Приказ инструкция распоряжение являются способами управления характерными для

Методы управления персоналом

Методы управления персоналом (МУП) — способы воздействия на коллективы и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в процессе функционирования организации. Наука и практика выработали три группы МУП: административные, экономические и социально-психологические

Многовариантная проработка предложений по формированию системы управления персоналом и выбор наиболее рационального варианта для конкретных условий производства

Чем проще система управления персоналом, тем лучше она работает.  Безусловно, это исключает упрощение системы управления персоналом в ущерб производству

Разработка мероприятий по формированию системы управления персоналом должна основываться на достижениях науки в области управления, с учетом изменения законов развития общественного производства в рыночных условиях

В любых вертикальных разрезах системы управления персоналом должно обеспечиваться иерархическое взаимодействие между звеньями управления (структурными подразделениями или отделами, руководителями), принципиальной характеристикой которого является несимметричная передача информации «вниз» (дезагрегирование, детализация) и «вверх» (агрегирование) по системе управления

В любых горизонтальных и вертикальных разрезах системы управления персоналом должна обеспечиваться рациональная автономность структурных подразделений или отдельных руководителей

Взаимодействия между иерархическими звеньями по вертикали, а также между относительно автономными звеньями системы управления персоналом по горизонтали должны быть в целом согласованы с основными целями организации и синхронизированы во времени

Для обеспечения устойчивого функционирования системы управления персоналом необходимо предусматривать специальные «локальные регуляторы», которые при отклонении от заданной цели организации ставят того или иного работника или подразделение в невыгодное положение и побуждают их к регулированию системы управления персоналом

Управление персоналом как по вертикали, так и по горизонтали может осуществляться по различным каналам: административно-хозяйственному, экономическому, правовому и др.

Система управления персоналом должна обладать концептуальным единством, содержать единую доступную терминологию, деятельность всех подразделений и руководителей должна строиться на единых «несущих конструкциях» (этапах, фазах, функциях) для различных по экономическому содержанию процессов управления персоналом

Система управления персоналом должна обеспечить максимум удобств для творческих процессов обоснования, выработки, принятия и реализации решений человеком. Например, выборочная печать данных, разнообразие обработки, специальное оформление документов с выделением существенной информации, их гармоничный внешний вид, исключение излишней работы при заполнении документов и т.д.

Принципы, определяющие направления развития системы управления персоналом

Концентрации

Специализации

Параллельности

Адаптивности (гибкости)

Преемственности

Непрерывности

Ритмичности

Прямоточности

Рассматривается в двух направлениях: концентрация усилий работников отдельного подразделения или всей системы управления персоналом на решении основных задач или концентрация однородных функций в одном подразделении системы управления персоналом, что устраняет дублирование

Разделение труда в системе управления персоналом (выделяется труд руководителей, специалистов и служащих). Формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении групп однородных функций

Предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих решений, повышает оперативность управления персоналом

Означает приспособляемость системы управления персоналом к изменяющимся целям объекта управления и условиям его работы

Предполагает общую методическую основу проведения работы по совершенствованию системы управления персоналом на разных ее уровнях и разными специалистами, стандартное их оформление

Отсутствие перерывов в работе работников системы управления персоналом или подразделений, уменьшение времени прослеживания документов, простоев технических средств управления и т.п.

Выполнение одинакового объема работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления персоналом

Упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по выработке определенного решения. Она бывает горизонтальная и вертикальная (взаимосвязи между функциональными подразделениями и взаимосвязи между различными уровнями управления)

Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как «методы кнута». Экономические методы основываются на правильном использовании экономических законов и по способам воздействия известны как «методы пряника». Социально-психологические методы исходят из мотивации и морального воздействия на людей и известны как «методы убеждения». Социально-психологический анализ Социально-психологическое планирование Создание творческой атмосферы Участие работников в управлении Социальная и моральная мотивация и стимулирование

Удовлетворение  культурных и духовных потребностей

Формирование коллективов, групп Создание нормального психологического климата

Установление социальных норм поведения Развитие у работников инициативы и ответственности

Установление   моральных санкций и поощрений

Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации, на культуру трудовой деятельности. Эти методы отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий и административный акт подлежит обязательному исполнению. Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, действующим на определенном уровне управления, а также актам и распоряжениям вышестоящих органов управления. Экономические и социально-психологические методы носят косвенный характер управленческого воздействия. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие этих методов и трудно определить силу их воздействия на конечный эффект.

Административные методы управления основываются на отношениях единоначалия, дисциплины и ответственности, осуществляются в форме организационного и распорядительного воздействия. Организационное воздействие направлено на организацию процесса производства и управления и включает организационное регламентирование, организационное нормирование и организационно-методическое инструктирование.

Организационное регламентирование определяет то, чем должен заниматься работник управления, и представлено положениями о структурных подразделениях, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей. На основе положений составляется штатное расписание данного подразделения, организуется его повседневная деятельность. Применение положений позволяет оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о моральном и материальном стимулировании его работников.

Организационное нормирование предусматривает большое количество нормативов, включающее: качественно-технические нормативы (технические условия, стандарты и др.); технологические (маршрутные и технологические карты и т.п.); эксплуатационно-ремонтные (например, нормативы планово-предупредительного ремонта); трудовые нормативы (разряды, ставки, шкалы премирования); финансово-кредитные (размер собственных оборотных средств, погашение ссуд банка); нормативы рентабельности и взаимоотношений с бюджетом (отчисления в бюджет); материально-снабженческие и транспортные нормативы (нормы расхода материалов, нормы простоя вагонов под погрузкой и выгрузкой и т.д.); организационно-управленческие нормативы (правила внутреннего распорядка, распорядок оформления найма, увольнения, перевода, командировок). Эти нормативы затрагивают все стороны деятельности организации. Особое значение имеет нормирование информации, так как ее поток, объемы постоянно возрастают. В условиях функционирования автоматизированной системы управления организуются массивы норм и нормативов на информационных носителях ЭВМ в информационно-вычислительном центре (ИВЦ).

Организационно-методическое инструктирование осуществляется в форме различных инструкций и указаний, действующих в организации. В актах организационно-методического инструктирования даются рекомендации для применения тех или иных современных средств управления, учитывается богатейший опыт, которым обладают работники аппарата управления. К актам организационно-методического инструктирования относятся: должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности управленческого персонала; методические указания (рекомендации), описывающие выполнение комплексов работ, связанных между собой и имеющих общее целевое назначение; методические инструкции, которые определяют порядок, методы и формы работы для выполнения отдельной технико-экономической задачи; рабочие инструкции, определяющие последовательность действий, из которых состоит управленческий процесс. В них указывается порядок действий для выполнения процессов оперативного управления.

Акты организационного нормирования и организационно-методического инструктирования являются нормативными. Они издаются руководителем организации, а в случаях, предусмотренных действующим законодательством, — совместно или по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразделений, служб, должностных лиц и работников, которым они адресованы.

Распорядительное воздействие выражается в форме приказа, распоряжения или указания, которые являются правовыми актами ненормативного характера. Они издаются в целях обеспечения соблюдения, исполнения и применения действующего законодательства и других нормативных актов, а также придания юридической силы управленческим решениям. Приказы издаются линейным руководителем организации.

Распоряжения и указания издаются руководителем производственной единицы, подразделения, службы организации, начальником функционального подразделения. Приказ — это письменное или устное требование руководителя решить определенную задачу или выполнить определенное задание. Распоряжение — это письменное или устное требование к подчиненным решить отдельные вопросы, связанные с поставленной задачей.

Распорядительное воздействие чаще, чем организационное, требует контроля и проверки исполнения, которые должны быть четко организованы. С этой целью оно устанавливает единый порядок учета, регистрации и контроля за выполнением приказов, распоряжений и указаний.

Экономические методы — это элементы экономического механизма, с помощью которого обеспечивается прогрессивное развитие организации. Важнейшим экономическим методом управления персоналом является технико-экономическое планирование, которое объединяет и синтезирует в себе все экономические методы управления.

С помощью планирования определяется программа деятельности организации. После утверждения планы поступают линейным руководителям для руководства работой по их выполнению. Каждое подразделение получает перспективные и текущие планы по определенному кругу показателей. Например, мастер учатка ежедневно получает сменно-суточное задание от администрации цеха и организует работу коллектива, используя методы управления персоналом. При этом мощным рычагом выступают цены на выпускаемую продукцию, которые влияют на размеры прибыли организации. Руководитель должен заботиться о том, чтобы рост прибыли обеспечивался за счет снижения себестоимости выпускаемой продукции. Поэтому необходимо применять четкую систему материального стимулирования за изыскание резервов по снижению себестоимости продукции и реальные результаты в этом направлении. Огромное значение в системе материального стимулирования имеет эффективная организация заработной платы в соответствии с количеством и качеством труда.

В условиях рыночной системы хозяйствования и сложного взаимодействия системы цен, прибылей и убытков, спроса и предложения усиливается роль экономических методов управления. Они становятся важнейшим условием создания целостной, эффективной и гибкой системы управления экономикой организации, которая выступает на рынке равным партнером других организаций в общественной кооперации труда. План экономического развития является основной формой обеспечения баланса между рыночным спросом на товар, необходимыми ресурсами и производством продукции и услуг. Государственный заказ трансформируется в портфель заказов организации с учетом спроса и предложения, в котором госзаказ уже не имеет доминирующего значения.

Для достижения поставленных целей необходимо четко определить критерии эффективности и конечные результаты производства в виде совокупности показателей, установленных в плане экономического развития. Таким образом, роль экономических методов заключается в мобилизации трудового коллектива на достижение конечных результатов.

Социально-психологические методы управления основаны на использовании социального механизма управления (система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и т.п.). Специфика Этих методов заключается в значительной доле использования неформальных факторов, интересов личности, группы, коллектива в процессе управления персоналом. Социально-психологические методы базируются на использовании закономерностей социологии и психологии. Объектом их воздействия являются группы людей и отдельные личности. По масштабу и способам воздействия эти методы можно разделить на две основные группы: социологические методы, которые направлены на группы людей и их взаимодействие в процессе трудовой деятельности; психологические методы, которые направленно воздействуют на личность конкретного человека. Такое разделение достаточно условно, так как в современном общественном производстве человек всегда действует не в изолированном мире, а в группе разных по психологии людей. Однако эффективное управление человеческими ресурсами, состоящими из совокупности высокоразвитых личностей, предполагает знание как социологических, так и психологических методов.

Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе.

Постановку социальных целей и критериев, разработку социальных нормативов (уровень жизни, оплата труда, потребность в жилье, условия труда и др.) и плановых показателей, достижение конечных социальных результатов обеспечивает социальное планирование.

Социологические методы исследования, являясь научным инструментарием в работе с персоналом, предоставляют необходимые данные для подбора, оценки, расстановки и обучения персонала и позволяют обоснованно принимать кадровые решения. Анкетирование позволяет собирать необходимую информацию путем массового опроса людей с помощью специальных анкет. Интервьюирование предполагает подготовку до беседы сценария (программы), затем — в ходе диалога с собеседником -получение необходимой информации. Интервью — идеальный вариант беседы с руководителем, политическим или государственным деятелем — требует высокой квалификации интервьюера и значительного времени. Социометрический метод незаменим при анализе деловых и дружеских взаимосвязей в коллективе, когда на основе анкетирования сотрудников строится матрица предпочтительных контактов между людьми, которая также показывает и неформальных лидеров в коллективе. Метод наблюдения позволяет выявить качества сотрудников, которые подчас обнаруживаются лишь в неформальной обстановке или крайних жизненных ситуациях (авария, драка, стихийное бедствие). Собеседование является распространенным методом при деловых переговорах, приеме на работу, воспитательных мероприятиях, когда в неформальной беседе решаются небольшие кадровые задачи.

Психологические методы играют важную роль в работе с персоналом, так как направлены на конкретную личность рабочего или служащего и, как правило, строго персонифицированы и индивидуальны. Главной их особенностью является обращение к внутреннему миру человека, его личности, интеллекту, образам и поведению, с тем чтобы направить внутренний потенциал человека на решение конкретных задач организации.

Психологическое планирование составляет новое направление в работе с персоналом по формированию эффективного психологического состояния коллектива организации. Оно исходит из необходимости концепции всестороннего развития личности, устранения негативных тенденций деградации отсталой части трудового коллектива. Психологическое планирование предполагает постановку целей развития и критериев эффективности, разработку психологических нормативов, методов планирования психологического климата и достижения конечных результатов. Целесообразно, чтобы психологическое планирование выполняла профессиональная психологическая служба организации, состоящая из социальных психологов. К наиболее важным результатам психологического планирования следует отнести: формирование подразделений («команд») на основе психологического соответствия сотрудников; комфортный психологический климат в коллективе: формирование личной мотивации людей исходя из философии организации; минимизацию психологических конфликтов (скандалов, обид, стрессов, раздражения); разработку служебной карьеры на основе психологической ориентации работников; рост интеллектуальных способностей членов коллектива и уровня их образования; формирование корпоративной культуры на основе норм поведения и образов идеальных сотрудников.

Методы управления персоналом можно также классифицировать по признаку принадлежности к функциям управления (нормирования, организации, планирования, координации, регулирования, мотивации, стимулирования, контроля, анализа, учета). Более подробная классификация методов управления персоналом по признаку принадлежности к конкретной функции управления персоналом позволяет выстроить их в технологическую цепочку всего цикла работы с персоналом. По этому признаку выделяются методы: найма, отбора и приема персонала; деловой оценки персонала; социализации, профориентации и трудовой адаптации персонала; мотивации трудовой деятельности персонала; организации системы обучения персонала; управления конфликтами и стрессами, управления безопасностью персонала, организации труда персонала, управления деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением персонала; высвобождения персонала.

http://www.persona-nova.ru/article21.html

Источник

1.3. Методы, используемые в менеджменте

Методы менеджмента — это те приемы и средства, которыми пользуются менеджеры, чтобы достичь определенной цели и решить конкретные задачи. Базой применения методов управления являются организационные системы.

В управлении применяются три вида методов: организационные, экономические, социальные. Методы управления применяются с целью повышения эффективности системы управления. Каждый из этих видов методов способствует достижению определенных целей с помощью собственных средств воздействия.

Организационные методы направлены на создание оптимальной управляющей системы, способной оказывать воздействие на управляемую систему и помогающей добиться успеха предприятиям и организациям.

Экономические методы предполагают рациональное решение производственно-хозяйственных вопросов для достижения экономических результатов и удовлетворения потребностей общества.

Социально-психологические методы предполагают создание работоспособного коллектива, нацеленного на высокопроизводительный эффективный труд.

Методы управления тесно связаны и зависят от таких факторов, как цель, функции и структура. Насколько хорош или плох выбранный метод, можно оценить по результатам достижения поставленной цели.

Функции показывают, в каком объеме раскрывается содержание управления, а структура управления — это форма организации управления. Каждый из этих факторов действует во взаимосвязи с другими.

При применении всей совокупности методов необходимо учитывать разнообразие функций и структур управления. Только связь методов с функциями и структурой управления в комплексе могут обеспечить эффективное управление производством. Методы вне функций и структуры не существуют и не используются.

Организационные методы управления

Организационные методы управления обеспечивают создание управляющей системы, способной эффективно управлять, и формирование процесса производства как управляемой системы, что обеспечивает устойчивую соотносительность и пропорциональность системы управления предприятием. Управление есть воздействие, а функции управления являются выражением этого воздействия. Только организационные методы дают ответ на вопросы, как воздействие развивается, каково содержание этих действий.

Организационные методы являются развитием функций организации, имеющих своей целью выявление дополнительных возможностей в аппарате управления и производстве и использование их для повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности.

Организационные методы включают три средства воздействия: организационное воздействие, распорядительное воздействие и расстановку кадров.

Источниками организационного воздействия являются звенья управляющей системы, направления организационного воздействия нацелены на систему управления, которая включает управляющую и управляемую системы. Сила воздействия и восприимчивость системы управления зависят от границы, глубины и пределов организационного воздействия, что определяет управляемость системы управления.

Формирование управляющей системы управления связано с разработкой документации, которая регламентирует, нормирует и методически инструктирует деятельность аппарата управления. Управляющая система должна создать благоприятные условия для производства (управляемой системы), так как именно в производстве создаются материальные ценности, прибавочный продукт как основа прогресса общества, источник дальнейшего развития и технического совершенствования производства, а также улучшения социально-экономических условий для коллектива и каждого работающего.

Организационное нормирование в сочетании с организационно-методическим инструктированием представляет наиболее активные типы организационного воздействия на технологию и технику управления, информационную систему, процессы, операции, приемы и средства управления.

Организационное воздействие распространяется на все звенья управляющей системы. Здесь объектами воздействия являются функции, структура управляющей системы, а также система совместного труда в самой управляющей системе.

Управляющая система, оказывая воздействие на управляемую систему, в то же время сама подвергается воздействию, т.е. в управляющей системе имеется определенный динамизм, который проявляется в изменении состояния системы. Подвижность проявляется в дальнейшем совершенствовании системы.

Наиболее эффективное сочетание управляющей системы с управляемой системой является залогом эффективности производства.

Главным в содержании организационного воздействия на управляющую систему является поддержание постоянной подвижности и устойчивости при помощи определенного типа воздействия. В организационном воздействии выявляются три типа методов: организационное регламентирование, организационное нормирование и методическое инструктирование.

Организационное регламентирование — это разработка правил, положений для всех исполнителей и отделов. Регламентировать в системе управления можно только функции и структуру управления. Организационное регламентирование на предприятии само должно опираться на определенный правовой акт, авторитет которого был бы подкреплен вне и выше самого предприятия. Такими актами являются Гражданский кодекс Российской Федерации, закон об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и другие.

Под регламентацией управленческой деятельности понимается определение и закрепление содержания, методов и форм организации труда работников или отдельных коллективов при помощи документов, носящих правовой характер, называемых организационно-регламентирующими.

Управленческая деятельность регламентируется с помощью следующих документов:

  1. положение о предприятии;
  2. положение об отделе и службе;
  3. положение о руководителе;
  4. должностная инструкция работников аппарата управления;
  5. организационная карта;
  6. организационная структура управления (см.
    «Функции и структуры менеджмента»
    );
  7. положение об информационной системе;
  8. устав предприятия;
  9. план-график — единый распорядок работы предприятия.

Процесс подготовки организационно-регламентирующих документов состоит из нескольких этапов: организационно-подготовительная работа, разработка проекта документа, рассмотрение и утверждение его, контроль за правильностью применения, корректировка.

Выполнение работы рекомендуется начинать с подготовки и издания приказа о разработке организационно-регламентирующих документов, в котором указываются мероприятия, конкретные сроки и исполнители, а также ответственные лица, осуществляющие общее организационное и методическое руководство работы.

Принципы управления производством — основа создания предприятия. Положение о предприятии закрепляет назначение предприятия и цель его формирования. Для каждого предприятия должно быть ясно сформулировано, какое оно занимает место в системе разделения труда и каковы его связи с другими учреждениями и предприятиями. Кроме того, в этом документе раскрываются организационная форма предприятия, условия вхождения его в объединение предприятий, система распределения прибыли и другие организационные и экономические аспекты деятельности.

Важным и необходимым документом в системе регламентирующих документов является положение об отделах и службах, которое разрабатывается для всех структурных подразделений, входящих в организационную систему и отраженных в организационных структурах управления. Оно позволяет определить место подразделения в управляющей системе, а также содержание, область и функции управления, осуществляемые каждым элементом системы.

В первом разделе положения характеризуются место и роль подразделения в общей системе управления, его подчиненность, правовое положение, порядок назначения и освобождения руководителя и требования, предъявляемые к нему занимаемой должностью (образование, квалификация и опыт работы). Указывается, является ли данный отдел самостоятельным структурным подразделением или же входит в состав какой-либо службы. Раздел должен содержать перечень нормативно-правовых документов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.

Во втором разделе дается развернутая характеристика целей и задач, для решения которых создано структурное подразделение.

При этом должно учитываться следующее: каждое подразделение должно решать определенные задачи, необходимые для деятельности организации; задачи различных подразделений должны быть взаимно увязаны; задачи подразделения не должны сужаться до задач его руководителя.

В третьем разделе:

а) дается характеристика структуры подразделения, которая строится в зависимости от объема выполняемой работы, численности работников и структуры организации;
б) приводятся данные о профессионально-должностном составе работников;
в) показывается структурная схема подразделения.

При разработке структуры подразделения следует учитывать, что круг обязанностей исполнителей должен быть регламентирован; объем работ, возлагаемый на исполнителя, должен соответствовать требованиям (по квалификации и опыту), предъявляемым к его должности; если для выполнения распределяемых работ требуется разный уровень знаний и квалификации, то на исполнителя следует возлагать по возможности задания, побуждающие его к повышению квалификации.

В четвертом разделе формулируются основные функции структурного подразделения, необходимые для эффективного решения возложенных на него задач.

При этом:

а) для четкого разграничения функций между подразделениями и недопущения параллелизма и дублирования в их работе целесообразно использовать классификатор функций управления;
б) рассматриваемый раздел положения может быть составлен в виде обычного текста либо таблицы;
в) необходимо обращать внимание на конкретность содержания управленческих работ, избегать расплывчатых и общих фраз.

В пятом разделе определяются права работников подразделения, способствующие своевременному и качественному решению стоящих перед подразделением задач, и предусматривается ответственность руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом следует учитывать, что:

а) права подразделения осуществляются его руководителем (начальником) и при распределении обязанностей и другими должностными лицами. В связи с этим должны быть разграничены права, осуществляемые руководителем и его заместителем, а также отдельными должностными лицами;
б) права отдела должны рассматриваться с точки зрения коллективного исполнителя функций. На практике нередки случаи, когда все права по осуществлению функций закрепляются за его руководителем, хотя значительную часть исполнительной, организационной, регламентирующей и даже распорядительной деятельности осуществляют специалисты подразделения;
в) при определении прав руководителя подразделения должен быть учтен важный принцип, который на практике зачастую нарушается и вносит дезорганизацию в работу: руководитель отдает распоряжение только тем исполнителям, которые находятся в его прямом подчинении; распоряжения другим нижестоящим работникам могут быть отданы только через их непосредственного руководителя;
г) право подразделения решать вопросы, связанные с работой других подразделений, не должно ущемлять прав последних;
д) права, предоставляемые подразделению или должностному лицу, не должны осуществляться другими подразделениями или вышестоящими должностными лицами. В противном случае это приводит к обезличке, дезорганизации и безответственности в работе.

В шестом разделе определяется ответственность. Права руководителя подразделения должны быть конкретизированы, а ответственность руководителя отдела и его специалистов необходимо разграничивать, так как в противном случае это не будет способствовать повышению производственной дисциплины коллектива подразделения.

Рекомендуется особо установить ответственность руководителя подразделения за организацию работы его подчиненных и выполнение функций подразделения. Ответственность предполагает применение определенных санкций в отношении виновного лица. В связи с этим целесообразно предусматривать применение санкций за невыполнение или некачественное выполнение функций, неиспользование предоставленных прав и за другие нарушения. Рекомендуется устанавливать меру ответственности и соответственно меру наказаний (лишение премий, дисциплинарные взыскания, другие административные меры).

В седьмом разделе описывается порядок расширения, реорганизации и ликвидации подразделения. В разделе должно быть закреплено — является ли отдел постоянным подразделением или организуется на определенное время, в каком случае он должен быть ликвидирован, а также инстанция, обладающая правом принять решение о реорганизации или ликвидации.

Восьмой раздел — заключение, где указывается срок окончания действия положения или его обязательного пересмотра.

На следующей ступени организационного регламентирования происходит размежевание функций управления в управляющей системе, установление конкретных функций управления во всех ступенях и структурных звеньях управляющей системы, регламентирование обязанностей, прав, ответственности линейных и функциональных руководителей звеньев в управляющей системе предприятия. Базой для разработки положений об отделах и службах, а также их руководителях является организационная структура управления, общие принципы связи между содержанием и функциями управления, между функциями и структурой управления, на каждой ступени управления, в каждом структурном звене, между ступенями и звеньями управляющей системы.

Для функциональных звеньев управления на предприятии разрабатываются положение о звене управления и положение о руководителе этого звена, так как предметом регламентирования является не только размежевание функций управления, но и определение обязанностей, прав и ответственности руководителей звеньев. Эти положения разрабатываются управляющей системой предприятия и утверждаются лицом, которому подчиняются звенья в организационной структуре управления. Это гарантирует возможность постоянного учета изменений и сдвигов в управляемой системе в процессе производства, в содержании, структуре и организации производства; учета новых, более эффективных методов решения проблем разделения труда и его интеграции в управляющей системе; учета более совершенных типов размежевания функций управления в ступенях и звеньях управления; учета форм и связей этих ступеней и звеньев; учета изменений в распределении обязанностей и прав руководителей звеньев управления.
Для исполнителей в отделах (звеньях) разрабатываются должностные инструкции.

При разработке должностных инструкций работников аппарата управления соблюдаются следующие общие правила:

а) должностные инструкции должны быть разработаны для должностей, предусмотренных штатным расписанием;
б) инструкция должна содержать перечни руководящих и методических материалов, используемых специалистом, раскрывать информационные связи специалиста по горизонтали и вертикали.

Должностная инструкция соответствует каждой должности и отражает весь круг обязанностей, прав и ответственности, вменяемых работнику, занимающему данную должность, и потому должна иметь точные и краткие формулировки, быть гибкой и динамичной, что обеспечивается учетом особенностей каждой должности.

Единство требований, предъявляемых к различным должностям сферы управления, позволяет осуществить разработку ряда документов для разных должностей на основе типового положения о должности. Должностная инструкция имеет те же разделы, что и положение о руководителе.

В общей части устанавливается: в составе какого подразделения находится должность; кому подчиняется работник, занимающий ее; кто подчиняется ему; порядок назначения на должность; требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж и производственный опыт); какими документами должен он руководствоваться в своей деятельности.

Основные задачи работника определяются в зависимости от целевого назначения подразделения, в состав которого входит его должность. При этом должно быть соблюдено максимальное соответствие между сложностью задач, решаемых исполнителем, и его квалификацией.

Должностные обязанности разрабатываются как подробный перечень работ, необходимых для выполнения поставленных задач, и определяются на основе рационального распределения в зависимости от организационной структуры управления.

При рациональном распределении обязанностей следует учитывать:

а) основные и вспомогательные работы; равномерную загрузку работников в течение рабочего дня (недели, месяца) при нормальной напряженности труда; ответственность решений, затрагивающих интересы других подразделений аппарата;
б) различие в содержании труда должно быть четко зафиксировано в инструкциях.

Ответственность определяется обязанностью работника принимать решения и обеспечивать их осуществление, включая ответственность, которую он несет за невыполнение возложенных обязанностей и неиспользование предоставленных прав. Сознание своей ответственности заставляет работника проявлять больше инициативы, а знание прав позволяет ему требовать предоставления всех необходимых данных для работы.

Акты организационного регламентирования приобретают черты правовых норм, они обязательны для всей управляющей системы предприятия. Важнейшим документом организационного регламентирования является организационная структура управления, что представляет собой единство управляющей и управляемой систем. Она определяет разделение труда на предприятии и показывает, кто кому подчиняется. В организационной структуре управления отражены не только общие принципы управления производством, но и преимущественно специфические черты процесса производства на предприятии. Организационная структура управления предприятием утверждается директором.

Сама структура управляющей системы показывает зависимость звеньев друг от друга. Отсюда возникает четкое различие функций и четкое фиксирование обязанностей и прав.

Организационные карты по управлению показывают взаимосвязь участников управления при выполнении функций управления. Инструментом разработки организационных карт должна быть матрица «Разделение обязанностей, прав, ответственности в аппарате управления».

Организационные карты являются организационным началом. Они показывают все связи руководителей отделов и звеньев и являются основой для разработки взаимосвязей между исполнителями. Они разрабатываются руководителями звеньев и служб, но утверждать их должен директор.

Положение об информационной системе устанавливает связи между отделами на базе информационных потоков и технических средств, участвующих в подготовке информации к принятию решений.

Главная задача — найти оптимальный объем информации, четко определить потоки информации по ступеням и звеньям управляющей системы. Одна и та же информация не может использоваться на различных ступенях управления. С целью определения оптимального объема информации разрабатываются нормативы информации и потоков.

Важнейшим документом является также устав — документ, который устанавливает производственно-хозяйственную направленность деятельности предприятия и его организационно-правовую форму.

Основным документом, регламентирующим режим работы аппарата управления, является «Единый распорядок работы», разрабатываемый в виде плана-графика, в котором перечисляются наименования работ и мероприятий, указываются дни недели и часы их выполнения. В нем необходимо отразить время работы сотрудников по личному плану, вызова подчиненных, приема посетителей из других подразделений и внешних организаций, обеденного перерыва, контроля за выполнением заданий текущего дня и планирования работы следующего дня, проведения оперативных совещаний в подразделениях и на уровне руководителя (заместителя) организации, заседаний, занятий и др.

Важным фактором экономного использования времени работников является рационализация проведения совещаний. Необходимо в каждой организации иметь «Основные правила подготовки и проведения служебных совещаний», с которыми должен быть ознакомлен весь управленческий персонал. В практической работе их следует строго соблюдать, а форму и методы подготовки проведения совещаний постоянно совершенствовать.

Организационное нормирование представляет собой совокупность нормативов, определяющих организацию, типы, границы, пределы процессов управления и производства. Оно состоит в разработке нормативов и их использовании. Предметом нормирования являются техника и технология управления, информация, методы управления и др. Организационное нормирование необходимо, так как в процессе управления возникает потребность определения границ для различных процессов, например нормирование информации для каждого звена в управлении, нормирование штатов для отдельных служб и т.д. Организационное нормирование отличается известной гибкостью, имеет более изменяемый характер, чем организационное регламентирование.

Организационное нормирование направлено на разработку организационных нормативов, определяющих меру, границы, пределы развития конкретных процессов. Организационное регламентирование как тип воздействия оказывается слишком «жестким» для технологии и техники управления, которые предъявляют высокие требования к разнообразию форм и содержания воздействия.

Все документы организационного воздействия на процессы, операции и приемы управления и связанные с ними разработки комплексов процессов опираются на акты организационного нормирования, а также на отраслевые инструкции и указания по технологии и технике управления и отраслевые методические указания по выполнению процессов, операций и приемов в службах управляющей системы управления.

Основные документы, которые разрабатываются:

  • технологические карты по управлению, которые показывают последовательность выполнения работ, содержание действия, взаимосвязь, последовательность и взаимодействие различных этапов. Инструментом разработки может быть «Информационно-технологическая модель»;
  • инструкционные карты, являющиеся приложением к технологическим картам и показывающие методы выполнения работ и технические средства, которые применяются;
  • карты информационных потоков, которые являются приложением к технологическим картам и показывают форму документа, графу и строку, необходимую для выполнения работы.

Должны быть разработаны карты информационных потоков по ступеням и звеньям управления, которые описывают потоки информации для данного отдела, данного звена, руководителя. На предприятиях много излишней информации поступает к руководителю, который не в состоянии в полном объеме ее обработать. Формирование информационных потоков предполагает, что известно начало их движения, интенсивность, направленность, возможность применения и результаты использования.

Организационно-методическое инструктирование — это разработка методических указаний, инструкций и рекомендаций по вопросам управления. Организационно-методическое инструктирование — гибкая форма организационного воздействия, в ней заложены возможности учета всех явлений, влияющих на процесс управления.

Организационное методическое инструктирование находит свое выражение в методических указаниях, инструкциях, основах, которые поступают из научно-исследовательских институтов, ведомств, министерств, а также могут разрабатываться и на предприятии.

Когда организационное воздействие определило основу, систему управления, устойчивые отношения и связи в виде регламентации отдельных положений, определяющих область обязанностей и прав, то далее формируется широкое пространство решения единичных задач, выполнения единичных актов управления. Это область распорядительного воздействия, которое развивает и конкретизирует формы воздействия в процессе управления.

Организационное воздействие не будет доведено до конца, не приобретет конкретных регламентированных форм, если оно не будет дополнено распорядительным воздействием. В процессе производства возникает немало сложных ситуаций технического, экономического и воспитательного характера. Как ни совершенно будет организационное воздействие и созданные им системы и подсистемы, без гибких методов распорядительства невозможно управление коллективами людей, сложным хозяйственным организмом предприятия и его отдельными частями.

Распорядительное воздействие как более активная, гибкая форма воздействия направлено на устранение возникающих в ходе производства отклонений от поставленных задач, от заданных параметров, т.е. на регулирование динамических явлений в процессе управления, на решение многообразных единичных вопросов, которые ежечасно возникают в производственной, хозяйственной и общественной жизни коллектива.

Но распорядительное воздействие, хотя и является формой оперативного влияния на ход событий в процессе управления, должно опираться на методы организационного воздействия, на созданные в его ходе рациональные подсистемы, учитывать организационные статусы и т.д. Иначе распределительное воздействие сведется к решению мелких, разрозненных частных вопросов, не связанных какой-либо общей идеей, системой, при этом решения будут основаны главным образом на субъективных представлениях. Такое распорядительство часто усиливает диспропорции, вносит случайность в решение вопросов.

Распорядительное воздействие отличается прежде всего по иерархическому уровню управления, на котором оно формируется. Известно, что распоряжения присущи управляющей системе предприятия, цеха и даже производственного участка.

Кроме того, распорядительное воздействие различается по формам распоряжений, по срокам исполнения, по результативности.

Распорядительное воздействие осуществляется в форме приказа, распоряжения. Они могут быть в письменной или устной форме, но при этом они всегда будут основываться на определенных актах организационного воздействия, конкретизируя их.

Распорядительное воздействие различается по срокам исполнения. С учетом сложности решаемых задач оно может быть рассчитано на длительное исполнение или срочное. Распоряжения могут требовать разной результативности, но всегда любое распоряжение или приказ определяет, что, когда, кому делать, кого и за что поощрить, наказать и др.

Организационное и распорядительное виды воздействия являются формами организационных методов, которые не противоречат, а дополняют и развивают друг друга, существуют в сочетании, во взаимной зависимости. Невозможно использование одной из форм организационных методов. Они всегда используются вместе в том или ином сочетании. Только в гармоничном сочетании организационных и распределительных форм воздействия возможно объективно обоснованное, научное управление производственной и хозяйственной деятельностью. Это сочетание должно быть оптимальным, с учетом специальных условий производства. Управляющая система в своих действиях должна все время следить за тем, как «работают» оба этих организационных метода, и при необходимости вовремя изменять их соотношение.

Распорядительное воздействие чаще, чем организационное, требует контроля проверки исполнения. После контроля, как правило, снова возникает потребность в распорядительном воздействии, но оно будет уточнять предыдущее. Следовательно, контроль, проверка исполнения — важнейшая часть распорядительного воздействия, и управляющая система должна ее четко организовывать.

Всю разностороннюю деятельность по организации управления невозможно изложить в документе или на страницах учебника, так как ежедневно, ежечасно на предприятии возникают разные по сложности и сочетанию условий ситуации, в которых необходимо принять управленческие решения. Но в управлении есть закономерность: чем лучше проведена организация в форме регламентирования, нормирования, тем реже возникает необходимость решать частные вопросы управления.

Необходимо отметить, что вся организационно-распорядительная деятельность на предприятии должна протекать в правовых рамках, на основе правового обеспечения процессов управления.

Организационное воздействие на систему управления исходит из интеграции управляющей и управляемой систем. Главная проблема — связать управляющую систему с воздействием на управляемую систему, обеспечить соотносительность этих систем.

Если в интеграции управляющей и управляемой систем ведущее значение имеет сочетание линейности и функциональности в управлении, то в соотносительности управляющей и управляемой систем все зависит от определения оптимальной звенности, децентрализации и централизации управления, построения управляющей системы в точном соответствии с управляемой системой. Характерной чертой организационного воздействия на систему управления является обеспечение наибольшей динамичности и устойчивости системы управления.

Динамичность — это возможность изменения связей между системами, а также и между системой управления и внешней средой.

Устойчивость — способность систем воспроизводить основные внутренние и внешние связи и благодаря этому постоянно поддерживать единство системы и ее постоянное равновесие.

Динамизм устойчивости основывается на подвижности и гибкости. Наиболее рациональное сочетание подвижности и устойчивости — один из важнейших вопросов управления, позволяющих поддерживать динамическое равновесие в системах управления благодаря сочетанию подвижности и устойчивости этих систем.

Источник

Распоряжение, способ его дачи и исполнения

39. Распоряжение — указание руководителя (начальника), обращенное к подчиненным и требующее обязательного выполнения определенных действий, соблюдения определенных правил или устанавливающее определенный порядок, положение.

Подача распоряжения может осуществляться в письменной форме, устно или с использованием технических средств связи военнослужащему или группе военнослужащих. Распоряжение, представленное в письменной форме, является основным документом (нормативным актом) военного управления, издаваемым командиром воинской части в качестве единоличного указа. Устные распоряжения могут быть даваемыми всеми командирами (начальниками) своимим подчиненными.

Обсуждение (критика) распоряжения не допускается, а неисполнение командирского (начальнического) распоряжения, переданного в установленном порядке, является нарушением военной службы.

40. Поручение — способ передачи руководителем (начальником) задач подчиненным по конкретным вопросам. Поручение может быть выдано устно или в письменной форме. Письменное поручение является официальным документом, выпущенным начальником штаба (заместителем командира воинской части) от имени командира воинской части, помощником начальника гарнизона по организации гарнизонной службы (военным комендантом гарнизона) от имени начальника гарнизона.

(в соответствии с указами Президента РФ от 25.03.2015 N 161, от 16.05.2017 N 210)

(см. текст в предыдущей редакции)

41. Поручение (приказание) должно соответствовать федеральным законам, общевоинским уставам и приказам вышестоящих командиров (начальников). Выдавая поручение (приказание), командир (начальник) должен воздержаться от злоупотреблений своими служебными полномочиями или их превышения.

Руководителям запрещено выдавать указания, которые не связаны с выполнением военной службы или нарушают законодательство Российской Федерации. Командиры, выдавшие такие указания, несут ответственность в соответствии с российским законодательством.

Приказ должен быть четким, кратким и ясным, без использования формулировок, которые могут быть толкованы по-разному.

42. Перед выдачей приказа командир должен тщательно оценить ситуацию и принять меры для его выполнения.

43. Приказ командира (начальника) обязан быть исполнен безоговорочно, аккуратно и в установленный срок. Военнослужащий, получивший приказ, отвечает: «Понял» — и далее выполняет его.

При необходимости убедиться в правильном понимании данного приказа командир (начальник) может запросить его повторение, а военнослужащий, получивший приказ, — обратиться к командиру (начальнику) с просьбой повторить его.

Выполнив приказ, военнослужащий, несогласный с приказом, имеет право на его оспаривание.

Об исполнении полученного приказа военнослужащий обязан доложить начальнику, который выдал приказ, и своему непосредственному начальнику.

Подчиненный, не выполневший приказ командира (начальника), выданный в соответствующем порядке, привлекается к уголовной ответственности на основании, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Только командир (начальник), который отдал приказ (приказание), либо его прямой начальник могут отменить его.

Если военнослужащий, выполняющий приказ, получает новый приказ от старшего командира (начальника), который помешает выполнению первого приказа, он сообщает об этом начальнику, который отдал новый приказ, и если новый приказ подтверждается, он выполняет его.

Начальник, который отдал новый приказ, сообщает об этом начальнику, который отдал первый приказ.

Военнослужащий должен проявлять разумную инициативу, чтобы успешно выполнить ему поставленную задачу.

Термины и разграничение

Приказы и распоряжения схожи друг с другом и являются распорядительными документами руководства в отношении персонала, инструментами для управления организацией. Они являются локальными нормативными актами, в которых руководство фиксирует свои решения. Действующие законы и правовые акты не содержат четкого определения этих терминов и их разграничения. Определения можно найти в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», изданном в 1974 году. Некоторые формулировки из этого словаря устарели, однако, можно использовать их в качестве основы для определения терминов. Приказ – это локальный правовой акт, который издается руководителем компании или его заместителем, исполняющим его функции на момент издания. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказ может быть издан руководителем государственного органа или его структурного подразделения для решения задач, стоящих перед органом. Он может применяться к различным руководителям, независимо от их подчиненности, и иметь силу нормативного акта. Распоряжение – это распорядительный документ, который издается руководителем компании или его заместителями для оперативных вопросов, в основном организационного характера. Распоряжения касаются выполнения приказов, правил, инструкций и других нормативных актов; механизмов передачи решений высшего руководства нижестоящим руководителям и сотрудникам. Часто распоряжение имеет ограниченное время действия и применяется к ограниченному кругу лиц. Примечание! Приказание — это специальная форма распорядительного документа, характерная для военных учреждений. Он издается командиром или начальником учреждения.

Как применять документы

  1. Действие приказа продолжается до его отмены, а распоряжение исполняется до тех пор, пока оно не будет выполнено.
  2. В случае необходимости распоряжения переиздаются, а приказ может быть изменен другим распорядительным документом — приказом. Замены включаются в текст изменяющего приказа.
  3. В приказе всегда указывается заголовок «Приказ», а в распоряжении заголовок часто опускается. В распоряжении текст начинается с фразы «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе — «Приказываю».

Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжение может быть использовано для временного перераспределения обязанностей сотрудников во время отпуска основного работника. На практике эти два документа часто рассматриваются одинаково и они имеют одинаковую юридическую силу в организациях.

Многие организации, в основном маленькие, используют один вид распорядительного документа. Обычно предпочтение отдается приказу, но также могут быть изданы только распоряжения. В других ситуациях, например, когда есть структурные подразделения, руководители этих подразделений издают распоряжения, а руководитель и исполняющие его обязанности издают приказы.

С юридической точки зрения, приказ и распоряжение не имеют различий, организация должна самостоятельно регулировать эти вопросы. Различие между этими документами определяется регламентами и другими правовыми актами, где указываются ситуации, в которых требуется подготовить проект приказа или распоряжения.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения в основном формируются, издаются и контролируются в схожем порядке:

  • начинаются с действий, причина издания которых становится основой для создания документа;
  • осуществляется сбор информации и ее анализ;
  • разрабатывается проект приказа или распоряжения на основе проведенной работы;
  • фиксируются замечания и предложения заинтересованных сторон, проводится согласование;
  • происходит подписание документа;
  • документ регистрируется;
  • исполнители получают уведомление об издании.

Инициатива может возникнуть как у руководителя компании, так и у руководителей отделов (например, в виде докладных записок, служебных записок или служебных писем руководителю). Издание документа может быть запланированным и основываться на нормах, установленных ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Совместное согласование и необходимые корректировки проводятся с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а также в определенных случаях с внешними организациями, которые привлекаются к решению проблемы, которая описана в документе (вышестоящим руководством организации, экспертами). В других ситуациях приказ или распоряжение не требуют этапа корректировки.

Работа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, применяемыми требованиями к оформлению документов, которые распространяются на распоряжения и приказы.

Разница между приказом и распоряжением

Руководитель ведущих специалистов в области бухгалтерии, эксперт по совмещенным режимам. Получен сертификат №У2020015677. Занимается вопросами проверки контрагентов, льгот и господдержки, маркировки товаров. Рекомендует использование аутсорсинга бухгалтерии и кадровой поддержки от Главбух Ассистент.

В организации, приказ и распоряжение — это два разных документа, которые имеют свои характеристики, но относятся к одной группе документов — ЛПА, то есть локальным правовым актам. За создание обоих документов отвечает руководящий состав организации, предпринимателя или государственного органа. Они направлены на решение различных оперативных, организационных, кадровых и других вопросов, связанных с деятельностью компании.

Приказ и распоряжение имеют ограниченную юрисдикцию, которая применяется в пределах хозяйствующего субъекта, их подписывает руководитель данного субъекта. Они регулируют внутренние вопросы и могут затрагивать отношения с другими хозяйствующими субъектами в той мере, в которой это связано с исполнением обязанностей сотрудниками, ответственными за выполнение поручений.

Возможность получить бесплатную консультацию по юридическим вопросам предоставляется руководителю компании, филиала, отдела или подразделения с помощью приложения Главбух Ассистент.

Понимание различий между приказом и распоряжением с примерами

Для более наглядного представления разницы между приказом и распоряжением, рассмотрим примеры в таблице:

Например, приказ может быть выдан о приеме на работу нового сотрудника.

А распоряжение может быть дано для временного возложения обязанностей на бухгалтера во время отпуска кассира.

Другим примером приказа может быть его использование для утверждения учетной политики.

В то же время, распоряжение может быть выдано для проведения инвентаризации.

Кроме того, приказ может быть использован для утверждения типовой должностной инструкции слесаря.

А изменения в должностных инструкциях, вызванные сменой наименования должности, могут быть включены в распоряжение.

Помимо этих различий имеется еще одно. Документы составляются разным образом. Распоряжение выпускают без заголовков и «шапки». Начинается оно со слов: «обязываю» или «распоряжаюсь». Приказ должен иметь заголовок и «шапку». Основная часть этого документа начинается со слова: «Приказываю». В обоих документах должна присутствовать подпись руководителя, ответственных лиц и сотрудников, ознакомленных с ним.

Хозяйствующие субъекты имеют право внести некоторые изменения в типовые формы распоряжений и приказов, составлять документы по собственным образцам, утвержденным в компании. Важно учесть, что в правовом поле нет принципиальных различий между этими двумя документами. В общем, основные отличия сформировались на практике делопроизводства и документооборота.

Когда издается приказ, а когда — распоряжение?

Чем отличается приказ от распоряжения

Приказ и распоряжение являются распорядительными актами, которые выдаются руководителем органа власти или организации, действующим самостоятельно в рамках своей полномочной власти. Эти документы используются для управления деятельностью организации. Определения приказа и распоряжения содержатся в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) (М.,1974 г.) и Кратком словаре видов и разновидностей документов (М.: ВНИИДАД, 1974), но в настоящее время доступность этих документов для широкого круга специалистов практически отсутствует. В Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) приведены следующие определения данных видов документов (с. 76-77):

  • Приказ издается руководителем органа государственного управления, а распоряжение — единолично руководителем коллегиального органа государственного управления.
  • Приказ используется для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед органом, а распоряжение — для разрешения оперативных вопросов.
  • Статус и компетенции руководителей при издании документов отличаются: приказы выдает руководитель организации, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции в полном объеме, распоряжения выдает руководитель коллегиального органа, однако он имеет право действовать самостоятельно в рамках своих полномочий.

    • Основные отличия между приказом и распоряжением

    С момента появления единой государственной системы документирования прошло уже более 50 лет, за это время произошли значительные изменения в системе управления, возникли новые организационно-правовые формы, что привело к изменению содержания отношений между различными видами распорядительных документов. В результате на практике возникает множество различных ситуаций.

    Например, в статье 69 Федерального закона «Об акционерных обществах», принятого 26 декабря 1995 года под номером 208-ФЗ, содержится следующее определение: «Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, также представляет его интересы, осуществляет сделки от имени общества, утверждает штатное расписание, выпускает приказы и дает указания, обязательные для выполнения всеми сотрудниками общества». Этот пример ясно указывает на то, какие документы являются управленческими документами акционерного общества, а именно: приказы и указания.

    Организации должны действовать согласно уставам, которые составляются на основе действующего законодательства, и работники организаций должны следовать исключительно им. Устав может содержать положение о том, что в целях выполнения исполнительно-распорядительной деятельности руководитель выдает приказы. В этом случае руководитель должен выдавать только приказы, а выдавать распоряжения не имеет права. Однако он может предоставить своим заместителям возможность выдавать распоряжения вопросами оперативного характера и в пределах их полномочий, то есть по тем направлениям, которые каждый из них контролирует.

    Обычно, руководитель организации издает приказы по вопросам основной (производственной) деятельности, а также по вопросам административно-хозяйственной деятельности (транспорт, связь, эксплуатация зданий и помещений, охрана), а также по личному составу (прием, перевод, увольнение и другие кадровые действия с персоналом). Распоряжения издаются по вопросам оперативного характера, информационно-методического характера и др. частные вопросы.

    Чем отличается стандарт от инструкции

    Понятие «стандарт» является собирательным. Существует несколько типов стандартов: международные, межгосударственные, национальные, региональные, отраслевые, стандарты организаций. Видимо, вас интересуют стандарты организации. Приведу определения этих видов документов:

    Стандарт организации представляет собой документ с нормативными правилами, характеристиками и принципами, которые касаются различных видов деятельности организации или их результатов. Целью стандартов является улучшение производства и обеспечение качества продукции, выполнения работ и оказания услуг.

    Необходимо также отметить, что стандарт организации является частью системы стандартизации. Эти стандарты разрабатываются для унифицирования процессов работы, услуг и других аспектов деятельности, включая терминологию, используемую в конкретной сфере.

    Таким образом, инструкция и стандарт организации являются нормативными документами, и технология, предписанная инструкцией, может стать объектом стандартизации и быть закреплена в стандарте организации.

    Источник

    Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.

    Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

    Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

    Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

    Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

    • совершенствование организационной структуры предприятия;
    • выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
    • обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
    • утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

    При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

    А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

    Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

    Распоряжение2  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

    В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

    1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

    2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

    Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

    • по основной деятельности;
    • по личному составу;
    • по административно-хозяйственным вопросам.

    Этапы издания приказов и распоряжений

    В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :

    1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
    2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
    3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
    4. Согласование проекта документа.
    5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
    6. Подписание приказа или распоряжения.
    7. Регистрация приказа или распоряжения.

    8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

    Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

    Рассмотрим каждый этап в отдельности.

    Инициирование издания приказа или распоряжения

    Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

    • на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
    • по поручению руководства предприятия;
    • по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

    Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

    Пример 1

    ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

    Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

    Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

    Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

    То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

    Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

    Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

    Источниками информации могут быть:

    • законодательные акты и нормативная документация;
    • текущая документация организации;
    • документы, поступающие из других организаций;
    • архивные документы;
    • публикации в периодической печати;
    • научные материалы и др.

    Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

    Продолжение Примера 1

    В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

    К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

    Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

    Пример 2

    Картинка с сайта: delo-press.ru

    Пример 3

    Картинка с сайта: delo-press.ru

    Подготовка проекта приказа или распоряжения

    Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

    Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

    Оформляются проекты приказов и распоряжений4  в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов»5  (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

    Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

    • Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
    • наименование организации;
    • наименование вида документа;
    • место составления или издания документа;
    • а также ограничительные отметки для реквизитов:

      • дата документа;
      • регистрационный номер документа.

    Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

    • 20 мм – левое;
    • 10 мм – правое;
    • 20 мм – верхнее;
    • 20 мм – нижнее.

    Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

    Таблица

    Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

    № п/п

    Наименование реквизита 

     Момент оформления реквизита

    Издание документа

    1.1  наименование организации  оформлять не надо, присутствует на бланке
    1.2 наименование вида документа  оформлять не надо, присутствует на бланке
    1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке
    1.4 дата документа оформляется после подписания в момент регистрации документа
    1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа
    1.6  заголовок к тексту  оформляется при подготовке проекта документа
    1.7 текст документа  оформляется при подготовке проекта документа
    1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)  полностью оформляются во время согласования проекта документа
    1.9 подпись полностью оформляется во время ­подписания документа
    1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6  оформлять не надо, присутствует на бланке

    Постановка на контроль и исполнение

    2.1  отметка о контроле  оформляется при постановке документа на контроль

    Снятие с контроля и направление документа в дело
    3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело  оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

    Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

    • констатирующей (или преамбулы) и
    • распорядительной.

    В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

    Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

    Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .

    Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

    Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

    Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

    Фрагмент документа

    Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

    В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

    Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

    1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».

    2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

    Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

    Срок представления 15.07.2003.

    В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

    4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

    Фрагмент документа

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

    Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу…».

    В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

    Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

    У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

    Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

    Пример 4

    Приложение № 2

    к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

    от 11.01.2007 № 1

    Приложение № 2

    к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

    от 11.01.2007 № 1

    Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

    Пример 5

    Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)

    и     неподписанный проект приказа

    Картинка с сайта: delo-press.ru

    Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,

    на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

    Картинка с сайта: delo-press.ru

    Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

    Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

    При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

    На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

    Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

    Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

    Согласование проекта документа подразумевает:

    • внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
    • внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .

    Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

    Фрагмент документа

    П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

    Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем10  и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

    Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

    На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11  ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .

    Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

    При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

    В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

    Фрагмент документа

    П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

    Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

    Руководитель юридического отдела

    Личная подпись А.С. Орлов

    Дата

    При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

    Замечания прилагаются

    Руководитель юридического отдела

    Личная подпись А.С. Орлов

    Дата

     Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

    По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

    При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

    Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

    Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

    Возможны следующие маршруты согласования:

    • последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
    • параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
    • параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

    Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

    • 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
    • 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
    • 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
    • 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;
    • 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

    Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

    1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
    2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
    3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
    4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.
    5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
    6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
    7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

    Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

    Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

    В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

    Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

    Подписание приказа или распоряжения

    Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

    Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

    Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

    Регистрация приказа или распоряжения

    Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

    В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

    Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

    • записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
    • записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);
    • внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

    Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

    • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
    • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
    • автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
    • возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

    Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

    В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

    Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

    Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

    Фрагмент документа

    П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

    Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    Фрагмент документа

    П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

    Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

    Пример 6

    Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

    Картинка с сайта: delo-press.ru

    Картинка с сайта: delo-press.ru

    Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

    Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

    При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

    Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

    Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году14,15 .

    Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

    Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

    Источник

    Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.

    Назначение распорядительных документов и их виды

    При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.

    Освойте расчет зарплаты по новым правилам 2025 года! Курс «Бухгалтер по зарплате» научит вас начислять выплаты, премии, отпускные и работать с кадровыми документами. Запишитесь сейчас со скидкой до 46% – всего 16 900 ₽ или 4 платежа по 4 225 ₽!

    В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

    • организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);

    • распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

    Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

    В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

    • создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;

    • содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

    К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

    Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

    Реквизиты, обязательные для распорядительных документов

    И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.

    Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:

    • название вида документа;

    • дата его оформления;

    • наименование составителя;

    • описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;

    • количественные характеристики описываемого факта;

    • сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.

    При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

    Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.

    Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

    Общие правила оформления организационно-распорядительной документации

    Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

    Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

    • возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;

    • обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;

    • проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;

    • возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;

    • рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);

    • установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);

    • необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);

    • использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;

    • ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);

    • возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;

    • обязательность составления на русском языке;

    • возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;

    • указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.

    В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

    • эмблема организации;

    • товарный знак;

    • коммерческое обозначение юрлица.

    Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

    Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.

    Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.

    В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.

    При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).

    Особенности оформления, значимые для распорядительных документов

    В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.

    Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:

    • «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;

    • «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.

    К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).

    На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»).

    Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.

    Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.

    Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:

    • на последнем листе документа у его левой границы;

    • на обороте последней страницы внизу слева;

    • в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.

    При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.

    Подводим итоги

    • Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).

    • Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.

    • Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.

    • При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.

    Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.

    Источник

    Понравилась статья? Поделить с друзьями:
    0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии
  • Звукоизоляция стен в деревянном доме изнутри своими руками пошаговая инструкция
  • Форадил комби капсулы с порошком для ингаляций инструкция
  • Как закрыть карту тинькофф блэк через приложение навсегда в домашних условиях пошаговая инструкция
  • Cozaar 100 mg инструкция на русском
  • Метилурацил мазь инструкция по применению при гинекологии