Как составить инструкцию отказа от заявки поставщика

Картинка с сайта: astral.ru

Поставщики (подрядчики, исполнители) могут отказаться от участия в закупке вне зависимости от того, подали они заявку сами либо им прислали предложение заказчики. Отказаться можно и от подписания договора, когда поставщик выиграл торги, но это рискованный шаг и может привести к негативным последствиям. В статье мы разберём, какие формы отказа существуют сегодня, как отказывались от участия раньше, и расскажем, как поставщик может легко отозвать свою заявку.

Разбираемся в формах отказа

Отказаться от участия в закупке не так сложно, если поставщик не стал её победителем. То есть отказаться можно, когда заказчик пригласил принять участие в закрытой закупке и когда исполнитель сам подал заявку. Чтобы отказаться от участия после того, как вы были выбраны победителем, нужны веские причины. Об этом мы поговорим в разделе «Отказ от подписания договора».

В первом случае, когда заказчик приглашает поставщика, тому достаточно уведомить его об отказе, но можно и не отвечать вовсе и просто не принимать участия в закупке.

Во втором случае, когда поставщик отправляет заявку на участие, а затем отзывает её, процедура немного отличается. Если заявка подана на участие в электронной процедуре закупки, отзыв формируется и подписывается электронной подписью участника закупки непосредственно на электронной площадке. При этом деньги, которые были заблокированы для участия в закупке, разблокируются банком в течение одного часа после получения информации об отзыве заявки от оператора площадки.

Раньше, если поставщик подавал заявку на участие в открытом конкурсе, то ему нужно было составлять письмо-отказ в электронном или письменном виде и подавать его заказчику до конца приёма заявок. Сейчас все операции по спец. счёту проходят автоматически.

Нужно ли мотивировать отказ

Ранее отказ от участия должен был быть мотивирован. В соответствующем письме поставщики давали объяснение причин отказа от участия. Объяснение было объективным и указывало на реальные причины, а в некоторых случаях приводило достоверные факты и аргументы.

Сейчас отправлять заказчику письма и уведомления не нужно (за исключением закрытых «бумажных» закупок). Вся процедура происходит в электронном формате и занимает не больше минуты. Поставщики просто отзывают заявку до окончания срока подачи заявки на участие в закупке без каких-либо ограничений.

Как отозвать заявку

Чтобы отозвать заявку, поданную на участие в открытой электронной закупке, необходимо сформировать с использованием функционала электронной площадки отзыв и подписать его электронной подписью.

Если участник отзывает свою заявку до окончания срока её подачи, то она считается отозванной с момента подписания отзыва на электронной площадке. В случае если заявка отзывается с момента подведения итогов закупки до размещения в ЕИС проекта контракта — с момента, когда оператор площадки направил отзыв заказчику и в ЕИС.

Если конкурс закрытый или аукцион проводится не в электронной форме, то отзыв заявки нужно направить заказчику. С момента его получения заказчиком заявка считается отозванной (ч. 11 ст. 43 Закона № 44-ФЗ).

Отказ от подписания договора

Если поставщик выиграл закупку, по закону он обязан заключить контракт с заказчиком и выполнить заказ. Но в некоторых случаях исполнитель может отказаться от подписания договора, не попав в «чёрный список», к примеру, если:

• договориться с заказчиком о расторжении договора сразу после его подписания;
• найти несоответствия в собственной заявке и подать жалобу на заказчика в ФАС;
• доказать, что срок подписания договора пропущен из-за форс-мажора.

Вышеперечисленные способы не являются панацеей и, скорее всего, приведут к нежелательным результатам. Поэтому рекомендуем отказываться от участия, когда победитель ещё не выбран. Чтобы не попасть в РНП, относиться к своим обязательствам нужно ответственно. На этом этапе отказываться от подписания договора нужно только в крайнем случае.

Свободный автор Астрал

Все участники госзакупок знают, что отказаться от подписания контракта можно лишь в исключительных случаях. В статье расскажем о том, когда закон № 44-ФЗ разрешает заказчикам не заключать контракт с победителем электронного аукциона и как это следует оформить.

Веские причины

В любой момент до заключения контракта заказчик может от него отказаться, если узнает, что победитель процедуры указал о себе недостоверную информацию либо не соответствует установленным требованиям. Отметим, что если для заключения контракта устанавливаются дополнительные требования, они должны быть указаны в конкурсной документации и извещении о закупке. Отсутствие таковых требований является нарушением закона.

При заключении контракта на поставку лекарственных средств у заказчика есть еще два основания для отказа. Они установлены в части 10 статьи 31 закона 44-ФЗ:

• на лекарство, которое предлагает поставщик, не зарегистрирована предельная отпускная цена;
• предлагаемая поставщиком цена превышает предельную отпускную, а снижать ее он не соглашается.

Что же касается победившего участника аукциона, то в случае ненаправления им в установленный срок подписанного контракта или протокола о разногласиях он будет считаться уклонившимся от заключения контракта.

Оформление отказа от заключения контракта

В случае отказа заказчика от заключения контракта с победившим участником аукциона необходимо составить соответствующий протокол. Документ подлежит размещению в ЕИС в течение следующего рабочего дня после того, как заказчик обнаружил основания, которые не позволяют ему заключить контракт.

После этого нужно известить самого поставщика — на это заказчику отводится не более двух рабочих дней. Уведомляется победивший участник аукциона направлением протокола об отказе от заключения контракта. Он также вправе обжаловать решение заказчика.

Денежные средства, которые победитель аукциона перечислил заказчику в качестве обеспечения контракта, следует вернуть. Ведь контракт стороны не заключили, а значит, обязательства, которые обеспечиваются этими денежными средствами, так и не наступили.

На то, чтобы возвратить деньги поставщику, у заказчика есть максимум 5 рабочих дней. Отсчет начинается с даты отказа от заключения контракта. Если заказчик этого не сделает, то нарушит статью 1102 Гражданского кодекса и получит необоснованное обогащение.

Как составить протокол об отказе

Законодательство не устанавливает определенной формы для протокола об отказе от заключения контракта. Это значит, что заказчик может составить этот документ по своему усмотрению. Однако важно, чтобы в нем присутствовали такие данные:

• сведения о поставщике, с которым должен был быть заключен контракт (наименование, адрес и другая информация);
• основание для отказа от подписания контракта;
• наименования документов (с указанием их реквизитов), которые подтверждают это основание;
• дату и место составления протокола.

Составить протокол может контрактный управляющий или иное лицо, на которого возложена функция осуществления госзакупок. Подписать же его следует руководителю заказчика или иному уполномоченному лицу. После составления протокол размещается в ЕИС и направляется поставщику, от заключения контракта с которым заказчик отказался.

Как происходит? Отказ от контракта по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) возможен по трем сценариям: соглашению сторон и в одностороннем порядке по инициативе заказчика или контрагента. Расторжение договора пройдет без проблем, если позволяют условия.

Как осуществить? Инициатор расторжения контракта должен быть подкован юридически, знать все нюансы 44-ФЗ и Гражданского кодекса РФ. Любая промашка чревата большими штрафами и судебными разбирательствами.

Отказ от контракта по 44-ФЗ по соглашению сторон

Составить соглашение о расторжении контракта по ФЗ-44 при обоюдном согласии стороны могут когда угодно после его вступления в законную силу. Если одностороннее расторжение не закреплено в контракте, его можно совершить по договоренности. Данное право записано в ч. 8 ст. 95 Закона № 44-ФЗ.

При взаимном отсутствии претензий между сторонами контракт легко разрывается по соглашению. Это возможно, когда:

• у контрагента произошли непредвиденные обстоятельства, не зависящие от него;
• заказчику больше не нужна продукция, а контрагент применит право расторгнуть контракт без выплаты ущерба (письмо Минфина от 13.08.2020 № 24-03-08\71230);
• исполнению договора мешают форс-мажорные обстоятельства.

Закон № 44-ФЗ не содержит аргументов, по которым участники разбирательства могут осуществить отказ от исполнения контракта по соглашению. Соответственно, лучше действовать согласно статье № 451 Гражданского Кодекса России.

Картинка с сайта: ru-biss.ru

Заказчик может расторгнуть контракт по соглашению сторон за несколько этапов:

Шаг 1. Начните с обсуждения выплаты пени, штрафа или неустойки. Это необходимо при недобросовестном исполнении контрактных обязательств либо факте фиксации правонарушений. Теперь можно прекращать действие контракта по соглашению сторон.

Расторжение договора не освобождает от ответственности. Исходя из этого, вы вправе претендовать на выплату штрафа, пени либо неустойки. Срок исковой давности – время, когда вы можете взыскать выплату. Длится этот срок 3 года . В тексте дополнительного соглашения указывается, что отказ от контракта аргументирован нарушениями со стороны поставщика (ч. 6 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, п. 1 ст. 196 и п. 4 ст. 425 Гражданского Кодекса России).

Шаг 2. Это заключение соглашения о расторжении контракта с контрагентом. Контракт будет расторгнут непосредственно в день его составления при условии отсутствия иных условий в тексте. Для примера: соглашение было подписано 16 марта, а в бумагах отмечено, что официально он будет считаться закрытым с 26. Соответственно, формально расторжение будет засчитано с 26 (ч. 2, 3 ст. 453 Гражданского Кодекса РФ).

Шаг 3. Следующая стадия – направление информации о расторжении контракта в реестр. На это дается 5 рабочих дней с даты расторжения контракта. Отправка информации в антимонопольную службу не нужна. При расторжении контракта по желанию обеих сторон сведения о контрагенте в РНП не заносятся (часть 3 статьи 103 Закона № 44-ФЗ).

В соглашении о расторжении контракта должны быть реквизиты обеих сторон, повод для его расторжения, установленные объемы и число возврата аванса или обеспечения. Стоит также оговорить отсутствие претензий друг к другу. Во избежание ошибок пользуйтесь заранее составленным шаблоном.

Отказ от контракта по 44-ФЗ в одностороннем порядке заказчиком

У заказчика по закону есть право разорвать контракт в одностороннем порядке, если это предусматривалось при его формировании. При этом необязательно указывать все обстоятельства для прекращения обязательств до срока. Можно только сослаться на возможность одностороннего расторжения по Гражданскому Кодексу России (части 8 и 9 статьи 95 Закона № 44-ФЗ, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 13.10.2020 № Ф10-3631/2020 по делу № А64-5822/2019, пункт 14 Обзора Президиума Верховного суда от 28.06.2017).

Расторгнуть можно и тот контракт, который подписан по конкурентной закупке, и тот, что адресован конкретному поставщику. Это стало ясно благодаря части 9 статьи 95 Закона № 44-ФЗ и Письму Казначейства от 10.03.2015 № 05-07-05/11.

Причины одностороннего разрыва сотрудничества зависят от того, что было приобретено: товар, услуги либо работы. Если в виду имеется продукция, то прекратить исполнение контракта можно на основании отсутствия доставки либо недовольство качеством. Полный список оснований можно найти в справочнике.

Картинка с сайта: ru-biss.ru

Картинка с сайта: ru-biss.ru

• 46 страниц
• 13 внештатных ситуаций
• 5 вопросов к каждой ситуации

Случаи, когда контракт можно расторгнуть в одностороннем порядке.

Контрагент и его работа не оправдывают ожиданий заказчика

Допустим, что последний обнаружил несоответствие товара критериям в извещении и закупочных документах. Еще один случай: контрагентом намеренно были предоставлены ложные сведения о такой аналогии, делалось это, чтобы одержать победу в закупке. При отсутствии решения заказчика об одностороннем отказе он будет привлечен к ответственности по 2 либо 4 части статьи 7.30 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Картинка с сайта: ru-biss.ru

Какие именно несоответствия могут послужить основанием для прекращения контракта в одностороннем порядке, узнайте из справочника.

Был разорван инвестиционный контракт

Заказчиком закупаются товары, которые производятся по специальному инвестиционному контракту (п. 47 ч. 1 ст. 93 и ст. 111.3 Закона № 44-ФЗ).

Алгоритм расторжения контракта в одностороннем порядке выглядит следующим образом:

• Власти информируют заказчика о том, что инвестиционное соглашение с заказчиком разорвано. Это занимает 10 рабочих дней с того момента, как контракт будет официально закрыт. Оповещение доставляется адресату в заказном письме с уведомлением о вручении. Перечень заказчиков российская сторона составляет из данных специального реестра.
• Заказчик имеет полное юридическое право расторгнуть контракт, который был заключен по пункту 47 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ. На это выделяется 3 рабочих дня с момента получения уведомления. Для разрыва действуют общие правила .
• Инвестиционный контракт по обязательствам поставщика закрыт. Но заказчик сразу же составил новый по п. 48 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ (ст. 111.4 Закона № 44-ФЗ).

Как заказчику расторгнуть контракт в одностороннем порядке:

Шаг 1. Сначала решение об отказе размещается в Единой Информационной Системе. Это нужно сделать в течении 3 рабочих дней после принятия решения о расторжении контракта. Разорвать контракт произвольно невозможно. В тексте решения нужно указать причину из Гражданского Кодекса России. Такую позицию озвучил Арбитражный суд Северо-Западного округа в Постановлении от 16.06.2015 № Ф07-3203\2015.

Шаг 2. Задокументированное решение отправляется непосредственно контрагенту. Фактический адрес получателя можно выписать из контракта. На пересылку письма дается 3 дня с момента решения о разрыве обязательств. Чтобы можно было с легкостью подтвердить факт получения письма, его отправку можно осуществить любыми доступными способами (факс, телеграмма, электронная рассылка). Правила прописаны в части 12 статьи 95 Закона № 44-ФЗ.

Картинка с сайта: ru-biss.ru

Если вы сообщите заказчику о расторжении контракта не всеми имеющимися путями, а выберете что-то одно (факс, электронное письмо либо телеграмму), уведомление не потеряет юридической значимости, самое главное – отправление документа непосредственно контрагенту с подтверждением.

Тем не менее, воспользоваться всеми средствами связи при намерении отказаться от контракта будет лучше. Это избавит от необходимости участвовать в судебных тяжбах, потому как для Арбитражного суда отказаться от контракта одним путем – грубое нарушение (пункт 16 Обзора Президиума Верховного суда от 28.06.2017, Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.03.2017 № Ф01-814/2017).

Следующий шаг – получить уведомление о доставке решения в руки контрагента либо об его отсутствии на указанном месте. Спустя 10 дней после отправки контрагенту этого документа контракт автоматически будет расторгнут. Днем надлежащего уведомления принято называть тот, когда оказались на руках:

• факт получения контрагентом решения об отказе от контракта;
• отсутствие представителей стороны по указанному в бумагах адресу.

При обстоятельствах, когда 10 день до утраты контрактом юридической значимости выпадает на выходной, срок пролонгируется до первого рабочего дня. Подробнее об этом написано в статье 193 Гражданского Кодекса России, а также в 12 и 13 частях статьи 95 Закона 44-ФЗ.

Если уведомления о расторжении контракта либо самого контрагента не оказалось на месте, дата надлежащего уведомления переносится на 30 дней после размещения отказа в Единой Информационной Системе.

Отказ от контракта по 44-ФЗ со стороны контрагента

Как и заказчику, контрагент имеет право отказаться от исполнения обязательств по контракту контракта в любое время. Каждая из сторон уже при составлении документа прописывает в нем свои условия. Право на принятие решения об отказе от контракта дается контрагенту Гражданским Кодексом России. Сказано об этом в 19 части статьи 95 Закона 44-ФЗ.

Контрагент, как и заказчик, может отказаться от контракта по различным основаниям. Для товара это незаконный отказ от приема. Весь список аргументов можно найти в справочнике.

Картинка с сайта: ru-biss.ru

При расторжении контракта контрагентом в одностороннем порядке порядок действий такой:

Шаг 1. Начать сторона должна с отправки заказчику решения о прекращении исполнения контрактных обязательств. Тот должен получить документ заказным письмом с уведомлением о вручении. Контактные данные контрагента тоже можно взять из текста контракта. Срок на это – 3 дня с даты оформления отказа. Направить решение тоже можно любым подходящим способом: по e-mail, факсу, с помощью телеграфа. Контракт разорвут через 10 дней после получения уведомления и подтверждения того, что оно отдано заказчику. Прочесть об этом более подробно можно в частях 20 и 21 статьи 95 Закона № 44-ФЗ.

За нарушение норм и правил одностороннего расторжения контракта к контрагенту могут быть применены штрафные санкции. Их размер для работника равен 50 000 рублей, а для фирмы – 200 000 рублей по части 6 статьи 7.32 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Согласно многолетней судебной практике, подобный объем штрафов вполне адекватен для таких деяний. Примером служит постановление Арбитражного суда по Волго-Вятскому округу от 10.03.2017 № Ф01-304/2017, А31-7758/2016.

Картинка с сайта: ru-biss.ru

Шаг 2. Принятое ранее решение о прекращении работы по контракту будет отменено контрагентом. Это возможно, если за 10 дней заказчик осуществит исправление всех нарушений. Пример: взамен некачественного материала для ремонта подрядчику был поставлен новый (часть 22 статья 95 Закона № 44-ФЗ).

Шаг 3. Заказчик направляет информацию в реестр контрактов. Это требуется делать при расторжении сделки. На данное действие выделяется 5 дней с момента прекращения исполнения контракта контрагентом (часть 3 статья 103 Закона № 44-ФЗ).

В случае несогласия решение о расторжении контракта в одностороннем порядке можно обжаловать.

Часто задаваемые вопросы об отказе от контракта по 44-ФЗ

• Можно ли расторгнуть контракт по соглашению сторон при досрочном исполнении обязательств?

Если требования соглашения выполнены до положенного срока, расторгать его не нужно. В таких случаях информацию просто заносят в реестр контрактов (статья 103 Закона № 44-ФЗ, Постановление от 28.11.2013 № 1084).

• Нужно ли расторгать контракт в одностороннем порядке, если другой заказчик включил подрядчика в РНП?

Прекращать действие контракта не нужно. У заказчика есть возможность расторгнуть договор в одностороннем порядке, если обнаружится, что подрядчик не подходит под критерии извещения и закупочных бумаг.

• Вправе ли исполнитель расторгнуть контракт из-за технических ошибок в тексте контракта?

Законодательство России закрепляет за контрагентом право отказа от договора в одностороннем порядке при наличии в нем такого пункта. Однако сделка не может быть остановлена по причинам технических ошибок.

Картинка с сайта: ru-biss.ru

По собственному желанию заказчик может внести в контракт пункт об одностороннем расторжении. На это имеет право и контрагент. Аргументировать расторжение можно только выдержками из Гражданского кодекса РФ. Это описано в части 19 статьи 95 Закона № 44-ФЗ.

Гражданский Кодекс России не считает технические неполадки поводом для разрыва контракта. Но все же во время проведения закупки услуг исполнитель имеет право отказаться от их оказания с компенсацией убытков (п. 2 ст. 782 Гражданского кодекса РФ).

Если разорвать контракт в одностороннем порядке нельзя, вы можете выбрать один из трех сценариев дальнейших действий:

1. Провести редактуру контракта по согласованию с заказчиком, но есть нюанс – основные пункты изменению не подлежат (ч. 2 ст. 34, ч. 1 ст. 95 Закона № 44-ФЗ).
2. расторгнуть контракт по взаимному согласию (ч. 8 ст. 95 Закона № 44-ФЗ).
3. Написать исковое заявление в суд (ч. 8 ст. 95 Закона № 44-ФЗ).

• Как расторгнуть контракт, если организацию исполнителя ликвидировали?

У вас есть возможность обратиться в судебные органы тогда, когда в контракте не прописали одностороннее его аннулирование. Этот вывод основан на тексте Письма Министерства экономического развития России от 9.11.2015 № Д28и-392.

Государственный контракт можно расторгнуть как взаимно, так и в одностороннем порядке. Не забывайте придерживаться законодательства. Любое уклонение от обязанностей по контракту без затруднений выявит арбитраж. Это значит, что в процессе нужна большая ответственность.

При осуществлении хозяйственной деятельности организации постоянно переписываются с контрагентами. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, должен знать, как вежливо отказаться от услуги в письме, как договориться о выгодных условиях и т.д. Поговорим об оформлении отказа.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Правила составления письма-отказа

В адрес компании приходят письма, в которых предлагается:

• согласовать текст договора;
• посетить мероприятие (обучение, конференция, семинар и т.п.);
• приобрести товар;
• рассмотреть вопрос о трудоустройстве;
• принять в дар имущество и т.п.

По правилам хорошего тона на обращение следует отреагировать, даже если не заинтересованы. Например, организатор конференции ждет ответ на предложение об обучении, так как ему необходимо забронировать зал на определенное количество мест и приготовить напитки для всех участников.

Секретарь, делопроизводитель, сотрудник юридического отдела составляют официальное письмо с отказом, соблюдая правила:

• стиль — официально-деловой;
• вежливое, уважительное обращение;
• текст грамотный и лаконичный;
• объяснение причины отказа;
• при возможности и заинтересованности, прописывают альтернативу (например, письмо-отказ о покупке заканчивают просьбой предоставить отсрочку или рассрочку платежа).

Документ содержит следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• справочные данные организации: почтовый адрес, номер телефона (факса), e-mail, коды (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП);
• дату и регистрационный номер;
• номер и дату документа, на который пишется ответ;
• адресата;
• заголовок (о чем письмо);
• текст;
• подпись (включая наименование должности) или отметку об ЭЦП;
• сведения об исполнителе.

Структура документа:

1. Вводная часть: сообщаем, что получили предложение. Здесь уместно поблагодарить за проявленный интерес и уделенное время.
2. Основная часть: отклонение предложения и объяснение причин.
3. Заключительная часть: сообщение о невозможности сотрудничества, вынесение встречного предложения при заинтересованности на других условиях.

Как направить письмо

Ответ предоставляют различными способами:

• лично отправителю (секретарю или в канцелярию);
• почтой;
• электронной почтой;
• факсом;
• с помощью электронного документооборота (системы 1С, СБИС и др.).

Образцы писем с отказом

Разберемся на примерах.

Этот пример — образец, как красиво написать администрации отказ о сотрудничестве предпринимателю, обратившемуся с предложением:

Еще примеры ответов на сообщение с отказом от различных предложений:

Картинка с сайта: ppt.ru

Письмо-отказ по экономическим критериям

Картинка с сайта: ppt.ru

Письмо-отказ принять участие в конференции

Чечеткина Елена
Специалист по кадрам, юрист

Специалист по кадрам, юрисконсульт (государственное учреждение)

Все статьи автора