На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1). Работодатели обязаны отчитываться по каждому работнику, в отношении которого производились какие-либо кадровые мероприятия – прием, увольнение, перевод на другую работу и т.д. Именно из этих данных, передаваемых работодателем, в СФР формируются электронные трудовые книжки (ЭТК) на каждое лицо, зарегистрированное в системе пенсионного страхования. При этом не имеет значения, отказался ли работник от бумажной трудовой, или продолжает ее использование. Ознакомиться с данными своей ЭТК работник может разными способами, в том числе, получив выписку из трудовой книжки через «Госуслуги». Расскажем, как это сделать.
Выписка из электронной трудовой книжки: «Госуслуги»
Данные о трудовой деятельности хранятся в СФР в цифровом виде. Тем, кто устроился на свою самую первую работу в 2021 году и позднее, трудовые книжки на бумажных бланках уже не оформляют, поэтому сведения обо всех периодах работы таких лиц включаются в ЭТК.
Сотрудники, сохранившие бумажную трудовую, или отказавшиеся от ее дальнейшего ведения, в электронной книжке найдут детальные сведения о работе, поданные работодателем, начиная с января 2020 года. Информация о местах и периодах работы до 31.12.2019 г. (включительно) будет представлена без детализации – эти сведения приведены в бумажной трудовой, поэтому в электронную ТК не включаются. Чтобы сведения за прошлые годы внесли в ЭТК, придется посетить отделение СФР с бумажной трудовой и обратиться к его сотрудникам.
Получение сведений из ЭТК на портале «Госуслуг» занимает не более нескольких минут. Документ подписывается УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) СФР РФ и имеет такую же силу, что и бумажный документ.
Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги» — инструкция
Для получения выписки из ЭТК необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале. При наличии такой записи достаточно просто авторизоваться на «Госуслугах». Если же подтвержденной учетной записи у физлица нет, ее следует получить, обратившись лично с паспортом и СНИЛС в любой центр обслуживания (адреса указаны на портале) либо в отделение Почты России, или онлайн – через банк, клиентом которого является гражданин (список банков размещен на сайте). Также получить подтвержденную учетную запись можно при помощи КЭП, если таковая имеется у физлица.
После авторизации и входа на портал можно приступать к запросу выписки.
Как посмотреть трудовую книжку в «Госуслугах»:
- перейти на страницу «Услуги», далее использовать один из двух способов;
- первый способ — выбрать вкладку «Категории услуг» — «Работа и занятость» — в пункте «Все услуги» открыть «Трудовое право» — «Выписка из ЭТК»;
- второй способ – открыть вкладку «Органы власти» — выбрать «СФР» — «Выписка из ЭТК»;
- на следующей странице откроется окно для получения выписки, здесь же можно найти информацию о том, что находится в электронной трудовой книжке, какой юридический статус она имеет и т.д. Нажимаем «Получить выписку»;
- система сообщит, что запрос отправлен и в течение дня услуга будет оказана. Фактически документ формируется в течение нескольких минут.
Готовая выписка из ЭТК направляется в «Личный кабинет» на «Госуслугах». Чтобы ее увидеть, нужно войти в пункт «Заявления» и в списке документов найти «Предоставление сведений о трудовой деятельности…».
Выписка трудовой книжки в «Госуслугах» формируется в двух форматах – PDF и XML. Файлы можно открыть для просмотра или скачать, сохранить, распечатать, либо переслать на электронную почту.
Если каких-либо сведений о последних кадровых изменениях в выписке не обнаружено, нужно обратиться к своему работодателю – возможно, он просто еще не передал данные в СФР.
Читайте также: Как узнать баллы Пенсионного фонда на «Госуслугах»
Специализация: Гражданское, земельное, трудовое, уголовное право
Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.
Инструкция «Формирование записей электронной трудовой книжки» (мобильная версия)
Формирование записей электронной трудовой книжки в мобильной версии Госуслуг вы можете воспользоваться видеоинструкцией или ее текстовой версией.
Вы можете посмотреть видеоинструкцию Формирование записей электронной трудовой книжки здесь.
Текстовая версия инструкции приведена ниже
Проект реализуется при поддержке Минсоцотношений Челябинской области
Молодежь, впервые поступающая на работу, не всегда понимает, что же это за цифровой документ такой «электронная трудовая книжка», как она выглядит, где её получить, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно, да и зачем она нужна. Об этом и поговорим.
Навигация
Способы оформления ЭТК
Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас. То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка». В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход. То есть никакой книжки в электронном виде не существует. Есть только гига-,тера- или петабайты информации, из которых в отношении каждого из нас легко вычленить, когда, где и кем человек работал.
Для сведения: что такое электронная трудовая книжка, как с ней работать
Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.
Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.
Итак, оформляет этот документ работодатель. Он формирует в электронном виде информацию о стаже каждого работника и представляет ее по форме ЕФС-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и порядка ее заполнения») в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.
Эта форма при приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении договора заполняется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения). А при переводе, переименовании должности , присвоении разрядов, запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ.
Подробнее: как правильно заполнить и подать отчетность по форме ЕФС-1
Как оформить электронную трудовую
Итак, в организацию пришел молодой человек, не имеющий стажа. И перед кадровиком встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку впервые поступившему на работу сотруднику.
С 1 января 2023 года работодатели предоставляют в СФР сведения по форме ЕФС-1.
Для этого работодатель заполняет:
- титульный лист;
- подраздел 1 раздела 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1.
Форма титульного листа ЕФС-1
раздел 1 ЕФС-1 для ЭТК
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Собственно, всё. Теперь у работника есть электронная книжка, и он впоследствии сможет получить выписку из нее.
Что касается того, как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, то здесь процедура та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.
Важно, что цифровые сведения о работе решили одну серьезную проблему кадровиков, которая была с бумажными документами о стаже.
Например, устраивается в организацию человек и говорит: нет у меня трудовой, заводите. А лет этому человеку далеко за 30. И сомнения у кадровика вполне обоснованны: трудовая где-то есть, а работник её просто не показывает. А потом выясняется, что работника уже несколько раз с разных мест увольняли по какой-то неприятной статье. Теперь довольно легко проверить слова работника. Если он работал официально, то работодатель не мог не передавать на него сведения в СФР (ПФР) о его стаже.
Если есть сомнения по поводу наличия/отсутствия предыдущего опыта работы, то работодатель вправе предложить работнику оформить электронную трудовую книжку на Госуслугах (вернее, запросить выписку из нее). Выписка делается в режиме реального времени 1 минуту. Всё придёт в личный кабинет. Если в ответе указано, что сведения отсутствуют, значит, работодатель рассматривает этого человека как впервые поступившего на работу, если сведения есть, то кадровик руководствуется ими. Если нет регистрации у соискателя на Госуслугах, то можно отправить его в МФЦ. Пусть он закажет выписку там.
Подробнее: как получить выписку из электронной трудовой книжки
В целом любой работник вправе получить все имеющиеся в распоряжении Соцфонда сведения о своей деятельности, Например, это потребуется, чтобы устроиться на работу, получить какие-либо социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, подать документы на визу и во многих других ситуациях. Соответственно, и встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку самому себе, то есть как получить сведения о своем стаже для предъявления по месту требования.
Итак, согласно статье 66.1 ТК РФ это справку получают:
- укажите работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя);
- в МФЦ;
- в Социальном фонде;
- на портале Госуслуг.
Информация о стаже формируется по форме СТД-Р. Эта форма и есть материализованное воплощение, собственно, электронной трудовой книжки. Она включает в себя следующую информацию (ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»):
- СНИЛС;
- ФИО;
- место работы: наименование организации, её регистрационный номер страхователя;
- сведения о выполняемой работе и периодах деятельности: дата приема на работу, должность или профессия, сведения о переводах на другую постоянную работу, о приостановлении и возобновлении действия договора, об увольнении (с указанием статей увольнения);
- реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
- информацию о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной книжки или переходе исключительно на цифровой формат ведения сведений о работе.
Подробнее:
- как заполнить отчет СТД-Р;
- как, зная ИНН, узнать номер страхователя.
Какие документы понадобятся
Но вернемся к работодателю и разберемся, как оформить электронную трудовую книжку работнику и какие документы нужны для этого.
Необходимы только те документы, которые человек и так предъявляет при устройстве в организацию. Перечень этих документов закрытый, он определен в статье 65 ТК РФ. В частности, для заполнения формы ЕФС -1 потребуется паспорт (необходимо указать ФИО, дату рождения), СНИЛС и ИНН. С паспортом обычно вопросов не возникает, ИНН указывается при наличии. А вот со СНИЛС иногда появляются проблемы.
Например, иногда встает вопрос, как оформить электронную трудовую книжку новому сотруднику, если у него ещё нет СНИЛС.
С 01.04.2019 утратила силу ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, которая полностью была посвящена порядку оформления СНИЛС. В настоящее время новые СНИЛС (зеленые пластиковые карточки) не оформляются. Регистрация в системе персонифицированного учета СФР осуществляется по формам, утверждённым постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 № 243п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений».
То есть если у кандидата нет СНИЛС, то работодателю необходимо в рамках ч. 4 ст. 65 ТК РФ зарегистрировать этого работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Но без СНИЛС работодатель не сдаст ЕФС-1. Соответственно, для кадровика быстрее и удобнее будет отправить самого работника в МФЦ, чтобы он стал на учет самостоятельно. Таким образом, к моменту устройства кандидата на работу у него уже появится СНИЛС, так как работодателю оформить электронную трудовую без этого номера не получится.
Что такое электронная трудовая книжка
ЭТК — цифровой формат бумажной трудовой книжки, в ней фиксируют следующие данные работника:
- ФИО;
- дату рождения;
- СНИЛС;
- сведения о трудовой деятельности: дату принятия и увольнения, основания для оформления и увольнения, причину увольнения, должность и другие сведения.
Все данные хранятся в базе Социального Фонда России.
В отличие от бумажной трудовой, в ЭТК не фиксируется информация о награждениях и поощрениях работника. Не заносятся в новый документ и сведения о вахтах и сезонной работе.
Переход на ЭТК в 2024-2025 годах является добровольным, фактически достаточно бумажной версии трудовой книжки. Принудить перейти на ЭТК работодатель не имеет права, но у новой версии документа есть преимущества для самого сотрудника:
- возможность заказать выписку из трудовой на «Госуслугах» в течение нескольких минут: не нужно обращаться к работодателю, писать заявление и ждать ответа;
- снижается вероятность ошибок и путаницы при заполнении: для ЭТК установлена единая форма сведений о трудовой деятельности работника для передачи в СФР;
- государственные органы могут сами запросить нужные сведения в пенсионном фонде и СФР — не нужно никуда относить оригиналы документов;
- при трудоустройстве на удаленную работу достаточно направить выписку из электронной трудовой книжки, сканировать страницы бумажной трудовой не придется;
- ЭТК нельзя потерять или испортить: можно быть уверенным, что сведения о трудовом стаже никуда не пропадут.
В ЭТК указаны сведения о трудовой деятельности человека только с 1 января 2020 года. Трудовой стаж до 2020 года можно подтвердить только бумажной трудовой.
Как перейти на электронную трудовую книжку
Подать заявление на переход на ЭТК. Установленной формы заявления нет, можно написать его в произвольной форме на имя работодателя. В заявлении нужно указать ФИО, должность и дату, с которой сотрудник хочет перейти на новый формат трудовой.
В некоторых внутренних программах предприятия, например 1С, уже есть установленная форма перехода на ЭТК. Эту информацию можно уточнить у работодателя. (Источник: фото автора)
Работодатель подаст отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России. Перед этим он должен принять заявление на переход на ЭТК, а затем сверить сведения в обеих версиях трудовой книжки — электронной и бумажной — на предмет ошибок и расхождений. Например, даты принятия и увольнения сотрудника обязательно должны совпадать.
Затем работодатель сделает запись в бумажной трудовой о переходе на ЭТК, зафиксирует эту информацию во внутренних кадровых документах и отдаст сотруднику бумажную версию трудовой книжки. Сделать это он обязан в течение трех дней после подачи заявления о переходе на ЭТК.
Если вы обнаружили ошибки в бумажной трудовой, то обязательно нужно их исправить: из-за этого могут возникнуть сложности с будущим трудоустройством или кредитованием. Как действовать в такой ситуации, мы рассказали в этой статье.
Как получить сведения о трудовом стаже после перехода на электронную трудовую
Самостоятельно получить доступ к ЭТК нельзя. Для получения необходимой информации, например, о стаже работы, придется запрашивать выписку. Сделать это можно несколькими способами.
Запросить выписку у работодателя. Он выдаст справку СТД-Р, в которой указаны сведения о стаже работы в данной компании — в электронном или бумажном виде на выбор. Такая справка доступна только тем сотрудникам, которые перешли на ЭТК и трудоустроились после 01.01.2021 года.
Заказать выписку из ЭТК на «Госуслугах». Для этого нужно авторизоваться на сайте, перейти во вкладку «Справки, выписки» и выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ придет в личный кабинет в формате pdf и xml в виде справки СТД-СФР.
Выписку можно скачать на телефон и при необходимости распечатать. (Источник: сайт «Госуслуги»)
На сайте указано, что после подачи заявления выписка будет направлена в течение суток, но мне присылали ее в личный кабинет уже через 30 минут.
Так выглядит выписка из электронной трудовой книжки. Личные данные скрыты. (Источник: скриншот ЭТК автора)
В СФР и МФЦ. СФР обязан предоставить выписку в день обращения, а МФЦ — в течение трех рабочих дней. Документ выдадут в виде справки СТД-СФР в бумажном виде.
Для меня главным плюсом электронной трудовой книжки стало то, что с ней любое взаимодействие с государственными органами происходит быстрее и проще, нежели с бумажной версией. Например, при получении детских пособий мне не пришлось тратить выходной на то, чтобы идти в соцзащиту и предоставлять бумажные заверенные копии трудовой книжки.
Что такое электронная трудовая книжка?
Цифровой аналог бумажного документа, в котором хранится информация о трудовой деятельности работника. Введение электронных трудовых книжек (ЭТК) в России началось с 1 января 2020 года.
Цифровизация трудовых книжек — это часть общей стратегии по переходу на электронный документооборот. С начала 2021 года ведение трудовых книжек полностью переведено в цифровой формат для новых сотрудников, в то время как работники, которые начали свою трудовую деятельность до этого, могут выбрать между традиционной бумажной формой и ЭТК.
Как сделать электронную трудовую книжку?
Оформление электронной трудовой книжки может быть выполнено несколькими способами: если переход на ЭТК осуществляется во время работы, то это требует письменного согласия сотрудника.
- Оформление через работодателя. Сотрудник должен написать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель передает данные в Социальный фонд России, который будет хранить всю информацию о трудовой деятельности гражданина.
- При начале работы: в случае смены места работы оформление ЭТК происходит автоматически, поскольку с 2021 года ведение бумажных трудовых книжек для новых работников прекращено.
Переход на ЭТК
Основным документом, определяющим порядок перехода, стала статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, которая гласит:
«Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации».
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
Данные из электронной трудовой книжки доступны для просмотра в удобном формате через несколько государственных платформ.
Через «Госуслуги»
Платформа «Госуслуги» предоставляет гражданам удобный способ для доступа к своим данным. Чтобы посмотреть свою электронную трудовую книжку через «Госуслуги», необходимо:
- Авторизоваться на «Госуслугах».
- Перейти в раздел «Трудовая деятельность» или использовать поиск по сайту.
- Выбрать услугу «Просмотр сведений о трудовой деятельности» — здесь можно увидеть все данные, которые содержатся в вашей электронной трудовой книжке.
Через Социальный фонд РФ
Также сведения о трудовой книжке доступны через личный кабинет на сайте Социального фонда Российской Федерации.
- Зайти на сайт СФР.
- Войти в личный кабинет с помощью учетной записи на «Госуслугах».
- Перейти в раздел, касающийся трудовой деятельности, где можно ознакомиться с актуальными сведениями о стаже и местах работы.
Как получить выписку из трудовой электронной книжки?
Выписка может потребоваться, например, для устройства на работу, получения кредита или других целей.
Образец формы СТД-Р
Что такое справка СТД-Р?
Выписка, которая содержит сведения о трудовой деятельности работника и выдается по его запросу. СТД-Р можно получить как у работодателя, так и через «Госуслуги» или в отделении СФР.
Для оформления СТД-Р через портал «Госуслуги» нужно:
- Перейти на сайт и авторизоваться.
- Найти услугу «Получение сведений о трудовой деятельности (СТД-Р)».
- Заполнить заявку, после чего выписка будет доступна в электронном виде или отправлена на почтовый адрес заявителя.
Справка содержит всю актуальную информацию о трудовом стаже, включая текущие и предыдущие места работы, занимаемые должности и периоды трудовой деятельности.