Часто отправляете письма и посылки? Заключите договор и взаимодействуйте с Почтой эффективнее
Почта России предлагает юридическим лицам стать корпоративными клиентами. Заключите договор, и наш персональный менеджер поможет вашей компании настроить личный кабинет, организовать взаимодействие, проконсультирует по услугам и документообороту.
1
Выберите услугу на сайте
4
Персональный менеджер свяжется с вами и поможет организовать работу
Вопросы и ответы
За один раз вы можете оформить до 1 000 отправлений. Воспользуйтесь инструкцией для одного отправления и для множества.
Разборы
Сервис «Электронные письма» Почты России: зачем нужен и стоит ли использовать
Бывает, необходимо отправить документы именно по почте — например, заявление в суд или подписанный договор контрагенту. Для этого нужно потратить время: доехать до почтового отделения, дождаться своей очереди, оформить отправление. Долго и неудобно.
Сервис электронных писем Почты России решает эту проблему. Разобрались, как он устроен, что нужно для регистрации, кому можно отправлять письма, как это сделать и сколько стоит. Выделили плюсы и минусы сервиса и ответили на частые вопросы в конце.
Что такое сервис электронных заказных писем и как он работает
Сервис электронных заказных писем (ЭЗП) — та же Почта России, только в онлайн-формате без очередей и бумажек.
С помощью сервиса можно получать уведомления и письма от госорганов, контрагентов, отправлять заказные и простые письма от своего имени контрагентам, в суд. Можно получать уведомления о штрафах и сразу их оплачивать.
При этом юридическая сила электронных писем сохраняется, например, электронное заказное письмо будет юридически равно бумажному.
Как работает сервис. Допустим, предприниматель хочет отправить договор об оказании услуг контрагенту через сервис электронных заказных писем. Для этого он:
- Авторизуется в ЭЗП через профиль на Госуслугах.
- Прикрепляет договор или составляет по одному из шаблонов, которые предоставляет сервис.
- Находит контрагента, заполняет название и адрес организации, либо ФИО и адрес получателя для физлица.
- Оплачивает письмо.
- Получает трек-код для отслеживания статуса доставки и чек об оплате.
- Ставит галочку и получает уведомление о вручении.
Если адресат тоже пользуется сервисом, он увидит в личном кабинете, что ему отправили письмо, и сможет отслеживать его статус. Если не пользуется — тогда Почта распечатает письмо и отправит в бумажном варианте по адресу.
Как подписывать документ. Так как сервис работает через Госуслуги, документ автоматически подписывается простой электронной подписью.
Если адресат не пользуется сервисом и получит распечатанный документ без живой подписи, письмо всё равно сохраняет юридическую силу. Если хотите перестраховаться, можно отправлять сканы документов, подписанные собственноручно.
Также можно подписывать документы усиленной квалифицированной подписью.
Письма подтверждаются простой электронной подписью, которая приравнивается к собственноручной
Где пользоваться сервисом. Отправлять и получать письма можно с помощью сайта или мобильного приложения в App Store, Google Play, RuStore. В статье рассказываем, как работать в сервисе с сайта.
Как подключить и что для этого нужно
Регистрация. Бесплатная и происходит через Госуслуги, для этого нужен подтвержденный аккаунт. Завести аккаунт в ЭЗП можно за пару минут:
- Перейти на сайт «Электронные письма».
- Нажать «Подключиться через Госуслуги».
- Выбрать «Себя», если вы ИП или физлицо, либо «Организацию» для ООО.
ИП и организацию регистрируют через Госуслуги
Организация должна быть зарегистрирована на Госуслугах, а к ЭЗП ее может подключить только руководитель компании. Инструкция по регистрации компании есть в сервисе электронных писем.
В конце подтверждаем, что переходим на электронные письма и бумажные аналоги получать не будем.
Настройка профиля. Здесь указаны адреса пользователя, номер телефона и адрес электронной почты. Можно добавить и удалить адреса, подключить оповещения на телефон или почту.
Можно указать адрес регистрации, проживания или работы
Настройка прав доступа сотрудникам. Руководитель может назначить ответственных лиц в личном кабинете. Для этого в меню профиля нужно выбрать «Пользователи» → «Добавить сотрудника» → заполнить его данные и при необходимости дать доступ администратора → подписать доверенность.
Настройка машиночитаемой доверенности. Она нужна для работы сотрудников в сервисе от лица компании. Чтобы добавить доверенность, нужно зайти в раздел «Настройки доверенностей» → указать ее номер, название и информацию о месте хранения, обычно в ФНС.
Как отправить письмо и сколько это стоит
В сервисе можно загрузить готовое письмо или составить по шаблонам, которые предлагает сервис. Письма можно отправлять в формате DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, JPEG, PNG.
Отправить готовое письмо. Сразу после регистрации открывается главное меню. Нужно нажать на кнопку «Новое письмо», чтобы начать работу.
Напортачить или заблудиться в сервисе сложно — всё очень минималистично и понятно
Дальше нужно выбрать, кому и какое отправить письмо. Сервис предлагает два варианта: физлицу или в организацию, простое или заказное письмо.
Выбрать из выпадающего списка тип письма и получателя
Для примера мы выбрали заказное письмо в организацию. Дальше заполняем поля: находим организацию, вводим адрес получателя и отправителя. Можно поставить галочку, чтобы получить электронное уведомление о вручении за дополнительную цену.
Если организация не пользуется сервисом, под адресом получателя будет подпись, что письмо доставят в бумажном виде
Переходим ниже и выбираем вариант «Загрузить письмо». Сервис подсказывает формат документа, количество страниц и размер файла.
Размер файла — до 10 Мб, для отправки в бумажном виде — до 19 страниц, формат документа А4
Хотя в подсказках пишут, что готовое письмо должно быть в формате А4, сервис загрузил даже обрезанный скриншот, просто разместил его на листе формата А4.
После того, как загрузили документ, его можно увидеть в режиме предпросмотра. Загруженный файл можно удалить, если по ошибке выбрали не тот, или добавить еще один. Когда все готово, оплачиваем картой и отправляем документ. Стоимость рассчитывается автоматически.
Если все условия соблюдены, рядом с ними будут стоять зеленые галочки
Отправить письмо по шаблону. Начало такое же, как с готовым письмом: нажимаем на кнопку «Новое письмо» → сразу выбираем поле «Создать письмо».
Можно создать письмо по шаблону и добавить к нему вложение
Откроется обычный шаблон письма с полями для заполнения: кому направляется, заголовок и текст. Такой шаблон подойдет, например, для искового заявления в суд, жалоб, заявлений, уведомлений.
Поля заполняются как в обычном письме: адресат, заголовок и текст письма. Можно посмотреть, как будет выглядеть письмо в PDF
Дальше переходим к отправке: выбираем кому адресуется письмо, адрес получателя и отправителя, как при отправке готового письма. Потом переходим к оплате.
Можно добавить несколько получателей и заказать электронное уведомление о вручении
Все отправленные письма сохраняются в личном кабинете в папке «Исходящие». В ней можно:
- посмотреть отчет о доставке и уведомление о вручении;
- скачать и поделиться ссылкой третьим лицам, например, сотрудникам;
- скачать чек об оплате.
Уведомление о вручении получают либо в электронном виде, либо в виде скана. В первом случае — если получатель пользуется сервисом, а во втором — если письмо доставили в бумажном виде. Сотрудники почты распечатают, отсканируют бумажное уведомление и приложат скан в программе.
Тарифы на отправку и получение. Получение простых и заказных писем в сервисе — бесплатно. Цены на отправления зависят от типа письма. В таблице ниже — стоимость за 1 письмо до 19 страниц.
| Тип отправления | Стоимость |
| Заказное письмо | 80,40 ₽ + 13,40 ₽ НДС |
| Простое письмо | 34,80 ₽ + 5,80 ₽ НДС |
| Заказное и простое письмо на бумаге (если адресат не пользуется ЭЗП) | Увеличивается на 4,20 ₽ за каждые 6 страниц |
| Электронное уведомление о вручении | 30 ₽ + 5 ₽ НДС |
Плюсы и минусы сервиса
Сервис решает проблемы бизнеса с корреспонденцией — траты на бумагу, картриджи, конверты, время на распечатывание, сортировку и отправку бумажных писем в отделении Почты России. Сюда же плюсуется износ принтеров и расходы на курьера или личное время на отправку бумажных писем.
Идеальных сервисов нет, поэтому собрали в таблице не только плюсы, но и минусы ЭЗП.
| Плюсы | Минусы |
| Электронные документы в ЭЗП по юридической силе равны бумажным | Нужен подтвержденный аккаунт на Госуслугах для регистрации |
| Можно отправлять важные заказные письма онлайн — например, в суд, ФСС, управляющую компанию, контрагенту | Через мобильное приложение сервис работает хуже, бывают сбои в составлении документов |
| Получать письма и уведомления от госорганов и юрлиц | За раз можно отправить только 30 писем 30 получателям |
| Отправка письма на 15 ₽ дешевле бумажного | Размер всех файлов — до 10 МБ, а общий объем страниц для бумажной отправки — до 19 |
| Отправитель и адресат могут давать доступ к заказному письму с помощью кода | Не всегда можно найти нужный адрес для отправления |
| Даже если получатель не подключен к ЭЗП, он всё равно получит письмо | Сервис действует не во всех регионах. Полный список — на сайте сервиса |
| Можно добавить электронную доверенность, филиалы компании и настроить права сотрудникам | |
| Всегда есть доступ к входящим и исходящим сообщениям |
Логистическим компаниям или бизнесу со своим автопарком удобнее и выгоднее получать письма о штрафах от ГИБДД в сервисе, вот почему:
- Не нужно вносить данные о штрафах в систему компании, печатать письма.
- Письмо о штрафе придёт быстрее и его можно оплатить с 50%-й скидкой.
- Можно своевременно обжаловать нарушения.
- Не нужно хранить копии заказных писем.
Общие впечатления о сервисе. Он предельно простой, в интерфейсе ничего лишнего — разобраться легко. Работает быстро, даже 10 документов загружает за 30−40 секунд и не тормозит. Возможно, для этого нужен стабильный быстрый интернет.
Есть сомнения насчет доставки бумажного письма, если адресат не пользуется сервисом. С одной стороны, не нужно заниматься отправкой лично, платишь меньше. С другой — подмешивается человеческий фактор: сотрудник может ошибиться, загрузить не тот скан о вручении. Но это может произойти при любом бумажном отправлении. Плюс сервис работает не во всех регионах и не со всеми госорганами.
Ответы на частые вопросы
-
Сколько стоит отправить письмо нескольким адресатам?
Стоимость в сервисе электронных заказных писем рассчитывается за каждое отправленное письмо. Например, отправили простое письмо 10 адресатам, итоговая сумма будет 40,6х10 = 406 ₽.
-
Можно отправить несколько писем за раз?
В онлайн-сервисе Почты России можно отправить до 30 заказных и простых писем разным получателям. Каждому получателю придет его экземпляр письма, о других письмах он не узнает.
-
Для всех писем Почты России можно получить уведомление о вручении письма?
Нет, только для заказных электронных и бумажных писем. Также нельзя получить уведомление о вручении писем, которые отправили в Республику Крым и Севастополь.
-
Можно ли отказаться от получения заказных и простых электронных писем?
Можно. Для этого нужно зайти в настройки и снять ползунок рядом с опциями «Доставка электронных писем» и «Доставка извещений о штрафах».
Если передумаете, можно вернуть получение электронных писем в личном кабинете
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Что отличает современную интенсивно развивающуюся организацию от других – это постоянное совершенствование своей деятельности, и речь идет не только об оптимизации производственных процессов, но и направлений, обслуживающих основную деятельность. Мы наблюдаем повсеместное внедрение электронного документооборота в управленческой деятельности, бухгалтерском и кадровом учете, хозяйственной деятельности.
Понятно, что внедрение электронного документооборота – это обычное дело уже для многих организаций и не является чем-то особенно инновационным. Мы создаем проекты документов, осуществляем их движение, подписание, регистрацию, оперативное хранение в СЭД в электронном виде, но, как только дело доходит до отправки документа посредством почтовой связи, традиционно возвращаемся к бумажному носителю. Парадоксально, но факт! Все действия с проектом документа мы произвели в электронной форме, а в результате вынуждены распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить почтовой связью документ на бумажном носителе.
Рынок услуг почтовой связи тоже не стоит на месте и следует общей заданной в нашей стране тенденции развития цифровых услуг и электронных сервисов. К таковым можно отнести и сервис АО «Почта России» «Электронное заказное письмо»1. Его суть – организация взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде. Основное условие перехода на получение писем в электронном виде – гражданин или организация осуществляют настройку онлайн-доставки писем в личном кабинете на Портале государственных услуг2, в результате чего получают электронные почтовые отправления в личный кабинет:
- на Портале госуслуг и
- на сайте «Почты России».
Таким образом, отправитель, используя сервис ЭЗП, формирует почтовое отправление исключительно в электронном виде. Если гражданин или организация не зарегистрированы на Портале госуслуг и не осуществляли настройку онлайн-доставки писем, почтовое отправление готовится к отправке и направляется отделением почтовой связи на бумажном носителе на почтовый адрес гражданина или организации «традиционным способом» (см. Схему 1).
Сервис ЭЗП является услугой почтового сервиса и регламентируется федеральным законодательством о связи и подзаконными актами Российской Федерации. Региональные почтовые отделения – филиалы АО «Почта России», являясь операторами связи, при использовании Сервиса ЭЗП обеспечивают тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», как и при пересылке почтовых отправлений на бумажном носителе.
С чего следует начать
Сервис ЭЗП был предложен нам региональным отделением почтовой связи в 2019 году. До внедрения Сервиса ЭЗП Отделением ПФР по Тверской области3 совместно с региональным отделением почтовой связи было проведено тестирование сервиса, которое заняло не более 1,5 месяцев. После получения успешных результатов тестирования мы приступили к внедрению, которое осуществлялось поэтапно в формате проектной деятельности. Был разработан план проекта, который реализовывала проектная команда. Именно проектная деятельность позволила оценить все плюсы и минусы внедрения сервиса, необходимые потребности в ресурсах, а также возможные риски. В проектную команду входили работники службы ДОУ, информационных технологий.
С чего следует начать использование Сервиса ЭЗП? Как правило, региональные отделения почтовой связи широко рекламируют и продвигают свои сервисы среди контрагентов, однако, если такого предложения вашей организации еще не поступило, можете проявить инициативу, обратившись к менеджерам по продажам почтовых услуг. С порядком использования Сервиса ЭЗП можно так же ознакомиться на сайте АО «Почта России».
Для внедрения Сервиса ЭЗП рекомендуем вам, исходя из собственного опыта, осуществить следующие мероприятия:
- Определить видовой состав документов и их объемы, которые можно будет направлять посредством Сервиса ЭЗП.
- Заключить контракт (договор) с региональным отделением почтовой связи на оказание услуг по приему, обработке и доставке почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа.
- Определить форматы взаимодействия с региональным отделением почтовой связи.
- Определить внутренний порядок работы по отправке документов посредством сервиса.
Реализация каждого из перечисленных мероприятий требует решения ряда задач, от которых и будет зависеть успешность и полученный эффект от использования Сервиса ЭЗП.
Определение видового состава и объема документов, направляемых как электронные письма через «Почту России»
Для определения видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует проанализировать все виды документов, которые создаются в организации и направляются традиционной почтовой связью. Необходимо изучить и технические требования, предъявляемые к электронной почтовой отправке, которые в т.ч. содержатся в техническом задании к государственному контракту.
Для старта внедрения сервиса ЭЗП в августе 2019 года Отделением ПФР был выбран документ-ответ на обращение гражданина в соответствии с нормами Федерального закона № 59-ФЗ4. В год в органах ПФР по нашей области в целом оборот таких документов составляет около 10 тысяч единиц. Объем стартовой отправки составил 500 документов – ответов на обращения граждан.
В 2020 году в целях развития Сервиса ЭЗП помимо Отделения ПФР, к электронной почтовой отправке документов были подключены подведомственные Отделению ПФР органы в городах и районах Тверской области. Расширили видовой состав документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, увеличили объемы отправки путем частичной централизации бюджетных средств на уровне Отделения ПФР, выделенных подведомственным органам ПФР. Таким образом, посредством Сервиса ЭЗП органами ПФР стали направляться гражданам письма о ходе или о результатах предоставленных государственных услуг и письма информационного характера.
В продолжение развития использования Сервиса ЭЗП в 2020 году Отделение ПФР провело тестирование и организовало работу по направлению электронных документов организациям.
При определении видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует учесть, что пересылке подлежат только внутренние почтовые отправления в пределах Российской Федерации в виде простого или заказного письма, что тоже прописывается в условиях государственного контракта.
Резюмируем вышесказанное. К видовому составу документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, мы в итоге отнесли:
- письма информационного характера;
- ответы на обращения граждан;
- уведомления граждан, организаций;
- документы, содержащие ход или результат предоставления государственных и муниципальных услуг;
- отраслевые документы, образующиеся в результате профессиональной деятельности организации.
Адресатами электронных документов, как и при отправке документов традиционной почтовой связью, у нас теперь выступают:
- как физические лица (граждане),
- так и юридические лица (организации различной формы собственности).
Электронное письмо может быть в виде:
- простого и
- заказного отправления.
Объемы документов, направляемых электронной почтовой связью, напрямую зависят от количества этих документов в организации, а также от готовности самой организации к формированию электронных почтовых отправлений. Начните с небольшого объема одного вида документа, оцените преимущества такой отправки, после чего вы спокойнее и увереннее сможете увеличивать видовой состав и объемы отправки. Не следует полностью отказываться от традиционной почты и переходить только на Сервис ЭЗП, напомним, что существуют ограничения по техническим характеристикам направляемых посредством Сервиса ЭЗП документов, т.е. не все документы можно направить с использованием сервиса, кроме того, никто не отменял возможные технические сбои и регламентные работы.
Кстати, Сервис ЭЗП имеет высокую пропускную способность, что позволяет осуществлять отправку электронных документов до 200 000 единиц в день, что немаловажно для определения объемов отправки.
Заключение государственного контракта с отделением почтовой связи
Для осуществления отправки электронных документов посредством Сервиса ЭЗП «Почта России» предлагает к заключению типовой контракт (договор), содержащий традиционную часть (предмет контракта, права, обязанности, ответственность сторон, порядок расчета и т.д.), а также техническое задание, которое раскрывает особенности взаимодействия сторон, в частности технологии электронной почтовой отправки. Отправка электронных писем не допускается в рамках государственного контракта на комплексное почтовое обслуживание ввиду особенности почтовой услуги.
Если считаете нужным скорректировать, дополнить предложенные в типовом контракте формулировки, всегда можно выйти с соответствующим предложением на руководство почтового отделения, обосновав свои правки. Такие особенности, как правило, возникают у государственных и муниципальных учреждений, которые действуют в рамках Федерального закона № 44-ФЗ5 и подзаконных актов по осуществлению закупок. В условиях типового государственного контракта перечисляется нормативная база, в соответствии с которой предоставляется электронная почтовая услуга, в т.ч. в сфере защиты персональных данных и соблюдения тайны переписки.
Некоторые сложности могут возникнуть при указании цены контракта, которая является твердой на протяжении всего срока действия контракта (но при этом к ней есть «плавающая» скидка, зависящая от процента писем, доставленных электронно, – о ней подробнее расскажем далее). Любая организация (государственная, муниципальная или частная) планирует бюджет на очередной финансовый год, в т.ч. на услуги почтовой связи. Для распределения средств по видам почтовой отправки следует провести тщательный анализ видов отправляемых документов. Традиционно организации пользуются двумя видами услуг, которые позволяют осуществить отправку бумажного почтового отправления:
- с использованием самостоятельного франкирования6 конвертов либо франкирования отделением почтовой связи;
- с использованием государственных знаков почтовой оплаты (марок) либо маркированных конвертов.
Таким образом, организация может планировать еще один вид почтовой услуги – пересылка почтовых отправлений в форме электронного документа. Для этого из выделенных на определенный финансовый год бюджетных средств на пересылку бумажных почтовых отправлений следует «забрать» часть средств на пересылку документов в электронной форме.
Так, например, для распределения лимитов бюджетных средств на услуги традиционной почтовой связи и отправку посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР был подготовлен подробный расчет в разрезе структурных подразделений. Для понимания ситуации отметим, что у нас в Отделении ПФР по Тверской области более 75 структурных подразделений – исполнителей документов, которые впоследствии должны быть направлены почтовой связью. Кстати, такой подход позволяет не только запланировать близкую к реальности потребность по отправке документов, но и установить конкретные видовые составы направляемых почтой документов по подразделениям. Подразделения представляют для расчета:
- примерное количество почтовых отправлений по каждому виду отправляемого документа;
- среднее количество листов документа.
Для расчета используем:
- общий объем финансирования на почтовые услуги на конкретный финансовый год;
- текущие почтовые тарифы;
- средний вес каждого вида документа (зависит от количества листов и плотности бумаги).
Осуществляем математический расчет путем заданных формул в файле Microsoft Excel, в результате чего получаем лимиты отправки по каждому подразделению в количественном и денежном выражении. По разным блокам разносим виды отправляемой корреспонденции:
- универсальные и
- электронные документы.
В Примере 1 показан расчет стоимости по видам почтовой отправки.На отдельных листах экселевского файла мы:
- сначала вводим почтовые тарифы;
- потом при помощи формул рассчитываем затраты;
- а на последнем листе сравниваем планируемые затраты на почтовые услуги с имеющимся бюджетом.
Пример 1. Расчет затрат на почтовые услуги
На чем экономим?
В Примере 1 показана ситуация, когда плановые затраты на год оказываются больше бюджета, заложенного на очередной финансовый год, и это несмотря на экономию из-за отправки части корреспонденции через Сервис ЭЗП, тарифы которого постоянны. В нашем варианте техзадания к контракту они не повышаются, т.к. установлен лимит не более 4 страниц для каждого исходного отправляемого документа, т.е. не более 2 листов после распечатки, на 3-м листе наносится адресный блок, поэтому тарифы на отправления по Сервису ЭЗП у нас «твердые» (см. комментарий со «*» к первой таблице в Примере 1).
Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:
- можно пропорционально по всем подразделениям снизить расходы, а также
- учесть скидку «Почты России» по факту доставки документа электронно посредством Сервиса ЭЗП;
- кроме того, изымаются расходы на изготовление бумажных документов и их упаковку, доставку.
В Примере 1 мы сделали расчет для организации с объемом отправки в год 15 790 почтовых отправлений, чтобы показать саму логику вычислений. Но у нас эти объемы гораздо выше. А процент отправлений, которые у «Почты России» фактически получается передать адресатам электронным способом (из тех, что были отправлены через Сервис ЭЗП), у каждой организации-отправителя свой. Скидка «Почты России» всегда составляет 50% от начальной стоимости почтового отправления при факте его доставки электронно.
В нашем Отделении ПФР процент документов доставляемых электронно от общего количества направленных посредством Сервиса ЭЗП электронных документов составляет 5–6% по году. Общее количество почтовых отправлений, направляемых посредством Сервиса ЭЗП – более 90 000 в год, экономия от общего количества отправлений у нас составляет около 800 000 рублей в год. И вот из чего эта экономия складывается:
- на почтовые услуги скидка 50%, за те письма, которые фактически получилось доставить полностью электронным способом;
- а также отсутствуют затраты, свойственные бумажной корреспонденции:
- за франкирование почтовым отделением,
- на бумагу для печати документов,
- на конверты,
- на картриджи для принтеров,
- экспедиционная обработка корреспонденции (оплата труда людей, которые распечатывают, запаковывают, отвозят корреспонденцию на почту, автотранспортные услуги).
Достигнутую экономию в Отделении ПФР служба ДОУ рассчитывает ежеквартально, что позволяет контролировать расходы и своевременно корректировать виды и количество направляемых документов. Рассчитаем полученный эффект от экономии прямых затрат, исходя из данных Примера 1:
Продолжение Примера 1
Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:
- на универсальные почтовые услуги и
- на пересылку почтовых отправлений через Сервис ЭЗП.
Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи
В типовом государственном контракте «Почта России» предлагает 3 вида взаимодействия с организацией-отправителем для пересылки почтовых отправлений в форме электронного документа:
- посредством Личного кабинета на сайте АО «Почта России»,
- с использованием защищенных каналов связи,
- с использованием Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Мы выбрали взаимодействие с региональным почтовым отделением с использованием защищенного канала связи – программного обеспечения ViPNet Client «Деловая почта»7.
При заключении с региональным почтовым отделением государственного контракта сторонами заполняется и подписывается анкета, которая содержит информацию об ответственных лицах сторон по администрированию сервиса, а также о технических характеристиках защищенных каналов связи. На основании этой анкеты сторонами осуществляется настройка каналов связи.
Выбор того или иного способа взаимодействия с отделением почтовой связи, полагаем, напрямую зависит от объема направляемых через Сервис ЭЗП документов, а также от количества работников, осуществляющих подготовку и отправку электронных писем.
Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.
Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»
Порядок работы по отправке почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП следует утвердить приказом руководителя, который обязателен для исполнения всеми работниками, участвующими в этом процессе. Образец его оформления показан в Примере 2.
На Схеме 1 показана технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП, по которой мы работаем.
Для начала рекомендуем определить работников организации:
- отвечающих за администрирование Сервиса ЭЗП (организационные вопросы, функциональное сопровождение);
- отвечающих за техническое администрирование;
- исполнителей, готовящих проекты документов в нужном формате;
- исполнителей, готовящих реестры отправки в установленном формате и отвечающих за отправку на сервер отделения почтовой связи.
Схема 1. Технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса «Электронное заказное письмо»
Пример 2. Приказ об утверждении Порядка подготовки и пересылки электронных отправлений посредством сервиса «Почты России»
Функциональное администрирование должно осуществляться службой ДОУ, которая является ответственной за организацию отправки документов почтовой связью. В Отделении ПФР ответственным является руководитель службы ДОУ.
Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.
Исполнителями, готовящими проекты документов в нужном формате, потенциально являются все работники организации, чьи подготовленные документы подлежат отправке посредством Сервиса ЭЗП. Подготовка таких документов мало чем отличается от обычной технологии подготовки исходящих документов, за исключением некоторых особенностей. Однако эти особенности применяются в случае, если используемые вами системы электронного документооборота или иные программные комплексы не позволяют:
- визуализировать встроенную усиленную квалифицированную электронную подпись8 и регистрационные данные документа,
- после чего пакетно выгрузить электронный документ с визуализацией всех значимых реквизитов и открепленной УКЭП,
- который впоследствии можно направлять по Сервису ЭЗП.
Итак, в этом «особенном» случае:
- для подготовки проекта документа используется бланк документа с заранее воспроизведенным штампом УКЭП подписанта в форматах Microsoft Word или Excel;
- регистрационные сведения документа следует указать в электронном проекте документа до подписания УКЭП подписантом для получения визуальной целостности документа (таким образом, используется обратный порядок движения проекта документа: сначала регистрация, потом подписание);
- после того как в электронном документе указали все реквизиты, документ сохраняется в формате PDF и
- подписывается УКЭП.
Все действия производятся исключительно в электронном виде.
Исполнителями, которые готовят реестры почтовых отправлений в установленном «Почтой России» формате, как правило, являются работники службы ДОУ, непосредственно осуществляющие почтовую отправку. Однако в Отделении ПФР в условиях сложной структуры организации и особенностей распределения обязанностей исполнителями по подготовке реестров являются функциональные подразделения, которые готовят проекты электронных писем. Кроме того, в связи с большими объемами документов, образующимися в Отделении ПФР в ходе или результате предоставления госуслуг, были разработаны программные комплексы, позволяющие осуществлять выгрузки из информационных систем ПФР для пакетного формирования документов и реестров отправки.
Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.
Во-первых, электронный документ, подлежащий отправке посредством Сервиса ЭЗП, должен иметь следующие характеристики:
- формат файла PDF (.pdf). Текст документа готовится с помощью текстовых и табличных редакторов (MS Word, MS Excel). После окончательной готовности документа с помощью команды «Сохранить как» выбирается формат файла PDF (.pdf);
- объем документа не более 3 страниц исходного текста (может быть больше в зависимости от технического задания и возможностей регионального почтового отделения);
- размер файла не более 1 Мб (а лучше 700 Кб);
- формат А4 (210 × 297 мм).
Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:
- регистрационный номер документа (при наличии регистрации);
- регистрационная дата документа (обязательна);
- штамп УКЭП, который оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-20169 и содержит следующую информацию: наименование должности и Ф.И.О. подписанта, номер сертификата электронной подписи, срок действия сертификата электронной подписи.
В-третьих, на отправляемые электронные документы составляется реестр отправки отдельный для каждого вида отправки в формате Microsoft Excel:
- реестр отправки простых почтовых отправлений физическим лицам;
- реестр отправки заказных почтовых отправлений физическим лицам;
- реестр отправки простых почтовых отправлений юридическим лицам;
- реестр отправки заказных почтовых отправлений юридическим лицам.
Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).
Пример 3. Фрагмент о заполнении полей реестров из Порядка подготовки и пересылки почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР по Тверской области
Реестры для физических и юридических лиц отличаются полями «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» (для физических лиц) и полями «Наименование», «ИНН» (для юридических лиц) соответственно. Остальные поля одинаковые.
- Поле «Фамилия». Фамилия указывается прописными буквами либо строчными с заглавной буквой, например, ФАМИЛИЯ или Фамилия.
- Поле «Имя». Имя указывается в том же стиле, что и Фамилия – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
- Поле «Отчество». Отчество указывается в том же стиле, что и Имя – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
- Поле «СНИЛС» может не заполняться (если СНИЛС гражданина нет в распоряжении организации).
- Поле «Наименование». Указывается официальное полное либо сокращенное наименование юридического лица, например: общество с ограниченной ответственностью «Северное сияние» или ООО «Северное сияние».
- Поле «ИНН». Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица. Может не указываться при отсутствии ИНН юридического лица.
- Поле «Адрес». Указывается через запятую строго в порядке: почтовый индекс, область, город либо другой населенный пункт, улица (проспект, проезд и т.д.), номер дома, номер корпуса, номер квартиры. Например: 170100, Тверская область, Калининский район, д. Буйново, ул. Лесная, д. 11. В Реестре указываются почтовые адреса, установленные в целях почтовой связи. Проверка почтовых адресов производится через сервис ГИС ПА с использованием базы ЦХДПА (база адресов обслуживания «Почты России») по ссылке https://www.pochta.ru/post-index.
- Поле «Имя файла PDF». Указывается имя файла, которое должно строго соответствовать фактическому наименованию файла с учетом пробелов, заглавных букв, знаков препинания. В имени файла PDF указывается расширение файла .pdf. Например: при наименовании файла «Фамилия ИО» в реестре указывается наименование файла «Фамилия ИО.pdf».
Важно! При отправке простых почтовых отправлений реестр должен иметь определенное наименование файла с учетом нижних подчеркиваний, заглавных букв и знаков препинания.
Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем
ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:
- ЭПП – электронные простые письма,
- ФЛ – физические лица,
- ЮЛ – юридические лица,
- 11 – код структурного подразделения организации,
- 29-09-2022 – дата формирования реестра,
- 1 – номер реестра на указанную дату (последующие реестры в эту дату будут 2, потом 3, 4 и т.п.).
При отправке заказных почтовых отправлений реестр должен иметь точно такую же структуру наименования, только меняется первая аббревиатура с «ЭПП» на «ЭЗП»:
Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем
ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1
Так как в наименовании файла реестра указывается номер структурного подразделения, необходимо вести перечень подразделений, участвующих в отправке электронных документов, с указанием их кодов, которые можно взять из существующей кодировки подразделений в организации (например, из номенклатуры дел) либо ввести независимую кодировку (см. Пример 6).
Такой подход крайне важно применять:
- если организация крупная, в структуре которой более 10 подразделений;
- если в отправке по Сервису ЭЗП участвуют 2 и более подразделения.
Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»
В-четвертых, подготовленные электронные документы в формате PDF подписываются УКЭП уполномоченного должностного лица. Сертификат подписи должен быть действующим. Подписание УКЭП осуществляется программными средствами с настройкой функции «Использовать прикрепленную подпись». По результатам подписания документа образуется файл подписи в формате SIG (.sig).
Итак, выполнены все операции по подготовке электронных документов, реестров отправки, а также файлов электронной подписи.
Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:
- из электронных документов – файлы формата PDF (.pdf);
- файлы подписи УКЭП в формате SIG (.sig) к каждому документу формата PDF;
- реестр отправки в формате Excel (.xls), см. Пример 8.
Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)
Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)
Пример 9. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП структурным подразделением ООО «Северное сияние» 11 – Служба ДОУ по состоянию на 30.09.2022 14:35:03 с ответом от «Почты России» (в формате Excel)
Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:
Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов
05_29.09.2022_1.zip, где:
- 05 – код структурного подразделения,
- 29.09.2022 – дата формирования реестра,
- 1 – номер реестра на указанную дату.
Заархивированный пакет документов направляется по защищенному каналу связи VipNet Client на абонентский пункт регионального почтового отделения.
Информация об отправке документов «Почтой России» приходит в виде таблицы в формате .xls приблизительно через 15-30 минут после направления Вами пакета документов и состоит из 2 частей (см. Пример 9):
- информация из реестра отправки вашей организации,
- информация «Почты России» о факте отправки: ШПИ или уникальный идентификационный номер, дата и время отправки, вид отправки (электронно или на бумажном носителе).
В случае невозможности отправки какого-либо документа его строка подсвечивается красным цветом и добавляется краткое описание причины, например:
- закончился выделенный диапазон ШПИ (для заказных писем, дополнительно выделяется по запросу организации, направленному в свободной форме в региональное почтовое отделение);
- невалидный адрес – то есть некорректно указан адрес;
- не найден файл PDF или SIG – означает, что почтовый сервер не обнаружил указанный в вашем реестре файл;
- формат таблицы или файла не соответствует установленным форматам – означает, что нарушен порядок формирования таблицы реестра, где запрещается в рамках позиции одного почтового отправления переходить на другую строку, удалять или добавлять столбцы, или файл имеет нестандартный размер. Необходимо формировать реестры строго по установленным формам, а файл PDF должен быть формата А4.
Полученный от «Почты России» отчет об отправке (Пример 9) организация-отправитель может использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерии.
Кроме того, трек-номер (ШПИ) присваивается каждому заказному почтовому отправлению независимо от способа доставки: электронно или на бумажном носителе. По нему можно отслеживать получение письма адресатом на сайте «Почты России».
* * *
Сервис «Электронное заказное письмо» «Почты России», несомненно, выведет вашу организацию на новый уровень взаимодействия не только с почтовым отделением, но и с гражданами, и организациями. Заманчиво звучит получаемый экономический эффект, когда расходы организации на почтовые услуги и расходные материалы для печати документов могут быть снижены.
Это надежная электронная почтовая услуга, позволяющая организовать дистанционный способ отправки документов «без контакта» с почтовыми отделениями. Кстати, в период действия ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной инфекции, в то время, когда почтовые отделения не работали, Отделение ПФР бесперебойно осуществляло отправку документов посредством Сервиса ЭЗП.
Его актуальность однозначно будет возрастать – все больше и больше граждан и организаций выбирают электронные способы взаимодействия, в т.ч. электронную форму получения писем. Так что при больших объемах электронной переписки в организации стоит задуматься об освоении этого сервиса.
Для упрощения подготовки писем и посылок к отправке Почтой вы можете воспользоваться следующими услугами.
Личный кабинет для бизнеса автоматизирует подготовку документов для отправки Почтой России и ускоряет процесс сдачи посылок и писем в почтовое отделение.
Кабинет предназначен для самозанятых, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Ваша компания сможет сформировать все необходимые адресные ярлыки, сопроводительную документацию и присвоить трек-номера (ШПИ) для каждого регистрируемого отправления или партии.
Сотрудник почтового отделения рассчитает стоимость пересылки, оформит, распечатает и прикрепит к отправлениям нужные бланки. Для этого достаточно передать сотруднику сами посылки с наклеенными трек-номерами и квитанцию для сдачи, которая формируется при оформлении в личном кабинете для бизнеса или по API.
Чтобы воспользоваться услугой, необходимо пройти простую регистрацию в личном кабинете для бизнеса, приняв оферту, и создать новое отправление с дополнительной услугой «Предпочтовая подготовка». Услуга также доступна при обращении по API.
-
Посылка;
-
Отправление EMS;
-
EMS оптимальное;
-
Посылка онлайн;
-
Курьер онлайн;
-
EMS Тендер;
-
EMS РТ;
-
Посылка 1-го класса;
-
EMS международное*;
-
Мелкий пакет*;
-
Посылка международная*;
-
ЕКОМ Маркетплейс.
*только для отправлений в страны Таможенного Союза ЕАЭС — Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию. Стоимость услуги — 19 ₽ без НДС (за 1 отправление).
Тарифы на дополнительную услугу «Предпочтовая подготовка для внутренних отправлений посылочного бизнеса и экспресс-доставки» с 03.04.2024
-
Пройдите простую регистрацию в личном кабинете бизнес-отправителя, приняв оферту.
- Пополните баланс личного кабинета.
-
Оформите новое отправление через личный кабинет или по API. Укажите дополнительную услугу «Предпочтовая подготовка».
- Упакуйте отправления и сдайте их в доставку в ОПС ЗТ* или ЦВПП**.
Подключить услугу
*Отделение почтовой связи закрытого типа
*Центр выдачи и приема посылок
Электронный сервис Почты России позволяет отслеживать место нахождения почтового отправления от его сдачи в отделение до получения адресатом. Личный кабинет пользователя значительно расширяет возможности пользователей. Они могут не только получать информацию, но и воспользоваться большим количеством услуг, предоставляемых сервисом.
Функционал Личного кабинета
Регистрация в кабинете Почты России
Авторизация в личном кабинете
Мобильное приложение личного кабинета Почты России
Клиентская поддержка через кабинет
Как отключить личный кабинет Почты России?
Правила безопасности и конфиденциальности
Функционал Личного кабинета
ЛК Почта России предназначен как для юридических, так и физических лиц. В Личном кабинете пользователь может:
- отслеживать письма, посылки по трек-номеру, присвоенному при отправлении;
- сохранить трек и не вводить его каждый раз заново;
- получать извещения о событиях на почтовый адрес, указанный при регистрации;
- просматривать историю отправлений;
- получить информацию о правилах предоставления почтовых услуг;
- узнать стоимость отправки письма или посылки, а также тарифы на дополнительные услуги;
- заказать доставку почтового отправления на дом.
Последняя услуга предоставляется только жителям Москвы и Санкт Петербурга. Корпоративным клиентам доступен дополнительный модуль «Отправка». Чтобы им пользоваться необходимо заключить договор с Почтой России.
Как отследить письмо или посылку?
Сервис отслеживания отправлений находится на главной странице сайта https://www.pochta.ru. После входа в Личный кабинет практически ничего не меняется, только вместо кнопки «Войти» отображается ФИО пользователя.
Чтобы найти письмо или посылку нужно внести трек-номер в отведенное поле. Номер присваивается отправлению при сдаче в отделении и отображается в квитанции на оплату. После ввода трека отобразится история перемещения объекта. Международные почтовые отправления отслеживаются, если трек-номера начинаются на буквы R, C, E, V и L.Простое отправление из-за границы нельзя отследить по России — оно не регистрируется в почтовой информационной системе.
Историю можно распечатать, либо настроить получение уведомлений о событиях по отправлению на электронную почту. Так же можно удалить историю, в этом случае письмо или посылка не будут отражаться в ЛК.
Введенные запросы сохраняются в ЛК и доступны по всплывающему меню Личного кабинета. Оно появляется при нажатии на имя пользователя в правом верхнем углу страниц.
Другие услуги
Сервис позволяет рассчитать стоимость отправки письма, посылки или открытки. Для этого нужно перейти в соответствующий пункт меню с главной страницы ЛК.
Подменю отправлений содержат Правила предоставления услуг и другую полезную информацию. Например, ответы на вопросы, как заполнить адрес, как упаковать посылку и т. д. В разделе «Открытки» в онлайн-режиме можно выбрать образец открытки, подходящий событию, подписать и отправить его. Оплата услуг осуществляется с банковских карт.
Через раздел «Денежные переводы» можно выбрать оптимальный вариант отправки средств, определить стоимость услуги, найти ближайшее отделение почты. В разделе «Отделения» реализована функция поиска офиса по адресу или индексу, просмотр режима работы и предоставляемых услуг.
В других разделах основного меню клиент может:
- вызвать курьера;
- оформить онлайн-подписку на печатные издания;
- найти подходящий бланк, оформить и распечатать его для предъявления в отделение;
- настроить получение электронных писем от государственных учреждений (нужна регистрация на сайте Госуслуг);
- приобрести товар в ПочтаМаркет;
- перейти на сайт Почта Банка;
- написать электронное обращение сотрудникам почты.
Сервис Отправка
Дополнительные услуги по предпочтовой подготовке почтовых отправлений доступны только для корпоративных клиентов, заключивших договор с Почтой России. Онлайн-услуги предоставляются после дополнительной регистрации в сервисе на странице https://otpravka.pochta.ru.
Функции сервиса:
- загрузка информации в почтовую систему из собственных файлов или программ;
- контроль за правильным написанием адреса и подбор индекса почтового отделения;
- расчет стоимости пересылки;
- получение и присвоение трек-номера всем отправлениям;
- составление всех необходимых документов и оформление ярлыков;
- отслеживание отправленных писем и посылок.
Регистрация в кабинете Почты России
Подключиться к Личному кабинету можно в форме входа в ЛК. Она открывается при нажатии на ссылку «Войти» в правом верхнем углу страниц официального сайта Почты России.
В открывшейся форме следует заполнить:
- ФИО получателя или ответственного лица;
- электронную почту и телефон пользователя;
- пароль для входа в систему.
Контактные данные нужно подтвердить кодами, отправленными системой. После завершения регистрации можно войти в ЛК.
Регистрация юридических лиц
Корпоративные клиенты для дополнительной регистрации в сервисе «Отправка» заключают договор на обслуживание. Получить доступ можно на главной странице сервиса.
В открывшейся форме следует вписать название предприятия, ИНН/КПП, адрес фактического местонахождения и данные договора с Почтой России. После отправки формы, она будет проверена в течение 3 дней. При возникновении вопросов сотрудники почты свяжутся с пользователем по телефону или электронно.
Авторизация в личном кабинете
Вход в ЛК почты России осуществляется по ссылке «Войти» расположенной в верхнем правом углу веб-ресурса. В качестве Логина используется номер телефона или электронный адрес, указанный при регистрации. Пароль пользователь придумывает самостоятельно при получении доступа. Если клиент забыл пароль, следует воспользоваться ссылкой в форме для его восстановления.
Мобильное приложение личного кабинета Почты России
Официальное приложение Почты России создает удобный интерфейс пользованиями услуга ЛК владельцам мобильных устройств. В программе доступны все основные функции Личного кабинета.
Клиент может:
- регистрироваться в ЛК;
- отслеживать сообщения о пересылке отправлений, просматривать историю;
- получать уведомления об изменении статусов;
- заказывать доставку на дом;
- добавлять отправления путем сканирования штрих-кода;
- создавать бланки;
- искать ближайшее отделение;
- общаться с сотрудниками почты.
Клиентская поддержка через кабинет
Клиенты Почты России могут задавать вопросы в электронных обращениях или через онлайн-чат. Услуги доступны в Личном кабинете пользователя и Мобильном приложении. Для создания обращения в ЛК нужно нажать на ссылку «Помощь» в верхней части страницы. Далее следует выбрать удобный способ общения и заполнить открывшуюся форму. В мобильном приложении услуги доступны через пункт меню «Обратная связь».
Как отключить личный кабинет Почты России?
Закрыть Личный кабинет самостоятельно пользователь не может. Для отключения следует обратиться в службу поддержки в онлайн-чате или по телефону 8-800-2005-888.
Правила безопасности и конфиденциальности
Согласно Правилам пользования Личным кабинетом пользователь самостоятельно несет ответственность:
- за безопасность (устойчивость к угадыванию) выбранного им пароля;
- за конфиденциальность своего пароля;
- за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием сервисов Почты России под своей учетной записью, при этом все действия считаются произведенными самим пользователем.
- Чтобы ограничить несанкционированный доступ клиент должен соблюдать некоторые правила:
- завершать работу под своей учетной записью после каждого окончания сессии;
- хранить логин и пароль в недоступном для третьих лиц месте;
- немедленно сообщать в службу поддержки о любом случае неразрешенного входа в систему и о любом нарушении конфиденциальности пароля.