Журнал учета инструкций по охране труда на рабочем месте

Журнал учета инструкций по охране труда обязательно должен использоваться в системе кадрового документооборота предприятия. В чем заключаются особенности журнала учета инструкций по охране труда, а также других документов схожего назначения, расскажем в нашей статье.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Инструкция по охране труда обязательна для использования работодателем в силу положений ст. 214 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13.05.2004 (далее — Рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение учета инструкций с использованием журналов двух типов:

• учета инструкций;
• учета выдачи инструкций.

Рассмотрим специфику этих документов подробнее.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

В соответствии с рекомендациями, опубликованными Минтрудом РФ, журнал учета инструкций по охране труда должен использоваться в целях отражения в реестрах кадровой службы предприятия следующих сведений об инструкциях:

• даты постановки документа на учет;
• наименования;
• даты утверждения руководителем фирмы;
• планового срока проверки документа;
• сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Данные, отражаемые в журнале учета инструкций по охране труда, подтверждаются подписью сотрудника, ответственного за постановку инструкций на учет.

Рекомендуемая форма такого журнала зафиксирована в приложении 2 к вышеупомянутым Методическим рекомендациям Минтруда. Вы можете скачать бланк такой формы бесплатно по ссылке ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Скачать форму журнала учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда, разработанных для сотрудников конкретного подразделения фирмы, хранится, как и сами инструкции, у руководителя соответствующего подразделения (п. 9 Рекомендаций от 13.05.2004). Желательно, чтобы место их хранения было оптимальным в плане получения сотрудниками фирмы оперативного доступа к инструкциям (п. 10 Рекомендаций).

Как организовать охрану труда на предприятии, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

ВАЖНО! С 1 марта 2022 года работников необходимо информировать об условиях и охране труда на предприятии.

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Минтруд РФ определяет, что инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки для того, чтобы те могли изучить соответствующие документы в рамках первичного инструктажа. Каждый факт выдачи инструкций подлежит учету в отдельном журнале.

Узнайте больше о специфике проведения первичного инструктажа на рабочем месте.

В  журнале фиксируются:

• даты выдачи инструкций;
• номера инструкций либо иные их обозначения;
• названия;
• количество выданных копий;
• Ф. И. О. сотрудников, которым выдаются документы.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о том, как составлять инструкции по охране труда. Получите пробный доступ к материалу на данную тему.

Каждый работник, получивший инструкцию, расписывается в журнале.

Рекомендуемая форма данного журнала утверждена в приложении 3 к Методическим рекомендациям. Скачайте его бесплатно по ссылке ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Скачать форму журнала учета выдачи инструкций

Где можно скачать образец журнала учета инструкций по охране труда?

Скачать образец журнала вы можете на нашем портале по ссылке ниже. Наши специалисты подготовили его для вас по форме, утвержденной Методическими рекомендациями, в которых Минтруд устанавливает механизм использования фирмами-работодателями журналов учета (выдачи) инструкций по охране труда.

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Скачать образец журнала учета инструкций по охране труда

Инструкции по охране труда хранятся в организации в течение установленного срока. Подробности — в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Итоги

Инструкция по охране труда — важный документ в документообороте предприятия, положения которого работник обязан соблюдать. Минтруд РФ предлагает учитывать их с помощью журналов двух типов — для учета данных документов и для учета их предоставления сотрудникам.

Журнал первого типа позволит работодателю контролировать, имеются ли в кадровом реестре инструкции, наличие которых на предприятии необходимо, исходя из специфики должностей по штатному расписанию, а также насколько своевременно они учитываются. Второй журнал поможет кадровику отслеживать, кто именно из сотрудников уже ознакомлен с инструкцией по охране труда, а кому еще предстоит это сделать.

Рассмотреть иные полезные нюансы по охране труда вы можете в статьях:

• «С чего начать охрану труда на предприятии (нюансы)»;
• «Какие сроки хранения документов по охране труда»;
• «Приказ о создании комиссии по охране труда – образец»;
• «Как составить план мероприятий по охране труда (образец)».

I. Общая информация о журналах учета инструктажей:

Что такое журнал учета инструктажей и зачем он нужен?

Журнал учета инструктажей – это важный документ по охране труда, предназначенный для регистрации проведения всех видов инструктажей по охране труда с работниками. Ведение журнала является обязательным для всех работодателей, независимо от организационно-правовой формы и численности сотрудников. Эта обязанность закреплена в статье 212 Трудового кодекса РФ и ряде других нормативных правовых актов, таких как Постановление Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».

Основные цели и задачи ведения журнала:

• Подтверждение факта проведения инструктажей с работниками.
• Контроль за своевременностью и полнотой проведения инструктажей.
• Обеспечение безопасности труда и предотвращение несчастных случаев на производстве.
• Фиксация сведений об инструктируемом и инструктирующем, видах инструктажей, программах обучения и проверке знаний.
• Предоставление информации контролирующим органам в случае проверок.

Какие виды инструктажей подлежат регистрации в журнале?

В журнале регистрируются все виды инструктажей по охране труда, предусмотренные действующим законодательством:

• Вводный инструктаж: проводится со всеми принимаемыми на работу лицами, а также с командированными работниками, учащимися и студентами, проходящими производственную практику.
• Первичный инструктаж на рабочем месте: проводится до начала самостоятельной работы непосредственно на рабочем месте со всеми вновь принятыми работниками, переведенными из другого подразделения, командированными, учащимися и студентами.
• Повторный инструктаж: проводится со всеми работниками не реже одного раза в шесть месяцев по программам первичного инструктажа на рабочем месте.
• Внеплановый инструктаж: проводится при введении новых или изменении действующих нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда; при изменении технологических процессов, замене или модернизации оборудования; при нарушении работниками требований охраны труда, которые могли привести или привели к травмам, авариям, пожарам; по требованию должностных лиц органов государственного надзора и контроля; при перерывах в работе более чем на 60 календарных дней.
• Целевой инструктаж: проводится при выполнении разовых работ, ликвидации последствий аварий, стихийных бедствий и проведении работ, на которые оформляются наряд-допуск, разрешение или другие специальные документы.

Какие существуют формы журналов учета инструктажей?

Существуют различные формы журналов учета инструктажей:

• Унифицированные формы: ранее использовались типовые формы журналов, утвержденные постановлением Минтруда России, но в настоящее время их применение не является обязательным.
• Разработанные самостоятельно: организации могут разрабатывать собственные формы журналов, учитывая специфику своей деятельности, но при этом должны включать все обязательные графы, предусмотренные законодательством.
• Электронные журналы: все чаще используются электронные формы журналов, позволяющие автоматизировать процесс учета инструктажей и обеспечить удобство хранения и поиска информации.

Где можно приобрести или скачать образец журнала учета инструктажей?

Образец журнала учета инструктажей можно приобрести в типографиях, специализирующихся на печати бланков документации по охране труда. Также можно найти и скачать образцы журналов в электронном формате на различных интернет-ресурсах, посвященных охране труда. При выборе образца необходимо убедиться, что он соответствует действующему законодательству и содержит все необходимые графы.

Кто несет ответственность за ведение журнала учета инструктажей?

Ответственность за ведение журнала учета инструктажей, как правило, возлагается на работника, ответственного за охрану труда в организации или в отдельном структурном подразделении. Порядок назначения ответственных лиц определяется приказом руководителя организации. Важно четко разграничить ответственность за проведение различных видов инструктажей и за ведение журнала. Например, вводный инструктаж может проводить специалист службы охраны труда, а первичный на рабочем месте – непосредственный руководитель работ.

Как хранить и архивировать журналы учета инструктажей?

Журналы учета инструктажей относятся к документам по охране труда и должны храниться в организации не менее 45 лет, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Хранение журналов должно осуществляться в специально оборудованном помещении, обеспечивающем их сохранность от повреждений, утраты и несанкционированного доступа. Порядок уничтожения журналов после истечения срока хранения должен быть регламентирован в организации и производиться в установленном законодательством порядке.

II. Порядок заполнения журнала учета инструктажей:

Какие графы обязательны для заполнения в журнале?

Журнал учета инструктажей должен содержать следующие обязательные графы:

• № п/п: порядковый номер записи.
• Дата проведения инструктажа: указывается дата фактического проведения инструктажа.
• Вид инструктажа: указывается один из пяти видов инструктажа (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой).
• ФИО инструктируемого: записываются полностью фамилия, имя и отчество работника, проходящего инструктаж.
• Год рождения инструктируемого: указывается год рождения работника.
• Профессия (должность) инструктируемого: записывается наименование профессии или должности работника в соответствии со штатным расписанием.
• ФИО инструктирующего: записываются полностью фамилия, имя и отчество работника, проводящего инструктаж.
• Подпись инструктируемого: ставится личная подпись работника, подтверждающая факт прохождения инструктажа и ознакомление с его содержанием.
• Подпись инструктирующего: ставится личная подпись работника, проводившего инструктаж, подтверждающая факт его проведения.
• Дата проверки знаний: указывается дата проверки знаний требований охраны труда у инструктируемого работника. Эта графа заполняется при проведении вводного, первичного, повторного и внепланового инструктажей.
• Оценка знаний: записывается результат проверки знаний (например, «аттестован», «не аттестован»).
• Номер протокола проверки знаний: указывается номер протокола комиссии по проверке знаний требований охраны труда, в котором зафиксированы результаты аттестации инструктируемого работника.

Как правильно оформить запись об инструктаже?

Запись об инструктаже должна быть оформлена четко и разборчиво, без исправлений и подчисток. Все графы должны быть заполнены в соответствии с требованиями, указанными выше. Рекомендуется использовать синие или черные чернила.

Как вносить информацию о проведенном обучении и проверке знаний?

Информация о проведенном обучении и проверке знаний вносится в журнал на основании соответствующих документов: программ обучения, протоколов проверки знаний, удостоверений о прохождении обучения. В графе «Дата проверки знаний» указывается дата проведения экзамена или зачета, а в графе «Оценка знаний» – результат аттестации. Номер протокола проверки знаний позволяет идентифицировать конкретный документ, подтверждающий прохождение обучения и проверку знаний.

Какие типичные ошибки допускаются при заполнении журнала?

• Незаполнение обязательных граф.
• Использование сокращений и аббревиатур, не расшифрованных в журнале.
• Неправильное указание вида инструктажа.
• Отсутствие подписей инструктируемого и инструктирующего.
• Внесение исправлений и подчисток.
• Несоответствие данных журнала сведениям, содержащимся в других документах по охране труда.

Как исправить ошибки, допущенные при заполнении журнала?

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, ее необходимо исправить. Не допускается использование корректирующей жидкости или замазывание ошибки. Правильный порядок исправления ошибок следующий:

1. Неправильная запись аккуратно зачеркивается одной чертой.
2. Над зачеркнутой записью вносится правильная информация.
3. Внесение исправлений должно быть оговорено в журнале с указанием даты исправления и подписями инструктируемого и инструктирующего.

Можно ли вести журнал учета инструктажей в электронном виде?

Да, ведение журнала учета инструктажей в электронном виде допускается. При этом необходимо соблюдать ряд требований:

• Электронный журнал должен быть защищен от несанкционированного доступа и изменений.
• Должна быть обеспечена возможность идентификации пользователей, вносящих записи в журнал.
• Электронные подписи инструктируемого и инструктирующего должны быть равносильны собственноручным подписям.

III. Практические рекомендации и советы:

Какие нюансы следует учитывать при заполнении журнала в разных отраслях?

В зависимости от отрасли и специфики деятельности организации при заполнении журнала учета инструктажей могут возникать различные нюансы. Например, в строительстве необходимо учитывать требования к проведению инструктажей по высотным работам, работам в ограниченных пространствах и т.д. В медицине важно обратить внимание на инструктажи по обращению с медицинскими отходами, дезинфекции и стерилизации. В промышленности необходимо учитывать особенности проведения инструктажей при работе с опасным оборудованием и материалами.

Как организовать эффективный контроль за ведением журнала учета инструктажей?

Для обеспечения эффективного контроля за ведением журнала учета инструктажей необходимо:

• Регулярно проводить внутренние проверки правильности заполнения журнала.
• Назначить ответственное лицо за ведение и контроль за журналом.
• Разработать порядок внесения изменений в журнал и обеспечить его соблюдение.
• Проводить инструктаж работников, ответственных за проведение инструктажей и ведение журнала.
• Применять меры дисциплинарного воздействия к работникам, допустившим нарушения при заполнении журнала.

Какие программы и сервисы можно использовать для автоматизации ведения журнала?

В настоящее время существует множество программных продуктов и онлайн-сервисов, позволяющих автоматизировать процесс ведения журнала учета инструктажей.

Преимущества использования таких программ:

• Упрощение процесса заполнения журнала и снижение риска ошибок.
• Автоматическое формирование отчетов и аналитики.
• Удобное хранение и поиск информации.
• Возможность интеграции с другими системами управления охраной труда.

Примеры популярных программ: «1С:Предприятие», «Охрана труда и техника безопасности», «Система охраны труда», «Эксперт охраны труда».

Где можно получить консультацию по вопросам заполнения журнала учета инструктажей?

Консультации по вопросам заполнения журнала учета инструктажей можно получить в:

• Территориальных органах Федеральной службы по труду и занятости (Роструд).
• Специализированных организациях, оказывающих услуги в области охраны труда.
• Учебных центрах, проводящих обучение по охране труда.

IV. Дополнительные вопросы (опционально):

Какие еще документы по охране труда связаны с журналом учета инструктажей?

Журнал учета инструктажей тесно связан с другими документами по охране труда, такими как:

• Инструкции по охране труда: являются основой для проведения всех видов инструктажей.
• Программы обучения по охране труда: определяют содержание обучения и проверки знаний.
• Приказы о назначении ответственных лиц за охрану труда: устанавливают порядок организации и проведения инструктажей.
• Протоколы проверки знаний требований охраны труда: фиксируют результаты аттестации работников.

Как журнал учета инструктажей может быть использован в случае проверки контролирующими органами?

Журнал учета инструктажей является одним из основных документов, которые проверяют инспекторы государственных надзорных органов при проведении проверок соблюдения законодательства об охране труда. Инспекторы обращают внимание на правильность заполнения журнала, своевременность и полноту проведения инструктажей, наличие подписей инструктируемых и инструктирующих.

Для подготовки к проверке необходимо:

• Убедиться в наличии журнала и его правильном заполнении.
• Проверить соответствие данных журнала другим документам по охране труда.
• Подготовить ответы на возможные вопросы инспекторов.

Какие штрафы предусмотрены за отсутствие или неправильное ведение журнала учета инструктажей?

За отсутствие или неправильное ведение журнала учета инструктажей предусмотрена административная ответственность в соответствии со статьей 5.27.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Размеры штрафов для должностных лиц и юридических лиц варьируются в зависимости от тяжести нарушения.

Перспективы развития системы учета инструктажей.

В настоящее время наблюдается тенденция к цифровизации системы учета инструктажей. Все большее распространение получают электронные журналы, обладающие рядом преимуществ по сравнению с бумажными носителями. Развитие электронного документооборота и применение электронных подписей позволяют упростить и ускорить процесс учета инструктажей, повысить его надежность и прозрачность.

В будущем можно ожидать дальнейшего развития электронных систем учета инструктажей, их интеграции с другими системами управления охраной труда, внедрения новых технологий, таких как искусственный интеллект и блокчейн, для автоматизации и оптимизации процессов обучения и проверки знаний работников.