Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
Организационные
документы реализуют нормы административного
и гражданского права, являются правовой
основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти
документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем
с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием
коллегиального органа и действуют до
утверждения новых. В случае реорганизации
деятельности учреждения разрабатываются
новые организационные документы.
УСТАВ – правовой
акт, определяющий статус, порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в соответствии с
законодательством РФ должно включать:
-
наименование
учреждения, организации, предприятия,
его вид; -
местонахождение
(почтовый адрес); -
предмет
и цель деятельности; -
порядок
образования имущества (или уставного
капитала, выпуска и распределения акций
и т.д.); -
порядок
распределения прибыли; -
порядок
образования учреждения (организации,
предприятия), -
порядок
управления и прекращения деятельности; -
органы
управления (внутренняя организационная
структура).
В зависимости от
вида организации (учреждения) в устав
могут быть добавлены другие сведения:
-
для
банков – перечень проводимых банком
операций и его функции; -
для
акционерных обществ – сведения о
категории выпускаемых акций, условия
их приобретения, размеры долей каждого
участника и др.
Текст устава может
содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный
капитал (уставной капитал).
3. Порядок
деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность,
распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение
деятельности.
УСТАВ оформляется
на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора
документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
дата; регистрационный номер, место
издания (город); гриф утверждения (если
предприятие частное, указывают, кем
зарегистрировано); текст; отметка о
наличии приложения; оттиск печати
организации и регистрирующего органа;
подпись.
Положения
– правовые акты, определяющие порядок
образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(службы коллегиального органа).
Положения могут
быть типовыми и индивидуальными. Типовые
разрабатываются для однотипных
организаций и используются при разработке
индивидуальных. Различаются положения
об организациях, о структурных
подразделениях, положения о коллегиальных
и совещательных органах, положения о
временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).
Структура текста
положения и его формуляр унифицированы
в УСОРД. Положения оформляют на общем
бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации, структурного
подразделения, вид документа, а также
дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, заголовок к тексту,
текст, подпись, гриф согласования или
визы согласования, оттиск печати в грифе
утверждения.
Текст положения
включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Руководство
6. Взаимоотношения
с другими подразделениями
7. Дополнения и
изменения.
Положения оформляется
на общем бланке подразделения, подписывают
должностные лица, являющиеся
непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного
подразделения или заместитель
руководителя), визирует юридическая
служба (юрист), утверждает руководитель.
Положение вступает в си-лу с момента
утверждения. Пример оформления положения.
Инструкция
– правовой акт, содержащий правила,
регулирующий организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их структурных подразделений, должностных
лиц).
Инструкции издаются
в целях разъяснения применения
законодательных актов, распорядительных
документов, по заполнению и ведению
документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).
Инструкция
оформляется на общем бланке организации
и должна содержать реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа;
дата; место издания; заголовок к тексту;
текст; подпись; гриф утверждения; гриф
согласования или виза согласования,
оттиск печати. Текст инструкции
разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими или римскими цифрами, а
количество разделов определяется
разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения,
которое ее разработало (если документ
оформлен на бланке структурного
подразделения) или заместителем
организации (в случае оформления
документа на общем бланке организации),
а утверждается руководителем организации
или специальным распорядительным
документом. Инструкции бывают, например,
должностные; по безопасности труда и
др. Должностные инструкции определяют
функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все
должности, предусмотренные штатным
расписанием.
Текст должностной
инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные
обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения
по должности
7. Дополнения и
изменения.
Штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы.
Форма
штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов:
наименование организации; наименование
вида документа; дата; место издания;
гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; оттиск печати; регистрационный
номер; заголовок к тексту. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается
перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов,
надбавок и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание визируют
главный бухгалтер, юрист, начальник
отдела кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации распорядительным документом,
печатью.
Структура и
штатная численность
– документ, который закрепляет
наименования всех структурных
подразделений, должностей и количество
штатных единиц каждой должности
организации (учреждения). Оформляется
на общем бланке предприятия с указанием
реквизитов: наименование организации,
наименование вида документа, дата, место
издания, заголовок к тексту, текст, гриф
утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы.
Документ визирует начальник отдела
кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации. Согласовывают его с главным
бухгалтером и юристом. Подпись руководителя
в грифе утверждения заверяется оттиском
печати.
Регламент
– документ, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа.
Регламент работы
коллегиального или совещательного
органа определяет: статус коллегиального
или совещательного органа; порядок
планирования работы; порядок подготовки
материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и
принятия решений на заседании; ведение
протокола заседания; оформление решений
коллегиального или совещательного
органа; порядок доведения решений до
исполнителей; материально-техническое
обеспечение заседаний.
Регламент оформляется
на общем бланке учреждения. Обязательные
реквизиты: наименование учреждения
(организации), вид документа, заголовок
к тексту (наименование коллегиального
или совещательного органа), наименование
вид документа, дата, место составления,
регистрационный номер, виза согласования,
гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе
подготовки на заседаниях коллегиального
органа и согласовываются с юридической
службой, подписываются руководителем
организации или руководителем
коллегиального органа, утверждаются
коллегиально.
Распорядительные
документы – постановления, решения,
приказы,
распоряжения и др.
Все распорядительные
документы должны строго соответствовать
положениям действующего законодательства.
Первая стадия
разработки проекта распорядительного
документа – определение круга вопросов,
которые предстоит в нем отразить. Прежде
всего изучают законодательные акты и
правительственные постановления, ранее
издававшиеся по данному вопросу
распорядительные документы. Затем
приступают к составлению его проекта.
Далее документ согласовывается и
подписывается. Постановления и решения
еще проходят стадию обсуждения.
Текст распорядительного
документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей – констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является введением
в существо рассматриваемого вопроса.
Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указывается вид акта, его автор, дата и
номер, полное название (заголовок), т.е.
приводятся все поисковые данные.
Констатирующая часть может и отсутствовать,
если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная
часть излагается в повелительной форме.
В зависимости от документа она начинается
словами: «постановляет»
(«постановил»)
– в постановлении; «решает»
(решил»)
– в решении; «предлагаю»
— в распоряжении; «приказываю»
— в приказе. Эти слова печатаются
прописными буквами или в разбивку т.е.
они зрительно выделяются и таким образом
отделяют констатирующую часть документа
от распорядительной. Располагаются эти
слова на отдельной строке прямо от полей
с двоеточием.
С
новой строки абзаца печатается текст
постановляющей части.
Распорядительная
часть может делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом
пункте указываются исполнитель
(организация, структурное подразделение,
конкретное должностное лицо, например,
в приказах), действие, которое поручается
выполнить, и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно
указывать и обобщенно, например: ректорам
вузов, директорам школ.
Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме –
«подготовить»,
«зачислить», «организовать», «обеспечить»,
«возложить», «разработать»
и т.д.
В
конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов,
утративших силу или подлежащих изменению
с изданием данного акта. Если
распорядительные документы имеют
приложения, указание на них дается в
соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного
документа должен иметь заголовок.
Подготовив текст
распорядительного документа, приступают
к его оформлению на бланке конкретного
вида документа. Подготовленные проекты
документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются
руководителем или его заместителем.
Постановления и решения имеют две
подписи – председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке.
Распорядительные документы вступают
в силу с момента их подписания или
доведения до сведения исполнителя.
(Приложения № 10, 11).
Решение
– это распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегией министерства или ведомства,
научным советом, советом директоров и
т.д.
Распоряжение
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем коллегиального органа
управления в пределах присвоенной
должностному лицу, государственному
органу компетенции. Распоряжения
являются делятся на 2 группы:
распоряжения общего, длительного
действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса. Распоряжения
издают министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов,
районов, администрации предприятий
(учреждений) в пределах прав, предоставленных
им законами Российской Федерации.
Подготовка и оформление распоряжения
аналогично остальным видам распорядительных
документов.
Указание
– распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и др. актов. Указание должно
иметь конкретных исполнителей и по
оформлению не отличается от приказа,
его распорядительная часть начинается
словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).
Приказ
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации, предприятия,
учреждения, действующим на основе
принципа единоначалия. Приказ издается
для решения основных задач, стоящих
перед данной организацией. Оформляется
приказ на бланке, где указаны наименование
организации, наименование вида документа
– ПРИКАЗ, место издания, регистрационный
номер, дата, заголовок к тексту, текст,
визы согласования, отметка об исполнении
документа, отметка об ознакомлении,
подпись.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.
Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы (ОРД) как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Основное назначение всех ОРД регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организации. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали — они содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
ОРД классифицируют на три группы:
- организационно-правовая документация: уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции;
- распорядительная документация: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания;
- информационно-справочная документация: протоколы, акты, докладные записки, служебные за писки, справки, заявления, отчеты, письма и т.п.
Организационно-правовые документы (организационные документы) определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.
Организационная деятельность предприятий выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов.
К организационным документам относятся:
- устав организации или положение об организации;
- положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
- регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления, руководства;
- штатное расписание;
- инструкции и правила по отдельным видам деятельности;
- должностные инструкции работников.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятий, организаций, фирм. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на то органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (советом директоров, собранием акционеров). Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием распорядительного документа (постановление, решение, приказ или распоряжение).
Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения, а не дата составления документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Текст организационно-правовых документов делится на разделы, пункты и подпункты.
Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми. Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации (предприятия, учреждения), регистрирующий ее деятельность.
Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.
Устав – это сложный и объемный документ. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.
Положение – правовой акт, определяющий статус, задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности органа власти, организации или структурного подразделения.
На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.
Положение утверждается государственным органом или уполномоченным лицом организации, и оформляется аналогично уставу.
Различают положения о структурных подразделениях и о коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание). Например: Положение о студенческом совете.
Положение о структурном подразделении, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. В нем раскрываются задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность, порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации. Например: Положение о бухгалтерии, Положение о библиотеке.
С Положением о структурном подразделении, в котором трудится работник, он должен быть ознакомлен под роспись при принятии на работу в такое структурное подразделение.
Регламент — совокупность правил, определяющих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций, а так же порядок проведения заседаний, собраний, конференций.
Регламент может устанавливать порядок деятельности руководящих лиц, совещательных или коллегиальных органов. В нем указывается статус органа, порядок планирования, подготовки материалов для рассмотрения, порядок их рассмотрения и принятия решения, ведения протокола, оформления решений, доведения решений до исполнителей, а также материальное обеспечение. Например: Регламент о проведении соревнований, Регламент о предоставлении информации, Регламент работы комиссии.
Штатное расписание — правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме Т-3.
Инструкция – нормативный правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные, технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности организации, ее структурных подразделений, служб, должностных лиц.
Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна иметь следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа (инструкция); дату; номер; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; печать (при необходимости); визы согласования.
Инструкция утверждается распорядительным актом (приказом) или непосредственно руководителем. При утверждении инструкции приказом, в нем устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
В действие инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.
Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, обеспечение условий его эффективной работы в конкретной организации.
Должностные инструкции разрабатываются руководителем подразделения для своих непосредственных подчиненных, Как правило, должностные инструкции согласовываются с юридическим отделом, могут согласовываться с профсоюзным комитетом работников предприятия. После согласования должностная инструкция утверждается руководителем организации.
Ни одна организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов.
В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.
Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Формуляр-образец Устава состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12,14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).
Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими.
Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.
Все инструкции подразделяются на две основные группы:
* инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
* должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.
При разработке должностных инструкций следует опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 31.10.2002 г. № 787.
Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа
Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее.
В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
Интересно
В разделе «Функции» целесообразно строго определить функции или их элементы для каждого работника аппарата управления. Функции должностного лица следует устанавливать на основе соответствующего распределения всего комплекса работ аппарата управления. При этом важно избегать параллелизма и дублирования.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.
Раздел «Ответственность» конкретно указывает меру ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей. Например: «Главный инженер несет ответственность за: ……»
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом.
Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителями организации или с помощью распорядительного акта (приказа, распоряжения).
Изменения в инструкцию можно внести только посредством приказа или другого распорядительного акта. При внесении изменений работника уведомляют об этом под роспись.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д.
Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположением реквизитов, т.к. «зона адресата» – правый верхний угол – будет отведена для реквизита «Гриф утверждения».
К должностным инструкциям предъявляются повышенные требования к составу реквизитов и содержанию. Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25.
(Чайсова Л.А. Документационное обеспечение управления, ИП Якунин А.В.)
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.
Признаки ЛНА
Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП.
Основные признаки ЛНА:
|
Признак |
Описание признака |
|
Утверждение в особом порядке |
Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом. |
|
Подзаконность |
ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата. |
|
Многократное применение |
Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса. |
|
Субъектность и территориальность |
Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом. |
|
Общность для всех |
ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании. |
Обязательные акты
Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:
-
Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора.
-
Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации.
-
График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска.
-
Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ.
-
Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений.
-
Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ.
-
Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте.
-
Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации.
Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?
Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:
-
штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.
Необязательные акты
Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:
-
акты о повышении квалификации сотрудников;
-
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
-
акты о дисциплинарной ответственности работников;
-
положение о прохождении персоналом медосмотра.
Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной.
Как оформить ЛНА?
Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:
|
Этап |
Описание этапа |
|
Утверждение специалиста для разработки ЛНА |
Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации. |
|
Подготовка ЛНА |
В документе указывается следующая информация:
|
|
Согласование документа |
Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания. |
|
Утверждение акта руководителем |
На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа. |
|
Ознакомление работников |
Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта. |
|
Передача на хранение |
ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника. |
Выводы
-
ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.
-
ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.
-
Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.
12 марта 2024
84336
Специальное предложение для вас – сервисы для бизнеса за 0 рублей
Организационные
документы: устав, должностная инструкция,
положение, штатное расписание
Деятельность
учреждений фиксируется в разных видах
документов. Согласно действующему
законодательству организации, учреждения
и частные предприятия издают уставы,
положения, инструкции, штатное расписание.
Все эти виды составляют группу
организационных документов.
Организационные
документы — комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру,
задачи, функции предприятия, организацию
его работы, права, обязанности и
ответственность руководства и специалистов
предприятия.
Устав —
свод правил, регулирующих деятельность
организаций, их взаимоотношения с
другими организациями и гражданами,
права и обязанности в сфере государственной
или хозяйственной деятельности. Устав
— сложный документ, структура и содержание
которого определяются самими
разработчиками. Сам текст устава
предприятия можно с известной долей
условности разделить на шесть разделов.
Основные
разделы текста устава:
общие положения; организационное
единство; регламент деятельности;
финансово — материальная база; отчетная
и ревизионная деятельность; порядок
ликвидации и ответственность по делам
организации.
Общие уставы
утверждаются высшими органами
государственной власти. Уставы
общественных организаций принимают и
утверждают съезды этих организаций.
Уставы государственных предприятий
утверждаются вышестоящими органами.
Основные
реквизиты, входящие в формуляр устава:
наименование министерства или ведомства;
название организации; название вида
документа; дата, номер; место издания;
гриф утверждения; текст; подпись
руководителя.
В комплексе
организационных документов коммерческих
предприятий особое место занимают
должностные
инструкции.
Должностная инструкция — организационный
документ длительного или постоянного
срока действия, в котором определены
научно — технические, финансовые стороны
деятельности должностных лиц.
На основании
должностной инструкции разрабатывается
трудовой контракт с работником. Трудовой
контракт и должностная инструкция
используются при разрешении конфликтных
ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается
начальником структурного подразделения,
согласовывается с юристом и утверждается
директором предприятия.
Основные
разделы текста должностной инструкции:
общие положения; должностные обязанности;
права; ответственность.
В первом
разделе указываются область деятельности
специалиста; порядок его назначения на
должность и освобождения от должности;
квалификационные требования; подчиненность
специалиста; нормативные документы. Во
втором разделе перечисляются конкретные
виды работ, выполняемые специалистом.
В третьем разделе устанавливаются
права, необходимые специалисту для
выполнения возложенных на него
обязанностей. В четвертом разделе
указывается, за что конкретно несет
ответственность специалист.
Реквизиты
формуляра должностной инструкции:
наименование министерства или ведомства;
наименование организации; наименование
вида документа; дата, номер; место
издания; заголовок в именительном
падеже; гриф утверждения; текст; подпись
автора; визы.
Деятельность
каждого учреждения, организации или
предприятия определяется положением
о нем. Положение – это правовой акт,
определяющий порядок образования,
задачи, обязанности, права, ответственность
и организацию работы предприятия в
целом или его структурных подразделений.
Положения бывают индивидуальные и
типовые. Индивидуальные – это положения
о всех отделах, цехах, управленческих
подразделениях, включенных в схему
организационной структуры управления
предприятием. Типовые – это положения
о цехах основного производства,
структурных подразделениях.
Положения
разрабатываются по указанию руководителей
предприятия, по инициативе руководителей
структурных подразделений. Исполнитель
составляет проект положения. Положение
подписывают руководитель структурного
подразделения (деятельность которого
регламентируется), вышестоящий
руководитель, которому подчиняется
данное подразделение, и разработчик.
Проект
положения согласовывается с юридическим
отделом. Если проект вызывает возражения,
замечания, они излагаются на втором
экземпляре или на отдельном листе,
приложенном ко второму экземпляру
проекта. Проект положения представляется
на утверждение руководителю предприятия.
Положение об организации утверждается
распорядительным документом вышестоящей
организации. Датой положения является
дата утверждения документа, если в
тексте не указана другая дата.
Положение
является сложным документом. Структура
и содержание положения, как правило,
определяются учреждением — разработчиком.
Основные
разделы текста положения:
общие положения; основные задачи;
функции; права; организация работы.
Формуляр
— образец положения состоит из реквизитов:
наименование
ведомства,
название
организации,
наименование
структурного подразделения,
гриф
утверждения,
наименование
вида документа — положение,
дата,
номер,
место
издания (город),
заголовок,
текст,
подписи,
гриф
согласования,
визы.
Штатное
расписание —
один из основных видов организационных
документов. Штатное расписание — документ,
закрепляющий должностной и численный
состав предприятия с указанием фонда
заработной платы. Штатное расписание
оформляется на бланке предприятия,
указываются перечень должностей,
сведения о количестве штатных единиц,
должностных окладов, надбавках и месячном
фонде заработной платы.
Подписывается
штатное расписание заместителем
руководителя предприятия, согласовывается
с главным бухгалтером, утверждается
руководителем предприятия. Изменения
в штатное расписание вносятся приказом
руководителя организации.
В соответствии
с уставом предприятия разрабатывается
его структура и определяется штатная
численность, что закрепляется в
соответствующем документе. Структура
и штатная численность — организационный
документ, в котором указываются все
структурные подразделения предприятия,
вводимые на предприятии должности и
количество штатных единиц по каждой из
должностей. Данный документ составляется
на бланке предприятия, подписывается
заместителем руководителя предприятия,
согласовывается с главным бухгалтером,
утверждается руководителем предприятия.
Изменения в «структуру и штатную
численность» вносятся приказом
руководителя предприятия.
Правила
внутреннего трудового распорядка —
организационный документ, в котором
отражаются следующие вопросы:
организация работы предприятия; взаимные
обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков; командирование
сотрудников; внутриобъектный режим.
Правила
составляются на бланке предприятия,
согласовываются путем обсуждения на
собрании работников предприятия,
визируются юристом и утверждаются
руководителем предприятия.
Экспертиза
ценности документов
Порядок
проведения экспертизы ценности документов
Экспертизой
в делопроизводстве называется изучение
документов на основе принципов и
критериев из ценности в целях определения
средств хранения и отбора части из них
для длительного хранения.
ЭЦД
приводятся в соответствие с нормативными
литературными документами, утвержденными
президентом, Правительством и
Государственной архивной службой
России. Состав документов, подлежащих
постоянному хранению, а также длительность
хранения остальных документов определяется
Типовыми перечнями документов с указанием
сроков их хранения, составляемыми и
утверждаемыми архивной службой
минимальные сроки хранения, указанные
в этих перечнях, носят нормативный
характер и не должны быть нарушены.
В
целях расширения состава документов и
увеличения сроков хранения некоторых
категорий на основе Типового перечня
могут создавать ведомственные (отраслевые)
перечни, имеющие нормативный характер
для организаций данной отрасли после
их утверждения совместно с архивной
службой.
Экспертиза
ценности проводится обязательно в
следующих случаях: при
составлении номенклатуры дел; при
формировании дел и проверке правильности
отнесения документов к делам; при
подготовке дел к последующему хранению
в архиве; в процессе подготовки вдел к
передаче из организации на хранение в
государственный архив.
Для
проведения ЭЦД, а также рассмотрения
нормативно-методических документов
его работе службы делопроизводства и
архива во всех организациях создаются
постоянно действующие экспертные
комиссии (ЭК). В ведомствах создаются
центральные экспертные комиссии (ЦЭК),
основные задачи которых дополняются
рассмотрением и согласованием результатов
работы экспертной комиссии подведомственных
организаций. Основанием для работы ЭК
и ЦЭК являются типовое положение,
утвержденное государственной архивной
службой России.
Экспертная
комиссия является совещательным органом,
ее решения вступают в силу после их
утверждения руководителем организации
или его заместителем. Секретарем
экспертной комиссии назначается, как
правило, секретарь организации или
сотрудник делопроизводственной службы.
Заседания комиссии проводятся не реже
двух раз в год и оформляются протоколами.
ЭЦД
проводится на основе перечней документов
с указанием сроков хранения с полистным
рассмотрением дел постоянного хранения
и дел с отметкой в перечне «ЭПК»
(экспертно-проверочная комиссия архивного
органа) для дел временного хранения.
При
проведении экспертизы ценности документов
в структурных подразделениях осуществляется
отбор дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в
архив; отбор дел с временными сроками
хранения, подлежащих хранению в
структурных подразделениях; выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли. При
этом одновременно проверяются качество
и полнота номенклатуры дел организации,
правильность определения сроков хранения
дел.
Отбор
документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения проводится путем
полистного просмотра дел. Не допускается
отбор документов для хранения и
уничтожения только на основании
заголовков дел.
Дела
с отметкой «ЭПК» подвергаются
полистному просмотру с целью определения
и выделения из их состава документов,
подлежащих постоянному хранению.
Дела
с отметкой «ЭПК», содержащие
документы постоянного хранения, подлежат
переформированию. Выделенные из их
состава документы постоянного хранения
присоединяются к однородным делам или
оформляются в самостоятельные дела.
Сроки
хранения дел, содержащих оставшиеся
документы временного хранения,
определяются по перечню документов с
указанием сроков их хранения или по
номенклатуре дел организации.
Подшивка
вновь сформированных дел производится
только после завершения экспертизы
ценности документов.
Архив
проводит экспертизу ценности документов
при отборе их на постоянное хранение
под методическим руководством
соответствующего государственного или
муниципального архива.
Подготовка
электронных документов к передаче в
архив организации состоит из следующих
этапов:
проверка физического состояния машинных
носителей, предназначенных для передачи
в архив; запись ЭД на машинные носители;
проверка качества записи; описание ЭД;
проставление архивных шифров на единицах
хранения (на футлярах) в соответствии
с архивной описью (описями) электронных
документов постоянного хранения и по
личному составу; подготовка комплекта
сопроводительной документации.
Сопроводительная
документация ЭД должна быть достаточной
для обеспечения их сохранности и
использования. В ней отражается следующая
информация: название документа, дата
его создания, характеристика содержания
(аннотация), электронный формат, физическая
и логическая структура (для БД, сайтов
и т.п.), объем документа (для БД также —
количество записей).
Организация
проведения экспертизы ценности документов
Экспертиза
ценности документов в организации
проводится:
-
в
делопроизводстве — при составлении
номенклатур дел, в процессе формирования
дел и при подготовке дел к передаче в
архив; -
в
архиве — в процессе подготовки к передаче
дел на постоянное хранение.
ЦЭК
(ЭК) создается приказом руководителя
организации из числа наиболее
квалифицированных работников в количестве
не менее трех человек. В состав ЭК
организации в обязательном порядке
включается руководитель архива или
лицо, ответственное за архив.
В
состав ЦЭК целесообразно включить
представителя архивного учреждения,
для которого данная организация является
источником комплектования.
Председателем
ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих
работников организации, курирующий
вопросы делопроизводства и архива.
По
результатам ЭЦД составляется описи для
постоянного и долговременного хранения,
в т.ч. по личному составу и акты о выделении
к уничтожению документов, не подлежащих
хранению по единым, регламентированным
Государственной архивной службой
формам.
Протоколы
экспертной комиссии об одобрении описей
на дела постоянного хранения и по личному
составу, об изменении типовых сроков
хранения документов, об установлении
сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями,
акты о выделении документов к уничтожению.
Номенклатуры дел утверждаются
руководителем организации только после
их согласования с соответствующим
органом Государственной архивной
службы.
Организации,
в процессе деятельности которых не
создаются документы, подлежащие передаче
на государственное хранение, составляют
акты о выделении к уничтожению документов
и уничтожают документы, включенные в
эти акты, по истечении сроков их хранения
только после составления годовых
разделов описей дел по личному составу
за соответствующий период и их утверждения
руководителем организации.
Дела
и документы, предназначенные для
уничтожения сдаются в конторы вторсырья,
дата сдачи документов, их вес и номер
приема сдаточной накладной указываются
в акте о выделении документов к
уничтожению. Акты подшиваются в дело
после внесения изменений в учетные
документы делопроизводной службы и
ведомственного архива.
Подшивка
вновь оформленных в процессе проведения
экспертизы дел производится только
после ее полного завершения.
Решения
экспертной комиссии и требования о
необходимости переформирования дел,
розыске недостающих дел и документов
доводятся до сотрудников, как правило,
в форме приказов или указаний руководителя
организации.
Цели и
задачи
Совершенствование
форм и методов работы с документами;
Внедрение
единого порядка работы с документами
(их подготовка и обработка);
Контроль
исполнения и подготовки документов к
передаче в государственный архив в
соответствии с действующими нормативами;
Сокращение
документооборота, количества форм
документов;
Разработка
и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию ДОУ
организации;
Участие в
разработке и внедрении прогрессивных
технологий ДОУ на базе применения
вычислительной и организационной
техники, персональных компьютеров.
Основными
задачами
являются: организация и проведение
экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении
номенклатуры
Экспертиза
ценности документов — это изучение
документов на основании критериев их
ценности в целях
определения сроков хранения документов