Как настроить управление строительной фирмой
Организация строительного бизнеса достаточно сложна. Большой объем заказов, платежей, клиентов, расхода материалов и огромное количество связанных с этим документов. Расскажем, как организовать все правильно, так, чтобы упростить управление и не нарушить закон. В этом поможет решение для автоматизации, разработанное специально для строительной фирмы.
В чем особенности внедрения
Использование программ для автоматизации бизнес-процессов в строительных компаниях упрощает бумажную и организационную работу.
Такие продукты, как, например, конфигурация 1С для управления строительной фирмой в облаке, разрабатываются с учетом пожеланий руководства строительных фирм. Разработки затрагивают управление финансами, договорами и проектами.
Раньше приходилось собственноручно создавать организационные системы в компаниях или нанимать сторонних специалистов для внедрения. Сейчас удобнее использовать готовые решения, которые быстро вводятся в работу. Они предусматривают загрузку существующих баз клиентов и документации в один клик — предприниматель вводит данные и начинает работать.
На что обратить внимание перед началом работы
- Составьте техническое задание для предстоящего внедрения. Определитесь с направлением, функциями, проблемами компании. Поставьте цели внедрения. Тогда будут прозрачнее пути их достижения и критерии оценки результатов.
- Внимательно подойдите к организации процесса внедрения. Для этого назначьте ответственного человека за этот процесс. Обратитесь за помощью к партнерам 1С, если понимаете, что нужна техническая поддержка.
Программа 1С: Управление нашей строительной фирмой в облаке — отраслевая конфигурация с набором необходимых функций для организации деятельности в сфере строительства.
В программе можно:
-
планировать строительные работы и отслеживать их выполнение,
-
быстро формировать сметы, рабочие графики, сценарии строительства по шаблонам,
-
учитывать сырье, материалы, продажи, остатки,
-
рассчитывать стоимость строительства объектов,
-
проводить план-фактный анализ,
-
вести специализированный бухгалтерский и налоговый учет.
При этом автоматизация бизнес-процессов строительных работ в облаке не требует внушительных затрат. Решение подразумевает доступ к возможностям продукта через облачные технологии — весь функционал и данные программы размещаются на удаленных серверах в мощных защищенных дата-центрах, а предприятия пользуются ими в любое удобное время онлайн. Для бизнесменов-строителей, как правило, не проводящих много времени в офисе, это удобно. Они подключаются к конфигурации и оценивают состояние своей фирмы где и когда угодно. Облачные решения быстро внедряются и недорого стоят.
(Рейтинг:
0 ,
Голосов: 0 )
Поделитесь статьей в соцсетях
Загрузка….
Получайте свежие новости из мира бухгалтерии и финансов!
Подпишитесь на email рассылку
Читайте также
Все материалы
На очереди по изучению возможностей 1С:УНФ автоматизация строительного бизнеса. Пусть организация для этого примера будет строить дома для заказчиков, при этом использовать подрядчиков, а своих строителей иметь не будет. Особенности бизнеса в том, что нужно вести проект, следить за сроками и расходами на каждом этапе строительства. Разбираемся с этим примером вместе в инструкции ниже. Но вначале скажем, что у нас вы можете выгодно купить 1С УНФ.
УНФ. Настройки программы.
Добавим данные о компании, реквизиты, налогообложении и другие основные данные.
Если мы хотим вести учёт по приходу/расходу денег, то включаем Кассовый метод учета в настройках, метод учета будет использоваться вместе с более частым методом по отгрузке:
Для того чтобы планировать оплату по этапам строительства включим эту опцию в настройках, а заодно укажем, чтобы программа разносила и зачитывала оплату автоматически.
Для того чтобы использовать в УНФ наценку к стоимости стройматериалов и работ подрядчиков создадим динамическую розничную цену, которая будет обновляться автоматически от указанной вами оптовой цены.
Если оптовые цены уже есть, то можно сформировать розничные, с помощью специального инструмента «Формирование цен»
Создание или загрузка номенклатуры не очень сложная задача, поэтому в этой инструкции не будем ее рассматривать.
Поэтапная работа с заказом покупателя в УНФ
К менеджеру обращается клиент, запрос на строительство дома (в нашем примере небольшого). Менеджер на основании дизайн-проекта или или подробной сметы инженера создает заказ покупателя, в котором указывает все материалы и услуги, необходимые для постройки дома.
Здесь я указываю краткий список материалов и услуг — для примера, на самом деле можно создавать к ним спецификации и вносить их в заказ, а еще УНФ позволяет несколько заказов покупателя объединить в один проект. Это будет удобно для разделения заказов по этапам строительных работ и сокращения списка номенклатуры в каждом заказе покупателя.
Мы же рассмотрим простой пример, чтоб понять как работает функционал по автоматизации в УНФ с учетом этапов по строительству.
Итак, менеджер создал заказ со списком товаров и услуг.
Далее он планирует этапы выполнения работ и оплату этих этапов. По согласованию с покупателем это может быть например такая схема: предоплата 30%, после закладки фундамента 15%, после возведения стен 20% и остаток по завершению всех работ и сдаче клиенту.
Для отражения этих этапов в заказе менеджер на вкладке «Платежный календарь» переключает форму на список и заполняет строки с указанием запланированных дат сдачи работы и платежей
Как только мы все согласовали с покупателем, можно оформить, подписать договор и принять предоплату, указанные 30%. Поступление в кассу создаем из заказа покупателя:
Внутри заказа покупателя есть удобная функция — можно сразу посмотреть планируемую прибыльность по всем материалам и работам. Так менеджер и руководитель могут заранее спланировать доход и удерживать его, минимизирую затраты. Потом эту сумму можно сравнить с фактической и найти точки роста в следующих заказах. Калькуляция по заказу выглядит так:
Кроме калькуляции можно открыть отчёт по заказу. Здесь сразу всё видно, сколько осталось отгрузить, сколько оплачено и сколько материалов нужно обеспечить, то есть заказать под данный заказ:
Получив предоплату теперь можно сделать заказ поставщику, его также удобно вводить из заказа покупателя. Оставим в нём только стройматериалы и отправим поставщику.
Оформим приход и расход материалов в УНФ накладными.
Конечно, у вас могут быть разные поставщики и накладные или вы можете заказывать материалы к каждому этапу, я упрощаю и делаю сразу на все.
В поле склад можно сразу указать объект строительства, чтобы знать — материал находятся там, а не на нашем складе.
Как только материалы будут израсходованы оформляем это в программе.
В отчет по заказу теперь видим, что материалы заказаны и отгружены. Контролировать здесь всё достаточно просто, главное это вовремя вносить в программу документы
Материалы заказывали — тот же процесс с услугами подрядчиков. Здесь можно указать сразу все услуги, можно отдельно заказы делать под каждый этап. Чтобы в 1С УНФ заполнить цены используйте установку цен по виду и выбирайте оптовая (цена при этом должна быть указана в карточке)
Оформляем приходной накладной услуги подрядчиков
Как только на объекте начали вести работы указываем это в заказе покупателя. Состояния можно создать и менять их по этапам, так вы наглядно увидите какой проект на каком из этапов. Если у вас один или два проекта одновременно, то скорее всего вам это не нужно, вы и так помните и знаете что сейчас происходит
После того как фундамент заложен переходим на следующий этап. Оформляем актом сдачу работ по фундаменту и принимаем от клиента очередной платеж:
Заказ покупателя переводим на следующий этап.
В отчёте по заказу покупателя видим, что процесс строительства продвигается:
Да, и по оплате расчеты можно контролировать прямо в заказе на вкладке «Оплата»
Думаю, что поэтапная работа вполне понятный процесс. Сдаем этап актом, принимаем следующий платеж.
Пример акта. Сдаем кровельные работы на заключительном этапе.
Доходим до окончательного платежа. Сдаем объект и получаем оплату в УНФ.
Анализ выполненных работ, контроль доходов и расходов в 1С УНФ
В ходе работы менеджер уже сверялся с отчетом по заказу покупателя. После завершения строительства и взаиморасчетов он будет таким:
Контроль по оплате поставок для заказа можно проводить с помощью отчета «Поступление и оплата по заказам». Сейчас видно, что все материалы и работы получили, а вот за работы подрядчика пока не рассчитались.
Эту же информацию мы увидим открыв список приходных накладных. Отметка об оплате только на накладной за материалы:
Что касается доходов. Открываем нужный отчет, видим свой результат. Его можно сравнить с предварительной калькуляцией в заказе покупателя. Ведь часто случается, что изменяется цена или увеличивается время работы, все расходы менеджер мог оформлять через заказ поставщику и в итоге получить другие значения.
С помощью монитора руководителя можно получить общую картину бизнеса. Настроить вид, так как удобно вам, например в первую очередь контролировать задолженности клиентов и поставщиков
В данной инструкции не рассматриваются прием сотрудников, начисления зарплаты, ведь все работы выполнялись подрядчиками. А если бы в такой компании работал менеджер за процент, то взяв данные по прибыльности из отчета по каждому проекту можно быстро начислить ему нужную премию и указать это в программе. Если необходимо узнать больше по этой теме, то читайте другие наши инструкции.
Возникнут вопросы — обращайтесь к специалистам нашей компании.
Предлагаем вам купить УНФ в нашей компании. Мы обязательно вам поможем правильно настроить и использовать эту программу.
Читайте и другие наши статьи про УНФ, повышайте доход от автоматизации бизнеса.
Содержание:
Что такое система 1С: Управление нашей строительной фирмой
Процедура планов по строительству в системе программы 1С
Что такое система 1С: Управление нашей строительной фирмой
Деятельность строительных компаний сегодня облегчается с использованием специализированных информационных систем. Наша система базируется на конфигурации 1С:УНФ и дополнительной подсистеме для управления строительным производством. Эта система позволяет эффективно осуществлять основные процессы, связанные с строительством, включая:
1. Планирование строительных работ:
— Создание смет, начиная с нуля или на основе готовых данных.
— Формирование плана на выбранный период на основе смет.
— Импорт графика из Microsoft Project в систему 1С.
— Генерация диаграммы Ганта для визуализации плана.
— Создание ведомостей для детализации проектов.
— Заключение договоров с подрядчиками и заказчиками.
— Расчет общего бюджета строительного объекта с использованием разнообразных показателей.
— Управление графиками закупок строительных материалов.
— Распределение задач между работниками.
— Закупка, оплата и приемка строительных материалов.
2. Производство строительных работ:
— Отслеживание выполнения работ через форму КС-6а.
— Учет списания строительных материалов на производство.
— Расчет и начисление заработной платы сотрудникам.
— Приемка готовой работы от подрядчиков.
— Создание актов о завершении работ и их приемке в соответствии с формами КС-2 и КС-3.
3. Контроль и анализ:
— Мониторинг и анализ выполнения строительных задач.
— Отслеживание использования строительных материалов.
— Анализ эффективности рабочей силы.
— Контроль и анализ бюджета и расходов на проект.
— Анализ финансовых показателей проекта.
Процедура планов по строительству в системе программы 1С
Планирование строительных работ в значительной степени зависит от создания смет с использованием метода ресурсного расчета и предварительно установленных цен на ресурсы. Этот процесс осуществляется путем проведения обменных операций, связанных с получением необходимых данных в формате АРПС 1.10. В этом формате уже содержатся различные виды смет, которые играют ключевую роль в управлении строительным процессом. Давайте подробнее рассмотрим эту смету с примером на скриншоте:
Смета в формате АРПС 1.10 представляет собой важный инструмент для планирования и управления строительными работами. Вот некоторые из основных аспектов, которые она включает в себя:
1. Ресурсный расчет: Смета предоставляет детальное описание ресурсов, необходимых для выполнения строительных работ, включая материалы, труд и машинное оборудование. Ресурсы могут быть привязаны к конкретным задачам и этапам проекта.
2. Цены на ресурсы: В смете устанавливаются цены на каждый ресурс. Эти цены могут быть заранее определены или обновляться в соответствии с изменениями на рынке. Они играют важную роль в расчетах и бюджетировании.
3. Типы смет: В формате АРПС 1.10 существуют различные типы смет, которые соответствуют разным аспектам строительства. Это позволяет более детально управлять разными видами работ и ресурсами.
4. Руководство строительством: Созданная смета служит основой для руководства строительством. Она определяет не только стоимость работ, но и последовательность выполнения задач, участие ресурсов и сроки выполнения проекта.
5. Контроль и анализ: Смета также позволяет осуществлять контроль и анализ бюджета, затрат, использования ресурсов и эффективности выполнения строительных работ.
Использование сметы в формате АРПС 1.10 обеспечивает более точное и структурированное планирование строительных работ, что помогает фирме контролировать затраты и эффективно управлять проектами.
Через данные сметы создаются возможные вариации того, как будут выполняться строительные работы. Такие вариации, в общем, составляют плановый график в календаре строительства. В таком графике есть сведения по заданным срокам, наименования разновидностей работ, объёмы строительства, перечень по материалам и ресурсам.
Давайте посмотрим прмиемер такого планирования:
Следующим шагом, когда план с периодами его выполнения, был создан, система создаст ещё один график, который будет внутренним для строительной фирмы и отобразит все требуемые работы по строительству, как на скриншоте далее:
Для определения стоимости работ по всем видам строительных операций необходимо обратиться к документу «Условия договора с заказчиком», как указано ниже. В этом документе содержится информация о согласованных условиях и расценках, по которым строительная компания будет выполнять работы.
Следующим этапом, учитывая созданный календарный план, необходимо подготовить документ «Разделительная ведомость». Этот документ отвечает за следующие аспекты:
— Распределение работ между сторонними компаниями и самой фирмой.
— Распределение ресурсов и сотрудников между сторонними подрядчиками и фирмой.
— Распределение материалов между различными поставками.
Пример заполнения этого документа и сам документ можно просмотреть здесь: [вставьте ссылку на пример заполнения документа].
Как только работы и соответствующие им цены установлены, необходимо обязательно отразить эту информацию в документе «Условия по договору с подрядчиком». Этот документ содержит следующие сведения:
— Количество и характер работ, которые были определены.
— Окончательная стоимость всех работ по строительству.
— Точный срок, в течение которого работы будут выполнены.
— Детальный график, отображающий последовательность событий и движение внутри договора.
Для более подробного ознакомления с этими данными и самим документом с условиями, вы можете обратиться к системе 1С: Управление нашей строительной фирмой.
Для правильного определения фактических затрат и собственной стоимости стройки действительно необходимо создать бюджет для строительных работ и учесть все соответствующие показатели. Для этой цели в системе 1С: Управление нашей строительной фирмой могут использоваться следующие документы:
В следующем этапе планирования необходимо определить, сколько материалов требуется для конкретного заказа, и для этой цели используется специальный документ — «План потребностей в материалах». Пример этого документа приведен ниже:
Данный документ служит для определения количества и видов материалов, необходимых для успешного выполнения конкретного заказа или строительного проекта. Это важное средство для планирования закупок и обеспечения наличия необходимых ресурсов в нужное время.
Завершающим этапом в процессе планирования строительства является создание заказов для поставщиков, исходя из предварительно подготовленного «Плана потребностей в материалах»
Этот этап планирования выполнения строительных работ и его оформление в системе 1С: Управление нашей строительной фирмой завершен. В данной статье были рассмотрены особенности и возможности данной конфигурации, а также подробно описаны этапы отображения строительных работ в этой системе. В частности, был уделен внимание первому этапу — планированию строительных работ, приведены последовательные действия и документы, которые необходимо оформить.
Если у вас есть дополнительные вопросы или нужна дополнительная информация по данной теме, не стесняйтесь обращаться. Мы готовы помочь вам в любых вопросах, связанных с управлением строительными проектами и использованием системы 1С: Управление нашей строительной фирмой.
Теперь предлагаем изучить возможности 1С: Управление нашей фирмой (1С: УНФ) по автоматизации бизнеса по строительству домов. Предположим, компания без штатных строителей возводит здания для клиентов с привлечением подрядчиков. Нюансы бизнеса заключаются в ведении проекта, отслеживании сроков и издержек на каждой стадии выполнения работ.
Как настроить конфигурацию 1С: УНФ для строительной компании?
Требуется указать сведения об организации, реквизитах, налогообложении и прочую важную информацию («Наша фирма (Организация»)).
Если есть необходимость вести учет по приходу/расходу средств, необходимо включить «Кассовый метод учета» в настройках «Больше возможностей: настройка программы». Метод учета будет применяться с более распространенным методом по отгрузке.
Для планирования оплаты по этапам строительства домов включаем данную функцию в настройках. Также здесь нужно настроить разнесение и зачет оплаты программой в автоматическом режиме.
Для использования наценки к цене строительных материалов и работ подрядчиков указать динамическую розничную стоимость, обновляющуюся на автомате от обозначенной оптовой стоимости «Учетная цена (Вид цен (колонка прайс-листа)».
При наличии оптовых цен можно создать розничные посредством особого инструмента «Формирование цен».
Обработка в 1С: УНФ заказа клиента строительной компании по этапам.
При обращении клиента в организацию, необходимо сформировать заказ с учетом дизайн-проекта, либо детальной сметы инженера, с указанием всех стройматериалов и услуг, требуемых для выполнения заказа («Заказ покупателя»). К перечню материалов и услуг можно формировать спецификации для внесения в заказ. Также программа обеспечивает объединение нескольких заказов одного клиентов в единый проект «Заказы покупателей». Это позволит удобно разделять заказы по этапам строительства и сократить перечень номенклатуры в каждом заказе.
Затем необходимо расписать этапы строительства и рассчитать условия оплаты предоставляемых услуг (предоплата, постоплата).
Чтобы отразить данные этапы в заказе в разделе «Платежный календарь» переключить форму на список и внести информацию в поля, указывая примерные сроки сдачи проекта и оплаты.
Затем оформление, подписание договора и прием предварительной оплаты (если требуется). Поступление в кассу формируется из заказа клиента («Поступление в кассу»).
Внутри заказа клиента имеется полезная опция – возможность быстрого просмотра планируемой прибыли по всем стройматериалам и услугам. Таким образом можно заблаговременно распланировать выручку и сохранить ее, сводя к минимуму издержки. После этого данную сумму можно сопоставить с реальной и внести соответствующе корректировки в будущих заказах («Калькуляция»).
Помимо калькуляции, возможно открытие отчета по заказу. В «Анализе заказа покупателя» можно посмотреть всю актуальную информацию по отгрузке, оплате, наличию стройматериалов.
После получения предварительной оплаты можно сформировать заказ поставщику на основании заказа клиента. Оставив в нем лишь строительные материалы, отправить поставщику («Заказ поставщику»).
Следующий шаг – оформление прихода и расхода стройматериалов накладными.
В компании могут быть разные поставщики и накладные, либо закупщик приобретает материалы поэтапно.
В строку «Склад» можно сразу внести «Объект строительства» для понимания того, что стройматериалы хранятся там, а не на складе строительной компании («Приходная накладная»).
После израсходования стройматериалов указать это в 1С: УНФ («Расходная накладная»).
В отчете по заказу можно увидеть, что заказ и отгрузка стройматериалов уже произошли. Отслеживать в «Анализе заказа покупателя» все не так уж сложно, главное своевременно вносить в 1С документы.
Заказ услуг подрядчиков строительной организации в 1С: УНФ
Заказ услуг подрядчиков ничем не отличается от процесса заказа стройматериалов. В «Заказе поставщику» возможно указание сразу всех услуг, либо отдельно под конкретный этап. Для заполнения цен необходимо применять установку цен по виду и указывать«Оптовая» (стоимость в данном случае должна отображаться в карточке).
Далее – оформление приходной накладной услуг подрядчика («Приходная накладная»).
Как только на объекте начали выполнять работы, важно отражать это в заказе клиента. Возможны создание состояний и их замена по этапам. Это обеспечит наглядное отслеживание того, на какой стадии выполнения находится каждый из проектов. Если строительная компания работает над небольшим количеством проектов, вероятно, эта опция не потребуется, поскольку запутаться в таком малом количестве проектов довольно сложно.
После укладки основания здания начинается следующий этап – оформление актом сдачи работ по основанию и прием оплаты от заказчика («Поступление в кассу»).
«Заказ покупателя» нужно перевести на следующий этап.
В отчете по заказу клиента можно наблюдать, что процесс возведения здания идет полным ходом.
Контроль расчетов по оплате возможен непосредственно в заказе в разделе «Оплата».
В работе по этапам нет ничего сложного. Далее – сдача этапа актом и прием очередного платежа от клиента.
Заключительный шаг – сдача объекта и получение оплаты.
Оценка проведенных работ, отслеживание выручки и издержек
В процессе работы необходимо ориентироваться на отчет по заказу клиента.
Оплата поставок для заказа контролируется с использованием отчета «Поступление и оплата по заказам». Можно увидеть, что все стройматериалы и услуги были получены и происходила ли оплата за работы подрядчика.
Такие сведения видны после открытия перечня приходных накладных.
Если говорить о выручке, то открыв необходимый отчет, можно увидеть полученный результат. Возможно его сравнение с предварительным подсчетом в заказе клиента. Ведь изменение стоимости и увеличение продолжительности работы – нередкие явления. Все издержки можно оформлять через заказ поставщику и в результате получить иные значения («Доходы и расходы по статьям»).
В отчете «Монитор руководителя» можно посмотреть общую картину бизнеса. Настройка вида возможна любым удобным способом, можно, к примеру, прежде всего отслеживать долги клиентов и поставщиков.
1С:Управление нашей строительной фирмой
Комплексное решение для автоматизации управления ресурсами и финансами в небольших компаниях, осуществляющих различные виды строительной деятельности, в том числе малоэтажное строительство, ремонт, отделочные и монтажные работы.
-
Бюджет объекта строительства
-
Смета
-
Отчет сравнение сценариев
-
План потребностей в материалах
-
Объемно-календарный план-график
-
Динамика выполнения работ
-
Отчет Выполнение работ Заказчика
-
Диаграмма Ганта
«1С:Управление нашей строительной фирмой» поможет:
- Руководителю — планировать, управлять трудовыми ресурсами, осуществлять приемку и сдачу работ, план-фактный анализ результатов деятельности.
- Бригадиру — вести сметы, календарные план-графики работ, разделительные ведомости, учет выполненных работ и используемых ресурсов.
- Бухгалтеру — вести учет доходов и расходов, материалов, проводить банковские и кассовые операции, расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом, рассчитывать финансовый результат.
- Строительным рабочим — через мобильное приложение фиксировать выполнение работ.
Основные преимущества решения
«1С:Управление нашей строительной фирмой» — это смета, календарный план, план-фактный анализ выполнения работ, договоры, финансовый анализ, отчетность и многое другое в одной профессиональной программе:
-
Эффективное управление
Обеспечение руководителя и ответственных лиц необходимой информацией для принятия эффективных управленческих решений. Планирование, контроль и анализ на всех этапах деятельности строительной фирмы.
-
Комплексное планирование
Загрузка и ведение смет. Формирование календарных планов-графиков строительства. Планирование работ, потребностей в материалах и трудовых ресурсах. Расчет себестоимости. Разделительная ведомость.
-
Оперативная бизнес-аналитика
План-фактный анализ выполненных строительно-монтажных работ. Статистика по заказам и направлениям деятельности, аналитическая отчетность. Контроль себестоимости. Анализ финансового результата работы организации.
-
Финансы под контролем
Учет доходов и расходов. Договоры с заказчиками, подрядчиками и поставщиками. Бюджетирование по объектам строительства. Кадровый учет и расчет заработной платы. Полное соответствие законодательству, уплата налогов и сдача отчетности.
-
Ваших знаний достаточно
Автоматизировать бизнес можно поэтапно. Решение не перегружено излишней функциональностью, его можно легко настроить под особенности организации управления и учета вашей строительной фирмы. Не требуется знать бухгалтерский и налоговый учет.
-
Работа без ограничений
Работайте как угодно и где угодно – на компьютере в офисе, с ноутбуком или планшетом прямо на строительной площадке. Все ваши данные сохраняются и всегда доступны.
Решение «1С:Управление нашей строительной фирмой» разработано на основе типовой конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» с сохранением обширного базового функционала и использует все преимущества современной технологической платформы «1С:Предприятие».