Applies ToExcel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2024 Excel 2024 для Mac Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2016
Создайте и отформатируйте таблицу для наглядной группировки и анализа данных.
Примечание: Таблицы Excel не следует путать с таблицами данных (эта функция входит в набор команд «Анализ «что если»» на вкладке Данные в группе Прогноз). Дополнительные сведения см. в статье Введение в анализ «что если».
-
Выберите ячейку данных.
-
На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.
-
Выберите стиль таблицы.
-
В диалоговом окне Создание таблицы укажите диапазон ячеек.
-
Если таблица содержит заголовки, установите соответствующий флажок.
-
Нажмите кнопку ОК.
Хотите узнать больше?
Общие сведения о таблицах Excel
Данные итогов в таблице Excel
Форматирование таблицы Excel
Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов
Фильтрация данных в диапазоне или таблице
Преобразование таблицы в диапазон
Использование структурированных ссылок в таблицах Excel
Проблемы совместимости таблиц Excel
Экспорт таблицы Excel в SharePoint
Другие шаблоны Excel
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
Основное направление программы Microsoft Excel – работа с таблицами. Пользователю предлагают расширенный набор функциональности для удобного заполнения полей с данными, формирования сводных и различных отчетов. Можно ограничиться и обычной таблицей, вписав туда необходимые значения.
Всего существует три доступных метода построения данных объектов, о чем я и расскажу далее.
Способ 1: Использование встроенных шаблонов таблиц
Для начинающих и тех, кто проверяет возможности программы, разработчики подготовили несколько полностью рабочих таблиц на разные темы. Ничто не помешает открыть их для редактирования и изменить под себя. Взаимодействие с присутствующими шаблонами осуществляется так:
-
В приветственном окне программы перейдите на вкладку «Создать».
-
Отыщите среди всех предложенных вариантов подходящую для вас таблицу, например, домашний бюджет на месяц или отчет компании. Дважды щелкните по плитке для открытия шаблона.
-
Проект создается сразу с несколькими листами, где обычно присутствуют таблицы и сводка с отдельными данными. Их названия и связи автоматически настроены, поэтому ничего лишнего изменять не придется.
-
В «Сводке» показаны графики или другие таблицы, отражающие общую суть содержимого на других листах. Пока этот лист вообще можно не изменять, поскольку значения подстроятся автоматически после их изменения в других таблицах.
-
Перейдите к следующему листу с данными и ознакомьтесь с присутствующими строками. Смело изменяйте их названия и значения под себя, отслеживая, как это сказывается на листе «Сводка».
Преимущество этого метода работы с таблицами – получение полностью готового проекта, в который можно внести часть изменений и получить приемлемый результат. Недостаток – для более гибкого редактирования придется удалить часть содержимого. В сложных связях легко запутаться, что только замедлит процесс заполнения данных.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Способ 2: Ручное создание таблицы
Ручное создание таблицы в Excel – сложный, но гибкий метод работы с полями и значениями. Далее идет общая пошаговая инструкция по этой теме, частично раскрывающая весь процесс и объясняющая самые важные аспекты взаимодействия с элементами программы. При более профессиональном подходе к созданию таблицы заранее учитывайте ее формат, наличие нескольких листов и правила оформления различных чисел, если речь идет о регламенте компании, для которой и создается проект.
-
Создайте пустой проект и введите названия столбцов, где далее будут размещены значения.
-
Заполните данные каждого столбца в соответствии с имеющейся на руках информацией.
-
Для удобства добавьте заливку к ячейкам разного типа, первоочередно выделив их все при помощи зажатой левой кнопки мыши.
-
Таблица смотрится плохо без границ и кажется одним целым, поэтому вызовите список с доступными вариантами оформления.
-
Найдите там подходящий тип границы. Чаще всего используется вариант «Все границы».
-
На следующем скриншоте вы видите подготовленную простую таблицу с банальными значениями. Примерно так же создаются и другие объекты, однако нужно учитывать подачу и другие детали, добавляя фоновые изображения, растягивая содержимое, работая со шрифтами и их размером.
-
В завершение рассмотрю применение формул в таблице. Для этого создам еще один столбец с названием «Итоги», куда должна выводиться сумма продаж всех наименований товара.
-
В таблице есть цена и количество, а значит, эти значения нужно перемножить, чтобы получить итог. Данная формула записывается как =B2*C2 (названия ячеек меняются в соответствии с требованиями).
-
Используйте растягивание, зажав правый нижний угол ячейки с формулой и растянув ее на всю длину. Значения автоматически подставляются на нужные, и вам не придется заполнять каждое поле вручную.
-
В итоге получилась простая таблица с автоматической формулой для расчетов, значения в ячейках которой будут меняться в зависимости от установленных в клетках чисел.
После добавления знака = при написании формул можно увидеть доступные варианты. Ознакомьтесь с описанием от разработчиков, если пока не знаете, как производить похожие расчеты в Microsoft Excel.
Способ 3: Вставка таблицы
Третий способ создания таблицы в Excel – использование функции вставки. Для этого придется изначально заполнить ячейки с данными примерно по такому же принципу, как это было показано выше. Обычно этот метод используется для добавления сводки, но может пригодиться и в других ситуациях.
-
Перейдите на вкладку «Вставка» и разверните меню «Таблицы».
-
Выберите один из трех доступных вариантов, подходящих для вашего проекта.
-
Я выбрал «Рекомендуемые сводные таблицы» и в качестве диапазона указал созданную ранее таблицу.
-
Ознакомьтесь с предупреждениями от разработчиков, если такие появились на экране.
-
В итоге автоматически создается новый лист со сводной таблицей, которая подхватила значения в указанных данных и вывела общие итоги. Ничего не помешает редактировать эту таблицу точно так же, как это было показано ранее.
В этой статье вы узнали о том, как сделать таблицу в Excel разными способами. Конечно, рассказать абсолютно обо всех нюансах и фишках не получится, поэтому я ограничился только общей информацией, полезной для тех, кто только осваивает это программное обеспечение.
Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизиро…
Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.
Советы по структурированию информации
Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:
- Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
- Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
- Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
- В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
- Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.
Как создать таблицу в Excel вручную
Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:
- Открыть книгу и активировать нужный лист.
- Выделить необходимые ячейки.
- На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
- Указать в таблице имеющиеся сведения.
II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:
- Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
- При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.
Как создать таблицу в Excel автоматически
Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.
Область таблицы
Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:
- Выделить требуемый диапазон.
- В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
- При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.
Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа
На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:
- Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
- Перейти в меню «Вставка».
- Найти пиктограмму «Таблицы»:
- В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
- В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.
Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.
4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.
Диапазон ячеек
Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).
Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.
Заполнение данными
Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.
- Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
- Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
- При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
- При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
- Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
- Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.
- В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.
Сводная таблица
Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:
- Структурировать объект и указать сведения.
- Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
- При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
- Выбрать диапазон и нажать ОК.
Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.
5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).
Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.
Рекомендуемые сводные таблицы
Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.
Для применения рекомендуемых сводных таблиц:
- Выделить ячейки с введенной информацией.
- При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
- Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
- В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.
Готовые шаблоны в Excel 2016
Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.
Чтобы воспользоваться шаблонами:
- Выбирать понравившийся образец.
- Нажать «Создать».
- Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.
Оформление
Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.
Создание заголовка
Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:
Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.
На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».
Активировать пункт «Вставить строки на лист».
После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.
Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.
Задать название в ячейке.
Изменение высоты строки
Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:
- Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
- Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.
Выравнивание текста
Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.
Изменение стиля
Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.
Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.
Как вставить новую строку или столбец
Для добавления строк, столбцов и ячеек:
- выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
- активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
- выбрать конкретную опцию.
Удаление элементов
Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.
Заливка ячеек
Для задания фона ячейки, строки или столбца:
- выделить диапазон;
- найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
- выбрать понравившийся цвет.
II способ
- вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
- перейти на вкладку «Заливка»;
- выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.
III способ
- щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
- перейти на вкладку «Заливка»;
- выбрать понравившийся стиль.
Формат элементов
На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.
Формат содержимого
Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.
Использование формул в таблицах
Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.
Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».
Для задания формулы:
- активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
- открыть «Мастер формул»;
или
- написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;
или
- применить и активирует плавающие подсказки.
На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:
- выделить диапазон;
- активировать пиктограмму.
Использование графики
Для вставки изображения в ячейку:
- Выделить конкретную ячейку.
- Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
- Указать путь к изображению.
- Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».
Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.
Microsoft Excel — это многофункциональная программа для работы с таблицами, которая экономит часы анализа данных. Рассказываем, что позволяет делать Excel и какие преимущества даёт владение этим инструментом
Возможности MS Excel
В MS Excel можно быстро обрабатывать большие объемы информации, создавать наглядные отчеты и оптимизировать рутинные процессы.
Самостоятельно изучать Excel — порой сложно и совершенно непонятно. Автоматизировать рутинные процессы за две недели вы научитесь на курсе «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта» от Академии Eduson: у вас будет личный наставник, который поможет с каждым домашним заданием и даст рекомендацию по применению таблиц в вашей работе.
Типы данных в Excel
В Excel работают с различными типами данных:
-
Числовые: целые числа, дроби, проценты, денежные суммы и т.д.
-
Текстовые: названия, описания, комментарии, любая алфавитно-цифровая информация.
-
Даты и время: удобный формат для работы с временными промежутками, сроками, расписанием.
-
Логические значения: ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE) для проверки условий.
Функции Excel и их применение
Excel предлагает огромную библиотеку встроенных функций для решения разнообразных задач. Например:
-
СУММ, СРЗНАЧ, МИН, МАКС для статистических расчетов.
-
ВПР для поиска значений в таблицах.
-
ЕСЛИ для проверки условий.
-
ДАТА, ДЕНЬ, МЕСЯЦ, ГОД для работы с датами.
-
Другие функции для математических вычислений, работы с текстом, финансового анализа.
Освоив основные функции, вы существенно ускорите анализ данных и автоматизируете рутинные операции. А комбинируя разные функции, сможете решать и более сложные задачи.
Преимущества использования Excel
С помощью Excel вы сможете:
-
Навести порядок в своих данных. Создадите структурированные таблицы, в которых каждый элемент будет находиться на своём месте.
-
Забыть о рутине и сэкономить время. Используя готовые функции или написав макросы для повторяющихся задач, вы запустите их выполнение одним нажатием кнопки.
-
Превратить цифры в иллюстрации. Сможете создавать наглядные диаграммы и графики, которые эффектно визуализируют тренды и быстро доносят ключевые идеи.
Применять полученные навыки в любой сфере. Примените знания работы с Excel и при планировании семейного бюджета, и для анализа продаж в компании.
Пройдите обучение в Академии Eduson
Всё это вы освоите на курсе «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта» от Академии Eduson: если будет что-то непонятно, пишите личному наставнику — он с вам на связи без выходных.
Основные операции с таблицами
-
Создание и редактирование таблиц. Быстрый ввод данных, вставка и удаление строк и столбцов.
-
Форматирование. Оформление таблиц, изменение внешнего вида ячеек, выделение информации.
-
Сортировка. Упорядочивание данных по возрастанию, убыванию, алфавиту и т.д.
-
Фильтрация. Выборка нужных данных по заданным критериям.
Как работать в Excel: основные понятия
С чего начать изучение Excel? Давайте разберёмся в основных элементах интерфейса и базовых операциях.
Интерфейс Excel включает в себя главное окно программы, панель инструментов с вкладками и командами, рабочие листы с ячейками, куда вы будете вводить данные. На листе Excel ячейки организованы в виде таблицы из строк и столбцов. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки (например, A1 или C24).
Создание таблицы начинается с ввода данных в ячейки. Просто щелкните на нужную ячейку и начинайте печатать. Когда вы внесёте значения, то сможете отформатировать их: выбрать подходящий числовой формат (валюта, дата, процент и т.д.), изменить шрифт и цвет, добавить границы и заливку. Excel позволяет оформить таблицу так, чтобы она была не только наглядной, но и презентабельной.
Если таблица не умещается на экране, вы можете управлять видимой областью с помощью разметки страницы. Масштаб регулируется колёсиком мыши или через вкладку «Вид». Чтобы комфортно работать с большой таблицей, стоит закрепить «шапку» — верхнюю строку или левый столбец с названиями. Так при прокрутке вы всегда будете видеть подписи.
В одном файле Excel может быть много рабочих листов. По умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2» и так далее, но вы можете дать им содержательные имена — для этого дважды нажмите на текущее название. Для переключения между листами используйте стрелочки в нижней части окна.
Часто возникает необходимость объединить несколько ячеек в одну, например для заголовка таблицы. Для этого выделите нужный диапазон и выберите «Главная — Выравнивание — Объединение ячеек». Если нужно, отрегулируйте ширину столбцов и высоту строк под новый размер ячейки.
Чтобы быстро найти в большой таблице нужную информацию, используйте фильтры. Выделите шапку таблицы, перейдите на вкладку «Главная» и нажмите кнопку «Сортировка и фильтр». В ячейках появятся стрелочки выпадающих списков. С их помощью вы можете задать критерии и отобрать только те строки, которые им соответствуют.
Сортировка позволяет упорядочить данные в таблице по одному или нескольким параметрам. Выделите диапазон и нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Выберите нужные столбцы и укажите порядок сортировки — по возрастанию или по убыванию.
Основные формулы и функции Excel
Освоив азы работы с таблицами, самое время перейти к следующему уровню — использованию формул и функций. Они позволяют автоматизировать вычисления и существенно экономят время. Давайте рассмотрим самые популярные функции Excel и научимся их применять.
Функция ЕСЛИ проверяет, выполняется ли заданное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое — если ложно.
Допустим, у вас есть столбец с оценками студентов. Формула =ЕСЛИ(A1>=4,»Сдал»,»Не сдал») выведет слово «Сдал», если оценка в ячейке A1 больше или равна 4, и «Не сдал» в противном случае.
С помощью функции СУММЕСЛИ можно суммировать числа в диапазоне, отвечающие определенному критерию.
Например, формула =СУММЕСЛИ(В2:В5,»>1000″) просуммирует все значения больше 1000 в диапазоне A1:A10. Таким образом легко подсчитать, скажем, выручку только от крупных заказов.
Функция СЧЕТЕСЛИ подсчитывает количество ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному критерию.
Формула =СЧЕТЕСЛИ(В2:В6,»>10″) вернёт число ячеек со значением больше 10. Например, так можно узнать, сколько сотрудников имеют стаж работы больше 10 лет.
Работа с диаграммами в Excel
Диаграммы и графики — мощный инструмент для наглядного представления данных. С их помощью можно легко увидеть тенденции, сравнить показатели, оценить распределение значений. Excel предлагает множество типов диаграмм на все случаи жизни. Давайте научимся быстро создавать эффектные визуализации.
Чтобы создать диаграмму в Excel, начните с выделения данных, которые хотите отобразить. Включите в выделение заголовки строк и столбцов — они будут использованы в легенде. Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите подходящий тип диаграммы: гистограмма, график, круговая, линейчатая и т.д. Excel сразу построит выбранную диаграмму.
Созданную диаграмму легко настроить и отформатировать. Щелкните на область диаграммы, которую хотите изменить, и в правой части ленты появятся соответствующие опции. Например, для области построения можно выбрать цвет заливки и границы, для области легенды — размер шрифта, для области данных — цвета и стили отдельных элементов.
Полезный совет: во время настройки диаграммы держите нажатой клавишу Ctrl. Так вы сможете выделять и форматировать сразу несколько элементов, например все столбцы гистограммы. Сочетание Ctrl+1 открывает окно формата выделенного элемента со всеми настройками.
Горячие клавиши Excel
Изучив горячие клавиши Excel, вы сможете работать гораздо быстрее. Вот таблица самых полезных шорткатов, которые пригодятся начинающим:
-
Ctrl + C — копировать
-
Ctrl + X — вырезать
-
Ctrl + V — вставить
-
Ctrl + Z — отменить последнее действие
-
Ctrl + B — полужирный шрифт
-
Ctrl + I — курсив
-
Ctrl + U — подчеркивание
-
Shift + F11 — вставить новый лист
-
Alt + F1 — создать диаграмму из выделенного диапазона
-
Ctrl + PageDown — перейти к следующему листу
-
Ctrl + PageUp — перейти к предыдущему листу
-
Ctrl + Home — перейти в начало листа
-
Ctrl + End — перейти в последнюю ячейку с данными
-
Ctrl + Shift + $ — выделить столбец
-
Ctrl + Shift + % — выделить строку
Запомнив эти и другие сочетания, вы сможете полностью отказаться от мыши и перемещаться по таблицам, листам и меню исключительно с клавиатуры. Это не только быстро, но и удобно, ведь руки всё время остаются в одном положении.
Где нужен Excel
Уверенное владение Excel — один из самых востребованных навыков в современном мире. Эта программа используется практически в любой сфере: от маркетинга и финансов до науки и образования. Рассмотрим, какие задачи можно решать с помощью Excel и почему он так популярен.
Анализ данных
Имея большой массив информации, будь то результаты опроса, статистика продаж или показатели эффективности, необходимо его проанализировать. Excel позволяет быстро сводить данные из разных источников, структурировать, фильтровать и анализировать их с помощью сводных таблиц, графиков и встроенных функций.
Финансовое планирование
В Excel можно составлять бюджеты, прогнозировать доходы и расходы, рассчитывать финансовые показатели и строить модели в виде таблиц и диаграмм. Имея базовые навыки работы с формулами, вы сможете автоматизировать многие рутинные операции и сосредоточиться на анализе и принятии решений.
О том, почему компаниям нужна финмодель, мы рассказали в статье «Зачем составлять финмодель в бизнесе».
Управление проектами
Здесь пригодятся такие инструменты, как диаграмма для визуализации плана, фильтры для группировки задач по исполнителям или статусам, встроенный календарь и функции для расчета длительности и бюджета. Ключевое преимущество Excel в том, что, освоив азы, вы сможете настроить систему управления проектом под свои нужды.
Базы данных
Вы можете хранить данные в таблицах, связывать их между собой, сортировать, фильтровать и анализировать с помощью сводных таблиц.
Подготовка отчетов и презентаций
Табличные данные, диаграммы и графики хорошо смотрятся в документах и слайдах, помогают доступно изложить информацию и подкрепить выводы фактами. При этом для создания отчёта не нужно каждый раз переносить данные и заново строить графики — достаточно один раз настроить динамическую связь между Excel и целевым документом.
Профессии, в которых понадобятся знания Excel
Освоив базовые навыки работы в Excel, вы откроете для себя множество карьерных возможностей. Ведь это один из универсальных инструментов, который ценится практически в любой профессии, связанной с данными и аналитикой. Давайте рассмотрим несколько примеров.
Финансовый аналитик
Финансовые аналитики используют электронные таблицы для сбора и анализа финансовой информации, составления отчётов, прогнозирования и моделирования. Для входа в профессию обычно требуется продвинутый уровень владения Excel, включая знание сложных формул, функций и макросов.
Маркетолог
Маркетологи работают с большими объёмами данных о клиентах, продажах, рекламных кампаниях. Excel помогает сводить данные воедино, сегментировать аудиторию, анализировать эффективность каналов и строить прогнозы.
Менеджер проекта
В проектном управлении Excel используется для планирования задач, распределения ресурсов, отслеживания прогресса и бюджета. Даже если в компании внедрена специализированная система управления проектами, Excel часто служит удобным инструментом для быстрых расчетов и визуализации.
HR-специалист
В управлении персоналом Excel незаменим для ведения баз данных сотрудников, расчёта зарплат и компенсаций, анализа показателей эффективности и текучести кадров. HR-специалисту достаточно базового уровня владения Excel, но для продвинутой аналитики может потребоваться освоить сводные таблицы и функции ВПР.
Бизнес-аналитик
Использует Excel для сбора и обработки данных из разных систем, проведения what-if анализа, расчета KPI и создания дашбордов. Для работы бизнес-аналитиком нужен продвинутый уровень владения Excel, сопоставимый с уровнем финансового аналитика.
Подробнее об этой профессии мы рассказали в статье «Кто такой аналитик данных и что он делает».
Продакт-менеджер
В сфере управления продуктами Excel помогает анализировать метрики использования, выручку и затраты, приоритизировать фичи в бэклоге, строить роадмапы и контролировать жизненный цикл продукта.
Бизнес-консультант
Независимо от отрасли, в которой работает бизнес-консультант, Excel будет одним из его основных инструментов. С его помощью собираются и анализируются данные клиентов, оформляются результаты исследований, строятся финансовые и операционные модели.
Если вы хотите стать востребованным специалистом с высоким уровнем дохода, изучите статью «3 навыка, которые можно освоить за пару месяцев».
Для большинства задач достаточно и базовых навыков работы с таблицами, формулами и диаграммами. Однако если вы хотите передать всю рутину Excel, то необходимо изучить применение макросов, VBA и внешних надстроек. Научиться этому вы можете на курсе «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта» от Академии Eduson.
#статьи
-
0
Собрали в одном месте 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Excel — универсальный софт для работы с электронными таблицами. Он одинаково хорош как для составления примитивных отчётов или графиков, так и для глубокого анализа больших объёмов информации.
Функции Excel позволяют делать всё, что может понадобиться в работе с электронными таблицами, — объединять ячейки, переносить информацию с одного листа на другой, закреплять строки и столбцы, делать выпадающие списки и так далее. Они значительно упрощают работу с данными, поэтому применять их должны уметь все.
В Skillbox Media есть серия статей-инструкций по работе в Excel. В этом материале — подборка главных возможностей табличного редактора и ссылки на подробные руководства с примерами и скриншотами.
Содержание
- Интерфейс Excel
- Как ввести и оформить данные
- Как работать с формулами и функциями
- Как объединить ячейки и их содержимое
- Как округлить числа
- Как закрепить строки и столбцы
- Как создать и настроить диаграммы
- Как посчитать проценты
- Как установить обычный и расширенный фильтр
- Как сделать сортировку
- Как сделать выпадающий список
- Как пользоваться массивами
- Как использовать функцию ЕСЛИ
- Как использовать поисковые функции
- Как делать сводные таблицы
- Как делать макросы
- Как использовать быстрые клавиши в Excel
- Как узнать больше о работе в табличных редакторах
В интерфейсе Excel несколько областей: панель меню и инструментов, строка функций, область таблицы, нижнее меню. Разберём их подробнее.
Панель меню и инструментов. Это вкладки в самой верхней части интерфейса — «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы», «Данные», «Рецензирование», «Вид», «Разработчик», а также инструменты под ними. Панель инструментов на каждой вкладке своя.
На вкладке «Главная» расположены основные инструменты для работы в Excel. Например, здесь можно поменять шрифт и формат данных, отсортировать и отфильтровать ячейки, изменить стиль ячеек, вставить строки и столбцы и так далее.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
С помощью вкладки «Вставка» на лист Excel добавляют графические элементы. Например, рисунки, геометрические фигуры, диаграммы и графики. Здесь же находится кнопка для создания сводных таблиц.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Разметка страницы» расположены инструменты для работы с форматом файла. Здесь можно, например, изменить ориентацию и размер листа, настроить поля, добавить фон, поменять тему.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Формулы» собраны все функции и формулы, с помощью которых пользователи работают со значениями таблиц. Для удобства формулы сгруппированы — например, есть логические формулы, финансовые, математические.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Данные» расположены инструменты для фильтрации, сортировки и группировки значений таблицы. Здесь же расположена кнопка для выгрузки данных из внешних источников.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
С помощью вкладки «Рецензирование» можно добавлять примечания к ячейкам, устанавливать защиту для листа Excel или для всей книги.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Вид» расположены кнопки для закрепления строк и столбцов, переключения окон, смены масштаба страницы.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Разработчик» расположены инструменты для работы с макросами и Visual Basic. Здесь же можно добавлять надстройки Excel.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Строка функций. В неё пользователи вводят параметры функций для обработки данных в таблице — например, для проведения арифметических расчётов или проверки соответствия заданным условиям.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Область таблицы. Это основная область Excel. У каждой ячейки таблицы свой уникальный адрес — он образован из названий строки и столбца, пересекающихся в ячейке. Пользователь вводит в ячейки значения таблицы, осуществляет в них расчёты, меняет оформление и так далее.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нижнее меню. Здесь показаны листы таблицы. С помощью кнопки «+» можно добавлять новые листы книги Excel. Это удобно, когда данные нужно разбить по месяцам, фамилиям или другим параметрам.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
С этого видеоурока стоит начать знакомство с Excel. В нём сертифицированный тренер по Microsoft Office Ренат Шагабутдинов показывает:
- какие есть способы и инструменты для ввода данных в ячейки;
- как копировать, переносить и удалять данные;
- как настраивать форматы и стили таблиц;
- как создавать пользовательские форматы, чтобы подавать информацию нагляднее.
Формулы в Excel — выражения, с помощью которых проводят расчёты со значениями на листе. Пользователи вводят их вручную в ячейках или в строке формул. Чаще всего их используют для простых вычислений.
Функции — заранее созданные формулы, которые проводят вычисления по заданным значениям и в указанном порядке. Они позволяют выполнять как простые, так и сложные расчёты.
На тему работы с формулами тоже есть видеоурок. В нём Ренат Шагабутдинов показывает:
- как проводить расчёты с помощью стандартных формул и функций;
- как создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками;
- как находить ошибки в формулах.
Функция объединения позволяет из нескольких ячеек сделать одну. Она пригодится в двух случаях:
- когда нужно отформатировать таблицу — например, оформить шапку или убрать лишние пустые ячейки;
- когда нужно объединить данные — например, сделать одну ячейку из нескольких и при этом сохранить всю информацию в них.
В статье подробно рассказали о четырёх способах объединения ячеек в Excel:
- Кнопка «Объединить» — когда нужно сделать шапку в таблице.
- Функция СЦЕПИТЬ — когда нужно собрать данные из нескольких ячеек в одну.
- Функция СЦЕП — когда нужно собрать данные из большого диапазона ячеек.
- Функция ОБЪЕДИНИТЬ — когда нужно собрать данные из большого диапазона и автоматически разделить их пробелами.
Округление необходимо, когда точность чисел не важна, а в округлённом виде они воспринимаются проще.
В Excel округлить числа можно четырьмя способами:
- Округление через изменение формата ячейки — когда нужно округлить число только визуально.
- Функция ОКРУГЛ — когда нужно округлить число по правилам математики.
- Функции ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ — когда нужно самостоятельно выбрать, в какую сторону округлить число.
- Функция ОКРУГЛТ — когда нужно округлить число с заданной точностью.
В статье показали, как применять эти способы округления.
Закрепление областей таблицы полезно, когда все данные не помещаются на экране, а при прокрутке теряются названия столбцов и строк. После закрепления необходимые области всегда остаются на виду.
Опция «замораживает» первую строку, первый столбец или несколько столбцов и строк одновременно. В этой статье Skillbox Media мы подробно разбирали, как это сделать.
Диаграммы используют для графического отображения данных. Также с помощью них показывают зависимости между этими данными. Сложная информация, представленная в виде диаграмм, воспринимается проще: можно расставлять нужные акценты и дополнительно детализировать сведения.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В статье «Как создать и настроить диаграммы в Excel» рассказали:
- для чего подойдёт круговая диаграмма и как её построить;
- как показать данные круговой диаграммы в процентах;
- для чего подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма, как их построить и как поменять в них акценты;
- как форматировать готовую диаграмму — добавить оси, название, дополнительные элементы;
- как изменить информацию в диаграмме.
В этой статье Skillbox Media подробно рассказывали о четырёх популярных способах расчёта процентов:
- как рассчитать процент от числа — когда нужно найти процент одного значения в общей сумме;
- как отнять процент от числа или прибавить процент к числу — когда нужно рассчитать, как изменятся числа после уменьшения или увеличения на заданный процент;
- как рассчитать разницу между числами в процентах — когда нужно понять, на сколько процентов увеличилось или уменьшилось число;
- как рассчитать число по проценту и значению — когда нужно определить, какое значение будет у процента от заданного числа.
Фильтры используют, чтобы из большого количества ячеек отобразить только нужные в этот момент. В отфильтрованной таблице показана информация, которая соответствуют критериям, заданным пользователем. Ненужная информация скрыта.
В этой статье Skillbox Media на примерах показали:
- как установить фильтр по одному критерию;
- как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать ячейки по заданному условию;
- для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
- как очистить фильтры.
Сортировку настраивают, когда информацию нужно отобразить в определённом порядке. Например, по возрастанию или убыванию чисел, по алфавиту или по любым пользовательским критериям.
В статье о сортировке в Excel разобрали:
- как сделать сортировку данных по одному критерию;
- как сделать сортировку по нескольким критериям;
- как настроить пользовательскую сортировку.
Выпадающий список позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее. Эта функция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры — например, фамилии сотрудников или наименования товаров.
В статье дали пошаговую инструкцию по тому, как сделать выпадающие списки, на примере каталога авто — со скриншотами.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Массивы в Excel — данные из двух и более смежных ячеек, которые используют в расчётах как единую группу, одновременно. Это делает работу с большими диапазонами ячеек удобнее и быстрее.
С помощью массивов можно проводить расчёты не поочерёдно с каждой ячейкой диапазона, а со всем диапазоном одновременно. Или создать формулу, которая одним действием выполнит сразу несколько расчётов с любым количеством ячеек.
В статье показали, как выполнить базовые операции с помощью формул массивов и операторов Excel:
- построчно перемножить значения двух столбцов;
- умножить одно значение сразу на весь столбец;
- выполнить сразу два действия одной формулой;
- поменять местами столбцы и строки.
ЕСЛИ — логическая функция. С помощью неё проверяют, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы.
Это может быть удобно, например, при работе с каталогами. Пользователь указывает критерий, который нужно проверить, — функция сравнивает этот критерий с данными в ячейках и выдаёт результат: ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Более подробно о том, как работает и для чего нужна функция ЕСЛИ в Excel, рассказали в статье. На примерах показали, как запустить функцию ЕСЛИ с одним или несколькими условиями.
Поисковые функции нужны, чтобы ускорить работу с большими объёмами данных. С их помощью значения находят в одной таблице и переносят в другую. Не нужно, например, самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.
В этой статье Skillbox Media разобрали, для чего нужна функция ВПР и когда её используют. Также показали на примере, как её применять пошагово.
В видеоуроке ниже Ренат Шагабутдинов показывает, как работают другие поисковые функции — ПОИСКПОЗ и ПРОСМОТРX. А также учит пользоваться функциями для расчётов с условиями — СЧЁТ, СУММ, СРЗНАЧ, ИНДЕКС.
Сводные таблицы — инструмент для анализа данных. Сводные таблицы собирают информацию из обычных таблиц, обрабатывают её, группируют в блоки, проводят необходимые вычисления и показывают итог в виде наглядного отчёта.
С помощью сводных таблиц можно систематизировать тысячи строк и преобразовать их в отчёт за несколько минут. Все параметры этого отчёта пользователь настраивает под себя и свои потребности.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В статье дали пошаговую инструкцию по созданию сводных таблиц с примером и скриншотами. Также на эту тему есть бесплатный видеоурок.
Макрос в Excel — алгоритм действий, записанный в одну команду. С помощью макросов можно выполнить несколько шагов, нажав на одну кнопку в меню или на сочетание клавиш.
Макросы используют для автоматизации рутинных задач. Вместо того чтобы совершать несколько повторяющихся действий, пользователь записывает ход их выполнения в одну команду — и запускает её, когда нужно выполнить все эти действия снова.
В статье дали инструкцию по работе с макросами для новичков. В ней подробно рассказали, для чего нужны макросы и как они работают. А также показали, как записать и запустить макрос.
Быстрые клавиши нужны для ускорения работы. По-другому их называют горячими клавишами. Это комбинации клавиш, при нажатии на которые в программе выполняются разные действия.
Вот основные быстрые клавиши для работы в Excel.
| Действие | Быстрые клавиши |
|---|---|
| Создать новую книгу | Ctrl + N |
| Открыть книгу | Ctrl + O |
| Сохранить книгу | Ctrl + S |
| Закрыть книгу | Ctrl + W |
| Копировать выделенные ячейки | Ctrl + C |
| Вырезать выделенные ячейки | Ctrl + X |
| Вставить скопированные или вырезанные ячейки | Ctrl + V |
| Отменить последнее действие | Ctrl + Z |
| Повторить последнее действие | Ctrl + Y |
| Запустить печать | Ctrl + P |
| Скрыть выделенные строки | Ctrl + 9 |
| Скрыть выделенные столбцы | Ctrl + 0 |
| Сделать текст ячейки полужирным | Ctrl + B |
| Сделать текст ячейки курсивным | Ctrl + I |
| Сделать текст ячейки подчёркнутым | Ctrl + U |
| Начать новую строку в ячейке | Alt + Enter |
| Найти текст в книге | Ctrl + F |
| Открыть диалоговое окно «Форматирование ячеек» | Ctrl + 1 |
| Выделить все ячейки книги | Ctrl + A |
| Вставить новую строку, ячейку или столбец | Ctrl + Shift + + |
| Перейти к ячейке А1 | Ctrl + Home |
| Перейти к последней заполненной ячейке | Ctrl + End |
| Применить форматирование ячейки «Число» | Ctrl + Shift + ! |
| Применить форматирование ячейки «Процент» | Ctrl + Shift + % |
| Применить форматирование ячейки «Дата» | Ctrl + Shift + # |
В зависимости от операционной системы и версии Excel быстрые клавиши могут различаться. Полный перечень быстрых клавиш для своей операционной системы можно посмотреть на сайте «Поддержка Microsoft».
- В Skillbox есть курс «Excel + „Google Таблицы“ с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать информацию, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
- Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.
- На сайте Skillbox собраны все бесплатные видеоуроки по Excel и «Google Таблицам», о которых мы говорили выше.
- Также в Skillbox Media есть статьи о надстройках Excel — Power Query и Power Pivot. С помощью этих надстроек можно обрабатывать большие объёмы информации и работать с базами данных.
Курс-тренажёр: «Excel + «Google Таблицы» с нуля до PRO»
Узнать о курсе