Типовая структура должностной инструкции состоит из скольки разделов

Каждое предприятие ведет огромное количество локальных нормативно-правовых актов – от Учетной политики до собственных форм документов. Должностная инструкция – один из таких документов. В статье рассмотрим обязательные составляющие должностных инструкций, а также нюансы их заполнения.

• Ключевые понятия
• Разделы должностной инструкции
• На что еще обратить внимание

Ключевые понятия

«Должностная инструкция» — термин известный многим лицам, которые трудоустраивались на официальное место работы, но чаще всего с ней работают специалисты кадровых служб, которые и должны понимать назначение и необходимость этого документа.

Так, согласно общему определению, должностная инструкция – это документ, который определяет права и обязанности сотрудника организации, его квалификацию, формы поощрения.

Данный документ не относится к категории «обязательные» (за исключением ряда профессий), в Трудовом кодексе РФ в принципе нет правил его оформления и ведения (Письмо Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707). Но специалисты Роструда в любом случае рекомендуют вести и регулярно актуализировать должностные инструкции, чтобы избежать возможные риски и негативные последствия для предприятия. 

Разделы должностной инструкции

Так как унифицированных форм должностной инструкции трудовым законодательством не предусмотрено, предприятие разрабатывает ее самостоятельно. Но, несмотря на это, есть ряд разделов, которые рекомендуется обязательно включать в документ:

• общие положения;
• обязанности работника;
• права работника;
• ответственность.

Рассмотрим подробнее каждый из разделов. 

Общие положения определяют в первую очередь название самой должности и поясняют основные требования к ней: правила утверждения, уровень квалификации кандидата, правила замещения.

Дополнительно в данном разделе для части должностей указывают перечень нормативно-правовых актов, которыми должен руководствоваться сотрудник при осуществлении своей деятельности.

В разделе «Обязанности» важно детально описать, что должен делать сотрудник, находясь на должности. Естественно, в зависимости от внутренних правил организации или, например, от грейда должности обязанности будут отличаться друг от друга. Для того, чтобы не упустить важные моменты при написании текущего раздела, можно воспользоваться профессиональными стандартами, в которых достаточно подробно охарактеризованы функции работ.

Раздел «Права» направлен на то, чтобы описать, какими полномочиями обладает сотрудник для того, чтобы качественно выполнять требуемые от него обязательства. Как пример, в качестве прав работника можно выделить следующие пункты:

• подписывать внутренние документы предприятия;
• самостоятельно принимать решения по ряду вопросов;
• получать определенную информацию.

Раздел «Ответственность» регламентирует, какие последствия влечет за собой неисполнение требований должностной инструкции или же других локальных документов организации. Ответственность может быть различных видов, например, административная или материальная, поэтому рекомендуется сразу конкретизировать это данному пункте.

Примеры пунктов раздела «ответственность»:

• за неисполнение или ненадлежащие исполнение своих должностных обязанностей;
• за причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Составление должностных инструкций, в особенности на средних и крупных предприятиях, требует достаточно большого ресурса ответственных за это лиц. В помощь Вам: образцы должностных инструкций расположены на Информационной платформе 1С: ИТС.

На что еще обратить внимание

Утверждение должностной инструкции

В стандартном случае, как это отмечалось выше, должностная инструкция разрабатывается сотрудником отдела кадров, в последующем ее согласовывает руководитель конкретного подразделения. Также рекомендуют согласовывать документ с юристом.

По итого приема на работу/перевода на конкретную должность, сотрудник изучает инструкцию и при согласии ставит свою подпись.

Изменение должностной инструкции

В первую очередь важно отметить, что изменение должностной инструкции возможно только после согласования этого с сотрудником.

Предусматривается два основных способа изменения документа:

• утверждение нового (новая редакция должностной инструкции);
• дополнение или изменение текущей должностной инструкции.

Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

• установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

• определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

• установление пределов ответственности работника.

Таким образом, главное предназначение должностной инструкции — определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Для каких целей используется  должностная инструкция

Используя должностную инструкцию работодатель может:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

• распределить трудовые функции между работниками;

• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;

• оценить качество выполнения работником трудовой функции;

• доказать  несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

• доказать  правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Форма представления должностной инструкции

Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:

1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.

При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.

2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.

Разделы должностной инструкции

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

• общие положения;

• основные задачи и функции;

• обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимосвязи.

Общие положения

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:

— должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;

— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;

— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;

— требования к знаниям работника;

— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:

• действующее законодательство РФ;

• локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;

• приказы и распоряжения руководителя организации;

• непосредственно должностная инструкция;

• другие документы.

Основные задачи и функции

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности,  участок работы.

Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи.

Обязанности

В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.

Например, работник должен соблюдать:

• установленные сроки подготовки документов;

• этические нормы общения в коллективе;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• конфиденциальность служебной информации.

Права

В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.

В этом разделе указываются право работника:

• на самостоятельное принятие решений;

• на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;

• требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

• визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.

Ответственность

В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.

Взаимосвязи

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Порядок утверждения  должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.

При этом  должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.

После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.

После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).

Свою подпись работник может поставить:

• на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;

• в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;

• на самой инструкции в соответствующей графе;

• иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях. 

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации. 

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов». 

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.

Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.

Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.

У работника должен быть один непосредственный руководитель.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

1. Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и  Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.

1. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

1. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

1. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах. 

Должностная инструкция кассира

Должностная инструкция программиста

Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.

Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций

Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):

• закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
• обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.

Разработка и утверждение должностных инструкций

Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).

Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.

Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.

Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе

Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:

• Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
• Требования к должностным инструкциям в компании.
• Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
• Заключительные положения.

Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся! 

В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

• обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Содержание должностной инструкции

Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.

Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.

Структура должностной инструкции

Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.

Общие положения

В этом разделе, как правило, указывается:

• к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
• какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
• какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.

Задачи и функции

Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.

Обязанности

Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.

Права

В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.

Ответственность

Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.

Взаимоотношения

В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.

Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.

Обязательные реквизиты

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:

• гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
• наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
• подпись руководителя;
• ФИО руководителя;
• дата утверждения.

Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).

Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:

• разработчик инструкции;
• работник кадровой службы;
• работник юридической службы;
• непосредственный начальник работника.

С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под подпись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.

В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 07.12.2023 N 440).

Сборник должностных инструкций

На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.