Карточка учета организации форма 18 инструкция по заполнению

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Одна из основных форм воинского учёта – карточка организации № 18. Форма подаётся при первичной постановке компании на учёт в военкомат, а далее – ежегодно.

Что такое форма № 18

Все организации отчитываются перед военными комиссариатами о том, как у них ведётся воинский учёт. Если в период мобилизации компания не бронирует своих работников, то главной формой, которую она подаёт в военкомат, будет форма № 18. Если бронирование проводится, вместе с ней представляются формы № 6 и № 19.

Форма № 18 – это карточка учёта организации или КУО, как её называют в военкоматах. Она содержит основные данные о компании, видах её деятельности, а также о работниках, пребывающих в запасе – об их количественном и качественном составе.

Подают форму 18 чаще всего в конце года вместе с планом работы по воинскому учёту на следующий год. Однако органы местного самоуправления могут устанавливать конкретные сроки для подачи документов.

Где взять бланк карточки учёта

21.10.2015 года Министерство культуры РФ выпустило письмо № 344-01-39-ВА, в котором представило карточку по форме № 18, а также указало на необходимость сдать её вместе с приказом об организации воинского учёта и копией плана работы на 2016 год. Приложенный к письму бланк карточки учёта применяется и сейчас. Другой формы на федеральном уровне не утверждалось.

Отметим, что в 2021 году Минобороны выпустило Инструкцию по ведению воинского учёта – она утверждена приказом от 22.11.2021 № 700. В инструкции приводятся различные формы документов и правила их заполнения. Однако в этой инструкции также нет бланка карточки учёта организации. Ни в 2021 году, ни позже новый бланк формы № 18 не утверждали.

Вместе с тем вид карточки учёта организации и требования к ней могут быть регламентированы на уровне местной администрации и немного отличаться от формы, разработанной Минкультуры. Рекомендуем для начала посетить сайт муниципалитета – возможно, там размещён актуальный для вашей компании бланк формы № 18.

Например, управа района Бирюлево Восточное города Москвы предлагает скачать карточку и сообщает организациям, когда и где проводится приём:

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Другой пример – карточка № 18 на сайте администрации города Апатиты Мурманской области.

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Кстати, бланки на указанных сайтах хоть схожи по сути, но по форме имеют отличия.

При этом далеко не все органы местного самоуправления публикуют формы по воинскому учёту. Если на сайте администрации их нет, рекомендуем позвонить в свой военкомат и узнать, где взять бланк карточки учёта организации и в какой срок её представить. Если там информацию не представят, тогда остаётся действовать согласно общим рекомендациям: заполнить форму 18 «Карточка учёта организации» (приложение из упомянутого выше письма Минкультуры) и подать её до конца года вместе с планом работы. До конца 2024 года сдают карточку и план на 2025 год.

Как заполнить

Правила заполнения часто бывают прикреплены к форме. Если же в публичном доступе их нет, уточнить их лучше в военкомате. Заполнение базовой формы № 18 происходит по правилам, приведенным в письме Минкультуры (далее – Порядок). Рассмотрим его подробнее.

Лицевая сторона

На первой странице отчёта отражается основная информация об организации и её должностных лицах:

• название как в уставе;
• Ф.И.О., должность, номер телефона руководителя;
• Ф.И.О., должность (п. 3 Порядка), номер телефона лица, назначенного ответственным за воинский учёт;
• последняя дата регистрации внесения изменений записи в ЕГРЮЛ, полное наименование регистрирующей ИФНС, серия и номер документа о регистрации;
• юридический, фактический и почтовый адреса;
• вышестоящая организация, если есть, однако коммерческие организации вписывают «нет».

Далее идёт таблица с основными кодами организации. В первых четырёх строках вписывают ИНН, ОГРН, ОКАТО и ОКПО. В следующих трёх строках коммерческим компаниям чаще всего нужно указать:

• организационно-правовую форму, например, «Общество с ограниченной ответственностью» текстом, а рядом — соответствующий код ОКОПФ. Для ООО это «12300»;
• форма собственности «Частная собственность» и ОКФС «16»;
• основной ОКВЭД текстом и его код;
• дополнительные ОКВЭД – перечислить только коды.

Оборотная сторона

На второй стороне карточки отражают сведения о сотрудниках на основе данных внутреннего воинского учёта.

• В п. 10 указывают общее количество работниках, нанятых по трудовым договорам. Физлица на договорах ГПХ и самозанятые не включаются, так как организация не ведёт их воинский учёт.
• В п. 10.1 отмечают количество работников, которые состоят в запасе, а в пп. «а», «б» и «в» делят их на группы в зависимости от воинского звания. Если представителей каких-то групп нет, ставят «0».
• В п. 10.2 указывают число забронированных граждан. Если организация бронирования не проводит, его не заполняют.
• В п. 10.3 отражают число военнообязанных с мобилизационными предписаниями. В их военных документах должны быть вкладыши по приписке к определённой команде по призыву в случае мобилизации и в военное время. Если таких нет, вписывают «0».
• В п. 10.4 указывают количество работников призывного возраста, которые признаны годными к службе в армии, но ещё её не прошли. Эти работники не входят в п. 10.1, так как в запасе не состоят. При отсутствии таких лиц ставят «0».
• В п. 10.5 указывают количество всех работников из числа пребывающих в запасе, независимо от звания, у которых нет брони. Обратите внимание, что количество забронированных + количество незабронированных должно быть равно общему количеству работников в запасе: п. 10.2. + п. 10.5 = п. 10.1.
• В п. 11 указывают «да», если ведётся бронирование, и «нет», если не ведётся.
• П. 12 заполняют только организации, которые проводят бронирование. Здесь отражают основной ОКВЭД и код должности.
• В п. 13 частные организации со смешанной формой собственности, находящиеся в ведении региона, указывают «Субъекта РФ», если подчинение федеральное – ФОИВ, большинство коммерческих компаний ставят прочерк.
• В п. 14 бизнес указывает «нет».
• П. 15 предназначен для организаций, которые ведут бронирование. Здесь обычно запрашивают данные о должностях работников, состоящих на воинском учёте.

Предлагается заполнить примерно такую таблицу:

Картинка с сайта: www.regberry.ru

Самая нижняя строка оборотной стороны карточки отведена для отметки о снятии с учёта / ликвидации организации. Заполнять её должны сотрудники военкомата.

Скачать образец заполнения формы № 18

Карточка готова – что дальше?

При первичной постановке на учёт, в том числе с опозданием, распечатать форму 18 надо в трёх экземплярах:

1. Первый нужно отнести в комиссию по бронированию в местной администрации. Там возьмут карточку и присвоят организации регистрационный номер, который необходимо проставить на двух других экземплярах.
2. Второй экземпляр с проставленным номером передаётся в военкомат по месту учёта организации.
3. Третий экземпляр хранится в организации.

Из письма Минкультуры следует, что карточку нужно заполнить или распечатать на двух сторонах одного листа формата А4. Однако на практике военкоматы иногда просят печатать в формате А5, то есть таким образом, чтобы готовая карточка была в 2 раза меньше по размеру. Это ещё раз подтверждает, что наиболее точная информация может быть получена только из конкретного военкомата.

Читайте также:

• Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту – форма № 10
• Должен ли ИП вести воинский учёт
• Снятие с воинского учёта по возрасту

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Если военный комиссариат или районная комиссия запросили у организации карточку учета организации по форме № 18, представить ее можно по форме, утвержденной Письмом Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА. В ней указываются сведения об общем количестве работников, а также тех из них, кто пребывает в запасе. Такая карточка обычно представляется ежегодно до 31 декабря и в ней отражаются сведения по состоянию на 1 января следующего года.

Несмотря на то, что форма была принята еще в 2015 году, новая форма 18 карточки учета организации отдельно не утверждалась. Поэтому в качестве формы 18 в военкомат (новой формы) можно использовать старый бланк.

Форму 18 для военкомата (бланк) скачать в 2025 году можно по ссылке ниже.

Форма 18 в военкомат 2025: скачать

Отметим, что в некоторых регионах действуют свои бланки карточки учета организации. Сведения о них можно получить в местном военкомате. 

О сверке с военкоматом рассказывает главный редактор журнала «Главная книга» Евгения Филимонова.

Обновите / поменяйте браузер для просмотра видео

Посмотреть целиком вебинар «Воинский учет: ОТ и ДО»

Как заполнить карточку учета организации

Порядок заполнения карточки учета организации приведен в Приложении № 2 к Письму Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА.

Отмечается, что карточка учета организации заполняется на двух сторонах листа формата А4.

В ней указываются: 

— в п. 1 и 2 – сведения о самой компании и ее руководителе, а именно ФИО, должность, номер телефона;
— в п. 3 – сведения об ответственном за ведение воинского учета. Если в организации нет работника, в чьи обязанности входит ведение воинского учета, значит, по умолчанию ответственным признается руководитель (п. 9 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 N 719);
— в п. 4 – последняя дата регистрации (перерегистрации) свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ, полное наименование налогового органа, выдавшего свидетельство, а также серия и номер этого свидетельства. Сегодня такие свидетельства организациям не выдаются, но в электронном виде при регистрации направляют Лист записи ЕГРЮЛ (Форма Р 50007, утв. Приложение N 1 к Приказу ФНС от 06.11.2020 N ЕД-7-14/794@). В нем отражаются все те же сведения, что и в свидетельстве. Не будет в листе только серии и номера. Соответственно, их указать не получится, но в этом ничего страшного нет. Идентифицировать компанию в военкомате смогут и без этого;

— в п. 5-7 – юридический, фактический и почтовый адреса компании;
— в п. 8 коммерческие организации ничего не указывают;
— в п. 9 – коды, присвоенные компании, а именно ИНН, ОГРН, ОКТМО (вместо ОКАТО) и т.д.

При указании общего количества всех работников организации в п. 10 карточки не учитываются работники, оформленные по совместительству. При этом значение в п. 10.1, где отражается число граждан в запасе, определяется как сумма значений по пп. «а» (офицеры и генералы) и пп. «б» (прапорщики, мичманы, сержанты и старшины, солдаты и матросы) этого пункта.

Количество граждан, отраженных в пп. «б» п. 10.1 карточки, которые имеют категорию годности к военной службе по состоянию здоровья «В», также отдельно показываются в пп. «в».

В пункте 10.4 указывается общее количество граждан РФ мужского пола в возрасте от 18 до 30 лет, которые обязаны состоять на воинском учете и не пребывают в запасе. В пункте 10.1 эти граждане не учитываются. Кстати, в порядке заполнения формы 18 до сих пор указано, что в п.10.4 надо отметить граждан в возрасте от 18 до 27 лет. Последняя цифра уже неактуальна, в форму просто ни разу не вносились изменения с момента ее публикации в конце 2015 года. 

Напомним, что с 01.01.2024 призывной возраст увеличен до 30 лет (пп. «а» п. 1 ст. 22 Закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ). Поэтому в п. 10.4 формы, которую надо было представить до конца 2024 года со сведениями на 01.01.2025, нужно было отразить всех лиц, подлежащих призыву на военную службу в возрасте от 18 до 30 лет. Аналогичным образом понадобится заполнить форму к концу 2025 года, при условии, конечно, что призывной возраст, снова не изменят. 

Пункты 10.5, 12, 15 заполняют только те организации, которые осуществляют бронирование граждан, пребывающих в запасе.

Образец заполнения формы 18 (карточка учета организации) приведен на странице.

Другие формы отчетности по воинскому учету

Изменилось ли что-то для организаций из-за введения электронного Реестра воинского учета, рассказала главный редактор журнала «Главная книга» Евгения Филимонова

Обновите / поменяйте браузер для просмотра видео
Посмотреть целиком вебинар «Бухгалтеру-кадровику посвящается: новшества-2025»

Штраф за непредставление форм воинского учета 

С 01.10.2023 вступили в силу поправки в КоАП РФ, повысившие штрафы за непредставление отчетности в рамках воинского учета. 
Так, за непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, предусмотрен штраф (ст. 21.1 КоАП РФ):
— на должностных лиц – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.; 
— на юридических лиц – от 350 тыс. до 400 тыс. рублей. Но если организация относится к СМП, то штраф составит от 175 тыс. до 200 тыс. руб. (ч. 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ). 
До указанной даты привлечь за такое нарушение могли только должностных лиц и штраф составлял от 1 тыс. до 3 тыс. руб. 
Кроме того, за непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учета, на должностное лицо можно наложить штраф в размере от 40 тыс. до 50 тыс. руб. (ст. 21.4 КоАП РФ).