Должностные инструкции работников отдела кадров срок хранения - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

Должностные инструкции
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	Организации	3 года после замены новыми	ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Должностные регламенты (инструкции) работников	Организации	50/75 лет <2>	ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Источник

Приводим несколько вариантов формирования должностных инструкций в дела, а также на примерах показываем, как отражать выбранный вариант в номенклатуре дел.

Ситуация

Пожалуйста, помогите разобраться. Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые, или по году утверждения?

О сроке хранения должностных инструкций

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.

И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.

Как формировать должностные инструкции в дела?

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).

[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.

Источник

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

О правилах хранения документов бухгалтерского учета, читайте в статье.

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

О сроках хранения документов у ИП, мы писали здесь.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Наименование	Информация из Перечня, утвержденного приказом № 236	Состояние документа
Статья	Срок хранения	Примечание
Табели учета рабочего времени за период с 2011 по 2022 год	402	5 лет (1)	(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет	Частичная утрата текстовой информации
Списки премированных работников ООО «Премьера» за 2013–2016 годы	405	5 лет	—	Трудночитаемые
Личные дела работников	445	50/75 лет ЭПК	—	Имеющиеся личные дела в полном объеме не укомплектованы, по 3 сотрудникам отсутствуют
Анкеты лиц, не принятых на работу в ООО «Премьера» за 2020–2023 годы	438	1 год	—	—
Списки работников ООО «Премьера», ушедших на пенсию в 2018–2022 годах	465	5 лет	—	—
Графики предоставления отпусков	453	3 года	—	Текст частично выгорел от воздействия солнечного света
Приказы по административно-хозяйственным вопросам за 2011–2022 годы	19	5 лет	—	—
Приказы по основной деятельности ООО «Премьера» за 2011–2022 годы	19	Весь период деятельности компании	—	—

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Размеры штрафа за неправильное хранение документов приведены в Готовом решении КонсультантПлюс. Оформите пробный онлайн-доступ к системе и переходите в экспертный материал.

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 5 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от части графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 3 года, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2020-2023 годы). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2011–2019 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2013–2016 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Премьера» за 2020-2023 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2018–2022 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 50/75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Алгоритм уничтожения документов приведен в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Итоги

Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 3 года для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 50/75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Если кадровый документ, срок хранения которого еще не истек, утрачен или поврежден, он подлежит восстановлению. Самовольно сокращать законодательно установленные сроки хранения запрещено. От бумаг с истекшим сроком хранения можно избавиться, но только после специальной экспертизы и оформления акта.

Источник

Согласно приказу Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 с 18 февраля 2020 г. изменились сроки хранения некоторых бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов.С указанной даты вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Для отдельных бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов новым Перечнем предусмотрены новые сроки хранения. Так, график отпусков теперь должен храниться три года вместо одного.Для должностных инструкций новым Перечнем установлен срок хранения 50/75 лет (в зависимости от того, закончены они делопроизводством соответственно до или после 1 января 2003 года), в то время как раньше они подлежали постоянному хранению (кроме индивидуальных инструкций, хранившихся 75 лет).Срок хранения счетов-фактур увеличился с четырех лет до пяти.Договоры аренды недвижимого имущества и документы к ним (акты приема-передачи и др.), согласно новому Перечню, должны храниться 10 лет, движимого — 5 лет. Для выданных руководителем доверенностей на представление интересов организации и для сведений об отзыве выданных доверенностей установлен срок хранения 5 лет (после истечения срока действия доверенности или ее отзыва). Ранее такие доверенности, как и договоры аренды, подлежали хранению «постоянно».Согласие на обработку персональных данных теперь должно храниться 3 года после истечения срока его действия или его отзыва (вместо прежних общих 75 лет).

Прокурор Фировского района С.Г. Михайлов

Изменились сроки хранения отдельных налоговых, кадровых и иных документов

Прокурор Фировского района С.Г. Михайлов

Источник

Кадровые документы составляют самую многочисленную часть в документальном фонде компаний, и ежедневно их количество увеличивается, особенно если сотрудников в компании много. Установленные законодательством сроки хранения для этой документации обычно длительные — до 50 лет и более.

Почему важно правильное хранение кадровых документов

Документы по личному составу могут быть полезны после сдачи в архив в различных ситуациях, например:

при досрочном выходе на пенсию;
для подтверждения стажа работы и расчета пенсии;
при разногласиях с работодателем;
в судебных разбирательствах.

Чтобы у граждан была возможность получить нужные сведения и защититься в спорных ситуациях, государство на законодательном уровне требует от компаний обеспечить сохранность документов, связанных с трудовой деятельностью. Несоблюдение норм и требований по архивному хранению может привести к штрафам и санкциям. Ведение кадровой документации в организациях регулярно проверяют контролирующие органы: пенсионный фонд, государственная инспекция труда, прокуратура, суды и т.д.

За соблюдение сроков и порядка хранения кадровых документов административную ответственность несут должностные, юридические и физические лица согласно КоАП РФ, с 2020 года сумма штрафов повышена. Законодательство не обязывает организацию иметь в штате архивариуса, но не освобождает от ответственности за невыполнение закона об архивном деле.

Некоторые организации служат источниками комплектования государственных архивов и потому обязаны сдавать туда свои документы. В их случае грамотное хранение оригиналов играет первостепенную роль. Другие организации обязаны хранить документацию в своих фондах и сдавать их в государственный архив в случае ликвидации юридического лица.

Переходим на электронный кадровый документооборот

С ноября 2021 года компаниям разрешено переходить на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Работа в цифровом виде удобнее, быстрее и для кадровиков, и для работников, а для компании — выгоднее, поскольку сокращает затраты на пересылку документов, расходы на бумагу и помещения для хранения.

Для электронных документов (ЭД), как и для бумажных, организации обязаны обеспечить сохранность, целостность, неизменность и юридическую значимость на всем сроке их хранения — как в оперативном контуре, так и в долговременном.

Согласно законодательству, практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид за исключением:

акта о несчастном случае на производстве,
документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда,
приказа об увольнении,
трудовых книжек.

Трудовую книжку можно переводить в «цифру» с согласия работника, а если сотрудник отказался от этого варианта, то закон обязывает дублировать на бумаге всю информацию.

«Особенность текущей ситуации работы с архивами в разнородности документов: часть из них были и будут на бумаге, часть стали или станут электронными. То есть теперь архивистам нужно обеспечить и контролировать соблюдение регламентов и законодательства в двух областях – в классическом архиве и в новом электронном. Это существенно осложняет работу службе. Но если максимально перевести все архивы в цифровые, то это упростит работу и выведет архивы на новый уровень.»

Иван АгаповProduct manager направления электронных архивов компании Directum

Часто компании, которые принимают решение переходить на КЭДО, сталкиваются и с другими проблемами: выясняется, что электронный документооборот уже ведется в разных информационных системах. А еще и бумажные оригиналы находятся в разных местах. Возникает потребность создать единое хранилище, а также разгрузить свои оперативные информационные системы. Ниже мы рассмотрим, как правильно организовать электронный архив кадровых документов.

Получите консультацию по кадровому архиву

Нормативные акты, регулирующие хранение кадровых документов

Сегодня законодательство РФ достаточно широко регулирует работу с электронными документами, в том числе кадровыми. С некоторыми нормативными актами кадровики и архивисты давно знакомы, но стоит обратить внимание на законодательные новшества, связанные с цифровизацией, и разобраться в регулировании отдельных информационных технологий. Это пригодится при организации долговременного хранения цифровых документов.

Трудовое и архивное законодательство

Трудовой кодекс РФ и принятые поправки к нему — 377-ФЗ и 407-ФЗ . Новые статьи ТК РФ разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить трудовые документы в электронном виде. Поправки, закрепленные в 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от 22.11.2021 и 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части урегулирования дистанционной (удаленной) работы…» от 08.12.2020, разрешают работать с кадровыми документами в «цифре» без дублирования на бумаге.

125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» указывает, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течении сроков их хранения, в том числе электронных.

Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Детально регламентируют порядок работы с цифровыми фондами. Например, рекомендуют следовать принципу раздельного содержания ЭД временного срока хранения и долговременного, постоянного и использовать системы хранения электронных документов (СХЭД).

Законодательство по ИТ, которое важно для архивистов и кадровиков

63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно этому закону документы, подписанные электронной подписью (ЭП), считаются юридически значимыми. В нем устанавливаются условия признания таких экземпляров равнозначными оригиналам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью, а также требования проверки действительности (валидности) ЭП.

Приказ Министерства труда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе». Вступил в силу с 1 марта этого года и закрепил единые требования к составу и формату электронных кадровых документов (ЭКД).

Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Разъясняет понятия СЭД и СХЭД и фактически является отраслевым стандартом.

Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» регулирует работу с машиночитаемая доверенностями, вступил в силу с 1 января 2022 г. и действует до 1 января 2028 г.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов определены в законодательстве, в таблице приведены сроки для наиболее часто встречающихся в работе организаций. В таблице приведены сроки хранения для наиболее часто встречающихся в работе организаций документов по персоналу. Полную информацию можно посмотреть в перечне, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 .

Документ	Срок хранения
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены новыми
Согласие на обработку персональных данных	3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Графики отпусков	3 года
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года
Отчеты о командировках	5 лет ЭПК*
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев	45 лет
Должностные инструкции (регламенты)	Типовые – 3 года после замены новыми; Инструкции работников – 50/75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения	50/75 лет
Личные дела, личные карточки руководителей и работников	50/75 лет
Трудовые договоры, служебные контракты, доп.соглашения к ним	50/75 лет
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним	50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты; 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках;
Штатное расписание	Постоянно
Документы об обработке персональных данных	Постоянно
Коллективные договоры	Постоянно

* Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по решению экспертно-проверочной комиссии.

Сдача и приемка кадровых документов в архив

Сроки хранения документов различаются, и необходимо обеспечить сохранность как в оперативном, так и долговременном контурах хранения. На всех этапах необходимо соблюдать целостность, неизменность, воспроизводимость и юридическую значимость документов. При сдаче и приемке на архивное хранение необходимо также придерживаться стандартов и правил.

С учетом законодательства требования к электронным и бумажным документам аналогичны, а в некоторых случаях для цифровых — более жесткие. Способы реализации требований будут отличаться. Например, для бумажных экземпляров необходимо поддерживать определенный уровень влажности в архиве, а для электронных — использовать такой формат, чтобы через 20-30 и более лет можно было файлы открыть и прочитать.

С учетом этого разработаны стандарты хранения цифровых документов, закрепленные законодательством. Приказ Минтруда 578н, который вступил в силу с 1 марта 2023 года, определяет следующий состав и форматы хранения:

основная часть — файл в формате PDF/ A-1A ;
файлы приложений к основной части (при наличии);
описание ЭД в формате XML;
файлы электронных подписей основной части и приложения;
машиночитаемая доверенность (при наличии).

Формат контейнера архивного хранения

Организация хранения бумажных и электронных кадровых документов

Как хранить долго и правильно

Общие правила работы с архивными фондами касаются этапов приема документов на хранение, их учета, обеспечения сохранности, использования и уничтожения. В отношении бумажных документов кадровикам и архивистам давно известно, как действовать, а для хранения электронных — необходимо учитывать содержание правил утвержденных приказом Росархива № 77. Например, требуется обеспечить:

хранение архивных документов вместе с их метаданными, в том числе сведениями о проверке подлинности ЭП;
приём документов вместе с регистрационно-учетными сведениями об электронных делах и описях;
формирование проектов годовых разделов описей ЭД и иных обязательных архивных учетных документов;
проверку состояния и воспроизводимости ЭД в автоматическом и ручном режимах с сохранением результатов контроля.

Если ЭКД длительно хранятся в обычных оперативных системах управления документами, то при переходе на новые системы могут возникнуть сложности миграции данных, могут отсутствовать достаточные доказательства целостности и т. д. Все это может привести к дополнительным тратам, проигрышам в судебных делах и т. д. Кроме того, огромные объемы старой информации в оперативных системах могут влиять на их производительность, или удорожать хранение, или привести к проблемам с ограниченностью места для содержания данных.

Работа с электронными документами длительных и постоянных сроков хранения требует специальной архивной информационной системы. Такая система будет учитывать все особенности хранения и гарантировать целостность и воспроизводимость на период до 50 лет и выше.

Легитимность электронных кадровых документов

Юридическая сила кадровых документов — важная тема для каждого сотрудника и компании в целом. После перехода на КЭДО необходимо позаботиться о хранении электронных кадровых документов с гарантией подтверждения значимости для судебных органов.

Бумажный оригинал юридически значим, если он оформлен согласно установленному порядку, на нем есть обязательные реквизиты, он подписан собственноручной подписью уполномоченного лица. В отношении кадровых электронных документов собственноручная подпись заменяется электронной подписью.

Согласно 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от 22.11.2021 обязанность по хранению документов лежит на работодателе. Он должен обеспечить их подлинность, целостность, неизменность, воспроизводимость, а также иметь возможность:

подтвердить время подписания документа как со стороны работодателя, так и со стороны работника;
определить, был ли действителен сертификат электронной подписи на момент подписания;
отследить цепочку доверия сертификатов, если неаккредитованный УЦ закроется (а в РФ сегодня идет планомерное сокращение числа УЦ).

Но проблема в том, что в отличие от подписи на бумажном носителе, у ключа электронной подписи и сертификата проверки есть сроки использования. Согласно 63-ФЗ , срок действия ключа электронной подписи составляет 12 месяцев, а сроки хранения многих кадровых документов — больше.

Чтобы документы успешно проходили проверку ЭП на всем сроке хранения, наилучшим способом будет использование усовершенствованной электронной подписи с меткой доверенного времени. Эта метка нужна для повышения доверия к ЭП и законодательно введена с 2021 года, она пресекает фальсификацию.

Присоединение к ЭП информации о том, что сертификат подписи действует на момент заверения и называется «усовершенствованием подписи». Когда документ подписывается ЭП проходит проверка валидности сертификата и создание метки доверенного времени.

Системы долговременного архивного хранения позволяют поддерживать юридическую значимость документов и готовность сертификатов ЭП к проверкам на длительную перспективу. В фоновом режиме система проводит «перештамповку», то есть к усовершенствованной ЭП добавляется новая метка доверенного времени, продлевая легитимность на следующий период.

Зачем оцифровывать документы

За годы своей работы компании и организации накапливают большой бумажный архив. На КЭДО компании переходят постепенно. Часть документов согласно законодательства остаются бумажными. Весь этот груз нужно будет хранить десятки лет. Как быть с этим?

Чтобы максимально упростить работу с бумажным архивом, полезно оцифровать оригиналы. При оцифровке создается единая база отсканированной информации. Это помогает быстро и удобно находить нужные данные, снижает нагрузку на сотрудников архива и ускоряет подготовку ответов на запросы.

Оцифровка бумажных документов

Электронный архив позволяет передать бумажные документы на внеофисное хранение с аутсорсингом и освободить офисные площади. При уменьшении обращений к бумажным оригиналам снижаются затраты на поддержание их сохранности.

Важно, чтобы документы были не просто отсканированы, но вся информация, содержащаяся в оригинале, была переведена в текстовый цифровой вид — то есть распознана. Только в таком виде вся информация из скан-копии будет максимально доступна для поиска. Но распознавание не простой процесс, нужно основательно подойти к этому этапу и выбору OCR-системы , учесть трудоемкость и ожидаемые результаты.

Решения Directum для хранения кадровых документов

Долговременный архив в Directum RX

Порядок в архиве

Решение «Долговременный архив» Directum RX помогает создать централизованный документальный фонд компании для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов. Все фонды хранятся согласно правилам архивного делопроизводства.

Сдача документов в архив становится простой регулярной процедурой. Из оперативного архива Directum HR Pro кадровик или делопроизводитель формирует сдаточные описи одной кнопкой. Документы автоматически преобразовываютcя в zip-контейнеры и передаются на хранение.

Формирование сдаточной описи

Не будут проблемой и другие рутинные процедуры: распределение дел по фондам, создание сводных описей с годовыми разделами, формирование актов о передаче дел, реестров дел, находящихся на хранении и т.д. Подбирать документы и готовить ответы на запросы будет быстрее и проще. Информация в отчетах и ответах будет полной, актуальной и точной.

Хранение с юридической значимостью, целостностью, читаемостью

Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и легитимность документов на протяжении всего срока хранения, как это требует законодательство. При этом архивист максимально освобожден от рутинных процедур. Система выполняет в автоматическом режиме или по запросу процедуры контроля и обеспечения сохранности архива. Читаемость обеспечивает принятый формат хранения.

При приемке на архивное хранение из оперативной системы производится контроль контейнеров документов: проверка данных в ZIP-контейнере, проверка валидности ЭП, усовершенствование до архивного формата CAdES-A, формирование хэш-суммы контейнера.

Контроль ЭД при сдаче и приемке на архивное хранение

Для контроля сохранности на всем сроке хранения система по расписанию и запросу выполняет проверку неизменности архивных документов. Уведомление о результатах направляется ответственному сотруднику.

Для поддержки юридической значимости на длительном периоде автоматически раз в 5 лет система усовершенствует электронную подпись, выполняя процедуру «перештамповки», то есть присоединяет новую метку текущего времени к ЭП для продления ее легитимности. Администратор может проконтролировать выполнение фоновых процессов.

Настройка проверки сохранности

Быстрый поиск и предоставление по запросу

Для формирования ответов на запросы в архив используются специальная функциональность. В зависимости от типовых запросов, может быть заложена разная логика исполнения. Внутренним сотрудникам по запросу может быть предоставлен доступ к архивному документу на определенный срок. История предоставления доступа сохраняется.

Для быстрого поиска и подбора информации архивист может использовать поиск по реквизитам документов или по содержимому. Благодаря оцифровке архива и умному распознаванию, пользователи могут найти ЭД по части текста, даже если он встречается в скан-копиях. ИИ-сервисы Ario извлекают текстовый слой, могут выделить смысловую часть и факты. В итоге легко найти документы, например, с упоминанием сотрудника за 20 лет.

Формирование подборки документов

Уничтожение документов с истекшим сроком

Система автоматически производит отбор дел, подлежащих уничтожению, и формирует акт о выделении дел к уничтожению. Сотруднику архива остается только проверить, скорректировать, согласовать сформированный документ, далее отправить на экспертную комиссию и на утверждение руководителем организации. Заложенный в систему регламент согласования акта помогает соблюдать требуемый порядок.

Далее система проводит гарантированное уничтожение ЭД согласно акту о выделении дел. После завершения всех процедур в карточке документа появляется ссылка на акт об уничтожении.

Форма карточки акта о выделении дел

Внедрение электронных архивов кадровых документов

Переход на единый электронный архив позволяет вывести работу архивной службы на новый уровень, выстроить единые регламенты работы при смешанном документообороте — бумажном и электронном, гарантировать соблюдение закона при хранении всего документального фонда компании, снизить затраты и вероятность финансовых потерь из-за штрафов и судебных разбирательств.

«Общая тенденция цифровизации и перехода на электронные документы активно проникает в работу кадровой и архивной службы. Чтобы соответствовать требованиям времени и законодательства, необходимо как можно раньше начать подготовку построения цифровой архивной системы. Внедрение Directum RX позволяет комплексно решить задачи КЭДО, оперативного и архивного хранения кадровых документов».

Иван АгаповProduct manager направления электронных архивов компании Directum

Источник