Кто должен составлять должностную инструкцию на работника

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

показать больше документов

Судебная практика

показать больше документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

показать больше документов

Нормативные акты

показать больше документов

Кто должен составлять должностные инструкции в организации

Должностная инструкция является одним из важных инструментов, способствующих оптимизации рабочих процессов, а правильное ее составление помогает избежать недопонимания, конфликтов и ошибок в работе. Вот почему так важно ответственно подходить к вопросу ее составления. Кто в организации должен разрабатывать должностные инструкции и какими нормативными актами регламентирован порядок составления таких документов, давайте разбираться.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностные инструкции не обязательны для организаций.
2. Но их наличие упрощает управление персоналом и решает многие проблемы еще до их появления.
3. Должностные инструкции помогают четко определить обязанности сотрудников и ответственность за нарушения.
4. Разработкой занимаются сразу несколько специалистов компании: кадровик, юрист, руководители направлений.
5. Документ утверждается руководителем. Работник должен ознакомиться со своей ДИ под роспись.

Где закреплена обязанность по составлению должностной инструкции

Трудовое законодательство не содержит норм, обязывающих организации разрабатывать должностные инструкции (ДИ) на сотрудников.

Должностная инструкция не является обязательным документом, что подтверждает и Государственная инспекция труда г. Москвы в письме 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299.

Взаимоотношения между сотрудником и работодателем оформляются трудовым договором, в котором надлежит прописать трудовые функции работника, это прямо закреплено в части 2 статьи 57 ТК РФ. Однако, чаще всего, трудовой договор содержит только общие трудовые функции и обязанности работника.

В целях конкретизации прав и обязанностей сотрудника, во избежание споров в части объемов выполняемой работы, разрабатывается должностная инструкция. В отличие от трудового договора, ДИ разрабатывается по желанию работодателя.

Оформление должностной инструкции является правом, а не обязанностью работодателя.

Возможность разрабатывать ДИ закреплена в статье 8 ТК РФ, которая позволяет работодателям принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Порядок составления и ее унифицированная форма на законодательном уровне не установлены.

Разработать ее можно как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

При составлении следует воспользоваться профессиональными стандартами, которые содержат квалификационные требования к работнику, основные функции и обязанности работника. Профстандарты разрабатываются для отдельных категорий работников и утверждаются Приказами Минтруда России.

Подробнее: как разработать должностную инструкцию с учетом профстандарта

В большинстве случаев использование профстандартов носит рекомендательный характер, но существуют условия, при которых их использование является обязательным.

Например, применение профстандартов является обязательным в части требований к квалификации, которая необходима работнику для выполнения определенной трудовой функции, если такие требования установлены трудовым законодательством или иными нормативно-правовыми актами (ст. 195.3 ТК РФ).

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

Круг лиц, которые ее разрабатывают, как и необходимость оформления подобного локального акта, определяется на усмотрение руководства организации.

Составление ДИ — это коллективный процесс, который требует участия разных специалистов:

• сотрудника кадровой службы;
• юриста;
• работников, знакомых с конкретной должностью, в отношении которой составляется документ;
• руководителя подразделения или непосредственно самой организации.

Важно, чтобы составители имели хорошее понимание обязанностей и требований к конкретной должности, и учитывали особенности работы и структуру организации. В организации, где я работаю, составление подобного документа осуществляется по указанию руководителя юристами или специалистом отдела кадров.

Недавно мне, как юристу, поручили разработать должностную инструкцию для главного энергетика структурного подразделения организации. При ее подготовке у меня отсутствовали достаточные сведения о трудовых функциях такого работника, в связи с чем в процессе ее составления были задействованы сотрудники, которые уже выполняют в организации подобные обязанности, чтобы учесть их опыт и мнение.

В любом случае на кого бы ни была возложена обязанность по составлению ДИ, целесообразно после ее подготовки согласовать документ с ответственными лицами компании:

• начальником юридического отдела;
• начальником отдела кадров;
• начальником подразделения, в которое принимается сотрудник.

После составления и согласования всеми уполномоченными лицами документ утверждается руководителем компании.

Подробнее: как утвердить должностную инструкцию

Конечный этап оформления — это ознакомление сотрудника с должностной инструкцией. В подтверждение ознакомления сотрудник расписывается на последнем листе документа или в листе ознакомления.

Образец листа ознакомления сотрудника с должностной инструкцией:

Картинка с сайта: ppt.ru

Лист ознакомления сотрудников с должностной инструкцией

Подробнее: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией

Часто задаваемые вопросы о порядке составления должностных инструкций в организации

• Каким документом предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать ДИ на сотрудников?

  Работодатель не обязан разрабатывать должностные инструкции на работников. Законом такой обязанности не предусмотрено. Работодатель самостоятельно принимает решение об отсутствии или наличии подобного локального акта в организации.

• Кто готовит должностные инструкции в компании?

  Подготовка рассматриваемого локального акта — это коллективный процесс, в котором задействованы сотрудники различных профессий: специалисты по кадрам, юристы, руководители и другие сотрудники, согласно указанию руководителя.

• Необходимо ли согласовать должностную инструкцию с другими подразделениями организации?

  Правила, по которым разрабатывается и согласовывается этот документ, устанавливаются на усмотрение руководства компании. Целесообразно согласовать готовый вариант документа с юристами, отделом кадров и руководителем подразделения, в которое принимается сотрудник.

• Кто утверждает ДИ в организации?

  Документ утверждается директором или иным уполномоченным на это лицом организации. Отметка об утверждении проставляется в правом верхнем углу на титульном листе документа, но возможны и иные варианты отображения на документе отметки об его утверждении.

Кондрахина Виктория
Юрисконсульт

В 2005 году закончила Государственную Классическую Академию, по специальности «Юриспруденция». Стаж работы юристом 19 лет. С 2015 г. работаю в бюджетном учреждении, веду гражданские дела, дела об административных правонарушениях, земельные спор

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

• обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Содержание должностной инструкции

Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.

Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.

Структура должностной инструкции

Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.

Общие положения

В этом разделе, как правило, указывается:

• к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
• какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
• какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.

Задачи и функции

Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.

Обязанности

Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.

Права

В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.

Ответственность

Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.

Взаимоотношения

В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.

Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.

Обязательные реквизиты

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:

• гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
• наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
• подпись руководителя;
• ФИО руководителя;
• дата утверждения.

Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).

Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:

• разработчик инструкции;
• работник кадровой службы;
• работник юридической службы;
• непосредственный начальник работника.

С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под подпись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.

В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 07.12.2023 N 440).

Сборник должностных инструкций

На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.

Должностная инструкция сотрудника (далее – ДИС) – это внутренний документ предприятия. Он предназначен для обозначения прав, обязанностей и зон ответственности любого работника – от простого консультанта до гендиректора. Как правильно оформлять этот документ и каковы плюсы от его использования в работе? В настоящей статье разберемся с правилами написания и утверждения ДИС в компании, а также ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к. именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

• Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

• Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

• Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности. 

• Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое. Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС? 

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

• общая информация о работодателе и сотруднике;

• сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

• требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

• перечень должностных обязанностей и прав работника; 

• сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности. Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.

Можно ли сделать персональную ДИС?

Да, помимо типовых должностных инструкций можно создать индивидуальные, под обязанности и зону ответственности какого-либо конкретного сотрудника. В данном случае имейте в виду, что при каждой кадровой замене потребуется утверждать новую структуру и текст ДИС. Если у сотрудников на одинаковых должностях совпадают выполняемый функционал и обязанности, то совершенно бессмысленно составлять для них уникальные и именные ДИС. Можно обойтись единым образцом инструкции, которая оформляется в качестве общего макета для всех сотрудников на какой-либо одноименной должности.