Кейбокс для ключей для заселения инструкция

Как работает Кейбокс? Краткая инструкция!

Плюсы и минусы бесконтактного заселения

На бесконтактное заселение сейчас переходит все больше арендодателей. 

Тому есть ряд объективных причин:

• упрощение и автоматизация процессов заселения и выселения гостей;
• экономия времени собственника, ведь гости могут заехать поздно вечером или застрять в пробке по пути к объекту;
• защита здоровья в периоды вспышек сезонных вирусных заболеваний и COVID-19.

Однако, несмотря на очевидное удобство, есть некоторые нюансы, усложняющие дистанционное взаимодействие с гостями. 

Издержки подхода: 

• нет возможности для прямого контакта с клиентами, чтобы получить обратную связь по объекту или обговорить все нюансы аренды;
• нет возможности убедиться в позитивных мотивах гостей на аренду вашего дома или квартиры.

Обе эти проблемы решаются при наличии определенного оборудования и с помощью дополнительной проработки ряда процессов. 

Совет № 1. Подготовьте максимально подробные шаблоны текстовых сообщений для гостей, добавьте в них подсказки по заселению и все правила аренды. Пусть шаблоны всегда будут у вас под рукой.

Совет № 2. Для защиты имущества всегда берите залог за аренду. Если арендодателю необходима расписка, можно договориться о встрече. Все переговоры по залогу ведите в переписке, это обезопасит вас от мошеннических действий и позволит быстро восстановить историю взаимодействия с гостем.

Как выглядит стандартная схема самозаселения:

1. При отправке заявки гость вносит предоплату для подтверждения бронирования вашего дома или квартиры.
2. За один день до заезда гость получает пошаговую инструкцию по заселению.
3. В день заезда гость следует инструкции и вводит нужный код домофона, чтобы попасть в подъезд.
4. Гость берет ключи в почтовом ящике, указав код на замке, или поднимается на необходимый этаж, находит нужную квартиру и видит специальный кейбокс рядом с дверью (подробности ниже). Он вводит код из инструкции и попадает внутрь. 
5. При заселении владелец напоминает гостю об оплате оставшейся части от суммы бронирования и присылает ему заранее основные правила проживания и ответы на распространенные вопросы (где посмотреть пароль Wi-Fi, где находится утюг, есть ли в квартире фен и др.).
6. В день перед выездом арендодатель уточняет у гостя время выселения и отправляет ему письмо с инструкцией о том, как оставить ключ.

О технической стороне вопроса

Как гостю самостоятельно попасть в подъезд

Способ № 1. Обратитесь в компанию, обслуживающую ваш домофон. Уточните, есть ли возможность по вашему письменному запросу получить информацию о коде домофона для доступа без ключей. Для этого нужно быть владельцем квартиры или быть в ней прописанным. 

Картинка с сайта: www.cian.ru

Способ № 2. Приобретите модуль автоматического открывания домофона по номеру квартиры, в народе его называют «автовахтер». Стоит это чудо техники от 1000 до 2000 рублей, найти его можно на маркетплейсах.  

Это устройство подключается в вашей квартире вместо установленной домофонной трубки. Оно представляет собой небольшую плату, которую нужно соединить с проводами в домофонном аппарате. Инструкции по подключению можно найти в интернете. 

Как работает модуль автоматического открывания домофона? Когда кто-то будет вводить номер вашей квартиры на домофоне, прибор будет имитировать подъем трубки, и подъездная дверь автоматически откроется.

Как гостю самостоятельно попасть в квартиру

Способ № 1. Кодовый замок на почтовый ящик. 

Такой замок вкручивается в ваш почтовый ящик вместо ячейки под ключ. Его можно купить на любом маркетплейсе.

Стоимость подобных устройств: от 300 до 1000 рублей.

Способ №2. Кейбокс. 

Кейбокс — это небольшой кодовый замок с ячейкой под ключи, который размещается на стене рядом со звонком или у двери при входе в частный дом. Этот предмет также можно найти на любом маркетплейсе.

Картинка с сайта: www.cian.ru

При сдаче загородного дома или дачи в аренду можно использовать два кейбокса: один для проникновения во двор, второй — для получения ключей от дома.

Стоимость подобных устройств: от 800 до 2000 рублей.

Применяя оба эти способа, собственник действует по одной схеме: 

• оставляет ключи от квартиры в почтовом ящике или кейбоксе;
• закрывает почтовый ящик или кейбокс;
• закрывает замок с помощью сброса/механической скрутки кода;
• сообщает код будущему гостю. 

Совет № 1. При выборе устройств для хранения ключей отдавайте предпочтение тем, на которых четко прорисованы цифры, чтобы гость не ошибся при наборе необходимого кода. И обязательно храните коды в надежных местах, чтобы не пришлось взламывать замок.

Совет № 2. Для безопасности вашего имущества рекомендуем обновлять комбинацию цифр в коде после каждого выезда гостей. Так в сдаваемый дом или квартиру смогут попасть только новые арендаторы. Но важно не запутаться и каждый раз отправлять обновленный код каждому новому гостю.

Совет № 3. После организации бесконтактного заселения в вашей квартире расскажите об этом в своем объявлении на Циан. Возможность быстрого заселения без личной встречи привлечет больше звонков и сообщений от потенциальных арендаторов.

Заключение

Организация бесконтактного заселения при сдаче недвижимости в аренду — простой и незатратный процесс. Расходы составят от 2100 до 5000 рублей. За эту сумму можно значительно сэкономить свое личное время на заселение гостей. Особенно если ваша недвижимость, которую вы сдаете, находится далеко от места проживания или работы. 

А чтобы еще больше упростить взаимодействие с арендаторами, можно подключить календарь бронирования на Циан. С его помощью пользователи Циан без дополнительных вопросов и сообщений смогут увидеть свободные для бронирования даты и быстро принять решение о бронировании вашей квартиры. 

Как подключить календарь бронирования на Циан

Многие владельцы жилья начали применять бесконтактное заселение: гость приезжает и заселяется сам, без встречи с хозяином, администратором или горничной. Выезд гостя тоже проходит без участия с вашей стороны.

Рассказываем, как добавить пункт о бесконтактном заселении в свои объявления, как работает этот способ приема гостей и в чем его преимущества.

Как указать возможность бесконтактного заселения в объявлениях

Если вы предлагаете гостям самостоятельное заселение, теперь это можно отметить в объявлениях на Суточно.ру. Зайдите в Мои объекты, выберите нужное объявление и нажмите «Редактировать описание». В блоке «Доступность» поставьте галочку рядом с пунктом «Бесконтактное заселение» и сохраните изменения.

Плюсы бесконтактного заселения

1. Вам и вашим помощникам не нужно постоянно ездить, встречать и провожать гостей. Вы сэкономите время, а также сократите расходы на зарплату сотрудников.

2. Это удобно самим гостям: они могут приехать и уехать в любое время, в том числе ночью, рано утром или поздно вечером.

3. Бесконтактное заселение популярно во время пандемии, поскольку люди стараются избегать лишних контактов.

Способы бесконтактной работы с гостями

1. Дистанционное выселение. Когда гость уезжает, он сам закрывает квартиру и кладет ключ в ваш почтовый ящик. Широко известный способ, но работает он только при выезде.

2. Кейбокс. Гость приезжает к дому, набирает код квартиры на домофоне, и дверь в подъезд открывается за счет специального чипа. Потом подходит к квартире и вводит код для кейбокса, в котором лежит ключ (код вы отправляете гостю заранее). Кейбокс открывается, гость берет ключ и заходит в квартиру. При выезде он просто закрывает дверь и кладет ключ обратно.

3. Электронные замки. Дверь в подъезд открывается по чипу, как и в предыдущем случае, а для открытия квартирной двери гость использует код, который вы сами ему высылаете. После выселения код сбрасывается, а для следующих гостей уже действует новый.

Как это работает на практике

Мы поговорили о бесконтактном заселении с Алексеем Банкиным, владельцем управляющей компании FlatHome24, соучредителем и руководителем Ассоциации сервисных апартаментов.

– Алексей, каковы основные плюсы бесконтактного заселения?

– В первую очередь это экономит время арендодателя, т.к. гости часто опаздывают к назначенному времени. А если у вас несколько объектов, то вы задержитесь на следующее заселение, потом на следующее — и так далее.

Также это сокращает расходы на зарплату сотрудников. Один администратор может обслуживать больше объектов, тем самым не нужно привлекать к работе несколько человек. А еще это забота о безопасности: в сегодняшней ситуации чем меньше контактов, тем лучше.

– А в чем преимущества для гостя?

– Если вы сдаете жилье в многоквартирном доме, гость не может взять и приехать без согласования: он просто уткнется в закрытые двери. А при бесконтактном заселении такой проблемы нет: гость сам решает, когда и во сколько он заедет. И при этом он уверен, что объект доступен всегда.

Также можно заселиться при незапланированном прибытии. У нас были случаи, когда человек стоит около дома, звонит нам — и уже через 5 минут он заселен.

– Какие технические решения вы используете?

– Мы тестировали две системы, с электронными замками от двух разных компаний. В итоге остановились на одном варианте.

Это электронный замок, который ставится на входную дверь. Его можно открыть несколькими способами: через веб-интерфейс, по коду, через bluetooth, магнитной картой и обычным металлическим ключом. Замок не зависит от электричества и работает даже при отключении света.

Удобство в том, что это не просто замок, а целый комплекс. Работает он так: вы отправляете гостю ссылку, он переходит по ней, читает договор-оферту, верифицируется по принципу каршеринга (фото паспорта, селфи с паспортом) и отправляет свои данные вам на проверку. После этого вы скидываете ему ссылку на оплату и код для открытия двери. Срок действия кода равняется сроку проживания клиента: например, с 17:00 четверга до 12:00 субботы. После окончания срока код аннулируется.

А дверь в подъезд открывается по чипу в домофоне: к этому чипу присоединяются провода от домофонной трубки.

– Как решаете вопрос с оплатой и залогом?

– При бронировании гость оплачивает первые сутки проживания, а после заселения переводит остальную сумму и залог. Это снимает страх обмана. Залог возвращается в течение суток с момента выезда, после того как мы проверим квартиру. Гости реагируют на это адекватно.

– Как подписать договор с клиентом при бесконтактном заселении?

– При верификации в системе гостю предлагается договор-оферта. Для последующих заездов этого человека верификация уже не требуется, данные о клиенте сохраняются у нас в системе.

– Как гости воспринимают возможность бесконтактного заселения? Как быть с теми, кто категорически против?

– В большинстве случаев гости воспринимают это хорошо. Отказы бывают крайне редко, в основном потому, что люди боятся обмана. Но эти вопросы можно решить: мы предлагаем сначала зайти в квартиру, всё там осмотреть — и уже после этого переводить деньги за проживание. Есть небольшие опасения, что гость что-то заберет и уйдет, но таких случаев еще не было.

Если человек категорически против, тогда используем традиционное заселение с нашим сотрудником. Но за тот год, что мы пользуемся этой системой, у нас уже сложился пул постоянных гостей, которым нравится бесконтактное заселение. И они бронируют только у нас, т.к. с нами чувствуют себя свободными.

– Что делать, если гость причинит ущерб жилью и самостоятельно выселится?

– Система дистанционного заселения уже на этапе верификации отсеивает сложных людей: мы всегда можем отказать клиенту, если изначально видим в нем потенциальные проблемы.

А в случаях, когда гость заселяется, он в течение часа проверяет состояние квартиры: если есть какие-то претензии, он делает подтверждающие фотографии и присылает их нашему менеджеру. Всё как в каршеринге: если принял квартиру, значит всё хорошо, а все остальные проблемы на тебе. Всё больше людей знают эту систему и адекватно на нее реагируют. Бывает, что разбивают стакан и сами оставляют деньги на столе с извинениями.

При этом мы всегда берем залог за сохранность имущества. Он покрывает возможный ущерб — полностью или частично. Ведь от ущерба никто не застрахован, ни при контактном, ни при бесконтактном заселении.

Перед каждым владельцем мини-отеля, хостела или апартаментов с краткосрочной арендой и большим потоком посетителей, рано или поздно встаёт вопрос автоматизации, безопасности и оптимизации доступа в помещения. В том случае, если вам бывает необходимо передать кому-либо ключи от помещения или автомобиля, RF-карту или любую другую важную мелочь, вам наверняка будет полезно уникальное устройство от корейской компании igloohome – умная электронная ключница Keybox 3. Она предназначена для безопасной передачи ключей (и не только) между людьми. Это не просто тайник с кодом, в котором можно оставить небольшой предмет, а полноценный бронебойный сейф, вскрыть который без разрешения владельца практически невозможно.

Управление этим устройством осуществляется при помощи приложения (на iOS и на Android), для регистрации в котором вам потребуется только e-mail и пара минут свободного времени. Мобильное приложение igloohome полностью русифицировано и имеет очень понятный и удобный интерфейс. Вы сможете генерировать PIN-коды доступа дистанционно и заранее, что позволит осуществлять заселение гостей в любое время дня и ночи. Просто направьте им пароль, запрограммированный на необходимые даты. Создание PIN-кодов осуществляется с помощью уникальной технологии шифрования и синхронизации. Помимо этого, приложение позволит вам просматривать статистику событий, если вы не рядом. Это идеально подойдет для людей, предпочитающих деловой подход и быстрый темп жизни.

Устройство поддерживает работу с сервисом Airbnb, как и все другие продукты igloohome, при этом пользователю вовсе не обязательно скачивать приложение для того, чтобы открыть этот контейнер, достаточно знать цифровой пароль, который генерируется при онлайн-бронировании в сервисе.

Эта модель имеет три способа открытия: цифровой пароль из семи цифр, по Bluetooth через мобильное приложение igloohome и при помощи резервного механического ключа (он предназначен для исключительных случаев).

Корпус этой инновационной ключницы выполнен в черном цвете и имеет сенсорную панель управления с приятной подсветкой. Материалы, из которых выполнена данная модель – это высококачественный цинк, алюминий, ABS-пластик и сталь, что делает её максимально стойкой к различному виду силовых воздействий и другим непредвиденным ситуациям. Устройство имеет сертификат защиты IP66 – это позволяет ему противостоять сильным дождевым струям, пыли и прочим погодным неприятностям. В качестве источника питания выступают AAA батарейки, заряда которых хватает, в среднем, на год стабильной работы. На случай экстренной разрядки устройство поддерживает экстренное питание, что позволит открыть его в подобной ситуации.

Keybox 3 очень вместительна. В нее помещается до 7-и ключей и 6-и RF-карт. Габариты места для хранения (ШхВхТ): 108x87x27 мм. Вы сможете разместить ключницу где угодно: на заборе, перилах, дверной ручке или в ином удобном для вас месте, так как она имеет удобную форму навесного замка и две дужки разного размера, а также её можно просто и надежно закрепить на стене при помощи винтов.

Igloohome оборудовали свою ключницу функцией автозапирания, которая автоматически заблокирует крышку устройства при её закрытии, для обеспечения максимальной безопасности. Также для пользователей доступна функция ложного кода, которая позволяет обезопасить устройство от подбора пароля по отпечаткам пальцев на сенсорной панели, а при пяти неверных попытках открыть ключницу PIN-кодом, замок заблокируется на 5 минут.

При использовании Keybox 3 вы можете быть спокойны – ваши помещения откроются в четко заданное время. Вместе с этим устройством вы сможете сократить свои затраты на контроль доступа, также оно пригодится при передаче ключей наемным работникам, друзьям, близким и коллегам. Автоматизировать процессы заселения стало очень легко вместе с умной электронной ключницей igloohome Keybox 3.

​