформление приема на работу
При документальном оформлении приема на работу необходимо учесть следующее:
- Заявление о приеме на работу. Не является обязательным документом, но работодатель вправе попросить трудоустраиваемого работника его написать.
- Приказ о приеме на работу. Издавать в обязательном порядке не требуется, оформляется по усмотрению работодателя.
- Личная карточка — обязанности вести личную карточку по форме Т-2 у работодателя нет. Он вправе самостоятельно для упорядочения кадрового документооборота ввести ее использование в организации. В таком случае карточка ведения осуществляется по форме Т-2 или иной, утвержденной работодателем. Допускается ведение личных карточек в электронном виде.
- Согласие на обработку персональных данных — требуется запросить от работника в обязательном порядке. Такое согласие оформляется отдельным документом, или соответствующее условие включается в текст трудового договора. Если требуется обработка биометрических персданных (к примеру, фото для пропуска), то отдельно пропишите это в перечне данных, на обработку которых соглашается трудоустраиваемое лицо.
Отказ трудоустраиваемого сотрудника дать согласие на обработку его персданных не является основанием для отказа в приеме его на работу. Как разъяснил Роскомнадзор, в таких ситуациях работодатель обрабатывает персданные сотрудника без его согласия в объеме, который требуется для оформления и исполнения трудового договора.
§ 6. Отчетность по новому работнику и уведомление госорганов
После трудоустройства нового сотрудника необходимо представить следующие виды отчетности:
- В Социальный фонд по месту регистрации организации сдать ЕФС-1. Сдается она не позднее следующего рабочего дня после подписания сторонами трудового договора. Потребуется заполнить подраздел 1.1 раздела 1.
- В военкомат. При приеме военнообязанных лиц, которые подлежат воинскому учету, сведения об их трудоустройстве направляются в военкомат не позднее пяти дней со дня оформления нового сотрудника. Подаются они руководителем или военно-учетным работником.
- При приеме лица, которое в предыдущие два года занимало должности государственной или муниципальной службы, в течение 10 дней с момента оформления трудового договора о факте трудоустройства необходимо уведомить бывшего работодателя (нанимателя) такого сотрудника. Уведомление составляется в свободной форме.
- При трудоустройстве иностранного гражданина в срок не позднее трех рабочих дней в органы МВД необходимо направить уведомление, составленное по форме, утвержденной Приказом МВД России № 536 от 30.07.2020.
Вопросы для самопроверки
В какой срок после фактического начала работы работодатель обязан заключить трудовой договор с работником?
Не позднее чем через три дня с момента начала работы (0)
0%
Не позднее чем через семь дней с момента начала работы (0)
0%
Не позднее чем через один месяц с момента начала работы (0)
0%
До окончания испытательного срока работника (0)
0%
Что должен сделать работодатель, если работник отказался подписать трудовой договор после фактического начала работы?
Незамедлительно уволить работника (0)
0%
Продолжать трудовые отношения без трудового договора (0)
0%
Зафиксировать отказ работника актом (0)
0%
Обратиться в суд для разрешения ситуации (0)
0%
В какой срок работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника?
В день подписания трудового договора (0)
0%
Не позднее семи рабочих дней с момента приема на работу (0)
0%
Не позднее пяти рабочих дней с момента приема на работу (0)
0%
Не позднее чем через три дня после окончания испытательного срока (0)
0%
Если работник отказывается от ведения трудовой книжки в бумажном виде, какие действия должен предпринять работодатель?
Ничего не предпринимать, так как трудовая книжка не требуется (0)
0%
Сдать отчетность в Социальный фонд, заполнив подраздел 1.1 ЕФС-1 (0)
0%
Уволить работника за отказ от ведения трудовой книжки (0)
0%
Оформить его отказ актом (0)
0%
Далее к теме № 5 «Нюансы трудоустройства «непростых» сотрудников» →
Вам может быть интересно:
Узнайте, как правильно оформить приём сотрудника на работу: какие необходимы документы и каков порядок действий, какие учесть нюансы законодательства.
Приём на работу – процедура, которая должна оформляться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Чтобы избежать проблем и исключить потенциальные риски, важно грамотно оформить сотрудника на работу, истребовать и составить необходимые документы. Теперь подробности.
Этапы оформления приёма на работу
Оформление приёма на работу сотрудника как процесс можно условно поделить на несколько этапов. Разберём пошагово, что требуется от работодателя и от сотрудника, а главное – какие документы нужно оформить при приёме на работу.
Предварительный этап
Оформлению сотрудника на работу предшествует не только процесс его поиска, хотя это тоже важный этап. Основная работа начинается, когда подходящий кандидат найден и его устраивают условия, которые предлагает работодатель. Многие забывают, что ещё до подписания трудового договора следует:
- получить от будущего работника необходимые документы;
- при необходимости направить его на обязательный медосмотр;
- ознакомить его со всеми документами, которые непосредственно связаны с будущей трудовой деятельностью: правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), хранения и использования персональных данных и т.п.
Подчеркнём: до подписания трудового договора, а не после! В противном случае порядок оформления сотрудника на работу будет нарушен, а вы как работодатель можете получить штраф до 50 000–70 000 руб. (чч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).
Почему нельзя «принять на работу по договору ГПХ»
По договору ГПХ вы «покупаете» не рабочее время человека, а результаты его труда. Не надо заключать договор оказания услуг, если на самом деле вам нужен человек, находящийся всегда под рукой, которого вы сможете контролировать и которому будете давать указания по любому поводу. Договор ГПХ кажется более выгодным: не надо платить зарплату не менее МРОТ, да ещё и дважды в месяц, налоги и т.д.
Это удобно, но незаконно. ТК запрещает приём на работу по договору гражданско-правового характера – подряда, оказания услуг и т.п. (ч. 2 ст. 15 ТК). За нарушение последует крупный штраф, а отношения могут быть переквалифицированы в трудовые задним числом, с того дня, когда «исполнитель» приступил к работе (ст. 19.1 ТК). А это значит, что ИФНС доначислит все «зарплатные» налоги, взносы, и это не считая штрафов и пеней.
С 2025 года работодателей, которые практикуют нелегальную занятость, в т.ч. «принимая на работу» самозанятых, ИП и т.п., Роструд будет включать в особый чёрный список. Попасть туда просто, достаточно однажды быть привлечённым к ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП за уклонение от оформления трудового договора или заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем.
Репутационный вред пребывания в этом списке велик, к тому же это государственный общедоступный реестр, а добросовестные налогоплательщики при выборе контрагента должны учитывать данные о нарушениях, содержащиеся в таких ресурсах. Делайте выводы.
Инструкция о том, как составить трудовой договор
Шаг 1. Получение документов от сотрудника
Для оформления трудового договора нужны сведения о новом сотруднике. Если вы общаетесь лично, то соискатель может представить оригиналы, если удалённо – то копии (скан-образы).
По общему правилу для приёма на работу требуются (ст. 65 ТК):
- паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
- трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: карточка ПФР, СНИЛС (до 01.04.2019) либо уведомление о регистрации в данной системе;
- для призывников, военнообязанных обоего пола – документы воинского учёта;
- справка о наличии (отсутствии) судимости;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний;
- в некоторых случаях – справка о том, что человек не является подвергнутым административному наказанию за употребление наркотиков, психотропов.
Внимание! При заключении трудового договора с условием о дистанционном труде работодатель вправе потребовать, чтобы соискатель представил ему нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе (ст. 312.2 ТК).
При приёме на работу отдельных категорий могут потребоваться дополнительные документы, если это предусмотрено ТК, другими федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ.
Так, для оформления иностранного гражданина может понадобиться патент, без него оформление сотрудника на работу может повлечь за собой серьёзные штрафы по ст. 18.15 КоАП.
Если трудовая функция человека будет связана с несовершеннолетними (воспитание, организация отдыха и т.п.), необходимы сведения об отсутствии судимости.
Для ряда работ (пищевая промышленность, коммунально-бытовое обслуживание, сельское хозяйство, торговля, общепит и т.п.) требуется оформление личной медкнижки (форма и порядок ведения утверждены приказом Минздрава от 18.02.2022 № 90н).
Внимание! Не следует требовать документы без наличия на то оснований, за это установлена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП).
Шаг 2. Ознакомление с локальными нормативными актами
С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, нужно ознакомить его под собственноручную подпись до заключения трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК).
Примерный перечень ЛНА для ознакомления:
- ПВТР (ч. 3 ст. 68 ТК);
- правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК), если такой раздел не включён в ПВТР;
- правила и инструкции по охране труда (ст. 214 ТК);
- должностная инструкция при её наличии. Если в трудовом договоре не прописаны трудовые обязанности, то следует изготовить инструкцию отдельным документом и приложить к трудовому договору;
- коллективный договор;
- положение о премировании и т.п.
Но – и это надо подчеркнуть ещё раз – ознакомить человека необходимо со всеми документами, в которых есть положения, непосредственно касающиеся его будущей трудовой деятельности. В противном случае, например, не будет возможности уволить нерадивого работника за невыполнение обязанности, с которой он не был ознакомлен.
Шаг 3. Заключение трудового договора
Приём на работу оформляется трудовым договором (ст. 68 ТК), который должен быть заключён в письменной форме в течение трёх дней (ст. 67 ТК):
- с того момента, как работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
- с даты признания отношений трудовыми (если другой срок не предписал суд).
Внимание: микропредприятие или некоммерческая организация, отвечающая условиям ч. 2 ст. 309.1 ТК, которая отказалась полностью или частично принимать ЛНА, может использовать типовую форму трудового договора. Из неё допустимо исключить необязательные примечания и пункты (см. письмо Минтруда от 30.06.2017 № 14-1/В-591).
Трудовой договор заключается в двух экземплярах и подписывается как работником, так и работодателем (чч. 1, 3 ст. 67 ТК). Если вы принимаете на работу дистанционного сотрудника, то возможно «электронное» взаимодействие. Как правило, работник присылает необходимые документы, работодатель направляет трудовой договор, работник подписывает его, сканирует (если у него нет собственной электронной подписи) и отправляет обратно. Причём, как уже было сказано, работодатель вправе потребовать прислать нотариально удостоверенные копии необходимых для приёма на работу документов, а человек – бумажный трудовой договор (ст. 312.2 ТК).
Если желаете нанять сотрудника на работу с испытательным сроком, то имейте в виду, что для обычного работника (не руководителя, например) он не может быть более трёх месяцев (ст. 70 ТК). Меньше – может: в любой момент есть возможность заключить допсоглашение, которым и сократите испытательный срок.
Если три месяца истекли, а вы увольняете работника как не прошедшего испытание, то он может пойти в суд и восстановиться на работе, а вы получите ещё и штрафы по ст. 5.27 ТК.
Скажем несколько слов о срочных и бессрочных трудовых договорах.
Для заключения срочного договора (как правило, не более чем на пять лет) необходимы законные основания, которые перечислены в ст. 57, 58, 59 ТК. Например, при приёме на работу пенсионера, сотрудника на время отсутствия основного работника, для сезонных и временных работ. Если не указать в срочном договоре причину его заключения, то можно получить штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП (до 100 тыс. руб.).
Если в трудовом договоре срок не указан, то договор считается бессрочным (ст. 58 ТК).
А теперь давайте детально рассмотрим обязательные реквизиты и условия трудового договора. В нём обязательно должны быть указаны (ст. 57 ТК):
- Ф.И.О. работника, наименование работодателя;
- сведения о документах, подтверждающих личность работника. Если работодатель – частное лицо, ИП, то надо указать реквизиты и его документа;
- ИНН сторон;
- если договор подписан представителем (например, руководителем обособленного подразделения) – ссылка на документ, который дал ему это право;
- место и дата заключения.
Расшифруем ключевые условия трудового договора (см. табл.).
Таблица. Необходимые условия трудового договора
| Условие трудового договора | Что требуется указать |
|---|---|
| Место работы | Название работодателя, населённый пункт, где он находится. Место работы может быть только одно (письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14-2/В-1012) |
| Трудовая функция | Наименование должности согласно штатному расписанию, должностные обязанности (если не оформляли отдельно должностную инструкцию как приложение к трудовому договору). Если должность или профессия даёт права на льготы, компенсации, налагает ограничения, то её название должно соответствовать официальным документам (справочникам, профстандартам) |
| Дата начала работы | Первый рабочий день. Если дату не указать, то датой начала работы считается день, следующий за подписанием договора (ст. 61 ТК) |
| Условия оплаты труда | Не менее МРОТ при полном рабочем дне и выработке. Выплачивается дважды в месяц. Размер премий, доплат, надбавок указывается или в трудовом договоре, или в соответствующем ЛНА (в таком случае в договоре надо сослаться на этот документ) |
| Режим рабочего времени и времени отдыха | Можно указать его или сделать ссылку на ПВТР |
| Гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда | Гарантии, компенсации, характеристики условий труда на рабочем месте |
| Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы | Подвижной, разъездной, в пути и т.п. характер работы |
| Условия труда на рабочем месте | Отражается информация о классе условий труда по данным СОУТ. Не надо указывать условия труда для дистанционных работников (ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ). Если оценка рабочего места ещё не проводилась, то достаточно указать общие характеристики (описание, используемое оборудование и т.п.) – так рекомендует Минтруд в письме от 26.03.2020 № 15-1/В-1375 |
| Условие об обязательном социальном страховании работника | Должно быть обязательно (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК), иначе на работодателя могут наложить крупный штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП |
Чтобы дополнить или изменить условия трудового договора, заключают дополнительное соглашение. Если изменений будет очень много, то лучше заключить дополнительное соглашение о новой редакции договора (ст. 72 ТК).
Шаг 4. Издание приказа о приёме на работу
Это шаг необязательный. Если решите издать приказ (распоряжение) о приёме на работу, то следите за тем, чтобы его содержание соответствовало условиям трудового договора (ст. 68 ТК).
Внимание: если, например, в трудовом договоре нет условия об испытательном сроке, а в приказе есть, то работник принят без испытательного срока (ст. 68, 70 ТК). Или же если руководитель своим росчерком указал, что работник принят на работу на год, хотя в трудовом договоре нет указания на срок, то виза руководства не имеет никакой силы.
Срок издания такого приказа не установлен, так же как и обязательная форма. Можно использовать унифицированную форму № Т-1 или разработать свою. Главное, чтобы были все необходимые реквизиты первичного документа. Сотрудника нужно ознакомить с приказом, в подтверждение чего он должен проставить подпись.
Шаг 5. Внести запись в трудовую книжку, заполнить сведения о трудовой деятельности
В трудовую книжку запись о приёме на работу вносится в течение пяти рабочих дней после заключения договора на основании приказа, а если приказ не издавали, то на основании трудового договора (п. 9 порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Что делать, если работник имеет стаж, но не принёс ни бумажную трудовую книжку, ни СТД-Р? Приём на работу возможен, но учесть предыдущий стаж нельзя.
Оптимальный вариант – это отправить его за СТД-Р к бывшему работодателю. Или же разъяснить, что можно оформить СТД-СФР через Госуслуги, МФЦ или Соцфонд.
Если человек утверждает, что потерял трудовую книжку, то есть два варианта:
- отправить за дубликатом к бывшему работодателю;
- оформить новую по заявлению работника, но без записей о работе у прошлых работодателей (ст. 66.1 ТК).
Если у человека есть бумажная трудовая книжка и он хочет перейти на электронную, то действуйте так:
- внесите в бумажную трудовую запись о приёме на работу;
- примите заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
- сделайте запись об этом в бумажной книжке;
- выдайте бумажную книжку на руки.
Это рекомендации Минтруда (письмо от 31.07.2023 № 14-6/ООГ-5052).
Если сотрудник до поступления к вам на работу не имел официального места работы, то теперь нет необходимости оформлять ему бумажную трудовую книжку, и просить его подать заявление на получение электронной тоже не нужно. Электронная трудовая книжка будет сформирована автоматически, когда вы подадите подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме на работу.
Шаг 6. Сообщение в СФР о новом сотруднике
Не позднее следующего рабочего дня после оформления трудового договора работодатель направляет в Соцфонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Особенности оформления некоторых категорий работников
Несколько слов о том, на что обратить внимание при оформлении той или иной группы трудящихся.
Нюансы трудового договора с совместителем
Оформляя на работу совместителя, обязательно сделайте в трудовом договоре указание на такой характер работы, это требование закона (ч. 4 ст. 282 ТК).
Поскольку у совместителя, как правило, режим работы и отдыха отличается от установленного для остальных, то его прописывают подробнее. Помните об ограничениях длительности работы: в день (смену) – не более четырёх часов, в месяц (иной учётный период) – не более половины нормы за этот период (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ст. 284 ТК).
Оформление на работу несовершеннолетних
По общему правилу заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет (ст. 63 ТК), но возможен приём на работу лиц моложе 16 лет для выполнения лёгкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, при соблюдении ряда условий.
Какие документы нужны несовершеннолетним работникам – зависит от их возраста (см. табл.). Здесь мы не имеем в виду тех, кто стал полностью дееспособным, вступив в брак, пройдя процедуру эмансипации, ведь это уже определённо взрослые граждане.
Таблица. Какие документы получить при приёме на работу несовершеннолетнего
| Возраст, лет | Необходимые документы |
|---|---|
| 14–15 | Паспорт, иной документ, удостоверяющий личность. Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (если место работы не первое). СНИЛС, уведомление о регистрации в системе персонифицированного учёта. Документы об образовании, справка об обучении с указанием режима обучения. Данные предварительного медосмотра. Согласие законного представителя (до 15 лет) |
| 16–18 | Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (если место работы не первое). СНИЛС, уведомление о регистрации в системе персонифицированного учёта. Документ воинского учёта (если на момент заключения трудового договора несовершеннолетний должен быть поставлен на воинский учёт). Документы об образовании, справка об обучении с указанием режима обучения. Данные предварительного медосмотра |
Нюансы трудового договора с иностранными гражданами
Их достаточно много, мы осветим основные. Например, россиянина можно принять на работу до совершеннолетия, но иностранца – только с 18 лет. Иностранцам, временно пребывающим в России, требуются дополнительные документы (разрешение на работу, патент – зависит от гражданства человека).
Трудовой договор законно заключать на русском языке (ст. 68 Конституции), и он должен содержать все условия, установленные в ст. 57 ТК, а также дополнительные (по общему правилу; иное может быть установлено законом, международными актами РФ).
-
Для временно пребывающих в России: реквизиты разрешения на работу или патента. С этим связана такая особенность: чтобы получить разрешение на работу, надо заключить трудовой договор, но работать по нему нельзя. Так что трудовой договор не может вступить в силу ранее получения разрешения на работу (ч. 2 ст. 327.3 ТК). Принимаете на работу высококвалифицированного специалиста – не забудьте включить в договор сведения о том, как вы собираетесь обеспечить ему медицинскую помощь на протяжении всего срока действия трудового договора. Указать надо реквизиты договора или полиса или же реквизиты договора, заключённого работодателем с медицинской организацией. В любом случае объём помощи должен быть таким, чтобы обеспечивать:
- первичную медико-санитарную помощь;
- неотложную специализированную медицинскую помощь (ст. 327.2 ТК).
- Для временно проживающих в России: обязательно реквизиты разрешения на временное проживание (или же разрешения на временное проживание для получения образования) (РВП).
- Для постоянно проживающих в России: реквизиты вида на жительство.
Если у иностранца есть вид на жительство или РВП, то не нужны ни патент, ни разрешение на работу. Но с РВП можно работать только в субъекте РФ, где разрешено временное проживание (ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
Гражданам ЕАЭС, т.е. Белоруссии, Казахстана, Армении, Киргизии, а также любым иностранным IT-специалистам не требуются ни патент, ни разрешение на работу (ст. 97 Договора о ЕАЭС, ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
Какие документы нужны остальным – см. в таблице
Таблица. Какие документы нужны иностранцам
| Вид документа | Кому требуется |
|---|---|
| Разрешение на работу | «Визовым» иностранцам (гражданам Туркмении, Китая, Грузии, Латвии и т.п.) |
| Патент | «Безвизовым» иностранцам (гражданам Узбекистана, Таджикистана, Азербайджана, Молдавии и т.д.). Внимание: можно трудиться лишь по профессии, указанной в патенте, и лишь на территории выдавшего его субъекта России |
| Вид на жительство, РВП, удостоверение беженца, свидетельство о временном убежище или документ о дактилоскопии | Гражданам Украины (п. 1 указа Президента от 27.08.2022 № 585). Если нет этих документов, то нужно разрешение на работу или патент |
| Справка об очном обучении | Иностранным студентам. Патент и разрешение на работу не требуются, работать можно в любом регионе (ст. 13 Закона № 115-ФЗ, письмо Минобрнауки от 04.08.2020 № МН-5/7147) |
| Полис ДМС | Высококвалифицированным специалистам без РВП или ВНЖ (ст. 327.3 ТК) |
Приём на работу иностранца возможен как срочно (если есть основания, предусмотренные ТК, см. выше), так и бессрочно. Можно ли продлевать срочный трудовой договор – до конца неясно. Единодушия нет даже среди чиновников. Некоторые из них полагают, что можно (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6), другие – что нет (письмо Минтруда от 27.04.2021 № 14-2/ООГ-3772).
Мы считаем, что безопаснее просто заключать новый срочный трудовой договор (если сохраняются основания для него).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нет. Паспорт гражданина РФ – это основной документ, удостоверяющий личность на территории России. При наступлении соответствующего возраста – 20, 45 лет – паспорт действует до дня оформления нового паспорта, но не более чем 90 календарных дней. Со дня оформления нового паспорта или по истечении 90 дней старый паспорт не может быть принят в качестве документа, удостоверяющего личность. Предложите соискателю заняться оформлением паспорта и разъясните, что вы сможете вместо паспорта принять в качестве документа, удостоверяющего личность, временное удостоверение, которое будет выдано на срок оформления паспорта.
Формально – да, поскольку отсутствие таких документов по закону не исключает возможность трудоустройства. К тому же отсутствие данных документов не связано с деловыми качествами работника, т.е. отказ в таком случае будет незаконным. Это мнение Роструда (письмо от 20.12.2023 № ПГ/26681-6-1), но мы всё-таки советуем отправить гражданина улаживать дела с военкоматом, а уже потом приходить оформляться.
Нет, автобиография не значится в списке документов, которые необходимо предъявить работодателю (ст. 65 ТК). Автобиография требуется в отдельных случаях, предусмотренных нормативными актами. Например, при поступлении на военную службу по контракту (п. 3 ст. 5 положения о порядке прохождения военной службы, утв. указом Президента от 16.09.1999 № 1237).
Нет. Условие об испытании является одним из условий трудового договора. Оно может быть включено в договор при его заключении и только по соглашению сторон. Если такого условия в договоре нет, то считается, что работник принят на работу без испытания (ст. 70 ТК).
Нет, такой способ подписания законодательством не предусмотрен, подписывать надо собственноручно (ст. 67 ТК, письмо Минтруда от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863).
Да. На территории РФ применяются формы трудовых книжек, введённые в действие постановлениями СНК СССР от 20.12.1938 № 1320, Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656, Совмина СССР от 21.04.1975 № 310, постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.