Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству управления образования

АДМИНИСТРАЦИЯ ФУРМАНОВСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

МУ ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ

П Р И К А З   

от 17.06.2019                                                                             № 390

г. Фурманов

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области

         В соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», в целях совершенствования системы делопроизводства в МУ отделе образования,

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области (приложение 1).
2. Отменить приказ МУ отдела образования от 22.03.2013 № 166 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области».
3. Рекомендовать муниципальным учреждениям образования Фурмановского муниципального района, находящимся в ведении МУ отдела образования, руководствоваться настоящим приказом при разработке и утверждении соответствующего локального нормативного акта.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник МУ отдел образования                                                             И.Ю. Саломатина

Приложение № 1

к приказу МУ отдела образования

от 17.05.2019 № 390

И Н С Т Р У К Ц И Я

ПО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В  МУНИЦИПАЛЬНОМ  УЧРЕЖДЕНИИ ОТДЕЛЕ  ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ  ФУРМАНОВСКОГО  МУНИЦИПАЛЬНОГО  РАЙОНА ИВАНОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

            Настоящая Инструкция по делопроизводству в Муниципальном учреждении отделе образования администрации Фурмановского муниципального района Ивановской области (далее – МУ отдел образования) разработана в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами администрации Фурмановского муниципального района.

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

            1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в МУ отделе образования (далее именуется – инструкция) определяет порядок работы с документами в МУ отделе образования и разработана с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

            1.2.  Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

            1.3. Документы являются муниципальной собственностью, вопросы работы с ними регулируются законодательными и иными нормативными актами Президента Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, нормативно-методическими документами архивной службы России, администрации Фурмановского муниципального района.

            1.4. Ответственность за организацию правильного ведения делопроизводства в МУ отделе образования возлагается на сотрудника МУ отдела образования, ответственного за ведение архива.

            Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, установленного настоящей инструкцией, порядка работы с документами в подведомственных учреждениях возлагается на их руководителей.

            1.5. Сотрудник МУ отдела образования, ответственный за ведение архива, выполняет следующие функции:

            — регистрирует входящие документы и направляет их на рассмотрение начальнику МУ отдела образования;

            — после получения соответствующей резолюции направляет их исполнителю;

            — осуществляет   контроль    за    прохождением   документов   в МУ отделе образования;

            — проводит проверку наличия документов, находящихся на исполнении;

            — осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

— принимает и передает служебную информацию с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте;

— организует проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

            — разрабатывает номенклатуру дел МУ отдела образования;

            — комплектует, учитывает, хранит законченные делопроизводством дела и передает их на архивное хранение в архивный отдел;

            — организует проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, передаваемыми на архивное хранение.

            1.6. Функции, предусмотренные п.1.5 настоящей Инструкции, соответственно возлагаются и на руководителей муниципальных учреждений образования Фурмановского муниципального района, находящихся в ведении МУ отдела образования.

            1.7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, длительном отсутствии по иным причинам, сотрудники МУ отдела образования обязаны передать через ответственного за ведение архива находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию начальника МУ отдела образования.

            1.8. При увольнении сотрудник МУ отдела образования должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение архива МУ отдела образования.

            1.9. Об утрате документа немедленно докладывается начальнику МУ отдела образования.

            1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации (нормативных правовых актов) осуществляется с разрешения (по указанию, поручению) начальника МУ отдела образования.

            1.11. Сотрудники МУ отдела образования несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Реквизиты служебных документов

Служебные документы, создаваемые в МУ отделе образования, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами служебных документов, создаваемых в процессе деятельности МУ отдела образования, являются:

2.2.1. Герб Фурмановского муниципального района.

2.2.2. Наименование органа муниципальной власти Ивановской области.

2.2.3. Справочные данные о МУ отделе образования.

2.2.4. Дата служебного документа.

2.2.5. Регистрационный номер служебного документа.

2.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

2.2.7. Место составления служебного документа.

2.2.8. Адресат.

2.2.9. Гриф утверждения служебного документа.

2.2.10. Заголовок к тексту.

2.2.11. Текст служебного документа.

2.2.12. Отметка о приложении.

2.2.13. Гриф согласования служебного документа.

2.2.14. Виза.

2.2.15. Подпись.

2.2.16. Отметка об электронной подписи.

2.2.17. Печать.

2.2.18. Отметка об исполнителе.

2.2.19. Отметка о заверении копии.

2.2.20. Резолюция.

2.2.21. Отметка о контроле.

2.1.1. Герб Фурмановского муниципального района

Изображение герба Фурмановского муниципального района на бланках служебных документов располагается на расстоянии 10 мм от верхнего края листа на продольных бланках и угловых бланках.

2.1.2. Наименование органа муниципальной власти Ивановской области

Наименование Администрации Фурмановского муниципального района указывается в соответствии с Уставом Фурмановского муниципального района. Наименование МУ отдела образования указывается в соответствии с положением о МУ отделе образования.

2.1.3. Справочные данные о МУ отделе образования

Справочные данные о МУ отделе образования включают в себя почтовый адрес места нахождения, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.1.4. Дата служебного документа

2.1.4.1. Датой служебного документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, резолюции), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты), дата события, зафиксированного в служебном документе (протоколы).

2.1.4.2. Дата служебного документа проставляется при регистрации документа и на самом документе.

2.1.4.3. Служебные документы, подписанные совместно двумя или более должностными лицами МУ отдела образования, должны иметь одну дату.

Служебные документы, подписанные разными организациями, могут иметь разные даты подписания.

2.1.4.4. Дата служебного документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов, например:

или

2.1.4.5. На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных без бланка, дата проставляется в правом нижнем углу документа под регистрационным номером документа.

2.1.5. Регистрационный номер служебного документа

2.1.5.1. Регистрационный номер входящего служебного документа при регистрации формируется в ручном режиме.

Регистрационный номер входящего служебного документа состоит из порядкового номера (в пределах документов, включенных в номенклатурное дело.

2.1.5.2. Регистрационный номер исходящего служебного документа формируется в ручном режиме в соответствии с настоящим разделом.

2.1.6. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего служебного документа

2.1.6.1. Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в том случае, когда дается ответ на запрос или поручение, и включает в себя регистрационный номер и дату письма, резолюции, на которое должен быть дан ответ. Данный реквизит документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

2.1.6.2. Ссылка на регистрационный номер может быть указана в тексте ответа на запрос. В этом случае ссылка на регистрационный номер в бланке исходящего ответа не требуется.

2.1.7. Место составления служебного документа

Место составления служебного документа указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных, служебных записок и других информационно-справочных документов.

2.1.8. Адресат

2.1.8.1. Адресатами могут являться органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, организации, их структурные подразделения, должностные лица, общественные объединения и граждане.

2.1.8.2. Реквизит «Адресат» печатается шрифтом Times New Roman N 14 в верхней правой части служебного документа (для угловых бланков) или справа под реквизитами бланка (для продольных бланков). Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

2.1.8.3. При адресовании документа организации без указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже, например:

2.1.8.4. При адресовании служебного документа должностному лицу организации наименование должности адресата указывается в дательном падеже. При этом фамилия отделяется от должности 1 межстрочным интервалом, например:

2.1.8.5. При адресовании служебного документа в структурное подразделение организации наименование организации пишется в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделения организации в именительном падеже, например:

2.1.8.6. При адресовании служебного документа нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям организаций они указываются обобщенно.

К такому служебному документу составляется лист рассылки, отметка о наличии листа рассылки располагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизита «Адресат».

Образец оформления листа рассылки к служебному документу приведен в приложении 7 настоящей Инструкции, например:

При рассылке служебного документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается («по списку»), например:

2.1.8.7. При адресовании служебного документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем — через 1 межстрочный интервал почтовый адрес, например:

2.1.8.8. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес (электронный адрес). Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Электронный адрес указывается через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов получателя или названия организации, например:

2.1.8.9. Письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, направляются лицу, давшему поручение, например:

2.1.8.10. Служебный документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется лист рассылки к служебному документу согласно приложению 1 настоящей Инструкции.

2.1.9. Гриф утверждения служебного документа

2.1.9.1. Гриф утверждения служебного документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки, например:

Расстояние между словом «УТВЕРЖДАЮ», наименованием должности лица, утверждающего служебный документ, его подписью, инициалами, фамилией и датой утверждения составляет 1 межстрочный интервал.

2.1.9.2. При утверждении служебного документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ», «УТВЕРЖДЕН»), наименования утверждающего служебного документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого служебного документа и печатается через 1 межстрочный интервал, например:

2.1.10. Заголовок к тексту

2.1.10.1. Заголовок составляется исполнителем ко всем служебным документам, за исключением поручений, телефонограмм, факсограмм и документов, имеющих текст небольшого размера (до 4 — 5 строк). Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, быть кратким, точно передавать содержание служебного документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?», «о ком?» и формулироваться с предлогом «О» («Об»), например:

2.1.10.2. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка служебного документа слева, от границы левого поля письма и печатается шрифтом Times New Roman размером N 12. Выделение данного реквизита курсивом или полужирным шрифтом не допускается.

2.1.10.3. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строк в заголовке к тексту не должна превышать 35 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

2.1.11. Текст служебного документа

2.1.11.1. Служебные документы, создаваемые в МУ отделе образования и исполнительных органах власти, изготавливаются при помощи электронно-вычислительной техники с использованием текстового редактора Microsoft Word 2.0 и выше или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 межстрочного интервала.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

2.1.11.2. В случае если при подготовке служебного документа небольшая часть текста письма (1 — 2 строки) и реквизит «подпись» либо только реквизит «подпись» выходят за пределы последнего листа документа, допускается изменение межстрочного интервала в сторону его уменьшения до значения 1,15.

2.1.11.3. Текст служебного документа печатается на русском языке на стандартных бланках установленного образца формата А4, на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка. Верхнее поле на служебном документе должно быть 2 см, нижнее поле — 2 см, левое поле — 2 см, правое поле — 1 см.

При подготовке служебного документа на бланке верхнее поле письма устанавливается границами бланка.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2.1.11.4. При оформлении текста служебного документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля служебного документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со второй страницы документа арабскими цифрами, шрифтом Times New Roman размером N 12.

2.1.11.5. Текст служебного документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделов и подразделов текста печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

2.1.11.6. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

2.1.11.7. В служебных письмах используют следующие формы изложения:

2.1.11.7.1. От третьего лица единственного числа, например:

2.1.11.7.2. От первого лица множественного числа, например:

2.1.11.7.3. От первого лица единственного числа, например:

2.1.11.8. Текст письма состоит, как правило, из трех частей.

Во вступительной части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

В основной части, начинающейся с абзаца, помещается описание события, его анализ и приводимые доказательства. Употребление соединительного союза «также» в начале предложений не допускается.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим», «высылаем», «направляем», «представляем», «сообщаем», «информируем» и т.п.

2.1.11.9. Текст служебного документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.1.11.10. Если письмо содержит вступительное обращение к адресату, то оно печатается через 1 межстрочный интервал от заголовка к тексту письма шрифтом Times New Roman размером N 14 и выравнивается по центру. Выделение обращения курсивом или полужирным шрифтом не допускается. Текст письма отделяется от обращения 1 межстрочным интервалом, например:

2.1.11.11. В служебных документах запрещается употребление сокращенных слов.

Наименования органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их полным названием. В нетекстовых приложениях к письмам допускаются сокращения слов и наименований федеральных органов исполнительной власти. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например, МИД России, МВД России).

Не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

2.1.11.12. При неоднократном употреблении наименования органа, его подразделения, учреждения, организации, термина, должности в рамках одного документа их сокращенное наименование может употребляться только при наличии соответствующей оговорки по тексту после полного наименования органа, его подразделения, учреждения, организации, термина, должности, например: исполнительные органы государственной власти Ивановской области (далее — ИОГВ).

2.1.11.13. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии в тексте жестким пробелом, который не позволяет отрывать инициалы имени и отчества от фамилии и переносить их на другую строку или страницу (жесткий пробел — сочетание клавиш Ctrl + Shift + пробел).

2.1.11.14. В деловых письмах могут использоваться заключительная этикетная фраза: «С уважением,», которая печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 выше наименования должности подписывающего лица либо пишется от руки.

2.1.11.15. Объем служебного документа, создаваемого в МУ отделе образования, не должен превышать 3 страниц. При необходимости направления информации большего объема она оформляется в приложении к служебному документу.

2.1.12. Отметка о приложении

2.1.12.1. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям.

2.1.12.2. Отметка о приложении в служебных документах оформляется под текстом на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и через 1,5 межстрочного интервала от последней строки реквизита «Текст документа». Слово «Приложение» печатается без кавычек, а после слова «Приложение» ставится двоеточие.

2.1.12.3. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов, например:

2.1.12.4. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они записываются в столбик шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал и нумеруются арабскими цифрами, например:

2.1.12.5. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

2.1.12.6. Если к служебному документу прилагается другой служебный документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом, например:

2.1.12.7. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

2.1.12.8. Если текст приложения к письму содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук, например:

2.1.12.9. На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам (контрактам, соглашениям), письмам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу, например:

2.1.12.10. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа шрифтом Times New Roman N 12. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

2.1.13. Гриф согласования служебного документа

2.1.13.1. Согласование проекта служебного документа с исполнительными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования документа. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

2.1.13.2. Гриф согласования документа может располагаться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования к документу.

2.1.13.3. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

2.1.13.4. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

2.1.13.5. Если согласование осуществляется письмом, указывается вид документа, автор документа, дата и номер письма, например:

2.1.13.6. Замечания, предложения к проекту служебного документа оформляются на отдельном листе формата А4, печатаются шрифтом «Times New Roman» N 14 и оформляются следующим образом:

2.1.14. Виза

2.1.14.1. Согласование проекта служебного документа оформляется визой на визовом (втором) экземпляре документа. Виза свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта служебного документа.

2.1.14.2. Представляемые на подпись служебные документы визируются исполнителем, которым осуществлялась подготовка проекта служебного документа.

2.1.14.3. Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При визировании документа допускается проставлять только личную подпись и дату. Допускается полистное визирование документа и его приложений.

2.1.14.4. Виза на служебных документах проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа визового экземпляра служебного документа под подписью.

2.1.14.5. Служебные документы печатаются в нескольких экземплярах, один экземпляр направляется адресату; визовый экземпляр подшивается в соответствующее дело по номенклатуре дело.

2.1.14.6. В МУ отделе образования допускается отсутствие визового экземпляра документа. В данном случае виза согласующего лица может проставляться в нижней части лицевой стороны последнего листа служебного документа, под подписью.

2.1.15. Подпись

2.1.15.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman N 14. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем, например:

2.1.15.2. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если служебный документ подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица, или его заместитель, то указывается должность и фамилия лица, фактически подписывающего служебный документ согласно приказу об исполнении обязанностей.

2.1.15.3. При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой (замещаемой) должности. Наименование должностей лиц, подписавших документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем, например:

При подписании служебного документа несколькими должностными лицами, занимающими (замещающими) равнозначные должности, они записываются в алфавитном порядке по фамилии.

2.1.15.4. При подписании документа усиленной квалифицированной электронной подписью штамп подписи располагается на свободном месте между наименованием должности и инициалами подписывающего лица.

2.1.16. Отметка об электронной подписи

2.1.16.1. Отметка об усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — ЭЦП) используется для удостоверения факта подписания электронного служебного документа должностным лицом. ЭЦП приравнивается к личной подписи должностного лица.

2.1.16.2. Отметка об ЭЦП в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа.

2.1.16.3. Место размещения ЭЦП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи. Элементы отметки должны быть видимыми и читаемыми и не должны перекрывать друг друга, а также не должны накладываться на текст документа или реквизит «Подпись».

2.1.17. Печать

2.1.17.1. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

МУ отдел образования имеет печать с изображением Герба Фурмановского муниципального района, иные печати и штампы установленного образца. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

2.1.17.2. Печать проставляется на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Печать может проставляться на специально отведенном месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.

2.1.18. Отметка об исполнителе

2.1.18.1. Отметка об исполнителе служебного документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа служебного документа.

В случае невозможности размещения отметки об исполнителе на лицевой стороне служебного документа допускается ее размещение на оборотной стороне подписного листа в левом нижнем углу.

2.1.18.2. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона с указанием кода города и адрес электронной почты, печатается шрифтом Times New Roman размером N 11 и оформляется следующим образом:

2.1.18.3. На служебном документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.

2.1.19. Отметка о заверении копии

2.1.19.1. Для свидетельствования верности копии подлиннику служебного документа на свободном месте листа копии под текстом ниже реквизита «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Копии служебных документов, протоколов в МУ отделе образования заверяет начальник МУ отдела образования.

Копии документов по кадровым вопросам может заверять лицо, имеющее право подписи, отвечающее за кадровое делопроизводство в МУ отделе образования.

2.1.19.2. Заверение многостраничных копий служебных документов может осуществляться двумя способами: постранично и целостно.

При заверении копии служебного документа целостно листы документа нумеруются ручным способом и прошиваются. На обороте последнего листа копии служебного документа приклеивается следующий ярлык:

При заверении многостраничных копий полистно листы нумеруются ручным способом, на каждом листе копии проставляется отметка о заверении от руки или с помощью соответствующего штампа с указанием наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения.

Для проставления отметки о заверении копии в МУ отделе образования может использоваться штамп с соответствующими реквизитами.

2.1.20. Резолюция

2.1.20.1. Резолюция содержит указание по исполнению служебного документа и оформляется непосредственно на нем или на бланке, который подготавливается с использованием электронного шаблона и оформляется на листе бумаги формата A4, A5, A6.

2.1.20.2. Резолюция по исполнению служебного документа включает: фамилии, инициалы исполнителей; поручение по документу; срок исполнения (при необходимости); подпись руководителя и дату; регистрационный номер и дату служебного документа, к которому относится резолюция по исполнению, а также фамилию и инициалы лица, подготовившего проект резолюции, например:

2.1.21. Отметка о контроле

Отметка о контроле, свидетельствующая о постановке служебного документа на контроль, оформляется путем проставления штампа «Контроль» в верхнем поле служебного документа на бумажном носителе.

2.2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России, например, Трудовому Кодексу Российской Федерации и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности. Не менее важным являются требования к правильному оформлению документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты:

— подпись,

— дата документа,

— печать,

— гриф утверждения документа,

— регистрационный номер документа.

• ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

Деятельность МУ отдела образования сопровождается составлением различных видов документов. Их можно разделить на следующие группы:

— организационные документы (организационно-правовые) – (положение, регламент, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) и т.п.

— распорядительные документы (устав, приказы по основной деятельности, решения),

— документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т – 2, трудовые книжки),

— финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, лицевые счета по зарплате) и др.

— информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

Документы основных видов управления не выносятся за пределы МУ отдела образования за исключением подлежащих рассылке.

2.4.1. Организационные документы

Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы МУ отдела образования на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права, обязанности, руководство и ответственность.

В комплексе организационных документов МУ отдела образования особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция – правовой акт, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность работников МУ отдела образования.

2.4.2. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед МУ отделом образования.

Постановления, распоряжения по основной деятельности являются важнейшими документами администрации. Сотрудники МУ отдела образования готовят проекты постановлений, по исполнению полномочий органа управления образованием на территории Фурмановского муниципального района.

Постановление – это муниципальный акт по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий переданных органам местного самоуправления, федеральными законами, законами Ивановской области, нормативными, правовыми актами Фурмановского муниципального района.

Текст постановления, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В первой части постановления указываются причины, основание принятия данного документа, в котором может быть ссылка на документ, во исполнение которого принимается данное постановление. Констатирующая часть постановления администрации завершается словом    п о с т а н о в л я е т, которое печатается вразрядку, с новой строки от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Постановляющая часть постановления, как правило, состоит из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо, которое осуществляет контроль за исполнением постановления в целом. В случае необходимости в постановлении перечисляются ранее принятые постановления, которые данным постановлением утрачивают силу или снимаются с контроля.

Постановляющая часть должна соответствовать по смыслу и задачам констатирующей части. Постановляющая часть составляется с учётом задач, целей, недостатков, указанных в констатации.

В постановляющей части необходимо указывать сроки исполнения каждого поручения и исполнителей.

Констатирующую часть постановления упускают, если причина издания постановления очевидна и не нуждается в разъяснении.

Основанием принятия постановлений, распоряжений являются:

— Федеральные законы, Указы Президента РФ, постановления Правительства России, нормативные документы Правительства Ивановской области и правовые документы   Ивановской областной Думы, Департамента образования Ивановской области;

— производственная необходимость и т.п.

Если постановление вводит в действие какие-либо инструкции, правила, положения, планы, то они оформляются в виде приложения к постановлению на отдельном листе такого же формата. В правом верхнем углу ставится:

Приложение

к постановлению  администрации

Фурмановского муниципального района

от 10.01.2020  № 4

Образец оформления постановления в приложении № 1

Распоряжение – муниципальный правовой акт, издаваемый главой по вопросам организации работы администрации. Текст распоряжения оформляется аналогично приказу. Текст распоряжения состоит из вводной и распорядительной части. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределённой форме. Например:

1. Создать рабочую группу в составе…

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределённой форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

Начальнику МУ отдела образования И.Ю.Саломатиной подготовить проект «Инструкции об организации работы по …

Указание срока исполнения даётся отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.

Например:

 Срок представления: 15.07.2019

            В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации Фурмановского муниципального района С.А.Окунева.

Постановление и распоряжение (подлинники) подписываются главой Фурмановского муниципального района, а в его отсутствии лицом, его замещающим. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документ предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Образец оформления распоряжения в приложении № 2.

Приказ – правовой акт, издаваемый начальником МУ отдела образования в целях решения производственных задач.

Приказы делятся на две группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы оформляются на бланке приказа. Приказ должен иметь следующие реквизиты:

1. 1. Наименование организации.
2. Наименование вида документа.
3. Дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. А номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например:

05.08.2013  

или

            05 августа 2013 года № 400

1. Заголовок к тексту. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например:

«Об откомандировании работников МУ отдела образования в…»  Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

1. Текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку. Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Последний пункт распорядительной части документа может содержать сведения о подразделении (должностном лице) организации, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…».

1. Визы. Включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
2. Подпись. Состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Образец оформления приказа в приложении № 3.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения наиболее важных вопросов.  Коллегиальными органами являются совет при Главе администрации и сходы граждан.

            Текст решения, как правило, состоит из двух частей: вводной – и распорядительной. Во вводной части излагается состояние вопроса, цели, задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то во вводной части указываются наименование, дата, номер и заголовок документа.

            Распорядительная часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которое печатается без разрядки заглавными буквами, отдельной строкой от границы левого поля. Распорядительная часть решения должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение к решению.

2.4.3. Документы по личному составу

Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.         

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет его на согласование работодателю (ст.80 Трудового кодекса Российской Федерации).

Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются представитель нанимателя (работодатель) и гражданин (работник). В соответствии со ст. 67 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма трудового договора повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем, и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора храниться в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.

Содержание трудового договора должно соответствовать ст. 57 ТК РФ,

Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

Примерная форма трудового договора с работником утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.11.2012 № 2190-р «Об утверждении Программы поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012 — 2018 годы».

Трудовые книжки

 Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

 Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

 С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

 Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

 В трудовую книжку по месту работы также вносится запись с указанием соответствующих документов:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом  администрацией;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка администрации, уставами и положениями о дисциплине.

 Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

 При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в МУ отделе образования, заверяются подписью начальника и печатью МУ отдела образования и подписью самого работника.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.

Личные карточки

Основным документом по учёту персонала МУ отдела образования является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка на работника заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Личное дело

Личное дело работника, заводится при приеме на работу и представляет совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике.

При оформлении личных дел сотрудников МУ отдела образования необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002), в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данном учреждении, в том числе:

— опись

— согласие на обработку персональных данных;

— личный листок по учету кадров;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— трудовой договор (оригинал, единственный экземпляр работодателя), дополнительные соглашения к нему;

— договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

— выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности, изменении существенных условий трудового договора);

— должностная инструкция;

— копии (заверенные) документа об образовании;

— выписки из документов (по усмотрению работника);

— копии (заверенные) документа, удостоверяющего личность (паспорт), документы, подтверждающие изменение персональных данных работника.

2.4.4. Информационно-справочные документы учреждения

Протокол – документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее – протокольное мероприятие), включая принятые по итогам решения.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

— председатель или председательствующий;

— секретарь;

— присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

— повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела документа строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Содержание докладов и вступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Наименование документа – П Р О Т О К О Л —  печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид протокольного мероприятия – совещание, заседание и т.п. – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру.

Место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифрами или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней сроки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступающих на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола в приложении № 4.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приемки работ по трудовому соглашению, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт на предмет обследования жилищно-бытовых и материальных условий семьи и т.п.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии, инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам необходимо утверждение руководителем и заверение печатью учреждения).

Реквизиты акта:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись.

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях, происшествиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера, на пишущей машинке или рукописным   способом. Докладная записка составляется на общем бланке.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий содержание. В первой части излагаются факты, события, происшествия, послужившие поводом для написания докладной. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Датой такой записки является дата её подписания.

Реквизиты докладной записки:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания;
• заголовок;
• адресат;
• текст;
• подпись.

Письма

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи учреждения с внешними организациями.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструктивные (директивные) исходят из исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления или из государственных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, предоставления жилья и т.п.

К информационным, условно, относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предполагаемых товаров.

В письмах-запросах учреждение просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает получателя дать письмо-ответ.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. Второй экземпляр (копия) исходящего письма может печататься не на бланке.

В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

В заголовочной части письма указываются следующие реквизиты:

Дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом), заголовок к тексту, изложенный одной фразой.  В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): название учреждения, его структурное подразделение, должность, инициалы и фамилия, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нём следует указать номер и дату ранее посланного письма.

ТЕКСТ письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Текс письма по объему, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

ТЕКСТ письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

В связи с необходимостью подготовки ответа в Департамент образования Ивановской области …

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия), например:

… прошу направить в срок до 01.03.2020 следующую информацию…

Начальник МУ отдела образования                                                         И.Ю. Саломатина

В письмах используются следующие формы изложения:

* от первого лица множественного числа (направляет на согласование, просим рассмотреть),

* от первого лица единственного числа (прошу рассмотреть, считаю необходимым),

* от третьего лица единственного числа (администрация не может согласиться с Вашим предложением).

Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу …, направляю …, считаю необходимым ….

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

Отправка документа:                                              Напоминание:

* Отправляем Вам                                                  * Напоминаем Вам, что

* Направляю Вам                                                   * По истечении … срока

* В соответствии с Вашей                                         предложение сельской

   просьбой направляем Вам                                      администрации теряет  силу

* Согласно  нашей  договоренности 

   отправляет Вам   

Подтверждение                                           Извещение

* Сельская администрация             * Сообщаем Вам, что

   подтверждает получение ….        * Ставлю Вас в известность, что …

                                                     * Извещаем Вас …, что …

                                                     * Считаем необходимым поставить Вас в известность

Просьба                                                                              Благодарность

* Мы будем благодарны, если Вы сможете                * Мы признательны Вам

                                                                               * Выражаем благодарность за

* Нам хотелось бы получить ….                                * С благодарностью подтверждаем….

* Мы очень заинтересованы в

   решении этого вопроса ….

* В соответствии с нашей договоренностью просим Вас ….

Письма могут заканчиваться фразами:

* Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной …

* Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества …

* Мы надеемся на вашу заинтересованность в расширении связей …

* С уважением …  и т.п.

Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Образец оформления письма администрации Фурмановского муниципального района в приложении № 5. Образец оформления письма МУ отдела образования в приложении № 6.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до передачи его на архивное хранение или до его уничтожения).

      Начальник МУ отдела образования несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами в МУ отделе образования.

В документационном обеспечении МУ отдела образования можно выделить три группы документов: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы, и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами МУ отдела образования может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

Картинка с сайта: xn—-7sbbadedzpm9anhgcdxi1ct.xn--p1ai

Обозначение:

      3.1. ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Прием и обработка входящих документов в МУ отделе образования осуществляется сотрудником, ответственным за ведение архива в МУ отделе образования. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Регистрация поступающей корреспонденции ведется по журнальной системе (в электронном виде). Вся поступающая корреспонденция, кроме конвертов с надписью «лично», вскрывается и регистрируется в день поступления в журнале входящих документов.

Документы, адресованные начальнику МУ отдела образования, а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваются сотрудником, ответственным за ведение архива в МУ отделе образования, а затем направляются начальнику МУ отдела образования.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно сотрудникам МУ отдела образования.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Журнал ВХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ имеет следующие графы:

Письма, предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в специальном журнале (в электронном виде) с присвоением порядкового номера в соответствии с требованиями.

            Телеграммы, телефонограммы и другие документы, требующие срочного исполнения, немедленно регистрируются и передаются главе.

            Электронный документ – документ, передаваемый посредством электронной связи. Он должен содержать следующие реквизиты: наименование организации, регистрационный номер, дату, заголовок, текст, фамилию и имя лица, подписавшего документ. При наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, для придания документу юридической силы может быть использована электронная цифровая подпись.

            Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

            В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т.д.

            Текст телеграммы печатают прописными буквами   на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

            Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.

Словами пишут такие знаки: — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты)  и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят.

            Телефонограмма – документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя организации, предприятия, учреждения на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов.

            Обязательные реквизиты телефонограммы: исходящий и входящий регистрационные номера, указание должности, фамилии, имени, отчества отправителя, а также подпись лица, принявшего телеграмму.

            Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.

            Факс – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

            По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как и деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

            В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получить сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости можно было предоставить клиенту. Срок хранения – от трех до пяти лет.

            Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности: во-первых, иначе оформляется адресная часть; во-вторых, номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отравления и количество страниц составляют единый блок; в-третьих, указывается вид документа – «Fax- message».

            Поступившие документы проходят следующие этапы:

— приём документов и первичное их рассмотрение предполагает проверку правильности доставки, целостности конвертов, наличие вложенных в них документов, приложений и т.п. Конверты поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или, когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения конверта. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются. Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

— регистрацию, т.е. проставление оттиска регистрационного штампа, (его размеры: 41х19); текст:          

на нём – регистрационный номер – порядковый номер по журналу регистрации и дата поступления документа. Запись на штампе производится арабскими цифрами: 15.03.2018 № 75, затем передается документ главе.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

— рассмотрение документов главой администрации, нанесение резолюции, подписание и возвращение их делопроизводителю; принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Глава администрации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки, а также необходимость в контроле исполнения данного документа;

— резолюция переносится в журнал регистрации;

— передача документов исполнителю под расписку в журнале входящей документации с указанием даты получения;

— контроль исполнения документов;

— исполнение документов – этот вид работы предполагает возвращение поступившего документа вместе с составленным ответным документом, указанием выполнения конкретного задания, действия. Делопроизводитель оформляет реквизит 28 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Запись должна быть следующей:

Дело № 8

Исх. № 15 от 10.04.2013

— подшивка документов в дела.

3.2. ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ (ИСХОДЯЩИХ)

Отправляемые МУ отделом образования документы называются исходящими.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

— составление проекта документа исполнителем;

— проверка правильности оформления проекта документа;

— согласование проекта документа;

— подписание документа начальником МУ отдела образования;

— регистрация документа в журнале исходящей документации.

Журнал регистрации ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

— отправка документа адресату предполагает перенос регистрации одного номера и даты из журнала на документ, на все экземпляры, далее идёт отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (или единственного экземпляра факса).

Исходящие документы, отправляемые за подписью главы администрации, оформляются в трех экземплярах, глава администрации подписывает один экземпляр, за исключением факсов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

3.3.  ПОРЯДОК   РАБОТЫ  С  ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в МУ отделе образования, не выходя за её пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

— составление проекта документа;

— согласование проекта документа;

— подписание документа начальником МУ отдела образования (в необходимых случаях – утверждение);

— регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

— передача документа исполнителю;

— контроль исполнения документа;

— исполнение документа;

— проставление отметки об исполнении документа;

— подшивка документа в дело.

3.4.  ПОРЯДОК  РАБОТЫ С  ОБРАЩЕНИЯМИ  ГРАЖДАН

Работа с поступающими в МУ отдел образования устными и письменными обращениями граждан проводится в соответствии с Положением о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в МУ отделе образования.

3.5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ДЕПАРТАМЕНТЫ, КОМИТЕТЫ, УПРАВЛЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

3.5.1. Документы печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word 2.0 и выше или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 межстрочного интервала.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

В случае если при подготовке служебного документа небольшая часть текста письма (1 — 2 строки) и реквизит «подпись» либо только реквизит «подпись» выходят за пределы последнего листа документа, допускается изменение межстрочного интервала в сторону его уменьшения до значения 1,15.

3.5.2. Текст служебного документа печатается на русском языке на стандартных бланках установленного образца формата А4, на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка. Верхнее поле на служебном документе должно быть 2 см, нижнее поле — 2 см, левое поле — 2 см, правое поле — 1 см.

3.5.3. Текст документа, как правило, печатается на 1 листе, при оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

3.5.4. Документы оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке, в том числе дату документа, являющейся датой его подписания или утверждения, регистрационный номер документа, состоящий из его порядкового номера, в документах, являющихся ответными – ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, заголовок к тексту, включающий краткое содержание документа.

3.5.5. Объем служебного документа не должен превышать 3 страниц. При необходимости направления информации большего объема она оформляется в приложении к служебному документу.

3.6. СОСТАВЛЕНИЕ   НОМЕНКЛАТУРЫ  ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Составлением номенклатуры дел занимается ответственный за ведение архива в МУ отделе образования.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в МУ отделе образования, с указанием сроков их хранения. В МУ отделе образования составляется сводная номенклатура дел организации. Номенклатура составляется не позднее 15 декабря текущего года, согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Ивановской области и подписывается руководителем.  По окончанию текущего календарного года в номенклатуре дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов дела, систематизации и учёта дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного хранения.

Номенклатура дел МУ отдела образования составляется лицом, ответственным за ведение архива, согласовывается с архивным отделом администрации Фурмановского муниципального района и затем отсылается на согласование ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

Номенклатура дел МУ отдела образования ежегодно, не позднее декабря месяца текущего года, уточняется с сотрудником МУ отдела образования, ответственным за ведение архива и с учетом изменений и вводится в действие с первого января нового календарного года.

Номенклатура дел МУ отдела образования разрабатывается на 5 лет, после чего согласовывается с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области. В случае изменения функций и структуры МУ отдела образования номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области. Номенклатура дел разрабатывается в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждён Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

3.7.  ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

ДЕЛОМ является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в отдельную обложку, оформленную по установленным правилам. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документальном потоке администрации, обеспечивает сохранность документов. Устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре администрации.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

— в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа;

— документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

— документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

— документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело, например: переписка с другими организациями;

— в дело включается один экземпляр каждого документа;

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

 — в дело формируются документы одного года, за исключением переходящих дел;

 — в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

 — документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху, при сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (в начале документы за январь, затем за февраль и т.д.);

— при необходимости с целью быстрого нахождения документов в деле составляется внутренняя опись документов (листы внутренней описи подшиваются в начале дела);

— Положения, уставы, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

— приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

Дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм.

С момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района дела хранятся по месту формирования. Документы постоянного хранения до сдачи в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района должны храниться в металлических шкафах, сейфах или специально отведенном для этого помещении. МУ отдел образования обязан создать условия для текущего хранения архива. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление предусматривает:

— подшивку (документы подшиваются на четыре прокола прочными нитками в прочную обложку из картона, листы не должны выступать за края обложки, металлические скрепления (скрепки и булавки) удаляются);

— оформление реквизитов на обложке;

— нумерацию страниц (листы нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в правом верхнем углу, листы внутренней описи нумеруются отдельно);

— составление заверительной надписи;

На обложке дела указывают реквизиты:

— наименование организации;

— номер (индекс) дела;

— заголовок дела;

— дата дела;

— количество листов;

— срок хранения дела.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника МУ отдела образования, при смене ответственного за архив и делопроизводство, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника МУ отдела образования. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается сотрудник МУ отдела образования, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника МУ отдела образования.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника МУ отдела образования с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

        Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению по окончании делопроизводственного года (в течение января-февраля) и передаче их в течение марта текущего года сотруднику, ответственному за архив и делопроизводство в МУ отделе образования, а затем сдаются в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

3.8. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

3.8.1. Экспертиза ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МУ отделе образования создаётся постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утверждаемого начальником МУ отдела образования.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно работником, ответственным за ведение архива, совместно с экспертной комиссией МУ отдела образования под методическим руководством архивного отдела администрации Фурмановского муниципального района.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации Фурмановского муниципального района; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в МУ отделе образования, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МУ отдела образования.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

            По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела МУ отдела образования подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

3.8.2. Экспертная комиссия.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения в МУ отделе образования создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается приказом начальника МУ отдела образования и возглавляется начальником МУ отдела образования.

Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.

ЭК выполняет следующие задачи:

— рассматривает проекты номенклатуры дел;

— организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;

— не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводственного года, рассматривает описи дел по личному составу, дел постоянного срока хранения и выносит решение о представлении их на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области;

— рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению в МУ отделе образования.

Отбор документов к уничтожению оформляется актами. Акт рассматривается на заседании ЭК и утверждается начальником МУ отдела образования. Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

3.9.   ПЕРЕДАЧА  ДЕЛ   НА  АРХИВНОЕ  ХРАНЕНИЕ

3.9.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год или по завершении года в делопроизводстве МУ отдела образования, обрабатываются и передаются ответственному за архив и делопроизводство.

3.9.2.  В архиве МУ отдела образования дела постоянного хранения остаются в течение 5 лет, после чего по описи передаются в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

Передача дел в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района осуществляется по графику, утвержденному приказом МУ отдела образования. Прием дел производится сотрудником архивного отдела администрации Фурмановского муниципального района в присутствии лица, ответственного за архив в МУ отделе образования.

В случае ликвидации или реорганизации лицо, ответственное за ведение архива МУ отдела образования, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их в архив по описям и номенклатуре дел.

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов  является одной из важных функций МУ отдела образования, который осуществляет проверку исполнения законодательных актов представительных и исполнительных органов государственной власти, документов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативных, правовых актов Ивановской области, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановской области, Ивановской областной Думы, данные во исполнение Федеральных  законов, указов, распоряжений Президента Российской Федерации, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, решений Совета Фурмановского муниципального района, постановлений и поручений администрации Фурмановского муниципального района.

4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ  КОНТРОЛЯ  ИСПОЛНЕНИЯ

4.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

4.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

4.1.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет сотрудник МУ отдела образования, ответственный за ведение делопроизводства и/или архива.

4.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Сроки исполнения документов определяются начальником МУ отдела образования, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения должна указываться в резолюции начальника МУ отдела образования.

4.1.5. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылается экземпляр регистрационной карточки. После исполнения карточка возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

4.1.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляется пометка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата и номер исходящего документа.

Снятый с контроля документ нельзя считать утратившим силу – он продолжает действовать. Для предотвращения его действия (при необходимости) издается приказ об утрате силы данного документа.

Картинка с сайта: xn—-7sbbadedzpm9anhgcdxi1ct.xn--p1ai

Картинка с сайта: xn—-7sbbadedzpm9anhgcdxi1ct.xn--p1ai

Картинка с сайта: xn—-7sbbadedzpm9anhgcdxi1ct.xn--p1ai

Картинка с сайта: xn—-7sbbadedzpm9anhgcdxi1ct.xn--p1ai

Дата создания: 22-07-2021
Дата последнего изменения: 22-07-2021

Главная
→
Документы УНО
→
Нормативно-правовая база
→
Приказ об утверждении примерной инструкции по делопроизводству, типовых форм приказов и договоров для муниципальных образовательных учреждений, подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района

Приказ об утверждении примерной инструкции по делопроизводству, типовых форм приказов и договоров для муниципальных образовательных учреждений, подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района

Документы УНО
→
Нормативно-правовая база

Утверждена

приказом Управления народного образования

Администрации Ханкайского муниципального  района

от  05.09.2013 №   104

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в муниципальных образовательных учреждениях подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в муниципальном образовательном учреждение (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности муниципальных образовательных учреждениях подведомственных Управлению народного образования Администрации Ханкайского муниципального района документов (далее — учреждения), совершенствования делопроизводства в учреждениях и повышение его эффективности.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с применением информационных технологий.

1.3. Особенности работы с документами, содержащие конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем учреждения.

1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет секретарь учебной части и (или) ответственный за ведение делопроизводства (далее секретарь), который назначается приказом руководителя учреждения.

1.6. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя учреждения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.

1.7. Работники учреждения несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Учреждения издают следующие документы: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции.

2.2. Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, советов, собраниях, совещаниях и решения, принимаемые на них, фиксируются в протоколах.

2.3. Для осуществления оперативных связей с другими предприятиями, учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телеграммы, телефонограммы.

2.4. Для осуществления приема, увольнения, перемещения работников, предоставления им отпусков оформляются трудовые  договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.

III. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Основные требования по оформлению документов

3.1.1. Проекты документов и документы должны, как правило, оформляться на бланках учреждения и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста.

Документы, создаваемые в учреждении, печатаются шрифтом Times New Roman  (Cyr) размером № 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервалов.

Для выделения  части текста документа,  заголовка, примечания  могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или  смещение  относительно границ основного текста.

3.1.2. Каждый  напечатанный лист документа, оформленный как  на бланке, так  и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое –3 см, правое – 1 см, верхнее – 2 см – для текста, 0,5 см – на бланке, нижнее – 2 см.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Допускается изготовление бланков на средствах множительной и вычислительной техники.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме протокола и акта.

3.1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и  последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

3.1.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Другие реквизиты документа отделяются друг от  друга 1-1,5 одинарными межстрочными интервалами.

3.2.Оформление реквизитов документов.

3.2.1. Наименование учреждения — автора документа.

Наименование учреждения указывается в точном соответствии с Уставом.

Справочные данные об учреждении указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес учреждения, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению учреждения.

3.2.2. Название вида документа.

Название документа, составленного или изданного учреждением должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления или издания документа указывается на бланках документов учреждения, за исключением бланков писем.

3.2.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, — дата его утверждения. Дата документа проставляется работником, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.03.2013.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 10 февраля 2013 года.

3.2.4. Подпись документа.

Документы, направляемые учреждением в организации, учреждения и предприятия, органы и управления, подписываются руководителем учреждения.

До подписания исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресовании, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок разъясняющих содержание подготовленных документов.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими работниками их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если работник, подпись которого указана в проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

3.2.5.Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем учреждения.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ (организации, органа), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

3.2.6. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в учреждении.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.2.7. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу, а так же гражданам.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу (гражданину) — после фамилии.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Для отправки документов, не имеющих адресной строки, готовятся сопроводительные письма.

3.3.Содержание и структура документа.

3.3.1.Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида).

Текст документа должен  быть ясным,  кратким,  обоснованным,  обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

3.3.2.Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

3.3.3.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк

3.3.4.Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их.

3.3.5.Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) — излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй — содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.

3.3.6.В документах используется следующая форма изложения:

— от первого лица в единственном числе — текст приказов, распоряжений и т.п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;

— от первого лица множественного числа (переписка): просим направить, направляем на рассмотрение;

— от третьего лица множественного числа — локальные акты (протоколы): слушали, выступили, решили.

3.3.7.В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: ГИБДД, Сбербанк.

3.3.8. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными правилами в учреждении правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и работниками лицами учреждения (внутренне согласование) возлагается на работников, которые готовят документ, — исполнителя документа.

IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Приказы

4.1.1. Приказ — индивидуальный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учреждением.

Приказ может быть издан лицом, исполняющим обязанности руководителем учреждения в случае его отсутствия.

4.1.2. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п.

4.1.3. Приказы должны оформляться на бланке учреждения. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя учреждения. Проекты приказов разрабатываются уполномоченным лицом по поручению руководства или по собственной инициативе.

4.1.4. Приказ  имеет следующие реквизиты: наименование учреждения; вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.

4.1.5. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем учреждения, регистрацию. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении…, О регистрации…, О создании…

4.1.6. Приказ оформляется на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части может делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. Последнем пунктом распорядительной части приказа может указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

4.1.7. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

4.1.8. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

4.1.9. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции учреждения.

Положение устанавливает порядок образования, структуру, задачи и функции, объем прав и обязанностей, организацию работы органа  исполнительной власти района.

Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, организация работы.

4.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.2.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

4.2.4. Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция учителя).

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки; основное назначение, ответственность за нарушение.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Название главы печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Главы нумеруются римскими или арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами внутри каждой главы.

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

4.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

4.3.3. Протокол заседания коллегиального органа подписывается  председательствующим на заседании и секретарем.

4.3.4. Датой протокола является дата заседания.

4.3.5. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования», которая печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала.

4.3.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 12-14.

4.3.7. Протокол имеет следующие реквизиты:

— наименование вида документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными буквами, в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

— вид  заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и  выравнивается по центру;

— дата и номер протокола — дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля, а номер – после слова «протокол»;

— место проведения заседания указывается при оформлении протокола совещания в том случае, если оно происходило не в здании Администрации района, выравнивается по центру на одной линии с датой;

— текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

4.3.8. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего и секретаря заседания или совещания. После слова «Присутствовали» указываются инициалы, фамилии и должности всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или работников, а  также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество.

4.3.9. Далее оформляется повестка дня заседания (совещания). Каждый вопрос повестки дня оформляется с красной строки, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» ( «Об»). Слова «Повестка дня» выравниваются по центру. По каждому вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия  и должность, докладчика.

4.3.10. Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Разделы отделяются друг от друга дополнительным 1,5 межстрочным интервалом.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела, после слова СЛУШАЛИ  ставится двоеточие, а ниже с красной строки указываются инициалы и фамилия докладчика в родительном  падеже; после фамилии  ставится тире и с прописной  буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется «Доклад прилагается». Например:

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, через 1,5 интервала, с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления, например:

4.3.11. Вопросы к докладчику и ответы на них  оформляются по той же схеме (вместо слов «вопрос» и «ответ» пишут инициалы и фамилию).

В тексте выступления целесообразно  каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слова  РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ставится двоеточие, а ниже, через 1,5 интервала, с красной строки приводится текст решения. Если решение является самостоятельным документом, то после двоеточия пишется «Решение прилагается».

Решение заседания, если оно содержит различные вопросы, подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Если решением (постановлением) или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу.

Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривается, это фиксируют в протоколе.

4.3.12. Содержание особого мнения записывается в  протоколе после соответствующего протокольного решения.

4.3.13. Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись председателя включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).  Наименование должности печатается от левой границы текстового  поля через 1 межстрочный интервал.  Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря включает его личную подпись и расшифровку подписи.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма по своему содержанию могут быть инструктивными, сопроводительными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-напоминаниями, письмами-подтверждениями и т.д.

4.4.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 12-14.

Письмо имеет следующие реквизиты:

дата — оформляется цифровым способом;

исходящий номер;

адрес печатается в правой верхней части бланка письма и ограничивается правым полем.

В состав адреса входит наименование учреждения, наименование должности, инициалы и фамилия получателя, а если письмо адресовано физическому лицу, — фамилия и инициалы, адрес получателя.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

Наименование организации или ее структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

При адресовании служебного письма организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

При направлении служебного письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

4.4.3. При адресовании служебного письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Если служебное письмо адресуется  руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщению, например:

При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «копия»  не указывается.

Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается  только один адресат;

4.4.4. Заголовок печатается от левой границы текстового  поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1  межстрочный интервал.

Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его  допускается продлевать до  границы правого поля;

4.4.5. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается  по ширине текстового поля.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или  нескольких вопросов, если они  взаимосвязаны. Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

«Муниципальное дошкольное учреждение „Детский сад № 2“ с. Майское Ханкайского муниципального района Приморского края считает…», «Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение „Средняя общеобразовательная школа № 7“ с. Новокачалинск Ханкайского муниципального района рассмотрело…».

Если письмо  оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направлено…».

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом.

4.4.7. Приложение отделяется от текста 1,5-2 межстрочными  интервалами. Слово «Приложение» печатается от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение:  программа в 3 экз.

4.4.8. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами.

При  подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

4.5. Телефонограмма

4.5.1. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование учреждения, адрес, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

4.5.2. Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку адресатов и номеров телефонов.

4.6. Заявление

4.6.1. Заявление — это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Оно содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу.

Заявление оформляется на стандартных листах бумаги формата A4.

4.6.2. Заявление включает: адресат, которому направляется заявление, фамилию, имя, отчество, должность автора заявления, наименование документа, точное изложение просьбы, предложения, опись прилагаемых к заявлению документов, дата, подпись.

4.6.3. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление публицистической лексики.

4.7. Записка

4.7.1.Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

4.7.2. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (работника), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

4.7.3. Записка составляется на бумажном носителе или в электронном виде.

Оформление записки зависит от адресата. При составлении докладной записки, адресованной руководителю учреждения в рамках учреждения, она считается внутренней и оформляется на стандартных листах бумаги формата A4. Если записка адресуется за пределы учреждения, то ее оформляют на бланке, и она называется внешней.

Внешняя записка должна содержать следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 — 5 строк, адресат (ы), текст, подпись руководителя учреждения.

Внутренняя записка должна содержать следующие реквизиты: вид документа, дата документа, название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 — 5 строк; адресат (ы), текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

4.7.4. Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем или заместителем руководителя. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

4.8. Акт

4.8.1. Акт – документ, составленный и подписанный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема — передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

4.8.2. Акт оформляется на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman  (Cyr)  размером № 14 и имеет  следующие реквизиты.

Гриф утверждения включает слово «утверждаю», которое печатается прописными буквами, без кавычек, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Слово «утверждаю», наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа – акт. Наименование вида документа  отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается  по центру.

Номер оформляется арабскими цифрами и печатается  после слова акт, на той же строке.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события и  оформляется словесно-цифровым способом через 2 одинарных межстрочных интервала от заголовка.

Место издания указывается на одной линии с датой.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом, и  выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание активируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос: «О чем?» составлен акт, например: «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению».

Текст отделяется от даты и места  издания акта 3 межстрочными  интервалами и  печатается через 1,5 интервала.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и  констатирующей.

Вводная часть текста акта начинается словом  «Основание:» после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово «Составлен», ставится двоеточие, и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии.

Фамилии членов комиссии располагаются в  алфавитном порядке.

Констатирующая часть  текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются  цели,  задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются  сведения о количестве  напечатанных  экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направляются.

Количество экземпляров акта определяется  количеством заинтересованных сторон или  нормативными  правовыми документами, регламентирующими составление акта;

Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами.

Акт  подписывается председателем комиссии и всеми лицами,  принимавшими участие в его составлении.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Прием и обработка поступающих документов

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. В документообороте учреждения выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

5.1.3. При установлении требований к организации документооборота в учреждении следует исходить из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.1.4. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется совместно с другими видами делопроизводства.

5.2. Прием и обработка поступающих документов

5.2.1. Доставка и отправка документов в учреждение осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

5.1.2. Документы, поступающие в учреждение, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

5.2.3. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем и (или) лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

5.2.4. Секретарь учебной и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, проводит: проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов; сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

5.2.5. Полученные конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.

В случае повреждения упаковки и вложений, либо отсутствия приложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, второй приобщается к поступившему документу.

5.2.6. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по  принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденции возвращается отправителю.

5.2.7. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются  к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа.

5.2.8. Специалистом не вскрываются конверты писем с надписью «лично». Они передаются по назначению.

5.3. Предварительное рассмотрение документов

5.3.1. Секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем учреждения.

5.3.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему работнику.

5.3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа руководителю учреждения или должностному лицу в соответствии с установленным в учреждении распределением обязанностей между руководителем и должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

5.4. Регистрация документов

5.4.1. Передача документов на регистрацию производится только после их предварительного рассмотрения.

5.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности учреждения и регистрируются независимо от способа их доставки.

5.4.3. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

5.4.4. Документы, подлежащие регистрации регистрируются в журнале регистрации входящих документов в день поступления — в случае поступления документа в рабочее время; на следующий рабочий день — в случае поступления документа в нерабочее время; незамедлительно — с отметками «Срочно», «Оперативно».

Документы, поступившие в учреждение, минуя приемную, после их рассмотрения в тот же день передаются в приемную главы для последующего оформления и передачи исполнителям.

5.4.5. На документах, поступающих в адрес учреждения, в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового регистрационного номера.

5.4.6. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан) присваиваются самостоятельные регистрационные номера.

При наличии в поступивших служебных письмах ссылки на ранее поступившие  документы специалистом указываются регистрационные номера последних и затем письма передаются на рассмотрение.

5.5. Распределение поступающих документов

5.5.1. После регистрации документы, передаются на рассмотрение руководителю учреждения.

5.5.2. После рассмотрения руководителем учреждения документы возвращаются секретарю и (или) лицу, ответственному за ведение делопроизводства в учреждении, для перенесения указаний по исполнению документа в журнал регистрации входящих документов.

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется работнику, являющемуся ответственным исполнителем, а соисполнителям направляются копии документов (если имеются), о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

5.5.3. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом определенной специфики в процессе исполнения.

5.6. Обработка и передача отправляемых документов

5.6.1. Регистрация  отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле учреждения.

5.6.2. Отправку исходящих документов производит секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении.

Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно секретарем и (или) лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

5.6.3. Секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются лицу, подготовившему документ.

5.6.4. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

5.6.5. На заказную корреспонденцию, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается секретарю учебной части и (или) лицу, ответственному за ведение делопроизводства в учреждении, с распиской работников почтового отделения связи или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

5.6.6. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

5.6.7. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 миллиметра.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

5.6.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой с  использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи.

5.7. Особенности работы с электронными документами

5.7.1. В учреждении создаются и используются:

— электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

— электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

5.7.2. Прием и отправка электронных документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства в учреждении.

5.7.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота учреждения.

5.7.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.7.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в учреждении используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

5.7.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота учреждения. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.7.7. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.7.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

5.8. Информационная безопасность

5.8.1. Информационные ресурсы учреждения по доступу (возможности использования) подразделяются на открытую (общедоступную) информацию, служебную информацию и информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных учреждения, непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.

К категории служебной  информации относится информация, содержащаяся в  документах и базах данных учреждения, предназначенная для должностных лиц и работников учреждения, при выполнении ими своих функциональных обязанностей, не затрагивающая напрямую права и интересы граждан и не относящаяся к категории ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и базах данных, включающая сведения конфиденциального характера.

Вся информация, содержащаяся в документах и базах данных учреждения, по умолчанию является открытой и общедоступной. Исключение составляет информация, отнесенная к категориям служебной и ограниченного распространения (доступа).

5.8.2. Доступ пользователей к информации ограничивается путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения. Информация ограниченного доступа снабжается грифом «Для  служебного пользования».

Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и наложения соответствующего грифа обладает автор документа по согласованию с руководителем учреждения.

Документированная информация, ограниченного распространения, без санкции должностного лица, установившего режим ограниченного распространения для данного документа, не подлежит разглашению (распространению). Предоставление пользователям доступа к данной информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут ответственность за обоснованность принятого решения и его соответствие действующему законодательству.

5.8.3. Личные дела работников, личные карточки работников, трудовые книжки работников, приказы по личному составу должны храниться в сейфе или в металлическом шкафу.

Бланки трудовых книжек по мере необходимости выдаются ответственному лицу, или руководителю. Записи в трудовой книжке подписывает руководитель учреждения.

Учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности: дипломов, вкладышей к ним, свидетельств, удостоверений ведет заместитель директора или директор. Бланки хранятся в сейфе.

5.8.4. Установка и эксплуатация программного обеспечения, полученного из любых источников и выполняющего функции, не связанные непосредственно с выполнением работниками своих должностных обязанностей, категорически запрещена.

5.8.5. Вся представленная в электронном виде информация, поступающая в учреждение, в обязательном порядке подлежит проверке антивирусными средствами.

5.8.6. Электронная почта может использоваться пользователями только для обмена информацией, относящейся к категории открытой и служебной. Запрещено использовать электронную почту для передачи информации, относящейся к категории ограниченного распространения.

VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Контроль исполнения документов включает: учет, постановку на контроль, контроль  сроков исполнения, непосредственную проверку хода исполнения, проверку качества исполнения, анализ результатов исполнения.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «контроль».

6.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-х дневный срок, имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

6.4. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.5. Проверка хода исполнения контролируемых документов осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – еженедельно.

6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным организациям и лицам.

VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

7.1. Учреждение имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, штампы, бланки со своим наименованием.

7.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель учреждения.

В случае служебной необходимости по решению руководителя учреждения допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

7.3. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом учреждения или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

7.4. Учет имеющихся в учреждении печатей и штампов ведет секретарь и (или) лицо, ответственное за ведение делопроизводства в учреждении, в журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).

7.6. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей возлагается на руководителя учреждения.

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения документов, регламентирующих деятельность учреждения и порядок его документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности учреждения.

8.1.3. Номенклатура дел учреждения составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства и архивное дело в учреждении, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, утверждается руководителем учреждения.

8.1.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы учреждения.

8.1.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.

В течение срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение для их продолжения.

8.1.6. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения (кода) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — код, 05 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.

8.1.7. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Основой для наименования (заголовка) дел являются вопросы, отражающие задачи и функции учреждения. Наименования дополняются указанием рода заводимого дела или разновидности документов (постановления, распоряжения, приказы, протоколы и т.д.).

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы по основной деятельности».

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки, а также вводные слова и сложные обороты.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.1.8. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

8.1.9. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными и сокращение их не допускается. Разрешается хранить документы свыше установленного срока, если в том есть практическая необходимость.

8.1.10. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения.

8.1.11. Если в течение года в учреждении возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы и т.д.

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В учреждении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и их формирование в дела.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период в календарный год и  систематизируется в  хронологической последовательности: документ — ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб  граждан по личным вопросам.

8.2.4. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными,  в документах.

8.2.5. Все документы по одному и тому же вопросу,  поступившие и  рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

8.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение № 6), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 7), подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.7. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения; индекс дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование учреждение; индекс дела – предоставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с архивным отделом Администрации Ханкайского муниципального района; дата дела – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях закрепления сохранности и закрепление порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруется: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в результате деятельности учреждения, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.6. Для документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами пропись количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.7. Документы, составляющие дело подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текстов всех документов. При  подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела  не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив района дела хранятся по месту их оформления.

Работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

8.3.2. Выдача дел и копий документов другим пользователям производится с разрешения руководителя учреждения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 8). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении приёме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним пользователям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя учреждения по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя учреждения, при этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.

IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

9.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в учреждении, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно силами структурных подразделений Администрации района, при методической помощи работников архивного отдела.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел проводится отбор дел и документов (до 10лет хранения) с истёкшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизий» и т.д.

9.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 9), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 10),. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.1.5. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

9.2. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

9.2.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению.

9.2.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

9.2.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего учреждения.

9.2.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

9.2.5. После утверждения руководителем учреждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел учреждения проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… № …» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

9.3. Подготовка и передача документов в архив

9.3.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.3.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров. При этом каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.

9.3.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел; заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись нескольких подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения вносятся в опись полностью; для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номер дел содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года); графа описи «примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния.

В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел, пропущенные номера).

9.3.4. Описи дел подписывает ответственный за делопроизводство в учреждении и работник ведомственного архива, осуществляющий приём дел (с указанием даты приёма).

9.3.5. Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения хранятся в учреждении и по истечении сроков хранения уничтожаются по акту установленной формы.

9.3.6. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет лицо, передающее документы).

9.3.7. При ликвидации или реорганизации учреждения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного учреждения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив учреждения, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Скачать электронную версию документа

УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
Министра образования
Российской Федерации
А.Ф.КИСЕЛЕВ
6 мая 2002 года

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ <*>

<*> Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации разработана Управлением делами Министерства образования Российской Федерации (главный специалист Калашник В.А.), Комитетом по образованию г. Санкт-Петербурга (начальник Управления кадров и госслужбы Т.Н. Филиппова).

Консультанты: заместитель Управляющего делами Минобразования России Н.А. Волков, начальник отдела Росархива В.А. Танонин, заместитель директора ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) В.Д. Банасюкевич.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации (далее — органы управления образованием) устанавливает единую систему делопроизводства в органах управления образованием, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 (зарегистрировано в Минюсте России 26 декабря 2000 г., рег. N 2508).

1.2. Органы управления образованием на основании данной Примерной инструкции обязаны разработать свои индивидуальные (конкретные) инструкции, утвердить их.

1.3. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в органах управления образованием осуществляет управление делами (общий отдел).

Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями органа управления образованием, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечить правильность и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о качестве их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.6. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.

1.7. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.8. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами.

1.9. Запрещается переписка между структурными подразделениями органа управления образованием. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется руководителем органа управления образованием или его заместителем, по поручению руководителя.

1.10. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники.

1.11. Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника органа управления образованием.

1.12. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяются специальными инструкциями.

2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.1. Приказ, распоряжение.

2.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы государственных органов управления образованием.

Проекты приказов (распоряжений) готовят подразделения на основании поручения руководителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект на утверждение руководителя органа образования.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью управления делами.

2.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, готовящим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также управлением делами и юридической службой. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланке органа управления образованием. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности и приказы по личному составу формируются отдельно. Нумеруются в пределах календарного года.

2.1.4. Копии приказов (распоряжений) заверяют печатью управления делами и направляют адресам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает исполнитель.

2.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

2.1.6. Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты (Приложения 6, 7, 8, 9):

наименование органа управления образованием;

наименование вида документа — приказ;

дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2001 г. N 21; 03.07.2001 N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании…

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается с новой строки вразрядку более жирным шрифтом.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа управления образованием, а в его отсутствие — исполняющий обязанности руководителя органа управления образованием.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.2. Положение, правила, инструкция.

2.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов управления образованием.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа управления образованием.

2.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке органа управления образованием.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция главному специалисту) (Приложение 22).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3. Протокол.

2.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа управления образованием и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или управление делами и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

2.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали — список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) по соответствующим вопросам.

2.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе управления образованием.

2.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью управления делами.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью управления делами.

2.3.6. Протоколы печатаются на бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа — слово «Протокол» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания — указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое располагается по центру, печатается другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

2.4. Служебные письма.

2.4.1. Служебные письма государственных органов управления образованием готовятся:

— как ответы о выполнении поручений Министерства образования Российской Федерации;

— исполнение поручений администрации исполнительных органов субъектов Российской Федерации;

— как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

— как инициативные письма.

2.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу…», «Направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.4.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов.

3.1.1. Документы органа управления образованием оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения 2, 3).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа управления образованием оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.1.2. В органах управления образованием применяются следующие бланки:

Общий бланк — с указанием наименования государственного органа управления образованием (Приложение 4).

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланк письма — с указанием наименования органа управления образованием, справочных данных (Приложение 5).

Состав видов бланков, применяемых в органах управления образованием, утверждается руководителем.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

При подготовке организационно-распорядительных документов работники органов управления образованием обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.2.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?»: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

3.2.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: дата, месяц, год (29.04.2001).

3.2.3. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем.

Документы, направляемые подчиненным, сторонним организациям и гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.4. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес.

Например:

3.2.5. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово «согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

— с должностными лицами органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации;

— с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

— с органами государственной власти субъекта Российской Федерации, интересы которых затрагивает содержание документа;

— при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

— с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.6. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом руководителя органа управления образованием:

3.2.7. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и осуществление координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.8. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

(095) 928-8814

или

Максимова

(095) 928-8814

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.9. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 листах в 3-х экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например: Приложение к приказу Комитета по образованию… N… от…

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

3.2.10. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4. Организация документооборота и исполнение документов

4.1. Организация документооборота.

4.1.1. Движение документов в органах управления образованием с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образуют документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах управления образованием, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

4.1.3. При применении в органах управления образованием электронного документооборота управлением делами (общим отделом) совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в орган управления образованием.

4.2. Организация доставки документов.

4.2.1. Доставка документов в органы управления образованием осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи.

С помощью почтовой связи в органы управления образованием доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электронной связи поступают: телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

4.3.1. Документы, поступающие в органы управления образованием на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками управления делами (общего отдела).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп.

4.3.2. Документы, адресованные руководству органа управления образованием, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в управлении делами (общем отделе), затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в управление делами (общий отдел), где в регистрационно-контрольную форму (далее — РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.3.3. Поступившие телеграммы (Приложение 10) принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы (Приложение 11) записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

4.4.1. Документы, отправляемые органом управления образованием, передаются почтовой и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением делами (общим отделом) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя управления делами (общего отдела).

4.4.2. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются управлением делами в соответствии с инструкцией по делопроизводству органа управления образованием с учетом имеющихся технических и программных средств.

4.4.3. Телеграммы принимаются сотрудниками управления делами (общего отдела) завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

4.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и регистрируется получателем.

4.5. Порядок прохождения внутренних документов.

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в управление делами (общий отдел), которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.5.3. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

4.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

4.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри органа управления образованием, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

4.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

4.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

4.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

4.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

— объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

— документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

— ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

— факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

— запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

— подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

— поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

— факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.7. Учет количества документов.

4.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются в управлении делами (общем отделе) и представляются руководству.

4.7.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в органе управления образованием системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по календарному году в целом либо по отдельным подразделениям органа управления образованием.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

4.8. Работа исполнителей с документами.

4.8.1. Руководители структурных подразделений органа управления образованием обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

4.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа управления образованием или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

4.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.9. Работа с обращениями и запросами депутатов.

4.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется органами управления образованием в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

4.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов — не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

4.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

4.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется управлением делами (общим отделом) в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

4.9.5. В структурных подразделениях органа управления образованием по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

4.9.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.9.7. В органе управления образованием анализируют количество и характер обращений и депутатских запросов и информируют об этом руководство.

5. Поисковая система по документам

5.1. Регистрация документов.

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется (Приложения 15, 16, 17).

5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Документы, полученные от полномочных представителей Президента Российской Федерации в округах, поступающие на рассмотрение руководителя органа управления образованием и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа управления образованием, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в управлении делами (общем отделе).

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в управлении делами (общем отделе) или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

5.1.5. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках.

5.1.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа управления образованием, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

5.1.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

— наименование организации (автора или корреспондента);

— наименование вида документа;

— дата и регистрационный номер документа;

— дата и индекс поступления;

— заголовок к тексту (краткое содержание документа);

— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

— срок исполнения документа;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении 13.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

— гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

— внутренняя переадресация документов по исполнителям;

— код по тематическому классификатору;

— ключевые слова;

— количество листов документа;

— наличие приложений;

— должностное лицо, поставившее документ на контроль;

— промежуточные сроки исполнения;

— перенос сроков исполнения;

— срок хранения документа;

— статус документа (проект, версия);

— вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

5.2. Организация поисковой системы по документам.

5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах управления образованием создаются поисковые системы по документам.

5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

5.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

5.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

— классификатора вопросов деятельности органа управления образованием;

— классификатора видов документа;

— классификатора корреспондентов;

— классификатора резолюций;

— классификатора исполнителей;

— классификатора результатов исполнения документов;

— номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

5.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

5.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа управления образованием, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органа управления образованием, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.

5.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган управления образованием как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

5.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органами управления образованием в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Организация контроля исполнения.

6.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа управления образованием.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

6.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель органа управления образованием и по его поручению специальная служба контроля, а в ее отсутствие управление делами (общий отдел), которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений органа управления образованием.

6.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

6.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов управления образованием, организаций, а также обращений граждан — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

— по обращениям граждан, поступившим в орган управления образованием и требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

6.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делами (общий отдел) для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

6.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

6.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

6.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

6.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

6.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его поручению управление делами (общий отдел), снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

6.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

6.1.13. Управление делами (общий отдел) на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины.

7. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа управления образованием в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивных органов субъектов Российской Федерации.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатур дел.

7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах управления образованием с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложения 1, 18).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе управления образованием и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа управления образованием, их виды, состав и содержание.

7.1.3. В органах управления образованием составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется отделом, лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и управлением делами (общим отделом), подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делами.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делами (общий отдел) органа управления образованием.

7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами (общим отделом) на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа управления образованием.

7.1.6. Сводная номенклатура дел органа управления образованием подписывается начальником управления делами (общего отдела), согласовывается с Центральной экспертной комиссией органа управления образованием (далее — ЦЭК) и с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) государственного архива субъекта Российской Федерации, в который документы передаются на государственное хранение. Далее сводная номенклатура дел утверждается руководителем органа управления образованием. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в органе управления образованием.

7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа управления образованием получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делами (общий отдел). Второй используется в управлении делами (общем отделе) в качестве рабочего. Третий — в архиве органа управления образованием. Четвертый — в государственном архиве, с которым согласовывается номенклатура дел.

7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа управления образованием.

7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа управления образованием являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа управления образованием.

7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа управления образованием.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе управления образованием цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: «Документы о проведении тематических выставок» (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка с Университетом педагогического мастерства о научно-методической работе».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с главами администраций муниципальных органов о социальной защите учащихся».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

«Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

«Отчет станции юных техников за 2000 год».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган управления образованием для продолжения и др.

7.1.14. Если в течение года в органе управления образованием возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (Приложение 19).

7.2. Формирование и оформление дел.

7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в органе управления образованием, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в управление делами (общий отдел) или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами (общим отделом).

7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, приказы Минобразования России, административных органов.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.7. Дела органа управления образованием подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками управления делами (общего отдела) и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.

7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа управления образованием; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа управления образованием указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа управления образованием; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел органа управления образованием, согласованной с ЭПК государственного архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе управления образованием. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Организация оперативного хранения документов.

7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа управления образованием дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа управления образованием.

7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения управления делами. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа управления образованием или его заместителя по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа управления образованием с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы органа управления образованием являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение орган управления образованием образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в государственный архив включает работу управления делами (общего отдела) и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе управления образованием на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе управления образованием создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее — ЭК) в структурных подразделениях.

8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа управления образованием (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с республиканским, краевым, областным и городским архивом.

8.1.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа управления образованием лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа управления образованием путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК органа управления образованием.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложения 23, 24, 25, 26).

8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. В органе управления образованием в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа управления образованием, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий краевой, городской архив.

8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив органа управления образованием через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управлением делами (общим отделом) и утверждается руководителем структурного подразделения.

8.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) органа управления образованием одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) органа управления образованием акты утверждаются руководителем органа управления образованием только после утверждения ЭПК соответствующего архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа управления образованием. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

8.2. Подготовка и передача документов в архив.

8.2.1. В архив органа управления образованием передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управлением делами (общим отделом).

8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа управления образованием. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа управления образованием и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной
службы России
В.А.ЕРЕМЧЕНКО

Приложение 1
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ (РАЙОННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ) ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ (ДАЛЕЕ — ТОУО)

Приложение 2
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПЕРЕЧЕНЬ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 3
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА (НА ОТДЕЛЬНОМ ЛИСТЕ)

01.gif

Приложение 4
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ГОСУДАРСТВЕННОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ

Приложение 5
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА

Приложение 6
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА

Приложение 7
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПРИКАЗА

Приложение 8
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ

Приложение 9
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ РАСПОРЯЖЕНИЯ

Приложение 10
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ТЕЛЕТАЙПОГРАММА (ТЕЛЕГРАММА)

Служебный заголовок

Указание на категорию телеграммы

Отметка о виде телеграммы

Телеграфный адрес получателя, полный или условный текст (содержание телеграммы)

Регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации

Подпись

Адрес и наименование отправителя (помещается под чертой)

Приложение 11
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Приложение 12
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПЕРЕЧЕНЬ
НЕРЕГИСТРИРУЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги)

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты

3. Копии счетов на оплату

4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо)

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки

6. Пригласительные билеты

Приложение 13
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Приложение 14
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ (НА ПРИМЕРЕ МОСКОВСКОГО КОМИТЕТА ОБРАЗОВАНИЯ)

Приложение 15
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 16
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение 17
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ

Приложение 18
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

Приложение 19
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Приложение 20
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

    УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
 
Наименование органа
управления образованием
 
ПОЛОЖЕНИЕ                           УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 N 00                     Начальник Департамента
Москва                              Подпись    Расшифровка подписи
                                    Дата
о ______________________________

    (наименование структурного
________________________________
          подразделения)
 
                         СТРУКТУРА ТЕКСТА
 

    Общие положения

    Основные задачи

    Функции

    Права и обязанности

    Ответственность

    Взаимоотношения. Связи

    Организация работы
 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                    Подпись       Расшифровка
                                               подписи
 
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
 
С положением ознакомлены:         Подпись      Расшифровки
                                  Даты         подписей
 
В дело N 00-00
Подпись 00.00.0000
 
 
 

Приложение 21
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

           ФОРМА ПРИКАЗА О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЕ
                    О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
 
           Наименование органа управления образованием
 
                              ПРИКАЗ
 
                         00.00.0000 N 00
 
Москва
 
                       О внесении изменений
               в положение о ______________________
 

    В связи с ____________________________________________________
__________________________________________________________________
                           (основание)
 
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в положение о _____________________________________________
следующие изменения: _____________________________________________

    1. ___________________________________________________________

    2. ___________________________________________________________

    3. ___________________________________________________________
 
Руководитель              Подпись                      Расшифровка
                                                       подписи
 
 
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами       Подпись                      Расшифровки
                          Даты                         подписей
 
В дело N 00
Подпись 00.00.0000
 
 
 

Приложение 22
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА ТЕКСТА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника. Например:

основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например регистрация документов может слагаться из таких работ — заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе «Обязанности работника» указываются обязанности:

связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структура и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Приложение 23
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда

Описи дел постоянного хранения за _____________________ год(ы) утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК

(протокол от _____________ N ______________)

Приложение 24
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

ОПИСЬ

В данную опись внесено 7 (семь) дел с 1 по 7,

в том числе:

литерные номера —

пропущенные номера —

Приложение 25
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

Фонд N ______________

ОПИСЬ N

дел временного

(свыше 10 лет) хранения

за ________________ год

В данный раздел описи внесено:

литерные номера:

пропущенные номера:

Приложение 26
к Примерной инструкции
по делопроизводству
в государственных органах
управления образованием субъектов
Российской Федерации

Фонд N ______________

ОПИСЬ N

дел временного (свыше 10 лет)

хранения по личному составу

за _____________________ год

литерные номера:

пропущенные номера:

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 7 июня 2021 г. N 446

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, а также в целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить по согласованию с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства науки и высшего образования Российской Федерации:

обеспечивать ведение делопроизводства в структурных подразделениях в соответствии с установленными Инструкцией требованиями;

обеспечить ознакомление с Инструкцией федеральных государственных гражданских служащих структурных подразделений;

обеспечить контроль за выполнением требований Инструкции в структурных подразделениях.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Гатиятова А.Р.

Министр
В.Н.ФАЛЬКОВ

Утверждена
приказом Министерства
науки и высшего образования
Российской Федерации
от «__» _____ 2021 г. N ___

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ НАУКИ
И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304), Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Минобрнауки России независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Минобрнауки России осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота (далее — СЭД) Минобрнауки России.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Минобрнауки России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы в Минобрнауки России с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — граждане), организаций и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций, порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регулируются приказом Минобрнауки России от 22 октября 2018 г. N 51н «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и его территориальных органах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 ноября 2018 г., регистрационный N 52665).

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности Минобрнауки России осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

1.8. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении Минобрнауки России государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

1.9. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, установленных Инструкцией, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

1.10. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Минобрнауки России на основе единой политики и принципов, в том числе посредством применения современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минобрнауки России (далее — структурные подразделения) осуществляет Департамент государственной службы и административной деятельности.

1.11. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства в Минобрнауки России возлагается на Министра науки и высшего образования Российской Федерации (далее — Министр) либо на лицо, исполняющее его обязанности.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей либо лиц, исполняющих их обязанности.

1.12. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется федеральными государственными гражданскими служащими (далее — государственные служащие), ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (далее — государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях).

Должностные обязанности, права и ответственность государственных служащих Департамента государственной службы и административной деятельности, государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, определяются должностными регламентами.

1.13. При переходе на другую работу государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, передача всех документов вновь назначаемым государственным служащим производится по актам приема-передачи документов и дел, которые утверждаются руководителями структурных подразделений.

1.14. О случаях утраты зарегистрированного подлинника (оригинала) документа государственный служащий структурного подразделения обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения, после чего составляется акт об утрате зарегистрированного подлинника (оригинала) документа, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, а затем предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Департаментом государственной службы и административной деятельности организуются регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях. О результатах проверок докладывается руководству Минобрнауки России.

1.15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в период временной нетрудоспособности, в случае увольнения, смены должностных обязанностей или перевода в другое структурное подразделение, за исключением перевода внутри структурного подразделения, государственные служащие структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому государственному служащему по указанию руководителя структурного подразделения.

1.16. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Минобрнауки России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.17. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Минобрнауки России по согласованию с Федеральным архивным агентством.

2. В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

виза — реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

внутренняя (внутриведомственная) переписка — аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Минобрнауки России;

дело — отдельный документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Минобрнауки России, помещенный в отдельную обложку;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Минобрнауки России;

дипломатическая почта — корреспонденция, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты, которая предназначена для обеспечения внешнеполитической деятельности Российской Федерации, взаимодействия Министерства иностранных дел Российской Федерации, иных федеральных государственных органов с дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Российской Федерации, представительствами Российской Федерации при международных (межгосударственных, межправительственных) организациях (далее — загранучреждения), а также между загранучреждениями;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минобрнауки России;

документирование — фиксация информации на материальных носителях по установленным правилам;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

иностранная корреспонденция — корреспонденция, поступающая из иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист согласования (визирования) документа — часть документа с отметками (визами) о согласовании;

номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Минобрнауки России, с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота — количество документов, поступивших в Минобрнауки России и созданных им за определенный период;

официальный документ — документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов, установленных Инструкцией;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

рассмотрение входящих документов — изучение документов, поступивших в Минобрнауки России, для определения должностного лица Минобрнауки России, наделенного полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в Минобрнауки России распределением обязанностей между Министром, его заместителями и иными должностными лицами;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

резолюция (поручение) — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

реквизит документа — элемент оформления документа;

система электронного документооборота — автоматизированная информационная система (компьютерная программа, программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение, регистрация), а также взаимодействие между государственными служащими (направление документов, поручений, отправка уведомлений и т.п.);

служба делопроизводства — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях;

служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан;

унифицированная форма документа — формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот — документооборот с применением автоматизированной информационной системы;

юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

В Минобрнауки России создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Не подлежат оцифровке (сканированию) следующие документы:

с пометкой «Для служебного пользования»;

кадровые и финансовые документы, поступившие на бумажном носителе, в том числе документы о направлении (государственных служащих) в долгосрочные заграничные командировки (в качестве атташе по науке и технике) в посольства, консульства и другие загранучреждения;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.) свыше 50 листов;

дипломатическая почта, содержащая записи бесед;

оформленные на листах иного, кроме A4, формата на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м2 или более 120 г/м2).

При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.1. Бланки документов и общие требования
к созданию документов

3.1.1. Документы Минобрнауки России на бумажном носителе оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) (далее — формат A4), при необходимости могут использоваться бланки формата A3 (297 x 420 мм) (далее — формат A3). Электронные документы оформляются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление (в соответствии с разделом 3.2 Инструкции).

На бумаге формата A3 (420 x 297 мм) могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

3.1.2. В Минобрнауки России используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, а также электронные шаблоны бланков.

3.1.3. Бланки Минобрнауки России разрабатываются на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

В Минобрнауки России применяются следующие виды бланков документов:

бланк письма должностного лица (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра) (далее — бланк письма должностного лица);

бланк письма Минобрнауки России (продольный) (далее — общий бланк письма Минобрнауки России);

бланк приказа Минобрнауки России;

бланк распоряжения Минобрнауки России.

Образцы бланков Минобрнауки России приводятся в приложении N 1 к Инструкции.

Введение в обращение новых бланков документов Минобрнауки России осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся Департаментом государственной службы и административной деятельности вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.4. Бланки документов Минобрнауки России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Структурное подразделение, ответственное за материально-техническое обеспечение в Минобрнауки России, оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции, осуществляет ее прием в места временного хранения, учет поступления бланков документов Минобрнауки России и передачу материально-ответственному лицу изготовленных бланков документов Минобрнауки России.

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней левой части оборотной стороны бланка.

Подлежат нумерации:

бланк письма должностного лица;

общий бланк письма Минобрнауки России;

бланк приказа Минобрнауки России;

бланк распоряжения Минобрнауки России.

Номерные бланки документов Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые номерные бланки) выдаются под роспись в журнале учета выдачи гербовых номерных бланков в структурные подразделения (далее — журнал учета выдачи бланков).

Учет выдачи гербовых номерных бланков в структурные подразделения ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков согласно приложению N 2 к Инструкции.

3.1.5. Гербовые номерные бланки документов Минобрнауки России должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача гербовых номерных бланков документов другим организациям и лицам не допускается.

Испорченные гербовые номерные бланки документов возвращаются в Департамент государственной службы и административной деятельности по реестру передачи испорченных гербовых номерных бланков согласно образцу, приведенному в приложении N 3 к Инструкции, по мере необходимости для последующего их уничтожения по акту об уничтожении гербовых номерных бланков в соответствии с образцом, приведенном в приложении N 4 к Инструкции.

3.1.6. В Минобрнауки России устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее:

20 мм — левое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее;

10 мм — правое.

В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля в соответствии с требованиями и образцами проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации и приложений к ним, приведенными в приложении N 7 к Инструкции, и требованиями к оформлению и образцами проектов актов Правительства Российской Федерации, приведенными в приложении N 8 к Инструкции.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа (верхнего колонтитула) без каких-либо дополнительных знаков или слов (тире, дефисов: — 3 -) или слов «с.», «стр.» (страница). Номера страниц печатаются шрифтом размера N 12.

Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров NN 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты размеров NN 10, 11, 12.

Для оформления реквизита «текст документа» в документах Минобрнауки России используется размер шрифта N 14.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик;

распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

3.1.7. При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при оформлении реквизита «текст документа» и не применяется при оформлении других реквизитов. Реквизиты документа: «заголовок к тексту» (оформляемый слева под реквизитами бланка), «отметка о приложении», «подпись», «отметка об исполнителе», а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.

Многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 междустрочных интервала. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме «Множитель» и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст документа печатается через 2 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный, интервал между словами — один пробел.

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

3.1.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов бланка — не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов бланка — не более 12 см.

3.1.9. Электронные документы Минобрнауки России должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством межведомственного электронного документационного обеспечения (далее — МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в Минобрнауки России, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке (далее — РК) документа.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Реквизитами документов Минобрнауки России являются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти — автора документа;

наименование должности лица — автора документа;

справочные данные о Минобрнауки России;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция (поручение);

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов создаваемых в Минобрнауки России документов, их расположение и оформление регламентируются Инструкцией.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.2. Кроме перечисленных в пункте 3.2.1 Инструкции реквизитов документов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометки «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.

Оформление реквизитов документов в Минобрнауки России осуществляется согласно Правилам оформления реквизитов документов в Минобрнауки России, приведенным в приложении N 5 к Инструкции.

3.3. Подготовка проектов нормативных правовых актов

Минобрнауки России представляет в Правительство Российской Федерации проекты:

федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

3.4. Подготовка и оформление проектов федеральных законов,
концепций проектов федеральных законов и проектов
технических заданий на их разработку

3.4.1. Подготовка и внесение проектов федеральных законов (далее — законопроекты) в Правительство Российской Федерации осуществляются Минобрнауки России в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее — Регламент).

3.4.2. Минобрнауки России разрабатывает законопроекты на основе плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, ежегодно утверждаемого Правительством Российской Федерации, а также в целях выполнения международных обязательств Российской Федерации, во исполнение решений Конституционного Суда Российской Федерации, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, и поручений Председателя Правительства Российской Федерации, плана организации законопроектных работ в Минобрнауки России на соответствующий год.

Разработка Минобрнауки России законопроектов по основаниям, не предусмотренным абзацем первым настоящего пункта, а также включение в разрабатываемые проекты федеральных законов положений, не относящихся к предмету правового регулирования, определенному в документах, предусмотренных абзацем первым настоящего пункта, допускаются по решению Председателя Правительства Российской Федерации.

3.4.3. Концепции законопроектов и проекты технических заданий на их разработку (далее — концепции и проекты ТЗ) разрабатываются в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576.

3.4.4. Подготовленные ответственными структурными подразделениями законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются на согласование в заинтересованные структурные подразделения.

Согласование законопроектов, концепций и проектов ТЗ осуществляется заинтересованными структурными подразделениями в срок не позднее 7 календарных дней с даты их поступления в эти структурные подразделения либо в более короткий срок по решению руководства Минобрнауки России.

3.4.5. Завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений законопроекты, концепции и проекты ТЗ до направления их на согласование в заинтересованные органы государственной власти и иные организации в обязательном порядке подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом.

Законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются в Правовой департамент с приложением всех актов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых они подготовлены. Правовая экспертиза законопроектов, концепций и проектов ТЗ без приложения указанных актов (документов) не проводится, а законопроекты, концепции и проекты ТЗ возвращаются исполнителю.

Срок проведения правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ составляет не менее 7 дней со дня поступления в Правовой департамент. При проведении правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ исполнитель указанных проектов может привлекаться работником Правового департамента, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений по данным проектам. Законопроекты, концепция и проект ТЗ с замечаниями и предложениями передаются работником Правового департамента исполнителю проекта на доработку, а в РК документа в СЭД делается соответствующая запись.

Доработанные законопроект, концепция и проект ТЗ с приложением предыдущего законопроекта, концепции и проекта ТЗ, по тексту которых делались замечания и предложения, передаются исполнителем государственному служащему Правового департамента, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия правильности доработанного проекта. При отсутствии замечаний законопроект, концепция и проект ТЗ визируются руководством Правового департамента.

При наличии неурегулированных разногласий законопроект, концепция, проект ТЗ не визируются и возвращаются исполнителю вместе с заключением на них, подписанным руководством Правового департамента.

3.4.6. Подготовка финансово-экономических обоснований к законопроектам осуществляется структурными подразделениями, ответственными за подготовку законопроекта, совместно с Департаментом экономической политики.

3.4.7. Согласование законопроектов с заинтересованными органами государственной власти и организациями осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы. Направление законопроектов на заключение в Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации и обсуждение общественно значимых из них с Общественным советом при Минобрнауки России осуществляются по решению структурных подразделений, ответственных за подготовку законопроектов.

Согласование законопроектов, подготавливаемых в рамках реализации федеральных проектов, осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2018 г. N 1288.

Согласование законопроектов, подготавливаемых в рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением о системе управления реализацией национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2019 г. N 234.

3.4.8. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке законопроектов и результатах их общественного обсуждения, независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов, в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурными подразделениями, ответственными за подготовку законопроектов, в установленном порядке на официальном сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — официальный сайт regulation.gov.ru) в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента.

3.4.9. При наличии разногласий по законопроекту, в том числе выявленных по результатам проведения оценки регулирующего воздействия, структурным подразделением, ответственным за подготовку законопроекта, организуется согласительное совещание с участием заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем — заместителем Министра, заместителями Министра (далее соответственно — распределение обязанностей, заместители Министра) и представителей заинтересованных органов государственной власти с целью поиска взаимоприемлемого решения. Законопроект может быть внесен в Правительство Российской Федерации с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и замечаниями, подписанными руководителями указанных органов или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия.

3.4.10. Законопроект после его согласования с заинтересованными органами государственной власти, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о подготовке законопроекта и результатах его общественного обсуждения, а также независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов до внесения в Правительство Российской Федерации направляется с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки законопроекта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.

В отдельных случаях, установленных Регламентом, законопроекты направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации или Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

3.4.11. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, в обязательном порядке согласовывается статс-секретарем — заместителем Министра, после чего визируется Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, содержащим основание внесения законопроекта, сведения о содержании и согласовании законопроекта, с приложением следующих документов:

проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта, оформленной в соответствии с пунктом 53 Регламента;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений, предлагаемых к принятию законопроектом, оформленного в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента;

перечня федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

перечня нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

заключений, предусмотренных пунктами 60, 60(1), 60(2) и 60(4) Регламента;

заключения федерального государственного научно-исследовательского учреждения «Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации».

Перечни нормативных правовых актов, необходимых для реализации федерального закона, должны включать в себя наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, примерный срок подготовки, краткое описание каждого акта (цель, предмет и содержание правового регулирования), а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях — ответственном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов.

3.4.12. В случаях, установленных пунктами 53 и 60(5) Регламента, законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации также с протоколами заседаний Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, Правительственной комиссии по проведению административной реформы или ее подкомиссии, на которых рассмотрены соответствующие законопроекты.

3.4.13. Требования и образцы оформления законопроекта и сопроводительных документов приводятся в приложении N 6 к Инструкции.

3.4.14. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме в редактируемом текстовом формате.

3.5. Подготовка и оформление проектов актов
Президента Российской Федерации

3.5.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации (далее — проекты актов Президента Российской Федерации) осуществляются Минобрнауки России в соответствии с порядком, установленным Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации», Регламентом и Инструкцией.

3.5.2. Проекты актов Президента Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями и согласованные (завизированные) руководством всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.5 Инструкции.

3.5.3. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурным подразделением, ответственным за их подготовку, на официальном сайте regulation.gov.ru в порядке, установленном пунктом 3.4.8 Инструкции.

3.5.4. Проекты актов Президента Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами государственной власти, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о их подготовке и результатах общественного обсуждения указанных проектов, а также независимой антикоррупционной экспертизы до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки проектов актов Президента Российской Федерации на предмет их соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в них коррупциогенных факторов.

В отдельных случаях, установленных Регламентом, проекты актов Президента Российской Федерации направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации или Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

3.5.5. Проект акта Президента Российской Федерации перед внесением в Правительство Российской Федерации в обязательном порядке представляется на согласование статс-секретарю — заместителю Министра.

Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром (или лицом, исполняющим его обязанности) в соответствии с Регламентом с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение сути вопроса, обоснование необходимости принятия проекта акта, сведения об основаниях для его подготовки и внесения, а также о согласовании, с пояснительной запиской и финансово-экономическим обоснованием решений, предлагаемых к принятию проектом акта. При необходимости к сопроводительному письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта акта.

Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.5.6. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении на должностных лиц контроля за их исполнением.

3.5.7. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, при необходимости указываются должность, расшифровка подписи и дата. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Мотивированные возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект акта Президента Российской Федерации внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.5.8. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром (или лицом, исполняющим его обязанности), а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктами 57 — 59 Регламента.

3.5.9. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.5.10. Требования и образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 7 к Инструкции.

3.6. Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации

3.6.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее — проекты актов Правительства Российской Федерации) осуществляется Минобрнауки России в соответствии с Регламентом и Инструкцией.

3.6.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.5 Инструкции.

3.6.3. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурным подразделением, ответственным за их разработку, на официальном сайте regulation.gov.ru в порядке, установленном пунктом 3.4.8 Инструкции.

3.6.4. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром (лицом, исполняющим его обязанности) в соответствии с Регламентом с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки и финансово-экономического обоснования решений, предлагаемых к принятию проектом акта, подготавливаемых в соответствии с пунктом 53 Регламента.

В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта акта, суть вопроса, сведения о согласовании.

Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Проект акта Правительства Российской Федерации перед внесением в Правительство Российской Федерации в обязательном порядке представляется на согласование статс-секретарю — заместителю Министра.

3.6.5. Абзацы первый — второй утратили силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727.

Если подготавливаемый проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, то эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде проекта отдельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.6.6. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром (лицом, исполняющим его обязанности), если Минобрнауки России представляет проект акта в Правительство Российской Федерации, а также руководителями (их заместителями) других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктом 57 Регламента. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта акта Правительства Российской Федерации в нижней его части.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, имеющих нормативный характер, после их согласования с заинтересованными органами государственной власти и организациями, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о их подготовке и результатах общественного обсуждения указанных проектов, а также независимой антикоррупционной экспертизы до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки проектов актов Правительства Российской Федерации на предмет их соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в них коррупциогенных факторов.

В отдельных случаях, установленных Регламентом, проекты актов Правительства Российской Федерации направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации или Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, мотивированного возражения (замечания) он делает об этом отметку при визировании, которое оформляется отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущность (определяется руководителем структурного подразделения — ответственного исполнителя).

3.6.7. Требования к оформлению и образцы проектов актов Правительства Российской Федерации приводятся в приложении N 8 к Инструкции.

3.7. Подготовка и оформление проектов правовых актов
Минобрнауки России

3.7.1. Нормативные правовые акты Минобрнауки России издаются при наличии в федеральных конституционных законах, федеральных законах, актах Президента Российской Федерации и постановлениях Правительства Российской Федерации полномочий на издание того или иного нормативного правового акта или группы актов. <1>

———————————

<1> Пункт 1 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (далее — Правила).

Нормативные правовые акты издаются Минобрнауки России в пределах своей компетенции в виде приказов.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, издаются Минобрнауки России в пределах своей компетенции в виде приказов и распоряжений.

Подготовка нормативных правовых актов в Минобрнауки России осуществляется в соответствии с Правилами.

Нормативные правовые акты могут издаваться Минобрнауки России совместно с другими федеральными органами исполнительной власти.

3.7.2. Проекты нормативных правовых актов Минобрнауки России до согласования с заинтересованными органами государственной власти (при необходимости такого согласования) подлежат согласованию со всеми заинтересованными структурными подразделениями и заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.5 Инструкции.

3.7.3. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Минобрнауки России и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Минобрнауки России в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурным подразделением, ответственным за их разработку, на официальном сайте regulation.gov.ru в порядке, установленном пунктом 3.4.8 Инструкции.

3.7.4. Проекты приказов Минобрнауки России, в том числе по кадровым вопросам, за исключением проектов приказов об отпусках и командировании руководителей подведомственных Минобрнауки России организаций, проектов приказов по личному составу, документов по награждению и поощрению, а также проектов приказов Минобрнауки России по вопросам государственной научной аттестации, подлежат обязательному согласованию с Правовым департаментом.

4.1. Состав документов Минобрнауки России

В процессе деятельности Минобрнауки России создается комплекс документов:

организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, поручения);

протоколы заседаний координационных, совещательных, экспертных органов;

доверенности;

договоры (контракты, соглашения);

поступающие (входящие) документы;

отправляемые (исходящие) документы;

внутренняя (внутриведомственная) переписка (далее — внутренняя переписка).

В зависимости от конкретных задач управления в Минобрнауки России создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты, акты, выписки из приказов, справки и другие.

Устанавливаются следующие требования к подготовке и оформлению отдельных видов документов Минобрнауки России.

4.2. Приказ

4.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по вопросам основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.

4.2.2. Проекты приказов готовят структурные подразделения на основании поручений Министра, заместителей Министра, положений о структурных подразделениях либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам (назначение, перевод, увольнение, награждение, взыскание, обучение, предоставление отпусков, командирование государственных служащих Минобрнауки России и другие), о премировании государственных служащих Минобрнауки России, готовятся Департаментом государственной службы и административной деятельности.

Проекты приказов по назначению и освобождению от должности руководителей организаций, подведомственных Минобрнауки России, согласованию отпусков и командировок за пределы Российской Федерации руководителям организаций, подведомственных Минобрнауки России, применению дисциплинарных взысканий к руководителям организаций, подведомственных Минобрнауки России, готовятся Департаментом кадровой политики.

Проекты приказов по вопросам государственной научной аттестации (создания и функционирования советов по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук; выдачи дипломов доктора наук или кандидата наук; присвоения ученых званий профессора или доцента и выдачи аттестатов о присвоении ученых званий; выдачи свидетельств о признании ученых степеней, полученных в иностранных государствах, или ученых званий, полученных в иностранных государствах; иных решений Минобрнауки России в указанной сфере), а также проекты приказов об утверждении составов экспертных советов Высшей аттестационной комиссии при Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и о внесении изменений в составы указанных советов готовятся Департаментом аттестации научных и научно-педагогических работников.

4.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят проект приказа.

Образец листа согласования проекта приказа приведен в приложении N 31 к Инструкции.

4.2.4. Проекты приказов, представляемые на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), визируются:

исполнителем, начальником отдела структурного подразделения, заместителем руководителя структурного подразделения, координирующим деятельность отдела, руководителем структурного подразделения, внесшим проект на рассмотрение;

руководством структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым в проекте предусматриваются задания и поручения, за исключением проектов приказов по кадровым вопросам;

руководством Правового департамента в рамках установленной компетенции;

заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей;

государственным служащим Департамента государственной службы и административной деятельности, ответственным за корректирование документов, представляемых на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), за исключением проектов приказов по кадровым вопросам и вопросам государственной научной аттестации;

руководством Департамента государственной службы и административной деятельности (в части оформления), за исключением проектов приказов по кадровым вопросам и вопросам государственной научной аттестации.

Проекты нормативных правовых актов, разрабатываемых Минобрнауки России, в обязательном порядке визируются статс-секретарем — заместителем Министра.

Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта приказа, как правило, не должен превышать трех рабочих дней. Срок проведения правовой экспертизы составляет не менее 7 рабочих дней.

При наличии разногласий по проекту приказа структурное подразделение, подготовившее проект приказа, обеспечивает обсуждение указанного проекта и выявленных разногласий с заинтересованными структурными подразделениями с целью поиска взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия структурное подразделение, подготовившее проект приказа, оформляет протокол согласительного совещания, который подписывается соответствующими руководителями структурных подразделений, имеющими разногласия, или по указанию руководителей их заместителями. Указанный протокол прикладывается к проекту приказа, представляемому на подпись Министру, заместителям Министра.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие суть содержания документа, то он подлежит повторному согласованию, при этом листы согласования предыдущих редакций проекта приказа прилагаются к последней редакции с новым листом согласования.

Повторного согласования не требуется, если на последнем этапе визирования в проект приказа внесены уточнения, не меняющие сути его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководством структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проекту приказа, представляемому на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям Министра, прилагается лист согласования, завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Проект приказа печатается на бланке приказа установленной формы и представляется на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его подготовки.

4.2.5. Порядок подготовки и оформления проектов приказов Минобрнауки России приводится в приложении N 9 к Инструкции.

4.2.6. Требования к оформлению и образец выписки из приказа Минобрнауки России приводятся в приложении N 10 к Инструкции.

4.3. Распоряжение

4.3.1. Распоряжениями оформляются решения по оперативным и другим текущим вопросам деятельности Министерства, которые имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц и организаций.

4.3.2. Проекты распоряжений готовят структурные подразделения на основании поручений Министра, заместителей Министра, положений о структурных подразделениях либо в инициативном порядке.

4.3.3. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят проект распоряжения.

4.3.4. Проекты распоряжений и приложения к ним, представляемые на подпись руководству Минобрнауки России, визируются в порядке, предусмотренном пунктом 4.2.4 Инструкции.

4.3.5. Распоряжения подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), заместители Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.3.6. Регистрацию и рассылку распоряжения осуществляет Департамент государственной службы и административной деятельности.

4.3.7. Порядок подготовки и оформления проектов распоряжений приводится в приложении N 11 к Инструкции.

4.4. Положения, правила, инструкции

4.4.1. Положения принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Минобрнауки России, устанавливается последовательность действий, процедур.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила, инструкции утверждаются приказом Минобрнауки России.

4.4.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует порядку подготовки проектов правовых актов Минобрнауки России, предусмотренному разделом 3.7 Инструкции.

4.4.3. Текст положения, правил, инструкции печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм, требований и правил.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, подразделы, главы, пункты и подпункты. Разделы и главы должны иметь названия.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.4.4. Внесение изменений в положения, правила, инструкции, утвержденные приказами Минобрнауки России, осуществляется путем издания приказа о внесении соответствующих изменений.

4.5. Протокол заседания (совещания)

4.5.1. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минобрнауки России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Порядок подготовки заседаний коллегии Минобрнауки России и ее протоколов определяется соответствующим приказом Минобрнауки России.

4.5.2. Заседания (совещания) под руководством Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений (далее — заседания (совещания)) проводятся в соответствии с положениями Регламента Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства науки и высшего образования Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 1500 «Об утверждении Регламента Министерства науки и высшего образования Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 марта 2021 г., регистрационный N 62878) (далее — Регламент Минобрнауки России), Инструкцией, иными правовыми актами, а также указанием должностного лица, созывающего заседание (совещание) (далее — председатель заседания (совещания)).

Порядок подготовки, проведения и оформления итогов работы (решений) заседаний координационных, совещательных и экспертных органов (советов, комиссий, групп), в том числе межведомственных, председателями (руководителями) которых являются должностные лица Минобрнауки России, определяются правовыми актами о создании таких органов.

4.5.3. С целью надлежащей подготовки и проведения, оформления решений, принятых по результатам обсуждения вопросов, председатель заседания (совещания) назначает секретаря.

4.5.4. По рассмотренным на заседании (совещании) вопросам принимаются решения, которые оформляются протоколом.

Протокол подписывается председателем заседания (совещания) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

4.5.5. Регистрация, рассылка протоколов заседаний (совещаний) под руководством Министра осуществляется Департаментом государственной службы и административной деятельности.

Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных временных органов под председательством (руководством) заместителей Министра регистрируются государственными служащими, обеспечивающими деятельность руководства Минобрнауки России.

Хранение подлинников протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Протоколы заседаний (совещаний), проводимых руководителями структурных подразделений, готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

4.5.6. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний), осуществляют соответственно: Департамент государственной службы и административной деятельности, государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.5.7. Порядок и образцы оформления протоколов заседаний (совещаний) приводятся в приложении N 12 к Инструкции.

4.6. Доверенность

4.6.1. Оформление доверенности в Минобрнауки России осуществляется в соответствии со статьями 185 — 187 Гражданского кодекса Российской Федерации.

4.6.2. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Минобрнауки России, а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность оформляется на общем бланке письма Минобрнауки России.

Перед текстом доверенности центрованно размещается реквизит «наименование вида документа» — ДОВЕРЕННОСТЬ.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Минобрнауки России — Министерство науки и высшего образования Российской Федерации;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра (лица, исполняющего его обязанности);

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

содержание доверенных полномочий;

срок действия доверенности;

дата совершения доверенности и регистрационный номер.

4.6.3. Доверенность подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), заместители Министра в случае делегирования соответствующих полномочий Министром. Доверенность заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Доверенности для представления интересов Минобрнауки России, а также Правительства Российской Федерации в случаях, предусмотренных актами Правительства Российской Федерации, в судах общей юрисдикции (в том числе по уголовным и административным делам), арбитражных судах Российской Федерации (в том числе по делам о несостоятельности (банкротстве) и в Верховном Суде Российской Федерации, а также в Федеральной службе судебных приставов, Федеральной налоговой службе и Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии в установленной сфере деятельности Правового департамента регистрируются Правовым департаментом.

Иные доверенности регистрируются в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

Правовой департамент и Департамент государственной службы и административной деятельности в рамках своей компетенции обеспечивают:

хранение визовых экземпляров доверенностей;

хранение оригиналов доверенностей (за исключением доверенностей, хранящихся по месту предъявления);

выдачу оригиналов доверенностей представителю под роспись.

Лица, которым выдана доверенность, обязаны возвращать оригиналы доверенностей (за исключением доверенностей, хранящихся по месту предъявления) в Правовой департамент и Департамент государственной службы и административной деятельности соответственно при увольнении представителей, назначении на другую должность, прекращении доверенности.

4.6.4. Абзац утратил силу. — Приказ Минобрнауки России от 17.07.2024 N 465.

Учет доверенностей, подписываемых заместителями Министра, осуществляется структурными подразделениями, инициировавшими оформление доверенности.

4.7. Договор (контракт, соглашение)

4.7.1. Договор (контракт, соглашение) (далее — договор) оформляется на стандартных листах формата A4.

4.7.2. Договор с федеральными органами исполнительной власти, другими органами государственной власти и иными организациями оформляется уполномоченными структурными подразделениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, приказами Минобрнауки России в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, руководством Правового департамента (в случаях, определенных положением об указанном структурном подразделении), заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.7.3. Договор, подготовленный иным федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, организацией, передается на согласование в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией и в Правовой департамент для проведения правовой экспертизы.

4.8. Телеграмма

4.8.1. Телеграмма — документ, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования. Телеграммой пользуются для передачи срочной информации. Не допускается передача телеграммой информации, содержащей сведения ограниченного распространения.

Телеграммы подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), заместители Министра, а в исключительных случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности) — руководители структурных подразделений.

4.8.2. Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи, оформляется на общем бланке письма Минобрнауки России в двух экземплярах (оригинал передается в отделение почтовой связи, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, подготовившего документ). Визы собираются на лицевой стороне второго экземпляра.

4.8.3. Телеграмма имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

адрес;

текст документа;

подпись;

печать.

4.8.4. Телеграмма оформляется следующим образом:

а) в правом верхнем углу центрованным способом размещается реквизит «наименование вида документа» — ТЕЛЕГРАММА.

В случае если телеграмма за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей Министра, указывается категория телеграммы: ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ. В остальных случаях телеграмма отправляется без категории;

б) реквизит «адресат» размещается под реквизитом «наименование вида документа» через двойной межстрочный интервал.

Если адресатом (получателем) является гражданин, то указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) или инициалы адресата; если должностное лицо — наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если организация — наименование организации;

в) реквизит «адрес» располагается под реквизитом «адресат» через двойной межстрочный интервал, при оформлении указывается подробный адрес (улица, номера дома и квартиры, название города, республики, государства, почтовый индекс).

В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, — в родительном падеже.

Перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно: «стр.», «корп.» и «кв.».

Слова «проспект», «проезд», «бульвар» и т.п. пишутся полностью;

г) текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом и печатается от левой границы текстового поля (с выравниванием по левой и правой границам текстового поля), прописными буквами, без переноса слов, через полуторный межстрочный интервал, на одной стороне листа. Текст телеграммы составляется лаконично, оформляется с абзацными отступами, предлогами и знаками препинания.

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «косая черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Текст телеграммы, как правило, печатается на одном листе, в связи с чем допускается использование размеров шрифта NN 12 — 14;

д) после текста телеграммы размещается реквизит «подпись» с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются руководством Минобрнауки России и заверяются гербовой печатью.

4.9. Служебные письма

4.9.1. Служебные письма Минобрнауки России (далее — служебные письма) готовятся в том числе как:

а) ответы (доклады) (далее вместе — ответные письма):

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти;

ответы на парламентские запросы;

ответы на запросы сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

ответы на обращения граждан и организаций;

б) сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) инициативные письма, направляемые в целях исполнения функций Минобрнауки России (далее — инициативные письма).

4.9.2. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

отметка об исполнителе.

4.9.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Реквизит «текст документа» служебных писем печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала с использованием шрифта, являющегося метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, размером N 14.

4.9.4. При подготовке служебных писем в адрес подведомственных Минобрнауки России организаций, отправляемых посредством СЭД, а также в адрес федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных органов государственной власти, отправляемых посредством системы МЭДО, используется электронный шаблон бланка.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 без использования бланков. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

4.9.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также в письмах Аппарата Правительства Российской Федерации, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации или резолюциями (поручениями) Министра, заместителей Министра. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.9.6. Процедура согласования ответных писем включает в себя согласование всеми должностными лицами, поименованными в резолюции (поручении) Министра, заместителей Министра. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами Минобрнауки России.

Проекты писем в адрес палат Федерального Собрания Российской Федерации: Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в обязательном порядке визируются статс-секретарем — заместителем Министра или заместителем Министра, которому переданы соответствующие полномочия.

4.9.7. Текст ответного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, указываются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Образцы оформления служебных писем приводятся в приложении N 13 к Инструкции.

4.9.8. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также руководством структурных подразделений в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами руководства структурных подразделений в пределах своей компетенции.

Приложения к представляемым на подпись Министру проектам служебных писем (справки, предложения, информационные материалы, статистические данные т.д.), в том числе оформленные в виде приложений доклады, отчеты, должны быть подписаны заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.9.9. Проекты служебных писем, представляемые на подписание Министру (лицу, исполняющему его обязанности), проходят обязательную проверку на предмет соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка, а также требований, устанавливаемых Правительством Российской Федерации к структуре и содержанию проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений.

Проекты указанных писем ответственный исполнитель представляет государственному служащему Департамента государственной службы и административной деятельности, ответственному за корректирование документов, представляемых на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), непосредственно перед передачей документов на подписание Министру с визами исполнителя, руководства структурного подразделения, ответственного за их подготовку, руководства всех заинтересованных или поименованных в указании по исполнению документа (резолюции) Министра (заместителей Министра) структурных подразделений, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Не представляются на корректирование:

служебные письма и иные документы, подготовленные на подписание заместителями Министра (кроме случаев, если заместитель Министра исполняет обязанности Министра), руководителями структурных подразделений Минобрнауки России;

приказы Минобрнауки России об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, по личному составу и награждению;

программы (паспорта программ), стратегии, планы, концепции и технические задания, государственные задания подведомственным организациям;

проекты поручений Министра;

слайды презентаций;

правительственные телеграммы;

поздравительные и приветственные адреса.

Порядок корректирования представляемых на подписание Министру (лицу, исполняющему его обязанности) документов с перечнем документов, представляемых на корректирование, приводится в приложении N 14 к Инструкции.

4.10. Внутренняя переписка

4.10.1. Документы, используемые для внутренней переписки (аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки (далее вместе — записки)), создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Минобрнауки России, имеют следующие реквизиты:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

отметка об исполнителе.

4.10.2. В тексте записок (за исключением объяснительной) кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений, писем и т.п. Текст объяснительной записки оформляется в произвольной форме.

4.10.3. Записка (за исключением объяснительной) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурного подразделения, подписывается электронной подписью, регистрируется и направляется адресату посредством СЭД.

4.10.4. Записки могут оформляться с использованием форматов A3 и A4, рекомендуемый размер шрифта основного текста N 14, допускается оформление табличных материалов размерами шрифта NN 10 — 13.

4.10.5. Информация к совещаниям, мероприятиям, встречам Министра, заместителей Министра представляется в электронном виде и на бумажном носителе формата A4.

Допускается представление таблиц, планов, схем на листах формата A3, если это вызвано специфическими особенностями представляемой информации и невозможностью ее размещения на листах формата A4 без ущерба для восприятия. Не допускается представление информации на бумажном носителе с исправлениями, помарками, дефектами текста, бледной печатью, следами корректирующей жидкости, а также плохо читаемых таблиц.

Текстовый документ должен начинаться абзацем с указанием на структурное подразделение, подготовившее документ.

На лицевой стороне последнего листа информации в нижнем левом углу в обязательном порядке в реквизите «отметка об исполнителе» должны быть указаны сведения об исполнителе документа (фамилия, имя, отчество, номер служебного телефона).

Информация должна быть изложена с соблюдением правил орфографии, пунктуации и стилистики делового письма, содержать краткий анализ проблематики по теме встречи, совещания, мероприятия, отражать динамику развития направления деятельности Минобрнауки России в соответствующей сфере, ее влияние на осуществление полномочий Минобрнауки России и подведомственных организаций.

В тексте должны быть сформулированы проблемные вопросы, подлежащие рассмотрению в ходе совещания, мероприятия, встречи, предпринимаемые и планируемые меры по их разрешению, необходимые для этого финансовые, материальные, кадровые ресурсы и их источники, а также отражены предложения о мерах административного воздействия, принятии нормативных правовых актов, документировании управленческих решений.

Образец оформления служебной записки приводится в приложении N 13 к Инструкции.

5.1. Подготовка материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации и представление их Министру (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляются на основании утвержденных планов заседаний Правительства Российской Федерации и повестки очередного заседания Правительства Российской Федерации.

Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, подготавливаются и представляются Министру руководителями структурных подразделений в соответствии с установленной компетенцией.

Указанные материалы представляются Министру не позднее чем за 15 дней до планируемой даты рассмотрения на заседании Правительства Российской Федерации в соответствии с планом заседаний Правительства Российской Федерации.

5.2. Проект повестки очередного заседания Правительства Российской Федерации и соответствующие материалы, поступившие в Минобрнауки России из Аппарата Правительства Российской Федерации в соответствии с Регламентом, в случае если они непосредственно затрагивают компетенцию Минобрнауки России, незамедлительно доводятся Департаментом государственной службы и административной деятельности посредством СЭД до заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей и соответствующих руководителей структурных подразделений для подготовки необходимых справок, а также замечаний и предложений.

Проект повестки очередного заседания Правительства Российской Федерации и соответствующие материалы, поступившие в Минобрнауки России из Аппарата Правительства Российской Федерации, Департаментом государственной службы и административной деятельности незамедлительно представляются Министру посредством СЭД, а также на бумажном носителе.

Материалы, поступившие в Минобрнауки России менее чем за 5 дней до очередного заседания Правительства Российской Федерации, рассматриваются руководителями структурных подразделений в первоочередном порядке.

Проект доклада Министра на заседании Правительства Российской Федерации, соответствующие справки и иные материалы подготавливаются ответственным структурным подразделением и представляются на рассмотрение Министру в установленный им срок, но не позднее чем за 24 часа до начала заседания на бумажном носителе и в электронной форме.

Заместители Министра, руководители структурных подразделений, на которые возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на заседаниях Правительства Российской Федерации, несут персональную ответственность за их качество, согласование и своевременность представления Министру.

5.3. Подготовка материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации осуществляется в следующем порядке.

По вопросам, ответственным исполнителем по которым является Минобрнауки России, структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем, подготавливает:

справку и иные материалы по рассматриваемому вопросу;

тезисы доклада Министра и, при необходимости, презентационные и справочные материалы.

Тезисы доклада Министра (по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации) оформляются на листах формата A5 (148 x 210 мм) размером шрифта N 16 и визируются заместителем Министра, непосредственно координирующим деятельность структурного подразделения — ответственного исполнителя.

Справка состоит из следующих разделов:

наименование вопроса (указывается согласно проекту протокольного решения либо повестке заседания);

суть вопроса (общая характеристика и содержание вопроса);

история вопроса (рассмотрение вопроса с учетом ранее принятых решений, ход исполнения вопроса);

согласования и разногласия (какими федеральными органами исполнительной власти разработан представленный документ, с какими федеральными органами исполнительной власти согласован представленный документ (с указанием ссылок на письма о согласовании), наличие разногласий (указывать, учтены ли разногласия, либо указывать ссылку на таблицу разногласий));

финансирование реализации представляемого на рассмотрение вопроса: необходимость дополнительных расходов средств федерального бюджета на реализацию мероприятия или нормативного правового акта (постановлений, проектов федеральных законов и т.д.) (при необходимости);

позиция Минобрнауки России по представленному на рассмотрение вопросу и (или) проекту протокольного решения.

Объем справки должен составлять от полутора до трех страниц.

Замечания, которые содержат более трех страниц, оформляются в виде приложения к справке.

Справка подписывается руководителем структурного подразделения (лицом, исполняющим его обязанности) — ответственного исполнителя и согласовывается с заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

6.1. Порядок организации документооборота

6.1.1. Движение документов в Минобрнауки России с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

6.1.2. В документообороте Минобрнауки России выделяются следующие документопотоки:

входящая (поступающая) документация;

исходящая (отправляемая) документация;

внутренняя (внутриведомственная) документация.

6.1.3. В состав входящей (поступающей) и исходящей (отправляемой) документации включаются:

документы, поступающие из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, и ответы на них;

документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

иностранная корреспонденция;

дипломатическая почта;

документы от организаций, подведомственных Минобрнауки России;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма.

6.1.4. Регистрация документов осуществляется в СЭД.

6.1.5. Доставка и отправка документов в Минобрнауки России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьерской службой, ответственным сотрудником Минобрнауки России, посредством электронной почты Минобрнауки России, посредством СЭД и МЭДО.

6.2. Прием и первичная обработка входящих
(поступающих) документов

6.2.1. Все входящие (поступающие) документы в Минобрнауки России (далее — входящие документы) централизованно проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

6.2.2. Первичная обработка входящих документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях:

поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов;

печатные издания (книги, журналы, вырезки из газет);

счета организаций;

анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства;

справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

документы для участия в конкурсах на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации и на включение в кадровый резерв Минобрнауки России и другие;

6.2.3. При приеме входящих документов, поступивших на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки документов по адресу, ошибочно поступившие (доставленные) документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах (пакетах) (далее — конверты). При отсутствии приложений на первом листе документа проставляется штамп «Получено без приложений» и составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй — приобщается к входящему документу, в РК документа в СЭД делается соответствующая пометка.

При отсутствии в конверте документа, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта приобщается к документу и высылается отправителю, второй — подшивается в дело.

6.2.4. Конверты с документами вскрываются в Департаменте государственной службы и административной деятельности, за исключением конвертов в конкурсную комиссию Минобрнауки России с надписью: «Не вскрывать» (вскрываются непосредственно на заседании комиссии), которые передаются непосредственно адресату.

Конверты от поступающей корреспонденции в обязательном порядке сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

6.2.5. Документы, поступившие в Минобрнауки России в течение рабочего дня, проходят первичную обработку в Департаменте государственной службы и административной деятельности в день поступления документов или не позднее следующего рабочего дня. Документы, поступившие с пометками «Срочно» или «Вручить немедленно», проходят первичную обработку незамедлительно.

6.2.6. При приеме входящей документации посредством МЭДО и СЭД проверяется соблюдение следующих требований: наличие вложенных файлов и их соответствие заявленному количеству, наличие подписи, в том числе электронной, регистрационного номера и даты, правильность указания адресата.

В случае установления несоответствия документа в электронном виде одному из указанных требований он не подлежит регистрации и возвращается отправителю.

6.3. Предварительное рассмотрение входящих документов

6.3.1. Документы, адресованные Министру, заместителям Министра, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, вне зависимости от использованного при направлении в Минобрнауки России вида связи, предварительно рассматриваются в Департаменте государственной службы и административной деятельности. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Министром, заместителями Министра и направляемые непосредственно руководителям структурных подразделений.

Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется на основании распределения обязанностей между Министром, заместителями Министра и положений о структурных подразделениях.

6.3.2. На рассмотрение Министру направляются документы, поступившие:

от Президента Российской Федерации, из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, за исключением направляемых сенаторами Российской Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации для рассмотрения и ответа обращений граждан в рамках Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

от председателей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Счетной палаты Российской Федерации и Центрального банка Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации;

по вопросам, требующим согласования между структурными подразделениями, принятия неурегулированных нормативными правовыми актами решений.

6.3.3. На рассмотрение заместителям Министра направляются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти и других организаций, по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей, решение которых не требует предварительного согласования с Министром.

Статс-секретарю — заместителю Министра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям Министра направляются для доклада документы, поступающие из судебных органов, — повестки, извещения, решения, постановления и определения судов, исковые заявления и прилагаемые к ним документы, исполнительные листы, иные документы процессуального характера, не требующие отдельных решений Министра, а также направляемые сенаторами Российской Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации для рассмотрения и ответа на обращения граждан в рамках Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

6.3.4. Руководителям структурных подразделений направляются документы информационного характера, ответы организаций, подведомственных Минобрнауки России, по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.

6.3.5. Исполнительные документы о взыскании денежных средств с государственных служащих Минобрнауки России: постановление об обращении взыскания на заработную плату и иные доходы должника, исполнительный лист, судебный приказ рассматриваются в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

6.4. Регистрация входящей документации

6.4.1. Регистрацией входящей документации является запись учетных данных в СЭД о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

6.4.2. Регистрации подлежат документы, поступившие в Минобрнауки России, предусмотренные пунктом 6.1.3 Инструкции, прошедшие предварительное рассмотрение в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

6.4.3. Документы регистрируются в день поступления либо на следующий рабочий день независимо от способа их доставки.

Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Немедленно», «Вручить немедленно» и другими регистрируются незамедлительно.

Входящая документация, предусмотренная пунктом 6.1.3 Инструкции, регистрируется в Департаменте государственной службы и административной деятельности. При регистрации документов, не подлежащих сканированию в соответствии с разделом III Инструкции, в РК документа в СЭД делается соответствующая пометка в поле «Примечание».

Регистрация входящей документации ведется в пределах календарного года.

Абзацы пятый — двенадцатый утратили силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727;

Документы регистрируются один раз.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

Работа с документами, содержащими персональные данные, в СЭД ведется в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», нормативными правовыми актами Минобрнауки России и Инструкцией.

6.4.4. На поступающих на бумажном носителе документах проставляется дата поступления и входящий регистрационный номер документа.

6.4.5. Результаты рассмотрения документа Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра, руководителями структурных подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (поручении) (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в РК документа в СЭД.

6.5. Порядок рассмотрения входящей документации
руководством Минобрнауки России

6.5.1. Поступившие в Департамент государственной службы и административной деятельности документы, поименованные в пункте 6.3.2 Инструкции, докладываются Министру (лицу, исполняющему его обязанности) в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой «Срочно», «Весьма срочно» или «Вручить немедленно», которые докладываются незамедлительно.

Проекты резолюций (поручений) по исполнению документов для доклада Министру (лицу, исполняющему его обязанности) к поступающим документам готовятся государственными служащими Департамента государственной службы и административной деятельности на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также с учетом распределения обязанностей между заместителями Министра и положений о структурных подразделениях.

6.5.2. В состав резолюций (поручений) по исполнению входящих документов входят следующие элементы:

ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

содержание поручения;

дата формирования поручения;

срок исполнения поручения.

6.5.3. Ответственным исполнителем документа является поименованный первым в резолюции (поручении) — заместитель Министра, руководитель структурного подразделения, который, в свою очередь, определяет ответственное должностное лицо структурного подразделения, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, привлекает к исполнению документа другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании по исполнению документа.

6.5.4. Документы со сроком исполнения менее 10 дней, в том числе с пометкой «Срочно» или «Вручить немедленно» (другой аналогичной пометкой), направляются ответственному исполнителю с проектами резолюций (поручений). После утверждения резолюций (поручений) документы направляются в соответствии с утвержденными резолюциями (поручениями) повторно.

6.5.5. Содержание резолюции (поручения) должно быть связано с содержанием рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: «подготовить проект ответа…», «для подготовки предложений по данному вопросу», «подготовить заключение…»).

6.5.6. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой «Для служебного пользования», документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие в Минобрнауки России на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, получают под роспись в реестре передачи документов в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

Государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, направляют документы в электронном виде заместителям Министра посредством СЭД.

По документам, поступившим на рассмотрение заместителям Министра, готовятся проекты резолюций (поручений) государственными служащими, обеспечивающими деятельность заместителей Министра, в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

Утвержденную заместителем Министра резолюцию (поручение) по исполнению документа с указанием сроков исполнения государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, заносят в РК документа в СЭД, сканируют и прикрепляют к РК документа или, в случае если документ не подлежит сканированию, делают копию документа в необходимом количестве экземпляров и направляют на исполнение лицам, поименованным в резолюции (поручении).

6.5.7. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой «Для служебного пользования», документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России, получают в Департаменте государственной службы и административной деятельности под роспись в реестре по передаче документа.

Руководители структурных подразделений рассматривают поступившие документы, определяют исполнителей из числа государственных служащих своего структурного подразделения и указывают сроки, а также порядок исполнения.

Государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, вносит в РК документа в СЭД резолюции (поручения), в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

6.5.8. В случае необходимости корректировки (уточнения) направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по резолюции (поручению) Министра) руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней (срочные и оперативные — не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации входящего документа) назначает ответственного исполнителя, получившего поручение о рассмотрении документа, который направляет служебную записку в Департамент государственной службы и административной деятельности и в копии — в структурное подразделение, в полномочия которого входят вопросы, поставленные в документе. В служебной записке излагается обоснованное предложение о внесении изменения в резолюцию (поручение) с указанием структурного подразделения, которому необходимо направить по принадлежности документ для рассмотрения.

В случае нарушения установленного порядка корректировка направления входящего документа и передача его по принадлежности не производятся, а структурное подразделение — ответственный исполнитель готовит ответ на основании информации, запрошенной от структурного подразделения, в полномочия которого входит рассмотрение вопросов, содержащихся в документе.

При наличии подлинника документа он возвращается вместе со служебной запиской в Департамент государственной службы и административной деятельности для дальнейшего перенаправления.

Структурное подразделение, получившее на рассмотрение входящий документ и служебную записку с предложением о внесении изменений в резолюцию (поручение) к нему, в случае согласия с предложением по изменению резолюции (поручения) назначает исполнителя из числа должностных лиц структурного подразделения.

Изменение резолюции (поручения) в части определения структурного подразделения ответственным исполнителем (соисполнителем) фиксируется в РК документа в СЭД Департаментом государственной службы и административной деятельности в течение трех рабочих дней с момента назначения исполнителя из числа должностных лиц структурного подразделения, которое принимает изменения в резолюцию (поручение).

В случае несогласия с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение) структурное подразделение, которому поступила копия служебной записки с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение), вносит соответствующую запись о несогласии в РК служебной записки в СЭД в течение одного рабочего дня.

В таком случае изменения в резолюцию (поручение) Департаментом государственной службы и административной деятельности не вносятся.

При возникновении разногласий между руководителями структурных подразделений по вопросу определения ответственного исполнителя (соисполнителя) по документу решение принимается заместителями Министра, курирующими соответствующие структурные подразделения. Структурные подразделения, выступающие с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение), инициируют рассмотрение данного вопроса у заместителей Министра, курирующих соответствующие структурные подразделения.

В случае отсутствия согласованной позиции у заместителей Министра вопрос рассматривает заместитель Министра, курирующий структурное подразделение, осуществляющее подготовку резолюций (направлений) документа. В случае необходимости заместитель Министра, курирующий структурное подразделение, осуществляющее подготовку резолюций (направлений) документа, докладывает Министру о вариантах решения.

Решение о внесении изменения в резолюцию (поручение) в части определения структурного подразделения ответственным исполнителем (соисполнителем), утвержденную Министром, принимается Министром или лицом, исполняющим его обязанности, утвержденную заместителями Министра, — этим заместителем Министра или лицом, его замещающим в соответствии с распределением обязанностей. Принятое решение фиксируется в РК документа в СЭД государственным служащим, обеспечивающим деятельность Министра или заместителя Министра.

При внесении изменений в полномочия заместителей Министра или в положения структурных подразделений, а также при проведении организационных штатных мероприятий, которые влекут смену ответственного исполнителя по документам (поручениям), осуществляется передача документов (дел).

Документы (дела) передаются из структурного подразделения, в котором они находятся на исполнении, по акту приема-передачи в структурное подразделение, в которое они передаются для дальнейшего исполнения. В акт включается весь перечень документов (поручений) передаваемых на исполнение, с указанием номера и даты поручения, а также сроками их исполнения. Акт подписывается руководителями структурных подразделений, передачу дел осуществляют государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Копия акта приема-передачи направляется в подразделение Департамента государственной службы и административной деятельности, на которое возложены полномочия по контролю исполнения поручений, для внесения в СЭД соответствующих изменений об ответственном за исполнение документов (поручений).

6.5.9. Государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В случае если документ, представляемый на подпись или согласование (визирование), оформлен с нарушением требований Инструкции, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада Министру, заместителям Министра, руководителю структурного подразделения.

6.5.10. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

6.5.11. Входящая, исходящая и внутриведомственная документация, поступающая на рассмотрение Министру (лицу, исполняющему его обязанности), учитывается в реестре Департамента государственной службы и административной деятельности.

6.6. Организация работы с документами в структурных
подразделениях Минобрнауки России

6.6.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании резолюций (поручений) Министра, заместителей Министра, руководства структурных подразделений, начальников отделов структурных подразделений.

Документы направляются в структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем (соисполнителем) в соответствии с резолюцией (поручением) Министра, заместителей Министра, в день их рассмотрения Министром (заместителями Министра) или на следующий рабочий день посредством СЭД. Срочные документы направляются на исполнение незамедлительно.

Зарегистрированные Департаментом государственной службы и административной деятельности документы передаются в структурные подразделения с реестрами в двух экземплярах, один из которых государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, необходимо подписать и вернуть в Департамент государственной службы и административной деятельности не позднее следующего рабочего дня со дня получения зарегистрированного документа. В случае непоступления в указанный срок в Департамент государственной службы и административной деятельности реестра с подписью государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, переданный зарегистрированный документ считается полученным.

6.6.2. Документы, поступившие в структурные подразделения в соответствии с резолюцией (поручением) Министра и заместителей Министра, передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

6.6.3. Государственные служащие структурных подразделений, назначенные ответственными исполнителями, в процессе исполнения документов обеспечивают:

взаимодействие с государственными служащими структурных подразделений — соисполнителей;

сбор и обработку оперативной информации о ходе выполнения резолюции (поручения), принятие соответствующих мер по обеспечению своевременного представления предложений соисполнителями;

подготовку проекта документа и необходимых приложений к нему с соблюдением правил оформления, орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка, а также требований к структуре и содержанию проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений, устанавливаемых Правительством Российской Федерации, иных требований к проектам документов;

учет позиции соисполнителей, направленной служебной запиской посредством СЭД;

согласование проекта документа с соисполнителями;

подготовку сводки предложений и замечаний по документу, полученных от соисполнителей;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования в случае существенной корректировки проекта ответа;

своевременное представление документа на подпись (утверждение) Министру, заместителям Министра или руководителям структурных подразделений;

подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;

передачу документа в Департамент государственной службы и административной деятельности для отправки адресату, за исключением документов, направляемых в электронной форме;

передачу документа (копии документа) на хранение государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, с проставлением в РК документа в СЭД отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.

Примерный перечень функций государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, указан в приложении N 15 к Инструкции.

6.6.4. Если в процессе согласования у руководства структурного подразделения имеются замечания к проекту документа, документ возвращается без согласования с указанием оснований отказа.

В случае отказа руководства структурного подразделения в согласовании (визировании) проекта документа с указанием оснований такого отказа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение.

В случае несогласия с представленными замечаниями структурное подразделение — ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется, за исключением случая, установленного пунктом 6.6.5 Инструкции.

6.6.5. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем согласующим структурным подразделениям в случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы с обязательным указанием даты визирования.

Абзац утратил силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727.

6.6.6. В случае непредставления согласующим структурным подразделением в сроки, установленные подпунктом 7.1.8 Инструкции, позиции в отношении направленного в его адрес на согласование проекта документа, такой проект документа считается автоматически согласованным (процедура «автосогласования»).

Процедура «автосогласования» не распространяется на проекты документов, согласование которых возложено на структурные подразделения нормативными правовыми актами и отдельными решениями руководства Минобрнауки России.

6.7. Организация работы с исходящими документами

6.7.1. Ответственность за составление и оформление исходящих документов в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документов с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Минобрнауки России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — ответственного исполнителя.

6.7.2. Проекты документов Минобрнауки России готовятся в соответствии с пунктами 6.6.3 — 6.6.5 Инструкции. Подписанные документы принимаются на отправку ответственным подразделением Департамента государственной службы и административной деятельности с сопроводительными письмами, за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации Минобрнауки России.

Неправильно оформленные документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

6.7.3. До представления документа на подпись Министру, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, указания адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

6.7.4. Подготовленный в электронном виде к подписанию у руководства Минобрнауки России документ в обязательном порядке визируется исполнителем, руководством структурного подразделения — ответственного исполнителя, руководством структурных подразделений — соисполнителей, а также руководством Правового департамента (если в Правительство Российской Федерации вносится проект нормативного правового акта), заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Право подписи направляемых в органы государственной власти документов предоставляется должностным лицам Минобрнауки России согласно приложению N 16 к Инструкции.

Абзацы третий — четвертый утратили силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727.

6.8. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

6.8.1. Отправляемые (исходящие) документы регистрируются за подписью:

Министра (лица, исполняющего его обязанности) — государственными служащими Департамента государственной службы и административной деятельности, государственными служащими, обеспечивающими деятельность Министра (лица, исполняющего его обязанности);

заместителей Министра — государственными служащими, обеспечивающими деятельность заместителей Министра;

руководства структурных подразделений — государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

6.8.2. Утратил силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727.

6.8.3. При регистрации исходящего документа осуществляется проверка правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресатов), сверка ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличия указанных в исходящих письмах приложений, соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, наличия отметки об исполнителе.

При установлении некомплектности или несоответствия количества экземпляров и/или листов списку рассылки документы возвращаются исполнителю для предоставления в соответствующем виде.

6.8.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

6.8.5. Регистрация исходящих документов осуществляется в СЭД. Регистрационный номер исходящему документу присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РК документа в СЭД.

6.8.6. В случае если исходящий документ подготовлен и подписан (утвержден) на бумажном носителе, регистрационный номер и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело структурного подразделения — ответственного исполнителя (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с исходящим документом — ответом).

6.8.7. Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром, состоит из буквенного обозначения Минобрнауки России (МН), цифрового индекса подготовившего его структурного подразделения Минобрнауки России, инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ, порядкового номера документа (например: N МН-14/ВФ-111).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного заместителями Министра, состоит из буквенного обозначения Минобрнауки России (МН), цифрового индекса подготовившего его структурного подразделения России, порядкового номера документа, инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ (например: N МН-2/111-ПК).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения, состоит из буквенного обозначения Минобрнауки России (МН), цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера документа (например: N МН-2/177).

Регистрационный номер внутриведомственной переписки состоит из цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера документа и буквенного обозначения (вн) (например: N 2/125-вн, N 25/125-вн).

Регистрационный номер ответа на обращение гражданина, подписанного руководителем структурного подразделения, состоит из цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера документа и буквенного обозначения (О) (например: N 14/112-О).

6.9. Отправка исходящих документов

6.9.1. Исходящие документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей Министра подлежат отправке в соответствии с указателем рассылки, подготовленным ответственным исполнителем.

Исходящие документы сортируются по способу отправки: посредством СЭД, МЭДО, фельдъегерской связью, почтовой связью (простая, заказная корреспонденция).

Отправка исходящей корреспонденции посредством СЭД или МЭДО осуществляется государственными служащими, осуществляющими регистрацию исходящих документов в соответствии с пунктом 6.8.1 Инструкции. Перед отправкой проверяется наличие электронной подписи на документе.

В случае если исходящий документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается ответственным исполнителем в Департамент государственной службы и административной деятельности для отправки в необходимом количестве экземпляров и строго с реестром передачи документов на отправку.

6.9.2. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, другие органы государственной власти, отправляются по МЭДО или фельдъегерской связью.

Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа совместно с государственным служащим Департамента государственной службы и административной деятельности.

Срочные документы отправляются в первую очередь.

Документы за подписью руководителей структурных подразделений в электронной форме отправляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Отправка документов за подписью руководителей структурных подразделений на бумажном носителе осуществляется Департаментом государственной службы и административной деятельности.

Департамент государственной службы и административной деятельности осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документов (наличие указанных в исходящих документах приложений), соответствия количества экземпляров документа списку рассылки и наличия реестра передачи документов на отправку. В случае несоответствия одному из указанных требований документ возвращается в структурное подразделение для доработки.

6.10. Регистрация и порядок прохождения внутренних
(внутриведомственных) документов

6.10.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов (далее — внутренние документы) осуществляются в структурных подразделениях.

6.10.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляются посредством СЭД.

Исполнитель готовит проект документа в СЭД, прикрепляет файл проекта документа (за исключением документов с пометкой «Для служебного пользования», кадровых и финансовых документов), делает связки с первичными документами и направляет на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам.

6.10.3. После подписания проекта документа государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует его в РК на основе проекта документа в СЭД.

Внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.10.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде посредством СЭД.

6.10.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе с пометкой «Для служебного пользования», по кадровым и финансовым вопросам в СЭД создается РК внутреннего документа с размещением в примечании информации о направлении документа на бумажном носителе.

6.10.6. Приказы и распоряжения по основной деятельности, личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.

Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются, формируются в дела и хранятся в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

Приказы по вопросам государственной научной аттестации регистрируются, формируются в дела и хранятся в Департаменте аттестации научных и научно-педагогических работников.

Приказы по личному составу и руководству подведомственных Минобрнауки России организаций, о премировании государственных служащих, награждении ведомственными наградами Минобрнауки России регистрируются, формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, на которые возложены соответствующие полномочия.

Абзацы пятый — шестой утратили силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727.

6.10.7. При регистрации приказов к их РК прикрепляется файл с отсканированным образом подписанного приказа (за исключением приказов с пометкой «Для служебного пользования», приложений к приказам об утверждении структуры и штатного расписания Минобрнауки России, приказов по личному составу и руководителям подведомственных Минобрнауки России организаций, приказов о премировании государственных служащих Минобрнауки России). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.10.8. Рассылка приказов по структурным подразделениям осуществляется в соответствии с указателем рассылки. Электронные копии приказов направляются адресатам с использованием СЭД.

Заверение копий приказов осуществляется в структурном подразделении, отвечающем за их регистрацию в соответствии с пунктом 6.10.6 Инструкции.

6.10.9. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.11. Особенности обработки и учета иностранной
корреспонденции и дипломатической почты

6.11.1. В Минобрнауки России поступают иностранная корреспонденция и дипломатическая почта.

6.11.2. Перевод иностранной корреспонденции осуществляется организацией, с которой Минобрнауки России заключается государственный контракт на оказание услуг по переводу с иностранного языка на русский язык корреспонденции, поступающей в адрес Минобрнауки России.

Иностранная корреспонденция и дипломатическая почта, поступающие в Минобрнауки России, рассматриваются и регистрируются в соответствии с пунктами 6.3.1 — 6.3.4 и 6.4.3 Инструкции соответственно.

6.11.3. Дипломатическая почта, поступающая в адрес Минобрнауки России без указания конкретного должностного лица (адресата), после сканирования (письма, содержащие записи бесед, не сканируются) направляется в Департамент международного сотрудничества для последующего исполнения совместно с заинтересованными структурными подразделениями.

6.11.4. Письменный ответ на запрос зарубежного адресата дается в сроки в соответствии с законодательством Российской Федерации, необходимые для подготовки ответа и согласования с другими федеральными органами исполнительной власти, а также структурными подразделениями и подведомственными организациями Минобрнауки России. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.

6.11.5. Документы, направляемые в посольства иностранных государств и иностранные организации, находящиеся в Российской Федерации и за пределами территории Российской Федерации, составляются на русском языке на общем бланке письма Минобрнауки России. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на английском языке либо языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается «Неофициальный перевод».

6.11.6. Проекты ответов на письма иностранных адресатов, за исключением обращений граждан и иностранных посольств в рамках установленного порядка приема на обучение по образовательным программам иностранных граждан за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.

6.11.7. Регистрация и отправка документов в адрес иностранных организаций и граждан осуществляется в соответствии с пунктами 6.8.1 и 6.9.1 Инструкции.

6.11.8. Правила и образец оформления служебного письма иностранному адресату приводятся в приложении N 17 к Инструкции.

6.12. Учет и анализ объемов документооборота Минобрнауки
России

6.12.1. Учет объемов документооборота Минобрнауки России ведется Департаментом государственной службы и административной деятельности в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности государственных служащих, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Минобрнауки России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

6.12.2. Количество документов по данным СЭД обобщается, анализируется Департаментом государственной службы и административной деятельности и докладывается руководству Минобрнауки России служебной запиской, а также при необходимости в виде справок статистического и аналитического характеров.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Минобрнауки России и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

7.1. Порядок организации контроля исполнения документов

7.1.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебной переписке.

Контроль исполнения документов включает:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;

снятие с контроля документов;

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;

информирование Министра, заместителей Министра, руководства структурных подразделений о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

7.1.2. Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, для которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов (в том числе устно), предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в СЭД. Справки по контрольным документам формируются автоматически посредством СЭД по срокам исполнения, исполнителям, группам документов, другим критериям.

7.1.3. Субъектами контроля являются:

государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности, осуществляющие контроль исполнения поручений;

государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, уполномоченные заместителями Министра на осуществление контроля (в пределах компетенции);

руководители структурных подразделений;

государственные служащие структурных подразделений, ответственные за контроль исполнения поручений;

ответственные исполнители.

Ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения документов возлагается на заместителей Министра и руководителей структурных подразделений.

Государственные служащие, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение документов (поручений), могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Контроль за получением от соисполнителей ответов на запросы, подготовленные в рамках работы над документом (поручением), осуществляется непосредственно ответственным исполнителем.

7.1.4. Централизованному контролю, осуществляемому Департаментом государственной службы и административной деятельности, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, указаний и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра (далее — контроль исполнения поручений).

Департамент государственной службы и административной деятельности, государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра, в пределах своей компетенции осуществляют контроль соблюдения сроков исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности, поручений Министра, заместителей Министра, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Минобрнауки России, а также данных на совещаниях у Министра и заместителей Министра.

7.1.5. В ходе осуществления контроля исполнения поручений направляются:

еженедельные напоминания о наступающих сроках исполнения поручений;

еженедельные справки о неисполненных поручениях (в случае необходимости);

доклады Министру о состоянии исполнительской дисциплины в соответствии с установленной им периодичностью;

предложения по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

Государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра:

по решению заместителей Министра ставят на контроль входящую документацию, требующую исполнения (ответа) и адресованную заместителям Министра;

осуществляют подготовку на основании регистрационных данных СЭД справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями заместителей Министра.

На государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, возлагаются обязанности по:

справочно-информационной работе об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;

подготовке сводок об исполнении документов, поставленных на контроль (далее — контрольные документы), для руководства структурных подразделений;

проверке исполнения государственными служащими структурных подразделений контрольных документов.

При выполнении своих должностных обязанностей государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности запрашивают сведения об исполнении поручений у государственных служащих, уполномоченных заместителями Министра, государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, у исполнителей в структурных подразделениях и при необходимости — у руководства структурных подразделений.

7.1.6. Осуществляются следующие виды контроля исполнения поручений:

промежуточный — в ходе исполнения поручения в части особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения, субъектом контроля осуществляется периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;

заключительный — по окончании исполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, может подготавливаться план исполнения поручения, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов (далее — план). План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.

Контроль за исполнением плана осуществляется соответствующим субъектом контроля — разработчиком плана.

7.1.7. В Минобрнауки России предусматривается следующий порядок организации работы с контрольными документами.

Назначение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции (поручения) Министра (заместителя Министра).

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей фиксируется в РК документа в СЭД.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются Министру, заместителю Министра, давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение трех рабочих дней с даты поступления на исполнение поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

Государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя (пункт 6.5.8 Инструкции).

В случае если поручение выходит за пределы компетенции структурных подразделений — соисполнителей, определенных в резолюции (поручении) Министра, заместителя Министра, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю (Министру, заместителю Министра) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трех рабочих дней со дня регистрации поручения в Минобрнауки России, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

При необходимости исполнения поручения в короткие сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.

Структурные подразделения — соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, замечания и иную информацию по существу рассматриваемого вопроса, подписанную руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений.

При необходимости направления структурным подразделением — соисполнителем консолидированной позиции данного структурного подразделения, в целях упорядочивания взаимодействия с ответственным исполнителем и повышения исполнительской дисциплины руководителю такого структурного подразделения необходимо определить ответственного исполнителя, осуществляющего свод информации внутри структурного подразделения.

Руководители структурных подразделений — соисполнителей несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставляемых данных.

Ответственный исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы. В этом случае целесообразно указывать срок представления запрашиваемой информации.

Персональную ответственность за своевременное исполнение поручения по контрольному документу несет руководитель структурного подразделения — ответственного исполнителя.

7.1.8. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с нормативными правовыми актами, в частности, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Регламентом, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Минобрнауки России, Инструкцией, а также исходя из содержания документа.

Сроки исполнения документов могут быть:

типовыми — установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями вышестоящих органов;

индивидуальными — установленными в тексте документа и (или) в резолюции (поручении) должностного лица Минобрнауки России и (или) служебной записке ответственного исполнителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами — типовой срок исполнения;

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

«весьма срочно» — в течение одного — двух дней;

«срочно» — в трехдневный срок;

«оперативно» — в 10-дневный срок;

остальные — не более чем в 30-дневный срок с даты регистрации.

Если срок исполнения в резолюции (поручении) не указан, то исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В случае направления структурными подразделениями служебных записок, проектов актов и иных документов на согласование в другие структурные подразделения, установление срока их рассмотрения возможно лишь в случае, если в сопроводительном письме (служебной записке) приведено мотивированное обоснование указанного срока.

Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении N 18 к Инструкции.

Сроки представления проектов документов на подпись Министру (лицу, временно исполняющему его обязанности):

а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения — в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения — не позднее чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения;

в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации (согласованных с Правительством Российской Федерации), Правительству Российской Федерации, Федеральному Собранию, а также федеральным органам исполнительной власти на совместные поручения со сроком исполнения месяц — не позднее 3 рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра;

г) ответов (докладов) Министру на его поручения со сроком исполнения месяц — не позднее трех рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра.

Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов ответственный исполнитель обязан незамедлительно информировать Департамент государственной службы и административной деятельности, соответствующего субъекта контроля для внесения необходимых изменений в РК документа в СЭД, в которой указывается новый срок, дата и основание изменения срока.

В резолюциях (поручениях) к контрольному документу Министром, заместителями Министра могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения.

Продление срока исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации не допускается.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Министра, заместителя Министра, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении в установленном порядке.

В случае если поручение Министра, заместителей Министра не исполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения — ответственного исполнителя в течение трех рабочих дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет Министру, заместителям Министра объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.

Объяснения, представляемые Министру, в обязательном порядке визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

7.1.9. Снятие исполнения документа с контроля оформляется субъектом контроля отметкой об исполнении с проставлением даты фактического исполнения поручения в РК документа в СЭД на основании официальной информации структурного подразделения — ответственного исполнителя, направленной исходящим документом Минобрнауки России об исполнении поручения или указанной им при заполнении отчета об исполнении документа в РК документа в СЭД.

Информация об исполнении поручения для снятия исполнения документа с контроля оформляется направлением в РК документа в СЭД в адрес:

государственных служащих Департамента государственной службы и административной деятельности, осуществляющих контроль исполнения поручений, — по документам с резолюцией Министра;

государственных служащих, обеспечивающих деятельность заместителей Министра, уполномоченных заместителями Министра на осуществление контроля (в пределах компетенции), — по документам с резолюцией заместителей Министра;

государственных служащих структурных подразделений, ответственных за контроль исполнения поручений, — по документам с резолюцией руководителя структурного подразделения.

В случае если основанием для снятия исполнения документов с контроля являются документы с пометкой «Для служебного пользования» или иные документы, оформленные на бумажном носителе и не подлежащие сканированию (например, документы по кадровым и финансовым вопросам), ответственный исполнитель представляет субъекту контроля такие документы на бумажном носителе для ознакомления.

7.1.10. Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

7.1.11. О ходе выполнения приказов (распоряжений) Минобрнауки России структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок представляет докладную записку на имя Министра, заместителя Министра, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения приказов (распоряжений), фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), а также о снятии их с контроля обязательно отражаются в РК документа в СЭД.

Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь все необходимые визы.

Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации исходящего документа — ответа, а при недокументированном решении вопроса — дата его фактического исполнения, подтвержденная руководством структурного подразделения — ответственного исполнителя путем внесения информации в РК документа в СЭД.

Направление на снятие с контроля обращений граждан оформляется отметкой об исполнении документа государственным служащим Минобрнауки России, подготовившим ответ на обращение, либо уполномоченным на то лицом в структурном подразделении после отправки ответа посредством почтовой связи или в электронной форме.

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Минобрнауки России, образуют документальный фонд Минобрнауки России.

Формирование документального фонда Минобрнауки России осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в Центральный архив Минобрнауки России (далее — архив Минобрнауки России).

Часть документального фонда Минобрнауки России, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива Минобрнауки России, составляет архивный фонд Минобрнауки России, который подлежит хранению в архиве Минобрнауки России.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктами 8.3.3 — 8.4.3 Инструкции.

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Минобрнауки
России

8.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Минобрнауки России разрабатывается номенклатура дел.

Номенклатура дел Минобрнауки России закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел Минобрнауки России включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, определяющим деятельность Минобрнауки России, Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682, Регламентом Минобрнауки России, положениями о структурных подразделениях Минобрнауки России, утвержденными соответствующими приказами Минобрнауки России, штатным расписанием Минобрнауки России, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными правовыми актами Минобрнауки России, содержащими сведения об образующихся в деятельности Минобрнауки России документах, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утвержденными в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Номенклатура дел Минобрнауки России составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, от граждан.

8.1.3. В Минобрнауки России составляются номенклатуры дел структурных подразделений в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 19 к Инструкции, и сводная номенклатура дел Минобрнауки России в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 20 к Инструкции.

8.1.4. Структурные подразделения ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года разрабатывают проект номенклатуры дел своего структурного подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Департамент государственной службы и административной деятельности для согласования.

Вновь созданное или реорганизуемое структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения и представляет ее в Департамент государственной службы и административной деятельности.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел структурных подразделений, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Департамент государственной службы и административной деятельности.

Департаментом государственной службы и административной деятельности на основе данных структурных подразделений об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы их номенклатуры дел, готовится дополнение к сводной номенклатуре дел Минобрнауки России, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел Минобрнауки России подписывается руководством Департамента государственной службы и административной деятельности и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Минобрнауки России в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру сводной номенклатуры дел Минобрнауки России.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел структурных подразделений и представление ее в Департамент государственной службы и административной деятельности возлагается на руководителей структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах: первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в Департамент государственной службы и административной деятельности.

8.1.5. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России составляется Департаментом государственной службы и административной деятельности на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Минобрнауки России согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального казенного учреждения «Государственный архив Российской Федерации» (далее — ЭПК). В случае изменения функций и структуры Минобрнауки России сводная номенклатура дел Минобрнауки России подлежит переработке, согласованию с ЭПК и утверждению.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России подписывается руководством Департамента государственной службы и административной деятельности, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Минобрнауки России (далее — ЦЭК), утверждается Министром.

8.1.7. Утвержденная сводная номенклатура дел Минобрнауки России рассылается в структурные подразделения в электронном виде для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России готовится в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и помещается в дело Департамента государственной службы и административной деятельности. Второй экземпляр передается в архив Минобрнауки России в качестве учетного документа. Третий экземпляр — в федеральное казенное учреждение «Государственный архив Российской Федерации» (далее — Государственный архив Российской Федерации).

Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Департаменте государственной службы и административной деятельности в электронном виде.

8.1.9. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России в конце года уточняется, согласовывается с ЦЭК, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Порядок заполнения граф номенклатуры дел Минобрнауки России приводится в приложении N 21 к Инструкции.

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться ответственным исполнителем соответствующим государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель документа в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.3. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется Департаментом государственной службы и административной деятельности.

8.2.4. Правила формирования дел в структурных подразделениях, учета дел и организации их хранения приводятся в приложении N 22 к Инструкции.

8.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение

8.3.1. Документы Минобрнауки России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830), подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение в установленном порядке.

В целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Минобрнауки России, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации в Минобрнауки России создается архив Минобрнауки России.

Документы, подтверждающие выдачу аттестатов о присвоении ученых званий профессора и доцента, хранятся в департаменте, уполномоченном участвовать в оказании государственной услуги по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях органами государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях.

8.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Минобрнауки России и на уничтожение включает работу государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минобрнауки России создается постоянно действующая ЦЭК и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее — ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых Министром или руководителем структурного подразделения.

8.3.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определены положением, которое утверждается приказом Минобрнауки России. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.3.5. Экспертиза ценности документов в Минобрнауки России на стадии делопроизводства проводится: при составлении сводной номенклатуры дел Минобрнауки России, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Минобрнауки России.

8.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Минобрнауки России непосредственно государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности.

8.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Минобрнауки России; отбор дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота сводной номенклатуры дел Минобрнауки России, правильность определения сроков хранения дел.

8.3.8. Экспертиза ценности документов проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Минобрнауки России путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

8.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (образец описи приводится в приложении N 23 к Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приводится в приложении N 24 к Инструкции).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение, приведенными в приложении N 25 к Инструкции.

Оформление дел проводится государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (образец оформления указанных реквизитов приводится в приложении N 26 к Инструкции);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 27 к Инструкции;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 28 к Инструкции;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения

8.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, приведенной в приложении N 29 к Инструкции.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2018 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2024 г.).

8.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Минобрнауки России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.3. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу.

После утверждения заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Минобрнауки России проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… N…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. В архив Минобрнауки России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по соответствующим описям дел.

8.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Минобрнауки России не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

8.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Минобрнауки России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Личные дела государственных служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, передаются в архив Минобрнауки России по истечении 10 лет со дня увольнения.

8.5.4. Передача дел в архив Минобрнауки России осуществляется по графику, составленному Департаментом государственной службы и административной деятельности, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента государственной службы и административной деятельности.

8.5.5. В период подготовки дел структурного подразделения к передаче в архив Минобрнауки России государственным служащим отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Минобрнауки России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны устранить.

8.5.6. Прием дел производится государственным служащим отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности в присутствии государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи дела против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственного служащего отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности и государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

Дела и описи дел на сдаваемые документы предоставляются в архив Минобрнауки России государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, со служебной запиской на передачу дел в архив Минобрнауки России.

8.5.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в архив Минобрнауки России.

9.1. Доступ к работе в СЭД Минобрнауки России должны иметь только зарегистрированные пользователи.

9.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

9.3. К электронным документам Минобрнауки России относятся:

документы, поступающие и отправляемые в организации, подведомственные Минобрнауки России, посредством СЭД;

документы, поступающие (входящие) на бумажных носителях и регистрируемые в СЭД путем сканирования;

документы, поступившие по МЭДО;

документы, поступившие по электронной почте Минобрнауки России Info@minobrnauki.gov.ru;

внутренняя переписка.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

9.4. В Минобрнауки России используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

9.5. Состав документов в электронном виде, создаваемых в Минобрнауки России, установлен перечнем документов Минобрнауки России, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Минобрнауки России, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным приказом Минобрнауки России.

9.6. Прием документов в электронном виде, поступающих по СЭД и МЭДО, а также электронной почте Минобрнауки России, осуществляется централизованно Департаментом государственной службы и административной деятельности без дублирования на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Прием и отправка внутриведомственных документов в электронном виде осуществляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Документы в электронном виде, создаваемые в Минобрнауки России, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

9.7. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Минобрнауки России в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

9.8. При получении электронных документов из организаций, подведомственных Минобрнауки России, государственным служащим Департамента государственной службы и административной деятельности осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.

При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении — адресанте документа.

9.9. Регистрация документов в электронном виде, поступающих из организаций, подведомственных Минобрнауки России, по СЭД, осуществляется путем перерегистрации РК поступившего документа.

После включения документов в электронном виде в СЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование.

9.10. Документы, создаваемые в Минобрнауки России и (или) поступившие в Минобрнауки России на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

9.11. В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), используются обязательные сведения о документе в соответствии с приложением N 30 к Инструкции.

9.12. Состав реквизитов РК может быть расширен при необходимости.

9.13. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами.

9.14. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в СЭД. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

9.15. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.16. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого Министром или уполномоченным им должностным лицом.

10.1. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в Минобрнауки России, включая печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, регламентируется Положением о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным приказом Минобрнауки России от 14 августа 2018 г. N 623.

10.2. Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 3.1.5 — 3.1.6 Инструкции.

10.3. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.

Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
2021 г.

Образец бланка письма Министра

Образец бланка письма первого заместителя Министра

Образец бланка письма статс-секретаря — заместителя Министра

Образец бланка письма заместителя Министра

Образец общего бланка письма Минобрнауки России

Образец бланка приказа Минобрнауки России

Образец бланка распоряжения Минобрнауки России

                                  Реестр
              передачи испорченных гербовых номерных бланков

        от ________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

Государственный служащий, сдавший бланки:
___________________________________________________________________________
должность, Ф.И.О.                    подпись, дата

Государственный служащий, принявший бланки:
___________________________________________________________________________
должность, Ф.И.О.                    подпись, дата

                                                         УТВЕРЖДАЮ
                                                   Директор Департамента
                                                 государственной службы и
                                              административной деятельности
                                              _____________________________
                                               подпись/расшифровка подписи
                                                "__" _____________ 20__ г.

                                АКТ N ____
                 об уничтожении гербовых номерных бланков

    Мы,   нижеподписавшиеся  государственные  служащие  Минобрнауки  России
(фамилии  и  инициалы),  составили настоящий Акт об уничтожении испорченных
гербовых номерных бланков со следующими номерами:

Заместитель директора
Департамента государственной
службы и административной
деятельности                       ________________/_______________________
                                       Подпись        Расшифровка подписи

Начальник отдела
документационного обеспечения
Департамента государственной
службы и административной
деятельности                       ________________/_______________________
                                       Подпись        Расшифровка подписи

1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

На бланках документов Минобрнауки России Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите.

Изготовление бланков Минобрнауки России с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещено.

2. Наименование федерального органа
исполнительной власти — автора документа

Наименование федерального органа исполнительной власти — автора документа (Министерство науки и высшего образования Российской Федерации) (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

3. Наименование должности лица — автора документа

Наименование должности лица — автора документа (далее — наименование должности лица) используется в бланках писем должностных лиц (бланк письма Министра, бланк письма первого заместителя Министра, бланк письма статс-секретаря — заместителя Министра, бланк письма заместителя Министра).

Наименование должности лица на бланках располагается под наименованием (полным и сокращенным) Минобрнауки России.

Наименование должности лица, исполняющего обязанности Министра, а также руководства структурного подразделения используется на общих бланках писем Минобрнауки России.

4. Справочные данные о Минобрнауки России

Справочные данные о Минобрнауки России указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты, сетевой адрес.

5. Наименование вида документа

Наименование вида документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием Минобрнауки России, наименованием должности), указывается на документах, создаваемых в Минобрнауки России, за исключением служебных писем, внутренней переписки.

Наименование вида издаваемого документа (например, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ПОРУЧЕНИЕ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

6. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более органами власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 марта 2021 г.

7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами).

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

На документе, изданном совместно, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым федеральным органом исполнительной власти. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

8. Ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке ответного письма.

9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (Москва) указывается во всех документах, кроме служебных писем, внутренней переписки.

10. Гриф ограничения доступа к документу

Виды используемых в Минобрнауки России грифов ограничения доступа к документу должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в нормативных правовых актах Минобрнауки России.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и приказом Минобрнауки России от 22 октября 2018 г. N 51н «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и его территориальных органах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 ноября 2018 г., регистрационный N 52665) на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля, на обложке и титульном листе издания, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (размер шрифта N 12).

Пример:

В документах, имеющих пометку «Для служебного пользования», на обороте последнего листа каждого экземпляра документа размером шрифта N 12 в левом нижнем углу указывается: количество отпечатанных экземпляров, фамилия, имя, отчество исполнителя, номер телефона и дата печати документа.

Пример:

11. Адресат

Реквизит «адресат» используется при оформлении служебных писем, внутренней переписки.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю.

При адресовании документа в вышестоящие органы государственной власти указывается их полное наименование, в федеральные органы исполнительной власти, подведомственные и иные организации — полное или сокращенное наименование. Адресат указывается в именительном падеже.

Примеры:

Наименование организаций следует указывать в соответствии с наименованиями, установленными их уставами.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа государственной власти, организации, фамилия и инициалы должностного лица указываются в дательном падеже.

Пример:

При адресовании документа в структурное подразделение органа государственной власти, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения органа государственной власти указываются: в именительном падеже наименование организации (полное или сокращенное), ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, на отдельной строке — в дательном падеже фамилия, инициалы.

Пример:

При рассылке документа группе организаций одного типа или во все структурные подразделения Минобрнауки России адресат указывается обобщенно.

Примеры:

При рассылке документа в отдельные органы государственной власти, организации или структурные подразделения Минобрнауки России под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример:

В одном документе в реквизите «адресат» не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В документе, подготовленном для подписания Министром (лицом, исполняющим его обязанности), в реквизите «адресат» указывается только один адресат, в случае необходимости направления письма нескольким адресатам каждому из них готовится отдельное письмо.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).

Пример:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, подведомственные Минобрнауки России организации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример:

В случае адресования документа гражданину, предоставившему в обращении, направленном в электронном виде, в качестве персональных данных сведения только об имени и (или) фамилии, в реквизите «адресат» указываются эти имя и (или) фамилия.

Примеры:

В случае если в обращении гражданина, направленном в электронном виде, указан только электронный адрес, в реквизите «адресат» указывается только данный электронный адрес. При этом вступительное обращение в тексте документа не используется.

Пример:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) должен быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), почтовый адрес не указывается.

Пример:

Почтовый адрес пишется на русском языке при пересылке документа в пределах территории Российской Федерации, в иных случаях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

12. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю (рекомендовано для оформления грифа утверждения должностным лицом или коллегиальным органом) или располагаются по центру относительно самой длинной строки (рекомендовано для оформления грифа утверждения распорядительным документом).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту ответного письма оформляется под реквизитами бланка размером шрифта N 12 и может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Под заголовком к тексту ответного письма через горизонтальную черту указывается ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа:

Пример 1:

О ходе исполнения поручения
---------------------------
Перечень поручений Президента
Российской Федерации
от 6 февраля 2020 г. N Пр-589,
абзац третий пункта 2;
поручение Правительства
Российской Федерации
от 2 апреля 2020 г. N ТГ-П8-2944,
подпункт "а" пункта 2;
письмо Аппарата Правительства
Российской Федерации
от 10 апреля 2020 г. N П8-12584

(При направлении документа в Правительство
Российской Федерации, подготовленного во исполнение
поручений Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, а также в соответствии с письмом
Аппарата Правительства Российской Федерации);

Пример 2:

О направлении информации
------------------------
На N 000000 от 17 августа 2020 г.

(При направлении документа ответным письмом в Администрацию
Президента Российской Федерации, палаты Федерального
Собрания Российской Федерации, Счетную палату
Российской Федерации, органы государственной власти
и организации).

14. Текст документа

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Стиль текста документа — официально-деловой. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Текст документа выравнивается по ширине страницы.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты в следующем составе:

наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, главы, пункты, подпункты. Пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В служебных письмах используются формы изложения:

от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает…», «Департамент считает возможным…»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Фамилия от инициалов отделяется пробелом, между инициалами пробел не ставится.

В служебных письмах могут использоваться:

вступительное обращение, оформленное центрованным способом, например:

«Уважаемый Иван Иванович!
Уважаемые господа!»,

заключительная этикетная фраза, например:

«С уважением, …».

Дата документа в тексте записывается словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Пример:

«… направлены письмом Минобрнауки России от 5 марта 2021 г. N МН-0/000-ПК».

15. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В служебных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

абзац утратил силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727;

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

абзацы пятый — шестой утратили силу. — Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727;

если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD-диск.

Приложение: флеш-накопитель.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается обособленный электронный носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

Пример:

Строки реквизита размещаются по центру относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ — приложение.

Пример:

16. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Примеры:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости с общественными организациями.

17. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (государственного служащего) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза на документе, подготовленном на бумажном носителе, включает в себя подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается должность лица, визирующего документ. При наличии замечаний к документу об этом указывается при оформлении визы (например, «завизировано с учетом замечаний», «замечания прилагаются»).

На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме бумажных документов, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а также на лицевой стороне последнего листа приложения.

Согласование документов может проводиться в электронной форме согласно национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», утвержденному приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст.

Абзацы пятый — шестой утратили силу. — Приказ Минобрнауки России от 08.07.2022 N 652.

При оформлении документов внутренней переписки на бумажном носителе визы проставляют на обороте последнего (подписанного) листа подлинника документа.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

В служебных письмах на бумажном носителе визы проставляют на последнем листе документа под реквизитом «подпись» или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, полистное визирование документов осуществляется в обязательном порядке.

18. Подпись

Подпись включает следующие реквизиты: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен не на бланке, в расшифровку подписи (помимо инициалов и фамилии) включается полное наименование должности.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Примеры:

При оформлении на бланке письма должностного лица:

При оформлении на общем бланке письма Минобрнауки России:

При оформлении не на бланке:

Пример:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, наименование их должностей располагаются на одном уровне.

Пример:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя структурного подразделения, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа могут быть внесены от руки. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Реквизит «подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 — 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи государственных служащих Минобрнауки России в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы Минобрнауки России.

Пример:

             ┌─────────────────────────────────────────┐
             │Эмблема    ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН             │
             │         ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ            │
Наименование │Минобрнауки                              │
  должности  │России                                   │
             │                                         │ И.О.Фамилия
             │  Сертификат 1a111aaa000000000011        │
             │  Владелец  Имя  Отчество Фамилия        │
             │  Действителен с 01.12.2020 по 01.12.2021│
             └─────────────────────────────────────────┘

20. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью Минобрнауки России. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 междустрочный интервал или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Примеры:

22. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в деле N … за … год»), и заверяется печатью.

Пример: