Являются ли должностные инструкции локальными нормативными актами

Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Должностные обязанности водителя
(КонсультантПлюс, 2025)Согласно должностной инструкции водителя автомобиля (бензовоз)… с которой Б. ознакомлен… работник должен знать и руководствоваться в своей работе в том числе… приказами и распоряжениями генерального директора Общества, его заместителя… начальника автоколонны, настоящей должностной инструкцией, локальными нормативными документами Общества и Компании, введенными в действие в Обществе и регулирующими сферу деятельности автоколонны, организационно-распорядительными и локальными нормативными документами Компании и Общества в области транспортной безопасности.

Должностная инструкция работника может являться как локальным нормативным актом организации, так и актом индивидуального применения. К локальным нормативным актам относятся акты, принимаемые в отношении неопределенного круга лиц и содержащие нормы (правила) поведения, чаще всего рассчитанные на неоднократное применение: положения, инструкции по охране труда и технике безопасности, правила (внутреннего трудового распорядка) и другие. Если же акт принимается в отношении индивидуально определенного круга лиц, то такой акт нельзя считать нормативным. Такие акты направлены на применение уже установленных норм и правил. К ним относятся приказы, графики, планы работ и мероприятий, прочие аналогичные акты.

Если должностная инструкция принимается работодателем в отношении конкретного работника, то она будет считаться документом индивидуального характера. Если же данный документ устанавливает правила, единые для всех работников, замещающих одинаковые должности, то это будет локальный нормативный акт.

Напомним, что при принятии локальных нормативных актов, затрагивающих права работников образовательной организации, в порядке и в случаях, которые предусмотрены трудовым законодательством, учитывается мнение представительных органов работников (при наличии таких представительных органов) (часть 3 статьи 30 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации»). Порядок учета мнения данных представительных органов установлен статьей 372 Трудового кодекса Российской Федерации.

Должностные инструкции формально необязательны. Но лучше их составить, поскольку в них есть много важных сведений об обязанностях и ответственности работника. Мы собрали в статье самые востребованные образцы должностных инструкций и заодно рассказали о некоторых нюансах.

Нужна ли должностная инструкция

ТК РФ не обязывает работодателя составлять должностную инструкцию. Однако это важный документ, который определяет трудовые функции работника, его должностные обязанности, пределы ответственности, а также квалификационные требования к должности.

Должностная инструкция: необязательна, но полезна

Как оформить должностную инструкцию

Оформляют должностную инструкцию, как правило, двумя способами. Это может быть отдельный документ либо дополнение к трудовому договору (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Как отдельный документ

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. С локальными нормативными актами сотрудников нужно ознакомить. Нужно учитывать, что отказ работника подписать инструкцию правомерен.

Если работник ознакомлен с должностной инструкцией, то ее нарушение можно расценивать как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. На практике могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации.

Пример

Работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику незаконно. Суд пояснил, что работодатель не ознакомил работника под подпись с локальным нормативным актом. Поэтому последний не должен нести ответственность за неисполнение норм, установленных этим актом (Определение Московского областного суда от 23.09.2010 по делу № 33-18255).

Как принять на работу

Как приложение к трудовому договору

Если должностная инструкция – это приложение к трудовому договору, ее составляют в двух экземплярах. Трудовой договор и должностную инструкцию оформляют единым документом. Все листы нумеруют, прошивают и скрепляют печатью и подписью должностного лица. Эта процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.

Как принять на работу

Какими документами руководствоваться при составлении должностной инструкции

Должностную инструкцию разрабатывают на основе квалификационных характеристик из квалификационных справочников. Также при составлении должностных инструкций можно использовать профстандарты.

Вам поможет справочная информация:

Формы должностных инструкций

Собрали разные образцы должностных инструкций в удобную таблицу:

Как ни странно, но в Трудовом кодексе о должностных инструкциях ничего не сказано. Поэтому можно сделать вывод об отсутствии прямого правового регулирования. Тогда закономерно возникает вопрос: зачем вообще нужна должностная инструкция, если есть трудовой договор и штатное расписание? Поэтому обо всем по порядку.

Организационно-распорядительный документ

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (локальный нормативный акт), который содержит конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом:

а) особенностей организации производства;

б) особенностей труда и управления;

в) особенностей прав и ответственности работника.

Такое определение должностной инструкции дали специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1. Она может быть приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Должностная инструкция – не формальность, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

По общему правилу трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. В свою очередь трудовой договор нацелен на установление и оформление юридической связи между работником и работодателем. Трудовая функция работника в нем только называется, а конкретизируется в вышеуказанных документах. Чтобы избежать спорных ситуаций с персоналом, желательно в тексте трудового договора сделать ссылку на должностную инструкцию по конкретной должности. Работодатель вправе сам решить: указать в трудовом договоре только название должности либо должность и перечень соответствующих должностных обязанностей.

Таким образом, должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:

– правильному подбору и расстановке кадров;

– повышению деловой квалификации персонала;

– рациональному разделению труда;

– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;

– установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных инструкций определяется в процессе аттестации специально создаваемой в организации комиссией.

В письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 обобщены негативные последствия для работодателя отсутствия разработанных и утвержденных должностных инструкций. Так, в отдельных случаях это препятствует работодателю:

– обоснованно отказать в приеме на работу (т. к. именно в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);

– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

– распределить трудовые функции между работниками;

– временно перевести работника на другую работу;

– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностных инструкций не нарушает трудовое законодательство и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений. Однако следует учитывать, что для некоторых сфер деятельности законом может быть прямо предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций (государственная служба, бюджетные учреждения, унитарные предприятия и др.). Так, в пункте 7 статьи 20 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» сказано, что права и обязанности административно-хозяйственного, инженерно-технического, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала высшего учебного заведения определяются, помимо прочего, должностными инструкциями.

Таким образом, трудовая инспекция при проверке организации вправе затребовать должностные инструкции в двух случаях:

1) если их наличие прямо предусмотрено в законе;

2) если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами организации.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений (необоснованный отказ в приеме на работу, необъективная оценка трудовых показателей, затруднительность принятия кадровых решений и др.).

Как именно будет называться должностная инструкция (как документ), принципиального значения не имеет. Такой вывод можно сделать из письма Роструда от 24 ноября 2008 г. № 6234-ТЗ. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), типовые (примерные) должностные инструкции необходимо хранить постоянно (по месту разработки и утверждения) и три года после замены новыми (в прочих организациях). В свою очередь индивидуальные (персональные) должностные инструкции хранятся в личных делах в течение 75 лет.
Разработка инструкции

Порядок разработки должностной инструкции законом не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»).

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Такое требование содержится в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

Содержание должностной инструкции разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, которые можно найти в квалификационных справочниках. В качестве примера можно привести Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) (далее – Справочник должностей) и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (раздел «Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства») (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30).

По мере развития новых направлений в бизнесе рынок трудовых ресурсов соответствующим образом отвечает предложением специалистов нужного профиля. Поэтому  Справочник должностей время от времени дополняется новыми должностями. Так, за последние годы появились квалификационные характеристики для следующих должностей: крупье, корпоративный секретарь акционерного общества, директор по связям с инвесторами, менеджер по связям с инвесторами, начальник отдела по связям с инвесторами, аналитик, инспектор фонда (работа с информационными массивами), специалист по связям с инвесторами, эксперт дорожного хозяйства и др.

Наиболее полный перечень наименований профессий рабочих и должностей служащих (вплоть до самых редких и экзотических) можно найти в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367).

Все должности в Справочнике должностей сгруппированы по видам экономической деятельности. Документ состоит из двух разделов. В первом содержатся общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников различного профиля по трем категориям – руководители, специалисты и служащие (технический персонал). Во втором разделе приведены квалификационные характеристики должностей научных работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, проектных и изыскательских организациях, редакционно-издательских подразделениях.

Постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 утвержден порядок применения Справочника должностей. В пункте 2 разъяснено: относить должность к соответствующей категории следует в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника. Характер работы может быть организационно-административным, аналитико-конструктивным, информационно-техническим.

Структуру должностной инструкции можно составить по аналогии со Справочником должностей:

1-й раздел – «Общие положения»;

2-й раздел – «Требования к квалификации»;

3-й раздел – «Должен знать»;

4-й раздел – «Должностные обязанности»;

5-й раздел – «Права»;

6-й раздел – «Ответственность».

В раздел «Должностные обязанности» следует включить перечень основных функций, которые могут быть поручены (полностью или частично) работнику, занимающему данную должность. В раздел «Должен знать» – основные требования в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень необходимой профессиональной подготовки и требуемый стаж работы. Его желательно разработать с учетом Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».

Имейте в виду: указанный Справочник должностей – своего рода ориентир для работодателя. Документ разработан Институтом труда, утвержден Минтрудом России и носит рекомендательный характер для любых предприятий, учреждений и организаций. Поэтому круг обязанностей работника может быть расширен по сравнению с перечнем, установленным соответствующими квалификационными характеристиками по справочнику для конкретной должности. Таким образом, Справочник должностей не является тем документом, который может подтвердить либо опровергнуть факт вхождения конкретной обязанности в круг служебных (трудовых) обязанностей работника. На то есть должностная инструкция и другие документы (например, доверенность). Эту позицию подтверждает судебная практика (к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 ноября 2007 г. по делу № А56-33366/2006).

Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за нарушение (отход) работодателем требований к квалификации, предусмотренных Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция составляется, как правило, в двух экземплярах. Работник должен своей подписью подтвердить, что ознакомлен с документом. Один экземпляр по просьбе работника может быть ему вручен. В письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 специалисты Роструда настоятельно рекомендуют разрабатывать должностные инструкции «по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании».
«Обязан уволиться. Я ухожу…»

Закон не предъявляет строгих требований к содержанию должностных инструкций, поэтому свобода творчества работодателей по их составлению порой не знает границ. Известны случаи, когда в инструкцию включают положения об обязанности (!) работника уволиться по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию. Роструд в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» изложил свою позицию по данному вопросу.

Специалисты Роструда разъяснили: положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не может включаться в  должностную инструкцию, так как не относится к трудовой функции работника. Порядок и условия расторжения трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) определяет статья 80 Трудового кодекса.

Более того: включение вышеприведенных положений в должностную инструкцию может повлечь для работодателя проблемы с законом. Так, при наличии подобной должностной инструкции работнику в суде будет легче доказать, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию. В любом случае это обстоятельство суд проверит. При этом бремя доказывания лежит на работнике. Позиция работника сильнее еще и потому, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется пунктом 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Согласно ему, расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае, когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением. Поэтому грамотное и ответственное отношение работодателя к разработке должностных инструкций позволит избежать больших сложностей в будущем.

Новые обязанности

При необходимости должностные инструкции следует изменять и дополнять. Это может потребоваться, например, в случае распределения должностных обязанностей между несколькими сотрудниками, а также в результате усовершенствования организации труда, внедрения технических средств, увеличения объема выполняемых работ и т. п. Так, работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, но родственных по содержанию работ и аналогичных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. Иначе необходимо истребовать письменное согласие работника и, как минимум, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Согласно части 2 статьи 74 Трудового кодекса, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (если иное не предусмотрено кодексом). Только после получения письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в должностную инструкцию можно вносить изменения (дополнения).

В письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6 специалисты Роструда дают следующие рекомендации: если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить должностную инструкцию в новой редакции и под роспись ознакомить с ней работника (второй экземпляр по просьбе работника можно вручить ему).

Должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:

– правильному подбору и расстановке кадров;

– повышению деловой квалификации персонала;

– рациональному разделению труда;

– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;

– установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.

Несмотря на то что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о должностной инструкции, она является важным документом и содержит не только сведения о трудовой функции работника, но и круг должностных обязанностей, пределы ответственности,  квалификационные требования к занимаемой должности. Наличие должностной инструкции в интересах как работника, так и работодателя.

В. Бельковец,
редактор-эксперт

Материал предоставлен редакцией журнала «Практическая бухгалтерия»

Локальный нормативный акт — это документ, который работодатель разрабатывает самостоятельно. Он регламентирует трудовые отношения внутри организации. Рассказываем, какие ЛНА обязательны, а какие организация утверждает по желанию.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Что такое локальный нормативный акт

Законодательное определение локального нормативного акта содержится в ст. 8 ТК РФ. Это документ, который организация в пределах своей компетенции разрабатывает и утверждает на предприятии. ЛНА регламентирует трудовые отношения.

Их применяют не разово, в отличие от приказа или распоряжения, а на постоянной основе, до их отмены или утверждения новых. Документ регламентирует деятельность не одного работника, а всего коллектива или подразделения. Не относится к локальному акту трудовой договор, приказ, распоряжение, коллективный договор и пр. Не относится к ЛНА документ, который издан для решения разовой задачи.

ЛНА — это подзаконный акт. Он уточняет и конкретизирует для специфики деятельности конкретной организации положения законов РФ. Документ автоматизирует бюрократические процедуры и унифицирует их, собирая в один локальный акт. ЛНА призван упорядочить работу сотрудников и закрепить важные для производства правила. Документ действует только внутри организации или одного подразделения в рамках организации.

Например, работодатель вправе установить в Правилах внутреннего трудового распорядка дополнительный отпуск для сотрудников или увеличить его продолжительность. Лишить работников такого отпуска или сделать его короче нельзя — такие положения недействительны. Документ либо повторяет положения закона, либо расширяет их в пользу работников.

После введения в действия ЛНА необходимо ознакомить с ним работников, на которых он распространяет действие, под подпись. Если акт издан для конкретного подразделения, то работников всей организации с документом знакомить не нужно, достаточно работников подразделения.

Утверждать обязательные акты необходимо всем работодателям, за исключением микропредприятий в соответствии с гл. 48.1 ТК РФ.

Единого перечня локальных нормативных актов, которые обязательны для организаций, законом не установлено. Они поименованы в статьях ТК РФ, подзаконных актах.

Какие локальные акты обязательно должны быть в организации

Надзорные органы при проверках вправе запросить локальные нормативные акты, которые обязательны для применения всеми работодателями. При запросе проверяющим необходимо обосновать правомерность требования, указав ссылку на закон, в котором установлено наличие истребуемого документа.

В конкретных статьях ТК РФ и подзаконных актах поименованы обязательные ЛНА:

Это общий перечень, который необходимо иметь работодателю. Он распространяется на юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.

Какие локальные акты необязательны

Иные локальные нормативные акты работодатель разрабатывает и утверждает в зависимости от специфики производственной деятельности. Законодатель не ограничивает организации в критериях закрепления правил в ЛНА. Основное правило — соответствие действующему законодательству.

Примеры необязательных локальных актов о:

• повышении квалификации персонала;
• командировках;
• прохождении медосмотра;
• получении разрешительных документов для работ;
• отпусках;
• конкурсе на замещение вакантных руководящих должностей;
• наставничестве;
• порядке прохождения испытательного срока;
• организации стажировок;
• согласовании договоров и пр.

Крупные организации вправе утверждать кодексы, которые действуют в рамках предприятия. Кодексы являются необязательным локальным нормативным актом. Они регламентируют:

• деловую этику;
• дресс-код;
• общие правила взаимодействия сотрудников внутри предприятия;
• правила взаимодействия с клиентами;
• устанавливают корпоративные символы и пр.

Если у организации имеются подразделения, то руководство вправе утвердить положения о подразделениях. В нем указывают организационную структуру, направления деятельности, порядок взаимодействия с иными подразделениями.

Предприятия вправе утвердить регламенты, которые относятся к локальным актам. Регламентом закрепляют порядок:

• проверки контрагентов и кандидатов на замещение вакансий;
• согласования договоров;
• предоставления услуг корпоративным клиентам и пр.

Что грозит работодателю за отсутствие ЛНА

Если в организации нет обязательных локальных нормативных актов, то проверяющие вправе привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Санкции для работодателя:

• должностному лицу — 1000–5000 руб.;
• индивидуальному предпринимателю — 1000–5000 руб.;
• организации — 30 000–50 000 руб.

Как разработать и принять локальный нормативный акт

В таблице мы привели схему разработки и принятия ЛНА:

Правила оформления локальных актов

Локальный акт оформляют на листах А4. Для титульного листа допустимо использовать фирменный бланк.

На титуле указывают:

• наименование организации;
• наименование подразделения, если ЛНА распространяется не на всё предприятие;
• дату введения в действие;
• подпись руководителя;
• наименование ЛНА.

Вот образец титульного листа:

Картинка с сайта: ppt.ru

Так выглядит титульный лист для положения об оплате труда

Основной текст делят на смысловые части, которые обобщают в оглавлении. Документ сшивают и заверяют печатью, если она имеется.

Для ознакомления сотрудников к ЛНА готовят лист ознакомления или журнал ознакомления сотрудников. В нем ставят подписи действующие сотрудники и вновь принимаемые.

Подробнее: как оформить журнал ознакомления работников с ЛНА организации