Конкретные рекомендации по превращению Инструкции по делопроизводству в удобный справочник для сотрудников: как организовать навигацию, оптимальная структура текста, что можно вынести в приложения и памятки, как отразить правила оформления разных видов документов и процессы работы с ними в удобной табличной форме, что включать в альбом (бланки, формы, шаблоны заполнения документов).
Примеры оформления 1-й страницы Инструкции с титульным листом и без него.
Проблема и способы ее решения
«У меня нет времени на ознакомление с таким большим документом», «Столько текста, что глаза разбегаются» – и это только маленькая часть недовольных высказываний сотрудников при виде многостраничной Инструкции по делопроизводству, которая должна помогать в работе, а не создавать барьеры.
Что же делать, если объем текста сократить проблематично, а помочь коллегам интегрировать требования Инструкции в их процессы очень нужно?
При разработке своей Инструкции по делопроизводству многие компании берут за основу текст Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), который со временем обрастает дополнительной информацией об опыте и практике компании в области делопроизводства с учетом применения конкретной системы электронного документооборота (СЭД) и других информационных систем. В результате Инструкция увеличивается до таких размеров, что подавляет любое желание у сотрудников ею пользоваться.
Что можно сделать? Логическим решением для улучшения восприятия Инструкции могут стать 2 варианта (см. Схему 1).
Первый вариант чаще всего используется крупными компаниями с большим штатом сотрудников и не менее большим количеством производственных процессов – разработка нескольких самостоятельных локальных нормативных актов, каждый из которых регламентирует определенный участок работы:
- сама Инструкция при этом тоже может существовать, но будет скорее связующим документом, содержащим только общие сведения об организации делопроизводства,
- а всю практику документирования информации и работы с конкретными видами документов обычно вписывают в систему стандартов и регламентов по различным направлениям деятельности, которая будет результатом совместного труда нескольких подразделений. Большое количество нормативных документов вызвано производственной необходимостью и обусловлено выстроенной процессной моделью и наличием достаточных трудовых ресурсов для разработки нормативных документов.
Средние и малые компании не обладают такими производственными мощностями и трудовыми возможностями, поэтому им подойдет второй вариант – оптимизация структуры Инструкции по делопроизводству. Его мы и разберем в этой статье.
Практика использования СЭД показывает, что пользователю довольно сложно быстро ее освоить. Как правило, к любой системе прилагается расширенная справка и общая Инструкция по применению (Инструкция пользователя), но в действительности они используются редко по той же причине, что Инструкция по делопроизводству (нужно много читать, усваивая большой объем информации). А пользователи хотят быстро освоить работу с системой по часто выполняемым ими операциям, поэтому для них в некоторых компаниях разрабатываются краткие пошаговые памятки или методические инструкции с практическими советами, представленные в виде таблиц и (или) картинок.
В Инструкции по делопроизводству можно использовать такой же подход, но она должна сохранить свою репутацию нормативного документа.
Схема 1. Варианты оптимизации Инструкции по делопроизводству
Оптимизация структуры Инструкции
Все то, что дает представление о самой Инструкции, об организации делопроизводства в компании, но малоприменимо в практической деятельности подготовки документов, рекомендуем оставить в основном тексте документа. Это будет назначение, цели, принципы, общие требования к оформлению документов, информация о документообороте и его потоках, о принципах применения СЭД, о теории и назначении документов и т.п. Итоговый список разделов можно подглядеть в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, в наиболее удачных примерах инструкций различных компаний, выложенных в открытом доступе в сети Internet, а также добавить собственный практический опыт (см. Пример 5).
Работу с конкретными видами документов от зарождения их проектов до архивирования переносим в приложения, здесь мы имеем больше свободы в изложении материала. Но лучше не уходить слишком далеко от официального стиля, используйте таблицы (они эффективнее структурируют текст) и реальные примеры из практики работы компании. Также из основного текста Инструкции в приложение отправляем:
- список используемых терминов и сокращений, если он слишком большой;
- разъяснения по оформлению реквизитов;
- различные списки (например, перечень регистрируемых и не регистрируемых документов, перечень утверждаемых документов и т.п.).
Не стоит забывать и о навигации в документе: чем понятнее будет, что и где находится, тем удобнее она будет для применения сотрудниками.
Нужно ли оформлять титульный лист?
Решение о наличии или отсутствии титульного листа зависит от требований, установленных в Регламенте по созданию внутренних нормативных документов (ВНД) компании (или локальных нормативных актов (ЛНА)). Если этот регламент отсутствует, то работу с ЛНА можно описать в самой Инструкции по делопроизводству. В любом случае, титульный лист – это всегда дополнительный лист в объеме, а если вы стремитесь к экономии, то тогда его лучше не делать.
Обычно 1-й лист документа размещают на общем бланке (см. Примеры 1 и 2) компании, в который дополнительно добавляют реквизиты:
- заголовок, включающий наименование вида документа;
- гриф утверждения;
- регистрационный номер и дата (если в компании нормативные документы регистрируются, а дата регистрации может отличаться от даты утверждения).
Если бланк не используется (см. Примеры 3 и 4), то в наименование документа добавляют название компании (т.к. должна быть указана его принадлежность к конкретной организации).
Отражение структуры в разделе «Содержание»
Удобная навигация в документе становится инструментом быстрого поиска нужной информации. Рекомендуем располагать ее в виде содержания в начале Инструкции (см. Пример 5). Навигация должна работать как на бумажном носителе, так и на электронном. Поэтому:
- напротив каждого пункта указываем страницу,
- а на сами пункты настраиваем гиперссылки на соответствующие места в тексте документа.
Многие СЭД после подписания документа с помощью квалифицированной ЭП преобразуют документ в формат pdf, в котором гиперссылки остаются активными. Если ваша СЭД не умеет это делать, пересохраните текстовый формат в формат pdf самостоятельно и разместите на внутреннем корпоративном электроном ресурсе, чтобы любой сотрудник мог воспользоваться удобной Инструкцией по делопроизводству.
Отражение процессов работы с документами в приложении
В деятельности компании используются различные виды документов, каждый имеет свою особенность, поэтому сотрудникам нужны готовые решения по работе с ними:
- в каких случаях используем тот или иной документ,
- как оформляем,
- какие словесные конструкции можно использовать в тексте,
- как осуществляем согласование и подписание,
- кто и как отправляет документ (если отправка нужна) и т.п.
По каждому виду документа формируем отдельные правила (можно также их назвать инструкциями, памятками):
- для удобства собираем их в сборник правил с собственным содержанием (см. Пример 6) или
- добавляем отдельными приложениями.
Правила внутри рекомендуем разделить на 2 раздела:
- требования к оформлению документа (использование бланков и шаблонов, перечень обязательных реквизитов, заголовок к тексту, текст, оформление приложений, подпись, отметка об исполнителе и т.п.);
- этапы работы с документом (подготовка проекта, согласование, регистрация, подписание/утверждение, ознакомление, поручения и их контроль, хранение, доступ, отправка и т.п.).
Текст лучше излагать в форме таблиц. В каждой нужно постараться максимально раскрыть тему главы (подглавы), чтобы у сотрудников не возникало вопросов при ее использовании (см. Пример 7).
Пример 1. Титульный лист инструкции на бланке
Пример 2. Инструкция без титульного листа на бланке
Пример 3. Титульный лист инструкции не на бланке
Пример 4. Инструкция без титульного листа и не на бланке
Пример 5. Отображение содержания Инструкции по делопроизводству
Пример 6. Содержание сборника правил работы с документами
Пример 7. Табличная форма изложения правил оформления и этапов работы с приказом
1. Оформление и этапы работы с приказом
1.1. Требования к оформлению приказа
|
№ п/п |
Параметр требования |
Требование |
|
1 |
Бланк и шаблон приказа |
Приказы оформляются на бланке приказа (приложение № 8.2. к Инструкции), используя электронные шаблоны (примеры в приложениях № 8.8 – 8.16 к Инструкции) |
|
2 |
Реквизиты |
Приказ должен включать в себя следующие обязательные реквизиты: |
|
3 |
Заголовок к тексту |
Заголовок приказа указывается в форме предложного падежа и отвечает на вопрос «О чем?». |
|
4 |
Текст |
В тексте не допускаются выделения полужирным шрифтом, курсивом, подчеркивание. |
1.2. Этапы работы с приказом
1.2.1. Проекты приказов создаются в СЭД.
|
Название этапа |
Описание этапа |
Исполнитель (ответ- |
|
11.2.1.1. Подготовка проекта приказа |
При подготовке проекта приказа необходимо: |
Автор (инициатор) приказа |
Нужно ли электронные шаблоны документов добавлять в Инструкцию?
Большинство СЭД для экономии времени предоставляет возможность создания электронных шаблонов документов с типовыми текстами и автозаполняемыми реквизитами (например, адресат, содержание, дата, подписант, исполнитель), содержимое которых подтягивается из регистрационной карточки документа. Типовые тексты меняются в процессе использования, а количество шаблонов, как правило, увеличивается или уменьшается в зависимости от потребностей. И тут возникают вопросы:
- нужно ли их размещать в Инструкции?
- если добавить шаблоны, значит ли это, что при их изменении (а это случается часто), нужно вносить изменения и в Инструкцию?
Если нет явного обоснования для добавления шаблонов в Инструкцию, то в ней будет достаточно утвержденных бланков и используемых форм. Но иногда необходимо акцентировать внимание сотрудников на обязательном использовании шаблонов документов в СЭД, тогда несколько примеров шаблонов не помешает.
В реальности в СЭД автополя в шаблонах бесцветные, но для визуализации в Инструкции можно их выделить серым цветом (см. Пример 8).
А чтобы не вносить постоянно изменения в Инструкцию по делопроизводству сделайте в ее тексте отметку о том, что добавленные шаблоны являются только примерами и могут со временем изменяться.
Шаблоны можно добавить самостоятельными приложениями или в составе альбома бланков и форм с собственным содержанием (Пример 9).
Пример 8. Вид шаблона исходящего письма в Инструкции
Пример 9. Содержание альбома бланков, форм и электронных шаблонов документов
Обращаем внимание, что описанные выше предложения по оптимизации Инструкции по делопроизводству являются рекомендациями, основанными на личном опыте автора. Какой будет итоговый документ, решение принимает служба делопроизводства компании, руководствуясь ЛНА своей организации и пониманием потребностей коллег и руководства.
Контакты
Удиви меня
Инструкция по делопроизводству образец
Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке локальной инструкции по делопроизводству. Сегодня рассмотрим раздел «Документирование управленческой деятельности», в котором излагаются общие требования к оформлению документов.
Организационно-распорядительные документы
Материал для подготовки этого раздела секретарь может взять:
- из Примерной инструкции по делопроизводству[1];
- ГОСТ Р 7.0.97-2016[2]. Большая часть раздела инструкции основывается именно на стандарте.
Хорошо также использовать Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[3], где подробно описываются правила оформления документов и отдельных реквизитов документов.
Раздел открывается общей информацией о том, что в организации создаются организационно-распорядительные документы – именно правила их создания и устанавливаются инструкцией по делопроизводству. Одновременно в компании могут создаваться и другие документы – кадровые, бухгалтерские, научно-технические и т.д. Правила их создания устанавливаются другими локальными нормативными актами (далее – ЛНА).
Необходимо упомянуть о роли электронного документооборота в делопроизводстве организации. Называется программа (программы), при помощи которой происходит документооборот. Говорится о том, что электронные документы создаются с применением электронных шаблонов.
После этого, составляя текст инструкции, можно переходить к конкретным правилам оформления документов.
Общие правила оформления документов
От информации о том, что шаблоны и бланки электронных документов и документов на бумажном носителе должны быть идентичны (эту информацию составитель корпоративной инструкции по делопроизводству берет из Примерной инструкции по делопроизводству), осуществляется переход к тому, что электронные документы оформляются по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе. Затем эти правила, общие для всех документов и не зависящие от носителя, перечисляются.
В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству[4] в локальной инструкции по делопроизводству необходимо перечислить следующие правила создания документов:
- размеры служебных полей на документе;
- правила нумерации страниц документа;
- гарнитура (гарнитуры) шрифтов;
- межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.
Вся эта информация содержится в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и уточняется в методических рекомендациях к нему. Задача составителя корпоративной инструкции – не бездумно копировать общие правила, а индивидуализировать их, писать так, как принято именно в его организации.
К особенностям внешнего оформления документа относятся:
- нумерация страниц и место расположения номеров страниц;
- размещение текста документов только на лицевой или на обеих сторонах листа (с оговоркой для подписи и визы / грифа согласования: их нельзя переносить на новый лист документа);
- размер и гарнитура шрифтов;
- межстрочные интервалы;
- абзацные отступы;
- выравнивание текста на странице;
- интервалы между буквами и словами;
- выделение отдельных реквизитов полужирным шрифтом или более мелким (более крупным) шрифтом.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 организация вправе оформлять свои ЛНА с титульным листом. Если компания действительно использует титульный лист, то образец его оформления приводится в приложении к инструкции по делопроизводству.
[1] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2018).
[4] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2023.
Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна
Инструкция по делопроизводству — это внутренний локальный акт (положение) организации, который регламентирует единый порядок ведения документооборота. Именно такое положение обеспечивает единый стиль оформления документов на предприятии, устанавливает сроки их подготовки и передачи между отделами, регламентирует порядок списания в архив и многие другие «бумажные» вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются ваши работники.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
Посмотреть
Скачать
В государственных организациях инструкция по делопроизводству применяется обязательно, но коммерческие предприятия вправе не заводить такое положение. Однако все же заводят, потому как польза от него очевидна.
С инструкцией обязан ознакомиться каждый работник, принятый в организацию или переведенный на новую должность. Изучив положение, работник должен расписаться в листе ознакомления. С этого момента он несет ответственность за каждую бумагу, с которой будет работать. В дальнейшем, если компания пострадает по вине работника, нарушившего порядок делопроизводства, то сможет применить к нему дисциплинарное наказание (ст. 192 ТК). Большинство работников, поставив свою подпись в инструкции, все же начинают бережно относиться к бумагам — боятся испортить или потерять.
И, напротив, когда не закреплены правила документооборота, внутри компании начинается бумажный хаос — теряется корреспонденция, нарушаются сроки ее регистрации, пропадают приказы, в оформлении допускаются серьезные ошибки, которые оборачиваются неприятностями для компании. Помните, если работник не ознакомился с инструкцией, то привлечь его к ответственности будет непросто.
Рассмотрим ситуацию, когда отсутствие инструкции повлекло халатное отношение кадровика к документам и впоследствии обернулось для компании приличными затратами.
Смирнов Д. В. обратился в Трудовую инспекцию с просьбой привлечь бывшего работодателя за незаконное увольнение. По словам мужчины, его уволили «по статье» за однократное опоздание, тогда как это становится возможным после предварительного дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК). Во время проверки инспекторы допросили директора фирмы — он утверждал, что ранее Смирнову уже объявили выговор за опоздание, но он не исправился и продолжал приходить на час позже. И только после этого директор решил расторгнуть с ним договор.
Чтобы убедиться в этом, инспектор запросил приказ о применении дисциплинарного наказания к Смирнову (с его подписью в знак ознакомления), но такого документа в компании не оказалось. В журнале регистрации приказов о нем запись есть, но самой бумаги фактически нет. Сделать ее «задним числом» теперь невозможно, потому как не получится повторно взять подпись Смирнова и не вызвать подозрений. Стало быть, руководителю нечем подтвердить свои слова. Выходит, он уволил Смирнова незаконно.
Инспекция инициировала судебное разбирательство, по итогам которого директора обязали восстановить Смирнова в занимаемой должности, выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и 30 тыс. штрафа в пользу государства за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).
А ведь юридически директор все сделал грамотно, но не смог доказать свою правоту из-за кадрового отдела, потерявшего приказ. Если бы на предприятии была инструкция по делопроизводству, то кадровики бы знали свою ответственность и не теряли бы документы. Ведь в противном случае директор мог и к ним применить «дисциплинарку».
Аналогичные ситуации могут произойти с бухгалтерами, старшими продавцами, кладовщиками, шеф-поварами, главврачами и иным персоналом, имеющим дело с документами, которые могут быть затребованы надзорными органами — налоговой службой, Роспотребнадзором, прокуратурой и т. п.
Именно поэтому многие руководители коммерческих предприятий предпочитают разработать инструкцию по делопроизводству и довести ее до персонала, так они смогут не только избежать серьезных неприятностей в компании, но и обезопасить себя.
О правилах ведения делопроизводства подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в готовое решение.
Как составить инструкцию по делопроизводству?
Инструкция по ведению делопроизводства в организации должна содержать весь процесс обработки документов — от разработки типовых бланков до порядка передачи в архив. Если компания крупная, то можно делопроизводство по личному составу оформить отдельной инструкцией. Однако в небольших фирмах все оформляется в одной.
Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции
Директор компании — первое лицо, которому важна такая инструкция. Обычно он и приходит к мысли о необходимости разработать положение и внедрить его на предприятии. Однако простой его просьбы к секретарю мало. Свое решение он должен оформить соответствующим приказом, в котором определит сроки разработки документа и ответственных лиц, которые будут воплощать инструкцию в жизнь.
Выбирая ответственных лиц, важно понимать их уровень юридической и делопроизводственной грамотности. Работники должны хорошо ориентироваться в нормативных актах, уметь отбрасывать лишнее. Обычно такую работу поручают юристам, кадровикам, делопроизводителям-секретарям. Если юриста в компании нет, то лучше нанять его со стороны или хотя бы получить консультацию в государственном архивном учреждении.
Скачать образец приказа о разработке инструкции по делопроизводству
Шаг 2. Изучите отобранные материалы
Работнику, которому поручили разработку положения, сначала нужно проанализировать деятельность предприятия, его структуру, специфику работы отделов и перечень контролирующих органов, которым может потребоваться документация. Далее придется подыскать нормативные акты, которые станут основой при разработке инструкции по делопроизводству в коммерческой организации.
Для понимания основ оформления документов вам нужно ознакомиться с правилами делопроизводства:
- примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
- национальные стандарты — ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.
Однако это далеко не все. Чтобы грамотно составить инструкцию, по которой будет работать все предприятие, нужно найти нормативку для каждого включаемого раздела. Текст положения не должен противоречить законодательству.
Например, в разделе о бухгалтерских документах нужно учитывать, что там есть не только свободные бланки типа внутренних справок для руководства, но и первичная документация, содержащая обязательные реквизиты, определенные ст. 9 НК. В разделе о передаче в архив нужно учитывать сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, которые четко определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проще говоря, вы не вправе придумывать свои правила, если они уже закреплены законодательством.
Вся отобранная нормативка показывается вышестоящим и более компетентным лицам, например, ответственному за разработку инструкции, начальникам отделов и директору. Каждый из них оценит актуальность нормы по своему профилю, поможет внести ясность и исключить ненужные документы.
После согласования нормативки переходите к разработке проекта положения. Обращаем внимание, что типовой инструкции по делопроизводству в организации не существует. Она разрабатывается под каждое предприятие индивидуально, с учетом его особенностей. Бессмысленно скачивать из интернета первый попавшийся вариант, но если скачали — готовьтесь внимательно перечитывать и дорабатывать.
Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству
Чтобы облегчить себе задачу, поищите в сети самую свежую примерную инструкцию по делопроизводству, уже принятую в государственных организациях или органах местного самоуправления (администрациях, департаментах и т. п.). Уж они-то точно учитывали актуальное законодательство и грамотно оформили свои положения. На их основе вы легко построите свой документ, подберете подходящие пункты, заголовки и т. п.
Далее рассмотрим несколько разделов, которые встречаются практически в каждой инструкции.
Общие положения
С этого раздела начинается любой локальный акт предприятия. Здесь указывают, зачем создана данная инструкция, что она регулирует и на какие документы распространяется. Напишите, кто отвечает за делопроизводство в отделах, в какие сроки нужно ознакомить поступивших работников, кому сдаются бумаги при увольнении.
Нелишним будет сразу напомнить работникам об их ответственности за нарушение принятых правил, утерю документов, совершение ошибок. Даже если работник в момент ознакомления прочитает всего один раздел, он явно обратит внимание на меры наказания.
Оформление документа
В этот раздел можно включить все, что связано с визуальным оформлением документов и применением обязательных реквизитов — виз, подписей, печатей и т. д. Какой формат бумаги использовать, каким шрифтом печатать, какой размер установить для полей и отступов, где располагать реквизиты, как заверить копию — все это желательно описать в инструкции, если хотите единообразия в документах.
Порядок изложения текста, правила употребления сокращений, числительных, инициалов и другие важные для вас нюансы тоже полезно закрепить в инструкции. Например, в докладной записке работник не должен допускать разговорной или жаргонной речи — стиль должен быть официальным.
Регистрация входящих и исходящих документов
Корреспонденцию отправляют и получают практически все организации, потому очень важно ее вовремя регистрировать во внутренних журналах и передавать в отдел по назначению. Этот раздел требует особой внимательности, т. к. должен максимально подробно описать порядок действий лица, ответственного за прием (отправку) писем. Последствия могут быть неприятными.
Например, ваш покупатель отправил вам досудебную претензию о плохом качестве товара заказным письмом с уведомлением о вручении. В письме он просит решить вопрос мирно — просто вернуть ему деньги как можно быстрее. Секретарь получила извещение, расписалась в уведомлении, забрала письмо с почты, зарегистрировала его в журнале входящей корреспонденции, но потеряла и директору не сообщила.
Тем временем разъяренный покупатель, не дождавшись ответа, подал судебный иск на магазин с требованием уже не только вернуть деньги, но и возместить моральный ущерб. Суд он выиграл, а директору пришлось платить трижды — вернуть деньги за непригодный товар, компенсировать услуги юриста, оказанные покупателю в рамках этого дела, понести судебные издержки и возместить моральный ущерб. Получи он претензию вовремя, то, разумеется, согласился бы вернуть деньги за товар и не доводить до суда. Однако теперь, по вине секретаря, он понес лишние расходы и подпортил репутацию магазина. И оправдаться, что претензия не дошла, не получится, ведь письмо было с уведомлением.
К инструкции по делопроизводству в организации можно приложить образец журналов регистрации входящей (исходящей) корреспонденции, а также нужно подробно описать, кем, где и каким образом регистрируется поступившая корреспонденция, в какие сроки она должна быть передана по назначению. А также следует указать, что нужно регистрировать, а что нет. Например, входящее письмо от контрагента требует регистрации, а рекламный журнал — нет.
Порядок отправки исходящей корреспонденции тоже важно закрепить, иначе работники канцелярии и секретари могут забыть о поручении. Например, директор написал срочное письмо партнеру, отдал в канцелярию для отправки, а сотрудницы отнесли конверт на почту только через месяц.
Помимо этого, важно отметить, чтобы секретарь проверял содержимое письма, которое ему принесли на отправку. Ведь к письму на столе могли прикрепиться другие документы, денежные купюры и прочие бумаги.
Передача документов в архив
Документы, которые могут в дальнейшем понадобиться персоналу, надзорным органам или в судебных разбирательствах, не уничтожают, а хранят в архиве. Для каждого типа документов предусмотрен свой срок хранения, установленный законодательством. Здесь ничего придумывать не нужно, стоит просто обратиться к инструкции Росархива, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.
Однако порядок подготовки документов к передаче в архив предусмотреть придется — кто будет следить за сроками, где располагается архив предприятия, каким образом документы отправятся туда и можно ли их в дальнейшем брать для работы.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения тоже следует продумать. Кто принимает решение об утилизации бумаг, каким образом они будут уничтожены и кто должен контролировать процесс — все эти нюансы следует предусмотреть и закрепить в инструкции.
Инструкция по делопроизводству в организации может содержать примеры заявлений (служебных записок, докладных), схемы, иллюстрации — образцы печатей и штампов, фирменных бланков, учетных форм и прочие вспомогательные материалы.
Шаг 4. Согласуйте проект с руководством
Готовый проект инструкции по делопроизводству нужно согласовать со всеми руководителями отделов и служб, которые так или иначе связаны с документами. Если документ получил одобрение, то можно показывать и директору предприятия. Он также знакомится с новым положением и может дополнять содержание. Однако если замечаний нет, то остается утвердить инструкцию и ввести ее в действие на предприятии отдельным приказом.
Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству.
Подводим итоги
Назначение инструкции по ведению делопроизводства в организации заключается в грамотной организации оформления и движения документов внутри предприятия. Именно эта инструкция прививает работникам чувство ответственности за документы компании, результатом которого является минимизация нарушений и слаженная работа подразделений.