Должностная инструкция руководителя аппарата совета депутатов

Сайт использует сервисы веб-аналитики Яндекс Метрика и Спутник с помощью технологии «cookie», чтобы пользоваться сайтом было удобнее. Вы можете запретить обработку cookies в настройках браузера. Подробнее в Политике

 На руководителя аппарата  возлагаются следующие должностные обязанности:

— Осуществление общего руководства сотрудниками аппарата;

— Обеспечение работы в аппарате Думы по учету, контролю и проверке исполнения решений Думы, решений постоянных комитетов;

— Контроль выполнения сотрудниками аппарата должностных обязанностей и распоряжений председателя Думы;

— Осуществление контроля за соблюдением работниками аппарата порядка подготовки и внесения необходимых для рассмотрения на заседаниях Думы и постоянных комитетов материалов, контроль за обработкой документов Думы;

— Согласование с руководителями структурных подразделений администрации городского округа Чапаевск, председателями постоянных комитетов Думы  сроков представления аналитических и информационных материалов, проектов решений Думы, выносимых на заседания постоянных комитетов;

— Ведение переговоров с депутатами Думы, руководителями организаций и предприятий по вопросам  работы Думы;

— Внесение предложений Председателю  Думы о назначении на должность и освобождении от должности работников аппарата Думы, их поощрении и наложении взысканий;

—  Взаимодействие с депутатами Думы городского округа Чапаевск, оказание им методической  и организационной помощи.

—   Организационное обеспечение деятельности  Думы:

        — формирование пакета документов по вопросам повестки Думы и Совета Думы для депутатов;

—  оформление протоколов заседаний  и решений, принятых на заседаниях Совета Думы, Думы;

— подготовка проектов решений Думы по итогам заседаний Совета Думы;

— подготовка сопроводительных писем по итогам заседаний Совета Думы, Думы;

— подготовка отчетов о работе Совета Думы, Думы;

— оформление решений и протоколов заседаний Совета Думы, Думы.

— Подготовка  методических материалов по вопросам своей компетенции.

— Организация материально-технического обеспечения аппарата городской Думы, средствами связи, мебелью, канцтоварами, техническими средствами и т.д;

— Организация работы  по осуществлению муниципальных закупок;

—  Проведение экспертизы результатов, предусмотренных  муниципальными контрактами;

— Осуществление  внутреннего финансового аудита в Думе городского округа Чапаевск.

На  главного  бухгалтера  возлагаются следующие обязанности:

—  Организация материально-технического обеспечения аппарата  Думы средствами связи, мебелью, канцтоварами, техническими средствами и т.д.;

— Организация финансового обеспечения, бухгалтерского учета и отчетности  Думы;

— Обеспечение начисления и выплаты денежного содержания работникам аппарата Думы;

— Обеспечение своевременного перечисления налоговых и других платежей;

— Подготовка проекта сметы расходов Думы на предстоящий календарный год с учетом предложений постоянных комитетов и структурных подразделений аппарата и обеспечение ее исполнения после утверждения;

— Осуществление муниципальных закупок;

— Осуществление оплаты расходов по материально-техническому обеспечению Думы;

— Осуществление контроля за расходованием бюджетных средств в соответствии с утвержденной сметой расходов;

— Осуществление учета, сохранности и рационального использования основных средств и материалов;

— Обеспечение правильного, полного и рационального  использования материальных и финансовых ресурсов городской Думы;

— Обеспечение сохранности бухгалтерских документов;

— Ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций Думы;

— Осуществление приема и контроля первичной документации по существующим участникам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке;

— Отражение на счетах  бухгалтерского учета операций, связанных с  движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств Думы;

—  Начисление и перечисление  налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджет, платежей в банковские учреждения, страховых  взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, средств на финансирование  капитальных вложений, заработной  платы рабочих и служащих, других выплат и платежей;

— Подготовка данных по  соответствующим  участкам бухгалтерского учета для составления  отчетности, обеспечение сохранности бухгалтерских документов, подготовка  бухгалтерских документов  в соответствии с установленным порядком  для передачи в архив;

— Обеспечение организации контроля за соблюдением установленного порядка управления и распоряжения имуществом, находящимся в муниципальной собственности.

— Подготовка, составление и анализ сметы расходов Думы городского округа Чапаевск и отчет о ее исполнении.

— Организация работы с заявками по размещению заказов для муниципальных нужд;

—  Организация работы с договорами;

— Осуществление  внутреннего финансового контроля в Думе городского округа Чапаевск.

На консультанта  возлагаются следующие должностные обязанности:

— Правовое обеспечение деятельности Думы, депутатов, сотрудников аппарата Думы по вопросам деятельности Думы;

— Оказание правовой помощи депутатам Думы, Совету Думы, Комитетам Думы, работникам аппарата Думы по вопросам деятельности Думы;

— Осуществление правовой экспертизы проектов и Решений Думы, распоряжений Председателя Думы, положений, инструкций, договоров, соглашений и других документов, проекты которых разрабатываются  в Думе;

—  Анализ и подготовка материалов по актам прокурорского реагирования;

— Проведение анализа обращений граждан и организаций по вопросам, связанным с реализацией полномочий представительного органа;

—  Подготовка обращений  в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, общественные объединения о предоставлении документов, а также информационных и справочных материалов, необходимых для осуществления полномочий Думы;

—  Осуществление анализа,  предварительное изучение вопросов, обращений и жалоб, поступающих на имя Председателя городской Думы, внесение предложения по их решению;

—  Представление и защита прав и законных интересов Думы как юридического лица  в судах и других государственных органах, проведение анализа и обобщение результатов рассмотрения судебных дел с участием Думы.

—  Участие в заседаниях Думы, Совета Думы, Комитетов и комиссий Думы, думских слушаниях;

—  Взаимодействие  с негосударствнными  некоммерческими организациями, заключившими договор о сотрудничестве с Думой; Молодежным парламентом при Думе городского округа Чапаевск; Школьно-студенческим Советом;

— Работа с проектами договоров, контрактов при осуществлении муниципальных закупок;

— Разработка плана закупок, осуществление подготовки изменений для внесения в план закупок;

— Организация и утверждение плана закупок;

— Размещение в единой информационной системе плана закупок и внесенных в него изменений;

— Подготовка обоснования закупки при формировании плана закупок;

—  Разработка плана-графика закупок, осуществление подготовки изменений для внесения в план-график и утверждения плана-графика;

— Определение и обоснование начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при формировании плана-графика;

— Организация включения в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участниках закупок, уклонившихся от заключения контрактов, а также об участниках закупок с которым контракт был расторгнут по решению суда или в связи с односторонним отказом заказчика от исполнения контракта;

— Взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта, применение мер ответственности, в том числе направление поставщику (подрядчику, исполнителю) требования об уплате неустоек (штрафов, пеней) в случае просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных контрактом, а также в иных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом, иные действия в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта;

— Организация в случае необходимости консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участие в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения муниципальных нужд;

— Организация обязательного общественного обсуждения закупки товара, работы или услуги, по результатам которого в случае необходимости осуществление подготовки изменений для внесения в планы закупок, планы-графики, документацию о закупках или обеспечение отмены закупки;

— Участие в рассмотрении дел об обжаловании действий (бездействия) заказчика, в том числе обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), и осуществление подготовки материалов для осуществления претензионной работы;

— Осуществление проверки обеспечения исполнения контракта, предоставленное участником закупки, с которым заключается контракт, на соответствие требованиям Федерального закона о контрактной системе;

— Осуществление  внутреннего финансового аудита в Думе  городского округа Чапаевск.

На главного специалиста  возлагаются следующие обязанности:

— Обеспечение деятельности  председателя Думы: при осуществлении им представительских полномочий в отношениях с населением, трудовыми коллективами, организациями, органами государственной власти и местного самоуправления и при организации в Думе приема граждан, рассмотрении их обращений.

— Подготовка еженедельного плана-графика работы председателя Думы и необходимых информационно-справочных материалов и  информации о мероприятиях, проводимых в Думе.

— Взаимодействие с администрацией города по обмену еженедельной информацией о мероприятиях, проводимых в Думе и администрации города, доведение ее до сведения председателя Думы, депутатов и сотрудников аппарата;

— Ведение сводной номенклатуры дел Думы.

— Формирование архива Думы.

— Ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров аппарата  Думы;

— Ведение учета личного состава, выдачи справок  о трудовой деятельности работников, хранение и  заполнение трудовых книжек, техническая подготовка  материалов для представления  работников аппарата Думы к  поощрениям и награждениям.

— Информационно-техническое обеспечение  аттестации муниципальных служащих  аппарата Думы, организации конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы аппарата Думы;

— Обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

— Обеспечение подготовки и передачи в администрацию городского округа Чапаевск информации об изменениях в кадровом составе аппарата Думы для включения в реестр муниципальных служащих и в резерв на замещение вакантных должностей муниципальной службы городского округа Чапаевск.

— Регистрация, обеспечение технической обработки поступающей в Думу и отправляемой корреспонденции в порядке и в сроки, установленные законодательством и регламентом Думы.

— Обеспечение приема и передачи документов и материалов по факсимильной и телефонной связи.

На ведущего специалиста возлагаются следующие должностные обязанности:

—  Взаимодействие с депутатами Думы городского округа Чапаевск, оказание им методической  и организационной помощи.

—  Организационное обеспечение деятельности  Думы:

— формирование пакета документов по вопросам повестки дня комитетов для членов комитетов;

—  оформление протоколов заседаний  и решений, принятых на заседаниях комитетов;

— подготовка сопроводительных писем по итогам заседаний комитетов;

— подготовка отчетов о работе комитетов;

— Подготовка, хранение и сдача в архив материалов деятельности  комитетов.

— Организационное обеспечение подготовки и проведения семинаров, конференций, думских слушаний и иных мероприятий, проводимых в Думе.

— Подготовка  методических материалов по вопросам своей компетенции.

—  Подготовка  информационных материалов  о деятельности комитетов для размещения на  официальном сайте Думы;

На специалиста по работе с общественностью возлагаются следующие должностные обязанности:

— Взаимодействие с общественными структурами, образованными при Думе: общественные комиссии при комитетах Думы, партийные объединения, Общественный Совет, Общественный молодежный парламент, Школьно-студенческий совет; оказывать им методическую и организационную помощи, содействие в подготовке  и проведении их заседаний;

— Формирование пакета документов:

— по вопросам  повестки дня заседаний общественных комиссий для членов комиссий;

— по вопросам  повестки заседаний депутатского объединения для членов депутатского объединения;

— по вопросам  повестки заседаний  Общественного Совета;

— по вопросам  повестки заседаний Общественного молодежного парламента;

— по вопросам  повестки заседаний Школьно-студенческого совета;

— Взаимодействие  с негосударственными  некоммерческими организациями, заключившими договор о сотрудничестве с Думой, с депутатами  Думы,  оказание им методической и организационной помощи;

—  оформление протоколов заседаний  и решений, принятых на заседаниях общественных структур, действующих при Думе г.о.Чапаевск;

— подготовка сопроводительных писем по итогам заседаний общественных структур, действующих при Думе г.о.Чапаевск;

—  Подготовка  информационных материалов  о деятельности общественных структур, действующих при Думе, для размещения на  официальном сайте Думы;

— Осуществление мультимедийного  обеспечения  проведения семинаров, конференций, думских слушаний, круглых столов, детских парламентских часов и иных мероприятий, проводимых в Думе.

Приложение 1

к распоряжению аппарата Совета депутатов

муниципального округа Нижегородский

от 15.04.2014 г. № 01Р

Регламентаппарата Совета депутатов

муниципального округа Нижегородский

1.     Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определят порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности  аппарата Совета депутатов муниципального округа Нижегородский (в далее — Регламент) и вводится в действие распоряжением аппарата.

1.2. Ответственность за организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности  аппарата Совета депутатов (далее — аппарата) возлагается на руководителя аппарата Совета депутатов (далее – руководитель аппарата).

1.3. Требования настоящего Регламента обязательны для всех должностных лиц аппарата.

1.4. Несоблюдение или ненадлежащее исполнение работниками аппарата (далее работниками) требований настоящего Регламента влечет за собой дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

1.5. Изменения и дополнения в настоящий Регламент вносятся распоряжением аппарата.

2.    Организация работы

2.1. Аппаратом  руководит руководитель аппарата на принципах единоначалия, который  наделяется полномочиями  в соответствии с Уставом муниципального округа и осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами города Москвы, Уставом, правовыми актами Совета депутатов, настоящим Регламентом.

Руководитель аппарата должен соблюдать ограничения и запреты и исполнять обязанности, которые установлены Федеральным законом «О противодействии коррупции»,  другими федеральными законами, законом города Москвы «Об  организации местного самоуправления в городе Москве» и иными законами города Москвы.

2.2. На основании Реестра муниципальных должностей муниципальной службы города Москвы руководителем аппарата формируется структура и штатное расписание аппарата. Структура аппарата утверждается Советом депутатов муниципального округа Нижегородский по представлению руководителя аппарата.

2.3. Работники аппарата являются муниципальными  служащими и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей. Условия и порядок прохождения муниципальной службы, определяются Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом города Москвы от 22.10.2008 №50 «О муниципальной службе в городе Москве», Уставом муниципального округа Нижегородский и иными муниципальными нормативными правовыми актами.

Должностные инструкции муниципальных служащих утверждаются руководителем аппарата.

2.4. Все документы денежного, материально-имущественного, расчетного и кредитного характера и другие документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, подписываются руководителем аппарата или уполномоченным на то лицом.

2.5. Муниципальные контракты и дополнения к ним, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, поставленных товаров, иные контракты (договоры) подписываются руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

2.6. Планирование работы аппарата.

Аппарат строит свою работу на основе планов работы на квартал,которыенаправленына реализацию отдельных государственных полномочий города Москвы, переданных органам местного самоуправления законами города Москвы (далее – отдельные полномочия), обеспечение деятельности Совета депутатов, решение вопросов местного значения,  а также  решение вопросов, необходимых для осуществления исполнительно-распорядительной деятельности аппарата (далее – план работы). План работы включает перечень организационных и других мероприятий, проводимых аппаратом, сроки проведения мероприятий, перечень лиц, ответственных за проведение запланированных мероприятий.

Разработка плана работы осуществляется в соответствии с поручением руководителя аппарата. Ответственность за формирование и реализацию плана возлагается на организационно-распорядительную службу аппарата.

Предложения в план работы направляются структурными подразделениями аппарата в организационно-распорядительную службу аппарата (далее – структурные подразделения) не позднее, чем за пять календарных дней до начала планируемого периода, с указанием структурного подразделения, ответственных за исполнение, и сроков реализации.

Организационно-распорядительная служба обобщает поступившие предложения структурных подразделений и разрабатывает проект плана работы, при этом, в проект плана допускается вносить мероприятия, вопросы о ходе выполнения муниципальных нормативных и иных правовых актов, поручений главы муниципального округа, Совета депутатов и руководителя аппарата.

Проект плана представляется на утверждение руководителю аппарата не позднее, чем за два дня до начала планируемого периода.

Контроль исполнения плана работы возлагается на организационно-распорядительную службу.

2.7. Подготовка и проведение совещаний.

Оперативные совещания проводит руководитель аппарата, как правило, еженедельно по понедельникам. В случае необходимости руководитель аппарата может назначить оперативное совещание в любое другое время. Организация проведения оперативных совещаний осуществляется организационно-распорядительной службой.

На оперативных совещаниях у руководителя аппарата рассматриваются вопросы, требующие оперативного решения, а также заслушивается информация о выполнении поручений, данных на предыдущих оперативных совещаниях, о проделанной работе в течение недели и плане на предстоящую неделю.

На оперативном совещании, при необходимости, ведется протокол.

Совещания руководителя аппарата с органами территориальных общественных самоуправлений, а также представителями общественных объединений, созданных в соответствии с федеральными законами (общественная организация; общественное движение; общественный фонд; общественное учреждение; орган общественной самодеятельности; политическая партия, а также союзы (ассоциации) общественных объединений) и действующих на территории муниципального округа Нижегородский (далее – совещание с общественностью), проводятся по мере необходимости для решения вопросов, представляющих взаимный интерес для муниципального округа, органов территориальных общественных самоуправлений, общественных объединений.

Подготовка совещаний с общественностью и организация их проведения осуществляется организационно-распорядительной службой по поручению руководителя аппарата.

При проведении совещания с общественностью составляется список приглашенных. Список составляется в алфавитном порядке, при этом фамилия, имя, отчество и занимаемая должность приглашенного пишутся полностью в именительном падеже с указанием организации и номера рабочего телефона. Ведение протокола совещания с общественностью и контроль его исполнения осуществляет организационно-распорядительная служба.

3. Муниципальные нормативные и

иные правовые акты муниципалитета

3.1. Муниципальными нормативными и иными правовыми актами аппарата являются издаваемые главой муниципального округа, руководителем аппарата или лицами, исполняющими их обязанности (далее – должностные лица), постановления и распоряжения муниципального округа по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных полномочий, исполнением решений Совета депутатов муниципального округа Нижегородский.  Распоряжения аппарата по вопросам организации и обеспечения деятельности аппарата (далее – правовые акты).

3.2. Порядок разработки, оформления и хранения муниципальных правовых актов.

Правовые акты оформляются на бланках «Постановление муниципального округа Нижегородский», «Распоряжение муниципального округа Нижегородский», «Распоряжение аппарата Совета депутатов»  (далее — бланки актов). На бланках актов размещается герб внутригородского муниципального округа Нижегородский в городе Москве (далее – герб МО).

Бланки актов изготавливаются типографским способом на бумаге форматом А4 (210х297 мм).

Организационно-распорядительная служба аппарата по поручению руководителя аппарата разрабатывает макеты бланков актов и представляет их на утверждение. Проект правового акта оформляется на простом листе бумаги формата А4 с указанием на нем вида такого акта.

3.3. Исполнитель при разработке правового акта:

— обеспечивает соответствие проекта правового акта требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства города Москвы и иных правовых актов, в том числе регулирующих вопросы противодействия коррупции;

— обеспечивает размещение правового акта, подлежащего независимой антикоррупционной экспертизе, на официальном сайте муниципального округа в сети Интернет. Размещение указанного проекта, в сети Интернет;

— при необходимости согласовывает проект правового акта и дорабатывает проект по результатам согласования;

— осуществляет справочную и консультативную работу по изданному правовому акту.

Ответственность за качество составления и оформления проектов  правовых актов, за точность их содержания и правильность согласования возлагается на ответственных исполнителей и исполнителей.

3.4. Не допускается издание повторных правовых актов, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового правового акта продиктована изменением обстоятельств.

3.5. При внесении в правовой акт значительного количества изменений, а также при неоднократном их внесении, следует оформлять правовой акт в новой редакции с одновременным признанием утратившими силу, действующего муниципального правового акта, а также тех правовых актов, которыми вносились в него изменения.

3.6. Правила оформления правовых актов, о внесении изменений в правовые акты приведены в приложении 1 к настоящему Регламенту.

3.7. Порядок представления проекта правового акта для рассмотрения и утверждения.

Исполнитель представляет на подпись должностным лицам муниципального округа правовой акт, в зависимости от того кем он подписывается. Подписанный или отклоненный правовой акт возвращается  исполнителю.

3.8. Отклоненный проект правового акта дорабатывается исполнителем  с учетом замечаний и дополнений, высказанных должностным лицом после его рассмотрения в срок не превышающий двух рабочих дней, кроме случаев, когда должностное лицо установило иной срок.

Доработанный проект правового акта, подписанный должностным лицом, регистрируется в делопроизводстве.

3.9. Правовые акты подписывает должностное лицо или лицом, исполняющее его обязанности.

В случае, когда правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанности, реквизит «подпись» оформляется следующим образом: «Исполняющий обязанности руководителя аппарата Совета депутатов  муниципального округа Нижегородский» и далее указываются его инициалы и фамилия.

3.10. Правовые акты после их подписания передаются на регистрацию, оформление и рассылку согласно списку рассылки в двухдневный срок в организационно-распорядительную службу аппарата.

Правовые акты по кадровым вопросам после их подписания передаются в юридическую службу, на которую возложены обязанности по ведению учета кадров.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные правовые акты не допускается.

Датой правового акта является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой подписания.

3.11. Подписанный правовой акт, при необходимости, рассылается в соответствии с расчетом рассылки в трехдневныйсрок со дня его подписания. Рассылку правового акта осуществляет исполнитель. На каждом экземпляре рассылаемого правового акта проставляется надпись «Копия верна», которая заверяется печатью «Для документов» и ставиться подпись заверителя с указанием должности, инициалов и фамилии.

3.12. Подлинники правовых актов хранятся в делах, открытых делопроизводством согласно номенклатуре дел, у исполнителя  или в организационно-распорядительной службе в зависимости от предназначения правого акта в течение пяти лет, а затем передаются на хранение в ведомственный архив аппарата.

3.13. Изменения вносятся только в первоначальный правовой акт. Внесение изменений в  уже изданный правовой акт «о внесении изменений» не допускается.

В случае внесения множества изменений правовой акт издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта.

Если в правовом акте имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные муниципальные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный правовой акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт, подпункт или абзац содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, этот подпункт или этот абзац, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже будет считаться утратившим силу.

Если в пункте, подпункте или абзаце правового акта наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то признается утратившим силу этот пункт, этот подпункт или этот абзац только в части, относящейся к приложению.

3.14. Правовой акт может быть отменен:

— по решению суда;

— по протесту прокуратуры;

— по решению уполномоченного органа государственной власти города Москвы (в части, регулирующей осуществление органами местного самоуправления отдельных полномочий города Москвы, переданных им законами города Москвы):

— по решению должностных лиц муниципального округа.

Ранее принятый правовой акт отменяется с момента принятия правового актао его отмене и не имеет правовых последствий.

3.15. Отмена или признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев (структурных элементов) отменяет или прекращает действие структурного элемента правового акта соответственно, создает новую редакцию правового акта и не является внесением изменений.

4. Оформление служебных документов

4.1. Служебные документы(письма, докладные записки, служебные записки, справки, заявки, заявления и т.п.) составляются и оформляются исполнителем (далее – служебные документы). оформляются в формате Microsoft Word версии не ниже 7.0 с использованием шрифтов TimesNewRoman размером 14 кеглей, одинарным межстрочныминтервалом. Начало абзаца устанавливается через 1,25 мм от границы левого поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:

30 – левое

15 – правое

20 – верхнее

20 – нижнее.

Служебные документы в форме писем оформляются на бланках утвержденного образца (далее – бланки для писем). Письма и иные служебные документы должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном настоящим разделом.

В аппарате используются бланки для писем «Муниципальный округ Нижегородский»,  «аппарат Совета депутатов муниципального округа Нижегородский» без указания должностей лиц, имеющих право переписки — глава муниципального округа, руководитель аппарата.

4.2. Для оформления поручений (указаний) используется бланк для резолюций:

— «Глава муниципального округа»;

— «Руководитель аппарата Совета депутатов».

4.3. На бланках для писем и резолюций размещается герб муниципального образования.

4.4. Бланки писем и резолюций изготавливаются типографским способом на бумаге форматом А4 (210х297 мм) и А6 (105х148 мм) соответственно.

Организационно-распорядительная служба по поручению руководителя аппарата разрабатывает макеты бланков писем и резолюций, и представляет их ему на утверждение.

4.5. Реквизиты служебных документов.

При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

На бланках, используемых для переписки обязательными реквизитами  являются: наименование организации, почтовый и электронный адреса, дата отправки  и регистрационный номер, номер и дата документа на который ссылаются при ответ, текст документа, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

Реквизиты служебных документов отделяются друг от друга одинарным межстрочным интервалом.

Наименование вида служебного документа указывается на всех документах (акт, протокол, справка, заявление и т.д.) кроме писем.

4.4. Датой служебного документа в зависимости от его вида и назначения является:

— дата подписания;

— дата регистрации.

Дата служебного документа в форме письма (далее – письма) указывается  в левой части бланка на расстоянии 30 – 40 мм от верхнего края указанных реквизитов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (цифровое оформление даты — 10.10.2009)

В протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера, предпочтительным является буквенно-цифровое оформление даты – 10 октября 2009 года).

4.5. Регистрационный номер документа – это порядковый номер по журналу учета. Проставляется в специально обозначенном месте – на уровне или после реквизита «дата документа».

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

4.6. Реквизит «адресат» указывается на отправляемых письмах. Письма адресуются в организации, структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают после фамилии, например:

 Руководителю аппарата

                                                                    Совета депутатов

                                                                         муниципального округа

                                                              наименование

                                                        фамилия инициалы

При направлении письма нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно, например:

                                                     Главам муниципальных округов

При написании письма должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в документе о назначении на должность, например: руководителю Департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы, главе управы Нижегородского района города Москвы.

Письмо не должно содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресами не ставится. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен на бланке и подписан.

Если письмо направляется как ответ, то первым адресом указывается автор инициативного письма.

При направлении письма более чем в четыре адреса, письмо размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно расчету рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом письме указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии писем.

В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом следует соблюдать следующий порядок написания:

— наименование организации (при адресовании физическому лицу – фамилия, имя, отчество);

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

Например:

Главархив города Москвы

                                                                 ул. Профсоюзная, д.80,

                                                      г.Москва, 117393

или:

                                           Цветикову В.В.

                                                  ул. Осенняя, д.10, кв. 3,

 г. Рязань, Рязанская обл., 390000

 Адрес не проставляется на письмах, направляемых должностным лицам государственной власти Российской Федерации, а также в органы исполнительной власти города Москвы и должностным лицам Правительства Москвы, Московской городской Думы, префектуры, управы, органы местного самоуправления.

В конце строки адреса знаки препинания не ставятся, в середине строки знаки сохраняются. Допускается центрировать каждую строчку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит «адресат» печатается на расстоянии110-120 мм от левого края листа бумаги и на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка для писем при их продольном расположении; на бланках для писем с угловым расположением реквизитов – на 20-40 мм от верхнего края листа. Реквизиты адресата выделяются жирным шрифтом.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».

Заголовок печатается от границы левого поля, под реквизитами «дата и регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Текст заголовка выделяется жирным шрифтом.

Текст письма должен быть кратким, излагаться четко, последовательно, кратко и не допускать двусмысленного толкования и, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй – выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст письма должен начинаться с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:

Уважаемый Константин Петрович!

При адресовании писем в иные организации допускается также обращение с использованием слов «господин», например:

Уважаемый господин Иванов!

или

Господин Иванов!

Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме:

Приложение: «краткое наименование содержания приложения»,на ___ л.,  экз. №_.

Например:

Приложение:

1. Копия распоряжения от 17.10.2014 № 11, на 2-х л. в одном экз.

2. Копия протокола от 12.05.2014 № 3, на 3-х л.  экз.№2.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля письма, через 1 строчку после текста письма.

Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В служебных документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, секретарь комиссии).

Если должностное лицо, правомочное подписать служебный документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается, указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: «исполняющий обязанности …» или «заместитель …».

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

Изготовление факсимильного воспроизведения подписи осуществляется организационно-распорядительной службой на основании распоряжения руководителя аппарата.

Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя служебного документа и номер его служебного телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне первого (последнего) листа служебного документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу (оформляется с использованием шрифта размером 10 кеглей), например:

Николаева Т.Д.

т.111-11-11

Виза согласования проставляется на проектах подлинных служебных документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными должностными лицами.

4.7. Применение печатей.

На служебных документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.  В аппарате используются следующие круглые печати:

— гербовая печать «Совет депутатов муниципального округа Нижегородский »;

— гербовая печать «Аппарат Совета депутатов муниципального округа Нижегородский»

— простая печать «Внутригородское муниципальное образование, муниципальный округ Нижегородский, аппарат Совета депутатов».

Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц муниципального округа или лиц, исполняющих их обязанности.

Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью: ходатайства, характеристики, справки о стаже работы, трудовые книжки, штатное расписание муниципалитета и изменения к нему, финансовые документы, доверенности, положения, муниципальные контракты, договоры, иные документы, требующие такого заверения.

Гербовая печать хранится у должностного лица муниципального округа или лица, исполняющего его обязанности.

Простая печать используется для заверения копий документов, для проставления на различных документах кадрового характера, на выписках из протоколов и др. документах. Печать хранится в службе бухгалтерского учета.

4.8. Заверение копий служебных документов.

Копия служебного документа заверяется исполнителем документа. Запись «Копия верна» проставляется ниже реквизита «Подпись» и составляется по форме:

Копия верна

должность                 личная подпись           расшифровка подписи

дата

Заверительная запись удостоверяется  простой печатью.

Заверительная запись указывает, кем и когда изготовлена копия, печать придает копии документа юридический статус.

Выдавать заверенныекопии документов, авторами которых являются должностные лица муниципального округа, разрешается только с их согласия.

В случае необходимости нотариального заверения, как служебных документов, так и других документов, подготовку документов к такому заверению осуществляет юрисконсульт – консультант юридической службы.

4.9. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова «В дело», дата, подпись исполнителя.

5. Оформление доверенности

5.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий руководителя аппарата муниципальному служащему на представление интересов аппарата или совершение каких-либо действий.

Срок действия доверенности определяется руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, и не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

5.2. Доверенность оформляется на бланке для писем.

5.3. Обязательные реквизиты доверенности:

— регистрационный номер и дата выдачи;

— заголовок «Доверенность»;

— должность, фамилия, имя, отчество (полностью) муниципального служащего;

— перечень передаваемыхполномочий;

— срок действия доверенности;

— подпись руководителя аппарата;

— гербовая печать.

Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):

— паспортные данные уполномоченного лица;

— образец подписи уполномоченного лица.

5.4. Регистрацию и выдачу доверенностей, а также учет полномочий по доверенностям ведет служба бухгалтерского учёта.

6. Организация работы с корреспонденцией

6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции.

Прием и отправка корреспонденции в аппарате осуществляется следующими способами:

— через почтовое отделение;

— нарочными, курьерами;

— лично;

— с использованием факсимильной связи;

— с использованием электронной почты.

Прием и отправка корреспонденции в аппарате производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной  связи и электронной почты.

Корреспонденция, переданная (полученная) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеет юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи корреспонденции, требующей удостоверения подлинности документа.

6.2. Порядок регистрации и прохождения корреспонденции, поступившей и отправляемой перечисленных выше способов, устанавливается настоящим разделом.

Централизованный прием, первичную обработку, доставку и отправку корреспонденции осуществляет организационно-распорядительная служба.

Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки корреспонденции, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием специальной аппаратуры.

При приеме от нарочных корреспонденции в разносной книге отправителя ставится дата и подпись муниципального служащего, принявшего документ (при приеме газет и журналов — время поступления), на копии документа — штамп аппарата с указанием даты приема.

Корреспонденция, поступившая на факс-автомат в рабочее и нерабочее  время, в выходные и праздничные дни, передается специалисту, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства, для ее обработки и подлежит регистрации.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

Все конверты с корреспонденцией, поступившие в муниципалитет, вскрываются (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица муниципалитета и содержащих пометку «лично», а также корреспонденции на иностранном языке, которые передаются должностным лицам муниципалитета в нераспечатанном виде).

При вскрытии конвертов с корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов, корреспонденция возвращается отправителю с указанием причин возврата.

На всей корреспонденции, поступившей до окончания рабочего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей после окончания рабочего дня, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

На корреспонденцию, требующую срочного рассмотрения проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) вне зависимости от времени их поступления, доставка руководителю аппарата  осуществляется незамедлительно.

6.3. Отправка корреспонденции производится после регистрации документа.

При отправке корреспонденции проверяются наличие:

— адреса с индексом;

— исходящего номера;

— фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

— указанных в тексте приложений;

— подписи.

Доставка корреспонденции в вышестоящие организации осуществляется муниципальными служащими, отвечающими за ее подготовку (исполнение), за исключением случаев, когда допустима доставка почтовым отправлением.

Корреспонденция отправляется внешним адресатам в течение дня, а срочного характера, корреспонденция, по которой установлен срок исполнения от 1 до 5дней, отправляется внешним адресатам по факсу, или исполнителем собственноручно, если поручения по исполнению (резолюции) корреспонденции требуют оперативного решения.

Выдача корреспонденции из архива производится сотрудником организационно-распорядительной службы, на которого возложены обязанности по ведение архива с разрешения руководителя аппарата или лица, исполняющего его обязанности, под роспись в журнале выдачи документов.

6.4. Регистрация корреспонденции.

Регистрации подлежит вся корреспонденция, требующая учета и использования в справочных целях.

Не подлежит регистрации следующая корреспонденция:

— статистические сведения;

— информационные материалы, присланные для сведения;

— периодические издания;

— поздравительные письма и телеграммы;

— учебные планы, программы;

— отчеты;

— рекламные проспекты, буклеты, брошюры.

Регистрация корреспонденции осуществляется в ручном режиме. Моментом регистрации корреспонденции считается момент фиксации факта поступления корреспонденции путем проставления на корреспонденции регистрационного номера и занесения необходимых сведений о корреспонденции в журнал регистрации входящей корреспонденции.

Прием (передача) телефонограмм, адресованных руководителю аппарата, производится с регистрацией в журнале телефонограмм.

Муниципальные служащие, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения корреспонденции, несут ответственность за сохранность, как самой корреспонденции, так и информации о ней в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

6.5. Порядок работы с корреспонденцией, поступающей и отправляемой посредством факсимильной связи.

Основной факсимильный аппарат аппарата находиться в приёмной главы муниципального округа. Поступающая по факсу корреспонденция регистрируется ответственным дежурным в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Передача корреспонденции по факсу производится муниципальными служащими с факсимильных аппаратов, установленных в их подразделениях.

Передача корреспонденции с основного факса производится ответственным дежурным по аппарату.

6.6. Рассмотрение корреспонденции.

Рассмотрение корреспонденции в аппарате предусматривает передачу корреспонденции руководителю аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, для принятия решения по ее исполнению, подписание резолюции. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюциях.

Допускается возможность повторного рассмотрения корреспонденции при изменении обстоятельств дела. В этом случае корреспонденция вновь представляется руководителю  аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, которые вправе дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

Корреспонденция направляется на исполнение в соответствии с резолюциями.

Ответственный исполнитель (отв.), фамилия которого указана первой, обеспечивает соисполнителей поручений, необходимым количеством копий.

6.7. Подготовка и оформление резолюций.

Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с корреспонденцией. Резолюция может быть оформлена и на самой корреспонденции.

В состав резолюции входят следующие элементы:

— исполнитель (фамилия и инициалы муниципального служащего (муниципальных служащих), которому дается поручение;

— содержание поручения (или нескольких поручений);

— срок исполнения поручения (в случае наличия нескольких поручений указывается свой срок исполнения).

Рядом с фамилией муниципального служащего, на которое возлагается контроль за ходом исполнения корреспонденции, делается пометка – «Контроль».

При наличии в резолюции нескольких ответственных исполнителей каждый из них докладывает о выполнении поручения руководителю аппарата самостоятельно.

Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение предусмотрено в течение 30 календарных дней со дня регистрации корреспонденции.

6.8. Оформление исходящей корреспонденции.

Исходящая корреспонденция (в том числе и инициативная) подписывается руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности. Исходящая корреспонденция оформляется на бланках писем в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте.

Исходящая корреспонденция принимается к отправке: в случае направления в один адрес – в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов, плюс один.

Экземпляр исходящей корреспонденции (копия), остающийся в деле муниципалитета должен быть завизирован исполнителем. Исходящая корреспонденция передается для отправки полностью оформленной.

6.9. Формирование дел, их хранение, организация справочной работы.

Формирование дел, их хранение, справочная работа по корреспонденции, централизованно зарегистрированной в муниципалитете (как входящей, так и исходящей) осуществляется организационно-распорядительной службой.

Муниципальные служащие отвечают за:

— сохранность поступающей к ним корреспонденции и информации о ней в базе данных:

— соблюдение сроков хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

— своевременную подготовку и передачу дел в архив муниципалитета (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).

Законченные делопроизводством дела в течение двух лет, остаются в структурных подразделениях аппарата для использования в работе, а затем в соответствии с номенклатурой дела сдаются в архив аппарата.

Оформление дел для передачи в архив производится актом передачи дел.

Дела за истекший год должны быть оформлены и закрыты исполнителем до 1 февраля текущего года. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет). На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

7. Работа с правовыми актами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

7.1. Работа с правовыми актами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Регламентом.

Отнесение правового акта к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится только по основаниям, предусмотренным федеральными законами.

Основанием для отнесения правового акта к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, является:

— защита персональных данных граждан (физических лиц);

— защита персональных данных муниципальных служащих;

— защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами.

Перечень вопросов, которые не могут содержаться в правовом акте, отнесенном к категории ограниченного распространения:

— права, свободы и обязанности человека и гражданина;

— полномочия  и деятельность аппарата;

— использование бюджетных средств;

— иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами.

Решение об отнесении правового акта к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается исполнителем, как правило, на стадии создания проекта правового акта при включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется пометкой в правом верхнем углу путем проставления штампа «Для служебного пользования».

Решение об отнесении правового акта к категории документов, подлежащих ограничению распространения (доступа), принимается руководителем аппарата на стадии создания проекта правового акта при включении в него сведений ограниченного характера.

Сведения, содержащиеся в правовых актах по кадровым вопросам, подлежащих ограничению доступа:

— о назначении, переводе на должность и освобождении от должности муниципальных служащих;

— о применении и снятии дисциплинарных взысканий, о проведении служебной проверки в отношении муниципальных служащих;

— об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание с информацией о численности, должностных окладах и фонде оплаты труда муниципальных служащих;

— о присвоении классных чинов муниципальным служащим;

— о предоставлении отпусков муниципальным служащим, за исключением руководителя аппарата, (в том числе по уходу за ребенком и выходу из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, без сохранения денежного содержания, учебного отпуска); утверждении графика отпусков.

— об изменении фамилии, имени, отчества муниципальных служащих, за исключением руководителя аппарата.

7.2. Руководитель  аппарата, принявший решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в муниципальном правовом акте, к категории ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.3. Документированная информация с пометкой «Для служебного пользования» без санкции руководителя аппарата не подлежит разглашению (распространению).

7.4. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается подписью руководителя аппарата.

8. Исполнение и контроль исполнения правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций

8.1.В аппарате подлежат исполнению все поручения, зафиксированные в правовых актах, служебных документах, протоколах совещаний, а также резолюциях. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на исполнение поручений.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений возлагается на работников аппарата  в соответствии с поручением, указанным в резолюции.

8.2. Срок исполнения документа определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется месяцем или другим периодом.

Срок исполнения поручения, содержащегося в правовом акте, указывается в тексте муниципального правового акта.

Срок выполнения правового акта в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий, и поручений, предусмотренных правовым актом.

В тех случаях, когда в правовом акте не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения правового акта в целом — один год со дня подписания муниципального правового акта или вступления его в силу.

Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

Срок исполнения, исчисляемый месяцем, истекает через 30 календарных дней, не считая нерабочих праздничных дней, за исключением сроков исполнения, установленных законодательством. В случае установления законодательством срока рассмотрения «в течение месяца», «в месячный срок» срок исполнения истекает в соответствующее число следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то срок исполнения истекает в последний день этого месяца.

Срок исполнения, исчисляемый неделей, истекает через 5 дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Срок исполнения, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

В случае если правовой акт не выполнен в целом в установленный срок, то должностное лицо, на которое возложен контроль  его исполнения, направляет руководителю аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, записку с указанием причин невыполнения муниципального правового акта, мер, принятых по их устранению, и предложением о новом сроке его выполнения.

Решение о продлении срока исполнения правового акта принимается руководителем аппарат или лицом, исполняющим его обязанности.

Изменение срока выполнения правового акта производится путем принятия (издания) правового акта.

Правовой акт снимается с контроля на основании справки (отчета), содержащей информацию о выполнении всех поручений правового акта, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль исполнения правового акта в целом.

8.3. Снятие с контроля правового акта осуществляется по указанию руководителя аппарата.

Основанием для снятия правового акта с контроля является:

— его выполнение;

— принятие (введение в действие) нового правового акта, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием правовых актов и т.д.).

Срок исполнения протокольного поручения определяется в протоколе и исчисляется с даты проведения совещания.

Решение о продлении срока исполнения протокола на основе предложения, ответственного за контроль протокола в целом, принимается руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, принятием муниципального правового акта (исчерпывающего поручения, содержащегося в протоколе) по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом, принимается руководителем аппарата или лицом, его исполняющим его обязанности.

Решение о снятии с контроля отдельного поручения, указанного в протоколе, и продлении срока его исполнения принимается руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом.

8.4. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

— поручения с пометкой «незамедлительно» исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации резолюции;

— поручения с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации резолюции;

— поручения с пометкой «срочно» исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации резолюции;

— поручения с пометкой «оперативно» исполняются не позднее десяти дней со дня подписания и регистрации резолюции.

Пометки срочности имеют право проставлять руководитель аппарата или лицо, исполняющее его обязанности. Документы с пометками срочности

незамедлительно доводятся исполнителям руководителем аппарата.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем не позднее, чем за двадня до истечения срока исполнения, готовится справка на имя руководителя аппарата или лица, исполняющего его обязанности, с обоснованием необходимости продления срока.

Решение о снятии с контроля поручений (продлении срока исполнения поручения) производится руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

Основанием для снятия с контроля может служить:

— справка исполнителя о результатах выполнения поручения;

— копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.

8.5. Порядок исполнения правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций.

Исполнение осуществляется в соответствии с поручениями, содержащимися в указанных документах.

Соисполнители документа не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления общего отчета (справки), либо сообщают свое мнение по исполняемому вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Если информация, содержащаяся в представленной исполнителем справке, не соответствует установленным требованиям, справка может быть возвращена исполнителю для доработки.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку вопроса.

Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет руководителю аппарата справку, информацию по исполнению резолюции с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информаций) соисполнителей.

8.6. Контроль исполнения правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, резолюций.

Контроль исполнения документов включает в себя контроль качества (полнота и точность) и своевременность исполнения (сроки исполнения) документов.

В компетенцию лица, ответственного за контроль исполнения документа или являющегося ответственным исполнителем документа, входит:

— организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;

— координация деятельности исполнителей и соисполнителей;

— корректировка срока исполнения документа в рамках конечного срока исполнения документа в целом;

— принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;

— подготовка и представление руководителю аппарата, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).

В случае если поручение не выполнено, лицо, на которое возложен контроль исполнения документа в целом, устанавливает конечный срок выполнения данного им поручения в рамках срока по последнему пункту документа, о чем информирует руководителя аппарата.

Контроль исполнения правовых актов должен быть возложен, как правило, на одно лицо.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколах, может быть поручен нескольким лицам в соответствии с распределением обязанностей.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в резолюциях, может быть поручен одному или нескольким лицам в соответствии с распределением обязанностей.

В том случае, если контроль возложен (по резолюциям — исполнение поручено) на нескольких лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению муниципального правового акта, то лицо, которое в правовом акте, резолюции значится первым, если нет других указаний.

Контроль исполнения поручений руководителя аппарата или лицо, исполняющее его обязанности, вправе оставить за собой.

8.7. Порядок осуществления контроля.

Контроль исполнения правовых актов и поручений (резолюций) осуществляется в ручном режиме с использованием журналов.

Централизованному контролю по срокам и качеству исполнения подлежат все документы, поставленные на контроль.

Документы, подлежащие контролю, направляются в организационно-распорядительную службу аппарата в день их регистрации или подписания резолюции.

Контроль осуществляется как оперативными методами (использование средств связи, организация проверок и совещаний и т.д.), так и традиционными (получение информации от исполнителя в виде ответов, справок, отчетов и т.д.).

Муниципальный служащий организационно-распорядительной службы аппарата (при необходимости) напоминает исполнителям о сроках исполнения поручений, которые истекают, запрашивает информацию о ходе исполнения документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.

9. Информационное обеспечение деятельности

Информационное обеспечение деятельности аппарата направлено на обеспечение руководителя  аппарата, структурных подразделений документами и информацией, необходимыми для решения возложенных на них задач, а также для освещения и разъяснения деятельности аппарата жителям муниципального округа Нижегородский.

В аппарате задачу информационного обеспечения выполняет юридическая служба.

Формы и средства предоставления и распространения информации:

— адресная рассылка заверенных копий правовых актов, нормативных и иных правовых актов Совета депутатов;

— предоставление копий документов и выписок из них по запросу;

— размещение информации на официальном сайте муниципального округа в сети Интернет;

— опубликование информации в официальном печатном средстве массовой информации  муниципального округа Нижегородский.

10. Информатизация деятельности муниципалитета

Целью информатизации деятельности аппарата является создание условий для удовлетворения информационных потребностей муниципальных служащих, повышения оперативности и доступности информации.

Одной из основных задач информатизации является создание единой локальной сети, среды электронного документооборота и делопроизводства аппарата.

11. Договоры и соглашения

11.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, соглашений, контрактов, и т.д. (далее – договоров), заключаемых руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, иным лицом на основании доверенности руководителя аппарата с субъектом (при многостороннем договоре с субъектами) договорных отношений, определяется законодательством Российской Федерации и настоящим разделом.

Полномочия на ведение переговоров по заключению договоров, заключение (подписание) договоров оформляются распоряжением аппарата. Данные полномочия подтверждаются доверенностью, оформленной и заверенной в порядке, установленном настоящим Регламентом.

11.2. Проект договора разрабатывается муниципальным служащим в соответствии с данным ему поручением (далее – исполнитель) руководителя аппарата. Возможно принятие  исполнителем за основу или в целом (при отсутствии замечаний и предложений) текста договора, предложенного субъектом (субъектами) договорных отношений с аппаратом.

11.3. Договоры должны соответствовать нормам, установленным законодательством Российской Федерации, законодательством города Москвы.

Подписываемые договоры должны содержать:

— наименование;

— преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

— дату, номер договора, место подписания, наименование сторон;

— предмет правового регулирования;

— раскрытие используемых терминов и понятий;

— права и обязанности сторон;

— ответственность сторон;

— способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

— основания прекращения и приостановления их действия;

— порядок разрешения споров;

— срок и условия вступления в силу, срок действия;

— сведения о регистрации и месте хранения документа (при необходимости);

— реквизиты сторон, наименование должности, фамилии, имени, отчества лиц, подписывающих договор;

— место для подписи лиц сторон, место для простановки печати сторон.

Договоры оформляются, как правило, в количестве экземпляров по числу сторон договора. После подписания каждый экземпляр договора имеет одинаковую юридическую силу, о чем в текст договора включается соответствующее положение.

Все исправления и дополнения в тексте подписываются сторонами и заверяются печатями сторон.

Подписи сторон под двухсторонним договором располагаются друг против друга, при многостороннем – одна под другой. Подпись представителя аппарата на обоих экземплярах договора удостоверяется гербовой печатью.

При оформлении договора стороны не должны включать положения, которые содержатся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах, законах города Москвы (для договоров с субъектами, расположенными и зарегистрированными в городе Москве), и вследствие этого являются обязательными к исполнению. Приложения к договорам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

Порядок ведения договоров предусматривает: правовую экспертизу, подписание, регистрация, контроль  выполнения договора, оформление актов выполненных работ по договорам.

11.4. Правовая экспертиза проводится в следующем порядке:

— проект договора, предварительно согласованный исполнителем со сторонами по договору, с должностными лицами (структурными подразделениями) по принадлежности предмета договора, представляется юридическую службу юрисконсульту. Вместе с проектом договора представляются все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка (за исключением федеральных законов, законов города Москвы, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и города Москвы, опубликованных в установленном порядке);

— в срок, не более трех рабочих дней, юрисконсульт разрабатывает заключение на проект договора, подписывает его и направляет  исполнителю.

При отрицательном заключении проект договора направляется исполнителю на доработку. После доработки проект договора печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и, при отсутствии замечаний, согласовывается с юрисконсультом.

Вся необходимая информация, касающаяся экспертизы и визирования договоров, должна представляться по запросу юрисконсульта в обязательном порядке.

11.5. Исполнитель, подготовивший проект договора, обеспечивает его подписание руководителем аппарата,  выступающего стороной (сторонами) договора с  субъектом (субъектами).

Договор, подписанный субъектом (субъектами) договорных отношений, исполнитель с прилагаемым комплектом сопроводительных документов сдает в юридическую службу, где они и хранятся.

Подписанный договор заверяется гербовой печатью.

Второй экземпляр договора (второй и последующие экземпляры при многостороннем договоре) исполнитель передает уполномоченному представителю стороны (каждому из представителей сторон) по данному договору.

11.6. Выполнение договоров.

Контроль исполнения договоров осуществляют соответствующие исполнители — муниципальные служащие структурных подразделений аппарата в рамках своей компетенции.

Выполнение договора оформляется соответствующим актом сдачи-приемки (далее – акт). В сроки, установленные договором, исполнитель, осуществляющий контроль  выполнения договора, запрашивает у субъекта (субъектов) договорных отношений акт, который представляет руководителю аппарата на подпись

Один экземпляр акта, подписанного руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, передается в юридическую службу для дальнейшего формирования в самостоятельное дело.

Второй экземпляр подписанного акта возвращается другой стороне  договора.

В случае выявления нарушений условий договора (несоблюдение сроков, невыполнение обязательств, иное существенное нарушение договора, которое не может быть устранено в сроки действия договора), исполнителем, осуществляющим контроль  выполнения договора, разрабатывается проект претензии и с полным комплектом сопроводительных документов передается в юридическую службу для дальнейшей претензионной работы по договору.

12. Финансовое обеспечение деятельности аппарата

Деятельность аппарата финансируется за счет средств местного бюджета.

13. Комиссии и рабочие группы аппарата

В целях решения вопросов, отнесенных к полномочиям аппарата, в аппарате могут формироваться комиссии (постоянные, временные) и рабочие группы аппарата (далее – рабочая группа). Рабочая группа являются рабочими органами аппарата.

Распоряжением аппарата образуются и упраздняются рабочие группы, определяется время и место их работы.

14. Порядок приема граждан, представителей организаций

и учреждений

Прием граждан, представителей организаций и учреждений (далее — посетители) осуществляется главой муниципального округа, депутатами, руководителем аппарата и должностными лицами аппарата в пределах своей компетенции.

Работа с обращениями граждан осуществляется работниками организационно-распорядительной службы в соответствии с Законом города Москвы «Об обращениях граждан» в порядке, установленном настоящим Регламентом.           Каждое письменное обращение граждан, представителей организаций и учреждений в Совет депутатов, аппарат регистрируется.

Прием главой муниципального округа, депутатами Совета депутатов осуществляется в приёмные дни по предварительной записи.  Предварительная запись производится работником организационно-распорядительной службы аппарата, который регулярно информирует руководителя аппарата о состоянии и характере обращений посетителей, а также о состоянии исполнительской дисциплины по работе с обращениями граждан.

 Контроль выполнения поручений, данных главой муниципального округа, руководителем аппарата, работникам аппарата, во время приема посетителей осуществляется муниципальным служащим организационно-распорядительной службы.

Поручение, данное в ходе приема, должно исполняться в 30-дневный срок со дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не установлен иной срок исполнения. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок его исполнения, либо лицом его замещающим.

Справки-отчеты исполнителей поручений анализируются работником организационно-распорядительной службы и докладываются должностному лицу, направившему документ на исполнение.

В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявленным требованиям, работник организационно-распорядительной службы, повторно направляет документ для исполнения по существу, при этом главе муниципального округа, руководителю аппарата представляется  служебная (докладная) записка.

15. Взаимодействие работников аппарата

с комиссиями и  депутатами Совета депутатов

Работники аппарата взаимодействуют с комиссиями, депутатами  Совета депутатов, исходя из своих полномочий и интересов жителей муниципального округа, единства целей и задач в решении проблем муниципального округа.

Работники аппарата оказывают организационно-техническую и консультативную помощь в осуществлении полномочий комиссиями и депутатами Совета депутатов и обязаны предоставлять по запросу комиссии, депутата необходимую информацию, имеющуюся в распоряжении аппарата не позднее трех дней с момента запроса.

16. Организационно-техническое обеспечение заседаний Совета депутатов

Аппарат осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний Совета депутатов в соответствии с Регламентом Совета депутатов, в том числе:

— обеспечивает депутатов проектами решений по вопросам повестки дня и другой необходимой информацией;

— оказывает помощь депутатам в вопросах подготовки к заседаниям проектов повестки дня, проектов решений;

— не позднее, чем за три дня оповещает лиц, чье присутствие планируется при обсуждении вопроса, о дне, времени и месте проведения заседания Совета депутатов;

— ведет работу по оформлению и выпуску решений Совета депутатов.

17. Внесение изменений и дополнений в Регламент аппарата

Изменения и дополнения в настоящий Регламент могут быть внесены по инициативе руководителя аппарата, которые вводятся в действие его распоряжением.

                 Приложение 1

к Регламенту аппарата Совета депутатов

муниципального округа Нижегородский

Правила

оформления нормативных и иных правовых актов

1. Общие положения

1.1. Изменения вносятся только в первоначальный муниципальный нормативный или иной правовой акт аппарата Совета депутатов  (далее –  правовой акт). Внесение изменений в правовой акт о внесении изменений не допускается.

1.2. Внесением изменений в правовой акт считается:

— дополнение структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

— замена слов, цифр;

— изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

— исключение из текста слов, цифр.

1.3. Наименование заголовка правового акта записывается как  «О внесении изменений в постановление (распоряжение) администрации  муниципального округа  Нижегородский «О проведении инвентаризации …».

1.4. Изменения вносятся в правовой акт, а не в приложения к нему, это должно быть отражено и в заголовке, и в пункте о внесении изменений.

1.5. Текст документа с заголовком «О внесении изменений в …» должен содержать пункт «Внести изменения в …» с обязательным указанием вида, даты, номера и названия правового акта, в который вносятся изменения.

1.6. При внесении изменений недопустимо:

— указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода правового акта о внесении изменений;

— давать ссылки на документы, выпущенные позже даты издания первоначального правового акта.

1.7. Каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом).

1.8. Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст правового акта по порядку пунктов, затем в приложение. При внесении изменений одним актом в несколько правовых актов изменяемые  правовые акты располагаются в хронологическом порядке.

1.9. При ссылке в проекте правового акта на структурный элемент  правового акта, в который вносятся изменения, указывается конкретный структурный элемент, начиная с наименьшего. При этом, пункты и подпункты обозначаются словом «пункт» и соответствующей цифрой. Абзацы и дефисы обозначаются словами. Первым считается тот абзац, с которого начинается пункт или подпункт.

1.10. К проекту правового акта должны быть приложены копии всех правовых актов, в которые вносятся изменения, и в них должны быть отмечены все случаи изменения текста.

2. Внесение изменений в текст правового акта

и приложений к нему

2.1. Дополнение текста одним или несколькими словами (со знаком препинания, постановку которого влечет за собой вносимое дополнение):

Мотивировочную часть распоряжения после слов «…» дополнить словами «…».

Пункт 2.4 распоряжения дополнить словами«…».

Абзац восьмой раздела 1 приложения к постановлению после слова «…»дополнить словами «…».

2.2. Дополнение текста новым пунктом (абзацем, дефисом):

Пункт 3.4 постановления дополнить дефисом четвертым в следующей редакции:

«- …».

Пункт 6.10.3 приложения к постановлению дополнить абзацем в следующей редакции:

«…».

Дополнить постановление пунктом 7 в следующей редакции:

«7. …».

При дополнении текста правового акта новыми пунктами необходимо давать указание на изменение нумерации последующих пунктов:

Пункт 10 постановления считать пунктом 11.

При дополнении текста новыми абзацами (дефисами) давать указание на изменение нумерации последующих абзацев (дефисов) не нужно.

При отмене, признании утратившим силу пункта нумерация последующих пунктов не меняется.

2.3. Замена одного или нескольких слов:

В заголовке постановления слова «…» заменить словами «…».

В пункте 5.1. распоряжения слова «…» заменить словами «…».

В абзаце пятом пункта 3 раздела 1 приложения к распоряжению слово «…»заменить словом «…».

2.4. Замена одного или нескольких слов по всему тексту муниципального правового акта и приложения к нему или в нескольких местах:

В тексте постановления слова «…» заменить словами «…».

В тексте распоряжения и приложении к нему слова «…» заменить словами «…» в соответствующих падежах.

В тексте приложения к постановлению слова «…» заменить словами «…» в соответствующих падежах.

2.5. Изменение редакции пункта (абзаца, дефиса):

Дефис третий пункта 4 распоряжения изложить в следующей редакции:

«- …».

Абзац второй пункта 5.8 приложения к постановлению изложить в следующей редакции:

«… .».

Пункт 10 распоряжения изложить в следующей редакции:

«10. … .».

         2.6. При дополнении текста правового акта словами, новыми структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), замене слов, изложении в новой редакции констатирующей или мотивировочной части, структурных элементов формулировка «далее по тексту» не употребляется.

2.7. Исключение из текста слов:

В пункте 5.4 исключить слова «…».

В пункте 5.4.2 приложения 4 к постановлению исключить слова «…».

2.8. Дополнение правового акта приложениями нового содержания:

Дополнить постановление администрации муниципального округа Нижегородский от 12 июля 2010 года № 115 «…»приложениями 4 и 5 в редакции согласно приложениям 1 и 2 к настоящему постановлению.

2.9. Изменение редакции всего приложения:

Внести изменения в постановление администрации муниципального округ Нижегородский от 29 декабря 2009 года № 260 «…», изложив приложение 1 к постановлению в редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

2.10. Если приложение к муниципальному правовому акту оформлено в виде таблицы, внесение изменений в него осуществляется в приложении к издаваемому правовому акту. В тексте правового акта о внесении изменений дается указание:

Внести изменения в постановление администрации муниципального округа Нижегородский от 29 декабря 2009 года № 260 «…», дополнив раздел 2 приложения 1 к постановлению пунктом 15 в редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

Приложение оформляется следующим образом:

                                               Приложение 1

                                              к постановлению администрации 

муниципального округа Нижегородский  

                                               от ___ ________ 20__ года № ___

Внесение изменений в приложение 1 к постановлению администрации   муниципального округа Нижегородский от 29 декабря 2009 года № 260

2. Перечень мероприятий, организуемых администрацией муниципального округа Нижегородский в 2010 году

№п/п	Наименование мероприятия	Дата проведения	Ф.И.О. ответственного за подготовку мероприятия
15	В здоровом теле — здоровый дух	20 ноября	В.В. Иванова

Приложение к

Распоряжению аппарата

Совета депутатов муниципального

округа Преображенское

от 04.11.2016г. №03/1-2-28

  Регламент аппарата

Совета депутатов муниципального

Округа Преображенское

 1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определят порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское (далее – Аппарат).

Ответственность за организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности Аппарата возлагается на муниципального служащего, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – специалист по делопроизводству).

1.2. Требования настоящего Регламента обязательны для всех должностных лиц и муниципальных служащих Аппарата (далее – должностных лиц, муниципальных служащих).

1.3. Несоблюдение должностными лицами, муниципальными служащими требований настоящего Регламента влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

1.4. Изменения и дополнения в настоящий Регламент вносятся распоряжением Аппарата.

 2.Организация работы Аппарата

 2.1. Планирование работы Аппарата.

2.1.1. Работу Аппарата организует глава муниципального округа Преображенское. Аппарат строит свою работу на основе планов работы на год, ориентированных на реализацию полномочий Аппарата по решению вопросов местного значения, установленных Уставом муниципального округа Преображенское (далее – полномочий Аппарата), на реализацию отдельных государственных полномочий города Москвы, переданных органам местного самоуправления муниципального округа Преображенское, законами города Москвы (далее – отдельные полномочия города Москвы), а также на решение других вопросов, необходимых для осуществления исполнительно-распорядительной деятельности Аппарата (далее – планов работы). План работы включает также перечень организационных и других мероприятий, проводимых Аппаратом.

2.1.2. Подготовка плана работы осуществляется в соответствии с поручением Руководителя Аппарата. Ответственность за формирование и реализацию плана возлагается на специалиста по организационной работе.

2.1.3. План работы содержит следующие разделы:

— разработка проектов муниципальных нормативных и иных правовых актов Совета депутатов муниципального округа Преображенское (далее – Совет депутатов) для внесения на рассмотрение Совета депутатов;

— подготовка проектов муниципальных нормативных и иных правовых актов Аппарата;

— аналитическая работа;

— организационные мероприятия;

— работа по реализации ранее выпущенных муниципальных нормативных и иных правовых актов Аппарата.

В пункты плана работы включаются сроки реализации и фамилия, имя, отчество ответственных за подготовку вопроса.

Приложениями к плану работы являются: план работы муниципальных учреждений; планы подготовки вопросов для рассмотрения на заседании Совета депутатов.

2.1.4. Предложения в план работы направляются структурными подразделениями Аппарата (далее – структурными подразделениями) в специалисту по организационной работе не позднее, чем за пятнадцать календарных дней до начала планируемого периода, с указанием структурных подразделений, ответственных за подготовку, и сроков реализации.

Предложения структурных подразделений в план работы по вопросам, относящимся к ведению других подразделений, согласовываются с руководителями структурных подразделений, к ведению которых относятся предлагаемые к обсуждению вопросы.

Специалист по организационной работе вправе вносить в проект плана работы вопросы о ходе выполнения муниципальных нормативных и иных правовых актов Аппарата, поручений Руководителя Аппарата, Совета депутатов, реализация которых осуществляется с отставанием от установленных сроков, без предварительного согласования с должностными лицами, на которых возложен контроль за их выполнением.

2.1.5. Специалист по организационной работе обобщает поступившие предложения структурных подразделений, готовит проекты плана работы, распоряжения Аппарата о его утверждении и представляет их Руководителю Аппарата, после согласования с руководителями структурных подразделений.

При отсутствии согласования окончательное решение о включении вопроса в план работы принимает Руководитель Аппарата.

Проекты плана работы и распоряжения Аппарата о его утверждении вносятся на подпись Руководителю Аппарата не позднее, чем за семь дней до начала планируемого периода.

2.1.6. Если запланированный вопрос предлагается исключить из плана работы, ответственный за подготовку вопроса не позднее, чем за четырнадцать дней до даты рассмотрения (окончания его выполнения) вопроса, обращается к Руководителю Аппарата в письменной форме с обоснованием такого исключения.

2.1.7. Контроль за выполнением плана работы возлагается на Руководителя Аппарата.

2.2. Подготовка и проведение совещаний в Аппарате.

2.2.1. Оперативные совещания у Руководителя Аппарата с участием  руководителей структурных подразделений (или лицами, исполняющими их обязанности), руководителей муниципальных учреждений (или лицами, исполняющими их обязанности) (далее – оперативные совещания у Руководителя Аппарата).

Созыв оперативных совещаний у Руководителя Аппарата осуществляется Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

Оперативные совещания у Руководителя Аппарата проводятся в соответствии с возникающей необходимостью.

На оперативных совещаниях у Руководителя Аппарата рассматриваются вопросы, требующие оперативного решения, а также заслушивается информация о выполнении поручений, данных на предыдущих оперативных совещаниях, о проделанной работе в течение недели и плане на предстоящую неделю.

Ведение протокола оперативного совещания и контроль за его исполнением осуществляет специалист по делопроизводству.

2.2.2. Оперативные совещания в структурных подразделениях.

Оперативные совещания проводятся по мере необходимости. Проводит совещание руководитель структурного подразделения или лицо, исполняющее его обязанности.

Вопросы на оперативных совещаниях рассматриваются в соответствии с планом работы и поручениями Руководителя Аппарата.

На оперативных совещаниях муниципальные служащие структурного подразделения отчитываются о проделанной работе и о ходе выполнения поручений Руководителя Аппарата, руководителя структурного подразделения.

На оперативном совещании, при необходимости, ведется протокол.

2.2.3. Совещания Руководителя Аппарата с органами территориальных общественных самоуправлений, а также представителями общественных объединений, созданных в соответствии с федеральными законами (общественная организация; общественное движение; общественный фонд; общественное учреждение; орган общественной самодеятельности; политическая партия, а также союзы (ассоциации) общественных объединений) и действующих на территории  муниципального округа Преображенское (далее – совещания с общественностью).

Совещания с общественностью проводятся по мере необходимости для решения вопросов, представляющих взаимный интерес для Аппарата, органов территориальных общественных самоуправлений, общественных объединений.

Созыв совещаний с общественностью осуществляется Руководителем Аппарата .

Подготовка совещаний с общественностью и организация их проведения осуществляется специалистом по организационной работе.

На совещаниях с общественностью по приглашению Руководителя Аппарата могут присутствовать представители органов исполнительной власти города Москвы, депутаты Московской городской Думы, Руководитель муниципального образования, депутаты Совета депутатов, представители средств массовой информации.

При проведении совещания с общественностью составляется список приглашенных. Список составляется в алфавитном порядке, при этом фамилия, имя, отчество и занимаемая должность приглашенного пишутся полностью в именительном падеже с указанием организации и номера рабочего телефона. Составление списка и оповещение лиц, приглашенных на оперативное совещание, осуществляется специалистом по организационной работе.

Ведение протокола совещания с общественностью и контроль за его исполнением осуществляет специалистом по организационной работе.

 3.Муниципальные нормативные и иные правовые акты Аппарата

3.1. Муниципальными нормативными и иными правовыми актами Аппарата являются издаваемые Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, постановления Аппарата по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных полномочий города Москвы, а также распоряжения Аппарата по вопросам организации работы Аппарата (далее – постановление Аппарата, распоряжение Аппарата, муниципальные правовые акты).

3.2. Порядок подготовки, оформления и хранения муниципальных правовых актов.

3.2.1. Общие положения.

3.2.1.1. Постановления Аппарата оформляются на бланках «Постановление аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское», распоряжения аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское — «Распоряжение аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское» (далее — бланки актов). На бланках актов размещается герб муниципального округа Преображенское (далее – герб муниципального округа).

Бланки актов изготавливаются типографским способом на бумаге форматом А4 (210 х 297 мм).

Специалист по юридическим вопросам (далее — юрисконсульт) по поручению Руководителя Аппарата разрабатывает макеты бланков актов и представляет их на утверждение Руководителя Аппарата.

При подготовке проектов муниципальных правовых актов бланки актов не применяются. Проект муниципального правового акта оформляется на простых листах бумаги формата А4 с указанием на нем вида такого акта.

3.2.1.2. Внесение проектов муниципальных правовых актов на рассмотрение Руководителя Аппарата осуществляется руководителями структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей, муниципальными служащими, подчиненными непосредственно Руководителю Аппарата.

При внесении проекта муниципального правового акта  функция ответственного исполнителя возлагается на структурные подразделения, находящиеся в его подчинении, и в компетенции которых находится вносимый вопрос.

При внесении вопроса руководителями структурных подразделений функция ответственного исполнителя возлагается на них же.

3.2.1.3. Подготовка проектов муниципальных правовых актов осуществляется муниципальными служащими, выступающими в качестве исполнителей (далее — исполнителей):

— по поручению Руководителю Аппарата;

— в соответствии с планом работы;

— по решению ответственных исполнителей.

3.2.1.4. Сроки подготовки проектов муниципальных правовых актов устанавливаются соответственно Руководителем Аппарата, ответственными исполнителями.

3.2.1.5. Исполнитель (на листе согласования муниципального правового акта реквизит «ИСПОЛНИТЕЛЬ»):

— готовит проект муниципального правового акта с учетом требований настоящего раздела;

— обеспечивает соответствие проекта муниципального правового акта требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства города Москвы, муниципальных нормативных и иных правовых актов, в том числе регулирующих вопросы противодействия коррупции;

— обеспечивает размещение проекта муниципального нормативного правового акта Аппарата, подлежащего независимой антикоррупционной экспертизе, на официальном сайте в сети Интернет в день направления проекта на согласование. Размещение указанного проекта в сети Интернет осуществляется в соответствии с требованиями, установленными решением Совета депутатов  муниципального округа Преображенское от 10 ноября 2015 года № 14/2 «Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы муниципальных нормативных правовых актов и проектов муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления муниципального округа Преображенское;

— направляет проект муниципального правового акта на согласование;

— осуществляет согласование проекта муниципального правового акта и дорабатывает проект по результатам согласования;

— осуществляет справочную и консультативную работу по изданному муниципальному правовому акту.

3.2.1.6. Проект муниципального правового акта о внесении изменений в ранее изданный муниципальный правовой акт или о его отмене (признании утратившим силу) подготавливается муниципальными служащими, которые подготовили (представили) муниципальный правовой акт, подлежащий изменению или отмене (признанию утратившим силу). В случае отсутствия указанных муниципальных служащих муниципальный правовой акт подготавливается по поручению Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности, иными муниципальными служащими.

3.2.1.7. Подготовку проекта муниципального правового акта, принимаемого во исполнение решения судебного органа, на основании акта прокурорского реагирования, осуществляют ответственные исполнители и исполнители при подготовке отменяемого (опротестованного) муниципального правового акта. В случае отсутствия указанных лиц муниципальный правовой акт подготавливается муниципальными служащими по поручению Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности.

3.2.1.8. Не допускается издание повторных муниципальных правовых актов, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового муниципального правового акта продиктована изменением обстоятельств.

3.2.1.9. Ответственность за качество составления и оформления проектов муниципальных правовых актов, за точность их содержания, соблюдение правил орфографии и  правильность согласования возлагается на ответственных исполнителей и исполнителей.

3.2.1.10. При внесении в муниципальный правовой акт значительного количества изменений, а также при неоднократном их внесении, следует оформлять муниципальный правовой акт в новой редакции с одновременным признанием утратившими силу, действующего муниципального правового акта, а также тех муниципальных правовых актов, которыми вносились в него изменения.

3.2.2. Оформление проекта муниципального правового акта.

3.2.2.1. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем муниципальный правовой акт).

Заголовок к тексту печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок к тексту выделяется жирным шрифтом.

Правила оформления муниципальных правовых актов о внесении изменений в муниципальные правовые акты приведены в приложении к настоящему Регламенту.

3.2.2.2. Текст муниципального правового акта.

Текст должен быть кратким, суть муниципального правового акта должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования смысла.

В текстах муниципальных правовых актов возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений. Написание наименований организаций, учреждений, предприятий должно быть официальным.

При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного муниципального правового акта.

Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом с отступом от заголовка в 2 интервала: строка состоит из 66 печатных знаков при вертикальном расположении текста и 104 знаков при горизонтальном расположении текста, абзац начинается с 6 знака.

Допускается печатать текст с одинарным межстрочным интервалом, если на листе (при обычном исполнении) не умещается последний пункт (о контроле за выполнением муниципального правового акта).

3.2.2.3. Структура текста муниципального правового акта.

Текст постановления Аппарата содержит, как правило, констатирующую и постановляющую части, текст распоряжения Аппарата — мотивировочную и распорядительную. Если содержание распоряжения Аппарата не нуждается в пояснениях, то мотивировочная часть отсутствует.

Проекты муниципальных правовых актов в констатирующей (мотивировочной) части, как правило, содержат оценку состояния дел по рассматриваемому вопросу. При этом констатирующая (мотивировочная) часть должна быть изложена по возможности кратко. Ссылка на законодательные и нормативные правовые акты, в связи с которыми издается муниципальный правовой акт, располагается в зависимости от их значимости.

Мотивировочная часть распоряжения Аппарата не имеет специальных завершающих слов.

Мотивировочная часть постановления Аппарата заканчивается словами «аппарат Совета депутатов муниципального округа Преображенское постановляет» и двоеточием.

Текст муниципальных правовых актов начинается словами «В целях…», «В связи…»,  «Для реализации … », «В соответствии …» и т.д.

Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Постановляющая (распорядительная) часть может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий пункты могут делиться на подпункты и абзацы, абзац может включать в себя дефисы. Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку. Абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет. Дефис печатается с красной строки и начинается с графического знака «дефис» (-) и строчной буквы.

Пункты муниципальных правовых актов группируются по их значимости (от наиболее значимых вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы муниципального правового акта.

Поручения (задания) даются с указанием должности, фамилии и инициалов, например, заведующему сектором опеки и попечительства Сергееву В.Д., муниципальным учреждениям (указывается полное наименование, должность, фамилия и инициалы).

В тексте обязательно указываются:

— полное наименование должности, фамилии и инициалы муниципальных служащих, муниципальных учреждений, которым даются поручения;

— сроки исполнения;

— цифры по тексту (суммы выделяемых средств и т.д.);

— фамилия должностного лица, на которого возложен контроль за выполнением муниципального правового акта;

— полное наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего муниципальный правовой акт.

В тексте жирным шрифтом выделяется полное наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего муниципальный правовой акт.

3.2.2.4. Приложение.

3.2.2.4.1. Приложения к муниципальному правовому акту являются его неотъемлемой частью.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста муниципального правового акта.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

В верхнем правом углу первой страницы приложения указывается: «Приложение (порядковый номер при наличии нескольких приложений) к распоряжению аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское от _______ № _______».

Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте муниципального правового акта.

3.2.2.4.2. Приложение к муниципальному правовому акту может иметь приложение и является его неотъемлемой частью.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

Нумерация страниц приложений продолжается нумерацией страниц текста приложения к муниципальному правовому акту (номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста)).

В верхнем правом углу первой страницы приложения указывается: «Приложение (порядковый номер при наличии нескольких приложений) к Порядку регистрации трудовых договоров, заключаемых работодателями – физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками, регистрации факта прекращения трудового договора».

Название приложения должно соответствовать названию приложения к муниципальному правовому акту.

3.2.2.5. Обязательные пункты муниципального правового акта.

Муниципальные правовые акты должны содержать:

— полные наименования должностей и фамилий муниципальных служащих, муниципальных учреждений, которым дается поручение;

— сроки исполнения поручений;

— указание о признании утратившими силу муниципальных правовых актов, либо их отдельных пунктов, если вновь издаваемый муниципальный правовой акт исключает действие ранее принятых;

— указание о снятии с контроля муниципального правового акта в случае его выполнения либо принятия (издания) нового взамен ранее принятого;

— поручения о контроле за выполнением данного муниципального правового акта.

3.2.2.6. Поручения о контроле за выполнением муниципального правового акта.

Контроль за выполнением муниципального правового акта возлагается, как правило, на заместителя руководителя Аппарата, руководителей структурных подразделений, которые представили проект муниципального правового акта на рассмотрение Руководителю Аппарата в соответствии с распределением обязанностей.

Руководитель Аппарата может возложить контроль за выполнением на себя.

Контроль за выполнением поручений, возложенных на муниципальные учреждения, возлагается на муниципального служащего, осуществляющего контроль за выполнением муниципального правового акта в целом.

При внесении в муниципальный правовой акт изменений, контроль за его выполнением возлагается на муниципального служащего, осуществляющего контроль за выполнением утвержденного ранее муниципального правового акта.

3.2.2.7. Пункты о ходе выполнения ранее принятых муниципальных правовых актов.

В проектах муниципальных правовых актов о ходе выполнения ранее принятых муниципальных правовых актов, в случае невыполнения содержащихся в них поручений, указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарной и материальной ответственности, а также новые сроки выполнения поручений.

К проектам таких муниципальных правовых актов прилагается справка за подписью должностного лица, вносившего проект муниципального правового акта, с указанием причин невыполнения и обоснованием необходимости продления сроков исполнения муниципального правового акта.

3.2.2.8. Структура и оформление листа согласования.

К каждому проекту муниципального правового акта исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне первого листа проекта муниципального правового акта.

Реквизиты листа согласования:

— исполнитель;

— проект согласован;

— разослать.

Все реквизиты (кроме «Разослать») печатаются прописными буквами в именительном падеже.

Реквизит «ИСПОЛНИТЕЛЬ» – указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона муниципального служащего, подготовившего проект муниципального правового акта.

Реквизит «ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН» – указываются должности, инициалы и фамилии заместителя руководителя Аппарата, руководителей структурных подразделений, юрисконсульта, руководителя муниципального учреждения (указанными в тексте в качестве исполнителей, которым даются поручения).

Виза и дата согласования, проставляются синими чернилами для отличия подлинника от копии.

Список должностных лиц, согласовывающих проект муниципального правового акта, определяется в каждом конкретном случае юрисконсультом Аппарата.

Реквизит «Разослать» печатается в дательном падеже.

В список рассылки включаются:

— муниципальные служащие, которые названы в муниципальном правовом акте в качестве исполнителей или обязаны руководствоваться данным муниципальным правовым актом в своей работе, а также контролировать его выполнение.

— согласующие муниципальные учреждения.

Наименования муниципальных учреждений и фамилии должностных лиц печатаются в дательном падеже. В том случае, когда адресату должно быть отправлено более одного экземпляра, делается пометка с указанием количества экземпляров.

В случае наличия приложений к муниципальному правовому акту, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку «без приложения», либо указать какое из приложений направляется.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет ответственный исполнитель.

3.2.3. Порядок согласования проекта муниципального правового акта.

3.2.3.1. Представление проекта муниципального правового акта на согласование.

Проект муниципального правового акта визируется исполнителем, ответственным исполнителем, затем рассылается исполнителем на согласование.

Согласование проекта муниципального правового акта юрисконсультом Аппарата осуществляется после получения всех согласований.

3.2.3.2. Ответственность за своевременность представления проекта муниципального правового акта на согласование возлагается на исполнителя.

Проект муниципального правового акта направляется на согласование вместе с документом, на основании которого подготовлен данный проект (поручение на подготовку документа).

Формы отправки на согласование проекта муниципального правового акта могут быть различные: личные посещения, курьерская связь. Применение электронной почты, каналов связи в рамках локальной сети, факсимильной связи для согласования не допускается.

В целях ускорения процесса согласования, исполнитель может рассылать проект муниципального правового акта параллельно, т.е. направлять проект одновременно нескольким согласующим.

3.2.3.3. Сроки согласования проекта муниципального правового акта.

Срок рассмотрения проекта муниципального правового акта, представленного на согласование, не должен превышать трех рабочих дней с момента поступления проекта к согласующему.

В случае непредставления исполнителю согласующим информации о результатах рассмотрения проекта муниципального правового акта в указанный срок, исполнитель оформляет в произвольной форме записку на имя Руководителя Аппарата о несоблюдении срока согласования. Записка подписывается ответственным исполнителем. На листе оформления делается надпись: «Согласование не получено».

Согласование действительно в течение одного месяца.

В случае необходимости продления срока согласования исполнитель обращается к согласующему с просьбой подтвердить согласование, т.е. проводит повторное согласование.

При повторном представлении на согласование проекта муниципального правового акта, доработанного по замечаниям согласующих, согласование не должно превышать одного рабочего дня.

3.2.3.4. Оформление согласования проекта муниципального правового акта.

Согласование осуществляется путем визирования: на листе оформления указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, дата согласования.

Право согласования проекта муниципального правового акта имеют  руководители структурных подразделений, муниципальные служащие, непосредственно подчиненные Руководителю Аппарата, руководители муниципальных учреждений или лица, официально их замещающие. Виза замещающего лица действует на время возложения обязанностей руководителя.

При необходимости согласования проекта с большим количеством согласующих, лист согласования может иметь продолжение. На чистом листе сверху делается надпись: «Продолжение листа согласования проекта постановления (распоряжения) Аппарата «О… (заголовок муниципального правового акта)».

3.2.3.5. Оформление разногласий к проекту муниципального правового акта.

В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту муниципального правового акта, они указываются в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывает: «С замечаниями по пункту…».

Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, они излагаются на отдельном листе, а на листе согласования рядом с подписью указывается: «С замечаниями. Замечания прилагаются».

Если замечания носят принципиальный характер, и согласующий с исполнителем имеют различные точки зрения, оформляется лист разногласий, а на листе согласования указывается: «Лист разногласий прилагается». Лист разногласий подписывается ответственным исполнителем на рассмотрение Руководителю Аппарата.

3.2.3.6. Повторное согласование проекта муниципального правового акта.

Внесение в проект муниципального правового акта незначительных, не меняющих сути акта изменений, не влечет за собой повторного визирования. В данном случае исполнитель должен согласовать проект муниципального правового акта с должностным лицом, внесшим замечания, внесшим вопрос, представившим проект, юрисконсультом Аппарата .

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект со всеми согласующими.

Ответственность за решение о целесообразности или нецелесообразности повторного согласования несет ответственный исполнитель.

3.2.3.7 Доработка проекта муниципального правового акта после согласования.

Доработка проекта муниципального правового акта осуществляется исполнителем в течение двух дней после согласования всеми согласующими.

Ответственность за соответствие внесенных изменений в единый экземпляр проекта муниципального правового акта по дополнениям и замечаниям согласующих возлагается на ответственного исполнителя и исполнителя.

3.2.4. Контроль соответствия проекта муниципального правового акта законодательству Российской Федерации, города Москвы, муниципальным нормативным и иным правовым актам, требованиям настоящего Регламента возлагается на ответственного исполнителя.

3.2.5. Юрисконсульт Аппарата:

3.2.5.1. Проверяет:

— соответствие представленного проекта муниципального правового акта законодательству Российской Федерации, города Москвы, муниципальным нормативным и иным правовым актам, в том числе регулирующим вопросы противодействия коррупции;

— четкость и однозначность толкования формулировок;

— наличие в тексте ссылок на законодательство Российской Федерации, законодательство города Москвы, муниципальные нормативные и иные правовые акты с точным указанием их даты, номера и названия;

— наличие при необходимости пунктов об отмене или изменении ранее принятого муниципального правового акта, оформление подписи, наличие всех необходимых согласований (правомочность согласовавшего, срок действия согласования).

3.2.5.2. Проводит антикоррупционную экспертизу проектов муниципальных нормативных правовых актов в соответствии с порядком, установленным Аппаратом.

При положительном решении проект муниципального правового акта визируется и направляется специалисту по делопроизводству.

3.2.6. Специалист по делопроизводству проверяет:

— правильность использования бланка, наличие заголовка, его соответствие содержанию текста, соотношение размеров констатирующей (мотивировочной) и постановляющей (распорядительной) частей, структуру текста, наличие обязательных пунктов о контроле, наличие ссылок и приложений, правильность указания наименований муниципальных учреждений, должностей должностных лиц, наличие приложений и правильность их оформления, наличие листа согласования, список рассылки;

— комплектность представленных документов.

3.2.7. Проект муниципального правового акта, представленный с отступлением от установленных настоящим разделом требований, в течение трех дней подлежит возврату с указанием замечаний.

3.2.8. Подготовка проекта муниципального правового акта.

Проект муниципального правового акта оформляется исполнителем в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

Заголовок, текст и приложения проекта муниципального правового акта должны быть подготовлены в формате Microsoft Word версии не ниже 6.0. При этом формируется файл, который включает:

— текст проекта муниципального правового акта;

— лист согласования;

— непосредственные приложения к проекту муниципального правового акта (при их наличии).

Первый лист проекта муниципального правового акта оформляется следующим образом: верхнее поле — 2,0 см; нижнее поле — 2,0 см; левое поле — 3,0 см; правое поле — 1,5 см.

Заголовок проекта муниципального правового акта печатается на 12 строке первого листа проекта, на расстоянии 3,0 см от левого края листа (без красной строки) с межстрочным интервалом 1, его правая граница находится на расстоянии 10-11 см от левого края листа. Длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок выравнивается так, чтобы состоять из строк одинаковой ширины за исключением последней строки, при этом допускается использование переносов. Заголовок имеет жирное начертание. В конце заголовка точка не ставится.

Далее на расстоянии 1,5 см от нижнего края заголовка следует основное содержание документа. Все абзацы документа выравниваются так, чтобы строки имели одинаковую ширину, за исключением первой и последней строк абзаца. Абзац начинается с красной строки, величина отступа которой — 1,2 см. Текст, как правило, печатается с 1,5 межстрочным интервалом.

В случае, если документ не умещается на одном листе, остальной текст документа оформляется на стандартных листах формата А4 (297 х 210 мм). Размеры полей сверху и снизу — 2,0 см, слева и справа в зависимости от расположения текста на листе. Со стороны прошивки страницы чистое поле — 3,0 см, противоположный край страницы – 1,5 см. Все абзацы документа на второй и последующих страницах форматируются также как и на первом листе проекта муниципального правового акта.

На последнем листе текста проекта муниципального правового акта перед пунктом о возложении контроля должно быть не менее двух строк предыдущего пункта.

3.2.9. Порядок представления проекта муниципального правового акта для рассмотрения и утверждения.

Решение о готовности проекта муниципального правового акта к представлению на подпись принимает ответственный исполнитель.

Подписанный или отклоненный Руководителем Аппарата муниципальный правовой акт поступает к специалисту по делопроизводству.

3.2.10. Доработка проекта муниципального правового акта после рассмотрения его Руководителем Аппарата.

Муниципальный правовой акт с замечаниями Руководителя Аппарата дорабатывается исполнителем с учетом высказанных замечаний и дополнений в срок, не превышающий двух рабочих дней, кроме случаев, когда Руководителем Аппарата установлен иной срок.

После доработки проект муниципального правового акта должен быть завизирован лицом, внесшим вопрос, представившим проект, исполнителем

Проект муниципального правового акта, подписанный Руководителем Аппарата после доработки, поступает специалисту по делопроизводству.

3.2.11. Подписание муниципального правового акта.

Муниципальные правовые акты подписывает Руководитель Аппарата или лицо, исполняющее его обязанности.

В случае, когда муниципальный правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанности Руководителя Аппарата, реквизит «подпись» оформляется следующим образом: «Исполняющий обязанности руководителя аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское» и далее указываются его инициалы и фамилия.

3.3. Регистрация, рассылка и формирование дел муниципальных правовых актов.

3.3.1. Муниципальные правовые акты после их подписания передаются специалисту по делопроизводству, на их регистрацию, оформление и рассылку согласно списку рассылки в двухдневный срок.

Муниципальные правовые акты по кадровым вопросам после их подписания передаются муниципальному служащему, на которого возложены обязанности по ведению кадров, который оформляет их в двухдневный срок.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные муниципальные правовые акты не допускается.

3.3.2. Регистрация муниципальных правовых актов производится в соответствии с номенклатурой дел в течение года в порядке возрастания номеров.

Датой муниципального правового акта является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой подписания.

3.3.3. Рассылка муниципального правового акта.

Подписанный муниципальный правовой акт рассылается в соответствии со списком рассылки в трехдневный срок со дня его подписания.

Рассылку муниципального правового акта осуществляет муниципальный служащий, подготовивший проект правового акта.

На каждом экземпляре рассылаемого муниципального правового акта проставляется надпись «Верно» или «Копия верна», которая заверяется печатью «Для документов». При рассылке муниципального правового акта в сторонние организации заверительная надпись кроме слова «Верно» содержит должность, инициалы, фамилию муниципального служащего, заверившего документ.

3.3.4. Формирование дел муниципальных правовых актов.

Подписанные муниципальные правовые акты формируются в отдельные дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации и номенклатурой дел.

Дело муниципального правового акта включает в себя:

— подлинник муниципального правового акта;

— приложения к муниципальному правовому акту;

— листы согласований и листы разногласий (если имеются).

Структурные подразделения Аппарата, муниципальные учреждения обязаны сохранять поступившие заверенные копии муниципальных правовых актов, касающиеся их деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.

3.3.5. Замена разосланных экземпляров муниципальных правовых актов.

Замена разосланных экземпляров муниципальных правовых актов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с письменного разрешения Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности. При необходимости исправления (замены) даже одного слова или знака производится замена полного листа муниципального правового акта, при этом сохраняется нумерация страниц муниципального правового акта.

В этом случае исполнитель оформляет, заменяемый лист муниципального правового акта, следующим образом: на верхнем поле нового (измененного) листа делается надпись «Взамен разосланного» (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указывается дата, номер и название муниципального правового акта, в котором производится замена листов (при замене первой страницы – дату, номер и название указывать не обязательно).

Дело муниципального правового акта (подлинник) дополняется новым  листом (листами).

3.3.6. Хранение подлинников муниципальных правовых актов.

Подлинники муниципальных правовых актов хранятся у специалиста по делопроизводству в течение установленного законодательством срока хранения, затем передаются на хранение в архив Аппарата.

3.4. Внесение изменений в муниципальный правовой акт, отмена или признание утратившим силу муниципального правового акта.

3.4.1. Изменения вносятся только в первоначальный муниципальный правовой акт. Внесение изменений в муниципальный правовой акт «о внесении изменений» не допускается. Правила оформления муниципальных правовых актов о внесении изменений в муниципальные правовые акты приведены в приложении к настоящему Регламенту.

3.4.2. При внесении изменений в муниципальный правовой акт в первом пункте о внесении изменений дается ссылка: «(в редакции распоряжения Аппарата – дата, номер)», при этом указываются все муниципальные правовые акты по внесению изменений в новой редакции.

3.4.3. Внесением изменений в муниципальный правовой акт считается:

— дополнение муниципального правового акта структурными элементами (пунктами, подпунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

— замена слов, цифр;

— изложение в новой редакции заголовка, мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

— исключение из текста муниципального правового акта слов, цифр.

3.4.4. Муниципальный правовой акт издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего муниципального правового акта в случаях, если:

— необходимо внести изменения, требующие переработки муниципального правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией отдельных его структурных элементов;

— необходимо внести в муниципальный правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;

— сохраняют значение только отдельные структурные элементы муниципального правового акта, причём частично;

— необходимо внести изменения в муниципальный правовой акт, признанный утратившим силу в неотделимой части.

3.4.5. Утратившим силу признается муниципальный правовой акт:

— выполненный;

— фактически утративший силу;

— ограниченного срока действия, если срок его действия истек;

— в связи с изменением законодательства.

Муниципальный правовой акт признается утратившим силу с момента выхода отменяющего муниципального правового акта, если в нем не указано иное.

3.4.6. Муниципальный правовой акт может быть отменен:

— по решению суда;

— по протесту прокуратуры;

— по решению уполномоченного органа государственной власти города Москвы (в части, регулирующей осуществление органами местного самоуправления отдельных полномочий города Москвы, переданных им законами города Москвы):

— по решению Руководителя Аппарата.

Ранее принятый муниципальный правовой акт отменяется с момента принятия муниципального правового акта о его отмене и не имеет правовых последствий.

3.4.7. Если в муниципальном правовом акте имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные муниципальные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный муниципальный правовой акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт, подпункт или абзац содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, этот подпункт или этот абзац, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже будет считаться утратившим силу.

Если в пункте, подпункте или абзаце муниципального правового акта наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то признается утратившим силу этот пункт, этот подпункт или этот абзац только в части, относящейся к приложению.

3.4.8. Отмена или признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев (структурных элементов) отменяет или прекращает действие структурного элемента муниципального правового акта соответственно, создает новую редакцию муниципального правового акта и не является внесением изменений.

  4.Оформление служебных документов Аппарата

4.1. Общие требования к оформлению служебных документов Аппарата.

4.1.1. Служебные документы Аппарата (письма, докладные записки, служебные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями (далее – служебные документы) в соответствии с настоящим разделом.

4.1.2. Служебные документы оформляются в формате Microsoft Word версии не ниже 6.0 или последующие, с использованием шрифтов Times New Roman размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:

20 – левое

10 – правое

20 – верхнее

20 – нижнее.

Размеры полей при оформлении документа с оборотной стороны листа, мм:

10 – левое

20 – правое

Верхнее и нижние поля остаются без изменений.

4.1.3. Служебные документы в форме писем оформляются на чистом листе формата A4. Документы должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном настоящим разделом.

4.1.4. В Аппарате используются бланки для писем без указания должности Руководителя Аппарата – «аппарат Совета депутатов муниципального округа Преображенское». Применение бланков допускается заместителем руководителя Аппарата, лицом, исполняющим обязанности руководителя Аппарата.

4.1.5. Для оформления поручений (заданий) используется бланк для резолюций:

— с указанием должности Руководителя Аппарата – «глава муниципального округа Преображенское». Применение бланков допускается Руководителем Аппарата;

— без указания должности Руководителя Аппарата – «аппарат муниципального округа Преображенское». Применение бланков допускается заместителем руководителя муниципалитета, лицом, исполняющим обязанности руководителя Аппарата.

4.1.6. На бланках для писем и резолюций размещается герб муниципального образования.

4.1.7. Бланки писем и резолюций изготавливаются типографским способом на бумаге форматом соответственно А4 (210 х 297 мм) и                          А6 (105 х 148 мм).

4.1.8. Специалист по организационной работе по поручению Руководителя Аппарата разрабатывает макеты бланков писем и резолюций, и представляет их на утверждение Руководителю Аппарата.

4.1.9. Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами («внутренняя» переписка) бланки писем не применяются. «Внутренняя» переписка оформляется на простых листах бумаги формата А4.

4.1.10. Во всех остальных случаях применение бланков для писем обязательно.

4.2. Реквизиты служебных документов.

4.2.1. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) – автора документа, дата и регистрационный номер, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

Реквизиты служебных документов отделяются друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами.

4.2.2. Наименование вида служебного документа указывается на всех документах (акт, протокол, справка, заявление и т.д.) кроме писем и «внутренней» переписки.

4.2.3. Датой служебного документа в зависимости от его вида и назначения является:

— дата подписания;

— дата регистрации;

— дата составления (принятия решения) – для протоколов совещаний.

Дата служебного документа в форме письма (далее – письма) указывается в специально обозначенном месте бланка для писем. При «внутренней» переписке на листе бумаги реквизит «дата документа» указывается от границы левого поля и на расстоянии 30 – 40 мм от верхнего края листа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (цифровое оформление даты — 10.10.2009) буквенно-цифровое оформление даты – 10 октября 2009 года).

В протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера, предпочтительным является буквенно-цифровое оформление даты.

4.2.4. Регистрационный номер документа – это порядковый номер, дополненный индексом дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте – на уровне или после реквизита «дата документа».

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

4.2.5. Реквизит «адресат» указывается на отправляемых письмах. Письма адресуются в организации, структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу.

При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:

Главе муниципального округа Преображенское

И.О. Фамилия

 При адресовании письма физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Переносить инициалы на следующую строку (отдельно от фамилии) или оставлять на предыдущей строке не рекомендуется.

При направлении письма нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям муниципальных учреждений

При адресовании письма должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в документе о назначении на должность, например: руководителю Департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы, главе управы района Преображенское города Москвы.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается.

Если письмо направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.

При направлении письма более чем в четыре адреса, письмо размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом письме указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии писем.

В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом следует соблюдать следующий порядок написания:

— наименование адресата – наименование организации (при адресовании физическому лицу – фамилия, имя, отчество);

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

Например:

Главархив города Москвы

ул. Профсоюзная, д.80,

Москва, 117393

или:

Цветику В.В.

ул. Осенняя, д.10, кв. 3,

г. Рязань, Рязанская обл., 390000

Адрес не проставляется на письмах, направляемых должностным лицам государственной власти Российской Федерации, а также в органы исполнительной власти города Москвы и должностным лицам Правительства Москвы, Московской городской Думы, префектуры, управы, органы местного самоуправления.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Допускается центрировать каждую строчку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит «адресат» печатается на расстоянии 110-120 мм от левого края листа бумаги и на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка для писем при их продольном расположении; на бланках для писем с угловым расположением реквизитов – на 20-40 мм от верхнего края листа.

Допускается выделение реквизита «адресат» жирным шрифтом.

4.2.6. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».

Заголовок печатается от границы левого поля, под реквизитами «дата и регистрационный номер документа» или «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

4.2.7. Текст письма строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст письма должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй – выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст письма допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст письма должен излагаться четко, последовательно, кратко и не допускать двусмысленного толкования.

При направлении письма в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:

 Уважаемый Константин Петрович!

При адресации писем в иные организации допускается также обращение с использованием слов «господин», например:

 Уважаемый господин Иванов!

или

Господин Иванов!

В конце текста перед подписью возможно проставление слов «С уважением» (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

Одновременное использование слов «уважаемый» и «с уважением» не рекомендуется.

Проект ответа за подписью Руководителя Аппарата составляется на имя первого лица организации, предприятия, учреждения.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

4.2.8. Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме:

Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Если есть приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например:

Приложения:

Копия распоряжения Аппарата от 00.00.0000 № 000 «название» и приложение к нему, всего на 2 л. в 1 экз.

Копия распоряжения Аппарата от 00.00.0000 № 000 «название», всего на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля письма, через 1 строчку после текста письма.

4.2.9. Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При использовании бланка на первом (титульном) листе полное наименование должности указывать не требуется, при оформлении документа на двух и более страницах указывается полное наименование должности.

При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В служебных документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, секретарь комиссии).

Если должностное лицо, правомочное подписать служебный документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается, указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: «исполняющий обязанности …» или «заместитель …» (исправления также можно внести от руки).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

Изготовление факсимильного воспроизведения подписи осуществляется специалистом по организационной работе  на основании поручения (задания) Руководителя Аппарата.

В Аппарате используется факсимильный аналог подписи Руководителя Аппарата.

Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

4.2.10. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя служебного документа и номер его служебного телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа служебного документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу (оформляется с использованием шрифта размером на 2 – 4 кегля меньше, чем текст документа), например:

Т.Д. Николаева

8-499-111-2233

Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, другие поисковые данные документа.

4.2.11. Виза согласования проставляется на проектах служебных документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями, должностными лицами (внутреннее согласование).

Формой внутреннего согласования является визирование служебных документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по служебному документу согласование оформляют следующим образом: «замечания прилагаются» или «с замечаниями по пункту…» (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Визы согласования должны проставляться на подлинниках служебных документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.

4.2.12. Применение печатей.

4.2.12.1. На служебных документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.

4.2.12.2. В Аппарате используются следующие круглые печати:

— с изображением герба муниципального образования «аппарат муниципального округа Преображенское» (далее – гербовая печать);

— «Для документов».

4.2.12.3. Гербовой печатью заверяется подпись Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности.

Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью: ходатайства, характеристики, справки о стаже работы, трудовые книжки, штатное расписание Аппарата и изменения к нему, финансовые документы, доверенности, положения, муниципальные контракты, договоры, иные документы, требующие такого заверения.

Гербовая печать хранится у Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности.

4.2.12.4. Печать «Для документов» используется для заверения копий документов, для проставления на различных документах кадрового характера, на выписках из протоколов и др.

Печать хранится у муниципального служащего, на которого возложены обязанности по ведению кадров.

4.3. Заверение копий служебных документов.

Копия служебного документа заверяется специалистом по делопроизводству.

Заверительная надпись «Верно» или «Копия верна» проставляется ниже реквизита «Подпись» и составляется по форме:

Верно (Копия верна)

должность                             личная подпись                    расшифровка подписи

дата заверения копии

Заверительная надпись удостоверяется печатью «Для документов».

Заверительная надпись указывает, кем и когда изготовлена копия, печать придает копии документа юридический статус.

Выдавать заверенные копии документов, авторами которых являются Руководитель Аппарата, заместитель руководителя Аппарата, разрешается только с их согласия.

Запрещается выдавать заверенные копии документов вышестоящих и иных организаций.

4.4. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.5. В случае необходимости нотариального заверения, как служебных документов, так и других документов, подготовку документов к такому заверению осуществляет специалист по организационной работе либо юрисконсульт.

 5.Оформление доверенности

5.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий Руководителя Аппарата муниципальному служащему на представление интересов Аппарата или совершение каких-либо действий.

Срок действия доверенности определяется Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, и не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

5.2. Доверенность оформляется на бланке для писем.

5.3. Обязательные реквизиты доверенности:

— регистрационный номер и дата выдачи;

— заголовок «Доверенность»;

— должность, фамилия, имя, отчество (полностью) муниципального служащего;

— перечень передаваемых полномочий;

— срок действия доверенности;

— подпись Руководителя Аппарата;

— гербовая печать.

Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):

— паспортные данные уполномоченного лица;

— образец подписи уполномоченного лица.

5.4. Регистрацию и выдачу доверенностей ведет специалист по делопроизводству. Учет полномочий по доверенностям осуществляет юрисконсульт.

 6.Организация работы с корреспонденцией

6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции.

6.1.1. Прием и отправка корреспонденции в Аппарате осуществляется следующими способами:

— через почтовое отделение;

— нарочными;

— лично;

— с использованием факсимильной связи;

— с использованием электронной почты.

6.1.2. Прием корреспонденции в Аппарате производится централизованно, включая факсимильную, телефонную  связь и электронную почту. Отправка корреспонденции в Аппарате производится специалистом, отвечающим за ее подготовку (исполнение).

Корреспонденция, переданная (полученная) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеет юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи корреспонденции, требующей удостоверения подлинности документа.

6.1.3. Порядок регистрации и прохождения корреспонденции, поступившей в Аппарат и отправляемой из Аппарата любым из перечисленных способов, устанавливается настоящим разделом.

6.1.4. Централизованный прием, первичную обработку корреспонденции осуществляет специалист по делопроизводству.

Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки корреспонденции, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием специальной аппаратуры, установленной в Аппарате.

6.1.4.1. При приеме от нарочных корреспонденции в разносной книге отправителя ставится дата и подпись муниципального служащего, принявшего документ (при приеме газет и журналов — время поступления), на копии документа — штамп Аппарата с указанием даты приема.

6.1.4.3. Корреспонденция, поступившая на факс-автомат в нерабочее  время, в выходные и праздничные дни, передается специалисту по делопроизводству, для ее обработки не позднее 9.30 следующего рабочего дня и подлежит регистрации в первоочередном порядке.

6.1.4.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

6.1.4.5. Все конверты с корреспонденцией, поступившие в Аппарат, вскрываются (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица Аппарата и содержащих пометку «лично», а также корреспонденции на иностранном языке, которые передаются должностным лицам Аппарата в нераспечатанном виде).

При вскрытии конвертов с корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов, корреспонденция возвращается отправителю с указанием причин возврата.

6.1.4.6. На всей корреспонденции, поступившей до 17.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей после 17.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

6.1.4.7. На корреспонденцию, требующую срочного рассмотрения проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) вне зависимости от времени их поступления, доставка Руководителю Аппарата осуществляется незамедлительно.

6.1.5. Выдача входящей корреспонденции в Аппарате осуществляется под роспись в разносных книгах с указанием даты.

Доставка срочной корреспонденции осуществляется в течение одного часа после ее поступления под роспись в разносной книге с указанием даты.

6.1.6. Отправка корреспонденции из Аппарата производится после регистрации документа.

При отправке корреспонденции из Аппарата проверяются наличие:

— адреса с индексом;

— исходящего номера;

— фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

— указанных в тексте приложений;

— подписи.

Доставка корреспонденции в вышестоящие организации осуществляется муниципальными служащими, отвечающими за ее подготовку (исполнение), за исключением случаев, когда допустима доставка почтовым отправлением.

6.1.7. Специалист по делопроизводству в случае неправильно оформленной корреспонденции:

— приглашает исполнителя к себе по корреспонденции срочного характера для исправления недостатков;

— докладывает о выявленных недостатках заместителю руководителя Аппарата для принятия решения.

6.1.8. Корреспонденция отправляется внешним адресатам через журналы регистрации в течение дня.

Корреспонденция срочного характера, корреспонденция, по которой установлен срок исполнения от 1 до 5 дней, отправляется внешним адресатам по факсу, или исполнителем собственноручно, если поручения по исполнению (резолюции) корреспонденции требуют оперативного решения.

6.1.9. Допускается выдача корреспонденции на руки автору или адресату и производится специалистом по делопроизводству, под роспись получателя.

Выдача корреспонденции из архива производится специалистом по делопроизводству с разрешения Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности, под роспись в журнале.

6.2. Регистрация корреспонденции.

6.2.1. Регистрации подлежит вся корреспонденция, требующая учета и использования в справочных целях (как создаваемая в Аппарате, так и поступающая в Аппарат из других организаций и граждан).

Обязательной регистрации подлежит корреспонденция, требующая ответа (как входящая, так и исходящая).

Не подлежит регистрации следующая корреспонденция:

— статистические сведения;

— бухгалтерские документы;

— информационные материалы, присланные для сведения;

— периодические издания;

— поздравительные письма и телеграммы;

— учебные планы, программы;

— отчеты;

— рекламные проспекты, буклеты, брошюры.

6.2.2. Регистрация корреспонденции осуществляется в Аппарате в автоматизированном либо ручном режиме.

Моментом регистрации корреспонденции считается момент фиксации факта поступления корреспонденции путем проставления на корреспонденции регистрационного номера и занесения необходимых сведений о корреспонденции в автоматизированный банк регистрационных данных либо в журнал регистрации входящей корреспонденции.

6.2.3. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Руководителю Аппарата, производится специалистом по делопроизводству.

6.3. Муниципальные служащие, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения корреспонденции, несут ответственность за сохранность, как самой корреспонденции, так и информации о ней в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

6.4. Порядок работы с корреспонденцией, поступающей и отправляемой посредством факсимильной связи.

6.4.1. Центральный факсимильный аппарат работает в автоматическом режиме круглосуточно.

6.4.2. Поступающая по факсу корреспонденция передается для регистрации специалисту по делопроизводству.

6.4.3. Корреспонденция, полученная в выходные и праздничные дни, передается специалисту по делопроизводству.

6.4.4. Передача корреспонденции по факсу производится муниципальными служащими с факсимильных аппаратов, установленных в их подразделениях.

6.4.5. Передача корреспонденции с центрального факса Аппарата производится специалистом по делопроизводству.

6.5. Рассмотрение корреспонденции.

6.5.1. Рассмотрение корреспонденции в Аппарате предполагает передачу корреспонденции Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, для принятия решения по ее исполнению, подписание резолюции.

6.5.2. Первичное рассмотрение корреспонденции производится в трехдневный срок с момента регистрации корреспонденции в Аппарате.

6.5.3. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюциях.

Корреспонденция может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, в них должен конкретизироваться порядок исполнения корреспонденции, срок ее исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения корреспонденции при изменении обстоятельств дела. В этом случае корреспонденция вновь представляется Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, и которые вправе дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

6.5.4. Корреспонденция направляется на исполнение в соответствии с резолюциями.

6.5.5. Специалист по делопроизводству обеспечивает соисполнителей поручений Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности, необходимым количеством копий.

6.6. Подготовка и оформление резолюций.

6.6.1. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с корреспонденцией. Резолюция может быть оформлена и на самой корреспонденции.

6.6.2. В состав резолюции входят следующие элементы:

— исполнитель (фамилия и инициалы муниципального служащего (муниципальных служащих), которому дается поручение);

— содержание поручения (или нескольких поручений);

— срок исполнения поручения (в случае наличия нескольких поручений для каждого исполнителя свой).

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы муниципальных служащих, которым данная корреспонденция направляется для информации или участия в решении вопроса (при необходимости).

Рядом с фамилией муниципального служащего, на которое возлагается контроль за ходом исполнения корреспонденции, делается пометка – «Контроль».

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель («отв.»), либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

При наличии в резолюции нескольких ответственных исполнителей каждый из них докладывает о выполнении поручения Руководителю Аппарата самостоятельно.

Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение предусмотрено в течение 30 дней со дня регистрации корреспонденции.

6.7. Оформление исходящей корреспонденции.

6.7.1. Исходящая корреспонденция (в том числе и инициативная) подписывается Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

6.7.2. Исходящая корреспонденция оформляется на бланках писем в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте.

6.7.4. Исходящая корреспонденция принимается к отправке: в случае направления в один адрес – в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на корреспонденции плюс два.

Экземпляр исходящей корреспонденции (копия), остающийся в деле Аппарата должен быть завизирован исполнителем.

Исходящая корреспонденция передается для отправки полностью оформленной.

6.7.5. После исполнения корреспонденции исходящим номером ответа является его входящий номер, данный при первичной регистрации.

6.8. Формирование дел, их хранение, организация справочной работы.

6.8.8.1 Формирование дел, их хранение, справочная работа по корреспонденции, централизованно зарегистрированной в Аппарате (как входящей, так и исходящей) осуществляется специалистом по делопроизводству.

6.8.2. Муниципальные служащие Аппарата отвечают за:

— сохранность поступающей к ним корреспонденции:

— соблюдение сроков хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

— своевременную подготовку и передачу дел в архив Аппарата (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).

6.8.3. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет или другого, согласованного в установленном порядке срока, остаются в структурных подразделениях Аппарата для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив.

Оформление дел для передачи в архив производится специалистом по делопроизводству.

6.8.4. Дела за истекший год должны быть оформлены и закрыты до 1 марта текущего года. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет). На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

 7.Работа с муниципальными правовыми актами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

7.1. Работа с муниципальными правовыми актами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Регламентом.

7.2. Отнесение муниципального правового акта к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится только по основаниям, предусмотренным федеральными законами.

Основанием для отнесения муниципального правового акта к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, является:

— защита информации, составляющей служебную тайну;

— защита информации, составляющей коммерческую тайну;

— защита информации, составляющей профессиональную тайну;

— защита информации, составляющей личную или семейную тайну граждан;

— защита информации, составляющей иные виды тайн, в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами;

— защита персональных данных граждан (физических лиц);

— защита персональных данных муниципальных служащих;

— защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами.

7.3. Перечень вопросов, которые не могут содержаться в муниципальном правовом акте, отнесенном к категории ограниченного распространения:

— права, свободы и обязанности человека и гражданина;

— полномочия Аппарата, а также правовое положение подведомственных Аппарату муниципальных учреждений;

— деятельность Аппарата;

— использование бюджетных средств;

— иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами.

7.4. Недопустимо отнесение муниципального правового акта к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в случаях:

— содержания в нем вопросов в соответствии с перечнем, определенным пунктом 7.3 настоящего раздела;

— внесения изменений, отмены или признания утратившим силу муниципального правового акта, не отнесенного к категории ограниченного распространения.

7.5. Доступ к информации о деятельности Аппарата ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена к информации, составляющей государственную или служебную тайну.

7.6. Решение об отнесении муниципального правового акта к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается, как правило, на стадии создания проекта муниципального правового акта при включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется пометкой в правом верхнем углу путем проставления штампа «Для служебного пользования».

Решение об отнесении муниципального правового акта к категории документов, подлежащих ограничению распространения (доступа), принимается Руководителем Аппарата на стадии создания проекта муниципального правового акта при включении в него персональных данных и сведений, указанных в пункте 7.7.

7.7. Сведения, содержащиеся в муниципальных правовых актах по кадровым вопросам, подлежащих ограничению доступа:

— о назначении, переводе на должность и освобождении от должности муниципальных служащих;

— о применении и снятии дисциплинарных взысканий, о проведении служебной проверки в отношении муниципальных служащих;

— об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание с информацией о численности, должностных окладах и фонде оплаты труда муниципальных служащих;

— о присвоении классных чинов муниципальным служащим;

— о предоставлении отпусков муниципальным служащим, за исключением Руководителя Аппарата, (в том числе по уходу за ребенком и выходу из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, без сохранения денежного содержания, учебного отпуска); утверждении графика отпусков.

— об изменении фамилии, имени, отчества муниципальных служащих, за исключением Руководителя Аппарата.

7.8. Руководитель Аппарата, принявший решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в муниципальном правовом акте, к категории ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

7.9. Документированная информация с пометкой «Для служебного пользования» без санкции Руководителя Аппарата не подлежит разглашению (распространению).

7.10. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается подписью Руководителя Аппарата.

 8.Исполнение и контроль исполнения муниципальных правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций

8.1. Общие положения.

8.1.1. В Аппарате подлежат исполнению все поручения, зафиксированные в муниципальных правовых актах, служебных документах, протоколах совещаний, а также резолюциях.

8.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на исполнение поручений.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на заместителя руководителя Аппарата, руководителей структурных подразделений, муниципальных служащих в соответствии с поручением, указанным в резолюции.

8.2. Исполнение муниципальных правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, резолюций.

8.2.1. Срок исполнения.

8.2.1.1. Срок исполнения определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.

Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

Срок исполнения, исчисляемый месяцем, истекает через 30 календарных дней, не считая нерабочих праздничных дней, за исключением сроков исполнения, установленных законодательством. В случае установления законодательством срока рассмотрения «в течение месяца», «в месячный срок» срок исполнения истекает в соответствующее число следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то срок исполнения истекает в последний день этого месяца.

Срок исполнения, исчисляемый неделей, истекает через 5 дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Срок исполнения, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

8.2.1.2. Срок исполнения поручения, содержащегося в муниципальном правовом акте, указывается в тексте муниципального правового акта.

Срок выполнения муниципального правового акта в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий, и поручений, предусмотренных муниципальным правовым актом.

В тех случаях, когда в муниципальном правовом акте не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения муниципального правового акта в целом — один год со дня подписания муниципального правового акта или вступления его в силу.

Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в муниципальном правовом акте, может осуществляться в рамках срока по последнему пункту муниципального правового акта должностным лицом, осуществляющим контроль за его выполнением в целом, на основании документа, обосновывающего причины невыполнения поручения, меры по их устранению и предложения о новом сроке исполнения поручения.

В случае если муниципальный правовой акт не выполнен в целом в установленный срок, то должностное лицо, на которое возложен контроль за его выполнением, направляет Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, записку с указанием причин невыполнения муниципального правового акта, мер, принятых по их устранению, и предложением о новом сроке его выполнения.

Решение о продлении срока исполнения муниципального правового акта принимается Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

Изменение срока выполнения муниципального правового акта производится путем принятия (издания) муниципального правового акта.

Муниципальный правовой акт снимается с контроля на основании справки (отчета), содержащей информацию о выполнении всех поручений муниципального правового акта, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением муниципального правового акта в целом.

Снятие с контроля муниципального правового акта осуществляется по указанию Руководителя Аппарата.

Основанием для снятия муниципального правового акта с контроля является:

— его выполнение;

— принятие (введение в действие) нового муниципального правового акта, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием правовых актов и т.д.).

8.2.1.3. Срок исполнения протокольного поручения определяется в протоколе и исчисляется с даты проведения совещания.

Решение о продлении срока исполнения протокола на основе предложения, ответственного за контроль протокола в целом, принимается Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, принятием муниципального правового акта (исчерпывающего поручения, содержащегося в протоколе) по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом, принимается Руководителем Аппарата или лицом, его исполняющим его обязанности.

Решение о снятии с контроля отдельного поручения, указанного в протоколе, и продлении срока его исполнения принимается Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом.

Исполнение протокольных поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний в структурных подразделениях, осуществляется в соответствии с настоящим пунктом соответственно.

8.2.1.4. Исполнение поручения о приведении муниципального правового акта в соответствие с федеральным законодательством, законодательством города Москвы, муниципальными нормативными правовыми актами Совета депутатов, муниципальными правовыми актами Аппарата более высокой юридической силы осуществляется в течение шести месяцев со дня вступления их в силу, если иное не предусмотрено соответствующим федеральным законодательством, законодательством города Москвы, муниципальными нормативными правовыми актами Совета депутатов или муниципальными правовыми актами Аппарата.

8.2.1.5. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

— поручения с пометкой «незамедлительно» исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации резолюции;

— поручения с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации резолюции;

— поручения с пометкой «срочно» исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации резолюции;

— поручения с пометкой «оперативно» исполняются не позднее десяти дней со дня подписания и регистрации резолюции.

Пометки срочности имеют право проставлять Руководитель Аппарата или лицо, исполняющее его обязанности.

При простановке пометок срочности вышеуказанными лицами специалист по делопроизводству, обязан незамедлительно довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения, готовится справка на имя Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности, с обоснованием необходимости продления срока.

Решение о снятии с контроля поручений (продлении срока исполнения поручения) производится Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.

Основанием для снятия с контроля может служить:

— справка исполнителя о результатах выполнения поручения;

— копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.

8.2.1.6. Порядок исполнения муниципальных правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций.

Исполнение осуществляется в соответствии с поручениями, содержащимися в указанных документах.

Если в резолюции в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции первым (далее — ответственный исполнитель).

Лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей со знаком +, принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению (по служебным документам, корреспонденции).

Соисполнители не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по исполняемому вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Если информация, содержащаяся в представленной исполнителем справке, не соответствует установленным требованиям, справка может быть возвращена исполнителю для доработки.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку вопроса.

Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информаций) соисполнителей.

8.3. Контроль исполнения муниципальных правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, резолюций.

8.3.1. В целях обеспечения высокой эффективности управления Аппаратом на основе систематической проверки хода исполнения и принятия своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения муниципальных правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций (далее — исполнение документов).

8.3.2. Контроль исполнения документов включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов.

8.3.3. В компетенцию лица, ответственного за контроль исполнения документа или являющегося ответственным исполнителем документа, входит:

— организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;

— координация деятельности исполнителей и соисполнителей;

— корректировка срока исполнения документа в рамках конечного срока исполнения документа в целом;

— принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;

— подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).

В случае если поручение не выполнено, лицо, на которое возложен контроль за выполнением документа в целом, устанавливает конечный срок выполнения данного поручения в рамках срока по последнему пункту документа, о чем информирует Руководителя Аппарата.

8.3.4. Контроль исполнения муниципальных правовых актов должен быть возложен, как правило, на одно лицо.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколах, может быть поручен нескольким лицам в соответствии с распределением обязанностей.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в резолюциях, может быть поручен одному или нескольким лицам в соответствии с распределением обязанностей.

В том случае, если контроль возложен (по резолюциям — исполнение поручено) на нескольких лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению муниципального правового акта, резолюции то лицо, которое в муниципальном правовом акте, резолюции значится первым, если нет других указаний.

Контроль за исполнением поручений Руководитель Аппарата или лицо, исполняющее его обязанности, вправе оставить за собой.

8.4. Порядок осуществления контроля.

8.4.1. Контроль исполнения муниципальных правовых актов и поручений (резолюций) в Аппарате осуществляется в ручном режиме с использованием журналов регистрации или в режиме автоматизированной обработки документов.

8.4.2. Централизованному контролю по срокам и качеству исполнения подлежат все документы, поставленные на контроль.

8.4.3. Документы, подлежащие контролю, направляются в структурные подразделения Аппарата специалисту по делопроизводству, в день их регистрации или подписания резолюции.

8.4.4. Контроль осуществляется как оперативными методами (использование средств связи, организация проверок и совещаний и т.д.), так и традиционными (получение информации от исполнителя в виде ответов, справок, отчетов и т.д.).

Специалист по делопроизводству  напоминает исполнителям о сроках исполнения поручений, которые истекают в предстоящий период.

Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.

8.4.5. Исполнители обязаны представить информацию о выполнении поручений не позднее, чем за два дня до окончания контрольного срока.

8.5. На основании анализа письменной информации, представляемой исполнителями, Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, докладывается информация о ходе выполнения муниципальных правовых актов, служебных документов, протоколов совещаний, а также резолюций.

 9.Информационное обеспечение деятельности Аппарата

 9.1. Информационное обеспечение деятельности Аппарата направлено на обеспечение Руководителя Аппарата, заместителя руководителя Аппарата, структурных подразделений документами и информацией, необходимыми для решения возложенных задач, а также для освещения и разъяснения деятельности Аппарата.

В Аппарате задачу информационного обеспечения выполняет специалист по организационной работе.

Потребителями информации являются Руководитель Аппарата,  структурные подразделения, муниципальные служащие.

Формы и средства предоставления и распространения информации:

— адресная рассылка заверенных копий муниципальных правовых актов Аппарата, муниципальных нормативных и иных правовых актов Совета депутатов;

— рассылка планов работы, повесток совещаний у Руководителя Аппарата, информации о еженедельных мероприятиях Аппарата;

— предоставление копий документов и выписок из них по запросу;

— размещение информации на официальном сайте Аппарата в сети Интернет;

— опубликование информации в официальном печатном средстве массовой информации внутригородского муниципального образования Преображенское в городе Москве;

— передача информации через систему электронной почты.

9.5. Информационные ресурсы Аппарату по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории:

— ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

— ресурсы, содержащие служебную информацию;

— ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в муниципальных правовых актах Аппарата, и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в муниципальных правовых актах Аппарата, предназначенная для использования муниципальными служащими при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в муниципальных правовых актах Аппарата, включающая сведения конфиденциального характера (коммерческая и служебная тайна, персональные данные о гражданах и другая информация). Обращение с информацией ограниченного доступа осуществляется в соответствии с установленным порядком.

9.6. Обращение с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами.

Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, в Аппарате возлагается на Руководителя Аппарата.

 10.Информатизация деятельности Аппарата

Целью информатизации деятельности Аппарата является создание условий для удовлетворения информационных потребностей муниципальных служащих, повышения оперативности и доступности информации.

Одной из основных внутренних задач информатизации является создание среды электронного документооборота и делопроизводства Аппарата.

 11.Договоры и соглашения

11.1. Общие требования.

Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, соглашений, контрактов, и т.д. (далее – договоров), заключаемых Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, иным лицом на основании доверенности Руководителя Аппарата с субъектом (при многостороннем договоре с субъектами) договорных отношений, определяется законодательством Российской Федерации и настоящим разделом.

11.2. Текст проекта договора, подписываемого Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, подготавливается муниципальным служащим в соответствии с данным ему поручением (далее – исполнитель).

Текст проекта договора, подписываемого иным лицом на основании доверенности Руководителя Аппарата (далее – уполномоченное лицо) подготавливается непосредственно уполномоченным лицом или по его поручению муниципальным служащим (далее – исполнитель).

Возможно принятие уполномоченным лицом или исполнителем за основу или в целом (при отсутствии замечаний и предложений) текста договора, предложенного субъектом (субъектами) договорных отношений с Аппаратом.

11.3. Основные требования к оформлению договоров.

11.3.1. Договоры должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законодательством Российской Федерации, законодательством города Москвы.

11.3.2. Подписываемые договоры должны содержать:

— наименование;

— преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

— дату, номер договора, место подписания, наименование сторон;

— предмет правового регулирования;

— права и обязанности сторон;

— ответственность сторон;

— способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

— основания прекращения и приостановления их действия;

— порядок разрешения споров;

— срок и условия вступления в силу, срок действия;

— сведения о регистрации и месте хранения документа (при необходимости);

— реквизиты сторон, наименование должности, фамилии, имени, отчества лиц, подписывающих договор;

— место для подписи лиц сторон, место для простановки печати сторон.

Договоры оформляются, как правило, в количестве экземпляров по числу сторон договора. После подписания каждый экземпляр договора имеет одинаковую юридическую силу, о чем в текст договора включается соответствующее положение.

Все исправления и дополнения в тексте подписываются сторонами и заверяются печатями сторон.

Подписи сторон под двухсторонним договором располагаются друг против друга, при многостороннем – одна под другой. Подпись представителя Аппарата на обоих экземплярах договора удостоверяется гербовой печатью.

Приложения к договорам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

11.4. Правовая экспертиза, подписание, регистрация, контроль за выполнением договора, оформление актов выполненных работ по договорам.

11.4.1. Правовая экспертиза.

Правовая экспертиза проводится в следующем порядке:

— проект договора, предварительно согласованный исполнителем со сторонами по договору, с должностными лицами (структурными подразделениями) по принадлежности предмета договора, представляется юрисконсульту Аппарата. Вместе с проектом договора представляются все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка (за исключением федеральных законов, законов города Москвы, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и города Москвы, опубликованных в установленном порядке);

— в срок, не более четырех  рабочих дней, юрисконсульт Аппарата подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю.

Заключение юрисконсульта Аппарата оформляется за подписью руководителя Аппарата и содержит мотивированное резюме и замечания по договору.

При отрицательном заключении проект договора направляется исполнителю на доработку. После доработки проекта договора исполнителем, документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и, при отсутствии замечаний, согласовывается юрисконсультом Аппарата и возвращается исполнителю.

При отсутствии замечаний к проекту договора, либо наличия незначительных замечаний, проект может быть согласован юрисконсультом Аппарата без заключения. Согласование юрисконсульта Аппарата.

Вся необходимая информация, касающаяся экспертизы и визирования договоров, должна представляться по запросу юрисконсульта Аппарата в обязательном порядке.

11.4.2. Подписание договора.

Уполномоченное лицо или исполнитель, подготавливающий договор, обеспечивает подписание договора руководителем (уполномоченным представителем) юридического лица (юридических лиц при многостороннем договоре), выступающего стороной (сторонами) договора с Аппаратом.

Договор, подписанный субъектом (субъектами) договорных отношений с Аппаратом, исполнитель с прилагаемым комплектом сопроводительных документов сдает  главному бухгалтеру для представления на подпись Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности.

Уполномоченное лицо подписывает договор и сдает документ главному бухгалтеру.

Подписанный договор заверяется гербовой печатью.

Подлинники договоров хранятся у главного бухгалтера и являются документами постоянного хранения.

Второй подлинный экземпляр договора (второй и последующие подлинные экземпляры при многостороннем договоре) исполнитель передает уполномоченному представителю стороны (каждому из представителей сторон) по данному договору.

Копии договора направляются уполномоченному должностному лицу или исполнителю (при подписании договора Руководителем Аппарата),  курирующему договор.

11.4.3. Контроль за выполнением договора.

Контроль за выполнением договора осуществляют соответствующие структурные подразделения (исполнители) в рамках их компетенции.

При необходимости, в целях недопущения управленческих, имущественных и иных рисков для Аппарата, может быть инициирован и осуществлен контроль за исполнением договоров по поручению Руководителя Аппарата.

11.4.4. Выполнение договора.

11.4.4.1 Выполнение договора оформляется соответствующим актом сдачи-приемки (далее – акт).

11.4.4.2. В сроки, установленные договором, бухгалтер запрашивает у субъекта (субъектов) договорных отношений акт.

11.4.4.3. В сроки, установленные договором, исполнитель представляет акт бухгалтеру в двух экземплярах.

11.4.4.4. Акт представляется бухгалтером на подпись Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности.

11.4.4.5. Подписанный Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, акт и хранится у бухгалтера.

Второй экземпляр подписанного акта возвращается другой стороне договора.

11.4.4.6. В случае выявления нарушений условий договора договор с полным комплектом сопроводительных документов передается  юрисконсульту Аппарата для дальнейшей претензионной работы по договору.

 Приложение

к Регламенту аппарата Совета депутатов

муниципального округа Преображенское

 Правила

оформления муниципальных нормативных и иных правовых актов аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское о внесении изменений

  1.Общие положения

1.1. Изменения вносятся только в первоначальный муниципальный нормативный или иной правовой акт аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское (далее – муниципальный правовой акт). Внесение изменений в муниципальный правовой акт о внесении изменений не допускается.

1.2. Внесением изменений в муниципальный правовой акт считается:

— дополнение структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

— замена слов, цифр;

— изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

— исключение из текста муниципального правового акта слов, цифр.

1.3. В заголовке муниципального правового акта «О внесении изменений в постановление (распоряжение) аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское…» указываются только дата и номер документа, в который вносятся изменения, название документа не указывается.

1.4. Изменения вносятся в муниципальный правовой акт, а не в приложения к нему, это должно быть отражено и в заголовке, и в пункте о внесении изменений.

1.5. Текст документа с заголовком «О внесении изменений в …» должен содержать пункт «Внести изменения в …» с обязательным указанием вида, даты, номера и названия муниципального правового акта, в который вносятся изменения.

1.6. При внесении неоднократных изменений в муниципальный правовой акт в первом пункте о внесении изменений дается в скобках ссылка «(в редакции — вид документа, дата, номер)».

1.7. При внесении изменений недопустимо:

— указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода муниципального правового акта о внесении изменений;

1.8. Каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом).

1.9. Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст муниципального правового акта по порядку пунктов, затем в приложение.

При внесении изменений одним муниципальным правовым актом в несколько муниципальных правовых актов изменяемые муниципальные правовые акты располагаются в хронологическом порядке.

1.10. При ссылке в проекте муниципального правового акта на структурный элемент муниципального правового акта, в который вносятся изменения, указывается конкретный структурный элемент, начиная с наименьшего.

При этом пункты и подпункты обозначаются словом «пункт» и соответствующей цифрой.

Абзацы и дефисы обозначаются словами. Первым считается тот абзац, с которого начинается пункт или подпункт.

1.11. К проекту муниципального правового акта должны быть приложены копии всех муниципальных правовых актов, в которые вносятся изменения, и в них должны быть отмечены все случаи изменения текста.

 2.Внесение изменений в текст муниципального правового акта

и приложений к нему

2.1. Дополнение текста одним или несколькими словами (со знаком препинания, постановку которого влечет за собой вносимое дополнение):

Мотивировочную часть распоряжения после слов «…» дополнить словами «…».

Пункт 2.4 распоряжения дополнить словами «…».

Абзац восьмой раздела 1 приложения к постановлению после слова «…» дополнить словами «…».

2.2. Дополнение текста новым пунктом (абзацем, дефисом):

Пункт 3.4 постановления дополнить дефисом четвертым в следующей редакции:

«- …».

Пункт 6.10.3 приложения к постановлению дополнить абзацем в следующей редакции:

«…».

Дополнить постановление пунктом 7 в следующей редакции:

«7. …».

При дополнении текста муниципального правового акта новыми пунктами необходимо давать указание на изменение нумерации последующих пунктов:

Пункт 10 постановления считать пунктом 11.

При дополнении текста новыми абзацами (дефисами) давать указание на изменение нумерации последующих абзацев (дефисов) не нужно.

При отмене, признании утратившим силу пункта нумерация последующих пунктов не меняется.

2.3. Замена одного или нескольких слов:

В заголовке постановления слова «…» заменить словами «…».

В пункте 5.1. распоряжения слова «…» заменить словами «…».

В абзаце пятом пункта 3 раздела 1 приложения к распоряжению слово «…» заменить словом «…».

2.4. Замена одного или нескольких слов по всему тексту муниципального правового акта и приложения к нему или в нескольких местах:

В тексте постановления слова «…» заменить словами «…».

В тексте распоряжения и приложении к нему слова «…» заменить словами «…» в соответствующих падежах.

В тексте приложения к постановлению слова «…» заменить словами «…» в соответствующих падежах.

2.5. Изменение редакции пункта (абзаца, дефиса):

Дефис третий пункта 4 распоряжения изложить в следующей редакции:

«- …».

Абзац второй пункта 5.8 приложения к постановлению изложить в следующей редакции:

«… .».

Пункт 10 распоряжения изложить в следующей редакции:

«10. … .».

2.6. При дополнении текста муниципального правового акта словами, новыми структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), замене слов, изложении в новой редакции констатирующей или мотивировочной части, структурных элементов формулировка «далее по тексту» не употребляется.

2.7. Исключение из текста слов:

В пункте 5.4 исключить слова «…».

В пункте 5.4.2 приложения 4 к постановлению исключить слова «…».

2.8. Дополнение муниципального правового акта приложениями нового содержания:

Дополнить постановление аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское от 12 июля 2010 года № 115 «…» приложениями 4 и 5 в редакции согласно приложениям 1 и 2 к настоящему постановлению.

2.9. Изменение редакции всего приложения:

Внести изменения в постановление аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское от 29 декабря 2009 года № 260 «…», изложив приложение 1 к постановлению в редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

2.8. Если приложение к муниципальному правовому акту оформлено в виде таблицы, внесение изменений в него осуществляется в приложении к выпускаемому муниципальному правовому акту. В тексте муниципального правового акта о внесении изменений дается указание:

Внести изменения в постановление аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское от 29 декабря 2009 года № 260 «…», дополнив раздел 2 приложения 1 к постановлению пунктом 15 в редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

Приложение оформляется следующим образом:

Приложение

к постановлению аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское

от ___ ________ 20__ года № ___

Внесение изменений в приложение 1 к постановлению аппарата Совета депутатов муниципального округа Преображенское

от 29 декабря 2016 года № 42

Перечень мероприятий, организуемых аппаратом Совета депутатов муниципального округа Преображенское в 2016 году

№ п/п	Наименование мероприятия	Дата проведения	Ф.И.О. ответственного за подготовку мероприятия
1	2	3	4
15	В здоровом теле — здоровый дух	20 ноября	В.В. Иванова