Срок хранения инструкции по кадровому делопроизводству

Документы по учету кадров (личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)
Личные дела руководителей и работников организаций	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные карточки работников	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	Организации	50/75 лет <2> ЭПК <3>	ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	Организации	3 года	ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: — по месту утверждения;	Организации	Постоянно <1>	ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях	3 года после замены новыми
Согласие на обработку персональных данных	Организации	3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)	ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	Организации	До востребования (невостребованные работниками — 50/75 лет <2>)	ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками	Организации	До востребования	п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н <6>
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	Организации	50/75 лет <2>	ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: — учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	Организации	50/75 лет <2>	ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее	5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: — личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);	Организации	50/75 лет <2>	ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	50/75 лет <2>
— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее	5 лет
Штатные расписания организации, изменения к ним: — по месту утверждения;	Организации	Постоянно <1>	ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— в других организациях	3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — до ликвидации организации)

Общие вопросы организации хранения документов.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».

Под архивным документом понимается:

«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:

«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.

Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

В пункте 1.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации — 10 лет. Негосударственные организации — не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК» относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.

С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

·   Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

·   ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

·   Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

·   ГОСТ Р 51141-98.

Особенности хранения кадровых документов. виды и сроки хранения.

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

— хранение документов в процессе их исполнения;

— хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

Ø  личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Ø  обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Ø  текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Ø  личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел — номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт — Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Далее целесообразно привести выписку из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, касающуюся некоторых кадровых документов:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
1	2	3	4
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
333	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Постоянно
334	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров	5 лет ЭПК
335	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 лет
336	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 лет ЭПК	О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 лет
337	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):
	а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	Постоянно
	б) работников	75 лет ЭПК
338	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
339	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
340	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
341	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу	1 год
342	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования	Невостребованные — не менее 50 лет
343	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел	5 лет
344	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность	Постоянно
345	Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
346	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности	3 года
347	Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей	3 года
348	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 лет	При отсутствии приказов — 50 лет
349	Список (штатно — списочный состав) работников	Постоянно
350	Списки:		При отсутствии лицевых счетов — 50 лет
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Постоянно
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Постоянно
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Постоянно
	г) работников	75 лет
	д) прошедших аттестацию	5 лет
	е) военнообязанных	3 года
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	5 лет
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 лет
351	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года
352	Переписка об оформлении командировок	5 лет	Для заграничных командировок — 10 лет ЭПК
353	Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных	3 года
354	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 лет	При отсутствии приказов — 50 лет ЭПК
355	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок	5 лет
356	Графики предоставления отпусков	1 год
357	Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 лет
358	Книги, журналы, карточки учета:		После увольнения
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 лет
	б) работников, направленных в командировки	5 лет
	в) военнообязанных	3 года
	г) отпусков	3 года
	д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 лет
	е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет
	ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	3 года
	з) выдачи командировочных удостоверений	5 лет

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем:

— проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

— хранение документов;

— для организаций — источников комплектования — по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

— хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;

— архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства (например, для акционерных обществ хранение документов регламентировано Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов» и Федеральным законом от 26 декабря 1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах») или локальными нормативными актами;

— для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации.

Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов.

Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел. Согласно пункту 75 ГОСТ Р 51141-98:

«Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

В соответствии с пунктом 71 ГОСТ Р 51141-98:

«Дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку».

Основными задачами составления номенклатуры дел являются:

— оптимальные группировка документов и формирование дел;

— определение сроков хранения документов;

— основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

— обеспечение быстрого и эффективного поиска документов в процессе работы с ними.

В соответствии с пунктом 3.4. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел:

— типовые номенклатуры дел;

— примерные номенклатуры дел;

— индивидуальная номенклатура дел конкретной организации;

— сводная номенклатура дел организации;

— номенклатура дел структурного подразделения.

О значении типовой, примерной и индивидуальной номенклатурах дел говорится в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:

«Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер» (пункт 3.4.4.).

«Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел» (пункт 3.4.5.).

Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Учитывая положения Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе, с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.

Рекомендуем для отдела кадров вести следующую номенклатуру дел:

1.   Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2.   Штатное расписание.

3.   Положение об отделе кадров.

4.   Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5.   Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6.   Приказы о приеме, увольнении работников.

7.   Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8.   Приказы о командировании.

9.   Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

15. Картотека личных дел работников.

16. Картотека трудовых книжек.

17. Картотека личных карточек работников (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)).

18. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и другие).

19. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников.

20. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

21. Журнал учета военнообязанных.

22. Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов).

23. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров.

24. Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

25. Журнал учета личных заявлений работников.

26. Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы и так далее.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), по разделам постоянного и временного хранения: свыше 10 лет и до 10 лет включительно.

Далее приведена примерная форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                           
          УТВЕРЖДАЮ

_________№____                                                            
Наименование должности

                                                                                         
руководителя организации

_________________________                                       
Подпись      Расшифровка

(место составления)                                                                         
подписи

на ____
год                                                                      
Дата

______________________________________________________________________

Название раздела

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
03-16	График отпусков	1	1 год
03-17	Должностные инструкции работников организации		постоянно

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации      
Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии организации

от «__» __________200_ года №___

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации      
Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации

Наименование должности

передавшего сведения                        
Подпись                  
Расшифровка подписи

Дата

Обратите внимание!

В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке.

Для удобства использования номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого структурного подразделения и лица, ответственного за архив.

Согласно пункту 3.4.6 «Основных правил работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел.

Документы, которые не находятся на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта процедура называется «формированием дела».

В соответствии с пунктом 72 ГОСТ Р 51141-98 формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

Основные требования к формированию и оформлению дел изложены в следующих документах:

— Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

— «Основные правила работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов или децентрализовано. Основой формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений.

Формирование дел происходит следующим образом:

1. помещение документов (только исполненных документов) в дело, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

2. расположение документов внутри дела в определенной последовательности (хронологической или по алфавиту).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования, закрепленные в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:

— Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

— Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

— Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и другие.

— Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

— В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

— Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами.

— Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

— Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

— Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и так далее), группировать в отдельные дела.

— Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

— Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

— Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

— Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заголовок дела является важным элементом систематизации документов, их поиска и последующей работы с делами.

Согласно пункту 6.1.13. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» заголовок дела должен состоять из элементов располагаемых в следующей последовательности:

·   название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее);

·   название организации или структурного подразделения (автор документа);

·   название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

·   краткое содержание документов дела;

·   название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

·   даты (период), к которым относятся документы дела.

Эти сведения, а также индекс дела должны быть отражены на обложке каждого дела. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и является адресом хранения дела, его поисковым признаком.

Общие требования к заголовкам дел таковы:

— Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

— Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», и так далее), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

— Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.

Кроме формирования дела существует также процедура его оформления, которая проводится по установленным правилам. Далее этот вопрос будет рассмотрен более подробно.

Последующее хранение кадровых документов.

Экспертиза ценности документов.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

«Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

(пункт 95 ГОСТ Р 51141-98).

Как правило, обязанность сдавать документы в государственные архивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. Для облегчения разработки собственного Положения о постоянно действующей экспертной комиссии можно воспользоваться «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года №2.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

1.   Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.   Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3.   Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства Российской Федерации, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

— постоянного хранения;

— долговременного хранения (свыше 10 лет);

— временного хранения (до 10 лет включительно);

— подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, проводить полистный просмотр дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.

Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

·   описи дел постоянного хранения;

·   описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

·   описи дел по личному составу;

·   акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

Далее приводится примерная форма описи дел по личному составу:

__________________________________________________________________

(наименование организации)

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или общественной

организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

(общественной организации)

Подпись        Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ № ___

__________________________________________________________________

Название раздела

пп/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено _____________________дел с №_____________

(цифрами и прописью)

по №_____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                       Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                                     
ОДОБРЕНО

Наименование должности руководителя            Протокол ЭК

службы делопроизводства организации              структурного подразделения

Подпись         Расшифровка подписи                   от _____________ №_______

Дата

Уничтожение документов.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

«Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению».

(пункт 98 ГОСТ Р 51141-98).

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2003 года могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению:

Наименование организации

АКТ                                 
УТВЕРЖДАЮ

___________ № _______                                                
Наименование должности

_____________________                                                
руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению                                          Подпись       Расшифровка

документов, не подлежащих                                                              
подписи

хранению                                                                         
Дата

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда №_____________

(название

фонда)

пп/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номер описи	Индекс –номенклатура дела или № дела по описи	К-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примеч.
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному

составу

согласованы с ЭПК ________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ № _____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                                       
Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ № __________

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в __________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ № _______

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                        
Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                                       
Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение.

«Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».

(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Согласно положениям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает:

·   подшивку или переплет дела;

·   нумерацию листов дела;

·   составление листа-заверителя;

·   составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

·   внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

Лист — заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

В которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист — заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист — заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке дела указываются:

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— индекс дела;

— архивный шифр дела;

— номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главным архивным управлением Российской Федерации. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Взаимодействие коммерческой организации и государственного архива может осуществляться на договорной основе. В договоре закрепляются принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и другое.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».

Минюст России 6 февраля 2020 года зарегистрировал Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (регистрационный № 57449 в Минюсте России; далее — Перечень № 236). После официальной публикации документ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

25 февраля 2020 года вступила в силу Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (регистрационный № 57488 в Минюсте России; далее — Инструкция № 237).

И Перечень № 236, и Инструкция № 237 являются нормативными правовыми актами, так как оба документа зарегистрированы в Минюсте России и, следовательно, подлежат обязательному исполнению. Соответственно, сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет и другие), установленные Перечнем № 236, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности[1].

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожать документы до истечения сроков их временного хранения запрещено, а в случае нарушения этого запрета законодательством для юридических и должностных лиц предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность[2], которая устанавливается за нарушения правил хранения и уничтожения документов, включающих, в частности:

• неправомерное уничтожение документов;
• утрату до истечения установленного срока хранения;
• нарушение правил комплектования, фондирования и т. д.;
• несоблюдение требований к условиям хранения (например, для кадровых документов это отдельные помещения или сейфы либо специально оборудованные закрывающиеся шкафы).

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер и выражается в необходимости возместить ущерб, причиненный утратой документов.

Административная ответственность установлена в виде штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб., который применяется в случае нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а за нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах, хранение которых является обязательным, — штрафа на должностных лиц обществ с ограниченной ответственностью или унитарных предприятий в размере от 2500 до 5000 руб., на сами такие организации — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Уголовная ответственность предусмотрена за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности. Максимальная санкция — лишение свободы на срок до одного года.

Инструкция № 237 устанавливает[3], что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Инструкция № 237 особо подчеркивает[4], что сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним — таким образом, установленные Перечнем № 236 нормативы сроков распространяются как на бумажные, так и на электронные документы.

Для ряда сроков Инструкция № 237 содержит пояснения о том, что они означают:

• «постоянно» — для организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает обязанность хранения документов не менее 10 лет[5];
• «до ликвидации организации» — документы хранятся в любых организациях до их ликвидации, а при ликвидации организации подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации[6];
• «до минования надобности» — срок хранения документов определяет сама организация, но не менее одного года[7];
• «до замены новыми» — означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми[8].

Перечень № 236 стал короче, часть документов, не актуальных в настоящее время, в него не включены и, напротив, учтены новые документы, в частности, такие как сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Изменены либо установлены вновь сроки хранения для ряда документов. Для части документов длительного срока хранения срок приведен в соответствие со ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ (в ред. ст. 12 Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»)[9] — 75 лет → 50/75 лет.

В Перечне № 236 указано следующее. Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

По истечении этих сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности[10].

Кадровые документы составляют самую многочисленную часть в документальном фонде компаний, и ежедневно их количество увеличивается, особенно если сотрудников в компании много. Установленные законодательством сроки хранения для этой документации обычно длительные — до 50 лет и более.

Почему важно правильное хранение кадровых документов

Документы по личному составу могут быть полезны после сдачи в архив в различных ситуациях, например:

• при досрочном выходе на пенсию;
• для подтверждения стажа работы и расчета пенсии;
• при разногласиях с работодателем;
• в судебных разбирательствах.

Чтобы у граждан была возможность получить нужные сведения и защититься в спорных ситуациях, государство на законодательном уровне требует от компаний обеспечить сохранность документов, связанных с трудовой деятельностью. Несоблюдение норм и требований по архивному хранению может привести к штрафам и санкциям. Ведение кадровой документации в организациях регулярно проверяют контролирующие органы: пенсионный фонд, государственная инспекция труда, прокуратура, суды и т.д.

За соблюдение сроков и порядка хранения кадровых документов административную ответственность несут должностные, юридические и физические лица согласно КоАП РФ, с 2020 года сумма штрафов повышена. Законодательство не обязывает организацию иметь в штате архивариуса, но не освобождает от ответственности за невыполнение закона об архивном деле.

Некоторые организации служат источниками комплектования государственных архивов и потому обязаны сдавать туда свои документы. В их случае грамотное хранение оригиналов играет первостепенную роль. Другие организации обязаны хранить документацию в своих фондах и сдавать их в государственный архив в случае ликвидации юридического лица.

Переходим на электронный кадровый документооборот

С ноября 2021 года компаниям разрешено переходить на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Работа в цифровом виде удобнее, быстрее и для кадровиков, и для работников, а для компании — выгоднее, поскольку сокращает затраты на пересылку документов, расходы на бумагу и помещения для хранения.

Для электронных документов (ЭД), как и для бумажных, организации обязаны обеспечить сохранность, целостность, неизменность и юридическую значимость на всем сроке их хранения — как в оперативном контуре, так и в долговременном.

Согласно законодательству, практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид за исключением:

• акта о несчастном случае на производстве,
• документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда,
• приказа об увольнении,
• трудовых книжек.

Трудовую книжку можно переводить в «цифру» с согласия работника, а если сотрудник отказался от этого варианта, то закон обязывает дублировать на бумаге всю информацию.

Часто компании, которые принимают решение переходить на КЭДО, сталкиваются и с другими проблемами: выясняется, что электронный документооборот уже ведется в разных информационных системах. А еще и бумажные оригиналы находятся в разных местах. Возникает потребность создать единое хранилище, а также разгрузить свои оперативные информационные системы. Ниже мы рассмотрим, как правильно организовать электронный архив кадровых документов.

Получите консультацию по кадровому архиву

Нормативные акты, регулирующие хранение кадровых документов

Сегодня законодательство РФ достаточно широко регулирует работу с электронными документами, в том числе кадровыми. С некоторыми нормативными актами кадровики и архивисты давно знакомы, но стоит обратить внимание на законодательные новшества, связанные с цифровизацией, и разобраться в регулировании отдельных информационных технологий. Это пригодится при организации долговременного хранения цифровых документов.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов определены в законодательстве, в таблице приведены сроки для наиболее часто встречающихся в работе организаций. В таблице приведены сроки хранения для наиболее часто встречающихся в работе организаций документов по персоналу. Полную информацию можно посмотреть в  перечне, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от  20.12.2019 № 236 .

Документ	Срок хранения
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены новыми
Согласие на обработку персональных данных	3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Графики отпусков	3 года
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года
Отчеты о командировках	5 лет ЭПК*
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев	45 лет
Должностные инструкции (регламенты)	Типовые – 3 года после замены новыми; Инструкции работников – 50/75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения	50/75 лет
Личные дела, личные карточки руководителей и работников	50/75 лет
Трудовые договоры, служебные контракты, доп.соглашения к ним	50/75 лет
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним	50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты; 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках;
Штатное расписание	Постоянно
Документы об обработке персональных данных	Постоянно
Коллективные договоры	Постоянно

* Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по решению экспертно-проверочной комиссии.

Сдача и приемка кадровых документов в архив

Сроки хранения документов различаются, и необходимо обеспечить сохранность как в оперативном, так и долговременном контурах хранения. На всех этапах необходимо соблюдать целостность, неизменность, воспроизводимость и юридическую значимость документов. При сдаче и приемке на архивное хранение необходимо также придерживаться стандартов и правил.

С учетом законодательства требования к электронным и бумажным документам аналогичны, а в некоторых случаях для цифровых — более жесткие. Способы реализации требований будут отличаться. Например, для бумажных экземпляров необходимо поддерживать определенный уровень влажности в архиве, а для электронных — использовать такой формат, чтобы через 20-30 и более лет можно было файлы открыть и прочитать.

С учетом этого разработаны стандарты хранения цифровых документов, закрепленные законодательством. Приказ Минтруда 578н, который вступил в силу с 1 марта 2023 года, определяет следующий состав и форматы хранения:

• основная часть — файл в формате PDF/ A-1A ;
• файлы приложений к основной части (при наличии);
• описание ЭД в формате XML;
• файлы электронных подписей основной части и приложения;
• машиночитаемая доверенность (при наличии).

Организация хранения бумажных и электронных кадровых документов

Как хранить долго и правильно

Общие правила работы с архивными фондами касаются этапов приема документов на хранение, их учета, обеспечения сохранности, использования и уничтожения. В отношении бумажных документов кадровикам и архивистам давно известно, как действовать, а для хранения электронных — необходимо учитывать содержание правил утвержденных приказом Росархива № 77. Например, требуется обеспечить:

• хранение архивных документов вместе с их метаданными, в том числе сведениями о проверке подлинности ЭП;
• приём документов вместе с регистрационно-учетными сведениями об электронных делах и описях;
• формирование проектов годовых разделов описей ЭД и иных обязательных архивных учетных документов;
• проверку состояния и воспроизводимости ЭД в автоматическом и ручном режимах с сохранением результатов контроля.

Если ЭКД длительно хранятся в обычных оперативных системах управления документами, то при переходе на новые системы могут возникнуть сложности миграции данных, могут отсутствовать достаточные доказательства целостности и т. д. Все это может привести к дополнительным тратам, проигрышам в судебных делах и т. д. Кроме того, огромные объемы старой информации в оперативных системах могут влиять на их производительность, или удорожать хранение, или привести к проблемам с ограниченностью места для содержания данных.

Работа с электронными документами длительных и постоянных сроков хранения требует специальной архивной информационной системы. Такая система будет учитывать все особенности хранения и гарантировать целостность и воспроизводимость на период до 50 лет и выше.

Легитимность электронных кадровых документов

Юридическая сила кадровых документов — важная тема для каждого сотрудника и компании в целом. После перехода на КЭДО необходимо позаботиться о хранении электронных кадровых документов с гарантией подтверждения значимости для судебных органов.

Бумажный оригинал юридически значим, если он оформлен согласно установленному порядку, на нем есть обязательные реквизиты, он подписан собственноручной подписью уполномоченного лица. В отношении кадровых электронных документов собственноручная подпись заменяется электронной подписью.

Согласно 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от  22.11.2021 обязанность по хранению документов лежит на работодателе. Он должен обеспечить их подлинность, целостность, неизменность, воспроизводимость, а также иметь возможность:

• подтвердить время подписания документа как со стороны работодателя, так и со стороны работника;
• определить, был ли действителен сертификат электронной подписи на момент подписания;
• отследить цепочку доверия сертификатов, если неаккредитованный УЦ закроется (а в РФ сегодня идет планомерное сокращение числа УЦ).

Но проблема в том, что в отличие от подписи на бумажном носителе, у ключа электронной подписи и сертификата проверки есть сроки использования. Согласно 63-ФЗ , срок действия ключа электронной подписи составляет 12 месяцев, а сроки хранения многих кадровых документов — больше.

Чтобы документы успешно проходили проверку ЭП на всем сроке хранения, наилучшим способом будет использование усовершенствованной электронной подписи с меткой доверенного времени. Эта метка нужна для повышения доверия к ЭП и законодательно введена с 2021 года, она пресекает фальсификацию.

Присоединение к ЭП информации о том, что сертификат подписи действует на момент заверения и называется «усовершенствованием подписи». Когда документ подписывается ЭП проходит проверка валидности сертификата и создание метки доверенного времени.

Системы долговременного архивного хранения позволяют поддерживать юридическую значимость документов и готовность сертификатов ЭП к проверкам на длительную перспективу. В фоновом режиме система проводит «перештамповку», то есть к усовершенствованной ЭП добавляется новая метка доверенного времени, продлевая легитимность на следующий период.

Зачем оцифровывать документы

За годы своей работы компании и организации накапливают большой бумажный архив. На КЭДО компании переходят постепенно. Часть документов согласно законодательства остаются бумажными. Весь этот груз нужно будет хранить десятки лет. Как быть с этим?

Чтобы максимально упростить работу с бумажным архивом, полезно оцифровать оригиналы. При оцифровке создается единая база отсканированной информации. Это помогает быстро и удобно находить нужные данные, снижает нагрузку на сотрудников архива и ускоряет подготовку ответов на запросы.

Электронный архив позволяет передать бумажные документы на внеофисное хранение с аутсорсингом и освободить офисные площади. При уменьшении обращений к бумажным оригиналам снижаются затраты на поддержание их сохранности.

Важно, чтобы документы были не просто отсканированы, но вся информация, содержащаяся в оригинале, была переведена в текстовый цифровой вид — то есть распознана. Только в таком виде вся информация из скан-копии будет максимально доступна для поиска. Но распознавание не простой процесс, нужно основательно подойти к этому этапу и выбору OCR-системы , учесть трудоемкость и ожидаемые результаты.

Решения Directum для хранения кадровых документов

Долговременный архив в Directum RX

Порядок в архиве

Решение «Долговременный архив» Directum RX помогает создать централизованный документальный фонд компании для электронных оригиналов и  скан-копий бумажных документов. Все фонды хранятся согласно правилам архивного делопроизводства.

Сдача документов в архив становится простой регулярной процедурой. Из оперативного архива Directum HR Pro кадровик или делопроизводитель формирует сдаточные описи одной кнопкой. Документы автоматически преобразовываютcя в  zip-контейнеры и передаются на хранение.

Не будут проблемой и другие рутинные процедуры: распределение дел по фондам, создание сводных описей с годовыми разделами, формирование актов о передаче дел, реестров дел, находящихся на хранении и т.д. Подбирать документы и готовить ответы на запросы будет быстрее и проще. Информация в отчетах и ответах будет полной, актуальной и точной.

Хранение с юридической значимостью, целостностью, читаемостью

Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и легитимность документов на протяжении всего срока хранения, как это требует законодательство. При этом архивист максимально освобожден от рутинных процедур. Система выполняет в автоматическом режиме или по запросу процедуры контроля и обеспечения сохранности архива. Читаемость обеспечивает принятый формат хранения.

При приемке на архивное хранение из оперативной системы производится контроль контейнеров документов: проверка данных в ZIP-контейнере, проверка валидности ЭП, усовершенствование до архивного формата CAdES-A, формирование хэш-суммы контейнера.

Для контроля сохранности на всем сроке хранения система по расписанию и запросу выполняет проверку неизменности архивных документов. Уведомление о результатах направляется ответственному сотруднику.

Для поддержки юридической значимости на длительном периоде автоматически раз в 5 лет система усовершенствует электронную подпись, выполняя процедуру «перештамповки», то есть присоединяет новую метку текущего времени к ЭП для продления ее легитимности. Администратор может проконтролировать выполнение фоновых процессов.

Быстрый поиск и предоставление по запросу

Для формирования ответов на запросы в архив используются специальная функциональность. В зависимости от типовых запросов, может быть заложена разная логика исполнения. Внутренним сотрудникам по запросу может быть предоставлен доступ к архивному документу на определенный срок. История предоставления доступа сохраняется.

Для быстрого поиска и подбора информации архивист может использовать поиск по реквизитам документов или по содержимому. Благодаря оцифровке архива и умному распознаванию, пользователи могут найти ЭД по части текста, даже если он встречается в скан-копиях. ИИ-сервисы Ario извлекают текстовый слой, могут выделить смысловую часть и факты. В итоге легко найти документы, например, с упоминанием сотрудника за 20 лет.

Уничтожение документов с истекшим сроком

Система автоматически производит отбор дел, подлежащих уничтожению, и формирует акт о выделении дел к уничтожению. Сотруднику архива остается только проверить, скорректировать, согласовать сформированный документ, далее отправить на экспертную комиссию и на утверждение руководителем организации. Заложенный в систему регламент согласования акта помогает соблюдать требуемый порядок.

Далее система проводит гарантированное уничтожение ЭД согласно акту о выделении дел. После завершения всех процедур в карточке документа появляется ссылка на акт об уничтожении.

Внедрение электронных архивов кадровых документов

Переход на единый электронный архив позволяет вывести работу архивной службы на новый уровень, выстроить единые регламенты работы при смешанном документообороте — бумажном и электронном, гарантировать соблюдение закона при хранении всего документального фонда компании, снизить затраты и вероятность финансовых потерь из-за штрафов и судебных разбирательств.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

О правилах хранения документов бухгалтерского учета, читайте в статье. 

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

О сроках хранения документов у ИП, мы писали здесь. 

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Наименование	Информация из Перечня, утвержденного приказом № 236	Состояние документа
Статья	Срок хранения	Примечание
Табели учета рабочего времени за период с 2011 по 2022 год	402	5 лет (1)	(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет	Частичная утрата текстовой информации
Списки премированных работников ООО «Премьера» за 2013–2016 годы	405	5 лет	—	Трудночитаемые
Личные дела работников	445	50/75 лет ЭПК	—	Имеющиеся личные дела в полном объеме не укомплектованы, по 3 сотрудникам отсутствуют
Анкеты лиц, не принятых на работу в ООО «Премьера» за 2020–2023 годы	438	1 год	—	—
Списки работников ООО «Премьера», ушедших на пенсию в 2018–2022 годах	465	5 лет	—	—
Графики предоставления отпусков	453	3 года	—	Текст частично выгорел от воздействия солнечного света
Приказы по административно-хозяйственным вопросам за 2011–2022 годы	19	5 лет	—	—
Приказы по основной деятельности ООО «Премьера» за 2011–2022 годы	19	Весь период деятельности компании	—	—

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Размеры штрафа за неправильное хранение документов приведены в Готовом решении КонсультантПлюс. Оформите пробный онлайн-доступ к системе и переходите в экспертный материал. 

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 5 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от части графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 3 года, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2020-2023 годы). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2011–2019 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2013–2016 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Премьера» за 2020-2023 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2018–2022 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 50/75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Алгоритм уничтожения документов приведен в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. 

Итоги

Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 3 года для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 50/75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Если кадровый документ, срок хранения которого еще не истек, утрачен или поврежден, он подлежит восстановлению. Самовольно сокращать законодательно установленные сроки хранения запрещено. От бумаг с истекшим сроком хранения можно избавиться, но только после специальной экспертизы и оформления акта.