Кассовый аппарат инструкция по применению с картинками - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

Все расчёты с покупателями регулирует закон № 54-ФЗ о кассовой технике. Он позволяет налоговой видеть в режиме
онлайн выручку магазинов и защищает интересы покупателя. Достигается это с помощью современных касс, которыми
пользуются продавцы.

Работа с онлайн-кассой очень ответственная и предполагает внимательный учёт денег, а также соблюдение строгого порядка.
Поэтому и кассиру, и самому предпринимателю необходимо знать, какие требования закон предъявляет к эксплуатации кассовой
техники.

В статье расскажем, как правильно работать с кассой без нарушений и штрафов.

Требования к современным кассам

Согласно закону № 54-ФЗ используемая касса должна числиться в реестре ФНС России и соответствовать определённым техническим
характеристикам:

содержать фискальный накопитель (ФН) – специальный чип, который накапливает фискальные данные о продажах и
передаёт их в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС России;
иметь бесперебойное подключение к интернету (провод, сим-карта, Wi-Fi);
обеспечивать шифрование данных о расчётах;
печатать чеки с основными реквизитами и отправлять покупателю электронную версию документа на телефон или почту;
обеспечивать работу с маркированными товарами в соответствии с законодательными требованиями.

Что должен знать новый сотрудник, чтобы получить допуск к онлайн-кассе

Прежде чем начать работать на кассе, кассир-новичок должен выполнить несколько моментов.

Ознакомиться с нормативными требованиями закона № 54-ФЗ к онлайн-кассам как техническим устройствам, к
работе на онлайн-кассе (то есть знать кассовую дисциплину, информацию о корректном закрытии смены и т. д.).
Ознакомиться с локальным регламентом работы на современных кассах.
Перед оформлением на должность подписать составленный работодателем договор о материальной ответственности за
нарушение порядка действий на онлайн-кассе. Это означает, что если вина кассира будет установлена, штраф будет
взыскиваться с него, а не с владельца бизнеса, даже если ущерб магазину нанесён по неосторожности. Все наказуемые
случаи перечислены в статье 243 ТК РФ.
Прослушать инструктаж по технике безопасности и охране труда.
Изучить технические характеристики и правила эксплуатации конкретной модели онлайн-кассы, то есть инструкцию к
применяемой на рабочем месте кассовой технике.
Хоть кассы и похожи друг на друга, каждая модель имеет свою специфику работы.
Также кассир обязан понимать, как работает терминал эквайринга.
Узнать, как отличать фальшивые купюры от настоящих. В соответствии с КоАП размеры штрафов, налагаемых на кассиров,
могут быть довольно крупными, а в некоторых случаях применяются нормы Уголовного кодекса РФ.

Некомпетентность в перечисленных выше вопросах приводит к рискам, связанным с поломкой дорогостоящей кассы.
Также кассир может некорректно оформлять кассовые операции, что привлечёт внимание налоговой службы и приведёт к штрафам.

После того, как инструктаж пройден, знания получены, можно начинать эксплуатировать онлайн-кассу.

Как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику

Универсальная инструкция, которая описывает работу на любых кассах, состоит из нескольких шагов и выглядит следующим
образом.

Шаг 1. Подготовка к работе.

В начале рабочего дня кассир получает доступ к денежному ящику (ключи) онлайн-кассы, разменные деньги (для выдачи
сдачи покупателям), чековую ленту, а также принимает остаток денежных средств. Получение размена фиксируется в кассовой книге.

Проверяет, надо ли менять ленту. Если да, то корректно устанавливает ленту и включает технику. Кассовым аппаратом
печатается чек диагностики.

Включает и проверяет работу дополнительного оборудования: принтера чеков, банковского терминала, дисплея покупателя,
весов, сканера, детектора банкнот и т.д.

Шаг 2. Открытие смены

После включения ККТ нужно открыть смену – нажать соответствующую кнопку, войти в систему под своим паролем. Касса
напечатает отчёт об открытии смены.

Если неизвестно, будут ли покупатели, смену можно открыть с первым клиентом. Тогда ККТ сформирует отчёт автоматически
в момент пробития первого документа о продаже.

Отчёт с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчётов и кассире отправляется ОФД.

Шаг 3. Продажи на онлайн-кассе

Начинается фаза активной деятельности, во время которой кассир должен соблюдать некоторые правила, чтобы не нарушить
закон № 54-ФЗ и внутренний режим функционирования торговой точки. Они прописываются в локальных актах и включают в себя
следующие пункты:

Обеспечить сохранность денежных средств во вверенной ему онлайн-кассе. Как материально-ответственному лицу,
кассиру нельзя покидать место работы с включённой техникой и допускать к кассе посторонних.
Не открывать корпус и не чистить детали кассы агрессивными химическими веществами.
Соблюдать правила расчёта с покупателями (чётко называть общую стоимость покупки, сумму полученных от покупателя
денег и сумму сдачи).
Проверять принятые от покупателей купюры на подлинность.
Не отпускать алкогольные напитки и табачные изделия лицам младше 18 лет.
В затруднительных ситуациях пользоваться памяткой кассира. Например, когда товар не определяется в базе данных
кассы, действовать согласно инструкции оформления такого товара из памятки.
После сканирования всех позиций спрашивать у покупателя карту лояльности.

Примерная схема работы на кассах при продажах:

Кассир нажимает кнопку «продажа», сканирует с товара штрих-код или вводит код вручную. Если нужно, указывает
количество позиций или взвешивает товар. Далее последовательно нажимает «в чек», «к оплате», выбирает способ оплаты,
вводит сумму, полученную от покупателя, нажимает «оплатить». Касса печатает чек, а данные о покупке уходят в ФНС России
через ОФД.

Современные кассы принимают наличную, безналичную и смешанную оплату. При продаже по свободной цене продавец сам указывает
цену товара.

При продаже маркированных товаров кассир должен сканировать код маркировки, чтобы в чеке отразились необходимые по закону
реквизиты, и использовать
разрешительный режим продаж на кассах.

Какие фискальные документы оформляются на онлайн-кассе во время продаж

На каждый приобретённый товар или оказанную услугу кассир должен оформить
чек с признаком расчёта Приход и предоставить его покупателю в бумажном или электронном виде
(электронный документ предоставляется, если клиент сказал свой номер телефона или адрес электронной почты).

Также фискальный документ Приход оформляется:

Когда покупатель (физлицо) переводит средства на расчётный счёт продавца. Документ формируется не позже, чем
на следующий день после поступления денег.
Когда заказ оплачен через форму на сайте. Но чеки в этом случае кассиры не выдают, они направляются в электронном
виде через онлайн-кассу.

В течение рабочей смены кассир может выбивать и другие фискальные документы.

Если при оформлении чека кассир допустил ошибку или забыл пробить чек
и в конце смены в онлайн-кассе оказались неучтённые деньги, формируется чек коррекции.
Рекомендации ФНС России:

неправильная сумма расчёта должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой;
чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учётом используемого на онлайн-кассе ФФД;
желательно указать фискальный признак ошибочного документа,
чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и не обязательно на том аппарате, где была допущена
ошибка,
корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных
взысканий.

Подробно о правилах оформления чека коррекции мы писали
в статье.

Покупатель возвращает товар или кассир пробил лишнюю позицию
– формируется чек Возврат прихода. Для этого кассир пробивает на ККМ новый чек с реквизитами,
идентичными чеку продажи, но в признаке расчёта указывает Возврат прихода.

Некоторые магазины закупают у физлиц, например, фермерские товары или металлолом – здесь
оформляется документ с признаком Расход.

Если покупатель внёс аванс, в поле Признак расчёта чека указывается
Аванс или Предоплата.

Иногда локальными актами организации устанавливается требование для кассира составить пояснительную записку к документу
коррекции или попросить клиента заполнить заявление на возврат.

Шаг 4. Закрытие смены

В конце рабочего дня формируется отчёт о закрытии смены (старое название – Z-отчёт). Он должен содержать информацию о
количестве выданных чеков за смену, количестве непереданных ОФД фискальных документов, суммы по всем чекам (с любыми
признаками расчёта).

Комментарий эксперта

Важно, чтобы временной промежуток между отчётами об открытии и закрытии смен составлял не более 24 часов.
Если продолжительность смены превысит сутки, касса прекратит выдавать чеки, так как ФН перестанет формировать
фискальный признак документа. Штраф будет назначен по статье 14.5 пункт 4 КоАП РФ.

Если по какой-то причине кассир через сутки смену на онлайн-кассе не закрыл (забыл, не успел), при этом чеки не пробивались,
ему нужно сразу после обнаружения данного факта создать отчёт о закрытии. Тогда, возможно, ему будет предупреждение,
а не штраф.

Отчёт (разъяснение) о пробитых чеках после незакрытой смены необходимо предоставить налоговой раньше, чем ОФД. Если ФНС
сочтёт оправдания убедительными, денежное взыскание будет минимальным.

В магазине, который открыт круглосуточно, кассир должен закрыть текущую смену через 24 часа после её начала и сразу же
открыть новую.

Наличные деньги подсчитываются и сдаются – на них оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), итоговые суммы заносятся
в кассовую книгу.

Лимит кассы – это максимальное количество оставшейся наличности в ККТ в конце смены после того, как создан отчёт о
закрытии. Его устанавливает владелец бизнеса. Если лимит кассы не установлен, средства в онлайн-кассе хранить нельзя.
За это штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ.

Особенности кассовой дисциплины для ИП

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами работают с кассами. Нормативных требований, в отличие от организаций,
к ИП меньше. Ведение кассовой книги, оформление ПКО и РКО (расчётного ордера), соблюдение лимита остатка
наличности в онлайн-кассе – необязательные процедуры для ИП, но они могут выполняться для удобства. После закрытия
смены предпринимателю достаточно просто убрать заработанные деньги в сейф или распорядиться ими на своё усмотрение
без оформления какой-либо отчётности.

Но для ИП установлен лимит расчётов наличными с другими ИП и компаниями – до 100 тысяч рублей. Если сумма больше,
требуется безналичный расчёт.

Основное требование к ИП по работе с кассовым аппаратом – правильно оформлять и вовремя выдавать чеки, не допускать
ошибок в отчёте после закрытия смены.

Как работать с онлайн-кассой, если возникли проблемы

Рассмотрим несколько случаев.

Произошла поломка кассы или ФН, прекратилась подача электричества

Торговлю нужно остановить и доложить о проблеме руководству. Иначе вы станете продавцом, который работает без
онлайн-кассы. А это уже серьёзное нарушение закона, и штрафы тоже серьёзные (КоАП РФ статья 14.5 пункт 2):

для ИП – от 25 до 50% от суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
для юрлиц – от 75 до 100% от суммы, но не менее 30 тысяч рублей.

Если касса отказалась работать (или питание пропало) в момент расчёта, то после разрешения ситуации кассир должен
сразу сформировать на выручку чек коррекции. Важно, чтобы налоговики не обнаружили ошибку первыми.

Возможна ситуация, когда электричество отключили надолго, а покупатели просят продать, например, товары первой необходимости.
Можно, конечно, пойти клиентам навстречу и вместо кассового чека выписывать БСО или товарный чек. Но не факт, что
взысканий не будет, даже если вы представите налоговикам официальную справку о сбоях в электроснабжении. Всё на
усмотрение местного филиала ФНС.

Отключили интернет

Если сеть временно недоступна, можно продолжать работать. Современные кассы готовы к такой ситуации. Пробитые чеки
сохраняются в памяти фискального накопителя, после восстановления связи накопленную информацию ФН сразу отправляет
в налоговую. По закону передача фискальных данных должна происходить не реже, чем раз в 30 дней. Если нарушить срок,
ФН заблокируется. Поэтому кассиру нужно сразу сообщить о проблеме с интернетом руководству.

Увидеть, что связь восстановлена и чеки уходят в ФНС, можно в уведомлениях кассы, в ЛК ОФД, в отчёте о завершении смены.
Если непереданные документы всё равно есть, следует обратиться в техническую поддержку онлайн-кассы.

Случился форс-мажор

Обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и иные события) маловероятны, но могут и случиться.
Тут уже никто не будет требовать соблюдать закон в продажах.

Начните с бесплатной консультации

Оставьте контакты или напишите свой вопрос, наши специалисты посоветуют лучшее оборудование и помогут решить любую проблему

Источник

Как пользоваться кассовым аппаратом: подробная инструкция с видео

Контрольно-кассовый аппарат используется для автоматизации финансовых операций, продажи товаров или продажи услуг, печати чека. ККМ классифицируются на несколько типов: POS-терминалы, фискальные регистраторы, автономные. Все они отличаются между собой конструктивными особенностями и принципом работы. В статье описано, как научиться правильно пользоваться кассовым аппаратом каждого типа.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как правильно пользоваться кассовым аппаратом: инструкция со схемой действий на примере POS-терминала

POS-терминал − программно-аппаратный комплекс, представляет собой цельный моноблок, предназначенный для проведения торговых и кассовых операций. Его корпус объединяет системный блок, принтер для печати чеков, картридер, фискальный накопитель, ПО. POS-терминал оснащен разъемами для подключения денежного ящика, сканера штрихкодов, весов и другой дополнительной техники.

Выполняет следующие функции:

выдача и прием денег;
расчет скидок и налога;
формирование отчетов;
расчет сдачи и прочее.

Дополнительно можно подсоединить сканер штрихкодов, ящик для денег и прочее. POS-терминал часто используется в кафе, магазинах, ресторанах, развлекательных комплексах.

Инструкция со схемой действий поможет разобраться, как правильно пользоваться кассовым аппаратом типа POS-терминал. Продажа совершается следующим образом:

Включить аппарат. Дождаться, пока откроется программа.
Можно приступать к работе. Покупатель сообщает о своем желании сделать покупку. При наличии сканера штрихкод товара считывается автоматически. Также можно воспользоваться поиском по наименованию.
Если покупатель хочет расплатиться банковской картой, нужно провести ее через считыватель магнитной ленты, приблизить к терминалу, если она бесконтактная, или вставить в него при наличии чипа. Данные передаются в банк. После успешной авторизации операция будет одобрена.
При расчете наличными кассир вводит сумму вручную. Программа автоматически проводит продажу.
По завершении операции в случае безналичной оплаты распечатываются два чека: один получает покупатель, другой остается у кассира.

POS-терминал принимает не все карты. Узнать, какие доступны, можно по наклейкам на обратной стороне кассового аппарата, где изображены логотипы платежных систем. Также на банковской карте должно быть достаточно средств для оплаты товара или услуги, иначе система выдаст отказ.

Кассовый аппарат для ИП: как научиться пользоваться смарт-терминалами

Смарт-терминал − это небольшая онлайн-касса, соответствующая новому порядку использования ККТ по 54-ФЗ. Под задачи бизнеса может расширять функционал.

Смарт-терминал работает через интернет и в режиме офлайн. Его не нужно подключать к ПК, он может функционировать самостоятельно, но также может перейти в режим онлайн через планшет или смартфон. Интернет доступен при помощи установки SIM-карты, через Wi-Fi или Bluetooth. Смарт-терминал удобен и прост в использовании, поэтому его часто используют предприниматели, отнесенные к категории малого бизнеса.

Чтобы узнать, как пользоваться кассовым аппаратом для ИП, нужно ознакомиться с подробной инструкцией. Реализация товара осуществляется по следующей схеме:

Выбрать в меню раздел «Продажа». Добавить товар в чек одним из доступных способов: сканированием штрихкода, выбором позиции из списка вручную, добавлением продукта для реализации по свободной цене.
При сканировании штрихкода на экране появится наименование товара, стоимость. Если нужно продать две и более единицы продукта, следует нажать на строку с его данными. В следующем окне указать количество и подтвердить действия кнопкой «Ок».
Чтобы реализовать товар по свободной цене, нажать кнопку «Р», а потом указать количество и стоимость. Нажать «Ок».
Вручную найти товар из списка можно при помощи поисковой строки, если ввести в нее наименование продукта, или путем открытия соответствующей категории (предварительно нажать «+»).
Чтобы добавить новую позицию из имеющейся базы, нужно снова нажать на кнопку «+». После этого активизируется сканер штрихкодов. Когда он считает графическую маркировку, товар будет добавлен в чек. В окне «Продажа» отразится список всех выбранных продуктов.

Для извлечения товара из общего перечня потянуть строку с ним влево, а затем нажать «Удалить».
В завершении операции нажать на кнопку «Оплатить». Итоговая сумма не должна быть выше 9 999 999 рублей 99 копеек. В противном случае появится сообщение о переполнении чека.
Оплата производится с помощью банковской карты или наличными. При безналичном расчете нужно нажать на кнопку «Карта», а затем следовать инструкции. Если клиент рассчитывается бумажными купюрами, кассир открывает подраздел «Наличные». После введения номиналов в строке «Принято» появляется точная сумма.
Начинается печать банковского чека. Когда оплата осуществляется по карте, он выходит в двух экземплярах: для кассира и покупателя. Нажать «Продолжить». Выйдет кассовый чек для клиента.
На экране появится подтверждение об успешном завершении продажи. Чтобы сформировать новый чек, нужно снова открыть раздел «Продажа» путем нажатия в любую точку окна.

Чтобы вернуть товар, без основания, следует зайти в раздел «Возврат». Далее нужно считать штрихкод сканером или выбрать требуемую позицию из базы вручную. Для выполнения возврата товара по свободной цене нужно нажать на кнопку в нижнем левом углу и ввести количество и цену. Нажать «Оплатить». На экране появится сообщение об успешно проведенной операции.

Нужен кассовый аппарат? Подберем ККТ для ИП.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как пользоваться автономным контрольно-кассовым аппаратом

Автономные кассовые аппараты − это устройства, которые могут работать самостоятельно, без предварительного подключения к компьютеру. Товарная база ограничена, поэтому зачастую чек печатается на сумму, без указания позиции. Автономные аппараты состоят из дисплея, принтера, процессора и цифровой клавиатуры.

Несмотря на то, что устройства работают без ПК, подключить их к нему можно для установки начальных настроек, ввода ИНН или интеграции с программой для выполнения простых задач.

Для тех, кто не знает, как пользоваться автономным контрольно-кассовым аппаратом, разработана инструкция, в которой описана простая операция:

Включить устройство. Проверить наличие чековой ленты. Если требуется, вставить новый рулон.
Зарегистрировать кассира. Эта процедура нужна не на всех моделях.
Сделать Х-отчет, который позволит проверить правильность установки чековой ленты и убедиться в закрытии предыдущей смены. Для этого нужно нажать несколько кнопок в следующей поочередности: РЕ-1-1-ИТ-ИТ. На экране появится «0000». На чеке должны также быть нули. Снимать его можно неограниченное количество раз в течение рабочего дня. Х-отчет используется для внутреннего учета.
Сверить деньги с остатком на отчете Z, снятом за предыдущую смену.
Внести остаток с предыдущей смены («Служебное внесение»).
Чтобы провести продажу, следует ввести код товара при помощи цифровой клавиатуры. Он обязательно должен присутствовать в памяти аппарата. Предварительно туда заносится весь ассортимент товара и каждому присваивается свой код.
При реализации нескольких единиц одинакового товара вначале вводится количество (или вес, если речь идет о весовом продукте), которое затем умножается на код.
После совершения операции нажать на кнопку «ПС», чтобы убедиться в отсутствии ошибки. На экране высветится промежуточная сумма.
Нажать на кнопку «Оплата», чтобы закрыть чек.

В перерыве между основной работой можно делать дневной Х-отчет, чтобы сверить наличные с суммой по кассе. При необходимости можно ввести в программу код нового товара или изменить цену старого.

В конце рабочего дня обязательно нужно сделать Z-отчет, который обнулит смену. Нажать поочередно РЕ-3-3-0-ИТ-2-РЕ.

Z-чек достаточно длинный, поэтому важно предварительно проверить, сколько осталось кассовой ленты в аппарате. Отчет должен выйти в течение 24 часов с момента первой операции. Сверить остаток с суммой в Z-чеке.

Вам будет интересно: Рейтинг онлайн-касс 2019 года — лучшие модели для торговли и сферы услуг

Как научиться правильно пользоваться кассовым аппаратом: видео

Смарт-терминалы появились сравнительно недавно. Постепенно они вытесняют другие устройства, используемые для регистрации продаж товаров и услуг. На видео рассказывают, как научиться правильно пользоваться кассовым аппаратом Эвотор.

На следующем видео наглядно представлен процесс открытия и закрытия смен на кассовом аппарате Атол 91Ф.

Марк Трегубов

Стратегический консультант в области оптимизации бизнес-процессов с 2005 года, специализируется на складской логистике и розничной торговле.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Андрей Призимирский

Маркировка 2025: разберем все

Новые требования, ошибки, штрафы, кейсы, оборудование. На вебинаре мы расскажем о нюансах маркировки всех категорий товаров в 2025 году.

Подробнее >>

Другие статьи

Источник

Как пользоваться кассой: инструкция для кассира

Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?

Оглавление

Что такое онлайн-касса и как она работает?Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действияКак включить кассовый аппаратНачало работы с онлайн-кассой: открытие сменыОткрытие смены на онлайн-кассеНастройка кассового аппаратаКак выдавать чек покупателюПризнак расчетаПризнак способа расчетовПрименение чека коррекцииЗакрытие смены и инкассацииКакие документы нужно заполнять при работе с ККТКак работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуацияхПодводим итоги

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
Эти данные направляются в ФН;
Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
включить кассовый аппарат;
проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
встретить покупателя;
пробить чек приобретенного товара или услуги;
выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Несколько шагов и Модулькасса ваша

Для малого и среднего бизнеса

Шаг 1 из 2

Выберите состав комплекта

Стандартная Модулькасса

11 900 ₽

Модулькасса с встроенным эквайрингом

24 900 ₽

Шаг 2 из 2

Оставьте, пожалуйста, свои контакты

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
Покупатель передает кассовому работнику оплату
После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

«Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
«Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
«Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
«Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступили в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появился такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

«приход» при обнаружении излишков
«расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Закажите кассу и начинайте продавать

С Модулькассой это будет быстрее и удобнее

Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональной информации ООО «Аванпост»

Спасибо! Скоро наш оператор свяжется с вами для подтверждения заказа.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

Отключение электричества.

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

Отключение интернета.

Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

Форс-мажор.

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Если вы не знаете как выполняется регистрация ККТ в налоговой, пошаговая инструкция поможет уяснить алгоритм этой процедуры.

Советуем прочитать статью о нюансах применения контрольно-кассовой техники индивидуальными предпринимателями на разных системах налогообложения.

Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

Подводим итоги

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.

Оставьте заявку на подключение

Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональной информации ООО «Аванпост»

Спасибо! Скоро наш оператор свяжется с вами для подтверждения заказа.

В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.

Купить кассу для офиса

Онлайн-касса
MSPOS E-PФ

Бьёт чеки и принимает оплаты
по картам от всех банков

18 500₽

Эквайринг от 1,25%

Аренда за 2 200 ₽ в месяц,
ФН на 15/36 мес. приобретается отдельно

Купить

Онлайн-касса
MSPOS D-Ф

Мощная и улучшенная касса
работает в 2х быстрее

28 900₽

Эквайринг от 1,25%

Аренда за 2 000 ₽ в месяц,
ФН на 15/36 мес. приобретается отдельно

Купить

Онлайн-касса
MSPOS-K

Бьёт чеки, соответсвует 54-ФЗ
боевая классика

Аренда за 3 450 ₽ в месяц,
ФН на 15/36 мес. приобретается отдельно

Купить

Онлайн-касса
MSPOS-T-Ф

Для кафе, ресторанов и
продуктовых магазинов

Для кафе, ресторанов и продуктовых
магазинов

Купить

Источник

По закону 54-ФЗ при расчетах за товары и услуги почти все предприниматели и организации должны использовать онлайн-кассы. Но мало выбрать и установить подходящую технику. Кассу еще необходимо «узаконить», а также научиться с ней работать. Подготовили для вас пошаговую инструкцию: как предпринимателю пользоваться кассовым аппаратом, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Этапы подготовки кассы к работе и организация работы

Предварительный — выбор техники.
Первый — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Второй — выбор оператора фискальных данных (ОФД) и регистрация ККТ в налоговой.
Третий — настройка под ваш бизнес.
Четвертый — организация ежедневной работы.

На каждом шаге есть свои нюансы, о которых дальше расскажем подробнее.

Предварительный шаг — с чего начать, когда кассы нет

Если у вас уже есть ККТ, переходите к следующему шагу. Остальным рекомендуем выполнить такие действия:

Проверьте, нужна ли вашему бизнесу онлайн-касса. В 54-ФЗ достаточно «льготников» — тех, кто может работать без ККТ.
Выберите подходящую технику. Обратите внимание, что несмотря на большое количество разных касс на рынке, все они делятся на четыре типа: автономные, смарт-терминалы, фискальные регистраторы и облачные кассы. У каждого типа есть свои плюсы и минусы. Об отличиях автономных касс от смарт-терминалов можно прочитать в этой статье. Про остальные виды кассового оборудования и в целом про выбор техники рассказывали здесь.
Перед тем как купить кассу, присмотритесь к аренде. Возможно, этот вариант будет для вас более подходящим. Аренду и покупку сравнили в этой статье.

Для работы по 54-ФЗ, кроме кассы, вам также необходимо выбрать фискальный накопитель (ФН). Модель ККТ, на которой вы остановились, а также ФН проверьте в соответствующем реестре ФНС —
кассовой техники и
фискальных накопителей.

Специалисты Лайтбокс бесплатно проконсультируют по выбору контрольно-кассовой техники. Оставьте заявку, наш менеджер свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Оставить заявку

Шаг 1 — получение КЭП

КЭП нужна для заключения договора с ОФД, регистрации кассы, а в будущем для ее перерегистрации.

Электронные подписи получить бесплатно в налоговой могут:

индивидуальные предприниматели;
сотрудники юрлиц, который представляют свою организацию без доверенности, обычно это руководитель (генеральный директор, директор и т.п.).

Для получения КЭП нужно:

оставить заявку в личном кабинете ИП или организации ,
записаться на прием в ФНС и прийти в назначенное время с паспортом и СНИЛСом. Также предварительно нужно приобрести и взять с собой специальную флешку — токен, сертифицированный ФСТЭК (Федеральной службой по техническому и экспортному контролю). Подойдет например, Рутокен или JaCarta.

Выданная в налоговой КЭП будет действительна в течение 15 месяцев. До окончания этого срока подпись можно продлить онлайн через личный кабинет, после — только посетив инспекцию.

Шаг 2 — выбор ОФД и регистрация кассы в налоговой

Работать на незарегистрированной ККТ нельзя — это будет считаться применением кассы с несоблюдением законодательства. Согласно
ст. 14.5 КоАП за такое нарушение владельцу бизнеса грозят штрафы:

до 3000 руб. на должностное лицо и ИП;
до 10 000 руб. на организацию.

Перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Список ОФД, аккредитованных налоговой, находится на
сайте службы. Выбирайте любую организацию из списка и заключайте с ней договор.

Если вы планируете продавать маркированные товары, обратите внимание, чтобы в договоре с ОФД были условия о передачи реализованных кодов маркировки в «Честный знак».

Дальше владельцу кассы необходимо поставить ее на учет в налоговой. Для этого нужно записаться на прием в ФНС и лично обратиться за услугой к сотруднику налоговой.

Или зарегистрировать кассу в режиме онлайн:

в личном кабинете на сайте ФНС;
на Госуслугах;
в кабинете ОФД, с которым заключен договор.

Для регистрации кассы заполните заявление, в котором укажите:

Полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя + ИНН.
Место установки кассы (например, магазин, кафе и т.п.) + адрес, который должен совпадать с адресом в документах на собственность (аренду) помещения. Если ККТ будет использоваться для онлайн-продаж, тогда в заявлении указывают адрес сайта.
Название и заводской номер модели ККТ.
Модель ФН и его заводской номер.
Особенности применения ККТ (если есть) — к ним, например, относятся оказание услуг, интернет-продажи, торговля лотерейными билетами и выплата выигрышей, продажа маркированных товаров, агентская деятельность. В заявлении перечислены все особенности, вам достаточно поставить «галочки» напротив соответствующих пунктов.
Информацию об ОФД (название и ИНН оператора).

Готовое заявление отправьте в налоговую. Там проверят информацию и присвоят кассе регистрационный номер, который появится в вашем личном кабинете.

После этого проведите процедуру фискализации. Для этого на вашей кассе введите параметры регистрации (название или ФИО и ИНН владельца, сведения о кассе и ФН и др.), а также регистрационный номер, полученный из налоговой. Затем сформируйте и распечатайте Отчет о регистрации ККТ. На фискализацию у вас есть 24 часа с момента получения номера от налоговой и 20 попыток ввода.

Важно! При фискализации кассы будьте внимательны с номером ККТ и ФН. В случае ошибки фискальный накопитель будет заблокирован, и придется покупать новый.

В Отчете о регистрации будет номер, который надо ввести в личном кабинете на сайте ФНС. В налоговой для учета ККТ внесут данные в журнал учета и регистрационную карточку, которую разместят в вашем личном кабинете. Только после этого можно считать, что регистрация завершена и можно переходить к настройке кассы.

Шаг 3 — настройка ККТ

Настройка кассы — это ввод в программу ККТ информации, необходимой для формирования фискальных документов с правильными реквизитами. Добавьте в кассу:

ФИО сотрудников, которые будут работать на кассе.
Товары (услуги) с единицами измерений, ценами и ставкой НДС.
Налоговый режим, по которому работает магазин.

Сложность настройки зависит от кассы. Например, автономные кассы подключают к компьютеру, через который и выполняется процедура. Причем товары не просто заводят, но еще присваивают им определенные коды, которые кассир должен вводить на кассе для формирования чека.

Смарт-терминалы настраиваются проще — как планшет или смартфон: чтобы добавить данные на экране выбирают соответствующий раздел меню и вводят информацию. При желании смарт-терминал можно настроить в личном кабинете на компьютере.

После настройки касса готова к работе — теперь вы можете рассчитываться с клиентами, соблюдая требования 54-ФЗ.

Как проще подготовить онлайн-кассу к работе

Чтобы не вникать в процессы регистрации, фискализации и настройку кассы, воспользуйтесь услугой Лайтбокс. Наши специалисты:

Заключат договор с ОФД на 1 или 3 года. Зарегистрируют кассу на сайте ОФД и в налоговой.
Помогут подключить онлайн-кассу и настроить ее под ваш бизнес.
При необходимости подключат вас к ЕГАИС и «Честному знаку».
Проведут обучение ваших сотрудников по работе с кассой

Кстати, в арендную плату за кассы Лайтбокс включен договор с ОФД, а также услуги по регистрации и настройке, поэтому вам не придется платить за них отдельно.

Шаг 4 — как работать на кассе

В ежедневные обязанности кассира или другого сотрудника, который рассчитывается с покупателями, входят:

Открытие смены на кассе.
Формирование и выдача бумажных чеков покупателю или отправка электронных чеков по требованию клиента на его телефон или email.
При необходимости оформление возврата товаров и проведение корректировочных операций.
Закрытие смены на кассе.

Открытие смены

Перед тем как начать работу, кассир должен проверить:

Качество интернет-связи, в том числе при использовании мобильного интернета.
Наличие кассовой ленты.
Работоспособность терминала эквайринга, сканера, весов и другой техники.

Если всё в порядке, сформировать и распечатать отчет об открытии смены. Это фискальный документ, который касса отправляет ОФД. Без открытия смены не получится распечатывать чеки и принимать оплату.

В некоторых кассовых программах открытие смены автоматизировано, например, в решении Лайтбокс перед распечаткой первого чека сначала сформируется необходимый отчет и только после этого кассир сможет вести расчеты с покупателями.

Кассовые чеки

Если ваша касса есть в реестре налоговой, и кассовая программа своевременно обновляется, чеки должны содержать все реквизиты, установленные
ст.4.7 закона 54-ФЗ. Подробно о правилах формирования кассового чека рассказали в статье.

Удобство же проведения кассовых операций и количество ошибок зависят от технических характеристик ККТ, а также от программы, которая установлена на кассе. Например:

Неудобно, когда для добавления товара в чек надо вводить код на клавиатуре, гораздо комфортнее сканировать штрихкод на упаковке.
Ошибок больше, если кассир рассчитывает сумму скидки на калькуляторе, а когда это делает касса, расчеты точно будут верными.
Гораздо удобнее просматривать чек перед распечаткой на сенсорном экране диагональю 5—7 дюймов, и практически невозможно это сделать на экране высотой до 5 сантиметров.

Например, в кассах Лайтбокс есть все необходимые функции, которые автоматизируют кассовые операции и значительно упрощают работу кассира.

Возврат товаров и корректировочные операции

Покупатель может вернуть некачественный товар, а также качественный, но только в
случаях, определенных Законом о защите прав потребителей. Каждый кассир должен уметь оформить возврат. О том, как правильно это сделать мы рассказывали в этой статье.

Корректировочные операции проводятся, чтобы исправить ошибки, которые налоговая может расценить как нарушение 54-ФЗ. Например, покупателю не выдали чек из-за поломки кассы, или в чеке «пробили» неправильную ставку НДС. Исправления обязательно надо проводить через кассу, чтобы информация была передана ОФД. Подробно о корректировках читайте здесь.

Закрытие смены

Закрытие смены — это процедура, во время которой формируется фискальный документ — Отчет о закрытии смены. Иногда его называют Z-отчетом. Созданный документ необязательно распечатывать и визировать подписью сотрудника — документ можно хранить в памяти ФН.

В отличие от открытия смены, которую сложно пропустить, так как не получится пробивать чеки, о закрытии смены важно помнить. Дело в том, что по 54-ФЗ максимально смена может быть открыта 24 часа. После этого ФН перестает формировать фискальные признаки для чеков, поэтому ОФД не сможет проверить такие документы и отправить подтверждение о приемке. Значит, даже если вы сможете пробивать чеки, они будут противоречить законодательству.

Если вы или сотрудники забыли закрыть смену, ваши действия зависят от того, сколько прошло времени:

Меньше 24 часов, например, в 9.00 вы увидели, что смена не закрыта, а накануне её открыли в 10.00, прошло только 23 часа — просто формируйте отчет о закрытии смены. Тут же можете открыть новую и проводить продажу товаров или услуг обычным порядком.
Больше 24 часов — действия на кассе должны быть такими же, как и в предыдущем пункте. Отличие только в том, что вам необходимо подготовить заявление в налоговую, в котором нужно описать ситуацию. Такой документ позволит отделаться предупреждением вместо штрафов за нарушение порядка работы с кассой (до 10 тыс. руб. на организацию и до 3 тыс. руб. на должностное лицо).

Процедура закрытия смены зависит от кассы. В некоторых программах, например, в Лайтбокс есть «защита» от забывчивости сотрудников — при выключении кассы появится предложение закрыть смену.

Чтобы ваши сотрудники соблюдали кассовую дисциплину, подготовьте понятные инструкции, проведите обучение и проверьте знания персонала. Клиентам Лайтбокс не надо тратить время на подготовку инструкций — вы можете скачать «Памятку кассиру» в формате pdf и использовать её в работе.

Вместе с вами мы пройдем все этапы работы на кассе — поможем:

подобрать технику с учетом особенностей вашего бизнеса;
зарегистрировать и настроить кассу;
организовать ежедневную работу.

Чтобы наши специалисты могли с вами связаться, нажмите на кнопку и оставьте заявку.

Оставить заявку

Дата публикации: 24.10.2023

Источник

Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем, который сначала записывает, а затем передает данные о доходах бизнеса напрямую в ФНС. Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, через онлайн-кассу обязан работать фактически любой бизнес.

Если касса будет работать с ошибками, для налоговой это будет значить, что вы умышленно искажаете информацию о доходах. Есть риск получить предупреждение или штраф. Какие требования нужно учесть и как избежать ошибок, разбираемся в статье вместе с налоговым консультантом Анной Кожевниковой.

Коротко об эксперте:

Анна более 15 лет является юристом, предпринимателем и налоговым консультантом. Оборот клиентов — от 5 до 700 млн рублей в год.

Ведет телеграм-канал более чем с 2 000 подписчиков, где доступным языком рассказывает о налогах, изменениях в праве, минимизации рисков для бизнеса.

Автор и ведущая курсов и онлайн-тренингов для предпринимателей.

Какие есть требования к онлайн-кассам

Требования к кассам указаны в Федеральном законе № 54-ФЗ (Ст. 4):

у кассы должен быть обозначен заводской номер на корпусе;
необходимо устройство для печати чеков и точные электронные часы;
касса должна поддерживать работу с фискальным накопителем, формировать электронные чеки.

Если бизнес продает в интернете, печать бумажных чеков не требуется — их отправляют в электронном формате.

Чтобы предпринимателю было проще купить кассу, которая соответствует всем требованиям, ФНС разработала Реестр контрольно-кассовой техники. В нем есть сведения о каждой модели.

Что такое фискальные документы: какие формирует онлайн-касса

Это чеки и отчеты, которые после формирования хранятся в фискальном накопителе. А также у ОФД — посредника, через которого документы попадают в налоговую.

Отчеты
О регистрации онлайн-кассы	Формируют во время регистрации онлайн-кассы: на следующий день, как получили ее регистрационный номер, — не позднее.
Об изменении параметров регистрации	Формируют, если параметры кассы изменились. Например, кассу перенесли из одной торговой точки в другую. Тогда меняют параметр «адрес» и создают отчет.
Об открытии	Вручную создает продавец в начале каждой смены.
О закрытии смены	Налоговая получает данные: сколько чеков пробили, на какую сумму, сколько других фискальных документов сформировала касса. Еще в этом отчете отображаются сведения о том, пора ли менять фискальный накопитель. В нем появится соответствующая отметка.
О закрытии фискального накопителя	Если у онлайн-кассы меняется владелец, она снимается с учета. А еще, когда пришло время менять фискальный накопитель.
О текущем состоянии расчетов	Отчет показывает, какие фискальные документы и в каком количестве онлайн-касса не направила ОФД. Запускает продавец в конце смены.
Чеки
Кассовые	Это чеки по продажам, возвратам, авансам, выдаче денег. Отображают любой денежный расчет. Такие чеки продавцы выдают покупателям.
Коррекции	Нужны, если продавец неверно рассчитал покупателя — пробил не ту цену, количество или артикул.

Как пользоваться онлайн-кассой

Открыть смену

Прежде чем начать торговлю в магазине, продавец запускает формирование отчета об открытии смены. Для этого выбирает нужный раздел в меню кассы.

После касса сформирует отчет об открытии смены и направит оператору фискальных данных. Если с отчетом все в порядке, на кассу придет уведомление, и она автоматически распечатает отчет на чековой ленте. Сразу после этого кассир может начать торговлю и выдавать покупателям чеки.

Пример отчета об открытии смены

Выдать чек покупателю

Обычно кассир берет за товар деньги, пробивает чек прихода и отдает клиенту. Но покупатели могут платить по-разному. От этого зависит, как и кто формирует чеки.

Распространенные ситуации:

При расчете наличными или картой чек формирует продавец, причем сразу после оплаты.

При переводе денег по реквизитам продавец формирует чек на следующий рабочий день после того, как деньги пришли на банковский счет компании.

Если оплата происходит через сайт, продавец чек не формирует, — это делает касса в фоновом режиме.

Кассир может выбивать разные чеки. Например, покупатель возвращает товар — кассир выбьет чек на возврат. А если продавец неверно указал количество товара или пробил не тот артикул, то он обязан выдать чек коррекции.

Закрыть рабочую смену

Кассир обязан сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня. В отчет попадают все кассовые операции за смену, а конкретно — количество:

пробитых чеков;
фискальных документов, которые не передали ОФД;
суммы по разным чекам.

Важно помнить, что по закону рабочая смена не привязана к суткам и длится 24 часа. Это значит, если кассир начал работать во вторник вечером, а закончил вечером в среду, смену надо закрывать.

Пример отчета о закрытии смены

Плохо, если кассир не успел или забыл закрыть смену. О нарушении обязательно узнает налоговая служба и назначит штраф. Но есть нюансы:

Если смену не закрыли вовремя, но при этом не успели пробить чеки, как можно скорее формируйте отчет о закрытии. Тогда претензий от налоговой не будет.
Если смену не закрыли, но при этом пробили чеки, скорее сообщайте в ИФНС. Не тяните, вам надо опередить ОФД. Приводите аргументы, например, что произошла авария или ЧП. Если доводы покажутся убедительными, штраф все равно назначат, но минимальный.

Провести инкассацию

Деньги из кассы продавец сдает после того, как сформирован отчет о закрытии смены. Без отчета инкассацию провести нельзя.

Ошибки в работе с онлайн-кассами: как их не допустить и исправить

Большое количество ошибок связано с неверными настройками кассы. Помимо стандартных реквизитов, в кассовом чеке должны быть место, признак расчета, информация о товаре, ставка НДС (ст. 4.7 закона 54-ФЗ).

Еще в документе должны быть особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель хочет получить документы в электронном виде, QR-код.

Какие еще бывают ошибки:

неверная сумма чека;
неправильный способ расчета: наличный или безналичный;
чек не учтен в ФНС из-за сбоев;
не совпадают даты формирования чека и фактического поступления денег.

Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а затем предоставит данные о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.

Как исправить ошибку в чеке

В фискальных документах есть отдельные операции, чтобы внести корректировки. Ошибку можно исправить с помощью чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.

Версию ФФД можно посмотреть в отчете об открытии смены. В поле ФФД прописаны цифры 2, 3 или 4. Они обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно. Другой вариант — в личном кабинете ОФД, если оператор дает такую возможность. Например, на Платформе ОФД.

Проблемы с онлайн-кассой: что делать

В магазине могут произойти различные ЧП. Например, сломается фискальный накопитель или коммунальные службы отключат электричество. Вот инструкции, что делать, чтобы все было по закону.

Отключилось электричество. Если выбило пробки и в магазине нет электричества, задача кассира — остановить торговлю и не выдавать товарные чеки, так как это нарушает закон.

Может случиться, что электричество отключилось, когда продавец рассчитывался с покупателем. Тогда в кассовой операции могут быть ошибки. Надо дождаться, когда электричество дадут, и провести чек коррекции.

Отключился интернет. Это не так страшно. Чеки попадут ОФД, когда интернет снова появится. Рекомендуем проверить, что чеки ушли. Это можно сделать в личном кабинете оператора, через отчет о текущем состоянии расчетов или закрытии смены.

Фискальный накопитель не работает. Отнесите его в сервисный центр. Если в сервисном центре сообщат, что накопитель сломан, его надо заменить, а старую кассу перерегистрировать. После необходимо проверить, как работает онлайн-касса. Если все в порядке, можете снова на ней работать.

Что будет, если не использовать онлайн-кассу

Есть некоторые исключения, кому все-таки разрешили торговать без онлайн-кассы. Например, если бизнес продает печатные издания в киосках, ценные бумаги, торгует на рынках и ярмарках. Полный список есть в законе № 54-ФЗ (ч. 2). Всем остальным торговать без онлайн-кассы нельзя.

«Если ФНС обнаружит нарушение, передаст дело налоговому инспектору, а тот пойдет разбираться в суд. В итоге суд может назначить штраф, размер которого зависит от того, кто нарушитель:

индивидуальный предприниматель или должностное лицо заплатит от ¼ до ½ величины расчета, который осуществили без кассы. При этом меньше 10 тысяч рублей штраф быть не может.

юридическое лицо заплатит от ¾ до одного размера суммы расчета без использования кассы, но никак не меньше 30 тысяч рублей.

Если бизнес нарушит закон еще раз, сумма произведенных без кассы расчетов достигнет 1 миллиона рублей или больше, наказание уже будет по ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ:

должностных лиц дисквалифицируют на год или два;

деятельность индивидуального предпринимателя и юрлица приостановят на срок до 90 дней.

Если бизнес использует кассу, которая не соответствует стандартам, компания может получить предупреждение от надзорных органов либо сразу административный штраф: от 5 до 10 тысяч рублей».

Анна Кожевникова

Самое главное: как работать с онлайн-кассами

Онлайн-касса — это специальный девайс для торговли. Он формирует чеки и отчеты и передает их в ФНС. Предпринимателю не надо ходить в отделение и заносить бумажные копии.
По законам РФ без кассы торговать нельзя, иначе — штраф. Если бизнес нарушает закон все время, суд может приостановить деятельность компании.
В законодательстве прописаны требования к онлайн-кассам, но проще не вникать в них, а выбрать кассу из реестра ФНС — они соответствуют всем необходимым стандартам.
Кассир должен не забывать открывать смену — иначе касса не будет выдавать чеки. Не менее важно вовремя закрывать смену, чтобы бизнесу не назначили административный штраф.

Источник