Самыми первыми фестивалями были музыкальные, и появились они в Англии. С течением времени популярность организации фестивалей набирала обороты, и на сегодняшний день нашему вниманию предоставляется огромный спектр направлений фестивальной деятельности.
Ценители кино могут посетить кинофестивали, интересующиеся театром — фестивали театрального искусства, для гурманов, питающих пристрастие к вкусной еде и напиткам, устраивают фестивали национальной кухни. Кроме того, придуманы и проводятся цветочные фестивали, психологические, исторические, этнические, танцевальные, детского творчества, эзотерические и даже международный фестиваль кубинских сигар или фестиваль прекрасного рождения в Австралии…
Как бы там ни было, но любой фестиваль — это масштабное событие с участием большого количества людей, привлекающее внимание СМИ. Именно поэтому организацию фестивалей часто используют как эффективную PR-компанию. Кроме того, фестивали вносят значительный вклад в социальную и экономическую жизнь того региона, где они проводятся. Понимая это, местные власти всячески поддерживают фестивальные мероприятия, получая немалую косвенную прибыль от их проведения.
Фото: Depositphotos
Для участников фестивали — это возможность презентовать свои идеи, показать свои достижения в той или иной сфере деятельности, а также познакомиться с идеями других и, конечно же, получить профессиональную оценку проделанной работы. Для зрителей — это прекрасный шанс окунуться в атмосферу празднования, узнать что-то новое, познакомиться с интересными людьми. Но всё это было бы невозможно без организаторов фестивалей, которым всеобщая любовь к масштабным мероприятиям даёт возможность приумножить свои доходы.
А для того, чтобы организация фестиваля принесла ожидаемый результат, необходимо тщательно подготовиться, учитывая все нюансы. Предлагаю несколько полезных советов для упрощения процесса.
Подготовка к фестивалю:
1. Определение направленности, целей и задач фестиваля.
После того как у вас возникла идея организовать фестиваль, посвященный той или иной тематике, продумайте, каких результатов вы ждете от запланированного мероприятия. От этого будет зависеть, каким именно способом участники фестиваля будут презентовать свои умения. Возможно, это будут выступления с определением победителей и вручением подарков, а быть может, мастер-классы, лекции, круглые столы или парад.
Фото: Depositphotos
2. Выбор места проведения.
В настоящее время стало очень модным сочетать фестивали с отдыхом в условиях живописной природы вдали от городской суеты или на берегу моря. Такая концепция привлекает огромное количество желающих посетить фестиваль и совместить приятное с полезным. Не забудьте продумать заранее, где смогут проживать гости фестиваля. Поблизости должны быть гостиницы или пансионаты, способные вместить запланированное количество человек либо организованы кемпинги.
3. Получение разрешения от местных властей.
Это очень важный момент! Ведь местные власти должны в случае непредвиденных обстоятельств позаботиться о безопасности гостей и участников массового мероприятия и подключить наряды милиции, скорую помощь и МЧС. Кроме того, тематика вашего фестиваля может не совпадать с местными традициями и будет неприятно получить отказ о проведении фестиваля, когда подготовка к нему уже практически закончилась.
4. Составление четкого плана мероприятий.
Определитесь с регламентом фестиваля: дата открытия, перечень основных мероприятий, развлекательная программа, дата закрытия и награждение победителей, если изначально ставилась такая задача. От того, насколько масштабно вы представляете свой проект, будет зависеть его стоимость.
Фото: Depositphotos
5. Подсчет бюджета.
Составьте детальную смету, в которой будут учтены все планируемые затраты на организацию празника, и приступайте к поиску финансов для проведения фестиваля. Источниками могут быть: средства организаторов, регистрационный взнос участников, выручка от продажи билетов или спонсорская помощь.
6. Выбор и приглашение участников.
Исходя из направленности фестиваля, определите, кто может в нем участвовать: организации, физические лица или творческие коллективы. Возможно, у вас будут ограничения, связанные с полом и возрастом или географией участников. После того, как вы разошлете им приглашения и получите положительный ответ, позаботьтесь об их встрече и расселении.
7. Обеспечение рекламы.
Информационная поддержка — это очень важная составляющая фестивальной деятельности. СМИ помогут не только анонсировать предстоящее мероприятие, но и расскажут о происходящих событиях на фестивале широкой аудитории.
Если вас всё это не пугает, то пора приступать к организации фестиваля. Но помните, что, помимо оптимизма, вам еще потребуется найти команду единомышленников, набраться терпения и много работать.
Исходя из своего опыта я составил памятку для тех, кто думает или пробует организовать музыкальный фестиваль. Оговорюсь, что мои рекомендации носят общий характер и основаны на понимании желаний и ценностей мотоциклетной общественности, но вполне могут быть использованы в подготовке фестиваля для других сообществ, объединённых ценностными предпочтениями.
Этап 1. Для чего проводить фестиваль?
Ответа на вопрос «Зачем вам это нужно?» первостепенен. От этого будет зависеть все, что будет происходить дальше. Не нужно ставить размытые цели. В моем случае первоначальный посыл был рассказать мотоциклистам о Суздале, который мне очень нравится, затем рекламное событие для моего сигарного бренда Total Flame, а сегодня — это и первое и второе и еще развитие музыкальной и мотокультуры, приносящее удовольствие, уважение и денежное вознаграждение. В любом случае цели должны быть шире, чем организация «корпоратива» для близкого круга.
Важно помнить, что даже если цели соответствуют ценностям гостей, для которых организуется фестиваль, потребуется от 3 до 5 лет, чтобы в них поверила публика.
Время и терпение главный ключ к успеху.
Этап 2. Создание концепции.
Идея.
Ответив себе на вопрос «зачем?», время переходить к формулированию главной идеи фестиваля. Например, в Суздале — это музыкальный фестиваль блюзовой музыки для мотосообщества с девизом «No colors, no brands». Сформулированная идея должна ясно определять те ценности, которые разделяет публика вашего фестиваля. Без этого невозможно создать событие, способное стать легендарным.
Место.
Место фестиваля – это не просто GPS-координаты. Оно должно быть интересно публике. Это может быть природа, архитектура, история, все, что угодно, добавляющее ценности фестивалю и создающее его стиль.
Место не должно быть в жобичах только по тому, что для вас там отличная рыбалка или охота. Удобство подъезда, парковка и размещение очень важны. Комфорт для гостей здесь определяющий.
Технические возможности.
Наличие инженерных коммуникаций сегодня просто необходимо, чтобы сделать мероприятие на уровне крутого праздника, а не Грушинского фестиваля.
Вместимость площадки также важна. Место должно комфортно разместить публику, на которую вы рассчитываете.
Предпочтительнее частная территория, а не муниципальное пространство, поскольку минимизирует согласовательные процедуры с властями.
Продолжительность.
Сколько дней проводить фестиваль — важный вопрос, на который нужно ответить. Если публике ехать не далеко и ее негде разместить для ночлега – один день вполне адекватен. Если добираться до места несколько часов, то без ночевки не обойтись и, значит, необходимо организовывать мероприятие на несколько дней. Как правило, удачное время с пятницы по воскресенье.
Музыка.
Найти свой музыкальный стиль очень важно. «У меня друг Гарик Сукачев и он выступит» (условный пример) – стратегия не фестиваля, а корпоратива. Необходимо сформулировать общий принцип музыкального наполнения и ему следовать. Когда я начинал, такого знания у меня не было, отсюда размытость первых фестивалей, но как только идея блюзовой музыки была сформулирована, у фестиваля в Суздале появилось лицо.
Айдентика.
Определившись с местом, продолжительностью и музыкальным форматом переходим к определению названия и созданию фирменного стиля фестиваля. Как это делать, написаны тома литературы и вокруг этой задачи кормится множество талантливых людей и компаний. Скажу лишь, что это деликатный и важный вопрос, не терпящий спешки.
Выбирая название, гуглите варианты, чтобы убедиться в уникальности имени, иначе вас с кем-то все время будут путать.
Сайт, социальные сети, презентация для партнеров.
Создав айдентику, можно переходить к созданию сайта и аккаунтов в социальных сетях. Без этого вы не сможете коммуницировать с аудиторией, проводить рекламные кампании, работать со спонсорами и партнерами.
На старте не рекомендую заморачиваться на сложном и дорогом сайте. Его цель – выдача в поисковиках, продажа билетов и внятный рассказ о фестивале. На первом этапе можно самому за пару часов сделать сайт в https://ru.wix.com/ или https://tilda.cc/ru/ . Если дела пойдут в гору, через пару лет, когда вы обрастете контентом и четким позиционированием, можно привлечь профессионалов, чтобы ваш сайт стал суперклассным.
А вот что точно нужно сделать – это купить идеальный домен. Он с вами навсегда и тут следует выбирать из расширений .com или .ru, а они не всегда стоят дешево.
Сайт важен для поисковиков, но он не решает сегодня задач быстрой адаптивности и коммуникации. Для этой задачи лучше сделать страницу в https://taplink.ru/ — на сегодня самый удобный способ коммуникации и быстрой адаптации к новостям и событиям.
Например, страница фестиваля, которая указана во всех соц сетях и которую я использую в качестве визитной карточки, выглядит так — https://taplink.cc/suzdalblues.
Определитесь с хэштегом фестиваля. Это в будущем упростит вам возможность отслеживать публикации.
Подготовьте презентацию фестиваля для потенциальных партнеров. Она понадобится на следующем этапе.
Маршруты.
То, к чему я пришел несколько лет назад – для публики нужно создавать интересные маршруты, которыми они могут путешествовать на, с и во время фестиваля. Это создает неповторимую атмосферу фестиваля. Люди обсуждают не только то, что было на фестивале, но и дорогу, которая становится его частью. При этом люди будут путешествовать вашими маршрутами и в другое время, вспоминая и рассказывая о вашем фестивале.
Примеры таких маршрутов в Суздаль:
По усадьбам Владимирского Ополья https://ancient-manors-opole.taplink.ws
Волжская Атлантида https://volga-atlantida.taplink.ws
В этом году я готовлю новый маршрут для гостей фестиваля.
Команда.
Командообразование нужно разбить на два этапа. Постоянная – работает практически весь год и фестивальная – создается для непосредственного проведения фестиваля.
Задачи первой команды: работа по подготовке фестиваля, работа после фестиваля, коммуникация с аудиторией, властями, партнерами.
Задача второй команды – реализация всех идей и планов во время работы фестиваля.
Количество людей в команде определяется из задач, масштабов и бюджета. Например, первая команда Suzdalblues — 7 человек, а вторая — почти 100, включая волонтеров.
Бюджет.
Тема, на которой умерло не одно хорошее начинание. Начинаем, потом найдем деньги – самая короткая дорога к провалу. Калькулировать, сколько продадим билетов – гипотеза, которая никогда не оправдывается. У вас уже есть, что показать в качестве концепции, значит, можно общаться с друзьями и потенциальными партнерами для наполнения бюджета до стадии «подготовка фестиваля».
Бюджет минимально должен включать следующие статьи: аренда места, свет-звук, гонорары музыкантов, включая расходы на дорогу и проживание, стоимость инженерных сетей, охрану, обустройство площадки, стоимость команды, организацию питания (сами заплатят, чтобы приехать к нам крутым, в первые годы не работает или работает плохо), установка шатров и конструкций, реклама и продвижение фестиваля, мерчь, налоги и комиссии.
Этап 3. Подготовка фестиваля.
Даты.
Важно, чтобы даты фестиваля не совпадали с другими мероприятиями, которые интересны вашей публике. Эти события уже раскручены, а вы только заявляете, что будет круто и, вероятней всего, выбор будет сделан не в вашу пользу. Поэтому гугл и опросы вам в помощь.
Власти.
Без них никуда. Постоянная коммуникация с властями не только важна, но и неизбежна. Вам нужно добиться, чтобы власти хотели проведения фестиваля, а не делали вам одолжение. Это отнимает много сил, но результат стоит того. Пример такой работы: Suzdalblues проводился в 20 и 21 году в условиях тотального запрета на массовые мероприятия. Власти хотели, чтобы фестиваль состоялся.
Площадка.
Владельцы и сотрудники территории должны быть замотивированы в успешном проведении фестиваля. Если этого не будет, вы погрязнете в куче не решаемых мелких проблем, которые превратятся в большие, когда приедут гости.
Необходимо наладить постоянную работу с инженерным персоналом, охраной, службой размещения и т.д.
Проживание.
Если фестиваль однодневный, вам все равно необходимо решить проблему размещения персонала и охраны как минимум на 3 дня плюс размещение музыкантов.
Если фестиваль проходит несколько дней, помимо персонала, охраны, музыкантов, нужно организовать проживание ваших гостей. Без внятного понимания возможностей ночлега к вам не поедут.
Сценарий фестиваля.
У вас должен быть четкий план проведения фестиваля, чтобы весь персонал был с ним ознакомлен и знал кому, когда и что делать. Он должен включать минимум пять пунктов:
Начало – время начала фестиваля, к которому все службы должны закончить свою подготовительную работу.
Лайнап – время и продолжительность выступления артистов.
Активности – время, продолжительность и тематика.
Ведущие – что, когда говорят, чтобы фестиваль шел как по нотам.
Окончание – время, когда все службы начинают демонтаж поляны.
Партнёры (торговля, питание, спонсоры, бренды, СМИ).
Подготовьте список потенциальных партнеров. Чем он больше, тем лучше. У вас есть презентация – рассылайте её, звоните всем, до кого можете дотянуться. Партнеры – это ваше лицо и знак качества для гостей.
Мерч и сувениры.
Составьте список мерча, который вы бы хотели иметь. Подумайте над количеством (лучше меньше, чем больше – это ваши деньги).
Определитесь с подрядчиком. Здесь важна не только цена, но качество и сроки. Дедлайн для мерча ставьте за месяц до даты фестиваля. По опыту знаю, если дедлайн за месяц до мероприятия, то готово будет в лучшем случае за неделю.
Делайте пробные образцы, чтобы не удивиться, когда готовая продукция к вам прибудет.
Билеты в случае продажи.
Определитесь, как будете продавать билеты — сами или билетные агрегаторы. Агрегаторы берут комиссии. Для самостоятельной продажи понадобится дополнительный персонал.
Определитесь с механикой прохода: только по билетам (риски — билеты будут передавать третьим лицам и вы лишитесь части выручки), браслеты (минимизирует, но не исключает передачу третьим лицам, но визуально охрана способна вылавливать безбилетников).
В любом случае вы должны быть готовы к тому, что на фестиваль будут попадать безбилетники, вопрос — как на это реагирует охрана. Возможен вариант, что это может стать бизнесом для охраны.
Шатры.
Если мероприятие на открытом воздухе подумайте об удобстве публики. Палящее солнце или, не дай бог, дождь не должны помешать празднику. Определитесь с зонированием территории и установкой шатров и мебели.
Торговля.
Определитесь, каким образом будет организована торговля на фестивале: места, ассортимент. Торговцам должно быть удобно, а гостям комфортно.
Питание.
Одна из самых сложных тем.
Питание должно быть безопасным, вкусным, приемлемым по ценам и достаточным. Выбор партнеров очень деликатный. Смотрите, где работали до этого. Собирайте отзывы. Не плодите большую конкуренцию, все понесут убытки и к вам не поедут в следующий раз.
Коммерческие условия могут быть разными от арендной ставки до процентов от прибыли (требует доверия). Я предпочитаю второй вариант.
Рассмотрите возможность клубам ставить свои шатры и организовывать питание. Денег заработаете меньше, а благодарностей и респекта получите больше.
Туалеты.
Это отдельная тема, поскольку часто забывается, что людям нужно не только комфортно поесть и выпить, но и ….
Подумайте о доступности, удобстве и достаточности этого неотъемлемого фестивального компонента.
Подъезд и парковка.
Если вы не убедили себя в том, что люди придут к вам пешком, подумайте об удобстве подъезда и, главное ПАРКОВКЕ. Если вы забудете об этом – гости вас проклянут! Все усилия по подготовке и проведению фестиваля будут уничтожены негативом транспортной логистики.
Охрана.
Должна быть вежливо-сурова и решать несколько задач: охрана периметра (безбилетные инциденты и отсечение асоциальных персон), безопасность на территории фестиваля (локализация конфликтов, удаление асоциальных персон, охрана артистов и периметра сцены).
Реклама и продвижение.
Привлекайте лидеров мнений, СМИ, настройте рекламу в своих социальных сетях, а также партнеров и артистов.
Что делать со скептиками и хэйтерам? Они будут всегда. Если есть обоснованная критика необходимо реагировать, решать проблему. Если не обоснованная, не замечать. Не нужно кормить собой вампиров.
Бюджет.
Постоянно следите за бюджетом. Соответствие с запланированным балансом доходов и расходов – ваша уверенность в успехе и залог долгосрочности проекта.
Погода.
Это то, на что повлиять невозможно. При выборе дат смотрите на статистику дождей в этом месте за последнии 10 лет. При принятии решений во время подготовке фестиваля всегда задавайте себе и подрядчикам вопрос «А если дождь?». Имейте план «Б» на случай непогоды. Люди к вам приехали, они поймут, что дождь, но не поймут, что вы не позаботились их развлечь в этом случае. К тому же перед поездкой на фестиваль все будут смотреть прогноз погоды и, если им будет непонятно, как организатор планирует действовать в этом случае, они не поедут.
Работа с местным населением.
Определите круг лиц с бесплатным допуском на фестиваль. Вам важно, чтобы среди местного населения формировалась лояльность.
Работа с клубами и сообществами.
Подумайте о дополнительных преференциях для сообществ, разделяющих ценности фестиваля. Это даст вам возможность быстро сформировать лояльную аудиторию фестиваля.
Этап 4. Проведение фестиваля.
Команда.
Составьте список задач и необходимое число людей для их решения. Продумайте условия (деньги, проживание, питание, бесплатный билет и т.д.).
Определите ответственного по каждой задаче, его полномочия и ограничения.
Составьте график работы персонала.
Определите каналы коммуникации: рабочий и экстренный.
Монтаж площадки.
Определите с подрядчиками график монтажа, чем должны быть обеспечены (инженерные коммуникации, охрана, подсобный персонал и т.д.)
Работа с артистами.
Имея сценарий мероприятия и лайнап, составите план приезда, встречи, проживания, отъезда, сопровождения на фестивале артистов. Определитесь с ответственным за эту задачу.
Работа с партнерами.
Комфорт партнеров очень важен. Чем они позитивнее, тем комфортней гостям. У них не должно быть ощущения брошенности. Позаботьтесь об ответственном по решению возможных проблем, которые у них могут возникнуть. Важно, чтобы все технические вопросы были согласованы до фестиваля.
Фото-видео.
Решите, кто будет делать фото и видео съемку на фестивале. Этот контент вам будет необходим для постпромоушена.
Безопасность (МЧС, скорая, полиция).
На этапе подготовки в установленном порядке необходимо уведомить специальные службы о вашем мероприятии и получить согласования и рекомендации по проведению. При проведении мероприятия необходимо следовать договоренностям, чтобы не поставить фестиваль под угрозу закрытия.
Навигация и информация.
Используйте наружную навигацию и мессенджеры для информирования гостей фестиваля.
Работа на входной группе.
Здесь создается первое впечатление об организаторах. Гостям должно быть удобно, а персонал четко и вежливо выполнял свою работу. Рассчитайте объём пространства и количество людей, необходимое для решения этой задачи. Подумайте о вероятном времени максимального наплыва гостей, чтобы обеспечить на это время входную группу достаточным персоналом.
Коммуникация команды и реагирование на внештатные ситуации.
Составьте инструкцию о действиях персонала, подрядчиков и охраны в случае непредвиденных ситуаций, определитесь с каналом коммуникации.
Авторское общество.
Имейте ввиду, что на все музыкальные фестивали проникают агенты Российского авторского общества. Не буду давать оценку их деятельности, ибо сами все понимаете. На билет они не потратятся (хотя бывают исключения), а вот шазамить в сторонке и потом вчинить иск на десятки тысяч рублей могут вполне.
Работа со СМИ.
Создайте аккредитацию СМИ на фестиваль. Вы заранее будете знать, кто к вам приедет.
Определитесь, кто дает интервью (об этом должен знать персонал и аккредитованные СМИ). Заранее подготовьте важные тезисы о фестивале. В сюжеты обычно включают пару секунд спича организатора, а выдергивают на интервью на поляне вас спонтанно. Поэтому будьте готовы за пару секунд донести самое важное, а не мычать, пытаясь сформулировать мысль в кутерьме сотен срочных задач.
Этап 5. Фестиваль завершен, работа нет.
Демонтаж площадки.
Все подрядчики и охрана должны знать время начала демонтажа и правила отъезда с площадки. Назначьте ответственного по контролю за этими работами.
Благодарность команде.
Все должны почувствовать сопричастность к результатам своего труда. Инструменты выбирайте сами, но этот момент важен.
Систематизация жалоб и пожеланий, работа над ошибками.
Составьте список всех жалоб и пожеланий. Проведите работу над ошибками и отберите конструктивные пожелания для следующего фестиваля.
Работа с властями (благодарственные письма).
Все руководители и сотрудники подразделений органов власти должны получить благодарственные письма. Поверьте, на следующий год вам будет комфортнее с ними работать.
Расчеты с подрядчиками и артистами.
Ничто так не убивает репутацию фестиваля, как неоплаченный счет. Помните, что фестиваль для вас завершен только тогда, когда заплачен последний рубль.
Подготовка фото-видео материалов.
Определите срок получения материалов от ваших фото и видео партнеров.
Благодарность гостям.
Разместите в социальных сетях благодарность гостям.
Благодарность партнерам.
Разошлите благодарственные письма вашим партнерам.
Благодарность музыкантам.
Поблагодарите музыкантов через привычный канал связи.
Отчет для спонсоров.
Подготовьте и отправьте отчет и благодарность спонсорам.
Сбор статей, постов, отзывов в СМИ и социальных сетях.
Отслеживайте все публикации о фестивале и собирайте их в одном месте.
Пост-реклама фестиваля.
Подготовьте план постпромоушена фестиваля.
Если все получилось – начинаем подготовку нового фестиваля (см. этап 3)
Максим Привезенцев. https://taplink.cc/max.privezentsev
Как организовать городской фестиваль своими силами
Инструкция как создать мероприятие для жителей города, сделать его интересным и не сойти с ума. Опытом и лайфхаками поделится с нами Антон Салинка, организатор двух масштабных фестивалей “Пикник Фест” в Кременчуге и многочисленных закрытых вечеринок.
Когда я побывала на фестивале уличной еды Пикник Фест, рассказывала друзьям как было круто. Но не задумывалась сколько сил, времени и энергии вложили туда организаторы, чтобы от события остались хорошие впечатления. Я решила узнать все боли и радости организации мероприятия “Picnic Fest” (Кременчуг) у основателя Антона Салинка.
Оглавление
Антон решил воплотить в нашем городе идею проведения фуд-фестов — всемирную тенденцию, к которой уверенно присоединяется Украина. Одним из первых инициаторов фестивалей такого формата стал Роман Тугашев. Он с 2013 года ежегодно организовывает киевские фестивали Ulichnaya Eda, Kyiv Coffee Festival и Kyiv Beer Festival. А в Одессе есть амфитеатр под открытым небом “Зеленый театр”, где проводятся мероприятия нестандартного формата. Именно такими событиями вдохновился Антон и решил сделать для кременчужан необычный праздник. И знаете, нам понравилось!
Посмотрим, как все начиналось…
Интервью получилось довольно объемным, но информативным, и тех, кто дочитают в конце ждет небольшой сюрприз
Как обычно интересные идеи приходят в легкой и непринужденной обстановке. Вот мысль об организации “Пикник Феста” в Кременчуге возникла в кругу друзей во время посиделок на даче. Антон побывал на Арт-заводе “Платформа”, вдохновился атмосферой места, деталями мероприятия и делился впечатлениями с друзьями. Такие события потом долго еще не отпускают 😄
Многие люди побывали на его крутых закрытых вечеринках, open-air’ах в разных тематиках: “Ретро”, “Новый год в Майами”, “Гавайская вечеринка” и т.д. У друзей не было сомнений, что городское мероприятие Антону по плечу. В таком деле любому человеку важна поддержка близких. А тут друзья сказали, что еще и помогут, и Антон решил попробовать, хотя еще не знал, что его ждет…
Именно в тот вечер родилась идея выбрать интересный формат для нашего города, который будет повышать культуру общества, разнообразит досуг кременчужан и подойдет для всей семьи. Решили, что народу будет интересен фестиваль уличной еды, где смогут расслабиться и молодежь, и семейные люди .
Фестиваль намечался летом, а значит место должно быть на свежем воздухе. Идеальным вариантом стала территория городского парка с летней сценой недалеко от реки Днепр. Это стало отличным местом для “Пикник Феста” — свежий воздух, полутень от больших деревьев и достаточно места для разных локаций. Спасибо местным властям, что поддержали инициативу Антона развивать культуру Кременчуга.
Но все-таки были некоторые нюансы:
- днем на открытых площадках было очень жарко (защищались навесами);
- пространство никак не было защищено от дождя, но его, к счастью, не было.
Эти моменты организаторы обязательно учтут и продумают перед следующим фестом, чтобы быть готовым к форс-мажорам.
Для организации закрытого события на 200-300 человек Антон уже знал, что делать. А вот городской фестиваль надо было планировать и продумывать. Он понимал, что самому очень сложно все сделать, по этому обратился к помощи друзей. Александр Сироштан разделил все организаторские задачи до и во время феста.
Друзья помогали с решением юридических вопросов, разрабатывали графические материалы для рекламы и помогали в любых других вопросах. Вместе удалось максимально все продумать и успеть.
Важно понимать, что любой фестиваль мало просто запланировать и продвигать. Его нужно наполнить интересными деталями. А их внесут участники и крутые развлечения.
Для нашего фуд феста мы привлекали кафе и рестораны с оригинальными блюдами и напитками. Придумывали разнообразное меню и, конечно же, искали чем удивить посетителей. Вместе мы создали фудкорт, который 100% запомнился.
Антон Салинка
Во время второго “Picnic Fest” в Кременчуге участвовали 12 кафе и ресторанов, а также 3 магазина. Всего было 22 торговые точки с экзотическими уличными блюдами разных стран мира и всевозможными алкогольными и безалкогольными напитками, аппетитными десертами и даже натуральное, только приготовленное мороженое (кстати, очень необычно видеть, как делается мороженое).
Но оказалось не все так просто, как представлялось. Не все участники прониклись идеей превратить уличную торговлю в крутую атмосферу. 20% участников всегда остаются чем-то недовольны. И к этому нужно быть готовым!
Спасибо тем, кто потрудился и создал душевную атмосферу. Они стали топом фестиваля. Например, кофейня “Kofan” создала образ передвижного мексиканского кафе и угощала всех блюдами с перчинкой ;). Их энергетика заряжала всех позитивом, а веселая игра “Лимбо” собрала много желающих. У таких заведений от посетителей не было отбоя.
Спонсорами фестиваля выступили компания “Черниговское”, мясокомбинат “Глобино” и сеть секондов “Smart Store”. Расстроило, что другие местные компании не приняли активное участие.
Основной целью Антона было не просто создать фестиваль уличной еды, а наполнить его заботой и теплом как для участников, так и для посетителей. Важным вопросом стала разработка развлекательной программы. Хотелось совместить отдых, вкусную еду и приятную музыку.
Фестиваль предусмотрительно был разделен на несколько локаций по настроению:
- Зона фудкорта со столиками и разнообразными вкусностями, которая вечером превращалась в кинотеатр под открытым небом.
- Танцпол с летней сценой, где выступали артисты, юмористы, а ведущий проводил конкурсы и разыгрывал призы.
- Несколько лаунж зон с кальянами, мягкими креслами и гамаками. Порадовала и удивила игровая локация с приставками “Денди” (back to 90s).
- Детские зоны отдыха и развлечений, где малышей занимали аниматоры, а дети постарше играли в настольные игры.
- Креативные бесплатные фотозоны, где можно было фоткаться сколько угодно. На одной из них даже была инсталляция с ванной. Ты мог отправиться в плаванье в #океанэмоций на позитивном лайнере.
Харизматичный ведущий Сергей Гориславец заряжал энергетикой, создавал дружескую атмосферу на празднике и разыгрывал подарки от спонсоров.
Первый фестиваль “Пикник Фест” в Кременчуге был бесплатным. Но на втором фестивале решили подумать про безопасность и ввести вход по билетам. На все 3 дня фестиваля специально выделенную территорию огородили забором и наняли охрану. Антон убедился, что такие меры на порядок сокращают появление неадекватных людей на мероприятии. Ведь посетители приходит отдыхать и ожидают спокойствия.
Важно отметить, что на первом (бесплатном) “Пикник Фесте” было 5-6 тыс. посетителей, а на втором (платном) — 2,5-3 тыс. Антон не связывает это напрямую с платным входом, а считает, что меньшее число посетителей обусловлено летними отпусками и поездками на дачу и природу.
Кроме того, платный вход позволил помочь деткам из Кременчугского дома ребенка. 10 грн. с каждого входного билета организаторы потратили на одежду, игрушки и бытовые принадлежности для малышей без родителей от 0 до 4 лет.
Это лишь капля в море, как мы можем помочь деткам не разочаровываться в этом мире.
Ошибкой организаторов был маленький акцент на социальные сети. В целом откликнулось пользователей:
- в Facebook более 20 тыс.
- в Instagram — около 3 тыс.
Потенциал соцсетей позволял пригласить еще пользователей. А вот раздача листовок, реклама на бордах и остановках в городе, как показала практика, совсем не работает. Еще хорошо сработала реклама на радио в супермаркетах. По словам Антона, расходы на раскрутку второго Пикник Феста составили 10% от всех расходов на фестиваль и эту сумму в следующий раз нужно увеличивать.
Закладывайте бюджет на организацию городского мероприятия в 1,5-2 раза больше, чем ожидаете
Главный совет от Антона
Реализация входных билетов на городских мероприятиях осуществлялась двумя способами: на месте и online через афишу событий eventssion.com. Антон добавил фестиваль в группу Кременчуга. В приложении Eventssion каждый участник мог узнать расписание фестиваля и купить билет онлайн. Компания-разработчик афиши решила присоединиться к активностям фестиваля. Они запустили промоушен события с акцией: покупаешь билет в приложении и получаешь прохладную баночку пепси на входе — то, что нужно в жаркий летний день.
Организация любого мероприятия требует железных нервов и выдержки. Но замечательно, что есть люди готовые заниматься организацией досуга и создавать крутые фестивали, преодолевать трудности и наслаждаться результатом. Антон Салинка не останавливается и уже готовится к новому осеннему фестивалю пива. Он обещает, что это мероприятие будет еще интересней и оригинальней, чем предыдущие ивенты в нашем городе.
Так что приглашаем 8-9-10 ноября 2019 г. жителей и гостей Кременчуга на яркий и оригинальный пивной фестиваль “Picnic Beer Fest”
Ищите подробности в профиле @picnic_fest_kremenchuk и в афише событий Ивеншн.
А вот небольшой сюрприз для тех, кто дочитал до конца. Посмотрите видео, как это было, на ютуб канале Антона Салинка
Picnic Fest Kremenchuk #1
Picnic Fest Kremenchuk #2
Мы поговорили с Денисом и Аней, организаторами фестиваля Лесных открытых мастерских, о том, как за полтора месяца, с небольшой командой и без бюджета, подготовить и провести двухнедельный фестиваль в Нижегородской области, на который съезжаются участники из Москвы, Санкт-Петербурга, Саратова и даже Латвии.
Эта история о том, как воплотить свою мечту и любимое дело в жизнь – с цифрами, процессами, инструментами и выводами.
Выберите тему, которая вам близка
Мы много раз думали о том, чтобы собраться компанией и сделать у себя на даче мини-фест, где построим арт-объект или будем вместе что-то мастерить. Один раз провели такой мини-фест в художественном направлении, собрали у себя на даче 30 человек. Получился такой худслет — мы весь день рисовали. У некоторых был скепсиc по поводу формата, но в итоге в рисование вовлеклись все. С нашим проектом OOLEY выезжали делали воркшопы, мастер-классы. Но нам нравится именно создавать мастерские, создавать то, что будет жить дальше.
Мысли о фестивале были давно, но не было подходящего пространства. Не хотелось ввязываться в кредит, аренду. Случилось так, что мы познакомились с пространством Серфлагеря на Горьковском море. Там много людей с идеями, много фестивалей, там строились арт-объекты и домики. Там было все, кроме обустроенной мастерской и пространства для творчества. Когда мы впервые поехали знакомиться и рассказывать о проекте ребятам из Серфлагеря, у нас родилась идея что можно сделать мастерские на природе.
Соберите команду и разделите задачи
Было четверо основных организаторов — Аня и Денис, Серёжа — основатель лагеря и Софа — исполнительный директор. Вместе мы придумали концепцию, а дальше мы искали мастеров, cоставляли программу, закупали материалы, подготавливали мастерские. А ребята из Серфлагеря набирали команду волонтеров и кураторов служб самого лагеря. Эта подготовка шла, пока мы были в Москве.
Когда приехали на место — прибавилось людей. Мы составили список задач и нашли исполнителей. Основной состав команды это 4 человека. Нам приходилось брать на себя очень много функционала. Справиться со всем помогало то, что среди гостей и мастеров лагеря находятся люди, которые включаются в команду и берут на себя те задачи, которые им интересны.
Найдите свою аудиторию
Всего за полтора месяца до фестиваля мы решили что точно его делаем. Некоторые фестивали за полгода-год готовятся, а у нас было всего 45 дней. Это время пролетело молниеносно — мы всё время что-то делали.
Большую роль сыграло то, что у лагеря была своя аудитория, и что в этом году не проводился WaFest — фестиваль стихий. Он проводился 6 лет, и только прошлым летом его не было. И было большое количество людей которые хотели попасть в Серфлагерь и пережить что-то подобное. И тут они узнают что будет фестиваль про стихии и про творчество. Это помогло нам начать продавать билеты. Мы сделали фестиваль в августе в лето, когда многие фестивали отменились, и это было нам на руку.
Мы старались использовать все возможные бесплатные способы продвижения мероприятия, так как делали подобное событие в первый раз и расходовали средства по мере их поступления. Продвигали через соцсети в сообществах, которые бесплатно публикуют анонсы событий (городские Афиши, группы посвященные творчеству), через рассылку приглашений по аудиториям крупных фестивальных сообществ в соцсетях — с этим помогли знакомые. Расклеивали афиши в разных заведениях в Нижнем Новгороде— ближайшем к лагерю городе. Лето это благодатное время, когда люди ищут как провести выходные, отпуск, каникулы и охотно реагируют на анонсы новых событий.
Продумайте процесс и условия продажи билетов
Мы опубликовали лэндинг и завели страницу на таймпад где-то за месяц и неделю до события. За первые две-три недели мы продали основную часть билетов. Сделали градацию цен — в начале продавали очень дешево. Потом цена постепенно нарастала — основная часть билетов ушла по средней цене.
3000 рублей — первые 10 билетов
4000 рублей — основной объем билетов купили на низкой цене
5000 рублей — не очень много продаж
6000 рублей — на месте
У нас получилось не такое людное событие, мы поздно запустились и фестиваль длился целую неделю. Людям было сложно спланировать такую поездку так быстро. У нас были выходные дни, будние и еще одни выходные в конце фестиваля. И больше всего людей приехало в последние выходные.
Сначала у нас купили меньше билетов, чем мы планировали. Мы даже обрадовались. Меньше людей — проще всё администрировать, не будет суеты и толкучки. А потом с первого дня фестиваля мы анонсировали что вводим дополнительные типы билетов — на 1 день, на 3 дня, и старались каждый день делать посты о том что у нас происходит. Те, кто думали поехать, но не решились, видели эти репортажи, атмосферу и что происходит. В итоге к выходным ощутимо прибавилось людей.
Найдите помощников — волонтеров, друзей проекта
Мы написали текст о том, как будет выглядеть день на фестивале сначала для кураторов и мастеров — чтобы погрузить их в концепцию и чтобы команда понимала что их ожидает, как стоит себя вести и что рассказывать участникам. А потом опубликовали этот план для всех.
Мы описывали атмосферу в мельчайших подробностях, чтобы человеку становилось понятнее, как будет выглядеть его день на фестивале.: Треск веточек, встало солнце, молнии палаток расcтегиваются и все идут на зарядку. А после все идем жужжать в мастерские. Так и собирали весь день. Понятно, что ты мог и не следовать этому плану, но он помогал представить себе как будет выглядеть жизнь на фестивале, что будет происходить целый день.
Мы продвигали идею о том, что участники фестиваля могут влиять на формирование программы. Вместе придумывать вечерние активности, арт-объекты. Это сильно сплотило участников, потому что появилось ощущение что это наш общий фестиваль, мы делаем его вместе. Каждый чувствовал что он влияет на то, чтобы вечер прошел интересно. Люди придумывали и предлагали свои идеи. Нужно придумывать и находить место и условия, чтобы человеку было где развернуться, а еще доверять и создавать правильную атмосферу. Нам кажется, такой формат становится популярным, когда ты не просто потребляешь то, что за тебя придумал организатор, а тоже участвуешь в процессе. Как бы выступаешь со-организатором и граница между вами размывается.
Спланируйте и посчитайте расходы
Для нас оказалось очень выгодным делать мероприятие в тематике, которой мы давно занимаемся, ведь у нас были необходимые ресурсы и знания. Вложение денег потребовалось в закупку расходных материалов: ткани, краски, кисти, крепеж.
Многие материалы мы смогли найти в лагере: это остатки пиломатериалов, которые пошли в столярку, какое-то количество акриловой краски, колеров, лаков, большим подспорьем было то, что в Серфлагерь закупал глину для лепки на весь сезон и глины нам хватило на все занятия гончарной мастерской.
Одна из самых значительных статей расходов — питание команды. Волонтеры, мастера и другие участники орг.команды питались во время подготовки и проведения за счет ЛОМа. При расчете окупаемости мероприятия очень важно определить, сколько понадобится помощников и волонтеров, чтобы понимать базовые затраты, помимо закупок.
Все расходы на организацию события мы покрыли с средств, полученных с продажи билетов. Оставшиеся 40 000 рублей мы вложили в развитие проекта — купили новую пилу и материалы для работы с витражами, организаторы получили небольшую компенсацию за проделанную работу.
Наслаждайтесь процессом и получайте полезный опыт
Это мероприятие было для нас не про заработок и коммерцию. Оно было про опыт, сообщество и практику тех идей и фантазий, которые мы вынашивали на протяжении 5 лет. У нас сложилась классная компания организаторов. Мы нашли друзей среди мастеров и кураторов и даже среди гостей нашего события. Мы многому научились в вопросе организации событий и однозначно можно сказать, что у нас поменялся ход мышления относительно некоторых процессов в ведении дел. У нас начало формироваться творческое сообщество людей, увлеченных рукоделием, трезвым отдыхом, осознанностью и здоровым образом жизни.
Наш проект OOLEY получил много внимания, и впоследствии, в информационном поле о нас стали писать, приглашать на различные городские события, публиковать материалы про нас в СМИ и брать интервью. Мы наработали большую базу контактов для будущих событий. А еще мы здорово отдохнули, научились кататься на виндсерфинге и провели целый месяц в прекрасном месте на природе, подготавливая, проводя и разбирая наш фестиваль — это было замечательным завершением лета. Начинайте с мечты — думайте о проекте и возможности найдут вас сами.
- Виджет Timepad для продажи билетов на сайте
- Виджет Timepad для вконтакте — для продажи в сообществе
- Разные типы билетов — от ранней продажи, до вывода доп. категорий на уикенд
- Повышение цен — чтобы стимулировать участников не откладывать покупку
- Анонс по базе Timepad — для увеличения охвата и привлечения широкой аудитории
- Рассылки по собранной базе участников — чтобы отправлять полезную информацию и приглашение на зимнюю смену
Денис и Аня
Марина Кирилина, генеральный директор MediaNovation, рассказала, как не ударить в грязь лицом, если вам предстоит стать организатором фестиваля.
Свой обзор лучших практик и «набитых шишек», пожалуй, начну для вас не с привычных слов поддержки и одобрения того, что фестивальный бизнес – самое увлекательное, наверное, занятие, которое можно себе вообразить, а с антимотивации: «легкой жизни не ждите»!
Организация фестиваля, как и любого события, – это буквально каторжный труд. Например, вы когда-нибудь искали специальный серебряный тончайший провод, который в процессе поиска оказался двойного назначения, поэтому весь перформанс автора был под угрозой срыва, а он требовался обязательно, для того чтобы художник смог вмонтировать его в голову таракану, да-да, таракану, вы не ошиблись. А с тараканами, которых видоизменили в биороботов, пытались договориться? Нет?! Ну так вот, придется научиться, и это не самые сложные или необычные задачи, которые могут перед вами встать.
А еще вы должны быть буквально мастером переговоров, виртуозным инженером, немного архитектором и разбираться в тонкостях застройки пространств, электриком, чтобы понимать, можно ли вот «это» вот сюда подключить и не выбьет ли после этого все пробки во всем микрорайоне города. Вы должны знать, что такое ограничения по возрасту: чем отличается 0+, к примеру, от 12+. И, конечно, вам хорошо бы быть маркетологом, пиарщиком и человеком с хорошим чувством юмора и железными нервами. Впереди вас ждет масса не творческого, но необходимого, например, задача: как перестроить цех завода, в котором вчера стояли станки, за неделю до мероприятия под выставочную площадку. А что такое галерейный свет, вы знаете? А как посчитать, сколько человек должно обслуживать мероприятие, что нужно не забыть при заключении договоров с авторами и как пригласить прессу?
И если вас ничего из вышеперечисленного не пугает, вы человек бесстрашный и отважный, креативный и вместе с тем организованный, то я поведаю вам некоторую изнанку того, что не видят посетители и пользователи.
Что такое фестиваль?
Фестиваль, по сути, – это праздник. Праздник – один из способов самовыражения. Фестивали как выражение массовой культуры зародились давным-давно и всегда занимали видное место в системе воспитания и организации досуга, характерной для каждой исторической эпохи.
Сегодня мы являемся свидетелями качественно нового этапа в развитии культуры и досуга. На смену «культурно-просветительной работе» пришла культурно-досуговая деятельность, с элементами культурно-просветительской работы. Сегодня проходит огромное количество праздников и мероприятий с участием сотен людей: от крупных городских и общественно значимых, таких, например, как дни города или массовые спортивные или военно-исторические мероприятия, до локальных, организованных под эгидой коммерческих организаций, например, дни национальных кухонь в торговых центрах или иные культурно-массовые развлекательные мероприятия, проходящие в торговых и бизнес-центрах.
Обычно понятие «праздник» ассоциируется с чем-то радостным, веселым, беззаботным, свободным. Такое восприятие этого слова характерно как для участников торжества, так и для его организаторов. Но праздник – понятие сложное и комплексное, которое предполагает различные формы, варианты, цели, задачи организации и проведения.
Характерная черта праздника – это коммуникация. Участниками праздника являются и взрослые, и дети, которые, исполняя элементы ритуально-игровых праздничных действий, в режиме сотрудничества удовлетворяют потребность в общении, разумной интимности, субординационных отношениях. Такие отношения на празднике реализуют функцию удовлетворения потребности участников в коллективных взаимоотношениях. В дальнейшем устоявшиеся, народные, но все же немного стихийные праздники становятся основой целой индустрии развлечений, одним из направлений которой являются фестивали. Фестивали сейчас проходят чуть ли не каждый день, давая нам возможность максимального самовыражения. Тематики настолько разнообразны, что даже невозможно перечислить, каких фестивалей сейчас не существует.
А само понятие «фестиваль» первоначально возникло в Великобритании в начале 18 века. С французского фестиваль (festival) переводится как празднество, от латинского festivus – веселый, праздничный. В 20-м веке широкое распространение получили международные музыкальные и театральные фестивали.
Особенности организации фестиваля
Основополагающее, что должно ознаменовывать начало любого действия, – это цель проведения данного мероприятия. Как ни скучно это может прозвучать, но самый главный основной лайфхак – «это определение и четкая постановка цели». Прежде чем начать подготовку фестиваля, нужно определить цель его проведения, а затем уже создать сценарий.
Для того чтобы фестиваль запомнился, следует разработать для него его уникальный образ и уникальную концепцию. Чтобы он не был клоном других мероприятий, у него должна быть своя, неповторимая атмосфера, другим словом, идея. Идеи могут быть разные, так же, как и концепцию можно преподнести исходя из различных соображений и возможностей различными способами. Найдя удачную идею, старайтесь внимательно отнестись к выработке концепции для его воплощения. Люди, пришедшие на мероприятие, по достоинству оценят что-то неординарное, что можно увидеть только сегодня ночью и только на вашем празднике.
То есть концепция – это то, как вы сможете наиболее ярко выразить заложенную идею, чтобы мероприятие надолго осталось в памяти у посетителей.
После того как разработана концепция, и вы уже имеете представление о том, что будет «изюминкой» праздника, следует составить план всего мероприятия от начала до конца. Это второй скучный лайфхак. Самая чудесная концепция — полная ерунда без четко структурированного плана ее воплощения.
План праздника – это фактически бизнес-план, куда входит все: от описания концепции до предлагаемого количества людей, которые посетят ваш фестиваль. Не пренебрегайте этим этапом, помните: дьявол кроется в мелочах, и ваше событие, например, может испортить дождик, поэтому не торопитесь и тщательно спланируйте все, учитывая риски.
Важно помнить, что в плане, из которого в дальнейшем делается афиша обязательно должны присутствовать:
-
название праздника
Название должно целиком отражать концепцию, привлекать к себе внимание, так как название – это лицо всего мероприятия. Чем оригинальнее будет название, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание за ним кроется.
- дата проведения,
- полный состав участников.
На составе участников остановимся чуть подробнее. Хочу предостеречь вас от недобросовестного подхода, который очень распространен. Все чаще и чаще вижу такую картину, когда присылают презентацию со списком участников, которые на самом деле и не знают о том, что они участвуют в таком замечательном деле.
Пожалуйста, не делайте так. Договариваться нужно до мероприятия, а не после, и это очень нечистоплотно и некрасиво выглядит, когда вы указываете крупные бренды, авторов, издания или названия просто так, потому что они, наверное, потом согласятся. Это не так, и вы сильно рискуете своей репутацией и репутацией вашего дела в принципе. Фестивальный рынок не такой большой, и, заработав репутацию на скандале, вы вряд ли потом сможете участвовать в значимых событиях.
Важно не забыть и составить почасовое расписание программы фестиваля и мероприятий. Тут тоже есть свои хитрости и нюансы. Люди любят знать заранее, что их ждет и кого они увидят. И когда будете планировать, помните, что рынок сейчас перегружен, и постарайтесь сделать так, чтобы ваше расписание не переносилось и не отменялось. Из практики могу сказать, что расписание работает удивительно: например, напоминать о событии нужно по всем каналам заранее и в день события через рассылки и другие средства распространения, и люди не придут, так как получают огромный поток всевозможных рассылок. Но стоит вам отменить запланированное событие, как тут же на это обращают внимание и задают много вопросов. А что случилось? А почему отменили? И эффект отмены какого-либо события работает сильнее и привлекает к себе внимание значительнее, чем простое приглашение «приходите к нам, у нас весело». Поэтому, если ваше мероприятие длительное, вы можете намеренно воспользоваться данным феноменом восприятия.
Вообще, в практике некоторые из вышеперечисленных пунктов не указываются в планах, но с помощью хорошего организатора можно оговорить некоторые из условий на словах. Поэтому, если вы не имеете опыта проведения праздника или у вас нет хороших отношений с представителями подрядчиков, лучше конструктивно подготовить план, чтобы при его прочтении было понятно, что вы полностью представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями вы располагаете и какие результаты это может принести.
Сформируйте команду. Обязательно назначьте ответственных за каждое направление работы. Команда – это полностью ваша зона ответственности, от того, как она сработает, зависит успех всего мероприятия. В команде обязательно должен быть главный командор, предводитель, руководитель: за все должен отвечать один человек, координировать, направлять, собирать, руководить. Важное лицо – это пиар-менеджер (человек, отвечающий за ваши коммуникации с прессой). Не забудьте о техническом менеджере (это человек, отвечающий за техническое обеспечение вашего мероприятия: какой свет, сколько ватт тянуть, как расставить усилители, где проходит кабель, как установить и смонтировать подсветку, сколько и какого оборудования вам нужно, кто, когда и как будет монтировать и демонтировать конструкции и оборудование). Нужен также финансовый менеджер (человек, отвечающий за сбор денег с фандрайзинга, оплату подрядчикам, поступления от спонсоров, оплату гонораров и прочие финансовые расходы).
И не думайте, что сможете это все сочетать в себе. Набирайте команду!
Также необходимо определить состав участников. Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:
- На какую категорию публики вы рассчитываете? Помните, что в России действуют возрастные ограничения, за этим довольно строго следят. Заявленный вами ценз обязательно должен быть соблюден. Это регулируется законом 436-ФЗ. Обязательно ознакомьтесь с его содержанием.
- Каково потенциальное место проведения (лучше, если будет несколько вариантов, чтобы была возможность выбора)? Обязательно подпишите договоры о намерениях, т. к. вам сюрпризы не нужны, а вероятность того, что вам могут отказать в последний момент, очень большая. Не надейтесь на русский авось, а страхуйте себя документами.
- Каков формат музыки, нужна ли она, кто будет отвечать за музыкальное оформление, какая нужна аппаратура? В формировании правильного настроя немаловажную роль будет играть музыкальное оформление. Именно музыкальное оформление праздника влияет на подсознание людей, поэтому подбирается оно строго по задаче. Музыка всегда воздействует на определенные места как физического тела человека, так и его психики, настроения.
Коснемся вопросов финансирования. Основными статьями расходов будут планирование мероприятия, подбор исполнителей и участников, организация, координация и контроль, а также написание сценария, режиссура и постановка, прокат музыкального и светового оборудования, оформительские работы и т. д. Из всех перечисленных выше позиций можно выбрать только необходимые.
Особое внимание следует уделить предварительной подготовке и информационному фону проведения фестиваля, не лишним будет провести пресс-конференцию до события или сделать несколько закрытых показов для прессы. Поскольку гости и посетители вашего мероприятия – это важный компонент праздника, и от их настроя зависит успех, продумайте стратегию того, как они будут чувствовать себя на протяжении всего времени взаимодействия с вашей концепцией.
Объединив все необходимые шаги для удачного проведения фестиваля, чтобы не забыть и проделать важные этапы:
- Разработка общей идеи мероприятия.
- Презентация предварительного предложения.
- Утверждение предложения и сметы.
- Документальное оформление (заключение договоров с авторами, подрядчиками, страхование и т. д.).
- Работа со спонсорами/сбор средств.
- Разработка конкурсной программы/идеология фестиваля.
- Оформление территории.
- Подбор музыки и ведущих.
- Репетиция или застройка.
- Проведение мероприятия.
- Демонтаж, уборка территории.
- Работа с прессой.
Исходя из вышеперечисленного, нетрудно догадаться, что фестиваль – это не только приятное общение, но и два-три месяца кропотливого труда его организаторов. Сегодня как никогда развивается рынок социальных и культурных услуг, качество которых постоянно изменяется, и умение работать в этой динамично меняющейся сфере очень актуально. Буду рада видеть вас среди моих коллег. Удачи в ваших проектах!
Автор: Марина Кирилина
Курсы MBA. Международный диплом
Скидка 50%. Рассрочка от банков
- Практика и разбор бизнес-кейсов
- Программа 2025 года. Преподают эксперты
- Онлайн-обучение от 6 месяцев