Кто должен разрабатывать должностную инструкцию на работника

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

показать больше документов

Судебная практика

показать больше документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

показать больше документов

Нормативные акты

показать больше документов

Кто должен составлять должностные инструкции в организации

Должностная инструкция является одним из важных инструментов, способствующих оптимизации рабочих процессов, а правильное ее составление помогает избежать недопонимания, конфликтов и ошибок в работе. Вот почему так важно ответственно подходить к вопросу ее составления. Кто в организации должен разрабатывать должностные инструкции и какими нормативными актами регламентирован порядок составления таких документов, давайте разбираться.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностные инструкции не обязательны для организаций.
2. Но их наличие упрощает управление персоналом и решает многие проблемы еще до их появления.
3. Должностные инструкции помогают четко определить обязанности сотрудников и ответственность за нарушения.
4. Разработкой занимаются сразу несколько специалистов компании: кадровик, юрист, руководители направлений.
5. Документ утверждается руководителем. Работник должен ознакомиться со своей ДИ под роспись.

Где закреплена обязанность по составлению должностной инструкции

Трудовое законодательство не содержит норм, обязывающих организации разрабатывать должностные инструкции (ДИ) на сотрудников.

Должностная инструкция не является обязательным документом, что подтверждает и Государственная инспекция труда г. Москвы в письме 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299.

Взаимоотношения между сотрудником и работодателем оформляются трудовым договором, в котором надлежит прописать трудовые функции работника, это прямо закреплено в части 2 статьи 57 ТК РФ. Однако, чаще всего, трудовой договор содержит только общие трудовые функции и обязанности работника.

В целях конкретизации прав и обязанностей сотрудника, во избежание споров в части объемов выполняемой работы, разрабатывается должностная инструкция. В отличие от трудового договора, ДИ разрабатывается по желанию работодателя.

Оформление должностной инструкции является правом, а не обязанностью работодателя.

Возможность разрабатывать ДИ закреплена в статье 8 ТК РФ, которая позволяет работодателям принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Порядок составления и ее унифицированная форма на законодательном уровне не установлены.

Разработать ее можно как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

При составлении следует воспользоваться профессиональными стандартами, которые содержат квалификационные требования к работнику, основные функции и обязанности работника. Профстандарты разрабатываются для отдельных категорий работников и утверждаются Приказами Минтруда России.

Подробнее: как разработать должностную инструкцию с учетом профстандарта

В большинстве случаев использование профстандартов носит рекомендательный характер, но существуют условия, при которых их использование является обязательным.

Например, применение профстандартов является обязательным в части требований к квалификации, которая необходима работнику для выполнения определенной трудовой функции, если такие требования установлены трудовым законодательством или иными нормативно-правовыми актами (ст. 195.3 ТК РФ).

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

Круг лиц, которые ее разрабатывают, как и необходимость оформления подобного локального акта, определяется на усмотрение руководства организации.

Составление ДИ — это коллективный процесс, который требует участия разных специалистов:

• сотрудника кадровой службы;
• юриста;
• работников, знакомых с конкретной должностью, в отношении которой составляется документ;
• руководителя подразделения или непосредственно самой организации.

Важно, чтобы составители имели хорошее понимание обязанностей и требований к конкретной должности, и учитывали особенности работы и структуру организации. В организации, где я работаю, составление подобного документа осуществляется по указанию руководителя юристами или специалистом отдела кадров.

Недавно мне, как юристу, поручили разработать должностную инструкцию для главного энергетика структурного подразделения организации. При ее подготовке у меня отсутствовали достаточные сведения о трудовых функциях такого работника, в связи с чем в процессе ее составления были задействованы сотрудники, которые уже выполняют в организации подобные обязанности, чтобы учесть их опыт и мнение.

В любом случае на кого бы ни была возложена обязанность по составлению ДИ, целесообразно после ее подготовки согласовать документ с ответственными лицами компании:

• начальником юридического отдела;
• начальником отдела кадров;
• начальником подразделения, в которое принимается сотрудник.

После составления и согласования всеми уполномоченными лицами документ утверждается руководителем компании.

Подробнее: как утвердить должностную инструкцию

Конечный этап оформления — это ознакомление сотрудника с должностной инструкцией. В подтверждение ознакомления сотрудник расписывается на последнем листе документа или в листе ознакомления.

Образец листа ознакомления сотрудника с должностной инструкцией:

Картинка с сайта: ppt.ru

Лист ознакомления сотрудников с должностной инструкцией

Подробнее: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией

Часто задаваемые вопросы о порядке составления должностных инструкций в организации

• Каким документом предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать ДИ на сотрудников?

  Работодатель не обязан разрабатывать должностные инструкции на работников. Законом такой обязанности не предусмотрено. Работодатель самостоятельно принимает решение об отсутствии или наличии подобного локального акта в организации.

• Кто готовит должностные инструкции в компании?

  Подготовка рассматриваемого локального акта — это коллективный процесс, в котором задействованы сотрудники различных профессий: специалисты по кадрам, юристы, руководители и другие сотрудники, согласно указанию руководителя.

• Необходимо ли согласовать должностную инструкцию с другими подразделениями организации?

  Правила, по которым разрабатывается и согласовывается этот документ, устанавливаются на усмотрение руководства компании. Целесообразно согласовать готовый вариант документа с юристами, отделом кадров и руководителем подразделения, в которое принимается сотрудник.

• Кто утверждает ДИ в организации?

  Документ утверждается директором или иным уполномоченным на это лицом организации. Отметка об утверждении проставляется в правом верхнем углу на титульном листе документа, но возможны и иные варианты отображения на документе отметки об его утверждении.

Кондрахина Виктория
Юрисконсульт

В 2005 году закончила Государственную Классическую Академию, по специальности «Юриспруденция». Стаж работы юристом 19 лет. С 2015 г. работаю в бюджетном учреждении, веду гражданские дела, дела об административных правонарушениях, земельные спор

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Цели разработки должностных инструкций:

• создать организационно-правовую основу служебной деятельности;
• повысить ответственность работника за результаты его труда;
• обеспечить объективность при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания.

Разрабатывать должностную инструкцию необходимо, ис­ходя из задач и функций, которые возложены на конкрет­ное структурное подразделение. При этом необходимо учи­тывать его штатное расписание.

Разрабатывать должностные инструкции целесообразно совместно с руководителями структурных подразделе­ний, для сотрудников которых эти инструкции создаются. Такой подход оправдан, потому что кадровику сложно точно определить, чем конкретно должен заниматься, на­пример, менеджер по продажам. А директор по продажам может четко описать функции такого специалиста, сфор­мулировать требования к профессиональным знаниям и на­выкам, обозначить критерии оценки работы.

Разрабатывая инструкции, следует воспользоваться Поло­жением о структурном подразделении. Этот документ регла­ментирует порядок создания и структуру подразделения, его задачи, функции, права и ответственность (читайте о нем раз­дел «Документы о трудовой дисциплине» → подраздел «Как оформить Положение о структурном подразделении»). Все функции подразделения необходимо распределить между его сотрудниками и закрепить в должностной инструкции в качестве обязанностей.

Инструкция может содержать следующие разделы.

1. Наименование организации, подразделения.
2. Общие положения, определение должности.
3. Краткие сведения об организации.
4. Схема подчиненности.
5. Возможности замещения.
6. Краткое описание работы.
7. Цель работы, выполняемые подцели, ответственность.
8. Права.
9. Должностные обязанности (содержание работы).
10. Требуемые результаты и критерии оценки.
11. Наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние).
12. Схема информационных потоков между подразделе­ниями.
13. Ведение первичной документации.
14. Условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.).
15. Поря док оформления трудовых отношений.
16. Перечень оснований, могущих служить причиной увольнения.

В инструкцию целесообразно включить также раздел «Спецификация должности». Он обычно содержит профес­сиональные, личностные, биографические, ситуативные требования к персоналу.

Профессиональные – это требования к образованию, кон­кретным навыкам и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, подтверждающих уровень ква­лификации (диплом, лицензия). Они тесно связаны с со­держанием работы специалиста в конкретной должности.

Личностные требования – это внешний вид, интеллекту­альный уровень, черты характера и способности.

Биографические и ситуационные требования определяют­ся спецификой предприятия и должности, например требо­вания к возрасту, полу, семейному положению, месту жи­тельства и др.

Создавая этот раздел, следует учитывать типовые должност­ные инструкции и приведенный там перечень требований к квалификации, особенности предприятия и должности, мнения экспертов и отдельных работников предприятия.

Обратите внимание: помочь в составлении должностной инструкции может Квалификационный справочник долж­ностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 авгу­ста 1998 г. № 37). Он содержит квалификационные харак­теристики по различным должностям, которые состоят из трех разделов.

1. «Должностные обязанности» (содержит основные функ­ции, которые частично или полностью могут быть поруче­ны работнику, занимающему конкретную должность).
2. «Должен знать» (содержит основные требования, предъ­являемые к работнику в отношении специальных знаний).
3. «Требования к квалификации» (определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязан­ностей).

Используя эти разделы, можно быстро составить долж­ностные инструкции для работников многих профессий.

Но Квалификационный справочник не дает ответы на вопро­сы, связанные с порядком деятельности работника, а также не содержит всех существующих должностей. Поэтому для облегчения разработки должностных инструкций можно провести предварительный опрос или анкетирование работников и их руково­дителей.

Собрав все анкеты, нужно оценить и обработать собран­ный материал. Кроме того, во избежание каких-либо не­доразумений целесообразно выяснить мнения работника и его руководителя по поводу подготовленного предвари­тельного варианта должностной инструкции. Последний шаг — принятие решения об окончательном закреплении обязанностей и полномочий за работником и занесение их в его должностную инструкцию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юри­дическим отделом (юрисконсультом) фирмы, а если необ­ходимо, то и с другими структурными единицами фирмы и вышестоящим руководителем.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фир­мы. Работник должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении тру­дового договора, перемещении на другую должность, а так­же при временном исполнении обязанностей по должности.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы, после чего она вступает в силу. Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.

Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.

Изменения в инструкцию могут быть внесены на основа­нии приказа руководителя фирмы. В вводной (или конста­тирующей) части приказа излагают факты, послужившие основанием для его издания. Это могут быть:

• изменение структуры управления предприятия;
• перераспределение функций между работниками струк­турных подразделений;
• сокращение численности, штата;
• изменение законодательства.

В распорядительной части приказа перечисляют измене­ния и дополнения, которые нужно внести в должностную инструкцию.

В случае изменения названия фирмы, структурного под­разделения или наименования должности должна быть утверждена новая должностная инструкция. Для этого ру­ководитель фирмы должен издать приказ об утверждении новой должностной инструкции и замене старой.

Государственная инспекция труда в г. Москве

Письмо

Вопрос: Организация разрабатывает должностные инструкции работников. Обязательно ли должностная инструкция должна быть приложением к трудовому договору? Нужно ли предоставить работнику экземпляр должностной инструкции? В каком порядке вносятся изменения в должностные инструкции работников?

Ответ: Рассмотрев очередное обращение по вопросу соблюдения трудового законодательства при внедрении должностных инструкций, сообщаем следующее.
Согласно абз. 2 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) обязательным для включения в трудовой договор является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Таким образом, в трудовом договоре прописывается трудовая функция работника, являющаяся обязательным условием данного трудового договора, должностная инструкция при этом не является обязательным документом, то есть наличие должностной инструкции работника, ответственного за электрохозяйство, является правом работодателя, но не обязанностью.
Отсутствие же обязательного условия трудового договора является нарушением трудового законодательства.
Изменение, в том числе дополнение условий, трудового договора допустимо исключительно при согласии работника.
При этом действия работодателя необходимо квалифицировать согласно ст. 72 ТК РФ как изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя.
Работодатель, усматривающий необходимость в изменении условий трудового договора с работником, например, возложение дополнительных должностных обязанностей, изменение подчиненности, структурного подразделения, должности, режима работы, перевод на другую постоянную работу к другому работодателю, переезд в другую местность вместе с работодателем, направляет работнику мотивированное предложение изменить ранее оговоренные в трудовом договоре условия.
Мнение Государственной инспекции труда в городе Москве по вопросам, содержащимся в обращении, не является нормативным правовым актом и не обязательно в правоприменительной практике.

Начальник отдела
Н.Ю.БАЛЫБЕРДИНА