Должностная инструкция специалиста тендерного отдела образец - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.

1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.

1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.

1.4. Специалист по тендерам должен знать:

§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;

§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;

§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;

§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;

§ Правила ответов на запросы котировок, предложений

§ Методы работы со средствами массовой информации;

§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;

§ Основы ценообразования и ценовой политики;

§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;

§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;

§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;

§ Правила внутреннего трудового распорядка;

§ Правила и нормы охраны труда;

§ Этику делового общения.

1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.

1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.

1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.

1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.

1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.

1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).

1.14. Оформлять конкурсные заявки.

1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

1.16. Одновременно вести несколько проектов.

1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.

1.18. Заключать договоры, контракты.

1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.

1.21. Вести установленную отчетность.

2. ПРАВА

Специалист по тендерам имеет право:

2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен

и обязуюсь выполнять: ______________________________________

«____» ____________ 2009 г.

Источник

Должностная инструкция тендерного специалиста

Есть такая профессия

Профессия «тендеролога» или тендерного специалиста появилась на рынке труда относительно недавно. В 2005 году был принят 94 федеральный закон, который регламентировал процесс осуществления государственных закупок (в 2013 году его сменил 44-ФЗ). По сути эти законы дали возможность поставщикам из самых разных регионов участвовать в государственных закупках по всей России. Основным форматом проведения закупок стал электронный аукцион.

Кризис 2008 года, падение прибыли, риски неплатежей от коммерческих контрагентов заставили большое количество поставщиков выйти на рынок тендерных продаж. Государственные заказы помогли выжить и заработать.

Компетенции специалиста по тендерам

Перед компаниями встала задача найти людей, способных участвовать в закупках. Сфера торгов очень объемна. Чтобы чувствовать себя как рыба в воде нужно изучить большое количества положений законов и постановлений Правительства РФ. Например, в 44-ФЗ указано более 100 положений и несколько десятков постановлений, не считая приказов и разъяснений. Сюда можно добавить положения 223-ФЗ, закона «О защите конкуренции», Гражданского кодекса и КоАП.

Существующая система высшего образования не позволяла получить необходимые знания. Люди активно посещали специализированные курсы, занимались самообразованием и учились на своих ошибках.

Со временем к тендерным специалистам сложился ряд требований:

Как правило, высшее юридическое, экономическое или техническое образование
Знание норм действующего законодательства в области закупок
Опыт работы в аналогичной должности

Если говорить про обязанности – их список в должностной инструкции тендерного специалиста может достаточно сильно меняться. Как правило, это связано с ролью тендерных продаж и со структурой этого направления в организации. Например, если сотрудник занимается участием в закупках по совместительству с основной деятельностью, то вряд ли можно от него требовать анализа тендерной деятельности конкурентов.

Значение квалифицированных специалистов по тендерам для компании

Список должностных обязанностей тендерного специалиста может выглядеть следующим образом:

Регистрация и аккредитация на ЭТП
Мониторинг изменений законодательства в области закупок
Осуществлять поиск государственных и коммерческих закупок
Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах
Взаимодействовать с организаторами конкурсов по всем процедурным вопросам
Взаимодействовать с коллегами по ценообразованию реализуемых товаров и услуг, специфике технических частей заявок
Своевременно и в полном объёме готовить документацию, соответствующую требованиям заказчиков и подавать заявки для участия в закупках
Контролировать сроки этапов процедур
Контролировать финансовое обеспечение заявок и исполнения контрактов
Заключать договоры, контракты
Вести подготовку жалоб в ФАС России и представлять интересы компании при их рассмотрении
Отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечения заявок
Анализировать деятельность конкурентов
Вести отчётность

Ответственность тендерного специалиста

Как вы видите, список обязанностей достаточно обширный. Ошибки на любом этапе могут привести к серьезным потерям, особенно при отсутствии прозрачной системы контроля участия в закупках.

Отказавшись от подписания или нарушив условия контракта, компания может оказаться в реестре недобросовестных поставщиков. Невнимательность при подготовке документации или ошибка в расчёте рентабельности приведет к убыткам или выплатам неустоек заказчикам. Недобросовестность сотрудника и слив информации конкурентам приведёт к финансовым потерям. Привычная и незаметная рассогласованность коллег способна похоронить значительную часть прибыльных закупок.

Поэтому так важно выстраивать работу в тендерных продажах комплексно:

Разработать чёткую должностную инструкцию тендерного специалиста
Наладить процесс взаимодействия с коллегами
Использовать CRM для тендерных продаж

Погружаем в тему.
Команда Seldon.Doc

Источник: Seldon.Doc

Источник

Менеджер по тендерам — сложная и перспективная профессия, которая требует постоянного развития. Работодатели держатся за успешных менеджеров и хорошо оплачивают их работу. Рассказываем, как тендерным специалистам поддерживать профессиональный уровень.

В этой статье:

Какие обязанности у менеджера по тендерам
Какой распорядок дня у тендерного специалиста
Как отчитываются менеджеры по тендерам
Когда и где учиться менеджеру по тендерам
Где специалисту по тендерам искать полезную информацию
Чек-лист менеджера по тендерам

Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:

Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
Изучать практику ФАС и судов.
Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.

Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.

Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.

Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.

Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.

Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.

Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:

Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.

Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.

Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.

Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.

Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.

Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.

В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.

Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.

Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015

Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.

Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.

Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:

торговые площадки,
госведомства,
образовательные центры,
учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.

Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.

Поможем начинающим и опытным поставщикам на любом этапе торгов: от анализа закупки до участия в аукционе и подписания контракта.

Подробнее

Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:

справочно-правовые системы,
блоги экспертов,
форумы специалистов по закупкам,
подписка на журналы о госзаказе,
участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».

За полезную информацию не всегда нужно платить. Например, некоторые журналы о закупках можно бесплатно скачать с сайтов электронной площадки. Контур.Закупки регулярно проводят для поставщиков конференции и вебинары на актуальные темы. Участие в них, как правило, тоже бесплатное.

Особый источник информации — база решений ФАС и картотека Арбитражных дел. Если в ходе работы возникла проблема, которая вызывает сомнения, найдите в этих базах решение по схожей ситуации. Тогда перспектива прояснится и ошибок удастся избежать.

Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:

Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
Выберите вид поиска — «Поиск по делам».
Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.
Укажите остальные параметры поиска, если они известны.
Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.

Поиск решения в базе правовых актов на сайте ФАС

Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:

ИНН и названию заказчика,
наименованию подразделения ФАС,
названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
реквизитам закупки.

Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.

Возьмите за правило проверять принципиально важную информацию в официальных источниках. Например, если в одном из телеграм-каналов прошла шок-новость об изменении закона, зайдите на официальный интернет-портал правовой информации или в справочно-правовую систему и убедитесь, что закон действительно изменен.

Официальный интернет-портал правовой информации

У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.

отслеживать изменения в законе;
заранее обновлять ЭП;
вовремя оплачивать услуги ЭТП;
отслеживать внесение изменений в извещение о закупке;
не пропускать начало торгов;
успевать обжаловать закупку;
вовремя отзывать заявку, если заказ не актуален;
оперативно готовить обеспечение исполнения контракта;
вовремя подписывать контракт;
не нарушать срок исполнения контракта;
находить новые закупки;
успевать подавать заявки в срок;
оперативно готовить обеспечение заявки;
повышать квалификацию;
вовремя продлевать подписки на новые закупки;
своевременно оплачивать использование справочно-правовых систем.

Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Источник

Подборка наиболее важных документов по запросу Специалист тендерного отдела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Статья: Дата документа о приемке: очевидное и невероятное
(Васильева Н.)
(«Прогосзаказ.рф», 2023, N 1)При этом оформление документа о приемке в ЕИС со стороны поставщика выполняется часто специалистами тендерного отдела, которые не всегда компетентны в налоговом и бухгалтерском учете. Сотрудники бухгалтерии организации иногда и не догадываются о том, что, помимо стандартного процесса оформления отгрузочных документов, существует еще и документооборот через ЕИС.

Источник